Archief voor E-factureren

Digitale Nota via AddComm-Bluem

Overzichtelijk, snel en geen papierwerk
CZ, actief in gezondheid, heeft een innovatieve stap vooruit gezet op het gebied van het debiteurenbeheer door deelname aan de Digitale Nota. De klant heeft nu naast de automatische incasso, papieren acceptgiro ook de keuze uit een elektronische variant. Niet alleen de besparing op de facturatiekosten leidde tot deze automatiseringsstap, maar ook de verbetering van het bedrijfsproces.

CZ Actief in Gezondheid is met ongeveer 3 miljoen verzekerden één van de grootste zorgverzekeraars van Nederland. CZ heeft een sterk sociaal karakter. Ze willen principieel geen winst maken. CZ en AddComm hebben al een jarenlange relatie op het gebied van de facturatie. Sinds 1991 verzorgt AddComm het printen en versturen van de papieren acceptgiro’s. De Digitale Nota was een logische vervolgstap voor CZ om hun bedrijfsproces optimaler in te richten.

Wat houdt de Digitale Nota precies in?
De Digitale Nota is een gemeenschappelijke betaalstandaard van de Nederlandse Banken waarbij facturen in een internetbankieren omgeving aan klanten worden gepresenteerd. De Digitale Nota komt hiermee tegemoet aan de wens van de consument om snel, veilig en gemakkelijk te kunnen betalen en aan de wens van notaverzenders om kosten te besparen op het factuurproces en het administratieve afhandelingproces te versnellen en te vereenvoudigen.

Hoe werkt de Digitale Nota?
Via NotaOnline wordt de bank uw digitale brievenbus. Uw klant krijgt op zijn banksite de keuze of hij nog fysieke nota’s van uw organisatie wil blijven ontvangen of dat een HTML-versie via de banksite volstaat. Via een beveiligde lijn stuurt u uw factuurdata naar ons. Wij sturen de financiële post naar de bank van uw klant. Een overzicht van ontvangen digitale nota`s komt in het vertrouwde internetbankieren te staan. En vanuit hier hoeft de klant de acceptgiro’s niet meer over te typen, maar kan hij of zij ze direct betalen. Hiermee wordt uw papieren nota overbodig en is het ontvangen, betalen en archiveren van facturen, salarisstroken en polissen een stuk eenvoudiger voor klanten.Met de Digitale Nota kunnen CZ klanten die bij de Rabobank en ABN AMRO bankieren hun acceptgiro’s direct via hun PC ontvangen en betalen. Overzichtelijk, snel en geen papierwerk meer, aldus Jos Raaijmakers, Debiteurenbeheer CZ. Er komt bij CZ ook een vooronderzoek om ook andere financiële post zoals bijvoorbeeld berichten van vergoedingen via de telebankiersite te presenteren. Bij de invoering van de digitale nota heeft CZ er voor gekozen om geen impact op haar systemen te hebben. AddComm-Bluem biedt de mogelijkheid om zonder IT inspanning (aan de kant van CZ) ‘live’ te gaan. CZ stuurt een bestand met daarin de gegevens van de debiteuren en wij verzorgen de splitsing tussen fysiek en digitaal.

CZ heeft er voor gekozen om klanten actief in te lichten over de nieuwe factuurdistributie methode. De ambitie is om in 2009 een behoorlijke penetratiegraad te realiseren binnen de doelgroep. Eind 2009 30% adoptie is de doelstelling volgens Jos Raaijmakers. Deze ambitieuze doelstelling vraagt om een actief promotiebeleid dat tezamen met professionals van AddComm-Bluem is ingevuld. De factuur zelf wordt bijvoorbeeld benut als communicatiemedium. Daarnaast is er een Digitale Nota flyer ontwikkeld die wordt meegestuurd met papieren uitingen. In de eerste weken na aansluiting hebben al ruim duizend acceptgiroklanten zich aangemeld voor CZ`s Digitale Acceptgiro. De eerste ervaringen zijn hiermee positief en het is nu zaak om deze trend door te zetten.

