Archief voor Praktijk
Vele organisaties en instellingen in het bedrijfsleven, bij de (semi-)overheid, in de zorgsector en binnen het onderwijs kozen voor de professionele oplossingen van 20/20 vision. Zij zijn nu volledig “in control”. Betrokkenen binnen deze organisaties vertellen met enthousiasme over hun ervaringen met de software en aanpak van 20/20 vision. Zo ook Rob Gerretsen van Praxis.
De winkels van KPN werken zonder papier. Het telecombedrijf neemt een documentbeheersysteem van Lucom in gebruik dat de bestaande verkoopapplicatie intact laat. De papierloze winkels leveren een besparing op van ongeveer 700.000 euro per jaar.
‘Rip & Replace’ – het in zijn geheel vervangen van automatiseringssystemen – is een rigide, achterhaalde aanpak. Het leidt vaak tot kapitaalvernietiging. Olaf Slomp, ict-directeur bij KPN, stond op het punt zo’n bestaande toepassing te vervangen. Hij zocht naar een oplossing voor de papierloze afhandeling van facturen in de winkels. Op dat moment gooide Jan van Buren, directeur Lucom Benelux, een visje bij hem uit voor de software FormsforWeb. Van Buren verwees in het mailtje naar succesvolle projecten in telefoonshops in Oostenrijk en Zwitserland waar het van oorsprong Duitse bedrijf soortgelijke problemen had opgelost. Een afspraak tussen die twee was snel gemaakt. Sindsdien is het snel gegaan: een proefproject om aan te tonen dat de oplossing van Lucom werkt, installaties in KPN-winkels in Haarlem en Gouda om de reactie van gebruikers en klanten te testen, en de vertaling naar een definitieve overeenkomst in juni 2008. De applicatie is vervolgens gereed gemaakt voor de combinatie van een centrale server en webgebaseerd gebruik. De papierloze formule wordt nu in alle circa 150 winkels van KPN ingevoerd. Eind dit jaar moet het project klaar zijn. De papierloze winkels leveren een besparing op van ongeveer 700.000 euro per jaar, gelijkelijk verdeeld over winkels en backoffice-organisatie.
Klant alleen laten
KPN heeft zijn winkelopzet veranderd. In plaats van een Primafoonwinkel die alle producten voor alle doelgroepen verkocht zijn er nu KPN-winkels voor KPN-producten, Hi-winkels voor de Hi-spullen en Telfort-winkels voor de Telfort-klanten. In Gouda is proefgedraaid met de KPN-winkel én met de oplossing van Lucom. Edwin Hammerstein, projectmanager bij KPN, legt in Gouda uit wat het probleem was met de vorige situatie. “Iemand kiest in de winkel voor een bepaalde mobiele telefoon en/of abonnement. Bij de kassa maakte de medewerker dan in onze applicatie Mobiel OnLine een contract aan. De klant gaf een identiteitsbewijs en daarvan maakte de medewerker een kopie. Om te kopiëren moest hij naar achter in de winkel lopen. Er werd een PIN-transactie van één cent gemaakt om de gegevens over de betaalrekening van de klant binnen te krijgen en tegelijk te verifiëren. De medewerker kopieerde ook deze informatie. Vervolgens printte hij het contract in drievoud en moest de klant drie keer zijn handtekening zetten. Eén contract om in de winkel te bewaren, eentje voor de klant en één voor het centrale archief in Groningen. Een keer per week stuurde de winkel die archiefversies per post naar Groningen waar ze werden gescand om digitaal te bewaren. Per contract werden zo’n acht tot twaalf vellen papier gebruikt.”
Het grootste nadeel vindt Hammerstein nog wel dat de KPN-medewerker een paar keer de klant alleen moest laten om achter in de winkel te kopiëren, dan wel de prints op te halen. “Dat is niet klantvriendelijk.”
