Dit artikel is een verkorte versie van een hoofdstuk in de nog te verschijnen publicatie ‘E-factureren: beheersen, toepassen en controleren’.
Er zijn veel verschillende spelers actief op het gebied van e-factureren. Elk met hun eigen belangen en uitgangspunten.
De komende jaren gaat het aantal en de diversiteit aan spelers in de groeiende markt van e-factureren alleen nog maar toenemen. Dat gaat op zijn beurt weer gepaard met een haast exponentiële groei in informatie over e-factureren. Voorbeelden hiervan zijn folders, presentaties, artikelen, beleidsregels, interviews, whitepapers, webcasts, webinars, tweets, blogs en ga zo maar door.
Dit kan er toe leiden dat informatie over e-factureren als ‘onduidelijk’, ‘onjuist’ of ‘onvolledig’ wordt ervaren. Soms ook wordt betoogd dat ‘de accenten verkeerd worden gelegd’, dat ‘de boodschap verkeerd wordt verkondigd’ en zelfs dat ‘de verkeerde boodschap wordt verkondigd’.
Interessant genoeg hoeven deze soepen helemaal niet zo heet gegeten te worden: een simpel raamwerk (lees: kapstok) volstaat.
Wat levert een raamwerk op?
Een raamwerk voor e-factureren biedt iedereen de gelegenheid om op een comfortabele manier:
- overzicht te krijgen over de diverse onderdelen die bij e-factureren een rol spelen.
- te identificeren over welke onderdelen collega’s, klanten, toeleveranciers of ICT leveranciers, banken, beleidsmakers en andere betrokkenen het hebben.
- snel te bepalen wie welk belang heeft bij de verstrekte informatie (commercieel, controle, processen, techniek et cetera).
Het raamwerk: de stappen
Het raamwerk bestaat uit slechts vier onderdelen:
1. Praktijk: begrippen, gebruiken en de dagelijkse praktijk.
2. Modellen: de verschillende manieren waarop e-factureren in de praktijk wordt gebracht.
3. Processen: de stapjes waaruit de modellen bestaan en die er samen voor zorgen dat een factuur van A naar B komt.
4. Technologie: de techniek die het mogelijk maakt dat de processen samen een manier (model) vormen waarmee facturen van A naar B gaan.
Het geheel ziet er dan als volgt uit:
Deze afbeelding laat zien hoe de onderdelen van het raamwerk zich tot elkaar verhouden. Ik leg de onderdelen hieronder uit:
- de grafiek bestaat uit twee assen. De X-as toont het effect van de onderdelen op interoperabiliteit: hoe meer ‘menselijke interoperabiliteit’, des te minder effect er is op ‘technische interoperabiliteit’. En vice versa.
- De Y-as toont het effect van de onderdelen op de impact: hoe meer ‘menselijke impact’, des te minder ‘technische impact’ er is. En vice versa.
- de vierkante blokken laten de onderdelen zien van het raamwerk: praktijk, modellen, processen en technologie.
- de pijlen laten zien welke invloed het ene onderdeel heeft op de andere onderdelen, zowel ‘upstream’ (omhoog) als ‘downstream’ (omlaag).
Voorbeeld:
Met HTML 5 komt er een cross document messaging framework. HTML 5 is een stukje technologie; een opmaaktaal voor de specificatie van documenten op het World Wide Web (technologie). Dit kan effect hebben op de manier waarop een factuur wordt opgebouwd en gepresenteerd (processen) in een webpagina. Dit betekent niet automatisch dat de manier waarop e-factureren wordt toegepast gaat veranderen (modellen). De praktijk van e-factureren zal door HTML 5 dan ook niet drastisch wijzigen.
Modellen
Bij e-factureren kennen we de volgende modellen:
- Buyer direct
- Consolidator
- Direct processing
- Four corner
- Invoice processing
- Self billing
- Seller direct
Processen
Al deze modellen maken gebruik van processen. Een proces in deze bijdrage is een stapje binnen e-factureren.
