Archief voor Factuurverwerking
Lees hier het artikel ‘Debiteuren, crediteuren: doe alles digitaal’ van magazine De Zaak
Ingis is in het laatste nummer van het tijdschrift De Zaak uitgeroepen tot de meest complete oplossing voor het MKB. Het tijdschrift richt zich op de MKB ondernemers. In het artikel zijn drie online oplossingen voor elektronisch factureren nader onder de loep genomen. De conclusie van het artikel is duidelijk: Ingis – zowel voor inkomende als uitgaande facturen – is de meest complete oplossing voor het MKB.
Online community voor het MKB
Het e-Billing platform Ingis, ontwikkeld door Anachron en ING, heeft koppelingen met boekhoudsoftware zoals King Business Software, Twinfield en Ohmega. Door de koppeling met de boekhoudsoftware kunnen de facturen rechtstreeks naar Ingis worden verzonden en ingelezen worden in het boekhoudpakket. Het Ingis platform wordt binnen een beveiligde internet omgeving gepresenteerd. De gebruikers van het platform hoeven geen software te installeren om elektronisch te factureren.
De praktijk
Iedere gebruiker krijgt de beschikking over een account, waarin de factuurdata in HTML formaat wordt gepresenteerd. Het presenteren van de factuur in HTML formaat maakt functionaliteiten als het rangschikken van de facturen op diverse criteria zoals factuurdatum, het weergeven van mouse-over informatie om te factuur te verduidelijken en meer mogelijk.
Naast het inlezen van de factuur in het boekhoudpakket zijn de factuurdata te downloaden in Excel-, XML- en PDF-formaat. De verschillende downloadformaten worden voor zowel de ontvanger als de verzender beschikbaar gesteld. De PDF wordt gesigneerd door middel van de geavanceerde digitale handtekening, waardoor aan alle fiscale eisen wordt voldaan. Alle facturen worden automatisch gearchiveerd in het online factuurarchief. Het bewaren van een papieren versie is niet meer noodzakelijk. Een belangrijk bijkomend voordeel hiervan is, dat de facturen direct opvraagbaar zijn, waardoor eventuele vragen naar aanleiding van de factuur snel afgehandeld kunnen worden.
Voordelen
De ontvanger kan de facturen van verschillende leveranciers samenvoegen tot één account. Dit levert de ontvanger het belangrijke voordeel dat er slechts één maal ingelogd hoeft te worden, om de facturen van verschillende leveranciers te bekijken en te downloaden. Ook de verzender geniet interessante voordelen. Zo wordt de status van de factuur, nadat deze door de ontvanger is bekeken, direct aangepast en kunnen overzichten op een eenvoudige wijze gegenereerd worden. De verzender heeft hierdoor altijd en overal inzicht in het debiteurbeheer. Daarnaast kan de verzender ervoor kiezen om de facturen via Ingis te ontvangen, wat de efficiency verhoogt en kosten op de verwerking van de inkomende factuurstroom aanzienlijk reduceert.
Meer informatie?
Stuur een e-mail naar sales@anachron.com
Zowel een demonstratie van ISP-Invoice als de ervaringen van een klant komen hier uitgebreid aan bod. Deelname is uiteraard kostenloos.
Start: 11september 2008 09:00 uur
Eind: 11 september 2008 13:00 uur
Locatie: Rotterdam
Inschrijven: Via formulier
Tijdens dit seminar vertellen we u graag meer over wat onze oplossing voor factuurautomatisering voor u kan betekenen. Ook komt een van onze klanten aan het woord en vertelt u op verhelderende wijze over het leverancierskeuze- en implementatietraject en de praktijkervaringen met onze oplossing.
Programma
Locatie:
“De Kuip” te Rotterdam
Gastspreker:
Nader te bepalen
09:00
Ontvangst met koffie
09:30
Introductie ISProjects en ISP-Invoice
Martijn Delfgaauw – ISProjects
09.50
Demonstratie ISP-Invoice
Erik van der Werff – ISProjects
11.15
Pauze
11:30
ISP-Invoice in de praktijk
Nader te bepalen
12.00
Return on Investment
Martijn Delfgaauw – ISProjects
12.15
Vragen, afsluiting en een lunch
Wilt u meer weten over de inhoud van dit seminar, lees dan het seminar leaflet
Per 1 januari 2009 fuseren de gemeenten Alkemade en Jacobswoude, zij gaan samen verder onder de naam Kaag en Braassem. De gemeente Alkemade maakt sinds enkele jaren naar tevredenheid gebruik van CORSA als document management systeem.