Vanaf 1 januari 2008 zullen ook de voormalige OZ klanten hun digitale facturen kunnen ontvangen via AddComm-Bluem. De zorgverzekeraars OZ zorgverzekeringen en CZ Actief in Gezondheid zijn namelijk gefuseerd en gaan samen verder onder de naam CZ Actief in Gezondheid. “Na de fusie is er hernieuwd voor AddComm-Bluem gekozen. De redenen hiervoor waren de keuzevrijheid, de prijs-kwaliteit verhouding en uiteraard het feit dat er al 16 jaar goed wordt samengewerkt”, aldus Jos Raaijmakers. 

Voor volgend jaar staan er weer genoeg zaken op de rol. Naast de besproken verhoging van de adoptie is CZ voornemens om de Digitale Nota met hun back office systeem te integreren. Op dit moment worden de aanmeldingen door de CZ helpdesk gevalideerd, maar na de volledige integratie met OZ willen we dit ook automatiseren. Dit zal uiteraard weer leiden tot een besparing op het bedrijfsproces.
 

Papieren factuur sterft uit

Papieren rekeningen raken uit de tijd. Banken, overheid en bedrijven omarmen in 2008 de elektronische variant. Deskundigen geven de papieren factuur nog vijf jaar.

Is het eigenlijk niet heel raar dat vrijwel alle bedrijven uitsluitend papieren rekeningen opsturen? En dat wij vervolgens op de internetbankierpagina van de bank het rekeningnummer, een lange code en nog wat gegevens intikken die in dat papieren briefje staan?

Ja, dat is raar. Zeker als je weet dat het technisch al mogelijk is om die facturen rechtstreeks naar de internetbankierprogramma’s te sturen. Wie via internet een elektronische factuur ontvangt, hoeft alleen nog maar op een ‘accepteer’-knop te drukken. Een handeling van niks, vergeleken met het omslachtige overtikken van gegevens. Klanten van de Rabobank en ABN Amro kunnen er al voor kiezen om elektronisch facturen te ontvangen. De ING/Postbank volgt later dit jaar. Nog weinig bankklanten maken gebruik van de mogelijkheid. Bij de Rabobank gaat het om ‘enkele tienduizenden klanten’, zegt René Loman van de bank. ‘Wij verwachten dat het aantal gebruikers toeneemt als meer bedrijven facturen via internet versturen’. Nog maar 31 bedrijven versturen elektronische facturen naar Rabobank-klanten. Partijen die dit doen zijn onder meer UPC, Casema, Wehkamp en vijf gemeenten. Papier is nog de standaard. ‘Een ingesleten gewoonte’, meent Loman.

‘Maar bedrijven gaan het licht zien’, denkt Friso de Jong, voorzitter van het Platform Elektronisch Factureren (Elfa). Hij verwacht dat er dit jaar een flinke stimulans komt. Een samenwerkingsgroep die deze vorm van betalen op de kaart probeert te zetten, met deelnemers vanuit overheid en bedrijfsleven, gaat over een paar maanden maatregelen aankondigen en de publiciteit zoeken. De Jong verwacht dat over vijf jaar de papieren rekening verleden tijd is. Toch zijn bedrijven nog terughoudend, ziet hij. Vaak stoppen mensen namelijk met de automatische incasso als ze elektronische facturen krijgen. Dat doet bedrijven pijn.

Download hier het artikel.

Bron: de Pers.
 

