Archief voor Publicaties
Dit artikel is een verkorte versie van een hoofdstuk in de nog te verschijnen publicatie ‘E-factureren: beheersen, toepassen en controleren’.
Er zijn veel verschillende spelers actief op het gebied van e-factureren. Elk met hun eigen belangen en uitgangspunten.
De komende jaren gaat het aantal en de diversiteit aan spelers in de groeiende markt van e-factureren alleen nog maar toenemen. Dat gaat op zijn beurt weer gepaard met een haast exponentiële groei in informatie over e-factureren. Voorbeelden hiervan zijn folders, presentaties, artikelen, beleidsregels, interviews, whitepapers, webcasts, webinars, tweets, blogs en ga zo maar door.
Dit kan er toe leiden dat informatie over e-factureren als ‘onduidelijk’, ‘onjuist’ of ‘onvolledig’ wordt ervaren. Soms ook wordt betoogd dat ‘de accenten verkeerd worden gelegd’, dat ‘de boodschap verkeerd wordt verkondigd’ en zelfs dat ‘de verkeerde boodschap wordt verkondigd’.
Interessant genoeg hoeven deze soepen helemaal niet zo heet gegeten te worden: een simpel raamwerk (lees: kapstok) volstaat.
Wat levert een raamwerk op?
Een raamwerk voor e-factureren biedt iedereen de gelegenheid om op een comfortabele manier:
- overzicht te krijgen over de diverse onderdelen die bij e-factureren een rol spelen.
- te identificeren over welke onderdelen collega’s, klanten, toeleveranciers of ICT leveranciers, banken, beleidsmakers en andere betrokkenen het hebben.
- snel te bepalen wie welk belang heeft bij de verstrekte informatie (commercieel, controle, processen, techniek et cetera).
Het raamwerk: de stappen
Het raamwerk bestaat uit slechts vier onderdelen:
1. Praktijk: begrippen, gebruiken en de dagelijkse praktijk.
2. Modellen: de verschillende manieren waarop e-factureren in de praktijk wordt gebracht.
3. Processen: de stapjes waaruit de modellen bestaan en die er samen voor zorgen dat een factuur van A naar B komt.
4. Technologie: de techniek die het mogelijk maakt dat de processen samen een manier (model) vormen waarmee facturen van A naar B gaan.
Het geheel ziet er dan als volgt uit:
Deze afbeelding laat zien hoe de onderdelen van het raamwerk zich tot elkaar verhouden. Ik leg de onderdelen hieronder uit:
- de grafiek bestaat uit twee assen. De X-as toont het effect van de onderdelen op interoperabiliteit: hoe meer ‘menselijke interoperabiliteit’, des te minder effect er is op ‘technische interoperabiliteit’. En vice versa.
- De Y-as toont het effect van de onderdelen op de impact: hoe meer ‘menselijke impact’, des te minder ‘technische impact’ er is. En vice versa.
- de vierkante blokken laten de onderdelen zien van het raamwerk: praktijk, modellen, processen en technologie.
- de pijlen laten zien welke invloed het ene onderdeel heeft op de andere onderdelen, zowel ‘upstream’ (omhoog) als ‘downstream’ (omlaag).
Voorbeeld:
Met HTML 5 komt er een cross document messaging framework. HTML 5 is een stukje technologie; een opmaaktaal voor de specificatie van documenten op het World Wide Web (technologie). Dit kan effect hebben op de manier waarop een factuur wordt opgebouwd en gepresenteerd (processen) in een webpagina. Dit betekent niet automatisch dat de manier waarop e-factureren wordt toegepast gaat veranderen (modellen). De praktijk van e-factureren zal door HTML 5 dan ook niet drastisch wijzigen.
Modellen
Bij e-factureren kennen we de volgende modellen:
- Buyer direct
- Consolidator
- Direct processing
- Four corner
- Invoice processing
- Self billing
- Seller direct
Processen
Al deze modellen maken gebruik van processen. Een proces in deze bijdrage is een stapje binnen e-factureren.
Hieronder volgt een alfabetische lijst van processen die bij de diverse modellen een rol spelen. Vanwege de ontwikkelingen op het gebied van e-factureren streven we niet naar een volledige lijst. Het biedt slechts een indruk wat als proces kan worden aangemerkt bij e-factureren:
- Authenticatie
- Communicatie
- Instemmen
- Converteren
- Creëren
- Betwisten
- Downloaden
- Verrijken
- Extractie
- Factoring
- Converteren
- Hosten
- Importeren
- Betalen
- Presenteren
- Printen
- Ontvangen
- Reconciliëren
- Routeren
- Scannen
- Bewaren
- Transporteren
- Valideren
- Workflow
Technologie
ICT technologie zorgt er voor dat de processen kunnen doen wat ze moeten doen. In grote lijnen hebben we bij ICT infrastructuur te maken met:
Apparatuur:
Computer, beeldscherm, printer, server, toetsenbord
Programmatuur:
Besturingssysteem, kantoorprogrammatuur, internet, et cetera
Infrastructuur/netwerk:
De infrastructuur op het netwerk bestaat weer uit diverse lagen. Deze lagen zijn gebaseerd op het OSI (Open System Interconnect) model en het vergelijkbare SNA (Systems Network Architecture) model. In deze bijdrage werken met een versie die bestaat uit zeven lagen:
OSI/ SNA model
De lagen zien er als volgt uit:
Hieronder worden de lagen beschreven aan de hand van het OSI model:
- Level 7: Application: applicatielaag
De applicatielaag is het venster voor de gebruikers en de applicatieprogrammatuur om toegang te krijgen tot andere netwerkdiensten. Denk daarbij aan Microsoft Outlook en de toegang tot Microsoft Exchange. Of Google Chrome en de toegang tot Hotmail. Applicaties zijn dus vaak geïnstalleerd op de computer van een gebruiker (een user-client). Als een applicatie op een computer begint te communiceren met een andere computer, dan wordt de applicatielaag gebruikt.