Applicatie blijft intact
Olaf Slomp was bezig zich te oriënteren op oplossingen die een papierloze winkel mogelijk maken én wel klantvriendelijk zijn. “Het probleem met de bekende documentbeheersystemen is dat ze allemaal een aanpassing van ons systeem Mobiel OnLine nodig hadden of dat systeem wilden vervangen. Dat wilde ik liever niet. Daarom was ik zo blij met de mail van Van Buren. De oplossing van Lucom laat de bestaande systemen namelijk intact. “Wij zijn niet in applicaties geïnteresseerd, alleen maar in data en processen”, zegt directeur Van Buren. Hammerstein laat in Gouda zien hoe het nu gaat. De medewerker staat aan een zuil met een rond plateau, waarin een scanner verzonken is, een kassa is verwerkt én een PIN-automaat. Het identiteitsbewijs wordt gescand en als PDF aan het document, opgemaakt in Mobiel OnLine, gekoppeld, evenals het resultaat van de PIN-transactie van één cent. Via de Lucom FormsForWeb Significant- applicatie wordt het contract als PDF opgemaakt. Op het plaapplicatteau staat een apparaatje (een TekenPad) waar de klant met een tekenpen een biometrische handtekening plaatst. Deze wordt automatisch in het contract opgenomen.
Het ondertekende contract gaat naar het e-mailadres van de klant die hem thuis kan printen of digitaal kan bewaren. “Geen heen-en-weer geloop meer, het contact met de klant blijft behouden en de klant ziet precies wat er allemaal gebeurt. Vroeger waren de contracten en kopieën van identiteitsbewijzen aparte documenten die met een nietje aan elkaar zaten; nu is alles in één document verwerkt, zodat ze niet meer los kunnen raken van elkaar. Wie trouwens geen e-mail heeft, kan altijd nog een printje krijgen”, vertelt Hammerstein. “De oplossing past in het KPN-beleid voor maatschappelijk verantwoord ondernemen. We besparen miljoenen vellen papier en ontzien daarmee het milieu.”
Handtekening rechtsgeldig
De reactie van klanten is positief. Zozeer zelfs dat ze vroegen waarom ze wel een dergelijk contact konden krijgen bij een mobiele telefoon en niet voor hun abonnement op Digitenne. “We doen het stap voor stap”, legt Slomp uit. “Uiteindelijk gaan we ook de andere contracten op deze manier verwerken. Het concept wordt daarom ook in alle KPN Retail-formules toegepast. ” Van Buren wijst erop dat de biometrische handtekening een juridisch geaccepteerde status heeft. “Maar wij verzegelen de handtekening nog met een PKI-certificaat zodat hij niet meer achteraf is te wijzigen en altijd zichtbaar is op welk tijdstip de handtekening is geplaatst. Bovendien wordt niet alleen de vorm van de handtekening opgeslagen, maar ook specifieke eigenschappen als pendruk, snelheid, acceleratie, bochtvormen en dergelijke. Die gegevens zijn uniek per persoon, net zoals een vingerafdruk of een iris, en maken de biometrische handtekening rechtsgeldig.”
Bron: Computable
Op 1 december 2008 vond in Mediaplaza te Utrecht de bijeenkomst ‘B2G e-factureren plaats’. Onder leiding van Marco Pastors, ambassadeur e-factureren, werd uiteengezet hoe de overheid de als “launching customer” tegen het eind van 2010 tenminste 10 procent van haar inkoopfacturen digitaal wil gaan laten ontvangen. Het betreft dan circa 1 miljoen inkoopfacturen. De bedoeling is dat hierdoor, in combinatie met de keuze voor UBL 2.0, ook een spill over effect ontstaat binnen het bedrijfsleven.
Ambassadeur e-factureren: Marco Pastors
De bijeenkomst was opgedeeld in drie stukken, elk bestaande uit een presentatie en een korte discussie- en vragenronde. De eerste presentatie werd verzorgd door Rex Arendsen, projectleider B2G e-factureren. Hij stond stil bij de ambities van de overheid en de manieren waarop dit samen met de markt zou kunnen plaatsvinden.
Visie en aanpak van B2G e-factureren
De eerste mogelijkheid is door te blijven ‘toeteren’: het blijven communiceren over elektronisch factureren en hopen dat daardoor de overheidsorganisaties samen met marktpartijen besluiten om elektronisch factureren op te pakken. Meer sturen van karakter zou de ‘knijp-aanpak’ kunnen zijn. Daarbij worden juridische maatregelen genomen om er voor te zorgen dat gestart wordt met elektronisch factureren. Zo zou bijvoorbeeld wettelijk kunnen worden afgedwongen dat factureren elektronisch moeten worden aangeleverd (en kunnen worden ontvangen en verwerkt). De andere mogelijkheid is ‘centjes’, waarbij partijen financieel worden geprikkeld om facturen elektronisch aan te leveren, te ontvangen en verwerken. Begin maart 2009 wordt duidelijk voor welke aanpak wordt gekozen.
