Hieronder volgt het artikel van Gerard Bottemanne van Softwarepakketten.nl waarin hij ingaat op eenvoudige uitwisselbaarheid van gegevens tussen boekhoudpakketten en andere software. Het artikel laat ook zien hoe dit ingezet kan worden voor e-factureren.
EENVOUDIGE UITWISSELBAARHEID VAN GEGEVENS TUSSEN ALLE BOEKHOUD- EN RAPPORTAGESOFTWARE BEOOGD, ZOWEL NATIONAAL ALS INTERNATIONAAL:
Initiatief Belastingdienst, PricewaterhouseCoopers, Exact Software en Unit 4 Agresso leidt tot eerste ervaring met het uitwisselen van gegevens volgens de internationale XBRL-GL taxonomie.
Auteur: Gerard Bottemanne, onderzoeksbureau GBNED, www.softwarepakketten.nl en www.ictaccountancy.nl
Menig accountants- en administratiekantoor heeft te maken met het uitwisselen van gegevens tussen administratiesystemen. Meestal gaat het dan om:
1. Het uitwisselen van gegevens tussen een boekhoudpakket en een rapportagesysteem, bijvoorbeeld voor het opstellen van de jaarrekening.
2. Het uitwisselen van gegevens tussen verschillende boekhoudpakketten voor het verder uitwerken en/of controleren van de boekhouding door het accountantskantoor.
Als een accountants- administratiekantoor werkt met boekhoudsoftware van leverancier “A” is het meest voor de hand liggend dat cliënten van het kantoor ook met boekhoudsoftware van deze leverancier werken. Steeds meer kantoren kiezen er voor om on-line samen te werken met cliënten met behulp van dezelfde software.
Er zijn echter veel situaties denkbaar waarbij de cliënt beter af is met software van een andere leverancier dan zijn accountantskantoor, bijvoorbeeld omdat de cliënt behoefte heeft aan een meer branchegerichte oplossing, zoals een ERP toepassing voor een productiebedrijf, een projectenadministratie voor een bouwbedrijf of een kassasysteem voor een detaillist. Veel van deze branchegerichte oplossingen bieden ook functies voor grootboek, debiteuren en crediteuren en een volledige integratie tussen de functies onderling. Het ligt dan ook voor de hand dat betreffende cliënten geen gebruik maken van het zelfde boekhoudsysteem als het accountantsadministratiekantoor, maar van een meer branchegerichte oplossing.
E
en andere situatie kan zijn dat de cliënt wisselt van accountants- administratiekantoor maar tevreden is met zijn of haar huidige boekhoudpakket en daarmee graag wil blijven werken. De uitwisselbaarheid van gegevens tussen de verschillende boekhoudsystemen is een bekend probleem. Natuurlijk zijn er leveranciers die in het verleden onderling oplossingen hebben bedacht voor de uitwisselbaarheid van gegevens. Maar nu lijken breed geaccepteerde standaards in zicht te komen, te weten:
1. De XML Auditfile Financieel 3.0.
2. XBRL-GL (XBRL Global Ledger)
De Auditfile is ontwikkeld in het kader van de administratieve lastenverlichting voor het bedrijfsleven. Vanaf 1999 is de Auditfile op verzoek van de Belastingdienst door softwareleveranciers in boekhoudpakketten opgenomen. Met de invoering van de Auditfile is het uitwisselen van gegevens van ondernemers ten behoeve van de belastingcontrole sterk vereenvoudigd. Sinds 2003 kent de Auditfile een XML opvolger onder de naam XML Auditfile Financieel (XAF).
De eerste versie van XML Auditfile Financieel bood inzicht in grootboekrekeningen, grootboekmutaties en enkele basisgegevens van debiteuren en crediteuren. De meest recente versie van de XML Auditfile Financieel is XAF 3.0. Deze versie is met name tot stand gekomen vanuit leveranciers en afnemers van standaard boekhoudsoftware. XAF 3.0 is aanzienlijk uitgebreider dan de vorige versie en bevat de volgende gegevens: grootboekrekeningen, grootboekmutaties, debiteuren- en crediteuren stamgegevens, subgrootboeken (bijvoorbeeld debiteuren, crediteuren en kostenplaatsen) en journaalmutaties.
