Op 27 januari 2009 heeft Europese Expertgroep haar tussentijdse verslag over de harmonisatie van e-factureren in Europa bekendgemaakt. Het verslag behandelt onder meer zakelijke vereisten, wettelijke en regelgevende kwesties, netwerk aspecten, interoperabiliteit en standaarden. Alles in een compact 37 bladzijden tellend document.
Visie
De Europese Expertgroep stelt dat ze met dit rapport:“een visie willen uiteenzetten voor een Europese e-factureren omgeving, waarbij de handel tussen partijen kunnen plaatsvinden in een open ecosysteem gebaseerd op geharmoniseerde wettelijke bepalingen en een grote mate van standaardisering. De omgeving moet in het bijzonder aantrekkelijk zijn voor kleine en middelgrote ondernemingen en moet de markt een concurrerend aanbod van dienstverleners en andere oplossingen kunnen bieden. Overheidsdiensten moeten het voortouw nemen bij het creëren van deze omgeving.”
Zakelijke vereisten
De groep deskundigen heeft de volgende belangrijke zakelijke vereisten aangedragen voor een brede adoptie e-factureren in Europa:
- Een gunstige verhouding tussen de (initiële en terugkerende) kosten en de baten
- Gebruiksgemak (ook voor wat betreft het onderhoud en de uitvoering) van e-factureren oplossingen
- Een duidelijke vermindering van handmatige werkzaamheden voor zowel de verzender en als de ontvanger en automatisering van de gehele keten
- Harmonisatie, vereenvoudiging en duidelijkheid van de wettelijke eisen
- Communiceren en uitwisselen van praktijkvoorbeelden
- Creëren van een concurrerende marktomgeving voor dienstverleners in alle lagen
- Zorgen voor betrouwbaarheid en gegevensbescherming
Juridische- en regelgevingsaspecten
De Europese Expertgroep ervaart dat de huidige regelgeving een belemmering voor is de invoering en het gebruik van e-factureren en verdere integratie van de Interne Markt. De Europese Expertgroep stelt daarom voor dat zowel papieren en elektronische facturen een gelijke behandeling krijgen.
Gelukkig staat zowel de recente analyse van de regelgeving door PriceWaterhouseCoopers en in het voorstel van de Europese Commissie tot wijziging van de huidige richtlijn dat:
“ter bevordering van e-factureren dit voorstel gericht is op het wegnemen van de belemmeringen voor e-facturering in de BTW-richtlijn door het verwijderen van de [wettelijke] verschillen tussen elektronisch en op papier verzonden facturen, zodat de wijze van overdracht neutraal is.”
Ook de meerderheid van de Europese Expertgroep stelt dat de CEN / FISCALIS Draft Good Practice Guidelines een effectief middel is om een controle-mechanisme vanuit het oogpunt van BTW-controle en fraude preventie.
Interessant genoeg geeft PriceWaterhouseCoopers de voorkeur aan
“een aanpak die vergelijkbaar is met de succesvolle ‘Code of Conduct for Transfer Pricing’. Wij verwijzen ook naar de ‘Guidance Paper on Transaction Information and Record Keeping’ gepubliceerd door het ‘OESO forum of Tax Administration’ in mei 2004. We raden daarom de oprichting aan van een gemengde werkgroep waarin alle lidstaten en een vertegenwoordiger van het bedrijfsleven zijn vertegenwoordigd. Het doel zou zijn om de ontwikkeling van een gemeenschappelijke standaard set van documentatie voor het bedrijfsleven ten aanzien van hun facturering en archivering processen, systemen en technologie. Het doel van de werkgroep is het ontwikkelen van een pragmatische oplossing en aanpak voor de ontwikkeling van een dergelijk documentatie van hun facturatie en archivering processen, rekening houdend met de verschillende elektronische facturatie en archivering oplossingen die voor het bedrijfsleven beschikbaar is.”
Daarnaast bepaalt het voorstel van de Europese Commissie voorafgaande aanvaarding voor het verzenden van een e-factuur wordt afgeschaft, evenals de lijst van technologieën die kunnen worden gebruikt voor e-factureren. Zelfs het recht voor de lidstaten om specifieke eisen zullen worden afgeschaft.