TNT gaat online facturering met digitale handtekening invoeren

TNT ‘Express Invoicing’ bespaart tijd en beschermt tegen ongeoorloofde toegang
TNT kondigt aan vanaf eind maart 2008 online facturering met digitale handtekening te zullen aanbieden in meer dan 30 landen. Deze nieuwe dienst genaamd ‘Express Invoicing’ wordt beschikbaar voor klanten in de meeste Europese landen, Australië, Singapore, Hongkong, Zuid-Afrika, Koeweit en de Verenigde Arabische Emiraten. De TNT-oplossing voor online factureren is web-based en het gebruik ervan is gratis. TNT biedt nu al e-facturatie in 37 landen en werkt aan de invoering van papierloze facturen in 10 andere landen later dit jaar. Naar schatting kunnen hiermee tot een miljoen papieren rekeningen per jaar vervallen.

‘Elektronisch factureren bespaart tijd, geld en bomen’, aldus Jan Willem Breen, directeur Marketing and Sales van de divisie Express van TNT. ‘Maar met de toenemende internetfraude vragen onze klanten om wettelijk erkende technieken zoals een digitale handtekening om documenten te authentiseren en de integriteit ervan te garanderen. TNT investeert in deze technologieën om de klanten meer gemak en veiligheid te bieden.’
Voor de klanten betekenen de e-facturen van TNT een besparing op de verwerking van papieren documenten en een verbetering van het crediteurenbeheer. Om gebruik te maken van deze nieuwe dienst is alleen een internetverbinding en een e-mailaccount nodig. Express Invoicing van TNT is een gemakkelijke en veilige methode om facturen te raadplegen, te controleren en te archiveren. In plaats van papieren facturen ontvangen de klanten van TNT een e-mail met een link naar een beveiligde website, waar zij met een wachtwoord hun elektronische facturen kunnen inzien en downloaden. De factureergegevens zijn actueel en beschikbaar in diverse formaten, waaronder PDF en CSV. Vanaf maart 2008 zal ook het XML-formaat beschikbaar zijn.

In de Verenigde Staten en veel Europese landen zoals Duitsland, het Verenigd Koninkrijk en Italië hebben elektronische handtekeningen dezelfde status als handgeschreven handtekeningen. Vanuit een juridisch perspectief is de digitale handtekening de breedst geaccepteerde manier om over te stappen van papieren naar elektronische rekeningen.

Digitale handtekening is een bijzondere categorie elektronische ondertekening die de afzender van een document identificeert en de integriteit van het bericht garandeert. Deze techniek maakt gebruik van versleuteling met een ‘publieke sleutel’ om elektronische handtekeningen van een uniek digitaal kenmerk te voorzien. Het document wordt versleuteld met een ‘privésleutel’ die als handtekening wordt toegevoegd aan het document. Het oorspronkelijke document wordt in dit proces niet gewijzigd of versleuteld. De ontvanger kan de handtekening van het document controleren met de algemeen beschikbare publieke sleutel van de auteur. Als deze controle positief is, dan weet de ontvanger dat het document inderdaad verstuurd is door de auteur en na de ondertekening niet meer is gewijzigd.

Over TNT
TNT N.V. biedt bedrijven en consumenten wereldwijd een breed scala aan post- en expressdiensten. TNT, waarvan het hoofdkantoor gevestigd is in Amsterdam, biedt toegang tot efficiënte netwerkinfrastructuren in Europa en Azië en breidt haar wereldwijde activiteiten uit om zo de prestaties van haar netwerken te maximaliseren. TNT is in meer dan 200 landen actief en heeft ongeveer 159.000 medewerkers. In 2006 bedroeg de omzet van de onderneming € 10,1 miljard en het bedrijfsresultaat € 1.276 miljoen. TNT is genoteerd aan de beurs van Amsterdam. TNT is zich bewust van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid als onderneming en heeft partnerschappen gevormd met het World Food Programme en het Milieuprogramma van de Verenigde Naties om wereldwijd tegen honger en milieuvervuiling te strijden.
 

