Open brief van Kevin Raaijmakers, Product Development Manager Ricoh Nederland
Staatssecretaris van Financiën Jan Kees de Jager kondigde onlangs aan om vooruitlopend op Europese regelgeving elektronisch factureren te gaan vergemakkelijken. Ook binnen de Europese Unie is men bezig om na te gaan hoe de verschillen tussen geprinte en elektronisch verstuurde facturen kunnen worden opgeheven. Met name de gefragmenteerde regelgeving in de diverse lidstaten wordt eenvoudiger en geharmoniseerd. Facturen kunnen voortaan ook zonder digitale handtekening per e-mail worden verzonden. En dat is goed nieuws voor ondernemend Nederland.
Facturen zijn een enorme kostenpost voor het bedrijfsleven. Het opmaken, versturen, controleren en verwerken ervan is tijdrovend. Zeker als dat allemaal op papier gebeurt. Bovendien is papier een kwetsbaar medium; het kan kwijtraken, bij de verkeerde persoon terechtkomen en gegevens moeten handmatig in het administratieve systeem worden ingevoerd, met een grote kans op fouten. Allemaal redenen om het besluit van Staatssecretaris De Jager toe te juichen. Immers, het wordt allemaal gemakkelijker en efficiënter.
Maar hiermee zijn we er nog lang niet. Ook elektronisch factureren levert nog vele hoofdbrekers en vragen op. Namelijk, hoe worden de facturen opgesteld? Hoe zorgt u ervoor dat ze bij de juiste persoon terecht komen? En wat gaat u doen met klanten die toch een papieren factuur willen? En hoe zit het met internationale klanten? Hoe zorgt u ervoor dat u aan de verschillende vormen van regelgeving van de diverse landen voldoet?
De huidige set aan regels is vooral gericht op het beveiligen en waarborgen van de authenticiteit en beveiliging van documenten. Zelfs met de versoepeling van de regels blijft dit een belangrijk aandachtspunt. Want hoe weet uw klant dat de factuur die binnenkomt wel de juiste is? Hoe kan gegarandeerd worden dat iedere e-mail met een factuur ook daadwerkelijk betaald moet worden? Hoe eenvoudig wordt het om zogenaamde spookfacturen te versturen? En hoe filtert u deze facturen eruit? Van spookfacturen per fax wordt immers 2 tot 3 % betaald. Het werken met elektronische handtekeningen kan daarbij helpen. Maar hoe regelt u dat in? En is dit in overeenstemming met andere regels in uw branche?
Dan rest nog de verwerking van de facturen. Uit de Factuurmonitor 2008 is gebleken dat juist het verwerken van inkomende facturen de grootste kostenpost is. Het overnemen van de gegevens van de factuur, controleren, rondsturen, accorderen en betaalbaar stellen van facturen is een onzichtbare kostenpost van het bedrijfsleven van jaarlijks 1,7 miljard euro. Een veelvoud van de kosten van het versturen van facturen. De meeste handelingen zullen ook moeten plaatsvinden als u facturen per e-mail binnenkrijgt. Hoe kunt u dit het beste regelen? En hoe gaat u om met bedrijven die nog per post facturen sturen? Is het zinvol mensen hele dagen gegevens te laten knippen en plakken van e-mails naar ERP systemen? Bovendien dienen facturen bewaard te worden. Dit is gebonden aan dezelfde regels, dus het digitale origineel moet worden gearchiveerd (de e-mailfactuur). Is het opslaan van e-mail op uw server dan voldoende of moet u andere oplossingen inrichten?
De gevolgen van de versoepeling zijn nog niet helemaal te overzien. Eén ding is zeker; investeren in procesoptimalisering, beveiliging en compliance van uitgaande en inkomende facturen is hoe dan ook hard nodig om besparingen te realiseren. Of bedrijven volledig overstappen op factureren via e-mail of niet, het opstellen en verwerken van facturen is nog steeds een enorme kostenpost. Ongeacht de vorm waarin ze de deur uitgaan of binnenkomen. Daarbij zult u uw beveiliging en audit trail op orde moeten hebben als nooit te voren. Niet alleen vanwege regelgeving, vooral om enorme (imago)schade aan uw bedrijf te voorkomen.