- Level 6: Presentation: presentatielaag
Deze laag is in feite de tolk-vertaler van het netwerk. Bij de zendende computer vertaalt deze laag de data die door de toepassingslaag worden aangeboden in een gemeenschappelijk erkend tussenformaat. Bij de ontvangende computer vertaalt de presentatielaag het tussenformaat in een formaat dat door de toepassingslaag van die computer wordt ondersteund.
- Level 5: Session: sessielaag
Deze laag synchroniseert ook de communicatie die plaatsvindt op de presentatielaag tussen twee hosts, en onderhoudt de data-uitwisseling. Een webserver bijvoorbeeld wordt door meerdere computers tegelijkertijd benaderd, dus kunnen er veel communicatiekanalen tegelijkertijd openstaan. Het is dan ook belangrijk om bij te houden welke gebruiker op welk kanaal zit. De sessielaag zorgt voor de efficiënte communicatie.
- Level 4: Transport
De transportlaag is de vierde laag uit het OSI-model en zorgt voor het probleemloze transport van data voor de applicaties. De meest gebruikte protocollen uit deze laag zijn het TCP|Transmission Control Protocol (TCP) en het User Datagram Protocol|User Datagram Protocol (UDP). Er zijn diverse protocollen die de nadruk leggen op:
- Verbindingen leggen
- Betrouwbaarheid
- Voorkomen van verstoppingen (congestion control)
- Volgordecontrole
- Foutcontrole
- Poorten verstrekken
- Level 3: Network
De netwerklaag controleert hoe het het netwerk vergaat als de vorige lagen aan het werk zijn. Zo bepaalt de netwerklaag welke fysieke route (moet het bijvoorbeeld over een lijn of draadloos?) de informatie moet afleggen, gebaseerd op de staat van het netwerk (is het druk?), de prioriteit van de gegevens (Belangrijk? Kan het wachten?) en andere factoren.
- Level 2: Data link
Dit is de tweede laag uit het OSI-model en zorgt voor betrouwbaar transport van de data over een verbinding (link). Denk daarbij aan de verbinding tussen de netwerkkaarten van een computer en een router. Denk dus niet aan de kabel zelf want deze is ingedeeld in de fysieke laag.
- Level 1: Physical network
De eerste laag uit het OSI-model bevat de elektrische, mechanische, procedurele en functionele specificaties voor het activeren, in stand houden en deactiveren van de fysieke link tussen eindstations (PC’s, routers, switch en modems). In deze laag worden karakteristieken als voltagelevels, connectoren (stekkers) en maximale transmissieafstand gedefinieerd.
Beelden zeggen meer dan duizend woorden. Hieronder wordt met een afbeelding weergegeven hoe ‘apparatuur’, ‘programmatuur’, ‘netwerk’ en de ‘OSI-lagen’ zich tot elkaar verhouden.
Column Arnold Heertje, RTL Z
Onlangs zegde premier Balkenende toe de rekeningen van de schuldeisers van de overheid sneller te betalen. Een belangrijke toezegging, nu veel ondernemingen en semipublieke instellingen krap bij kas zitten. Het op deze wijze verruimen van de liquiditeit zou een trefzekere maatregel kunnen zijn, zou….
Feitelijke beslissingen
In de praktijk komt er echter niets van terecht. De feitelijke beslissingen over het tijdstip van betalen worden niet genomen door de premier en zijn bewindslieden, maar door allerlei ambtenaren, administrateurs, officieren van justitie, hoofden van diensten, nachtwakers en eenvoudige boekhouders. Allerlei mensen die in de bureaucratie een machtspositie hebben, omdat zij gaan over de betaling van facturen. Zijn ze drie weken met vakantie dan blijven de facturen liggen waar ze lagen.
Machtspositie
Een machtspositie, hoe klein en onbenullig ook, leidt altijd tot misbruik. Balkenende kan zeggen wat hij wil, maar de praktijk is dat kleine zelfstandigen, kleine ondernemingen en besturen van scholen in financiële problemen komen doordat de betalingstermijnen van nota’s eerder langer dan korter worden. Er zijn zelfs voorbeelden van faillissementen door het betalingsgedrag van de overheid, of liever door de handelwijze van uitvoerenden op de werkvloer, die blijkbaar op deze wijze inhoud geven aan de zin van hun bestaan.
