Bijna 10.000 jobstudenten ontvingen in de zomer van 2008 elektronische loonbrieven via myCertipost. HR-dienstenleverancier USG People, een Europese groep met verschillende werkmaatschappijen, wil in België zo veel mogelijk documenten elektronisch gaan uitwisselen met zijn klanten. Een eerste stap in dat proces was de invoering van elektronische loonbrieven voor studentenjobs via Start People in de zomer van 2008. Andere werkmaatschappijen uit de groep, zoals Unique, Secretary Plus, USG Financial Forces en Express Medical zullen volgen.
“Om ons project zo succesvol mogelijk te maken, hebben we vooraf bekeken bij welke gebruikersgroep de elektronische loonbrieven het meest zouden aanslaan. Dat bleken de jonge uitzendkrachten te zijn die in de zomer van 2008 een vakantiejob hadden via een van onze werkmaatschappijen”, vertelt Luc Buntinx, die als Application Manager verantwoordelijk is voor de automatisering van de bedrijfsprocessen bij USG People. “Ondernemingen zijn doorgaans iets minder makkelijk te motiveren om naar een andere werkwijze over te stappen omdat zij ook rekening moeten houden met hun eigen backofficeprocedures. Ook ervaren werknemers, die gewend zijn aan papieren loonbrieven, aarzelen wat langer over elektronische documentuitwisseling. Jobstudenten hebben dikwijls nog nooit eerder een loonbrief ontvangen, zodat de digitale loonbrieven van hen geen aanpassing vergen.” De uitzendkrachten krijgen elke week een loonbrief, dus er is met hen een heel intensief verkeer van documenten. Vroeger gebeurde dat op papier. De loonbrieven werden automatisch berekend door de software van de centrale salarisadministratie van USG People. Daarna zorgde een automatische procedure voor de verzending naar een externe partner, die instond voor de papieren afhandeling: het afdrukken van de loonbrieven, vouwen, in enveloppen steken en via de post naar de uitzendkrachten versturen.
Online archiveren
“Dankzij de integratie van myCertipost in onze procedures, worden de loonbrieven van de jobstudenten nu elektronisch verstuurd naar hun myCertipost-account. Ze krijgen dan automatisch een melding, via sms of via e-mail, dat ze hun nieuwe loonbrief online kunnen bekijken”, legt Luc Buntinx uit. “We hadden deze zomer ongeveer 10.000 jobstudenten, die we allemaal de mogelijkheid boden om hun loonbrieven elektronisch te ontvangen.”
De gebruikers hebben duidelijk voordeel bij de elektronische loonbrieven. Ze hebben geen papierberg meer te klasseren. Via myCertipost kunnen ze hun elektronische documenten steeds bekijken en gemakkelijk terugvinden. Ze blijven daar, conform de wettelijke bewaartermijn, online gearchiveerd.
Ook bij USG People zelf is de invoering van digitale loonbrieven een duidelijk pluspunt. “Onze consulenten in de uitzendkantoren zien welke loonbrieven berekend zijn, wanneer ze verzonden zijn en via welk medium. De hele communicatie tussen USG People en myCertipost gebeurt volledig automatisch”, zegt Luc Buntinx. “Zo zijn ook de opt-outmeldingen en de leesbevestigingen compleet geïntegreerd in onze systemen. Een groot voordeel van de Certipost-technologie is dat die ook openstaat voor andere platforms. Als dat nodig zou zijn, kunnen we dus onze loonbrieven ook via een ander medium afleveren. Bovendien kunnen we dankzij de digitalisering kosten besparen. De kost per verzonden loonbrief ligt namelijk lager voor een digitaal document dan voor de papieren versie. We hebben natuurlijk moeten investeren in het project, maar als de gebruikerspopulatie meteen groot genoeg is, zoals in ons geval, dan heb je die kosten snel terugverdiend.”
Professionaliseren
Toch waren die kostenbesparingen niet de belangrijkste motivatie voor de overstap naar digitale documentuitwisseling. “We willen bovenal professionaliseren. De elektronische documenten zijn een extra service voor onze eindgebruikers. We zijn ervan overtuigd dat zij ook steeds meer zelf zullen vragen naar elektronische documentuitwisseling. Later willen we naast loonbrieven ook andere documenten in elektronische vorm versturen. We willen onze nieuwe dienst ook zeer snel uitrollen naar andere doelgroepen, zodat we op termijn iedereen zo veel mogelijk kunnen laten overschakelen naar elektronische documentuitwisseling. In onze consumentendoelgroep spreken we dan van zo’n 150.000 mensen per jaar.”
USG People is dankzij myCertipost dus klaar voor de toekomst. “MyCertipost is eigenlijk de elektronische versie van de brievenbus naast de deur”, aldus Luc Buntinx. “Die lage drempel speelt zeker mee in het succes van een project als het onze.”
Lees meer over elektronische loonbrieven op www.mycertipost.be
