Basware: slechte financiële processen laten bedrijfswinsten dalen

- 35% van de debiteurenadministraties betalen leveranciers niet of te laat vanwege interne fouten;
- 24% weet dat ze zelf niet zijn betaald door fouten aan de klantzijde.

Zwakheden in financiële processen resulteren in extra kosten en zorgen zelfs voor volledig ontbetaalde facturen. Dit concludeert een onderzoek dat vandaag door Basware is gepubliceerd.

Wereldwijd werden voor dit onderzoek 550 debiteurenadministraties ondervraagd. Uit het onderzoek kwam naar voren kwam dat door onvolkomenheden in facturen en miscommunicatie tussen interne afdelingen 35% van de leveranciers niet worden betaald, en 24% weet dat hun rekeningen om dezelfde reden niet zijn voldaan. 26% van de debiteurenadministraties hebben zelf wel eens de verkeerde leverancier betaald. Deze hoge mate van inefficiëntie wordt veroorzaakt door menselijke fouten, waardoor de vraag naar gedegen controles en geautomatiseerde verbeteringen vanzelfsprekend lijkt.

Fouten
Met gemiddeld 93.000 facturen die per jaar worden verwerkt, zeggen de ondervraagden dat ongeveer 7% – dit komt neer op 6.000 facturen – fouten bevat. Een gebrek aan communicatie tussen de debiteurenadministratie en de afdeling Inkoop worden door 24% van de organisaties in het onderzoek aangestipt als de oorzaak van fouten in de debiteurenadministratie. Slechts 40% van de facturen zijn gebaseerd op ordernummers. En waar ordernummers voorkomen, heeft 32% van de financiële afdelingen problemen om de overeenkomstige factuur er tegenaan te houden. Wanneer het op betalen aankomt, heeft 30% van de ondervraagden geen gebruik gemaakt van vroege betalingskortingen; 27% heeft extra moeten betalen voor te late betalingen. Ondanks deze gegevens gelooft 59% dat de debiteurenadministraties een positief effect op de winstgevendheid hebben.

Controle
Met een directe controle over de cashflow staan financiële professionals onder toenemende druk om de controles te verbeteren, kosten te drukken en procesefficiëntie te verbeteren. En hoewel 60% van de ondervraagden van mening is dat verdere automatisering betaling- en rekenfouten doet verdwijnen en 62% van de ondervraagden denkt dat automatisering de winstgevendheid vergroot, wordt de automatisering van het purchase-to-pay proces gedeeltelijk (en niet integraal) doorgevoerd. Het automatiseren van financiële- en inkoopprocessen resulteert niet alleen in een verkorte verwerkingstijd en de daaraan gekoppelde kostenbesparingen, maar het biedt ook meer inzicht en controle over wie het geld uitgeeft en wat zij mogen kopen – hetgeen uiteindelijk leidt tot verbeterde zakelijke processen en kapitaalmanagement.

Stappen
Het onderzoeksrapport geeft ook aan welke stappen nog genomen moeten worden om een moderne en efficiënte debiteurenafdeling op te zetten. 44% van de ondervraagden is ervan overtuigd dat digitale facturen in de komende vijf jaar de papieren facturen volledig vervangen zullen hebben. Veel afdelingen en medewerkers vertrouwen nog volledig op handmatige papiergebaseerde processen, en daarom is er nog veel werk te verzetten.

Jörgen Hensgens, Vice President Basware Benelux, licht toe: “Het onderzoek geeft aan dat de debiteurenadministratie, de ‘machinekamer’ van de corporate cashflow, nog heel ver is verwijderd van een geautomatiseerde en foutvrije omgeving. Volgens ons onderzoek duurt het gemiddeld achttien dagen voordat een factuur via de debiteurenadministratie is verwerkt. Door het proces te automatiseren, kan dit in slechts een fractie van de tijd plaatsvinden. Door langdurige processen missen organisaties vaak kortingen voor snelle betalingen en houden ze zo kostenbesparingen organisatiewijd tegen. Bedrijven kunnen deze processen niet negeren en moeten nadenken over systeem en procesverbeteringen als een continue investering die order in de chaos brengt met hoge winstmarges en te vermijden fouten.” Voor een volledig overzicht van het Lost in Transaction-onderzoek: www.basware.com/transaction.

Over het onderzoek
Lost in Transaction is in opdracht van Basware in mei en juni van dit jaar uitgevoerd door het onafhankelijke onderzoeksbureau Loudhouse. Tijdens het onderzoek zijn 550 hoofden van de debiteurenafdeling ondervraagd van organisaties met tussen 1.000 en 50.000 medewerkers. Een typische onderneming in het Lost in Transaction-onderzoek laat zich als volgt omschrijven:

- elf full-time medewerkers zijn betrokken bij de factuurverwerking van de debiteurenadministratie; – 93.000 facturen worden per jaar verwerkt;
- er zijn achttien dagen nodig om een factuur betalingsgereed te maken;
- 12% van de afhandelingtijd van de facturen wordt besteed aan uitzonderingsfacturen;
- 19% van de binnenkomende facturen zijn elektronische facturen;
- 7% van de binnenkomende facturen bevat fouten;
- 58% van de binnenkomende facturen is gebaseerd op ordernummers.

Over Basware
Met meer dan 1.500 klanten, een miljoen gebruikers en aanwezig in meer dan 50 landen is Basware een toonaangevende leider op het gebied van purchase to pay oplossingen. Met Basware’s oplossingen besparen organisaties op inkoopkosten van goederen en diensten, waarbij ze een duidelijk beeld krijgen van en controle krijgen over het gehele uitgavenproces. Dit gebeurt door de automatisering van handmatige processen, sourcing, contract management, inkoopprocessen, samenwerkingen met leveranciers en factuurstromen.

Basware levert hiermee een toegevoegde waarde in de vorm van kostenbesparingen, controle, compliance en een hoge Return On Investment (ROI). De oplossingen worden (op locatie of als dienst) gedistribueerd en geïmplementeerd in Europa, de Verenigde Staten en Azië via Basware’s uitgebreide netwerk van aangesloten kantoren en zakelijke partners. Voor meer informatie: www.basware.com/nl