Versie 3.0 kan dan ook ingezet worden om op eenvoudige wijze informatie tussen boekhoudsystemen onderling of boekhoudsystemen en rapportagesystemen uit te wisselen. De auditfile kan ingezet worden door accountants- en administratiekantoren om de boekhouding van de klant in te lezen voor controle of verdere verwerking (denk aan boekingen aan het einde van het jaar) of bijvoorbeeld het samenstellen van rapportages, zoals een jaarrekening. Door gebruik te maken van XAF 3.0 kan dan bijvoorbeeld vanuit een post op de jaarrekening de onderliggende mutaties geraadpleegd worden, zonder gebruik te maken van het boekhoudsysteem dat de bron is van deze mutaties. Door dit laatste is de accountant voor rapportages en controles veel minder afhankelijk van boekhoudsystemen waar cliënten mee werken.
XAF 3.0 kan beschouwd worden als lokaal ‘Nederlands’ standaard uitwisselformaat van gegevens tussen standaard boekhoudpakketten. De specificatie kan, na aanmelden, worden gedownload van de community www.oswo.nl.
Internationaal is XBRL-GL de standaard voor het uitwisselen van gegevens tussen boekhoud- en rapportagesoftware. Op termijn kan XBRL-GL gezien worden als opvolger van XAF 3.0, hoewel de praktijk zal zijn dat deze standaards de komende jaren naast elkaar gebruikt zullen worden, waarbij XBRL-GL in eerste instantie meer toegepast zal worden door softwareleveranciers, accountants en bedrijven die meer internationaal werken.
Ten tijde van samenstellen van deze uitgave loopt een Proof of Concept voor XBRL-GL met medewerking van de Belastingdienst, PricewaterhouseCoopers, Exact Software en Unit 4 Agresso. Dit heeft al geleid tot een eerste proef waarbij een administratie vanuit Exact Online met succes uitgewisseld is met de rapportage- en analysesoftware van Unit 4 Agresso.
Voordat XBRL-GL definitief doorbreekt als standaard moeten nog wel wat hindernissen worden genomen. De resultaten van de Proof of Concept worden daarbij inhoudelijk besproken op het niveau van XBRL International. Ook koppeling met andere XBRL standaards (bijvoorbeeld de taxonomies voor financiële rapportage) speelt een rol. Verwacht wordt dat de uitkomsten van de Proof of Concept aan het eind van dit jaar voldoende zicht geven op de toegevoegde waarde van het implementeren van XBRL-GL, voor de kwaliteitsverbetering in de keten van transactievastlegging tot en met rapportage.
Martin van Vliet van Unit 4 Agresso laat weten dat vanuit het boekhoudsysteem Multivers van Unit 4 Agresso XAF 3.0 inmiddels wordt ondersteund. “De vorige versies van de XML Auditfiles waren niet ‘strict’ en dus hadden leveranciers zelf teveel vrijheden om de inhoud te interpreteren. Dit laatste is met XAF 3.0 verleden tijd”, aldus van Vliet. Exact Software gelooft sterk in het ondersteunen van XBRL-GL, aldus Werner van der Meer van Exact Software. “Voornamelijk omdat het een standaard is die direct zowel nationaal als internationaal toepasbaar is. Hierdoor kan het wereldwijd door onze klanten gebruikt worden voor koppelingen met rapportagesystemen of voor het gestandaardiseerd uitwisselen van de administratiegegevens met lokale autoriteiten of het hoofdkwartier van een (internationale-) onderneming.
Naast de ondersteuning van XBRL-GL onderzoeken wij momenteel ook de implementatie/ondersteuning van XAF 3.0. XAF 3.0 is namelijk een grote verbetering ten opzichte van de vorige versie en biedt betere rapportage mogelijkheden en maakt een vollediger uitwisseling van administratiegegevens mogelijk” zegt van der Meer.
Rol voor aanbieders van standaard administratieve software
Producenten van boekhoudsoftware moeten zorgen dat hun software XAF 3.0 kan aanmaken, inlezen en verwerken. In elk geval waar het gaat om boekhoudsoftware die in het MKB en door accountantskantoren wordt gebruikt. Producenten van rapportage- en auditsoftware (zoals voor het samenstellen van de jaarrekening of het uitvoeren van analyses) moeten XAF 3.0 kunnen inlezen en verwerken. Gezien het succes van vorige versies van de Auditfile en het feit dat XAF 3.0 sinds eind 2008 definitief op de markt is mag verwacht worden dat leveranciers van genoemde boekhoudsoftware deze standaard inmiddels ondersteunen of dat op korte termijn zullen doen.
Leveranciers die XAF 3.0 implementeren werken daarmee pro actief mee aan communicatie in de processen van samenstel- en controle opdrachten in de accountancypraktijk. Ook wel aangeduid als “Tax control framework”. En zijn voorbereid op de eventuele overgang naar XBRL-GL.
