Na Praxis en Intergamma kiest ook Kwantum voor 20/20 vision voor de verwerking van de inkomende factuurstroom. Kwantum is de grootste woondiscounter in Nederland en Vlaanderen met circa 100 zelfbedieningswinkels en onderdeel van de Macintosh Retail Group.
Motivatie geautomatiseerde factuurverwerking
De belangrijkste reden voor Kwantum om over te stappen op geautomatiseerde factuurverwerking is digitalisering van het gehele proces. Waardoor de efficiency en controle wordt vergroot, er minder fouten worden gemaakt en papieren facturen niet meer zoek raken. Daarnaast zullen interne controlemaatregelen zoals de 3-way controle met order en ontvangst en de betaalcontrole digitaal worden uitgevoerd.
Een geavanceerde oplossing
Kwantum verwerkt jaarlijks een half miljoen inkoopfacturen, die in drie categorieën kunnen worden verdeeld. Kwantum ontvangt op papier kostennota’s en goederenfacturen, daarnaast ontvangt Kwantum een groot volume goederenfacturen in EDI formaat. Deze drie typen facturen worden allen op een eigen wijze verwerkt, vertelt Maarten Anbeek, Sales manager van 20/20 vision; “De papieren onkostenfacturen, worden gescand en gerouteerd door de organisatie ter goedkeuring. De papieren goederenfacturen zullen worden gematched met de inkooporders en ontvangsten uit Mask, het systeem dat Kwantum gebruikt voor de afhandeling van logistieke inkopen. Alleen mismatches zullen de organisatie in worden gestuurd, de facturen die matchen worden gelijk betaalbaar gesteld in FIS2000.
De EDI facturen, ruim 400.000, zullen geheel automatisch worden verwerkt in 20/20 vision. Ook voor deze facturen worden er inkooporders en ontvangsten geïmporteerd vanuit Mask. Op de achtergrond, zonder menselijke interventie, zullen zowel de EDI facturen als de inkooporders en ontvangsten worden geïmporteerd en gematched. Ook bij deze factuurstroom worden alleen de mismatches de organisatie in gestuurd”. “Door deze manier van werken worden er veel menselijke handelingen geëlimineerd, waardoor we met minder mensen een kwalitatief betere administratie kunnen runnen”, aldus Rob Kiffen, hoofd financiën en control bij Kwantum.
De keuze voor 20/20 vision
In het uitgebreide selectietraject heeft Kwantum meerdere leveranciers vergeleken. “De flexibele en klantgerichte houding van 20/20 vision was uiteindelijk van doorslaggevend belang. 20/20 vision was in staat de oplossing zoals die bij ons gerealiseerd zal worden, daadwerkelijk te laten zien in een demonstratie op maat, afspraak = afspraak bij 20/20 vision”, beargumenteerd Rob Kiffen de keuze voor 20/20 vision. “Daarnaast beschikt 20/20 vision over erg tevreden referenten en vinden wij het een voordeel om met een leverancier zaken te doen en niet met een dealer van een oplossing”.
Harm Poelen, directeur van 20/20 vision is trots op de keuze van Kwantum; “Dit toont aan dat we nog altijd op de goede weg zijn en beschikken over een product dat voorop loopt in de markt. De kennis en kunde van de medewerkers is echter net zo belangrijk, die maken immers de vertaalslag van de wensen van de klant naar een daadwerkelijke oplossing”.
