Archief voor Publicaties
Tijdens het Factuurcongres op 21 mei 2008 zijn de resultaten van de Factuurmonitor 2008 bekend gemaakt. Daarmee is dit het meest recente onderzoek naar het gebruik van elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking in Nederland en in Europa. Afhankelijk van de vraagstelling zijn de antwoorden van 576 tot 7003 respondenten in de Factuurmonitor 2008 verwerkt.
Belangrijkste bevindingen inzake eFactureren
De aanwezigheid van ERP systemen bij grote bedrijven lijkt een positief effect te hebben op het toepassen van eFactureren. Het tegendeel is het geval bij het MKB. Daar vormen de grote diversiteit en het aantal boekhoudpakketten voor een ‘Chinese Muur’. Zowel aan de zijde van de ontvanger, als aan de zijde van de verzender. Jonge en micro bedrijven vallen weer op doordat zij meer dan het reguliere MKB gebruik maken van eFactureren. Dit komt doordat zij meer gebruik maken van nieuwe en slimme technologie, waaronder ook eFactureren.
Het aantal klanten per organisatie varieert per bedrijfsomvang. De klanten bevinden zich hoofdzakelijk in Nederland, gevolgd door Europa. Het merendeel van de organisaties verwacht binnen drie jaar ook op elektronisch factureren over te zullen gaan stappen. De ‘financiële’ afdeling speelt bij die stap een belangrijke rol.
De verwachte voordelen om over te stappen zijn onder meer: kostenbesparing, voldoen aan de wens van de klant (waaronder klantenbinding) en facturen eerder betaald krijgen. De schattingen over de kosten om een papieren verkoopfactuur te verzenden variëren. Een groot deel weet niet wat het vesturen van een papieren factuur gemiddeld kost. Gemiddeld genomen denkt men dat het € 2,- kost om een papieren verkoopfactuur te verzenden.
Het per e-mail toezenden van de factuur als PDF document geniet voorlopig de voorkeur als alternatief voor de papieren verkoopfactuur. Er is overigens een tendens naar formaten en kanalen die meer ketendigitalisering en ketenbesparing mogelijk maken. eFactureren biedt veel mogelijkheden om een terugkoppeling te krijgen tegen zeer lage kosten. De belangstelling gaat vooral uit naar de ontvangstbevestiging en leesbevestiging.
De perceptie van complexiteit, onduidelijke wetgeving en de afwezigheid van standaarden vormen belemmeringen voor het gebruik van elektronisch factureren. Standaarden en toelichtingen op wet- en regelgeving kunnen zorgen voor een lagere perceptie van complexiteit. Dit leidt tot door een hogere adoptiegraad en een groter gebruik.
Het complete overzicht van bevindingen is te downloaden op www.factuurwijzer.nl
Belangrijkste bevindingen inzake geautomatiseerde factuurverwerking
Organisaties ontvangen inkoopfacturen van vaak minder dan 100 leveranciers. De meerderheid van de organisaties ontvangt tot 2.000 facturen per jaar. De inkoopfacturen komen voornamelijk uit Nederland en voor een deel uit Europa. Het aandeel inkoopfacturen van buitenlandse herkomst betreft voor de meeste organisaties minder dan 1 procent.
Het merendeel van de organisaties verwacht binnen drie jaar ook op geautomatiseerde factuurverwerking over te gaan stappen. Dit houdt ook in het verwerken van elektronische inkoopfacturen. De verwachte voordelen om over te stappen zijn onder meer kosten- en tijdsbesparing en verminderen van aantal handelingen. Verbeterde controle, transparantie, en inkoopondersteuning worden minder vaak genoemd. De perceptie van complexiteit en daarnaast de omvang van de organisatie en de hoge investering vormen belangrijke belemmeringen.
Veel organisaties geven aan geen idee te hebben wat het verwerken van een inkoopfactuur kost. Anderen schatten de kosten op ongeveer € 4,-. Dit is de helft van wat gemiddeld in de praktijk wordt gemeten. Het aantal bedrijven elektronische facturen ontvangt, is groter dan het aantal bedrijven dat eFactureren toepast. Elektronische factuurgegevens worden bij voorkeur uitgeprint en -van het scherm- over getypt.
Het complete overzicht van bevindingen is te downloaden op www.factuurwijzer.nl
Over Factuurwijzer
Factuurwijzer is onafhankelijk en legt zich toe op alle aspecten rondom elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking. Met onze kennis en expertise, realiseren we maximaal voordeel onze klanten, zowel voor zakelijke als voor non-profitorganisaties. We zetten dan ook graag onze kennis en ervaring in om onze klanten maximaal de mogelijkheden en voordelen van elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking te laten benutten.