De projectorganisatie heeft de applicatie van de gemeente Jacobswoude vergeleken met CORSA en besloten met laatstgenoemde verder te gaan. CORSA zal vanaf 1 januari 2009 organisatiebreed worden ingezet door de nieuwe gemeente Kaag en Braassem. BCT zal samen met de gemeente in de komende periode CORSA opschalen en gereedmaken voor gebruik door de nieuwe organisatie.
Wilt u meer weten over CORSA? Neem dan contact op met BCT via (046) 442 45 45.
Elektronisch facturen verwerken en een volwaardige oplossing implementeren voor het automatisch verwerken van de totale facturenstroom; dat was de doelstelling die Galvano Groothandel BV zichzelf medio 2007 stelde. Een half jaar later is de eerste fase binnen het project door Galvano in samenwerking met Simac Datacollect afgerond en volop – naar tevredenheid – in productie. Dat levert direct al tijdwinst binnen de verwerking van de facturen op en daarnaast een kwalitatieve verbetering.
Galvano Groothandel BV – met het hoofdkantoor in Eindhoven – is een landelijk opererende leverancier van badkamers. Dankzij een uitstekende logistieke prestatie en een compleet aanbod aan producten en diensten, afgestemd op de wensen van de klant, is het bedrijf aan het begin van de 21-ste eeuw uitgegroeid tot een van de meest vooraanstaande bedrijven in de Nederlandse badkamermarkt. Sinds 1 januari 2007 maakt het deel uit van Saint-Gobain Distribution. Tijdens de zoektocht naar een oplossing voor automatisch facturenverwerking, die goed zou kunnen passen binnen de bestaande IT-omgeving, kwam Simac Datacollect met de mogelijkheden die Contempus kan bieden; zowel voor de digitalisering en verwerking van facturen als voor de archivering.
“Gezamenlijk” selectietraject – één duidelijke keuze
Voor Galvano is het duidelijk: zowel binnen de organisatie als voor klanten en toeleveranciers is het belangrijk dat de omvangrijke facturenstroom effectief en goed wordt verwerkt. Op jaarbasis worden ongeveer 75.000 inkomende handelsfacturen en zo’n 215.000 uitgaande facturen verwerkt. Het inboeken van deze 75.000 handelsfacturen werd handmatig gedaan en ingevoerd binnen het Galvano Informatie Systeem (GVIS), een zelfontwikkeld ERP-pakket. De opslag van de inkomende facturen? “Binnen een traditioneel archief ofwel volledig op papier en in ordners”, vertelt Dennis Buizert, stafmedewerker financiën bij Galvano. Hij begeleidt als projectleider onder andere de automatiseringsprojecten op de financiële afdeling. Daardoor is hij direct betrokken bij zowel de selectie als de implementatie van Contempus binnen Galvano. “Tijdens de voorselectie van mogelijke aanbieders is het al moeilijk”, stelt hij, “want de meeste bieden ongeveer hetzelfde aan. Belangrijk is dan deels de indruk en het gevoel dat de mogelijke leveranciers tijdens de
Oriënterende gesprekken bij je achterlaten
Simac Datacollect is pas in een latere fase van het selectietraject in beeld gekomen. Niet veel later kwamen wij erachter dat een Nederlands ‘zusterbedrijf’ binnen Saint-Gobain Distribution met een zelfde selectietraject bezig was. Na overleg werd besloten om de laatste gesprekken met de twee overgebleven aanbieders gezamenlijk te voeren en beiden hebben uiteindelijk ook gekozen voor Simac Datacollect met de Contempus oplossing.”
Proces vereenvoudigen en versnellen
Contempus is nu geïmplementeerd met de applicatiemodules Invoice en Archive.
