Afgelopen week hadden we het er met Peter Veenman van InterCommIT Descartes nog over: digitale dementie. Digitale wat? Digitale dementie: het feit dat we steeds meer dingen digitaal gaan doen, maar nogal eens vergeten om (1) digitale zaken (2) op een duurzame manier (3) te bewaren.
En zo heeft het onderstaande bericht op het eerste gezicht weinig te maken met elektronisch factureren, totdat je bedenkt hoe belangrijk archiveren is voor duurzaam e-factureren.
Over Siza
Siza ondersteunt mensen met een handicap zodanig dat zij kunnen leven zoals ze zelf willen. Het gaat dan om 3.000 mensen met een lichamelijke, verstandelijke of meervoudige handicap, niet aangeboren hersenletsel of een aan autisme verwante stoornis. Zij maken gebruik van de zorg en dienstverlening van Siza. Siza heeft zo’n 150 accommodaties verspreid door heel Gelderland. Er werken 2800 mensen. Totaal beheert Siza Vastgoed 500 panden.
Vastgoedarchief
Siza beschikt over een aanzienlijk fysiek vastgoedarchief dat in de loop van de jaren ontoegankelijk is geworden. Service Point heeft Siza een planmatig advies verstrekt met de benodigde stappen om tot het gestructureerd archief te komen. Daarna is Service Point voor Siza aan de slag gegaan. Een greep uit de procesverbeteringen door Service Point:
- het selecteren, bewaren en vernietigen van documenten volgens het rubriekenstelsel;
- naast het vormen van archiefdozen per rubriek worden deze documenten digitaal gemaakt en in een digitale mappenstructuur opgenomen;
- decentrale archieven centraliseren en in de structuur opnemen;
- huidige decentrale werkdossiers omvormen tot dossiers per rubriek;
Quotes
Hans Berkhout, teamleider Bedrijfsbureau, zegt:
- “Het opbouwen van een gestructureerd vastgoedarchief met de mogelijkheid tot het digitaal ter beschikking stellen van documenten in ons managementinformatiesysteem (FMIS), sluit perfect aan bij onze doelstellingen: minder kosten, meer inzicht en betere service”.
- “Service Point is er dankzij haar expertise en deskundigheid in geslaagd een professioneel archief op te bouwen”.