Factuurwijzer is daarnaast oprichter en voorzitter van Platform ELFA. Hét platform voor elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking. Factuurwijzer is daarnaast auteur van de Praktijkgids Elektronische Facturen, dat sinds begin september 2007 bij Kluwer verkrijgbaar is.
De discussie over berichtenstandaarden, in het kader van elektronisch factureren, kan vertragend of zelfs averechts werken. Bovendien, suggereert Friso de Jong, kan het resultaat van technische standaardisatie op de lange termijn innovatie belemmeren. We hebben standaardisatie nodig, maar: van begrippen.
Op 27 maart 2008 vond in Utrecht het seminar eFactureren plaats. Daar lanceerde de staatssecretaris van Economische Zaken met het actieplan eFactureren diverse stimuleringsmaatregelen. Het resultaat daarvan moet zijn dat elektronisch factureren binnenkort de gewoonste zaak van de wereld is.Zo wordt voor het wegnemen van de koudwatervrees bij gebruikers de overheid als launching customer ingezet. Ook wordt meer aandacht besteed aan het verbeteren van de wet- en regelgeving. Tot slot wordt UBL 2.0 voorgedragen als standaard voor het uitwisselen van berichten. Dit laatste zorgde voor heel wat ophef. De reacties hielden onder meer in dat de keuze voor UBL 2.0 nadelige effecten heeft voor het bedrijfsleven. Bovendien zou Nederland dan geen rekening houden met Europese en internationale ontwikkelingen. Daarnaast zou UBL 2.0 niet het gewenste effect opleveren.Als we kijken naar de praktijk van elektronisch factureren (eFactureren) dan roepen de keuze voor UBL 2.0 en de reacties allerlei vragen op. Is het überhaupt zinvol om ons op dit moment bezig te houden met standaarden voor eFactureren? Zo ja, op welke vlakken? Is het nodig om een UBL 2.0-berichtenstandaard te verkondigen of op te leggen? Biedt wet- en regelgeving in Nederland en Europa de ruimte om berichtenstandaarden op te leggen?
Standaarden zijn geaccepteerde sociale gebruiken, gewoontes en afspraken om met elkaar te kunnen samenleven en te kunnen communiceren. De behoefte aan een standaard groeit naarmate de complexiteit toeneemt van wat we met elkaar willen bespreken. Of als de omgeving waarin we samenleven, complexer wordt. Daarbij gaat het vrijwel altijd om perceptie: de perceptie van complexiteit.
En zo is het ook met eFactureren. Uit een nog lopend onderzoek blijkt vooral dat organisaties eFactureren complex vinden. Nog zonder dat ze er als verzender mee in aanraking zijn gekomen. De tweede overweging om eFactureren niet toe te passen is de afwezigheid van standaarden. Maar, wat als iedereen zou begrijpen wat eFactureren is, hoe het werkt en dat het – dus – eigenlijk heel eenvoudig is? Zou er dan nog steeds zo’n behoefte aan standaarden zijn? Wat zou dan het belang zijn van de discussie over de keuze van UBL 2.0, XML20022, HTML, pdf, EDIFACT of een UN/CEFACT-berichtstructuur als berichtenstandaard?
Zijn standaarden dan niet nodig? Juist wel. Standaarden zijn juist heel erg belangrijk voor eFactureren. Het opent ogenschijnlijk wegen naar onmetelijke besparingen en andere voordelen. Maar dan moeten we het wel stap voor stap doen. Te beginnen met standaarden die er voor zorgen dat we in Nederland en in Europa met elkaar over hetzelfde praten. Hebben we het over eFactureren, e-facturatie? Wat houdt het in? Is het verzenden van een factuur in pdf per e-mail (in 68 procent van alle gevallen) ook eFactureren? Is factuurautomatisering en geautomatiseerde factuurverwerking hetzelfde? Is er een verschil tussen een digitale en een elektronische factuur? We hebben standaardisatie nodig: van begrippen welteverstaan. Eenduidige begrippen met een heldere toelichting die zorgen voor (rechts)zekerheid en voor het gevoel van eenvoud.