Technische infrastructuur
De tweede presentatie werd verzorgd door Sander Zwienink, projectmedewerker vanuit GBO Overheid. Daarbij werd toegelicht uit welke technische mogelijkheden er zou kunnen worden gekozen om facturen richting de overheid te zenden. De eerste is dat er gebruik wordt gemaakt van het al bestaande Overheid Transactie Portaal, de tweede is dat er gebruik wordt gemaakt een Billing Service Providers en tot slot door gebruik te maken van een website, waar factuurgegevens handmatig kunnen worden ingevoerd. Sander Zwienink besteedde ook aandacht aan het keuze-instrument voor e-factureren. Dit keuze-instrument wordt uitgebreid toegelicht in onderstaand rapport:
De stand van zaken
Tot slot was het woord aan Bo The, projectmedewerker bij EZ. Hij liet zien wat de feitelijke stand van zaken is rondom de adoptie van elektronisch factureren bij de overheid. Daarbij werd onderscheid gemaakt tussen overheidsorganisaties die elektronisch factureren al toepassen, die op het punt staan om elektronisch factureren toe te passen, die van plan zijn om dit te gaan doen en tot slot de organisaties die hier geen prioriteiten bij hebben gelegd. De huidige stand van zaken is dat eind 2010 7 procent van het aantal inkoopfacturen elektronisch factureren kan worden ontvangen. De verwachting is dat het lastiger zal worden om de resterende drie procent er bij te krijgen.
Toolkit e-factureren
Aan het einde van de dag werd het document ‘Papieren factuur wordt verleden tijd – Handboek e-Factureren voor overheidsorganisaties” uitgereikt. Het document laat de pragmatische aanpak van het EZ projectteam e-factureren zien. Het omvat slechts 13 pagina’s, met op pagina 13 een lijst van handige hyperlinks.
Interessant
Het document zelfs en een aantal hyperlinks in het document vragen om bijzondere aandacht.
1. Voorbeeld procesbeschrijving factuurverwerking
3. Voorbeeldbrief leveranciers
Op de DocumentLifeCycle’08 manifestatie ontmoet DocumentWereld.nl Michel van ‘t Holt, General Manager van BancTec BV. Een gesprek over innovatie zoals een oplossing voor de digitale postkamer en hun nominatie voor de Innovatie Award 2008.
Bekijk hier het video-interview
Bron: DocumentWereld.nl
Lekkerland BV is aanbieder van een zeer breed assortiment van food en non-foodartikelen die naadloos op de gemaksbehoeften van de Nederlandse bevolking aansluiten. Het bedrijf past AcceptEmail toe bij bestellingen van klanten die facturen hebben openstaan.
Om de gehele werkwijze van AcceptEmail bij Lekkerland BV te lezen bekijkt u hier de business case:
Het Ministerie van Economische Zaken heeft de ambitie om in 2010 binnen de overheid 1 miljoen facturen elektronisch te verwerken. In de praktijk lopen overheidsorganisaties tegen veelal dezelfde barrières aan rond de adoptie en implementatie van elektronisch factureren. Op 29 oktober jongstleden is bij Media Plaza een sessie georganiseerd met een dertigtal deelnemende overheidspartijen om de gemeenschappelijke vraagstukken en knelpunten te formuleren.
Bijeenkomst 1 december 2008
De uitkomst van deze sessie van 29 oktober is de leidraad voor de bijeenkomst op 1 december. Het doel van deze bijeenkomst is het informeren over de stand van zaken rondom elektronisch factureren binnen de overheid en het bespreken van belangrijke knelpunten waarvoor de overheid in gesprek met de markt naar oplossingen zoekt.
Doelgroep
De doelgroep die wij voor ogen hebben zijn toeleveranciers en facilitators van elektronisch factureren. Hierbij kunt u denken aan:
- Billing services providers
- Banken
- Softwarepakketten leveranciers
Er zullen geen overheidspartijen aanwezig zijn. De bijeenkomst is niet bedoeld voor consultants.
Meer informatie en inschrijven
Kijk voor meer informatie op www.mediaplaza.nl/seminar/business2government of klik hier om u direct in te schrijven.