Daad bij het woord
Als Balkenende de daad bij het woord voegt door zelf voor de uitvoering van zijn toezegging zorg te dragen, wordt een belangrijke impuls aan de Nederlandse economie gegeven. Zover zal het echter niet komen.
Arnold Heertje
Bron: RTL Z
Uit onafhankelijk onderzoek van Strategy Partners naar de marktontwikkeling en de marktposities van internationale en nationale ECM-vendors in Nederland, blijkt dat BCT Guiding Documents in 2008 wederom de grootste nationale ECM-leverancier was met een eigen product. BCT, dat met haar document management systeem Corsa een toonaangevende positie bij de overheid en in de non-profit heeft verworven, is met haar oplossing marktleider in de segmenten lokale overheid en utility & telecom. Eerder onderzoek toonde al aan dat BCT met haar oplossingen voor factuurverwerking en e-facturatie in 2008 de meeste nieuwe projecten heeft opgestart en daarmee met name de aandacht van het bedrijfsleven voor haar oplossingen wist te winnen.
Het marktonderzoek van Strategy Partners, een onafhankelijk Nederlands adviesbureau op het gebied van ECM en BPM, inventariseerde naast de grote internationale partijen ook de Nederlandse inbreng in de ECM-markt en bracht de belangrijkste lokale thema’s en applicatiegebieden in kaart. Voor het onderzoek werden o.a. de sectorspecialisaties ‘lokale overheid’, ‘financial services’ en ‘process compliance’ nader bekeken.
Marktaandelen
In 2008 bleek het totale business volume van de 11 lokale ECM-aanbieders zo’n 83 miljoen euro te bedragen. Met een aandeel van 22% in die markt realiseerde ‘grootaandeelhouder’ BCT een omzet van zo’n 18 miljoen euro. De een na grootste partij had een marktaandeel van 14%, de negen andere partijen hadden een aandeel van 10% of minder.
Met betrekking tot de omzet en groei op de totale Nederlandse ECM-markt noteerde Strategy Partners de volgende bewegingen in 2008: ECM-software daalde met 7%, de vendor-diensten daarentegen stegen met 14%. De grote System Integrators (SI’s) boekten een licht positief resultaat van 1,5%, de gespecialiseerde SI’s deden het met 5% net iets beter. De grootste winst werd behaald door de lokale ECM-leveranciers, waaronder BCT. Deze groep boekte een positief resultaat van 15%.
Trends en vooruitzichten
In zijn onderzoek onder de lokale ECM-leveranciers concludeerde Strategy Partners onder andere dat ze in het algemeen overgaan op het aanbieden van een full service ECM-platform of -applicatie. Bijna alle leveranciers blijken inmiddels niet alleen lokaal maar ook internationaal actief te zijn, en met name de grotere aanbieders, waaronder BCT, lijken de wind in de zeilen te hebben en snel te groeien.
De vooruitzichten voor de ECM-markt in 2009 en 2010 lijken gematigd positief. Strategy Partners verwacht wel dat goedkope off shore-firma’s zullen proberen een deel van de markt in handen te krijgen. Bovendien voorziet het adviesbureau een afname in de traditionele ECM-deals en de opkomst van nieuwe partijen die meer applicatiegericht zijn. Lokale partijen zullen echter ook in de toekomst een sterkere groei realiseren dan internationale spelers.
Onafhankelijk onderzoeksbureau Forrester Research heeft StreamServe gepositioneerd als ‘strong performer’ voor alle categorieën die zijn beschreven in het rapport getiteld “The Forrester Wave: Document Output for Customer Communications Management (DOCCM), Q2 2009.”
Forrester definieert DOCCM als software die wordt gebruikt voor het opstellen, opmaken, personaliseren en distribueren van content die wordt ingezet voor het ondersteunen van de fysieke en elektronische communicatie met klanten en voor het verbeteren van de klantervaring. Voorbeelden van customer communications zijn polissen, contracten, correspondentie, facturen en gepersonaliseerde marketingmaterialen.
Open en flexibel
Volgens Forrester beschikt StreamServe over een open en flexibele front-end terwijl achteraf nog bewerkingen kunnen worden uitgevoerd. De oplossingen beschikken bovendien over krachtig output management en productiemanagement. StreamServe wordt genoemd als een dominante speler in de markten die zijn gericht op energie, utilities en supply chain. Bovendien heeft het bedrijf een sterke en groeiende aanwezigheid in de financiële dienstverlening. Het rapport geeft tevens aan dat StreamServe zeer goed presteert als het gaat om het integreren van DOCCM in gestructureerde applicaties en bedrijfsapplicaties, zodat gebruikers optimaal gebruik kunnen maken van hun werkprocessen.
Broin: www.streamserve.com/nl
Accountants- en administratiekantoren die elektronisch factureren mogelijk maken voor ondernemers voorkomen spookfacturen.