Contempus Invoice wordt door Galvano gebruikt voor het scannen, herkennen en automatisch inboeken in GVIS. De gegevens worden hierbij gearchiveerd en zijn middels een webbased module opvraagbaar. De beschikbare workflow module van Contempus Invoice is niet aangeschaft, omdat alle handelsfacturen op dezelfde afdeling blijven..
Voor het scannen van de inkomende facturen wordt een productiescanner van Canon gebruikt. Een drietal Teleform-applicaties (Reader, Scanstation en Verifier) zorgt voor de aansturing van de scanner, de herkenning en controle. Contempus Archive is de module die zorgt voor de webbased opvraagfunctie van de uitgaande facturen. “Maar ook andere documenten kunnen binnen het digitale archief worden opgeslagen of binnen Archive aan de facturen worden gekoppeld”, verduidelijkt Buizert. “Aan bepaalde facturen zou je bijvoorbeeld Excel-sheets of bepaalde formulieren uit de contractadministratie kunnen koppelen.”
Uitbreidingen op bestaande module
Gekoppeld aan de Invoice-module is de optie om vanuit de mailbox een pdf-factuur op te halen en direct te herkennen en te verwerken en geautomatiseerd richting het archief sturen – dus niet meer handmatig verwerken. Buizert: “Wij staan open voor die ‘simpele’ uitbreidingen die het proces vereenvoudigen en daardoor ook versnellen. Vanuit die doelstelling zijn we ook samen met Simac Datacollect het proces ingegaan. Dat blijven we kritisch volgen en optimaliseren want daar is winst te behalen.” Als voorbeeld noemt hij dat binnen de branche – vooral door Duitse toeleveranciers – in toenemende mate met EDI wordt gecommuniceerd. Wellicht dat die ontwikkeling in de toekomst ook weer leidt tot uitbreiding.
Kwalitatieve verbetering en besparing
De eerste fase van de implementatie levert binnen Galvano niet alleen tijdwinst op bij de verwerking van de facturen. “Het is effectief en levert ook duidelijke kwalitatieve verbeteringen op binnen het proces. De doorlooptijd levert al ongeveer 30 procent verbetering op en daarnaast is de zoektijd bij factuurcontrole sterk verbeterd. De koppeling met het ERP-pakket – een implementatie die verrassend snel en eenvoudig verliep – levert veel tijdwinst en dus besparing op. En het mooiste is”, aldus Buizert, “dat we eigenlijk nooit meer facturen kwijt zijn.”
Het omvangrijke assortiment sanitair, tegels, verwarming en installatiematerialen betrekt Galvano van meer dan tweehonderd, veelal Europese fabrikanten. Voor een groot deel wordt het uit voorraad beschikbaar gesteld aan een groeiende groep professionele afnemers in de vakhandel en de installatiebranche. Daardoor moeten er meer dan 290.000 facturen per jaar (zowel inkomende als uitgaande) verwerkt worden. Naast het dynamische voorraadassortiment biedt Galvano haar klanten: intensieve begeleiding door hooggekwalificeerde medewerkers; grondige kennis van de markt en de producten; een uitgekiend programma ondersteunende diensten; een breed scala slimme E-business oplossingen en een perfecte logistiek.
Met de implementatie door Simac Datacollect van Contempus Invoice en Archive is de financiële administratie van Galvano nog beter in staat om slagvaardig te ondernemen. Want onder het motto ‘thuis in badkamers’ wil Galvano méér zijn dan zomaar een leverancier!
Er wordt al jaren geschreven over elektronische gegevensuitwisseling en elektronisch factureren. In de praktijk blijkt echter dat ruim 95 procent van alle facturen nog altijd op het vertrouwde papier wordt verstuurd.
Elektronische factuurverwerking maakt het mogelijk om inkoopfacturen die op papier worden ontvangen te digitaliseren en om het verwerkingsproces deels te automatiseren.
Lees de rest van het artikel “Weg met die facturen!”
Xenos Europe Ltd. kondigt aan haar contract met Value Added Reseller (VAR) Document Dialog, met drie jaar te verlengen. Document Dialog gaat de high-performance data- en documentsoftware oplossingen van Xenos leveren aan organisaties in Nederland, Duitsland, Oostenrijk, België, Zwitserland en Luxemburg. Hiermee kunnen organisaties besparen op kosten, de toegang tot informatie verbeteren en voldoen aan de IT-doelstellingen met betrekking tot het milieu.