Digitale facturenverwerking dankzij SaaS van Simac Datacollect

Vallei Auto Groep verwerkt facturen via facturenservice:
Elektronische facturen binnen de organisatie laten rondgaan en goedkeuren. Dat was de doelstelling die Vallei Auto Groep zichzelf stelde. Want, binnen een organisatie met meerdere vestigingen en veel units zoals magazijn, schade en lease komen veel facturen binnen. Voor de administratie betekende het dat het regelmatig gebeurde dat facturen zoek raakten, niet goed gecontroleerd werden of niet op tijd getekend. De oplossing werd aangedragen door Simac Datacollect met Contempus.Invoice; als Software as a Service (SaaS) via www.facturenservice.nl

Nu worden de facturen centraal door Vallei Auto Groep gescand, verstuurd naar ‘de facturenservice’ van Simac Datacollect, gecontroleerd en van kenmerken voorzien digitaal klaargezet voor de administratie. De eerste stap binnen een efficiënt verwerkingsproces. Vallei Auto Groep is binnen de automotive-branche één van de grotere dealerorganisaties in Nederland. De vestigingen in Veenendaal, Scherpenzeel, Ede en Wageningen – dus de regio Gelderse Vallei – voeren de merken VW (ook bedrijfswagens), Audi en Seat. Naast onderhoud voor deze merken heeft de groep ook een groeiende leasetak – Vallei Autolease – en in Veenendaal een eigen schadebedrijf. In totaal zijn er zo’n 200 medewerkers.

Factuurverwerking snel implementeren en terugverdienen “Tegenwoordig moet je duidelijke keuzes maken als je voor bepaalde bedrijfsprocessen software wilt aanschaffen”, stelt Vallei Auto Groep. “Wij waren tevreden met de bestaande software en zagen niet uit naar nog meer pakketten op onze systemen. Wel was duidelijk dat we de binnenkomende facturen via de mail en dus digitaal wilden laten goedkeuren en verwerken.
Simac Datacollect kwam met een oplossing waarbij het grootste deel van de oplossing waarbij het grootste deel van de facturenverwerking ‘in service’ gebeurt (SaaS) en er per verwerkte factuur wordt
betaald. Een overzichtelijk kostenplaatje met een snellere terugverdientijd dan het implementeren van een eigen toepassing.”

Daarnaast speelt het gemak voor de organisatie en de gebruikers een grote rol. “We hebben uitgerekend dat er een omslag is bij ongeveer 20.000 facturen per jaar; wij zitten op zo’n 10.000 facturen. Wellicht dat we de groei kunnen beheersen door met bepaalde toeleveranciers verdere afspraken te maken over digitale uitwisseling.

Digitale facturenverwerking dankzij SaaS van Simac Datacollect

Vallei Auto Groep verwerkt facturen via facturenservice:
Elektronische facturen binnen de organisatie laten rondgaan en goedkeuren. Dat was de doelstelling die Vallei Auto Groep zichzelf stelde. Want, binnen een organisatie met meerdere vestigingen en veel units zoals magazijn, schade en lease komen veel facturen binnen. Voor de administratie betekende het dat het regelmatig gebeurde dat facturen zoek raakten, niet goed gecontroleerd werden of niet op tijd getekend. De oplossing werd aangedragen door Simac Datacollect met Contempus.Invoice.

Nu worden de facturen centraal door Vallei Auto Groep gescand, verstuurd naar ‘de facturenservice’ van Simac Datacollect, gecontroleerd en van kenmerken voorzien digitaal klaargezet voor de administratie. De eerste stap binnen een efficiënt verwerkingsproces. Vallei Auto Groep is binnen de automotive-branche één van de grotere dealerorganisaties in Nederland. De vestigingen in Veenendaal, Scherpenzeel, Ede en Wageningen – dus de regio Gelderse Vallei – voeren de merken VW (ook bedrijfswagens), Audi en Seat. Naast onderhoud voor deze merken heeft de groep ook een groeiende leasetak – Vallei Autolease – en in Veenendaal een eigen schadebedrijf. In totaal zijn er zo’n 200 medewerkers.

