Kunt u de activiteiten van Document Dialog beschrijven?
Dennis Koorn, vanaf 1 november van het vorig jaar in dienst van Document Dialog: “Sinds 1992 levert Document Dialog toegevoegde waarde aan documentintensieve organisaties door ondersteuning te bieden bij het optimaliseren van informatieverwerkende processen. Onze organisatie levert oplossingen waarbij zij haar kennis inzet om maximaal rendement te behalen voor haar opdrachtgevers. Document Dialog laat zich hierbij niet leiden door de mogelijkheden of onmogelijkheden van producten, maar gebruikt haar kennis en ervaring om producten en processen optimaal op elkaar aan te laten sluiten. We bieden totaaloplossingen: van advies tot aan de uiteindelijke oplossing en van implementatie tot aan support en/of eventueel het beheer. Onze opdrachtgevers zijn organisaties met documentintensieve processen en een sterke mate van klantcommunicatie, zoals banken, verzekeringsmaatschappijen, energiemaatschappijen, telco’s en overheid.”
Wat hebben jullie met elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking?
“Document Dialog biedt een oplossing genaamd eFacturering. eFacturering is een geïntegreerd aanbod van dienstverlening en technologie en is toepasbaar op zowel inkomende als uitgaande facturen,” aldus Koorn. “De eFacturering-oplossing van Document Dialog kenmerkt zich door de procesgedreven aanpak waarbij de klant centraal staat. Daarnaast is Document Dialog niet gebonden aan één leverancier. Deze kenmerken zorgen ervoor dat de klant maximaal rendement kan halen uit de gekozen oplossing.”
“Veel organisaties hebben koudwatervrees als het aankomt op het volledig overstappen op elektronisch factureren,” vervolgt de Country Manager: “De eerste stap is voor hen vaak het instellen van een proces waarbij inkomende facturen worden gescand en door gebruik van een OCR-oplossing worden herkend. Volgens Document Dialog is er ruimte voor meer innovatie, omdat hierbij geen sprake is van een volledig geautomatiseerd proces voor zowel inkomende- en uitgaande factuurstromen en na een succesvolle implementatie het continue verbeterproces vaak wordt losgelaten. Het vertrekpunt voor Document Dialog is daarom een eerste analyse van het proces van inkomende- en uitgaande factuurstromen en de huidige procesinrichting. Aan de hand daarvan en met de nodige marktkennis, levert Document Dialog de oplossing die dit proces het best ondersteunt en waarbij de ‘performance’ van de oplossing continu wordt gevolgd. Document Dialog helpt organisaties daarnaast in het verder optimaliseren van geautomatiseerde factuurverwerking naar elektronische factuurverwerking.”
Met welke voordelen voor de klant onderscheiden jullie je ten opzichte van jullie concurrenten?
“Document Dialog is een onafhankelijke partij en niet gebonden aan één leverancier. Aan de hand van een uitgebreide analyse van de organisatie kan Document Dialog de juiste oplossing voorstellen. Daarbij hanteert Document Dialog een procesgedreven aanpak, waarbij de klant centraal staat.” Het onderscheidend vermogen van Document Dialog komt met name naar voren in haar focus op het beheeraspect. “Niet het implementeren van de oplossing en het trainen van medewerkers zorgen voor een optimaal resultaat maar het continu analyseren en optimaliseren van de verwerking leidt uiteindelijk tot een maximaal rendement.”
Waar staat e-factureren volgens Document Dialog over vijf jaar?
“Over vijf jaar staan de verschillende owners van e-facturen dichter bij elkaar,” voorziet Koorn. “We zien nu dat de verwerking van inkomende facturen een verantwoordelijkheid is van de postkamer/facilitaire afdeling of op de financiële afdeling zelf gebeurt. De verantwoordelijkheid van uitgaande facturen ligt bij print en dus bij IT-afdelingen. Deze twee verantwoordelijke aandachtsgebieden zullen de komende tijd meer en meer naar elkaar toe groeien, doordat organisaties onderkennen dat dit maximaal op elkaar afgestemd moet worden en wijzigingen in de organisatiestructuur noodzakelijk zijn om dit sneller te realiseren. Daarnaast is de focus nu alleen op facturen, maar over vijf jaar gaat het verder dan dat. Dan zullen allerlei overzichten, zoals betalingsoverzichten, inkooporders en vrachtdocumenten op deze manier worden verwerkt.”
Wat moet er volgens jullie marktvisie gedaan worden om van e-factureren zo snel een groot succes te maken?
Dennis Koorn vindt dat er een brug moet worden geslagen tussen de verschillende verantwoordelijke managers van inkomende en uitgaande facturen. “Er moet één owner voor alle klantcommunicatie komen. Alleen dan kan een effectief en efficiënt proces worden gerealiseerd. Daarnaast moet eFacturen een strategische onderwerp worden binnen de organisatie en niet langer gezien worden als een sluitpost op de begroting. De focus moet liggen op procesverbetering en het realiseren van meer keuzevrijheid voor klanten. Over 5 jaar is die vrijheid er.”
Hoe hebben jullie je daarop aangepast?
“Het portfolio is volledig ingericht om organisaties bij het bovenstaande te helpen. Veel leveranciers bieden oplossing voor ofwel inkomende of uitgaande elektronische factuurverwerking. Wij gaan verder dan dat. Wij starten ergens tussen input en output en zorgen er vervolgens voor dat alles overgaat van automatisch naar elektronisch.”