“Document Dialog maakt al lang gebruik van de oplossingen van Xenos”’ zegt Ton van Raaij, Managing Director bij Document Dialog. De oplossingen van Xenos zijn een aanvulling op ons portfolio met specifieke producten voor documentmanagement. Onze expertise en kennis, gecombineerd met de oplossingen van Xenos biedt onze klanten een significant voordeel. We zijn blij het contract met Xenos te vernieuwen en onze relatie te behouden.”
Jeff Mills, Managing Director van Xenos Europe ™: “We hebben veel succes in Europa, waardoor onze organisatie in dit continent hard groeit. Buiten Engeland is Duitsland zelfs één van de landen met het grootste aantal klanten. We kijken ernaar uit dit succes verder uit te breiden door de samenwerking met Document Dialog.”
Over Xenos Europe Ltd.De high-performance softwareoplossingen van Xenos stroomlijnen de informatiestromen binnen organisaties. Xenos stelt haar klanten in staat hun data en documenten te verwerken, transformeren, herbestemmen, personaliseren en af te leveren, onafhankelijk van waar, wanneer en hoe dit nodig is. Xenos vergroot de waarde van bestaande IT-investeringen, waardoor organisaties hun efficiëntie, snelheid en accountability vergroten en tegelijkertijd milieubewuste IT-investeringen ondersteunen.
Door het afhandelen van information on demand te stroomliejnen, standaardiseren en automatiseren, reduceren klanten kosten terwijl ze tegelijkertijd een belangrijk concurrentievoordeel behalen, namelijk aanpassingsvermogen. Xenos heeft wereldwijd klanten in de financiële industrie, verzekeringsmarkt, gezondheidszorg, telecommunicatie, productie, logistiek, transport, detailhandel en overheid. Xenos verkoopt en ondersteunt haar oplossingen direct vanuit kantoren in Canda, Verenigde Staten, Verenigd Koninkrijk en Frankrijk en via een wereldwijd partnernetwerk. Meer informatie over Xenos is te vinden op: www.xenos.com/europe.
Over Document DialogDocument Dialog adviseert over en levert oplossingen voor het produceren, digitaliseren, archiveren, beveiligen en presenteren van documenten via alle mogelijke media (multi-channel). De naam van het bedrijf zegt meteen waarom het gaat: “Let’s Talk About Your Documents — Let Your Documents Do The Talking”. De klanten van Document Dialog zijn documentintensieve organisaties, op zoek naar ondersteuning bij de planning, de implementatie en het beheer van krachtige en schaalbare documentsystemen ter ondersteuning van hun klantgerichte bedrijfscommunicatie. Het hoofdkantoor van Document Dialog is gevestigd in Bunnik, daarnaast zijn er vestigingen in België en Duitsland. Meer informatie over Document Dialog is te vinden op: www.documentdialog.com.
Achterhaalde wetgeving leidt tot wildgroei facturen
Wie muziek draait in zijn onderneming, moet daarvoor betalen. Althans, indien meer dan één persoon de muziek kan horen. Leuk is het niet, maar het ‘mot’. Een overzicht van waarvoor u moet betalen, aan wie en hoeveel. Intussen protesteert het mkb tegen de wildgroei van facturen.
Bijzondere positie voor artiesten en componisten
Artiesten, componisten en platenmaatschappijen hebben een bijzondere positie in het recht. Waar een ondernemer wordt betaald voor de levering van een product of dienst en een werknemer voor een gewerkt uur, worden tekst- en muziekschrijvers, artiesten, producenten en platenmaatschappijen telkens opnieuw vergoed, als het door hun gemaakte materiaal wordt gebruikt. Er moet betaald worden voor het laten horen en vertonen van muziek en beeldmateriaal. Dat geldt ook voor bijvoorbeeld een telefooncentrale met wachtmuziek.
Auteursrecht
Voor componisten, tekstschrijvers en platenmaatschappijen is er het auteursrecht. Sinds 1912 kent Nederland de Auteurswet. Van oorsprong bedoeld voor de schrijvers van boeken, is dit sindsdien uitgebreid naar de schrijvers van journalistiek werk, opgenomen muziek, beeldende kunst, films en software. Auteursrecht ontstaat vanzelf bij het maken van het werk.