Door Gerard Bottemanne, GBNED
Eind vorig jaar waarschuwde de Kamer van Koophandel voor in omloop zijnde valse facturen. Het ging toen om facturen die sterk lijken op de facturen die ondernemers jaarlijks van de Kamer van Koophandel ontvangen. Een ander voorbeeld zijn de aanbiedingen van bizTelefoongids die sterk lijken op een factuur en tevens een acceptgiro bevatten.
Deze voorbeelden van spookfacturen worden per post aan ondernemers verzonden met natuurlijk de hoop dat op basis van deze spookfacturen ook betaling plaatsvindt. Gezien de grootschalige omvang waarmee organisaties van spookfacturen opereren lijkt menig ondernemer in deze truc te lopen.
Steeds meer zakelijke transacties worden via elektronische weg uitgewisseld en automatisch verwerkt in de administratie en zijn omgeven door de nodige controles. Een voorbeeld zijn elektronische bankafschriften die automatisch verwerkt worden in de boekhouding. Daarbij wordt gecontroleerd op zaken als factuurnummer, factuurbedrag en relatienummer. Niet te bestemmen afschriftregels worden dan apart weergegeven. Een ander voorbeeld is de elektronische aangifte van de omzetbelasting aan de Belastingdienst.
Op dit moment neemt de invoering van elektronisch factureren een grote vlucht bij organisaties. Zowel het elektronisch verzenden van facturen (bijvoorbeeld via een PDF-document als factuurbijlage) als het automatisch verwerken van inkomende facturen (bijvoorbeeld via scannen of een standaard als UBL). Ook bij accountants- en administratiekantoren heeft elektronisch factureren haar intrede gedaan. Zo zijn er kantoren die hun klanten inkoopfacturen laten scannen om vervolgens elektronisch te verwerken.
Ook aanbieders van spookfacturen zullen met medium elektronisch facturen ontdekken en het is dan ook te verwachten dat binnen afzienbare tijd spookfacturen elektronisch worden aangeboden.
Als een spookfactuur per post wordt ontvangen kan dat via een enveloppe zonder afzender. Zeker als er een buitenlands bedrijf bij betrokken is valt de afzender dan soms erg lastig te achterhalen. Bij elektronisch ontvangen facturen via internet is minimaal het (IP-)adres bekend waar vanaf de factuur is gezonden. Zo is het denkbaar om berichten vanaf bepaalde (IP-)adressen te blokkeren en apart te houden. Een andere controle is dat eerst toestemming verleend wordt om facturen elektronisch te ontvangen.
Elektronisch factureren levert niet alleen een efficiency op in de zin van tijdsbesparing bij elektronische factuurverwerking (het automatisch herkennen en boeken van inkomende facturen) maar kan mogelijk het aantal spookfacturen verminderen. Want 100% uitbannen van spookfacturen zal niet lukken.
De invoering van één Europese betaalmarkt gaat Nederland geld kosten. De Single Euro Payments Area (SEPA), leidt tot gemiddeld lagere kosten voor het betalingsverkeer binnen Europa. Maar sommige landen, waaronder Nederland, zullen daar niet van meeprofiteren. Tot die conclusie komt onderzoekster Renske Overeem, verbonden aan de Universiteit van Utrecht.
Duopolie
Op 1 november 2009 wordt de Europese Incasso gelanceerd, met het doel kosten te besparen door één geïntegreerde Europese betaalmarkt. Hiervoor verdwijnen de nationale betaalsystemen en moeten de huidige aanbieders van systemen internationaal opereren. Tot nu toe zijn er echter slechts twee aanbieders, Visa en MasterCard, die grensoverschrijdend werken. “Dit potentiële duopolie kan leiden tot een verhoging van de kosten voor de consument omdat er nog geen concurrenten zijn”, aldus Overeem.
Efficiënte en goedkope PIN
Vooral landen die een inefficiënt betalingssysteem hebben, zoals Italië en Spanje, profiteren van een internationaal systeem, volgens Overeem. Maar Nederland, dat het efficiënte en goedkope PIN kent, zal er eerder op achteruitgaan. “Om de efficiëntie van het Nederlandse betalingsverkeer te beschermen, moeten de banken zich proactief opstellen. De deelname van Nederlandse banken in het geheel nieuw betaalsysteem, eventueel door het linken van PIN aan andere Europese systemen, zou één van de opties kunnen zijn”, aldus Overeem.
De Nederlandse Vereniging van Banken (NVB) benadrukt dat banken afspraken hebben gemaakt met de detailhandel dat de prijzen de komende vijf jaar niet worden verhoogd.
Bron: Elsevier Fiscaal
In een grootschalig onderzoek van Sdu Uitgevers en Integron B.V. naar de tevredenheid van overheidsinstellingen over ICT-aanbieders is BCT Guiding Documents op een twaalfde plaats geëindigd. BCT is de enige aanbieder van document management systemen in de top 15, waarin naast leveranciers van software ook aanbieders van hardware, telecommunicatie en internetdiensten staan. In de categorie maatwerk software voor bedrijfsfunctionele toepassingen eindigde BCT op een vierde plaats.
