De hoge werklast op de afdeling van de Koninklijke Nederlandse Maatschappij ter bevordering der Pharmacie was de oorspronkelijke reden om haar inkoopfacturen digitaal te gaan verwerken en hiermee een efficiencyslag te realiseren. Ook het management kan in de nieuwe situatie meer gestructureerd inkoopfacturen afhandelen, inclusief gebruik van de archieffunctie.
.
De diversiteit aan activiteiten en producten binnen de KNMP vraagt van onze financiële administratie relatief veel tijd om het inkoopfactuurproces goed uit te voeren.
Keuzetraject
KNMP heeft twee leveranciers benaderd die bewezen ervaring hebben met digitale factuurverwerking in FIS2000. De keuze is daarbij gevallen op ISP-Invoice van ISProjects.
Prijs en flexibiliteit
“De reden voor de keuze voor ISProjects is bepaald door de prijs en flexibiliteit. De ICT-afdeling is uiteraard ook betrokken in het keuzetraject. Zij vinden het vooral van belang om te kiezen voor een flexibel systeem dat kan werken met verschillende financiële standaard softwarepakketten. ISProjects is een organisatie die heeft bewezen gedegen koppelingen met verschillende erp- en financiële systemen te kunnen bouwen. Dit geeft ons de mogelijkheid ook in de toekomst flexibel te blijven in de keuze van onze financiële software. Het referentiebezoek aan een bestaande gebruiker van ISP-Invoice voor FIS2000 heeft onze gedachten voor deze keuze versterkt.” Aldus mevrouw Man Yen Chan, assistent-controller van de KNMP.
Kwaliteitslag door inzicht, transparantie en betrokkenheid
De diversiteit aan activiteiten en producten binnen de KNMP maken het werk interessant, maar vraagt tegelijkertijd vanwege de complexiteit voor de administratievoering ook meer tijd. Chan: “Dit was voor ons de aanleiding om te zoeken naar een oplossing die ons een efficiencyverbetering oplevert. Wij merken nu echter na negen maanden sinds de “life gang” dat het vooralsnog een kwaliteitsverbetering is geworden.”
“De toename in transparantie en gebruiksgemak werkt twee kanten op: zowel voor de financiële administratie als voor veel gebruikers van de andere afdelingen is het inzicht in de factuurafhandeling en de kosten vergroot. De financiele administratie merkt eerder fouten en onduidelijkheden op en kan deze eerder herstellen. We merken verder dat er gaandeweg een actievere betrokkenheid is in de factuurbeoordeling door de gebruikers. Dus vanuit de kwaliteitsverbetering verwachten we na een jaar ook de efficiencyverbetering te maken!”
KNMP
De Koninklijke Nederlandse Maatschappij ter bevordering der Pharmacie is de overkoepelende beroeps- en brancheorganisatie van apothekers en behartigt zowel de belangen van haar leden als die van de farmacie. Al sinds de oprichting in 1842 faciliteert de KNMP apothekers bij de dagelijkse beroepsuitoefening en bedrijfsvoering en helpt zij om de kwaliteit binnen de apotheekpraktijk te behouden. De KNMP formuleert een visie over de beroepsuitoefening, streeft naar een goede farmaceutische patiëntenzorg en geneesmiddelenvoorziening en bevordert de wetenschappelijke uitoefening van farmacie in Nederland.
