Volgens Christian Vanhuffel van Agoria ICT zullen heel wat Belgische ondernemingen nu de stap zetten naar elektronische documentuitwisseling. De technologie was er al langer klaar voor, maar nu heeft de overheid ook het wettelijke kader voorzien dat de laatste twijfelaars over de streep kan trekken.
“We voelen dat we aan de vooravond staan van belangrijke ontwikkelingen binnen de markt van elektronische documentuitwisseling”, zegt Christian Vanhuffel, general manager van Agoria ICT. “Een van de belangrijkste mijlpalen is het feit dat er nu eindelijk een duidelijke wettelijke regelgeving is rond elektronische facturatie.”
Dat wettelijke kader is iets waar Agoria ICT als sectorfederatie al lang op hamert. Elektronische facturatie is in ons land al sinds 1 januari 2004 wettelijk toegelaten. Voor de ondernemingen die hier gebruik van maken, leidt dat tot een aanzienlijke verlaging van de administratieve kosten. Het opmaken, versturen en archiveren van een papieren factuur kost immers zo’n 4 euro, terwijl de kost van een elektronische factuur slechts 1 euro bedraagt – zo staat ook te lezen op www.kafka.be.
“Maar door het ontbreken van rechtszekerheid durfden veel Belgische bedrijven de overstap naar elektronische facturatie voorlopig nog niet te wagen”, zegt Christian Vanhuffel. “Volgens de Dienst voor de Administratieve Vereenvoudiging (DAV) maakt nog maar 14 procent van alle Belgische bedrijven gebruik van elektronische facturatie, waardoor ons land slechts op de 17de plaats staat in de rij van 28 landen, zo blijkt uit een recente studie van de Europese Commissie.” Er zijn in België dus nog te veel ondernemingen die hun facturen op papier blijven versturen en zo grote kostenbesparingen mislopen. Een belangrijke reden daarvoor was de onzekerheid over de bewijskracht tegenover de fiscus van elektronisch bewaarde facturen. Veel ondernemingen wisten niet precies hoe ze dat moesten aanpakken en bleven daarom op papier factureren. Om een antwoord te bieden op hun vragen, heeft de FOD Financiën nu verduidelijkt welke bewaarmethoden ze dienen te gebruiken: elektronisch ontvangen facturen moeten ongewijzigd worden bewaard; papieren facturen die worden gescand, moeten worden beveiligd met een elektronische handtekening of met een rekenkundige sleutel.
Rechtszeker kader voor elektronische archivering
“Ondernemingen genieten daarmee voortaan van een rechtszeker kader tegenover de fiscus inzake elektronische archivering. Samen met de vermindering van de verplichte bewaartermijnen van facturen van tien naar zeven jaar, zijn nu de twee laatste hinderpalen voor elektronische facturatie weggewerkt”, zegt Christian Vanhuffel. Elektronische facturatie zal daardoor nu echt in een stroomversnelling terechtkomen en dat zou een goede zaak zijn, zowel voor de bedrijven als voor het milieu. De Belgische bedrijven versturen elk jaar immers één miljard facturen. Als ze die elektronisch zouden versturen, zouden ze – volgens de DAV – ongeveer 3 miljard euro kunnen besparen. Daarnaast zouden ook 300.000 bomen gespaard blijven.
“Nu ondernemingen elektronisch kunnen factureren binnen een rechtszeker kader, verwachten we dan ook dat heel wat bedrijven zullen overstappen van papieren naar digitale facturen. Dat geldt zeker voor kmo’s, waar de digitalisering veel minder verstaat dan bij grote ondernemingen.”
Belgische bedrijven zijn volgens Christian Vanhuffel over het algemeen eerder terughoudend ten opzichte van nieuwe praktijken en technologische mogelijkheden. “Maar we verwachten wel dat de huidige stand van zaken, zowel op technologisch als op wettelijk vlak, heel wat ondernemingen over de streep zal trekken.
Behalve het wettelijke kader voor elektronische facturatie denk ik onder meer aan elektronisch aangetekende zendingen, elektronische loonbrieven, e-health en de elektronische uitwisseling van gegevens met de overheid.
Rol van de overheid
De overheid heeft overigens ook een rol te spelen in de digitalisering, vindt Christian Vanhuffel. “Agoria ICT is van mening dat de overheid initiatieven zou moeten nemen om bedrijven bewust te maken van de voordelen die digitalisering hen kan opleveren. In andere landen gebeurt dat overigens wel. Zo heeft de Franse overheid de voorbije jaren een heel stimulerend beleid gevoerd rond ICT, met roadshows over het hele land. Wij pleiten voor een geïntegreerd beleid voor ICT in ons land, in plaats allerlei losse acties die weinig resultaat opleveren.”
Toch waarschuwt Christian Vanhuffel ondernemingen die willen digitaliseren. “Als bedrijven de stap zetten naar elektronische documentuitwisseling, moeten ze wel opletten dat ze niet van een papieren jungle overgaan naar een doolhof van elektronische documenten. Ze moeten van die stap gebruikmaken om hun processen te herbekijken en de nieuwe mogelijkheden toe te passen in een geoptimaliseerde omgeving. ICT-bedrijven die daarvoor oplossingen bieden, zoals Certipost, zullen zeker nuttige partners zijn.”
Bron: Nieuwsbrief Certipost.