Aan het onderzoek ‘Overheid & ICT’ van Sdu Uitgevers en Integron, dat in maart en april van dit jaar uitgevoerd werd, hebben 449 ICT-ers meegewerkt, die werkzaam zijn bij gemeenten (64%), het Rijk (14%), provincies (6%), en waterschappen (5%). Zij beoordeelden in het totaal 205 ICT-leveranciers in de categorieën hardware, standaard software, maatwerk software, (tele)communicatie, internetdiensten, beheer en onderhoud, outsourcing, consultancy en detachering. De deelnemende ICT’ers kenden een groter belang toe aan detachering, outsourcing, consulting en software; internetdiensten, beheer en onderhoud, (tele)communicatie en hardware vond men minder belangrijk.
Om een indruk te krijgen van de tevredenheid over de leveranciers werden aspecten als kennis van de overheid, integriteit, professionaliteit, kwaliteit en resultaat van de dienstverlening en condities/tarieven beoordeeld. Het belang van die aspecten varieerde overigens per segment. Voor de rubriek maatwerk software, waarin BCT ingedeeld was, werden bijvoorbeeld hoge eisen gesteld aan professionaliteit en kwaliteit van de dienstverlening. Over het algemeen zijn ICT-ers in overheidsdienst het meest tevreden over de kennis van de overheid bij de ICT-aanbieders, hun integriteit en hun professionaliteit. Over de andere aspecten is men minder tevreden, maar de verschillen zijn vrij klein.
Er zijn wel interessante verschillen zichtbaar in de tevredenheid tussen de verschillende soorten overheid. Gemeenten zijn verreweg het meest kritisch. Vooral in de beoordeling van de integriteit en de resultaten zijn de verschillen met de provincies, die het meest tevreden zijn, behoorlijk groot. Over het algemeen zijn overheden het meest tevreden over de kwaliteit van detachering, consultancy en internetdiensten. De softwareleveranciers worden over het algemeen het slechtst beoordeeld.
Maar gelukkig zijn er ook positieve uitzonderingen. In de lijst van vijftien dienstverleners, die zeven keer of vaker genoemd werden, staan toch zeven software leveranciers, waaronder BCT Guiding Documents als enige aanbieder van document management systemen, content management systemen en oplossingen voor de automatisering van specifieke werkprocessen. “We zijn zeer tevreden over onze plek op die ranglijst, temeer omdat veel gemeentelijke ICT-ers aan het onderzoek hebben meegewerkt, die volgens de onderzoekers het meest kritisch waren”, zegt Mark Loos, directeur van BCT. “Als leverancier, die zaken doet met de helft van de Nederlandse gemeenten en bijna alle waterschappen beschouwen we dat toch als een groot compliment.
Over BCT Guiding Documents
BCT Guiding Documents ontwikkelt sinds 1985 oplossingen op het gebied van documentaire informatieverzorging en workflow. Het modulair opgebouwde enterprise content management systeem Corsa is de basis voor een doelmatig beheer van alle documenten, relaties en workflow. Corsa 7.2 voldoet aan de softwarespecificaties voor Records Management Applicaties voor de Nederlandse Overheid (ReMANO). Het systeem is momenteel in gebruik bij meer dan 500 grote en middelgrote bedrijven en instellingen in de Benelux en Duitsland. Daarnaast levert BCT onder de naam Solutions een serie applicaties voor specifieke taken en branches. Zo zijn de afgelopen jaren onder meer speciale oplossingen voor factuurverwerking, bezwaar- en beroepprocedures, contractbeheer en automatische documentregistratie en classificatie geïntroduceerd.
BCT is gevestigd in het Limburgse Amstenrade en biedt werk aan 170 personen, die zich gespecialiseerd hebben in implementatie, opleiding en onderhoud van het ECMS Corsa. In 2008 behaalde BCT een omzet van 15 miljoen euro.
Op 7 april 2009 is tijdens het minisymposium het convenant e-factureren B2G ondertekend. In het convenant wordt onder meer gesproken over de keuze van UBL als voorkeurformaat voor het ontvangen van elektronische facturen. Daarnaast worden ook marktconforme documentstandaarden geaccepteerd (bijvoorbeeld: HR-XML).
NOTA BENE: Met dit onderzoekje en ook los daarvan neemt Platform ELFA geen standpunt in voor wat betreft welk formaat als standaard dan ook. Voor zover Platform ELFA een voorkeur zou hebben ,dan neigt deze eerder naar interoperabiliteit dan naar standaardisatie.
Kunt u met UBL uit de voeten?
Vanuit Platform ELFA wordt onderzocht welke organisaties en leveranciers in staat zijn om met UBL te werken (aanmaken, verzenden, ontvangen en verwerken).
We willen alle belanghebbenden vragen dit door te geven aan kwant@platformelfa.nl aan de hand van de volgende tabel:
[naam organisatie] | JA | NEE |
AANMAKEN |
|
|
CONVERTEREN (MAPPEN) |
|
|
VERZENDEN |
|
|
ONTVANGEN |
|
|
VERWERKEN |
|
|
Doel van het convenant
Het doel van het convenant is om door middel van inspanningen van overheidspartijen en marktpartijen te bereiken dat in 2010 minimaal 10% van het totale aantal facturen aan de overheid bestaat uit elektronische facturen.
