Er moet nog veel gebeuren om de kabinetsdoelstelling te halen om over twee jaar tien procent van de facturen bij de overheid digitaal te ontvangen en te verwerken. “Maar het is niet onmogelijk”, zegt Marco Pastors. Hij is door het ministerie van Economische Zaken aangewezen om de overstap naar elektronisch factureren bij overheidsinstellingen te versnellen.
Overheidsinstellingen moeten in 2010 tien procent van hun facturen digitaal ontvangen en volledig automatisch verwerken. Om die doelstelling te bereiken heeft het ministerie van Economische Zaken Marco Pastors benoemd tot ambassadeur e-factureren. Hij moet ervoor zorgen dat overheidsinstellingen snel overstappen op elektronisch factureren.
Uit onderzoek van economische zaken aan het begin van dat project in mei 2008, de zogenaamde nulmeting, bleek dat 0,3 procent van het totaal aantal facturen bij de overheid volledig automatisch wordt verwerkt. Dat betekent werk aan de winkel voor Pastors. Computable sprak hem over de voortgang van digitaal factureren bij de overheid.
Van alle facturen die bij de overtheid binnenkomen, wordt 0,3 procent volledig automatisch verwerkt. Bent u geschrokken van dat lage percentage?
De uitkomst van die zogenaamde nulmeting is ontzettend laag. Het komt letterlijk op bijna nul uit. Ik wist dat er een laag percentage uit zou komen. Maar de doelstelling van het kabinet wordt zo wel heel ambitieus. Ik ben zeker niet wanhopig, maar we moeten grote stappen maken. Uiteindelijk is er gewoon veel werk te verzetten of je nou van vijf naar tien procent moet stijgen of van nul tot tien procent. Het is een uitdaging.
Overheidsorganisaties geven aan dat ze gemiddeld pas over twee jaar starten met de doorvoer van digitaal factureren. Grote gemeenten beginnen pas over vier jaar. Is de termijn van twee jaar wel haalbaar?
Het is duidelijk dat met het tempo waarin overheidsinstellingen nu digitaal factureren doorvoeren, de doelstellingen niet worden gehaald. Er moet echt iets veranderen.
Marco Pastors, ambassadeur e-facturerenHoe gaat u daar verandering in brengen?
Ik benader zowel grote als kleine overheidsorganisaties individueel. Ik ben aangesteld om digitaal factureren hoger op de agenda te krijgen en help met de opzet voor budgettering van digitalisering.
Wat is het grootste knelpunt waardoor digitaal factureren bij overheidsinstellingen nu niet van de grond komt?
Het grootste probleem is de onduidelijkheid die er heerst. Veel overheidsinstellingen denken dat digitaal factureren heel erg ingewikkeld is zonder zich in oplossingen te verdiepen. Leveranciers denken vaak dat hun producten aan hele ingewikkelde eisen moeten voldoen. In de praktijk blijkt dat vaak helemaal niet het geval te zijn. Neem de Belastingdienst. Tot nu toe zijn alle oplossingen die door leveranciers zijn aangedragen, goedgekeurd.
Hoe verhoudt digitale facturering bij overheidsinstellingen zich tot het bedrijfsleven?
Binnen bedrijven ligt de toepassing van digitaal factureren hoger, maar nog zeker niet boven de tien procent. Al zijn er deelgebieden zoals de detailhandel, multinationals en de uitzendbranche die opvallen goed scoren. Daar kunnen overheden een voorbeeld aan nemen.
Zijn er sinds uw aanstelling als ambassadeur voor e-factureren in mei en nu al doorbraken geweest in de overgang naar een digitaal facturerende overheid?
Het is in ieder geval belangrijk dat het kabinet het UBL 2.0 formaat tot standaard heeft uitgeroepen. Dat formaat is in Denemarken ook gestandaardiseerd en dat werkt daar heel goed. Er is duidelijkheid voor leveranciers en overheidsinstellingen.
Wordt de doelstelling om in 2010 tien procent van de facturen bij de overheid digitaal te verwerken, gehaald?
Dat weet ik pas aan het eind van dit jaar. Ik kan nu nog niet met zekerheid zeggen of we het halen of niet. Jaarlijks ontvangen overheidsinstellingen 10,5 miljoen facturen. We maken nu een lijst van grote en kleine overheidsinstellingen waarvan het aantal facturen bij elkaar opgeteld vijftien procent van het totaalaantal is. We hebben een marge van vijf procent, omdat er altijd instellingen kunnen afvallen. Uiteindelijk moet over twee jaar tien procent van de overheidsinstellingen zijn facturen digitaal ontvangen en verwerken.