Hieronder volgt een alfabetische lijst van processen die bij de diverse modellen een rol spelen. Vanwege de ontwikkelingen op het gebied van e-factureren streven we niet naar een volledige lijst. Het biedt slechts een indruk wat als proces kan worden aangemerkt bij e-factureren:
- Authenticatie
- Communicatie
- Instemmen
- Converteren
- Creëren
- Betwisten
- Downloaden
- Verrijken
- Extractie
- Factoring
- Converteren
- Hosten
- Importeren
- Betalen
- Presenteren
- Printen
- Ontvangen
- Reconciliëren
- Routeren
- Scannen
- Bewaren
- Transporteren
- Valideren
- Workflow
Technologie
ICT technologie zorgt er voor dat de processen kunnen doen wat ze moeten doen. In grote lijnen hebben we bij ICT infrastructuur te maken met:
Apparatuur:
Computer, beeldscherm, printer, server, toetsenbord
Programmatuur:
Besturingssysteem, kantoorprogrammatuur, internet, et cetera
Infrastructuur/netwerk:
De infrastructuur op het netwerk bestaat weer uit diverse lagen. Deze lagen zijn gebaseerd op het OSI (Open System Interconnect) model en het vergelijkbare SNA (Systems Network Architecture) model. In deze bijdrage werken met een versie die bestaat uit zeven lagen:
OSI/ SNA model
De lagen zien er als volgt uit:
Hieronder worden de lagen beschreven aan de hand van het OSI model:
- Level 7: Application: applicatielaag
De applicatielaag is het venster voor de gebruikers en de applicatieprogrammatuur om toegang te krijgen tot andere netwerkdiensten. Denk daarbij aan Microsoft Outlook en de toegang tot Microsoft Exchange. Of Google Chrome en de toegang tot Hotmail. Applicaties zijn dus vaak geïnstalleerd op de computer van een gebruiker (een user-client). Als een applicatie op een computer begint te communiceren met een andere computer, dan wordt de applicatielaag gebruikt.
- Level 6: Presentation: presentatielaag
Deze laag is in feite de tolk-vertaler van het netwerk. Bij de zendende computer vertaalt deze laag de data die door de toepassingslaag worden aangeboden in een gemeenschappelijk erkend tussenformaat. Bij de ontvangende computer vertaalt de presentatielaag het tussenformaat in een formaat dat door de toepassingslaag van die computer wordt ondersteund.
- Level 5: Session: sessielaag
Deze laag synchroniseert ook de communicatie die plaatsvindt op de presentatielaag tussen twee hosts, en onderhoudt de data-uitwisseling. Een webserver bijvoorbeeld wordt door meerdere computers tegelijkertijd benaderd, dus kunnen er veel communicatiekanalen tegelijkertijd openstaan. Het is dan ook belangrijk om bij te houden welke gebruiker op welk kanaal zit. De sessielaag zorgt voor de efficiënte communicatie.
- Level 4: Transport
De transportlaag is de vierde laag uit het OSI-model en zorgt voor het probleemloze transport van data voor de applicaties. De meest gebruikte protocollen uit deze laag zijn het TCP|Transmission Control Protocol (TCP) en het User Datagram Protocol|User Datagram Protocol (UDP). Er zijn diverse protocollen die de nadruk leggen op:
- Verbindingen leggen
- Betrouwbaarheid
- Voorkomen van verstoppingen (congestion control)
- Volgordecontrole
- Foutcontrole
- Poorten verstrekken
- Level 3: Network
De netwerklaag controleert hoe het het netwerk vergaat als de vorige lagen aan het werk zijn. Zo bepaalt de netwerklaag welke fysieke route (moet het bijvoorbeeld over een lijn of draadloos?) de informatie moet afleggen, gebaseerd op de staat van het netwerk (is het druk?), de prioriteit van de gegevens (Belangrijk? Kan het wachten?) en andere factoren.
- Level 2: Data link
Dit is de tweede laag uit het OSI-model en zorgt voor betrouwbaar transport van de data over een verbinding (link). Denk daarbij aan de verbinding tussen de netwerkkaarten van een computer en een router. Denk dus niet aan de kabel zelf want deze is ingedeeld in de fysieke laag.
- Level 1: Physical network
De eerste laag uit het OSI-model bevat de elektrische, mechanische, procedurele en functionele specificaties voor het activeren, in stand houden en deactiveren van de fysieke link tussen eindstations (PC’s, routers, switch en modems). In deze laag worden karakteristieken als voltagelevels, connectoren (stekkers) en maximale transmissieafstand gedefinieerd.
Beelden zeggen meer dan duizend woorden. Hieronder wordt met een afbeelding weergegeven hoe ‘apparatuur’, ‘programmatuur’, ‘netwerk’ en de ‘OSI-lagen’ zich tot elkaar verhouden.