Convenantpartijen
De convenant-partijen zijn VNO-NCW, MKB Nederland, ICT~Office, het ministerie van Financiën, het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, de Manifestgroep (van Uitvoeringsorganisaties van de overheid), de Vereniging van Nederlandse Gemeenten en het ministerie van Economische Zaken.
Bekijk de informatie van die dag
Verslag ondertekening van het Convenant
Presentatie Rex Arendsen, projectleider e-factureren Ministerie van EZ
Presentatie Han Gerrits, hoogleraar E-Business & IT-industry
De eerste van een tweemaandelijkse serie van factsheets met de beschrijving van een ‘best practice’: de Belastingdienst
De eerste van een halfjaarlijkse Readiness monitor e-factureren van ECP.NL-EPN
De cartoonposter “Cockpit e-invoice”
Leveranciersprofielen aanbieders softwareoplossingen voor e-factureren
Wereldwijd gehouden onderzoek ‘The Cost of Control’ onder 550 CFO’s en FD’s legt ‘the missing link’ tussen finance en procurement bloot
· Slechts 28% van CFO’s ziet een belangrijke rol van procurement bij het vaststellen van de financiële risico’s
· Meer dan de helft ervaart geen enkele vorm van integratie tussen de procurement en finance afdelingen
· Bijna 60% van indirecte uitgaven worden niet bijgehouden door organisaties wereldwijd
· 64% van respondenten ziet kostenbesparingen als voornaamste prioriteit; slechts 39% ziet risicobeperking als prioriteit
Chief Financial Officers wereldwijd geven de voorkeur aan kostenbesparingen boven risk management, en nemen potentiële gevaren voor de supply chain niet serieus genoeg. Dit zijn de conclusies uit een onderzoek dat is uitgevoerd door Basware en een toonaangevende academische instantie, Loudhouse.
De huidige economische crisis raakt het internationale zakenleven diep en ‘The Cost of Control’ is het eerste onderzoek naar de gevolgen voor finance en procurement. Voor het onderzoek werden 550 internationale FD’s en CFO’s ondervraagd, ondersteund door Professor Adrian Done van de IESE Business School in Barcelona.
De resultaten van ‘The Cost of Control’ wijzen uit dat, ondanks de huidige economische situatie, CFO’s het belang van supply chain management door middel van procurement niet erkennen. Slechts 28 procent van de respondenten in het onderzoek geeft aan dat procurement een belangrijke impact op de financiële risico’s heeft.
Professor Done over de conclusies: “Succesvol zakendoen wordt vandaag de dag voor een belangrijk deel bepaald door optimalisatie van de supply chain en bij verschillende mislukkingen van de afgelopen twaalf maanden kan de supply chain als oorzaak aangewezen worden. Wereldwijd onderschatten CFO’s nog altijd de toegevoegde waarde die de procurement afdeling al decennia lang kan bieden. We kunnen daarom stellen dat zij niet het meeste uit de afdeling halen, terwijl die juist zeer waardevol kan zijn ten tijde van een recessie.”
“Een andere conclusie uit het onderzoek – slechts 46 procent van CFO’s zien een daadwerkelijke integratie tussen purchase and finance teams – is verontrustend,” vervolgt Professor Done. “Het geeft aan dat er een scheiding is tussen deze twee afdelingen, die juist nú – ten tijde van een financiële recessie – zouden moeten samenwerken. Dat slechts 27 procent van de CFO’s van mening is dat procurement een positief effect heeft op de winstgevendheid, suggereert dat de rol van procurement afdeling, en in breder verband die van de supply chain, niet worden gezien als van wezenlijke toegevoegde waarde voor de prestaties.”
Wellicht niet verrassend, maar directe kostenbesparingen worden door de ondervraagde CFO’s als prioriteit gezien: bij 64 procent van de CFO’s staat dit op hun prioriteitenlijstje. Tegelijkertijd dalen meer strategische doelstellingen op deze prioriteitenlijst, met slechts 39 procent die risicoanalyse als belangrijkste aandachtspunt ziet. Een vergelijkbare 39 procent gelooft dat het onderhouden en het verbeteren van marges de sleutel naar succes is. In tegenstelling tot de strategische nadruk op ‘groen’ en papierloze kantoren van de afgelopen jaren, gaf 24 procent van de respondenten aan zich te richten op milieuvriendelijke aspecten.
Ongerustheid aan beide zijden?
Rob Reichardt, Basware’s Country Manager in Nederland, over het ontbreken van een link tussen de finance en procurement afdelingen: “Er moet een bepaalde ongerustheid aan beide kanten zijn, wanneer je de resultaten van dit onderzoek bekijkt. De hoofden van finance afdelingen kijken vooral hoe zij meer zekerheid en stabiliteit in hun organisatie kunnen doorvoeren. Echter, het lijkt wel of ze de belangrijke rol van de procurement teams als mogelijke bron voor strategisch voordeel uit het oog verliezen.”
