“Wij waren op zoek naar apparatuur die de fysieke documenten kan verwerken voor digitale opslag (hoog volume scanners) en daarna ter beschikking stelt aan de processen voor de documentstroom binnen de organisatie”, vertelt Henk Borger. “Software voor opslag en retrieval was er al, maar de huidige gebruikte scanners waren verouderd. Van de mogelijke leveranciers is uiteindelijk BancTec met de DocuScans geselecteerd vanwege de beste TCO, de hoogste kwaliteit en het ‘open transport’ systeem (zien wat er gebeurt en makkelijk te herstellen).”
Dienstverlener binnen AchmeaBorger is Manager Logistiek binnen de Group Facility Services van Achmea. “Als logistieke dienstverlener binnen de Achmea groep zijn wij verantwoordelijk voor zowel de input-kant als de output-kant van de papierstroom. Group Facility Services beheert dus bij de verzekeraar, bank en financiële dienstverlener de ‘voor- en achterkant’ van de bedrijfsprocessen. Ofwel, de centraal ondersteunende dienst voor het primaire proces; documenten zijn dus onze ‘tak van sport’.” De hoeveelheid inkomende documenten bij de Achmea groep omvat een complexe, hoogvolume en data-intensieve stroom die geautomatiseerd de bedrijfsprocessen moet worden ingevoerd. Hierbij geldt dat deze poststroom veelal bestaat uit verschillende papierkwaliteiten en -formaten, waardoor er bijzondere eisen gesteld worden aan het doorvoeren en scannen van deze documenten. Document- en content-processing dus; van papieren documenten worden images gemaakt, waarna deze images via de interface in de workflow of routering van de achterliggende bedrijfsprocessen worden opgenomen.
Front office applicatieDe Achmea groep kent een groot aantal divisies met daarbij horende merken: Direct (Centraal Beheer / FBTO); Intermediair (Avero – via tussenpersonen); Bancair (Interpolis); Pensioenen; Zorg (Groene Land / Zilveren Kruis) en Sociale Zekerheid (Arbodiensten enz.). Voor alle zes divisies binnen Achmea wordt de ‘front-end’, het scannen en digitaliseren van de binnenkomende documentstromen, nu geïmplementeerd op DocuScans van BancTec. “In het verleden is het ontstaan als archiveringstool en dat is nu doorgegroeid naar een front office applicatie”, verduidelijkt Borger. “De documenten worden zodanig aangeboden dat in het daaropvolgende proces de gegevens/data worden ingevoerd in het primaire informatiesysteem zodat alles verder kan worden afgehandeld. Alle bestaande scansoftware is vervangen. Voor Intelliscan, de scansoftware van de DocuScan, is een interface naar de verschillende achterliggende systemen ontwikkeld en geïmplementeerd. Dat betekent wel dat we gebruik maken van nieuwe software, maar door deze slag is nu alles gestandaardiseerd.”
Per bedrijfsonderdeel waren er verschillende interfaces; die zijn nu allemaal hetzelfde. Er zijn zes DocuScan 6000 systemen geïnstalleerd in vijf verschillende vestigingen: Amsterdam, Apeldoorn, Leeuwarden, Meppel en Noordwijk. Deze zijn goed voor de verwerking op jaarbasis van zo’n 35 miljoen documenten. De DocuScan 6000 is specifiek voor dit soort toeppassingen ontworpen en voldoet daarmee aan de hoge eisen van Achmea. Met een compleet ‘open track’ systeem is de documentdoorvoer sterk verbeterd ten opzichte van klassiekere scansystemen. Dit vertaalt zich met name in een forse reductie van de hersteltijd na bijvoorbeeld een paper-jam. De scanner kan tot 260 pagina’s per minuut verwerken en creëert daarmee een complete end-to-end oplossing voor document management en archiefsystemen.
Input voor diverse systemenBinnen de verschillende divisies van de Achmea groep worden drie verschillende verwerkingssystemen (documentsystemen enz.) gebruikt: AWD, FileNet en Global 360. “Vanuit de DocuScans worden de documenten in een daarvoor bepaald formaat aan de ‘importservice’ van die verschillende systemen aangeleverd”, aldus Borger. “De scanners kunnen in principe ook aan andere systemen aanleveren. Het proces waarvoor de BancTec DocuScans zijn geïmplementeerd houdt in: scannen, classificeren en indexeren zodat het daarna in het verwerkingsproces kan worden gevolgd. “Ook de output wordt waar mogelijk gedefinieerd volgens de gegevens die aan de inputkant weer direct kunnen worden verwerkt. Daarmee kan dan in de toekomst een logistieke lus worden gerealiseerd. Want op bijvoorbeeld retourformulieren kan dan dankzij een software tool automatisch data extractie worden toegepast en daarmee komen we bij de Achmea groep steeds dichter bij een volledig elektronische mailroom.”
Makkelijke overgang naar verhoogde efficiencyDe ervaringen tot nu toe zijn uitstekend. De machine-operators hebben maar een korte tijd nodig gehad om de systemen te leren kennen. Borger: “Zij lopen glimlachend om de systemen heen vanwege de snelheid, het bedieningsgemak en de doorvoer die bijna probleemloos is. Vooral de instelbaarheid van de DocuScan blijkt prima en al met al is het een boven verwachting makkelijke overgang van oud naar nieuw. Het voldoet geheel aan wat we wilden. Ook de software-omzetting is op een goede manier gegaan. Nu blijkt dat de efficiency duidelijk omhoog is gegaan. De met de divisies afgesproken service levels kunnen beter gehaald worden omdat de piekverwerking beter kan worden opgevangen.” Ondanks het feit dat steeds meer documenten elektronisch bij verzekeringsorganisaties binnenkomen – bij voorbeeld via de basisverzekering; instellingen leveren hun declaraties digitaal aan – gaat het volume te digitaliseren documenten dat binnenkomt nog steeds omhoog. “Ook daarom was deze investering nodig”, besluit Borger. “Als interne dienstverlener binnen de Achmea groep heeft Facility Services in ieder geval door een samenwerking met BancTec een product met marktconforme tarieven binnen de divisies vernieuwd kunnen uitrollen, met een centrale regie voor decentrale uitvoering.”
Over BancTec
BancTec is een wereldwijde leverancier van innovatieve softwareoplossingen en diensten op het gebied van Enterprise Content Management (ECM) en Business Process Outsourcing (BPO). Met een internationaal team van circa 3500 medewerkers, biedt BancTec geïntegreerde oplossingen die haar klanten ondersteunen hun bedrijfskritische data- en papierintensieve processen te automatiseren en stroomlijnen. BancTec’s uitgebreide expertise helpt bedrijven hun efficiëntie te vergroten en stelt ze in staat hun competitiviteit te maximaliseren. Sinds de oprichting in 1972 zijn de BancTec-oplossingen al in meer dan 50 landen ingezet en worden minstens 50 miljoen documenten dagelijks geregistreerd en verwerkt door haar systemen.
BancTec heeft voor haar oplossingen een focus op informatie intensieve organisaties in specifieke verticale marktsectoren, waaronder financiële en zakelijke dienstverlening, overheid en zorg. Naast het uitvoeren van complexe projecten is BancTec een betrouwbare partner voor het uitbesteden van administratieve, document intensieve processen.
