Damen Schelde Naval Shipbuilding en Amels BV verwerken hun inkomende facturen automatisch met ISP-Invoice voor Infor Baan.
Damen Schelde Naval Shipbuilding (Damen Schelde) maakt onderdeel uit van de Damen Shipyards Group. De Damen Shipyards Group bestaat uit een 30-tal werkmaatschappijen in binnen- en buitenland met een totale omzet van circa 1,4 miljard Euro. De zelfstandige Damen bedrijven die zijn gevestigd in Vlissingen, Damen Schelde en Amels, maken gebruik van dezelfde ICT-infrastructuur.
Efficiency en kwaliteitscontrole
Damen Schelde ging enige jaren geleden op zoek naar een verbetering van de efficiency en kwaliteitscontrole van de inkomende factuurstroom. Robert Boudens, Manager ICT: ”De inkomende facturen kwamen meestal wel en soms ook niet binnen bij de administratie. Vervolgens werden de facturen door de medewerkers naar de interne postafdeling gebracht en doorgestuurd naar de goedkeurders. Vervolgens was het de vraag waar de factuur zich bevond en of deze überhaupt terugkwam. Uiteindelijk kwamen de facturen boven water met soms flink wat vertraging.”
Keuzetraject
Damen Shipyards Gorinchem gebruikte al software voor factuurautomatisering. Deze was voor hen gekoppeld aan een ander financieel pakket dan Baan. “Wij hebben daarop besloten twee leveranciers uit te nodigen om een demonstratie van hun oplossing te geven. Naar aanleiding daarvan hebben wij een referentiebezoek afgelegd bij een klant van ISProjects. Dit gaf ons een duidelijk beeld hoe de oplossing voor factuurautomatisering in de praktijk werkt en hoe solide de koppeling van ISP-Invoice met Infor Baan is. Het kostenplaatje en de integratie met Infor Baan hebben de keuze voor ISProjects bepaald.” vertelt Boudens.
De resultaten
Inmiddels is de implementatie bij Damen Schelde goed verlopen. Boudens: “We hebben zeker een kwaliteitsslag gemaakt. Het is nu volledig duidelijk waar een factuur zich bevindt en wie er goedkeuring over moet geven. Omdat voorheen alles via enveloppen intern werd verstuurd, liepen de medewerkers van de administratie naar de postafdeling om de facturen te verspreiden. Nu kunnen zij alles vanaf hun eigen pc verspreiden en beheren. Wat voor de organisatie uiteraard een efficiencyvoordeel oplevert!
Verdere uitrol
Nu Damen Schelde al enige tijd met het pakket werkt heeft Amels besloten ook van start te gaan met het project. Koert Neger, Information Manager, Amels: “In 2007 hebben wij samen met Damen Schelde het keuzetraject doorlopen voor digitale verwerking van onze inkoopfacturen. Nu bij Damen Schelde alles werkt zijn wij gestart met de testfase voor onze koppeling.” Hiervoor is een eigen scanstation met scanner op locatie bij Amels geplaatst.”
