Archief voor 2008
De Hogere Agrarische School (HAS) in Den Bosch heeft onlangs besloten om CORSA/INVOICE te implementeren binnen de organisatie. CORSA/INVOICE zal geïntegreerd worden met de financiële oplossing van Exact Globe. Naast de bewezen technologie van deze oplossing is het voor HAS Den Bosch van belang dat, met CORSA/INVOICE als basis, later een eenvoudige doorgroei gemaakt kan worden richting organisatiebrede digitalisering.
Gemeente Gilze en Rijen is een uitgestrekte gemeente ten zuidwesten van Tilburg in de provincie Noord-Brabant. De gemeente telt 25.692 inwoners (1 februari 2008, bron: CBS) en heeft een oppervlakte van 65,69 km². De gemeentenaam is ontleend aan een in 1524 gestichte parochie, maar het woordje ‘en’ wordt vaak weggelaten: men zegt en schrijft ‘Gilze-Rijen’.
De gemeente Gilze-Rijen maakt al een aantal jaren naar tevredenheid gebruik van CORSA. De aanschaf van CORSA/CONTRACT moet de gemeente Gilze-Rijen ondersteunen in het effectief en efficiënt beheren van contracten. Aangezien de functionaliteit van MyCORSA al organisatiebreed is uitgerold, zijn ook de contracten centraal digitaal beschikbaar voor de mensen die hier de juiste autorisatie voor hebben.
Wilt u meer informatie over CORSA/CONTRACT? Neem dan contact op met BCT via (046) 442 45 45.
Dit is een rapport van Innopay.
Twinfield heeft aan haar webdienst een nieuwe mogelijkheid toegevoegd waardoor elektronische bankafschriften worden ingelezen en verwerkt. Klanten van Twinfield hoeven geen betaalopdrachten meer over te typen in het bankpakket en geen bankafschriften meer in te voeren in de boekhouding. Deze uitwisseling van gegevens tussen de bank en de boekhouding verloopt geheel automatisch.
Meer dan twintig nationale en internationale banken wisselen nu informatie uit met de dienst voor online boekhouden van Twinfield. Twinfield-klanten die beschikken over een bankrekening bij een van de ruim twintig banken waarmee Twinfield is gekoppeld, waaronder ABN AMRO, Rabobank, ING-bank, SNS-bank, Fortis, Bizner, Bank of Tokyo, Raiffeisen bank en The National Bank of Ireland, kunnen vanaf vandaag gebruik maken van het inlezen van elektronische bankafschriften.
Bron: Twinfield
Veel bedrijven doen elektronisch zaken en wisselen bijvoorbeeld EDI of XML berichten uit met partners. Zij hebben echter niet de kennis en capaciteit in huis om er voor te zorgen dat ze up-to-date blijven met de ontwikkelingen op dit gebied en ook zijn zij niet in staat om een goed gesprekspartner te zijn voor partners die hen benaderen met vragen en/of verzoeken om elektronisch zaken te doen.
Om deze bedrijven te helpen heeft Chainges.net het e-business abonnement ontwikkelt. Middels dit abonnement vervult Chainges.net voor uw bedrijf de rol van e-business specialist en U hoeft niemand in dienst te nemen.
Hoe werkt het?
Om uw bedrijf goed te leren kennen voeren wij eerst eenmalig een e-business scan uit. Op basis van deze scan stellen we gezamenlijk een meerjaren e-businessplan op.
Chainges.net verdiept zich in uw bedrijfssegment en onderhoudt kontakten met de relevante belangenorganisaties. Drie keer per jaar brengen wij uitgebreid verslag uit van de ontwikkelingen in de branche en wat dit betekend voor uw bedrijf. Deze rapportages koppelen wij aan een bezoek waarbij de stand van zaken en de kansen voor uw bedrijf worden doorgesproken. Dit kan leiden tot aanpassing van het e-businessplan. Mochten er zich belangrijke zaken voordoen die direct uw attentie behoeven dan melden wij die onmiddellijk. Chainges.net denkt feitelijk voortdurend met u mee.
Daarnaast krijgt u een strippenkaart met het recht op 6 dagdelen van een van onze consultants. Deze dagdelen kunnen op verschillende manieren worden besteed. Bijvoorbeeld voor een overleg met een klant of een leverancier. Ook onderhouden wij contact met de leverancier van uw B2B integratie systeem en van de relevante ERP of andere legacy systemen. U kunt ons altijd bellen voor vragen of overleg. U heeft een gespecialiseerde medewerker op afroep beschikbaar.