Naburige rechten
Naast de Auteurswet kent het Nederland sinds 1993 de Wet op de naburige rechten. Deze wet is erbij gekomen als uitwerking van internationale verdragen en om de leemte te vullen die was ontstaan omdat de Auteurswet wel de rechten van tekstschrijvers en componisten regelt, maar niet die van uitvoerende artiesten en producenten.
Vertoningrechten
Ook het vertonen van beeldmateriaal in de zaak, zoals een videofilm of een voetbalwedstrijd, is beschermd. Indien u voor een groep ‘anders dan vormend de familie- of vriendenkring’ beeldmateriaal vertoont, heeft u hiervoor een vergunning nodig.
Buma/Stemra
In 1913 werd de Vereniging BUMA opgericht, ter behartiging van de belangen van componisten en tekstschrijvers. Na de introductie van de grammofoonplaat stichtte Buma in 1936 de Stichting Stemra, voor de platenindustrie. Buma/Stemra int geld dat wordt uitgekeerd aan componisten (33,3%), tekstschrijvers (33,3%) en muziekuitgevers (33,4%).
SENA
Het geld van de naburige rechten wordt geïnd door de Stichting ter Exploitatie van NAburige rechten (SENA) en verdeeld onder artiesten en producenten.
VIDEMA
VIDEMA bewaakt de vertoningrechten op tv-programma’s en videofilms en is de schakel tussen vertoners en rechthebbenden. Deze organisatie verzorgt de afgifte van vergunningen en de incasso van vergoedingen, die vervolgens aan de rechthebbenden worden afgedragen.
Kosten
De tarieven verschillen naar het gebruik van de ruimte. Voor een kantoorruimte geldt een ander tarief dan voor een winkelruimte. Bij kantoorruimtes wordt er gekeken naar het aantal medewerkers dat de muziek kan horen, bij winkelruimtes tevens naar het aantal vierkante meters. Bezitters van winkelruimtes krijgen een hogere rekening gepresenteerd, omdat daar meer mensen de muziek kunnen beluisteren. VIDEMA heeft voor het beeldmateriaal weer een eigen manier van het berekenen van tarieven.
Tarievenoverzichten
Informatie over de exacte kosten vindt u in de tarievenoverzichten van Buma/Stemra, SENA en VIDEMA.
Protest MKB-Nederland
Naast de genoemde drie zijn er nog ruim twintig andere organisaties die zich op de één of andere manier bezighouden met de incasso en verdeling van dit soort gelden, niet zelden voor de zelfde rechthebbenden. Dit roept de vraag op of hier geen sprake is van achterhaalde wetgeving die leidt tot een wildgroei van facturen en organisaties die facturen versturen. MKB-Nederland startte een protestactie hiertegen, onder de slogan ‘De maat is vol’.
Ondernemers willen één factuur
MKB-Nederland: “De wet- en regelgeving op dit terrein, stammend uit 1912 en 1993, moet worden aangepast aan de huidige en toekomstige technologische ontwikkelingen waarbij de uitvoering economisch dient te worden verantwoord. Dat wil zeggen: efficiënt en transparant.
Ondernemers willen één factuur voor auteursrechten, waarop helder is aangegeven wat zij moeten betalen, aan wie en waarom.”
Reactie kabinet
De ministers van Justitie, Economische Zaken en Cultuur hebben in een reactie strenger toezicht beloofd op deze organisaties. Ook steunen zij de wens om te komen tot één factuur: “Er zal een wettelijke grondslag worden opgenomen voor de introductie van één factuur voor het bedrijfsleven en voor stroomlijning van de activiteiten van collectieve beheersorganisaties, als zelfregulering geen uitkomst mocht bieden.”
Gemeente Gilze en Rijen is een uitgestrekte gemeente ten zuidwesten van Tilburg in de provincie Noord-Brabant. De gemeente telt 25.692 inwoners (1 februari 2008, bron: CBS) en heeft een oppervlakte van 65,69 km². De gemeentenaam is ontleend aan een in 1524 gestichte parochie, maar het woordje ‘en’ wordt vaak weggelaten: men zegt en schrijft ‘Gilze-Rijen’.
