Holmatro: de voordelen van digitale verwerking van inkoopfacturen in Infor LN

18 Oct 2017  |  Factuurverwerking, Praktijk

Holmatro ontwerpt, ontwikkelt, produceert en levert innovatieve en kwalitatief hoogwaardige hydraulische gereedschappen en systemen voor de business units Rescue equipment en Industrial equipment. Met een uitgebreid dealernetwerk levert Holmatro oplossingen (op maat) aan gebruikers over de hele wereld.

olmatro scant haar 20.000 inkomende facturen voor acht administraties op één centrale plaats. De verwerking van deze facturen gebeurt door één administratief medewerker. In totaal zijn ongeveer veertig medewerkers betrokken bij het vastleggen, boeken, goedkeuren en verder verwerken van de facturenstroom.

Joost Kerkhof, Controller, Holmatro:
“Voorheen verwerkten wij de facturen handmatig, dus eerst de inkooporders boeken + factuur en pakbon aan elkaar hechten en daarna de facturen handmatig coderen en overnemen in het ERP-systeem. Dit nam veel tijd in beslag. De voornaamste reden voor ons om over te gaan op digitalisering was de verwerking van de goederenfacturen. Vooral daarin zagen wij mogelijkheid tot een grote kostenbesparing. Na de overgang van Baan IV naar Infor ERP LN hadden wij het al bestaande plan om de inkomende factuurverwerking te digitaliseren weer opgepakt.”

“We hebben een drietal leveranciers met elkaar vergeleken. Daaruit kwam sterk naar voren dat de connectie tussen ISP-Invoice en ERP LN de beste is. Na de demonstratie van ISP-Invoice waren zowel de toekomstige gebruikers als ICT zeer positief over ISP-Invoice en was de keuze uiteindelijk eenvoudig. Uit de vooraf uitgevoerde Fit-Gap analyse kwam naar voren dat er nagenoeg geen maatwerk aanpassingen nodig waren. Dit gaf vooraf en tijdens het project duidelijkheid. Daarnaast vinden wij het erg prettig dat, dankzij de intensieve samenwerking tussen Infor, onze ERP-leverancier, en ISProjects, wij eventuele problemen bij één helpdesk neer kunnen leggen. Daardoor krijgen wij niet het probleem dat je van de ene naar de andere leverancier wordt verwezen als iets niet lekker loopt. De recente upgrade van ERP LN bij Holmatro is zeer soepel verlopen en een goed praktijkvoorbeeld van hoe je als klant ontzorgd wordt”, gaat Kerkhof verder.

Voordeel in verwerking goederenfacturen en opvraagbaarheid facturen

“De ervaring is goed. Zoals verwacht zien wij dat de verwerking van de goederenfacturen beduidend sneller gaat. Dat geeft een aanzienlijk efficiencyvoordeel. Wij hebben in de praktijk nog een tweede groot voordeel gemerkt en dat is de eenvoudige opvraagbaarheid van de facturen, in ISP zelf of met de snelkoppeling naar de factuur die aan de transactie in ERP LN hangt. Tijdens beoordeling van de betalingsselectie, de maandafsluiting en de analyse van de kosten is het nu zeer eenvoudig de betreffende factuur in te zien. Voorheen moesten we facturen en documenten bij elkaar zoeken voor de betalingsselectie en waren we daar een halve dag mee bezig. En nu zijn we in één uur klaar en dat is uiteraard een enorme verbetering!” besluit Kerkhof.

ISProjects en Infor hebben gezamenlijk de interface gebouwd

ISProjects is al jaren de partner van Infor op het gebied van digitale factuurverwerking. Gezamenlijk hebben wij een zeer solide interface gebouwd die al jaren bij een groot aantal Infor klanten gebruikt wordt. Deze hechte samenwerking garandeert een goede support en onderhoud van de interface.


Gerelateerd


Er kunnen nu even geen reacties worden geplaatst.