Voor vragen kunt u contact opnemen met Ralph Bijker via e-mail Ralph.Bijker@mediaplaza.nl of telefoonummer 030 291 41 51
Bij overcapaciteit wordt het recht voorbehouden om maximaal 1 deelnemer per organisatie toe te laten.
“Help, de donateur verdwijnt”
Op dinsdag 30 september vond in Amsterdam de prijsuitreiking plaats van de campagne “Help, de donateur verdwijnt”. Deze campagne was erop gericht om fondsenwervers voor te lichten omtrent de nieuwe telemarketing wetgeving die eind 2008 van kracht wordt en om hen een alternatieve fondsenwervingmethode aan de hand te doen.
Volgens de nieuwe wetgeving moet in elk telefonisch wervingsgesprek de benaderde persoon altijd de mogelijkheid worden aangeboden om zijn of haar gegevens uit de database van de opdrachtgever te verwijderen. Tevens wordt er een landelijk “bel-me-niet” register opgezet, waar de benaderde persoon op verzoek in opgenomen moet worden. Dit register is van toepassing op elk bedrijf of instelling, ook goede doelen. Dit heeft grote gevolgen voor charitatieve instellingen. Deze zijn nu voor naar schatting 30% afhankelijk van telemarketing voor de werving van donateurs.
Telemarketing is een relatief goedkoop middel, waarmee nauwkeurig potentiële donateurs benaderd kunnen worden. Er wordt verwacht dat het bel-me-niet register een enorme barrière zal opwerpen voor het werven van fondsen via telemarketing. Alternatieve methodes voor fondsenwerving moeten worden aangeboord.
De Campagne
AcceptEmail en Mailmedia hadden hiertoe een campagne uitgewerkt waarin medewerkers van goede doelen een donatieverzoek per email (een AcceptEmail) ontvingen met het verzoek om € 1 te doneren aan hun eigen goede doel en zoveel mogelijk vrienden en bekenden hetzelfde te vragen; een Tell-A-Friend ofwel viraal effect. De AcceptEmail, de digitale en groene opvolger van de papieren acceptgiro, die ze ontvingen herbergt functionaliteit om direct een betaaltransactie te initiëren via iDEAL.
Winnaar van de campagne was de Nederlandse Cystic Fibrosis Stichting, vertegenwoordigd door Johanna Vermeulen, die uit handen van Jordan van Bergen (Stichting Geef Gratis), Johan van Mil (Mailmedia) en Peter Kwakernaak (AcceptEmail) een donatie van € 1.000 mocht ontvangen. Met een totale conversie van verzonden e-mail in donaties van bijna 20% is een goede stap gezet in het aantonen dat doneren per email en emailmarketing goed kan werken als alternatieve methode voor fondsenwerving.
De presentatie van Peter Kwakernaak van AcceptEmail met een uitleg van de campagne en de uitgebreide resultaten kunt u aanvragen via deze link.
Wegens het ontbreken van een algemene standaard bleven de initiatieven voor digitaal factureren tot nu toe steken bij het per email verzenden van een elektronische factuur, zoals een pdf. Deze moest nog steeds handmatig in de boekhouding worden verwerkt. Hierdoor bleven de – in potentie enorme – kostenbesparingen beperkt. De nieuwe d-factuur van Register.nl is geheel digitaal, maakt gebruik van de standaardtaal XBRL en wordt door zowel verzender als ontvanger direct in de boekhouding verwerkt. De lastenverlichtingen gelden zo niet alleen voor de verzender, maar ook – en dit is een doorbraak – voor de ontvanger van de factuur.
Volledig digitale facturen
De digitale d-factuur volgt de elektronische e-factuur op. Een d-factuur bestaat uit een digitaal bestand dat direct in de boekhouding verwerkt kan worden. D-facturen worden door Register.nl digitaal ondertekend en beveiligd tegen wijzigingen. Daarmee voldoen zij aan de eisen van de Belastingdienst. D-facturen zijn voorzien van een datum- en tijdstempel en de afzender heeft een juridisch bewijs van aflevering.
Op basis van de algemene standaard XBRL
Overheden en toezichthouders hebben wereldwijd voor XBRL gekozen als standaard voor het uitwisselen van financiële gegevens. Sinds 2007 kunnen aangiftes en jaarrekeningen in Nederland in XBRL worden ingediend bij de Belastingdienst en Kamers van Koophandel. Ook het CBS heeft XBRL geïmplementeerd voor het verzamelen van haar data. De d-factuur maakt gebruik van XBRL en zorgt er zo voor dat er nu een generieke oplossing voor digitaal factureren is.
