De zeven voordelen van geautomatiseerd fiatteren

Facturen komen bij veel bedrijven digitaal binnen en worden ter goedkeuring per e-mail doorgestuurd naar de betrokkenen. Hierbij wordt e-mail gebruikt als middel om digitaal facturen te distribueren. Uiteraard is dit al een verbetering ten opzichte van facturen die per e-mail binnenkomen en vervolgens worden uitgeprint om van bureau naar bureau te zwerven.

Maar het kan nog beter! Wanneer een factuur geautomatiseerd het goedkeuring- of fiatteringsproces doorloopt is er namelijk een aantal belangrijke voordelen te onderscheiden:

1

Paperless office

Door de fiattering van uw facturen te automatiseren worden de documenten gedigitaliseerd waardoor ze niet langer fysiek rondgestuurd hoeven te worden ter goedkeuring. Ook de archivering van het document verloopt digitaal.

2

Automatisering van niet-rendabele werkzaamheden

Door facturen niet meer fysiek rond te brengen (of per post te versturen naar andere vestigingen) om vervolgens na te moeten bellen, neemt de workload op uw administratie af en kunnen uw administratieve medewerkers productiever worden ingezet.

3

Direct inzage in de kosten

Wanneer de factuur geautomatiseerd verwerkt wordt (met scanning software), wordt de boeking alvast geblokkeerd aangemaakt in de administratie. Zo worden de kosten wel direct geregistreerd maar bestaat er geen risico dat de factuur ongezien betaald wordt.

4

Automatisch bepalen fiatteur

Dan wordt er automatisch een workflow opgestart of er wordt een bericht verstuurd naar de betrokken medewerkers om hen erop te attenderen dat er een factuur goedgekeurd moet worden. Wie de factuur moet goedkeuren kan per crediteur, grootboekrekening of bedrag automatisch worden bepaald aan de hand van vooraf vastgelegde informatie.

5

Overzicht status factuur:

Wanneer er vragen komen van de leverancier over de betaling van de factuur, kan de medewerker van de administratie eenvoudig in het systeem kijken om te zien in welke stap van het fiatteringsproces de factuur zich bevindt.

6

Opmerkingen plaatsen bij factuur:

Wanneer de factuur niet akkoord is kan dit direct worden opgemerkt tijdens het beoordelen. De factuur wordt dan bijvoorbeeld teruggezet naar de administratie. Ook wanneer de financiële mutatie gecorrigeerd moet worden kan dit in het goedkeuringsproces door de fiatteur worden opgemerkt. De complete audit trail wordt na goedkeuring bewaard bij het digitale document.

7

Sneller proces:

Niet alleen is het geautomatiseerde goedkeuringsproces transparant, het verloopt ook een stuk sneller! Hierdoor kunt u met uw leverancier betalingskortingen afspreken bij een snelle betaling van de facturen.


Gerelateerd


Er kunnen nu even geen reacties worden geplaatst.