Met behulp van CertiONE kan Sunnyland Distribution de kwaliteit van zijn diensten verbeteren en tijd en geld besparen.
Sunnyland Distribution produceert, verpakt en bottelt frisdranken, fruitsappen en water, zowel onder eigen merken als voor merken van andere bedrijven. De klantendienst en de verkoopadministratie voor België, Frankrijk en Nederland zijn gevestigd in Turnhout. “Het is belangrijk voor ons bedrijf om commerciële en administratieve taken zoveel mogelijk te automatiseren en te rationaliseren”, zegt Lionel Beaufays, Customer Service & Sales Administration Manager bij Sunnyland Distribution. “De bedoeling is om de kwaliteit van onze diensten te verhogen en meer aandacht te kunnen geven aan taken met toegevoegde waarde.”
Sunnyland Distribution gebruikt een ERP-systeem van SAP en had ook software nodig voor het bevestigen van bestellingen en voor verzendnota’s – automatische berichten aan klanten om te melden wat de bestelling bevat en wanneer ze zal aankomen. Ook de ontvangst van bestelbonnen en de facturatie wilde men automatiseren. “Onze interne IT-afdeling heeft CertiONE, het e-communicatieplatform van Certipost, gekoppeld aan ons ERP-systeem. Daardoor kunnen we geautomatiseerde berichten uitwisselen met onze klanten, ook al gebruiken zij andere bestandsformaten. CertiONE zorgt dan voor de nodige technologische vertaalslag, zodat niemand zijn manier van werken hoeft aan te passen”, legt Lionel Beaufays uit.
Risico op vergissingen verdwijnt
Alle medewerkers van de klantendienst en van de verkoopadministratie halen voordeel uit de geautomatiseerde communicatie. “Vroeger kwamen de bestellingen – gemiddeld 50 per dag – binnen via fax en telefoon, en moesten we die gegevens intypen. Dat hield ook een risico in op vergissingen, die ons intern tijd en geld kostten en die de kwaliteit van onze dienstverlening verminderden”, zegt Lionel Beaufays. “Een bestelling manueel invoeren duurde vroeger zo’n 2 à 3 minuten. Nu gaat alles vanzelf: de klant geeft met een elektronisch bericht een bestelling door die wordt geregistreerd door het ERP-systeem. Zo wordt de hele afhandeling van de bestelling automatisch in gang gezet. De klant kan ook via geautomatiseerde berichten op de hoogte worden gehouden van de status van zijn bestelling.” Vroeger gebeurde de facturatie bij Sunnyland Distribution nog op papier. Dankzij CertiONE gaat ook dat elektronisch, via een beveiligd netwerk. “De integriteit van het bericht is gegarandeerd, wat ook belangrijk is vanuit wettelijk oogpunt”, zegt Lionel Beaufays. “De tijd die we winnen door de automatisering kunnen we nu volledig besteden aan andere taken, zoals proactieve contacten onderhouden met de klanten”, aldus Lionel Beaufays. “Dat heeft zeker een positief effect op de klanttevredenheid en op de verkoop. Het volstaat niet dat we goede producten verkopen; we moeten daarbij ook goede diensten leveren. Voor onze klanten zelf biedt de automatisering overigens ook grote voordelen. Als ze beschikken over de nodige software, kunnen ze de barcodes van de ontvangen palletten scannen en zo koppelen aan de verzendnota’s. Ook zij kunnen op die manier efficiënter werken en kosten besparen.”
Minder routinetaken
Voor de medewerkers van Sunnyland Distribution betekende de overgang naar geautomatiseerde berichten geen grote aanpassing. “We streven altijd naar automatisering, dus dat kwam alvast niet als een verrassing. Bovendien zijn taken met toegevoegde waarde ook aangenamer en uitdagender dan routineuze administratieve taken”, zegt Lionel Beaufays. Inmiddels is ongeveer 90 procent van de bestellingen in Frankrijk geautomatiseerd, 80 procent in Nederland en zowat de helft in België. “In België leveren we veel aan de horeca en daar wordt doorgaans manueel gewerkt”, legt Lionel Beaufays uit.
Het CertiONE-project betekent voor Sunnyland Distribution zeker niet het eindpunt in de automatisering. “Intern is het nu veel gemakkelijker om te rapporteren. En in de toekomst zullen we de mogelijkheden zeker nog uitbreiden”, besluit Lionel Beaufays.
Meer informatie over Certipost vindt u hier.