Direct te verwerken in de administratie
Doordat de d-factuur gebaseerd is op XBRL, is optimale integratie met de boekhouding mogelijk voor zowel verzender als ontvanger. Hiernaast kunnen de aan- of verkopen direct verwerkt worden in de voorraadadministratie en het klantenbeheersysteem. Tevens wordt een d-factuur, net als een e-factuur, als pdf per email verzonden, zodat de factuur ook geschikt is voor ontvangers die nog niet klaar zijn voor het verwerken van digitale facturen en particulieren.
Kostenbesparingen
Facturen hoeven niet langer handmatig te worden opgesteld, uitgeprint, verzonden, geopend, overgetypt, verwerkt in de boekhouding en gereed gemaakt voor betaling. Dit voorkomt fouten en scheelt veel tijd. Zo worden omvangrijke kostenbesparingen mogelijk. Niet alleen voor grote bedrijven, overheden en instellingen, maar ook voor het MKB. De d-factuur kan namelijk gebruikt worden voor het verzenden van kleine hoeveelheden facturen tot miljoenen per jaar en elk bedrijf kan er via Register.nl mee aan de slag.
Praktijkvoorbeeld
De vierduizend bedrijven die internetboekhouden bij 7×24.nl, zien bij het inloggen welke digitale facturen zij hebben ontvangen. Met 1 klik kiezen zij een grootboekrekening om de factuur op te boeken. Zij kunnen tevens aangeven dat volgende facturen van dezelfde leverancier automatisch op deze manier geboekt mogen worden. Ook de facturen die ze verzenden en betalingen die ze ontvangen worden direct verwerkt. Als de betaling op een uitgaande d-factuur niet op tijd binnenkomt, kan de d-factuur worden opgevolgd met een d-herinnering of een d-aanmaning. En de accountant kan de digitale facturen in één keer inlezen.
Steeds meer organisaties gaan momenteel gebruik maken van een elektronisch systeem voor het verwerken van hun inkomende facturen. De oplossingen daarvoor zijn inmiddels volwassen, flexibel en gebruikersvriendelijk genoeg om daarmee op vele punten verbeteringen in het proces aan te brengen.
Enkele voorbeelden
Een voorbeeld daarvan is Galvano Groothandel, dat dankzij de implementatie van de Contempus oplossing van Simac Datacollect veel tijdwinst heeft kunnen boeken, en daarnaast een kwalitatieve verbetering. De 75.000 per jaar binnenkomende facturen worden bij Galvano gescand, automatisch herkend, verwerkt en gearchiveerd met dit op hun eigen systemen geïnstalleerde Contempus pakket, inclusief koppeling met het financieel systeem.
Het proces
Onder andere dankzij een aantal recente ontwikkelingen in deze software kan elke stap van dit elektronische proces desgewenst ook in meer of mindere mate uitbesteed worden aan een externe partij: zowel als het gaat om de aanschaf en het beheer van de software, als om de handelingen die tijdens het proces door de gebruikers uitgevoerd worden.
ASP
Doordat het hierboven al beschreven Contempus pakket geheel web gebaseerd is, kan een organisatie zoals Vallei Auto Groep dezelfde oplossing gebruiken als Galvano, maar dan geheel buitenshuis geïnstalleerd, ingericht en beheerd door de leverancier. Dit concept heet Software as a Service (SaaS, voorheen ook wel ASP genoemd), waarbij geen investering in aanschaf van het systeem nodig is maar het gebruik van de oplossing per verwerkt document afgenomen wordt.
Het scannen
Daarnaast heeft de Vallei Auto Groep ook nog een deel van de afhandeling van het proces uitbesteed bij de leverancier van de SaaS oplossing, namelijk het controleren en waar nodig aanvullen van de automatisch herkende gegevens van elke factuur. Het scannen gebeurt wel door de Vallei Auto Groep zelf, via dezelfde webgebaseerde oplossing, waardoor de papieren facturen de organisatie niet hoeven te verlaten. Daarbij zijn via beveiligde verbindingen nog steeds dezelfde geautomatiseerde koppelingen met het financieel systeem mogelijk.