De volgende stap is de standaardisatie van de gedaanten (vormen) waarin eFactureren zich bij gebruikers manifesteert. Passen we eFactureren toe met of zonder tussenpersoon? Van papier naar digitaal? Of is het gehele traject digitaal? Gestuurd vanuit de verzender? Of juist vanuit de ontvanger? Passen we direct leesbare formaten zoals pdf toe, of gestructureerde dataformaten? Passen we ons aan bij wat de ontvanger wil? Standaardisering van de vormen van eFactureren vergroot de herkenning en acceptatie bij de gebruikers. Pas dan dient zich de volgende stap aan: het standaardiseren van processen. Weer gevolgd door standaardisatie van techniek. Waar de berichtenstandaard dan weer een onderdeel van is. Dit betekent ook dat de discussie over het wel en wee van UBL 2.0 eigenlijk een discussie is over slechts één facet van technische standaardisatie. Naar mijn mening komen we pas echt toe aan een zinvolle brede discussie over berichtenstandaarden als er duidelijkheid bestaat over de voorgaande stappen: de begrippen, verschijningsvormen en voorwaarden van eFactureren. De Nederlandse en Europese wetgever hebben dit al jaren door. Niet alleen zijn diverse begrippen en gedaanten van eFactureren netjes omschreven, dat geldt ook voor de risico’s als een gebruiker zich niet aan de regels houdt. Belangrijker nog: de Nederlandse en Europese wetgever hebben de wetgeving rondom elektronisch communicatie zoveel mogelijk technologieonafhankelijk geformuleerd.
Dat geldt ook voor eFactureren. In de wet is geen standaard voorgeschreven. Daardoor is er volop ruimte om met nieuwe technologie, processen en diensten eFactureren toe te passen. Zoals de Standaard Digitale Nota: het aanbieden van facturen in de onlinebankomgeving. Of het toepassen van XBRL als formaat. Centraal blijft staan dat dergelijke ontwikkelingen het principe van ‘de controleerbaarheid van elektronische facturen’ niet mogen verhinderen. Met andere woorden: de bewijskracht mag niet verminderen. Bovendien is de Nederlandse fiscale wetgeving ook nog eens ‘principle based’. Dat houdt in dat een organisatie een eigen verantwoordelijkheid heeft om te voldoen aan de fiscale voorwaarden. Een verantwoordelijkheid die sterk afhangt van de aard en de omvang van de betreffende organisatie en van de stand van de techniek. En dat is wel eens lastig, want daardoor weten we niet precies wanneer we voldoen aan de fiscale controlevoorwaarden. Alleen een berichtenstandaard lost dat trouwens ook niet op.
Het opleggen van een berichtenstandaard, zoals UBL 2.0, wordt dan ook lastig op grond van de huidige Nederlandse en Europese wetgeving. Maar dat geldt ook voor elke andere standaard. De aard van de Nederlandse wetgeving biedt nauwelijks de ruimte en de Europese wetgeving verbiedt het zelfs met zoveel woorden. Verder heeft een Nederlandse rechter nog niet zo lang geleden geoordeeld dat de overheid niet zomaar zelfgemaakte programmatuur aan een belastingplichtige mag opdringen. Helemaal niet als die belastingplichtige daarvoor op een andere manier al gewoon voldeed aan de fiscale voorwaarden. Dit betekent dat de wettelijke keuze voor een berichtenstandaard, ongeacht welke standaard, gepaard moet gaan met het openhouden van alternatieve berichtenstandaarden. Het afdwingen van exclusiviteit lijkt daarmee niet aan de orde, voor geen enkele standaard.
Kortom, een discussie rondom berichtenstandaarden heeft diverse nadelige effecten. Allereerst kan een discussie over berichtenstandaarden vertragend en zelfs averechts werken; ook al kan het eFactureren in theorie versnellen. Voor de feitelijke gebruikers is het immers een non-issue, werkt het verwarrend en wordt het een reden om nog maar even te wachten. Op de tweede plaats kan het resultaat van technische standaardisatie, op de lange termijn zelfs innovatie en technologische vernieuwing belemmeren als er geen rekening wordt gehouden met nieuwe ontwikkelingen. Het afdwingen van een berichtenstandaard in de wet zonder dat alternatieve berichtenstandaarden worden opengehouden lijkt ook in juridisch opzicht een lastige kwestie. Houden we rekening met wet, draagvlak en praktijk, dan kan de keuze voor een berichtenstandaard als UBL 2.0 zeker dienen als middel om eFactureren in Nederland te stimuleren. Het is gewoon een van de stappen in de goede richting.
Misvattingen
In de Automatisering Gids van 9 mei 2008 (pagina 17) slaat Lennert Ouwerkerk met zijn analyse over eFactureren de plank flink mis. Hij stelt in zijn stuk dat ‘het direct implementeren van een volledig regime voor eFactureren fiscale garanties biedt’. Dat is onjuist. De Nederlandse fiscale wet is gebaseerd op principes en past zich daardoor voortdurend aan de stand van de techniek aan en aan de aard en omvang van de organisatie. Implementeren biedt in dat opzicht geen garantie.