Een dergelijke nauwe relaties tussen onze consultants en uw bedrijf maakt het erg gemakkelijk om ons in te zetten om kleine en grote projecten te managen en u uit handen te nemen. Wij kennen immers het bedrijf en de betrokken partijen en de systemen goed.
Indien na onderling overleg kan blijken dat uw specifieke situatie een bijzondere benadering behoeft, dan kunnen wij een e-business abonnement op maat maken.
Is een e-business abonnement voor uw bedrijf interessant, neem dan contact op met 087 7847424 of stuur een e-mail naar info@chainges.net.
Ruim de helft van de overheidsorganisaties heeft plannen voor het ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Het EIM leidt dit af uit onderzoek dat is uitgevoerd in opdracht van staatssecretaris Heemskerk (EZ) en Marco Pasters, de ‘ambassadeur’ e-factureren van de rijksoverheid. Heemskerk kondigde eerder dit jaar een actieplan af met als doel overheden en bedrijven aan te sproen tot elektronisch factureren. De bewindsman verwacht dat het afschaffen van de papierwinkel grote administratieve besparingen oplevert.
Het EIM-onderzoek wijst uit dat de overheid jaarlijks 10,5 miljoen factureren ontvangt, gemiddeld 12.600 per organisatie. Van het totaal komt nu slechts 3,7 procent elektronisch binnen, waarvan weer 62 procent in de vorm van een PDF-bestand.
Het toch al geringe aantal e-facturen wordt door slechts 9 procent van de overheidsorganisaties volledig elektronisch verwerkt. Dit betekent dat van alle factureren, op papier of digitaal, maar aan 0,3 procent geen handwerk te pas komt.
Als we de goede voornemens mogen geloven, komt in deze situatie spoedig verandering. Er bestaan bij 54 procent van de overheidsinstellingen plannen om met e-facturen aan de slag te gaan. Gemiddeld wil men over twee jaar beginnen. Provincies en ministeries zitten in de voorhoede: zij denken al over een jaar te kunnen starten. Grote gemeenten hobbelen achteraan met een geplande start in 2012.
Heemskerk mikt erop dat overheden in over twee jaar elektronisch factureren tot 10 procent van het totaal is toegenomen. Hij en Pastors constateren dat er nog veel werk aan de winkel is om dat te realiseren. Ze maken nu afspraken met diverse overheidsorganisaties over voorbereidend onderzoek en een aantal concrete projecten.
Bron: Automatisering Gids.
Van de bijna 10,5 miljoen inkoopfacturen van bedrijfsleven naar overheid is bijna 4 procent een elektronische factuur. Dat zijn er jaarlijks bijna 385.000. De kleine gemeenten blijken relatief de meeste elektronische inkoopfacturen te kennen, namelijk 4,3 procent van het totaal. Bij de middelgrote gemeenten is het aandeel van de elektronische factuur het laagst: 1,6 procent.
In het rapport elektronische facturen Business-to-Government (B2G) van het Ministerie van Economische Zaken en EIM wordt de stand van zaken ten aanzien van inkoopfacturen van de overheid voor geleverde goederen en/of verleende diensten door het bedrijfsleven. De rapportage is van belang in het licht van het overheidsbeleid dat over drie jaar 10 procent van deze facturen elektronisch wordt ontvangen en verwerkt.
Methoden voor elektronisch factureren
De elektronische handtekening op facturen van leveranciers wordt geaccepteerd door bijna 5 procent van de overheidsorganisaties. Bij de grotere gemeenten is dat aandeel hoger (16 procent). Ministeries hanteren met name een andere methode dan EDI en de elektronische handtekening die door de Belastingdienst is goedgekeurd (ruim 14 procent). Het grootste deel geeft echter een alternatieve vorm aan (de categorie ‘anders’), mogelijk vanwege onbekendheid. Uit die antwoorden blijkt dat de gesprekspartners van de overheidsorganisaties afwijken van de toegestane methoden. Het overgrote deel geeft aan de PDF als methode te hanteren.