Netwerk-effecten – diskwalificatie van de prestaties die BSP’s hebben gerealiseerd
De Europese Expertgroep stelt ook dat om de netwerkeffecten een te bereiken een stimulans moet worden gegeven aan de ontwikkeling van een netwerk model dat zorgt voor de interoperabiliteit, een keuze van diensten en een breed bereik.Het rapport stelt vervolgens dat:“
vandaag de dag de dienstverlening providers vaak in ‘silo’s’ of zogenaamde consolidator modellen werken, al hoewel verschillende connectiviteit initiatieven worden ontwikkeld en er ‘four corner’ modellen bestaan. Maar er is meer nodig, want zonder een interoperabele omgeving zal het MKB te maken krijgen met een exponentieel groeiend aantal verbindingen met hun handelspartners, dit is niet vol te houden.”
Dit is heel interessant. Allereerst omdat het juist de BSP’s zijn die de huidige prestatie op het gebied van e-factureren hebben gerealiseerd. Dit kan niet gemakkelijk worden ontkend. Aan de andere kant, het is nu eenmaal makkelijker om iets af te zetten van een ontwikkeling die al resultaten heeft geboekt dan ten opzichte van een ontwikkeling die nog niet bestaat. Vanuit dat oogpunt kunnen de verklaringen in het tussentijds verslag worden geïnterpreteerd als een compliment.
Vanuit dat perspectief zouden de woorden “hoewel [..] four corner modellen bestaan” kunnen worden uitgelegd op een zodanige manier dat beweert wordt dat het four corner (banken) model beter geschikt is voor massa-adoptie in Europees verband dan het consolidator model van de BSP’s. Maar, welk bewijs is er voor deze verklaring, op dit moment? Zelfs vergeleken met de prestaties van de BSP’s?
Hoe zal het EEI Framework eruit komen zien? Kijk voor meer informatie, naar het document hieronder. Voor de aandachtige toeschouwer heeft het heel wat gelijkenissen met de wijze waarop de (mobiele) telecommunicatie sector werd geliberaliseerd.
Communiceren over e-factureren
De meeste van de dingen die gezegd waren gebaseerd op de samenvatting van het tussentijdse verslag. Maar dat betekent niet noodzakelijkerwijs dat de samenvattting alle essentiële aspecten van het rapport weergeeft. Integendeel.
Een blik het verslag op pagina 30 onthult een communicatie “bijlage”. Vergeleken met ruime en vrijblijvende formulering van het raamwerk rond e-factureren (EEI Framework), is de inhoud deze bijlage stevig en bijna dwingend! Een paar voorbeelden:
“Inderdaad kan worden aangevoerd dat een van de belangrijkste – zo niet de belangrijkste – factoren die momenteel de ontwikkeling van e-factureren belemmeren een gebrek aan bewustzijn, communicatie en verspreiding van overtuigende informatie aan marktdeelnemers is, om daarmee het niveau van vertrouwen te creeren dat is nodig om met e-factureren door te gaan en dit uit te voeren.”
En verder:
“Zo is er een duidelijke behoefte aan een grote inspanning om duidelijk te maken bij potentiële gebruikers, dienstverleners, regelgevende instanties, overheidsinstellingen en andere belanghebbenden wat (en hoe vaak verrassend weinig) moet worden gedaan en wat (en vaak verrassend hoe groot) de winst zal zijn.”
En ook:
“Communicatie-initiatieven moet geen eenmalige oefeningen zijn, maar moet deel uitmaken van een regelmatig communicatieplan en proces, zowel periodiek (bijvoorbeeld in een driemaandelijkse nieuwsbrief) en gebaseerd op belangrijke gebeurtenissen (bijvoorbeeld wanneer een nieuw rapport gepubliceerd wordt, wanneer er belangrijke overheidsdiensten verplichten tot e-factureren, op basis van grote succesverhalen uit de industrie, enz.).”
Waarom dit geen deel uitmaakt van de kern van het tussentijds verslag, en zelfs niet in de management samenvattend staat is een mysterie. Maar wat wel is duidelijk is dat de communicatie van essentieel belang is.
In Nederland is Platform ELFA hier erg druk mee. En in Europa werkt het EEI Platform hard aan de aanbevelingen in het rapport (zelf voordat deze aanbevelingen werden opgeschreven). Zowel het EEI Platform als Platform ELFA zijn graag bereid uitvoering te geven aan de aanbevelingen door middel van:
- Een uitgebreid activiteitenplan
- Sociale netwerken
- Weblog
- Forum
- Innovatie richtlijn
- ‘interaction framework’
- ‘common body of definitions’
Bekijk hier het interimrapport (Engels):