Outsourcing
De mogelijkheden die de techniek tegenwoordig bieden, maken het echter ook mogelijk om desgewenst een nog groter deel van de afhandeling uit te besteden (outsourcing). Dienstverleners en Shared Service Centers zoals bijvoorbeeld Accounting Plaza gebruiken Contempus om ook de werkzaamheden van crediteurenadministraties te centraliseren,vanaf het scannen tot en met de administratieve afhandeling en digitale archivering. Dan de hoeven de eindafnemers -zoals de managers van Ahold, Albert Heijn, Etos en Gall&Gall in het geval van Accounting Plaza- alleen nog de goedkeuring van hun eigen facturen te verzorgen, via een eenvoudig web gebaseerd scherm.
Mogelijkheden
De opties die een organisatie heeft met betrekking tot oplossingen voor elektronische factuurverwerking zien er globaal als volgt uit, waarbij elke combinatie van keuzes voor uitbesteding of zelf aanschaffen/uitvoeren in principe mogelijk is.
Voor het volledige artikel: zie Simac Datacollect
Tijdschriftenuitgeverij Sanoma Uitgevers is met ruim tachtig publiekstijdschriften en ruim honderdvijfentwintig websites de grootste ultimediale uitgever van Nederland. In 2007 haalde Sanoma Uitgevers en haar deelnemingen een omzet van 539,8 miljoen euro. Inclusief dochterondernemingen heeft Sanoma Uitgevers bijna 2000 medewerkers. Sanoma Uitgevers maakt sinds 2001 deel uit van Sanoma Magazines, de internationale tijdschriftendivisie van het Finse mediaconcern SanomaWSOY. De financiële administratie, sinds enkele jaren financial shared service center, telt veertig mensen, onderverdeeld in grootboek, debiteuren en crediteuren, met daarnaast twee project managers.
Edith Beelen (32), cliënt & projectmanager bij Sanoma Uitgevers in Hoofddorp: ‘wij zijn ons gaan verdiepen in elektronisch factureren omdat wij als tijdschriftenuitgeverij werken met meer dan drieduizend kleine leveranciers. Dat zijn voornamelijk freelancers die producties leveren aan onze redacties. Dat is voor ons het meest arbeidsintensieve proces, het gaat om heel veel facturen met relatief kleine bedragen. Daar is de winst die digitalisering oplevert, het grootst. We scanden al wel de papieren facturen om ze digitaal de organisatie in te sturen, maar ook dat kost veel tijd en geld’.
Combineren
‘Bij de start van het project elektronische facturatie waren we ook bezig met een ander project, het aanleggen van bestellingen in een purchase managementsysteem (BasWare). Op een gegeven moment moesten we een beslissing nemen over de volgorde van zaken: gaan we eerst het systeem uitrollen dat leveranciers een bestelling c.q. order van ons krijgen of gaan we hun eerst de mogelijkheid bieden een factuur elektronisch bij ons in te dienen. Toen kwam ik op het idee van de combinatie en dat hebben we aan Certipost voorgelegd. Voor hen was het ook nieuw maar een order die conceptfactuur wordt, was volgens hen zeker mogelijk. We waren eerlijk gezegd een beetje huiverig geworden na slechte ervaringen met een andere partij, dus we wilden het eerst zien. Maar we hadden vanaf het begin veel vertrouwen in deze partner. Er worden geen dingen beloofd die ze niet waar kunnen maken. Als iets niet kan, zeggen ze dat gewoon. Al na een paar maanden testen verliep het proces vlekkeloos. In de praktijk werkt het zo. We leggen een inkooporder aan, de order wordt verstuurd naar de freelancer en tegelijkertijd ook naar het Certipost-platform. Daar wordt de order omgezet in een concept-factuur. Als de freelancer aanlogt, ziet hij de order op zijn scherm. En die kan zeer gemakkelijk worden omgezet in een factuur. De leverancier kan natuurlijk nog wijzigingen aanbrengen, bijvoorbeeld bijkomende kosten toevoegen. Met een druk op de knop kan hij dan zijn elektronische factuur naar ons toesturen’. Edwin ten Brinck: ‘Het implementeren van een ERP-pakket vind ik een geweldige uitdaging; zoiets maak je maar eens in je leven mee’.