Factuurverwerking snel implementeren en terugverdienen “Tegenwoordig moet je duidelijke keuzes maken als je voor bepaalde bedrijfsprocessen software wilt aanschaffen”, stelt Vallei Auto Groep. “Wij waren tevreden met de bestaande software en zagen niet uit naar nog meer pakketten op onze systemen. Wel was duidelijk dat we de binnenkomende facturen via de mail en dus digitaal wilden laten goedkeuren en verwerken.
Simac Datacollect kwam met een oplossing waarbij het grootste deel van de oplossing waarbij het grootste deel van de facturenverwerking ‘in service’ gebeurt (SaaS) en er per verwerkte factuur wordt
betaald. Een overzichtelijk kostenplaatje met een snellere terugverdientijd dan het implementeren van een eigen toepassing.”

Daarnaast speelt het gemak voor de organisatie en de gebruikers een grote rol. “We hebben uitgerekend dat er een omslag is bij ongeveer 20.000 facturen per jaar; wij zitten op zo’n 10.000 facturen. Wellicht dat we de groei kunnen beheersen door met bepaalde toeleveranciers verdere afspraken te maken over digitale uitwisseling.

Van drukker naar document services

 

De transformatie van drukker naar dienstverlener. Een lange weg van investeren in mensen en techniek. Rotaform begon er al rond 2000 mee. Inmiddels blijkt dat op het juiste moment de slag is gemaakt. Een breed portfolio van diensten rond zowel fysieke als digitale documentstromen wordt geboden. Sinds een half jaar is als logisch gevolg de ondertitel ‘document services’ aan de naam toegevoegd. Rotaform Document Services: de juiste naam die precies zegt wat we doen. Wij helpen onze klanten succesvol met hún klanten te communiceren, via gedrukte en elektronische media.
Dat het aan de markt en de pers niet voorbij ging bewijst bijgaand artikel uit Graficus, nr. 5 van 31 januari 2008.

 

 

 

Wetgeving

Omzetbelasting, administratie en factureringsverplichtingen 19 april 2007
Dit besluit behandelt de algemene wettelijke regels over de administratieve- en factureringsverplichtingen op het gebied van de omzetbelasting, en de specifieke bepalingen over de forfaitaire berekeningsmethoden. 

Besluit nr CPP01-1104 (oud:2001) Elektronisch verzenden van facturen 26 april 2001
Dit is de tekst van de oude regeling rondom elektronisch verzenden van facturen.

Richtlijn vooroverleg 25 februari 2004
Richtlijn vooroverleg elektronisch factureren. In deze richtlijn wordt ingegaan op de manier waarop een 
gebruiker of een dienstverlener in vooroverleg met de Belastingdienst kunnen treden over elektronisch 
factureren. 

Wet op de Omzetbelasting 1968 
Met name artikel 35 en verder zijn van belang.

Algemene Wet inzake Rijksbelastingen 
Met name artikel 52. Nota bene: Dit artikel is dynamisch naar: 
– aard en omvang van een geobjectiveerde ondernemer: duurzaam winstgevend, met grip op de zaak en bereid om aan de fiscale verplichtingen te voldoen. 
– stand der techniek.

 

09-10-2008: Sterling Commerce – Elektronisch factureren op wereldwijde schaal

Op 9 oktober 2008 geeft Sterling Commerce een seminar over Elektronisch factureren op wereldwijde schaal; Naleving van de internationale BTW-richtlijnen. 

Het evenement zal tussen 09:30 en 14:30 plaatsvinden in de Amsterdamse Arena.
Er zullen onder meer presentaties plaatsvinden van Christiaan van der Valk (directeur Trustweaver), Hein Grorter de Vries (dir. Strategie, GS1 Nederland) en Chris Hayes (Senior marketingmanager EMEA, Sterling Commerce).
 
Klik hier voor het volledige programma.

Voor meer informatie kunt u terecht bij Sterling Commerce.