Rol voor accountantskantoren
Administratieve dienstverleners (met name accountants- en administratiekantoren) moeten zorgen dat zij met administratieve software werken die XAF 3.0 ondersteunt en moeten hun cliënten daarin ook ondersteunen. Zoals eerder gemeld kan de accountant door gebruik te maken van XAF 3.0 financiële mutaties raadplegen, zonder gebruik te maken van het boekhoudsysteem dat de bron is van deze mutaties. Voor samenstel- en controle opdrachten is de accountant dan minder afhankelijk van boekhoudsystemen waar cliënten mee werken, hetgeen weer efficiency kan opleveren. Dat een ontwikkeling als XAF 3.0 en XBRL-GL tevens bijdraagt tot horizontaal toezicht, en dus openheid richting fiscus, zal voor zich spreken.
Accountants en softwareleveranciers die internationaal werken wordt geadviseerd om de ontwikkeling van XBRL-GL nauwlettend te volgen, bijvoorbeeld via www.softwarepakketten.nl of www.ictaccountancy.nl
XBRL-GL live gedemonstreerd
Accountants die geïnteresseerd zijn in de werking van XAF 3.0 en XBRL-GL worden van harte uitgenodigd het jaarcongres ICT Accountancy 2009 te bezoeken dat op 30 september a.s. wordt gehouden. Tijdens dit congres wordt de werking van XBRL-GL live gedemonstreerd en wordt ook ingegaan op de status op dat moment.
http://www.softwarepakket.nl/upload/xbrl/200908_XAF30_XBRL_DEF.pdf
Allen,
XAF als standaard voor elektronische facturen ? De vraag die gesteld wordt is van retorische aard want XAF is daar ‘initieel’ waarschijnlijk niet voor bedoeld. Althans als je de Handleiding XML Auditfile Financieel op de website van de belastingdienst bekijkt of beluistert.
http://www.belastingdienst.nl/download/482.html
“De XML Auditfile Financieel is ontwikkeld om de uitwisseling van stam- en transactiegegevens tussen verschillende standaardpakketten, zoals die worden gebruikt in de accountantspraktijk, zo eenvoudig mogelijk te maken.”
Echter is de adoptie van XAF door leveranciers van administratieve software in Nederland een gunstige ontwikkeling. Door de aanwezigheid van ondersteuning voor het XAF formaat in administratieve software lopen de Nederlandse software leveranciers voorop in de ontwikkelingen die zichtbaar zijn in Europa. De komende maanden zal de behoefte naar het uitwisselen van elektronisch informatie met accountants en tax autoriteiten over transacties die hebben plaats gevonden toenemen.
Enerzijds gestimuleerd door de adoptie van deze berichtstandaarden en anderzijds door het feit dat Europa grensoverschrijdende tax-fraude wil terugdringen, ondermeer door de aangekondigde oprichting van Eurofisc.
Misschien kan Nederland de aanjager worden / zijn van een nieuwe manier van werken / informatie uitwisselen waarbij de Belastingdienst (Tax Autoriteiten) , een trend die trouwens is ingezet met Horizontaal Toezicht, minder de aandacht gaat richten op de ondernemer met de vraag om de authenticiteit en integriteit van de facturen te waarborgen maar meer op de transacties die zijn teruggemeld via deze standaarden. En wanneer uit die transacties blijkt dat er mogelijk fraude in het spel is verder onderzoek gaat uitvoeren.
Let op: ondernemers zijn nog altijd zelf verantwoordelijk voor het controleren van de authenticiteit en integriteit van de afzender van de factuur alvorens deze te betalen, want spookfacturen kunnen niet voorkomen worden.
m.vr.gr
Danny Gaethofs
Een reactie op de reactie van Danny Gaethofs:
1. Retorische vraag
Dat iets aan de oppervlakte niet voor bepaald doel is opgesteld, betekent niet dat het dan ongeschikt is voor andere doeleinden. Ik denk dat het goed is los van toelichtingen en dergelijke de diepte in te gaan en de bruikbaarheid van bestaande instrumenten autonoom te beoordelen.
Het is in dat opzicht wat al te gemakkelijk is om de vraag als retorisch te bestempelen. In plaats daarvan nodig ik Danny Gaethofs graag uit voor een inhoudelijke reactie op de onderdelen van XAF.
2. Eigen Verantwoordelijkheid ondernemer
Klopt. Met de beslissing van de Staatssecretaris van 12 februari 2009 verschuift de verantwoordelijk van de ondernemer van waarborgen op de e-factuur naar de factuur als onderdeel van zijn administratie. De XAF kan juist daar een rol in spelen.