Belastingdienst
‘We zijn nu in gesprek met de Belastingdienst; het is voor hen ook nieuw. Het lastige is hierbij dat wij graag goedkeuring van de Belastingdienst krijgen vóór we het systeem uitrollen, terwijl het voor de Belastingdienst moeilijk is om iets goed te keuren dat er nog niet concreet is. In overleg is besloten om te beginnen en de fiscus volgt ons op de voet om te kijken of de werkelijkheid overeenkomt met de theorie. Zij zijn blij dat wij gaan starten; daarmee kunnen zij ook een case opbouwen en standaarden gaan vaststellen. We hebben om te beginnen een periode van drie maanden afgesproken, daarna gaat de fiscus steekproeven doen. Zo nodig kunnen we dan nog het systeem of de procedure aanpassen. Ook over het bewaren van digitale facturen hopen we afspraken met de Belastingdienst te maken. We hebben het met Certipost zo geregeld dat niet alleen wij de facturen zeven jaar kunnen raadplegen, maar ook de leveranciers. Wij hoeven de facturen dus niet apart te bewaren’.
Communiceren
‘Het is heel belangrijk de organisatie mee te krijgen; zij hebben de contacten met de leveranciers en zij kunnen het systeem dus maken of breken. Wij hebben de mensen intern goed geïnformeerd zodat zij de leveranciers kunnen inlichten. We zijn met een beperkt aantal redacties begonnen en met hen hebben we regelmatig overleg. We hebben hen ook nauw betrokken bij het inkoopsysteem en laten zien hoe het werkt. Vanzelfsprekend zijn we altijd bereid om vragen te beantwoorden’. Voor een goede communicatie is het een voordeel dat Edith Beelen al ruim zeven jaar bij Sanoma Uitgevers werkt. Ze begon op de afdeling Planning & Control, werd cluster-controller van een aantal overhead-afdelingen en hield zich een jaar bezig met de implementatie van SAP Fico. Voor ze haar huidige functie van cliënt & projectmanager ging vervullen, was ze nog ruim een jaar leidinggevende van een deel van de administratie.
Voordelen organisatie
‘Belangrijk is natuurlijk dat je aangeeft wat de voordelen zijn voor de mensen in onze organisatie. Dat het scannen van facturen overbodig wordt, is natuurlijk een groot voordeel. Als een leverancier gebruikmaakt van Certipost komen de facturen immers elektronisch binnen bij de crediteurenadministratie. En de doorloop van een factuur wordt versneld. De factuur wordt gekoppeld aan de juiste order en gaat naar de codeerder, ook al staat de juiste codering er in principe al op. Als de factuur conform de opdracht is, gaat die meteen door naar de goedkeurder. Als er een verschil is tussen orderbedrag en factuurbedrag kan de codeerder het aanvullende bedrag coderen en de factuur doorsturen naar de goedkeurder. Na accordering wordt de factuur via het systeem geretourneerd aan de crediteurenadministratie. Ook al is er een match tussen order en factuur, toch gaat de factuur de organisatie in, vanwege het feit dat bij het redactionele proces en ook bij marketing geen sprake is van goederenontvangst. Het gaat om het inkopen van diensten en de financiële administratie weet niet of die dienst wel geleverd is en of de opdrachtgever wel tevreden is over de dienst’. Een ander voordeel voor redactie en marketing is dat zij altijd een actueel beeld van hun budget hebben; alle afspraken staan immers al in het systeem, ook al is het artikel of de dienst nog niet geleverd. Zodra de orders vastgelegd zijn, weet je wat je nog kunt uitgeven dat jaar’.
Voordelen en nadeel leverancier
‘De leverancier bespaart kosten van papier, postzegel en envelop en hij bespaart veel tijd. Daardoor kan de factuur ook sneller worden afgehandeld. Bovendien hoeft hij ook niet meer te zoeken: wat had ik ook al weer afgesproken. En de freelancer heeft ook altijd een goed overzicht van welke facturen hij heeft verstuurd. Dat kan hij op de site van Certipost, via een eigen wachtwoord bereikbaar, altijd zien. Niet of ze al betaald zijn trouwens. Een nadeel voor leveranciers kan zijn dat zij in de toekomst voor diverse opdrachtgevers op verschillende platforms moeten kijken hoe het met hun verzonden facturen staat. We begrijpen dat de diverse aanbieders in gesprek zijn om onderling uitwisseling van elektronische facturen mogelijk te maken. Je kunt nu toch ook met elkaar telefoneren, al heb je verschillende telefoonproviders? Het mooiste is natuurlijk gewoon één platform. Maar dat is toekomstmuziek’.