Bron: Computable.
Op de eerste plaats is het geweldig dat er een ambassadeur is voor dit onderwerp binnen het publieke domein. Alle initiatieven die helpen om de voordelen van e-factureren te benutten, moeten we vooral toejuichen en kritisch volgen.
Marco Pastors stelt:
‘Binnen bedrijven ligt de toepassing van digitaal factureren hoger, maar nog zeker niet boven de tien procent.’
Ik ben het daarmee op basis van onderzoek niet helemaal mee eens:
Op 21 mei 2008 is de Factuurmonitor 2008 verschenen. De resultaten van dit omvattende en langdurige onderzoek laten zien dat ongeveer 12% van alle facturen al digitaal worden verzonden. De nadruk ligt daarbij op e-mail als kanaal en PDF als documentformaat.
Grote aanjagers zijn op dit moment de grote bedrijven en de bedrijven die werken op basis van automatische incasso.
Uit dat onderzoek is naar voren gekomen dat 79% van het bedrijfsleven verwacht binnen nu en drie jaar op enigerlei wijze aan e-factureren te gaan doen.
Met vriendelijke groet,
Friso de Jong
Factuurwijzer – Platform ELFA
In opdracht van het Forum Standaardisatie is een onderzoek uitgevoerd naar de stand van elektronisch factureren in Nederland. (Zie Eindrapport e-Factureren en standaarden voor e-invoicing in Nederland). Voor het verkrijgen van een duidelijk beeld van de status van elektronisch factureren in Nederland is het belangrijk dat uitgegaan wordt van een gemeenschappelijk begrippenkader. In dat laatste zit nu juist de uitdaging voor de komende jaren. Immers verschillende partijen hebben een andere kijk op wat verstaan wordt onder elektronisch factureren al dan niet ingegeven door commerciële belangen.
Het gebruik van email als transportmiddel en PDF als elektronisch document is volgens de definitie van het bureau Dialogic dat het onderzoek heeft uitgevoerd geen e-factureren. Terwijl het koppelen van informatiesystemen zodat factuurpartners facturen geautomatiseerd kunnen verwerken dat wel is. Hier kan ik mij wel in vinden. Immers 15 jaar geleden implementeerde wij reeds EDI ter ondersteuning van de inkoop-, verkoop- en facturatieprocessen bij één van de grote bedrijven in Nederland.
Denemarken heeft de invoering van elektronisch factureren vrij rigoureus aangepakt. Vanaf 1 februari 2005 mogen overheidsinstellingen in Denemarken – dit werd zo vastgelegd in de wetgeving – alleen facturen van leveranciers accepteren in een elektronisch formaat, de OIOXML Electronic Invoice, gebaseerd op UBL. Daarmee is in Denemarken alle twijfel weggenomen over welk vorm van elektronisch factureren belangrijk is en geaccepteerd wordt door de Overheid. Maar de Overheid in Denemarken heeft bedrijven en anderen een aantal hulpmiddelen aangereikt om aan deze wetgeving te kunnen voldoen.
Voor alle Europese Overheden zowel Nederland als Denemarken gaat het immers niet alleen om het reduceren van de hoeveelheid papieren facturen maar om de interoperabiliteit, het automatisch verwerken van facturen in de ondersteunende administratieve systemen. Daar zitten uiteindelijk de besparingen. Deze vorm van integratie en besparingen worden geloof me echt niet bereikt met een PDF-factuur per email.
Binnen het bedrijfsleven komt de acceptatie van PDF als digitale factuur langzaam op gang maar dan vooral bij bedrijven die niet (of nog niet) de integratie met de bedrijfsondersteunende systemen voor elkaar hebben.
De vraag rijst welke criteria en welke vormen van elektronisch factureren zijn meegenomen in de Factuurmonitor van 2008 en welke resultaten gemeten zijn als men kijkt naar de definities in het rapport van het forum standaardisatie. Ik geloof niet dat het percentage elektronisch factureren naar de definitie van Dialogic een substantieel onderdeel vormt van de genoemde 12%.
met vriendelijke groeten
Danny Gaethofs