Verder is het wel een erg ouderwetse gedachte als we zien hoe (gemakkelijk) eFactureren nu wordt gerealiseerd. Van hoge investeringen is echt geen sprake meer; eerder van een vast laag bedrag per elektronisch verzonden factuur.
Ook is het niet zo dat nog steeds aangetoond moet kunnen worden dat de toestemming voor het willen ontvangen van elektronische facturen daadwerkelijk is verleend. De acceptatie kan ook impliciet plaatsvinden, bijvoorbeeld door de factuur te betalen.
Onbegrijpelijk is de opmerking dat alleen maar met een geavanceerde elektronische handtekening aan de fiscale eisen kan worden voldaan. Sinds jaar en dag zijn er drie, beter nog: vier, mogelijkheden voor eFactureren bekend. Deze regels zijn er bovendien ook niet pas sinds kort.
Friso de Jong is directeur van Factuurwijzer.nl (jong@factuurwijzer.nl).
Dit artikel is verschenen in de Automatisering Gids nr. 21, 2008
E-factuur bespaart geld
’Het verwerken van een ingekomen factuur kost een bedrijf gemiddeld minstens € 6,60’
De administratieve verwerking van orders verloopt bij menig bedrijf geheel geautomatiseerd, er komt geen mens meer aan te pas. Totdat de factuur verstuurd moet worden. Dan gaan we opeens met printers, enveloppen en frankeermachines aan de haal. Dat kan een stuk moderner.
Zo’n 600 miljoen euro kan het bedrijfsleven besparen door rekeningen elektronisch te versturen. In eerste instantie denkt u wellicht dat de besparing beperkt blijft tot wat papier, een postzegel en printkosten. „Maar dat is enkel aan de zijde van de verzender, bij de ontvanger van de factuur is de besparing vele malen groter”, stelt Friso de Jong van Factuurwijzer.nl, dat bedrijven adviseert over de implementatie van het zogeheten e-factureren.
Klik hier voor het volledige artikel.
Bron: De Telegraaf, 9 mei 2008.
Elektronisch factureren is veel voordeliger dan het versturen van papieren facturen. Kosten voor een papieren factuur bedragen gemiddeld 30 euro, die van een elektronische zes. Toch wil elektronisch factureren nog niet echt van de grond komen.Jaarlijks worden er circa 27 miljard facturen verzonden in Europa, zo blijkt uit onderzoek van e-Business Watch in opdracht van de Europese Commissie. In 2005 factureerde zo’n vijf procent van de onderzochte bedrijven elektronisch, in 2006 was dat 36 procent. Naar schatting kan er bij volledig elektronisch factureren jaarlijks 243 miljard euro worden bespaard in de Europese Unie. Dit meldt Express.be.
De Europese Commissie is inmiddels met een initiatief gekomen om de knelpunten ten aanzien van acceptatie en gebruik van elektronisch factureren te verminderen. De Commissie richt zich daarbij hoofdzakelijk op het verlagen van de drempels die Business to Bussiness en Business to Government acceptatie in de weg staan en streeft naar een internationale standaard.
Prijs ‘De Gouden Factuur 2008’
Friso de Jong, directeur van Silverback en initiatiefnemer van de portal www.factuurwijzer.nl gelooft erg in elektronisch factureren. Om de vaandeldragers op dit gebied te belonen voor hun inspanningen en organisaties te wijzen op de voordelen die te behalen zijn met elektronisch factureren, heeft hij de prijs ‘Gouden Facturen 2008’ ingesteld. Iedereen kan gratis deelnemen aan deze competitie, aanmelden kan tot 5 mei via de site www.factuurcongres.nl . De deelnemers worden inclusief contactgegevens en hun praktijkcase vermeld op de site. Sitebezoekers kunnen hun stem uitbrengen. Tijdens het Factuurcongres presenteren de genomineerden hun cases. Belangrijk doel van de bijeenkomst is dan ook kennisuitwisseling op het gebied van elektronisch factureren. De winnaar gaat naar huis met ‘De Gouden Factuur 2008.