EIM eindrapport Nulmeting
(Elektronische) Facturen Business-to-Government (B2G)
Het versturen en ontvangen van elektronische facturen levert bedrijven en overheden grote (administratieve) besparingen op.
Eerder dit jaar lanceerde Heemskerk een actieplan om te zorgen dat overheden en bedrijven meer elektronisch gaan factureren. Doelstelling van het Actieplan is dat in 2010 tien procent van de facturen aan de overheid elektronisch worden ontvangen én verwerkt. Om beter grip te krijgen op de uitgangspositie van de overheid is recent door EIM een onderzoek uitgevoerd. Deze zogenaamde nulmeting geeft inzicht in aantallen en aard van de facturen aan de overheid in 2008. De belangrijkste conclusies van EIM:
- In totaal worden jaarlijks bijna 10,5 miljoen facturen aan de overheid verstuurd. Gemiddeld ontvangen overheidsorganisaties 12.600 facturen per jaar.
- Van de 10,5 miljoen facturen aan de overheid komt slechts 3,7 procent elektronisch binnen, nagenoeg 385.000. Overheidsorganisaties geven aan dat 62 procent van de elektronische facturen als PDF wordt ontvangen.
- Slechts 9 procent van de overheidsorganisaties die elektronische facturen ontvangt, verwerkt deze ook echt geheel geautomatiseerd. In totaal gaat het nog slechts om 0,3 procent van het totaal aantal facturen dat echt ook automatisch wordt verwerkt.
- Bij meer dan de helft (54 procent) van de overheidsorganisaties bestaan plannen voor invoering van ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Gemiddeld willen overheidsorganisaties over iets meer dan 2 jaar starten. Provincies en ministeries willen gemiddeld al over een jaar beginnen of verder uitbreiden. Grote gemeenten lijken enigszins afwachtend; zij willen gemiddeld pas over 4 jaar starten.
Volgens Heemskerk en Pastors laten de cijfers zien dat er genoeg werk aan de winkel is. ‘De 10 procent elektronische facturen aan de overheid komen er zeker niet vanzelf en er moet nog veel gebeuren. Toch is het goed dat al zo’n groot deel van de overheid met elektronisch factureren bezig is’, aldus Heemskerk. ‘Om het doel van 10 procent elektronische facturen in 2010 te halen werken we nu aan afspraken met verschillende overheidsorganisaties om voorbereidende onderzoeken te starten en aan afspraken met het bedrijfsleven en een aantal concrete projecten. Dit moet de komende tijd zijn beslag krijgen,’ aldus Pastors.
Meer informatie
- EIM Eindrapport Nulmeting
09-07-2008 | rapport | onderwerp: E-factureren | PDF document, 251 Kb
EIM Eindrapport Nulmeting - Video: E-factuur bespaart miljoenen
27-03-2008 | nieuwsbericht | onderwerp: Open standaarden en open source software, ICT-beleid
Staatssecretaris Heemskerk wil ervoor zorgen dat steeds meer facturen elektronisch worden verstuurd. Dat kan op jaarbasis zo’n 600 miljoen euro aan kostenbesparingen opleveren
Bron: Ministerie van Economische Zaken.
Agroportal introduceert Z factuur, dé online facturenservice voor ondernemers
en bedrijven in de agrarische sector in Nederland. Dit gebeurt met steun van ZLTO en Rabobank. De
initiatiefnemers willen met Z factuur de kosten en administratieve lastendruk rondom het
facturatieproces in de keten verlagen.
facturen tussen bedrijven. Z factuur heeft koppelingen met de Notabox van Rabobank
internetbankieren. Digitaal doorsturen van factuurgegevens naar bijvoorbeeld de accountant biedt nog
meer voordelen.
De Z factuur dienst biedt de ontvanger grote voordelen. Besparingen in tijd en kosten, minder kans op
fouten en altijd een compleet overzicht van de financiële administratie. Zoekraken van papieren
facturen is niet meer mogelijk en alle digitale facturen blijven standaard gedurende zeven jaar online
beschikbaar. Het archief voldoet tevens aan de eisen van de Belastingdienst, zodat printen van
facturen niet meer nodig is.
Z factuur heeft de ambitie om branchebreed in de (agri)business-to-business de wijze van facturatie te
vereenvoudigen. Er zijn al andere zakelijke elektronische facturatie oplossingen, maar dat zijn
enkelvoudige koppelingen tussen een leverancier en zijn afnemers. Z factuur daarentegen is een
open platform, waar zowel leveranciers als afnemers zich eenvoudig op kunnen aansluiten.