“Maar terwijl procurement professionals waarschijnlijk vinden dat hun strategische meerwaarde door de financiële collega’s wordt gemist, is procurement wel degelijk een belangrijk proces dat organisaties in deze economisch barre tijden kan helpen”, vervolgt Reichardt. “Het is zaak dat er serieus wordt nagegaan waarom procurement nog steeds niet als zodanig wordt ervaren.”
Het onderzoek ‘The Cost of Control’ toont ook aan dat organisaties belangrijke gegevens en processen niet goed vastleggen, waardoor uitgaven niet goed in kaart wordt gebracht. De ondervraagde CFO’s in het onderzoek geven toe dat slechts 42% van de indirecte uitgaven – zoals bijvoorbeeld kosten aan marketing en consulting – door een organisatie wordt vastgelegd, en dat slechts 50% van de inkoopprocessen is geautomatiseerd, waardoor de kans op menselijke fouten toeneemt.
De oplossing: Basware’s driestappenplan
Om de uitdagingen uit het onderzoek ‘The Cost of Control’ op te pakken, raadt Basware een driestappenplan aan voor zowel CFO’s als procurement professionals:
1. Het is van essentieel belang dat organisaties hun uitgaven – zowel direct als indirect – voor 100% in kaart kunnen brengen. Alleen als een organisatie volledig zicht op deze cijfers heeft, is het mogelijk om financiële beslissingen te optimaliseren;
2. Zorg dat de juiste controles in het proces zijn aangebracht, om zo na te gaan wie er geld uitgeven en wat zij kunnen inkopen. Dit leidt tot een verbeterd proces en een verbeterd kapitaalmanagement;
3. Slechts door strategisch samen te werken, kunnen de afdelingen finance en procurement de beslissingen nemen waarvan de hele organisatie uiteindelijk zal profiteren. Organisaties die binnen de gehele inkoopcyclus transparantie creëren, zijn het beste uitgerust om de huidige financiële recessie te overleven.
Aanvullende informatie over ‘The Cost of Control’
Het onderzoek ‘The Cost of Control’ is in opdracht van Basware uitgevoerd door het onafhankelijke onderzoeksbureau Loudhouse in mei 2009. Het onderzoek is gehouden onder verschillende bedrijven, waarbij alle ondervraagden een rol als CFO, Financial Director of soortgelijke functies bekleden. De omvang van de bedrijven ligt tussen de 1.000 en 50.000 medewerkers. De in het totaal 550 geïnterviewden zijn als volgt onder te verdelen: in de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk, Scandinavië en Duitsland werden 100 respondenten per land/regio ondervraagd; in Spanje, Benelux, Frankrijk en de Benelux waren dit 50 CFO’s en/of FD’s per land/regio. Voor een volledig overzicht van het onderzoek: www.basware.com/control
Over Basware
Met meer dan 1.500 klanten in ruim 50 landen is Basware wereldwijd leider op het gebied van purchase to pay oplossingen. Basware automatiseert financiële processen en levert hiermee toegevoegde waarde in de vorm van controle, compliance en een hoge Return On Investment (ROI). De oplossingen worden gedistribueerd en geïmplementeerd in Europa, de Verenigde Staten, Azië en Australië door middel van Basware’s netwerk van kantoren en partners.
In 2008 bedroeg de netto omzet € 86 miljoen. Basware Corporation is in 1985 opgericht en is genoteerd aan de NASDAQ QMX Helsinki Ltd. Het hoofdkantoor is gevestigd in Finland en Basware heeft zeven vestigingen in Europa en de Verenigde Staten. Voor meer informatie: www.basware.com/nl
Bron: Computable
E-factureren groeit, blijkt uit gegevens van Factuurwijzer.nl. Tussen 2000 en 2007 nam het aantal e-facturen toe met 12 tot 15 procent. Het afgelopen jaar alleen al was er een groei te zien van 10 procent. De overheid heeft de ambitie uitgesproken dat in 2014 80 procent van de facturen aan de overheid elektronisch wordt verzonden. In 2017 moet dat percentage 100 procent zijn.
Overheid voert de boventoon
De overheid zette daarin ook een kleine maar belangrijke stap. Op 7 april tekenden drie staatssecretarissen met het bedrijfsleven een convenant waarin staat dat de overheid volgend jaar één miljoen van alle binnenkomende facturen elektronisch wil ontvangen en verwerken (10 procent). Toch is dat slechts een beperkt aantal van alle facturen (papieren en elektronisch) die in Nederland verstuurd worden. Bedrijven onderling sturen zo’n 75 miljoen exemplaren, en naar consumenten naar schatting een vijfvoud daarvan. Bij een overstap naar e-facturatie kunnen volgens optimistische schattingen bedrijven in de zakelijke sector gezamenlijk zeshonderd miljoen euro besparen en op de consumentenmarkt drie miljard.
