Met het kiezen van de leverancier is een belangrijke eerste stap gezet voor Monuta om meer grip te krijgen op bestellingen, contractmanagement en de afhandeling van facturen.
Onlangs heeft de directie van Monuta de overeenkomst getekend met ISProjects ten behoeve van het project GRIP. ISProjects levert Monuta de softwareprogramma’s ISP-Invoice, ISP-Purchase en ISP contractmanagement waarmee zij bestellingen op een eenvoudige manier kunnen invoeren, contractafspraken direct worden gecheckt en waarmee de facturen automatisch worden gematcht en afgehandeld in FMS.
Met het kiezen van de leverancier is een belangrijke eerste stap gezet voor Monuta om meer grip te krijgen op bestellingen, contractmanagement en de afhandeling van facturen.
De selectie
Met de feestelijke ondertekening van de overeenkomst heeft Monuta een fase afgesloten waarin leveranciers offertes hebben uitgebracht, hun systeem hebben gedemonstreerd en een selectie is gemaakt. ISProjects kwam uit de selectie als beste leverancier naar voren. Lian Traa Projectmanager GRIP, Monuta: “We hebben op een aantal punten beoordeeld: Prijs, kwaliteit, voldoen aan de gestelde eisen, presentatie en plan van aanpak. Na de eerste selectieronden hebben we de systemen bekeken van een drietal leveranciers en een tweetal referent bezoeken afgelegd bij ISP-Invoice gebruikers.”
“Uit de presentaties en de bezoeken is gebleken dat het pakket van ISProjects het beste aansluit op onze wensen en dat we het beste gevoel hadden bij ISProjects als implementatiepartner. Verder hebben de kosten van de investering en daarmee samenhangend de ROI ook een belangrijke rol gespeeld. De wijze waarop het pakket omgaat met facturen, met name de automatische matching, sprak ons sterk aan. Ten slotte vinden wij het prettig dat ISProjects geen grote organisatie is waardoor zij korte lijnen heeft en dat zij zich ook specifiek op middelgrote bedrijven als Monuta richt.”
Het vervolg
De volgende stap is het inrichten van het programma. Hiervoor vraagt Monuta verschillende mensen uit het bedrijf om deel te nemen aan workshops. Tijdens de workshops maken zij concreet hoe de software ingericht moet worden. Vervolgens kan ISProjects de software klantspecifiek inrichten, zodat het aansluit bij de dagelijkse praktijk van Monuta. Als de technische aspecten zijn afgerond, volgt het belangrijkste onderdeel: Het implementeren van en daadwerkelijk werken met het nieuwe programma. De medewerkers van Monuta die bestellingen invoeren en/of facturen afhandelen moeten hun werkwijze aanpassen. Dit kost eerst meer tijd, maar uiteindelijk werken zij allemaal veel efficiënter.
Planning
Het project loopt goed op schema. Dit betekent dat Monuta na de zomervakantie begint met het trainen van medewerkers. Nog voor het eind van het jaar werken zij (bijna) allemaal met GRIP. In 2010 voor wat betreft de indirecte kosten en alle facturen. En in 2011 volgen de directe/uitvaartgerelateerde kosten.
Meer informatie over Monuta: www.monuta.nl