Bovendien is Z factuur ook goed te gebruiken met een inbel internet verbinding.
“In de agrarische sector worden jaarlijks ongeveer 35 miljoen papieren facturen verstuurd.” aldus Lex
van Lent, directeur van Agroportal. “Die facturen worden tegen hoge kosten en met belasting van het
milieu geprint, per post verstuurd en vervolgens door de ondernemer handmatig in het online banking
systeem en boekhoudpakket ingevoerd. Dit proces is inefficiënt en gevoelig voor fouten, vertragingen
en vergissingen. Met Z factuur lossen we dit probleem in een keer op voor de gehele agrarische
sector.”
Rabobank en ZLTO zetten zich in voor lastenverlichting voor agrarische ondernemers. Z factuur
brengt aantoonbaar verlichting in de administratieve druk voor zowel agrariërs als hun leveranciers.
Agroportal | De heer Lex van Lent | Algemeen Directeur
Lex.vanLent@agroportal.nl | Tel. 0320-26 99 99 | Mobiel 06-5322 4004
“Wij waren op zoek naar apparatuur die de fysieke documenten kan verwerken voor digitale opslag (hoog volume scanners) en daarna ter beschikking stelt aan de processen voor de documentstroom binnen de organisatie”, vertelt Henk Borger. “Software voor opslag en retrieval was er al, maar de huidige gebruikte scanners waren verouderd. Van de mogelijke leveranciers is uiteindelijk BancTec met de DocuScans geselecteerd vanwege de beste TCO, de hoogste kwaliteit en het ‘open transport’ systeem (zien wat er gebeurt en makkelijk te herstellen).”
Dienstverlener binnen AchmeaBorger is Manager Logistiek binnen de Group Facility Services van Achmea. “Als logistieke dienstverlener binnen de Achmea groep zijn wij verantwoordelijk voor zowel de input-kant als de output-kant van de papierstroom. Group Facility Services beheert dus bij de verzekeraar, bank en financiële dienstverlener de ‘voor- en achterkant’ van de bedrijfsprocessen. Ofwel, de centraal ondersteunende dienst voor het primaire proces; documenten zijn dus onze ‘tak van sport’.” De hoeveelheid inkomende documenten bij de Achmea groep omvat een complexe, hoogvolume en data-intensieve stroom die geautomatiseerd de bedrijfsprocessen moet worden ingevoerd. Hierbij geldt dat deze poststroom veelal bestaat uit verschillende papierkwaliteiten en -formaten, waardoor er bijzondere eisen gesteld worden aan het doorvoeren en scannen van deze documenten. Document- en content-processing dus; van papieren documenten worden images gemaakt, waarna deze images via de interface in de workflow of routering van de achterliggende bedrijfsprocessen worden opgenomen.
Front office applicatieDe Achmea groep kent een groot aantal divisies met daarbij horende merken: Direct (Centraal Beheer / FBTO); Intermediair (Avero – via tussenpersonen); Bancair (Interpolis); Pensioenen; Zorg (Groene Land / Zilveren Kruis) en Sociale Zekerheid (Arbodiensten enz.). Voor alle zes divisies binnen Achmea wordt de ‘front-end’, het scannen en digitaliseren van de binnenkomende documentstromen, nu geïmplementeerd op DocuScans van BancTec. “In het verleden is het ontstaan als archiveringstool en dat is nu doorgegroeid naar een front office applicatie”, verduidelijkt Borger. “De documenten worden zodanig aangeboden dat in het daaropvolgende proces de gegevens/data worden ingevoerd in het primaire informatiesysteem zodat alles verder kan worden afgehandeld. Alle bestaande scansoftware is vervangen. Voor Intelliscan, de scansoftware van de DocuScan, is een interface naar de verschillende achterliggende systemen ontwikkeld en geïmplementeerd. Dat betekent wel dat we gebruik maken van nieuwe software, maar door deze slag is nu alles gestandaardiseerd.”