De overheid is op de facturatiemarkt dus een relatief kleine speler, toch is ze wel de grootste ontvanger en verzender van facturen. In die zin is het besluit om e-facturatie te promoten een verkapt economisch stimuleringspakket, zegt Friso De Jong. De overheid zet recent nadrukkelijk haar stempel op e-factureren, zegt hij. ‘Bedrijven zijn al tien, vijftien jaar bezig met dit onderwerp. De overheid verspreidt de nieuwe boodschap nog maar een jaar, en noemt iets te uitdrukkelijk maar één formaat; UBL 2.0.’
De overheid wil met de voorkeur voor één formaat duidelijkheid scheppen. ‘Maar het is de grootst mogelijke leugen te claimen dat we in de toekomst via één enkel standaardformaat dit soort berichten gaan uitwisselen,” zegt De Jong. “Er zal nooit één systeem of formaat zijn. Windows beheerst dan wel de markt, maar er zijn altijd systemen naast. Dat geldt ook voor e-factureren.’
Gebrek aan garanties
Omdat de overheid geen waarborgen eist in e-facturen, levert dat in de nabije toekomst problemen op, verwacht De Jong. Een factuur kent twee juridische niveaus: het fiscale niveau (BTW) en het handelsrechtelijk niveau (overeenkomst). Nu een factuur niet meer gewaarborgd hoeft te zijn, – zo mag een digitale handtekening ontbreken – is het de vraag of het wel geldt als bewijs bij de incassorechter. Want de factuur kan van iedereen afkomstig zijn. ‘Stel dat een leverancier een fiets levert en de klant betaalt niet. De klant kan zegggen dat hij de factuur niet heeft gekregen of dat hij niet van jou afkomstig is. Een factuur speelt dus een rol in de handelsrechtelijke bewijslast’, zegt De Jong die in de advocatuur werkzaam is geweest.
Het gebrek aan waarborgen schaadt ook het imago en de reputatie van het bedrijf. De Jong adviseert dan ook facturen te borgen. ‘Het zou bedrijven niet misstaan, het geeft net een beetje meer overtuiging en dat is goed voor het imago.’ De recente fiscale basis die de overheid voor elektronisch factureren heeft gelegd, is op zich goed, maar de uitwerking mag meer doorwrocht, stelt de voorzitter van Platform Elfa. ‘Ik vind dat de lange-termijnconsequenties nog beter moeten worden onderzocht.’
Op de informatiemarkt tijdens het Factuurcongres werd duidelijk dat een deel van de aanbieders zich ook richt op kleine zelfstandigen. Zo kan je bij factuursturen.nl (op het congres winnaar van een Gouden Factuur) voor veertig cent een digitale rekening de deur uit laten doen, met een maximum van tien euro per maand.
——————————————————————
Factuurwijzer.nl bracht dit jaar voor de tweede maal een Factuurmonitor uit, met overzichten van de ontwikkelingen in het afgelopen jaar. Enkele cijfers:
De Factuurmonitor 2008 ging over het gebruik en de adoptie van elektronisch factureren, die van dit jaar geeft het aanbod van producten en diensten op het gebied van elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking in Nederland in statistieken weer. Het is jammer dat de monitoren uit 2008 en 2009 over twee verschillende groepen gaan, zodat cijfers niet makkelijk te vergelijken zijn. Volgend jaar komt een Factuurmonitor waarbij de gegevens uit Factuurmonitor 2008 worden vergeleken met 2010. De monitor van 2011 gaat weer over hetzelfde onderwerp als die van dit jaar.
De dienstverleners geven aan de meeste klanten te hebben in de sectoren zakelijke dienstverlening, ict en financiële diensten. Elektronica, consumentenproducten en de categorie ‘overig’ vormen het kleinste deel van de klanten van deze dienstverleners. Interessant is dat de aanbieders van producten en diensten zich duidelijk internationaal oriënteren. 89 procent kijkt ook naar andere landen, waarvan de helft zich ook richt op landen buiten de Europese Unie. Noord- en Zuid-Amerika kunnen zich bijvoorbeel verheugen in de belangstelling van respectievelijk 30 en 22 procent van de Nederlandse dienstverleners.
De meeste dienstverleners kunnen volgens de Factuurmonitor worden beschouwd als ‘supervertalers’. Zij kunnen elk willekeurig formaat e-factuur ontvangen en verspreiden. Vrijwel alle dienstverleners bieden PDF-facturen aan (92 procent), en XML (eveneens 92 procent). UBL, het systeem dat de overheid promoot, is en XML-variant. Andere formaten die veel gefaciliteerd worden zijn HTML (76 procent) en EDI-formaten (73 procent) en de mogelijkheid om elektronische facturen via de post te verzenden (76 procent). Welke formaten daadwerkelijk het vaakst gebruikt worden door notaverzenders, maakt de Factuurmonitor 2009 niet duidelijk.
Wat ontvangers met de factuur doen, kunnen verzenders voor een groot deel ook nadoen. 86 procent van de dienstverleners geeft feedback over de ontvangst van een elektronische factuur aan de ontvanger. 76 procent kan zien of de factuur door de ontvanger is geopend. 76 procent kan aantonen of de factuur is gelezen en/of geprint.