Pilot
‘We zijn in maart begonnen met bouwen en testen. Daarna hebben we enkele freelancers uitgenodigd voor een test. Want we hebben niet alleen de eigen organisatie in een vroeg stadium bij het project betrokken, maar ook de leveranciers. Het is toch een vrij nieuw product; veel partijen zijn met iets dergelijks bezig maar wij zijn de eersten die echt operationeel zijn in Nederland. We hebben gekozen voor een gefaseerde aanpak. Nu zijn er ruim veertig leveranciers aangesloten en zijn er honderdveertig facturen verstuurd. Als alles goed gaat, kunnen we het systeem uitrollen naar andere redacties. We gaan ervan uit dat het gros van de kleine leveranciers overstapt op het nieuwe systeem. Maar het is nu eigenlijk nog te vroeg om dat te beoordelen. Ik streef er wel naar dat zeker dertig procent zich binnen een jaar aansluit’.
Kosten besparen
‘We betalen nu natuurlijk een deel van de ontwikkelingskosten. Straks betalen we een tarief voor de order die we naar Certipost toesturen en een tarief voor iedere factuur die we van Certipost ontvangen. Dit gezamenlijke tarief is al minder dan wat we kwijt waren voor het scannen van een factuur. Daarnaast missen we ook nog de kosten van de koerier die onze papieren facturen naar het externe bedrijf brengt. Bovendien hebben we op termijn ook niet meer de kosten van het papieren factuurarchief. En de afwikkeling van de crediteurenadministratie kan een stuk sneller; dat scheelt ook geld’.
Vervolg
‘Het systeem waar wij nu mee werken, is echt bedoeld voor de kleine leveranciers; het is niet gekoppeld aan een boekhoudsysteem. Een vervolgtraject is het digitaliseren van de facturen van de grote leveranciers. Wellicht kunnen we systemen rechtstreeks koppelen: hun verkoopsysteem aan ons inkoopsysteem. Maar we spreken dan wel over een heel ander kostenplaatje: voor de kleine leveranciers is het helemaal gratis‘.
Crediteurenafdeling
Voor de crediteurenafdeling zijn de veranderingen van het invoeren van elektronisch factureren het grootst. ‘Er zijn op onze afdeling enkele arbeidsplaatsen verloren gegaan’, laat Elisabeth Raaschou, hoofd van de crediteurenafdeling weten. ‘Enerzijds omdat het scannen van papieren facturen niet meer nodig is en anderzijds omdat het proces van het doorsturen van facturen een stuk sneller gaat. De kostenplaats staat immers al op de digitale factuur vermeld, je hoeft niet meer te gaan zoeken. En we krijgen nu maar één format binnen, erg handig. We krijgen nog wel papieren facturen maar het scannen daarvan hebben we uitbesteed. Gelukkig hebben we geen mensen hoeven ontslaan. We waren natuurlijk al enkele jaren met dit proces bezig, dus we konden daar al rekening mee houden bij onze personeelsplanning. Mensen die vertrokken, zijn niet vervangen of vervangen door mensen met een tijdelijk of kortstondig contract. Als je het eerlijk en tijdig aan mensen aangeeft, hoeft het niet tot problemen te leiden. Maar dat er arbeidsplaatsen verloren gaan, mag nooit een argument zijn om nieuwe ontwikkelingen tegen te houden. Maar deze verandering brengt ook ander werk voor onze afdeling met zich mee. Vorige week hebben we bijvoorbeeld een aantal freelancers gebeld, die wel bericht van ons hadden gekregen maar zich nog niet hadden aangesloten bij het systeem van elektronisch factureren. Die mondelinge toelichting blijkt heel belangrijk om mensen over de streep te trekken: het merendeel zegde alsnog toe om mee te gaan doen. Vergeet niet dat we pioniers zijn. Als we twee jaar verder zijn, zijn elektronische facturen veel meer geaccepteerd. Er komt waarschijnlijk wel een periode dat je het van leveranciers kunt eisen, dat het een voorwaarde voor samenwerking wordt.”
Door Joke Revelman de Vries
Tijdschrift Administratie – nummer 8, september 2008