Per bedrijfsonderdeel waren er verschillende interfaces; die zijn nu allemaal hetzelfde. Er zijn zes DocuScan 6000 systemen geïnstalleerd in vijf verschillende vestigingen: Amsterdam, Apeldoorn, Leeuwarden, Meppel en Noordwijk. Deze zijn goed voor de verwerking op jaarbasis van zo’n 35 miljoen documenten. De DocuScan 6000 is specifiek voor dit soort toeppassingen ontworpen en voldoet daarmee aan de hoge eisen van Achmea. Met een compleet ‘open track’ systeem is de documentdoorvoer sterk verbeterd ten opzichte van klassiekere scansystemen. Dit vertaalt zich met name in een forse reductie van de hersteltijd na bijvoorbeeld een paper-jam. De scanner kan tot 260 pagina’s per minuut verwerken en creëert daarmee een complete end-to-end oplossing voor document management en archiefsystemen.
Input voor diverse systemenBinnen de verschillende divisies van de Achmea groep worden drie verschillende verwerkingssystemen (documentsystemen enz.) gebruikt: AWD, FileNet en Global 360. “Vanuit de DocuScans worden de documenten in een daarvoor bepaald formaat aan de ‘importservice’ van die verschillende systemen aangeleverd”, aldus Borger. “De scanners kunnen in principe ook aan andere systemen aanleveren. Het proces waarvoor de BancTec DocuScans zijn geïmplementeerd houdt in: scannen, classificeren en indexeren zodat het daarna in het verwerkingsproces kan worden gevolgd. “Ook de output wordt waar mogelijk gedefinieerd volgens de gegevens die aan de inputkant weer direct kunnen worden verwerkt. Daarmee kan dan in de toekomst een logistieke lus worden gerealiseerd. Want op bijvoorbeeld retourformulieren kan dan dankzij een software tool automatisch data extractie worden toegepast en daarmee komen we bij de Achmea groep steeds dichter bij een volledig elektronische mailroom.”
Makkelijke overgang naar verhoogde efficiencyDe ervaringen tot nu toe zijn uitstekend. De machine-operators hebben maar een korte tijd nodig gehad om de systemen te leren kennen. Borger: “Zij lopen glimlachend om de systemen heen vanwege de snelheid, het bedieningsgemak en de doorvoer die bijna probleemloos is. Vooral de instelbaarheid van de DocuScan blijkt prima en al met al is het een boven verwachting makkelijke overgang van oud naar nieuw. Het voldoet geheel aan wat we wilden. Ook de software-omzetting is op een goede manier gegaan. Nu blijkt dat de efficiency duidelijk omhoog is gegaan. De met de divisies afgesproken service levels kunnen beter gehaald worden omdat de piekverwerking beter kan worden opgevangen.” Ondanks het feit dat steeds meer documenten elektronisch bij verzekeringsorganisaties binnenkomen – bij voorbeeld via de basisverzekering; instellingen leveren hun declaraties digitaal aan – gaat het volume te digitaliseren documenten dat binnenkomt nog steeds omhoog. “Ook daarom was deze investering nodig”, besluit Borger. “Als interne dienstverlener binnen de Achmea groep heeft Facility Services in ieder geval door een samenwerking met BancTec een product met marktconforme tarieven binnen de divisies vernieuwd kunnen uitrollen, met een centrale regie voor decentrale uitvoering.”
Over BancTec
BancTec is een wereldwijde leverancier van innovatieve softwareoplossingen en diensten op het gebied van Enterprise Content Management (ECM) en Business Process Outsourcing (BPO). Met een internationaal team van circa 3500 medewerkers, biedt BancTec geïntegreerde oplossingen die haar klanten ondersteunen hun bedrijfskritische data- en papierintensieve processen te automatiseren en stroomlijnen. BancTec’s uitgebreide expertise helpt bedrijven hun efficiëntie te vergroten en stelt ze in staat hun competitiviteit te maximaliseren. Sinds de oprichting in 1972 zijn de BancTec-oplossingen al in meer dan 50 landen ingezet en worden minstens 50 miljoen documenten dagelijks geregistreerd en verwerkt door haar systemen.
BancTec heeft voor haar oplossingen een focus op informatie intensieve organisaties in specifieke verticale marktsectoren, waaronder financiële en zakelijke dienstverlening, overheid en zorg. Naast het uitvoeren van complexe projecten is BancTec een betrouwbare partner voor het uitbesteden van administratieve, document intensieve processen.