Vorig jaar ben ik in september 2007 begonnen met mijn afstudeeropdracht naar een digitale fiattering. Ik deed dit bij een ICT-dienstverlener die personeel detacheert. Doelstelling was het maken van een uitbreiding op het administratieve pakket om klanten de mogelijkheid te bieden urenbrieven via Internet te laten keuren. In het voortraject bleek dat er onderzoek nodig was naar de betrouwbaarheid en rechtsgeldigheid van een digitale fiat. Daarvoor heb ik jullie een vraag gesteld en zowel een e-mail als telefoontje terug gehad. Erg snel en behulpzaam want de sites die werden genoemd heb ik als bronvermelding gebruikt in mijn literatuuronderzoek. Afgelopen maandag had ik op school mijn eindgesprek. Na 60 minuten kreeg ik te horen dat ik op alle onderdelen met een 8 ben geslaagd. Ik ben er erg tevreden mee en wil jullie bedanken voor de verschafte informatie! :-) Intern is er iemand aan het lobbyen om de technologie daadwerkelijk te implementeren. Daarbij worden mijn literatuuronderzoek en Proof of Concept (een demonstratie van de werking) als informatiebron bij gebruikt. Wellicht dat digitaal factureren daarna een logische uitbreiding is en het boek van Friso de Jong (dat ik heb aangeschaft) ons goed van pas zal komen! Nogmaals bedankt. Peter van Rijt nunieuws@chello.nl | |||
Over elektronisch factureren is een hoop te doen. De veelgeroemde miljardenbesparing en verbeteringen in zakelijke relaties worden getemperd door de perceptie van diverse knelpunten. In deze bijdrage besteden we aandacht aan de wijze waarop elektronische facturen in een administratie zouden moeten worden verwerkt. Knelpunten die naar voren komen als er wordt gesproken over elektronisch factureren, hebben allereerst betrekking op onbekendheid; en onbekend maakt nog steeds onbemind. Verder leeft de gedachte dat er één standaard nodig zou zijn. En dan is er ook nog onduidelijkheid over de wijze waarop de wet- en regelgeving moet worden toegepast. We vergelijken drie situaties: wat de wet zegt, wat de praktijk laat zien en tot slot: wat de rechter ervan vindt. Klik hier om het hele artikel te lezen. |
Papieren rekeningen raken uit de tijd. Banken, overheid en bedrijven omarmen in 2008 de elektronische variant. Deskundigen geven de papieren factuur nog vijf jaar.
Is het eigenlijk niet heel raar dat vrijwel alle bedrijven uitsluitend papieren rekeningen opsturen? En dat wij vervolgens op de internetbankierpagina van de bank het rekeningnummer, een lange code en nog wat gegevens intikken die in dat papieren briefje staan?
Ja, dat is raar. Zeker als je weet dat het technisch al mogelijk is om die facturen rechtstreeks naar de internetbankierprogramma’s te sturen. Wie via internet een elektronische factuur ontvangt, hoeft alleen nog maar op een ‘accepteer’-knop te drukken. Een handeling van niks, vergeleken met het omslachtige overtikken van gegevens. Klanten van de Rabobank en ABN Amro kunnen er al voor kiezen om elektronisch facturen te ontvangen. De ING/Postbank volgt later dit jaar. Nog weinig bankklanten maken gebruik van de mogelijkheid. Bij de Rabobank gaat het om ‘enkele tienduizenden klanten’, zegt René Loman van de bank. ‘Wij verwachten dat het aantal gebruikers toeneemt als meer bedrijven facturen via internet versturen’. Nog maar 31 bedrijven versturen elektronische facturen naar Rabobank-klanten. Partijen die dit doen zijn onder meer UPC, Casema, Wehkamp en vijf gemeenten. Papier is nog de standaard. ‘Een ingesleten gewoonte’, meent Loman.
‘Maar bedrijven gaan het licht zien’, denkt Friso de Jong, voorzitter van het Platform Elektronisch Factureren (Elfa). Hij verwacht dat er dit jaar een flinke stimulans komt. Een samenwerkingsgroep die deze vorm van betalen op de kaart probeert te zetten, met deelnemers vanuit overheid en bedrijfsleven, gaat over een paar maanden maatregelen aankondigen en de publiciteit zoeken. De Jong verwacht dat over vijf jaar de papieren rekening verleden tijd is. Toch zijn bedrijven nog terughoudend, ziet hij. Vaak stoppen mensen namelijk met de automatische incasso als ze elektronische facturen krijgen. Dat doet bedrijven pijn.
Download hier het artikel.
Bron: de Pers.
De transformatie van drukker naar dienstverlener. Een lange weg van investeren in mensen en techniek. Rotaform begon er al rond 2000 mee. Inmiddels blijkt dat op het juiste moment de slag is gemaakt. Een breed portfolio van diensten rond zowel fysieke als digitale documentstromen wordt geboden. Sinds een half jaar is als logisch gevolg de ondertitel ‘document services’ aan de naam toegevoegd. Rotaform Document Services: de juiste naam die precies zegt wat we doen. Wij helpen onze klanten succesvol met hún klanten te communiceren, via gedrukte en elektronische media.
|