De gemeente Gilze-Rijen maakt al een aantal jaren naar tevredenheid gebruik van CORSA. De aanschaf van CORSA/CONTRACT moet de gemeente Gilze-Rijen ondersteunen in het effectief en efficiënt beheren van contracten. Aangezien de functionaliteit van MyCORSA al organisatiebreed is uitgerold, zijn ook de contracten centraal digitaal beschikbaar voor de mensen die hier de juiste autorisatie voor hebben.
Wilt u meer informatie over CORSA/CONTRACT? Neem dan contact op met BCT via (046) 442 45 45.
Twinfield heeft aan haar webdienst een nieuwe mogelijkheid toegevoegd waardoor elektronische bankafschriften worden ingelezen en verwerkt. Klanten van Twinfield hoeven geen betaalopdrachten meer over te typen in het bankpakket en geen bankafschriften meer in te voeren in de boekhouding. Deze uitwisseling van gegevens tussen de bank en de boekhouding verloopt geheel automatisch.
Meer dan twintig nationale en internationale banken wisselen nu informatie uit met de dienst voor online boekhouden van Twinfield. Twinfield-klanten die beschikken over een bankrekening bij een van de ruim twintig banken waarmee Twinfield is gekoppeld, waaronder ABN AMRO, Rabobank, ING-bank, SNS-bank, Fortis, Bizner, Bank of Tokyo, Raiffeisen bank en The National Bank of Ireland, kunnen vanaf vandaag gebruik maken van het inlezen van elektronische bankafschriften.
Bron: Twinfield
Veel bedrijven doen elektronisch zaken en wisselen bijvoorbeeld EDI of XML berichten uit met partners. Zij hebben echter niet de kennis en capaciteit in huis om er voor te zorgen dat ze up-to-date blijven met de ontwikkelingen op dit gebied en ook zijn zij niet in staat om een goed gesprekspartner te zijn voor partners die hen benaderen met vragen en/of verzoeken om elektronisch zaken te doen.
Om deze bedrijven te helpen heeft Chainges.net het e-business abonnement ontwikkelt. Middels dit abonnement vervult Chainges.net voor uw bedrijf de rol van e-business specialist en U hoeft niemand in dienst te nemen.
Hoe werkt het?
Om uw bedrijf goed te leren kennen voeren wij eerst eenmalig een e-business scan uit. Op basis van deze scan stellen we gezamenlijk een meerjaren e-businessplan op.
Chainges.net verdiept zich in uw bedrijfssegment en onderhoudt kontakten met de relevante belangenorganisaties. Drie keer per jaar brengen wij uitgebreid verslag uit van de ontwikkelingen in de branche en wat dit betekend voor uw bedrijf. Deze rapportages koppelen wij aan een bezoek waarbij de stand van zaken en de kansen voor uw bedrijf worden doorgesproken. Dit kan leiden tot aanpassing van het e-businessplan. Mochten er zich belangrijke zaken voordoen die direct uw attentie behoeven dan melden wij die onmiddellijk. Chainges.net denkt feitelijk voortdurend met u mee.
Daarnaast krijgt u een strippenkaart met het recht op 6 dagdelen van een van onze consultants. Deze dagdelen kunnen op verschillende manieren worden besteed. Bijvoorbeeld voor een overleg met een klant of een leverancier. Ook onderhouden wij contact met de leverancier van uw B2B integratie systeem en van de relevante ERP of andere legacy systemen. U kunt ons altijd bellen voor vragen of overleg. U heeft een gespecialiseerde medewerker op afroep beschikbaar.
Een dergelijke nauwe relaties tussen onze consultants en uw bedrijf maakt het erg gemakkelijk om ons in te zetten om kleine en grote projecten te managen en u uit handen te nemen. Wij kennen immers het bedrijf en de betrokken partijen en de systemen goed.
Indien na onderling overleg kan blijken dat uw specifieke situatie een bijzondere benadering behoeft, dan kunnen wij een e-business abonnement op maat maken.
Is een e-business abonnement voor uw bedrijf interessant, neem dan contact op met 087 7847424 of stuur een e-mail naar info@chainges.net.
