Berichten getagged ‘aanbieder’

Met ongeveer zestig locaties in en rond Helmond is Stichting ORO een van de belangrijkste regionale aanbieders van zorg en ondersteuning. ORO stelt mensen zo in staat zelf de richting in hun eigen leven te bepalen. De ongeveer 1.250 medewerkers (800 FTE) en 600 vrijwilligers begeleiden ruim 1.550 mensen met een verstandelijke beperking en kinderen met een ontwikkelingsachterstand. Een organisatie als ORO heeft daarvoor een omvangrijke administratie en dus ook boekhouding. Overzicht en efficiëntie zijn daarbij belangrijk; voor het effectief verwerken van de inkomende facturen heeft ORO kortgeleden Contempus.Invoice van Simac Datacollect geïmplementeerd. 

Coördinator van de Economisch Administratieve Dienst (EAD) van Stichting ORO is Charles van Eemeren. “Als zorginstelling met meerdere locaties heb je net als elk bedrijf een omvangrijke administratie te voeren”, vertelt hij, “en onderdeel daarvan is de boekhouding, waarvoor wij het Exact-pakket gebruiken.” ORO heeft daardoor een groot aantal facturen te verwerken – ongeveer 20.000 op jaarbasis – en is op zoek gegaan naar een oplossing die de facturen automatisch kan verwerken. Naast de eigen administratie verzorgt de EAD van ORO ook de administratie voor een aantal andere instellingen. “De facturenverwerking willen we graag ‘uniform’ afwikkelen; slimmer, efficiënter en kwalitatief hoger”, aldus Van Eemeren, “rekening houdend met het grote werkgebied en de vele gedecentraliseerde budgethouders. De keuze is gevallen op Contempus.Invoice, wat voldoet aan onze eisen en wensen en het goed ondersteunt.”

Goede voorbereiding
In het voorbereidingstraject heeft ORO de diverse leveranciers gevraagd zoveel mogelijk volgens standaard opmaak en lay-out de facturen aan te leveren: juiste postadres; omschrijving ten name van crediteurenadministratie en producten en diensten; ten behoeve van wie of de locatie enzovoort. Ook om rekening te houden met unieke nummers vanuit de inkoop- en bestellingenprocedure. Facturen die binnenkomen worden zoveel mogelijk met een inkoopdossier gescand en alle facturen worden nu centraal ontvangen. “Op basis van de inkoopprocedure en het autorisatiesysteem hebben we alles beschreven voordat Contempus werd geïmplementeerd, dat helpt bij het inrichten van het systeem en de organisatie wordt er daardoor al vroeg bij betrokken. Twee zaken die eigenlijk voor elke organisatie belangrijk zijn”, benadrukt Van Eemeren. “De organisatie weet dan al dat er in plaats van fysieke in de toekomst digitale facturen gaan komen.”

Geïntegreerd met Exact
Het traject daarna om Contempus.Invoice te implementeren was binnen twee maanden doorlopen. Het is gekoppeld aan Exact, want bepaalde informatie moet in het boekhoudpakket worden ingevoerd. “We willen bijvoorbeeld op één plek kunnen zien of een factuur betaalbaar of betaald is, zodat er duidelijkheid en inzicht is voor degene die zorgt voor de autorisatie. Daardoor is er breed binnen de organisatie historisch inzicht beschikbaar via Contempus.” Ook tijdens het implementatieproces werden de gebruikers zoveel mogelijk betrokken: “ORO levert zorg en niet automatisering; dus hebben we regelmatig informatiebrieven verstuurd met tips en handigheidjes.”

Duidelijk traject
Na het centraal scannen en herkennen bij de administratieve dienst wordt de informatie binnen de systemen verwerkt en doorgestuurd. De boekhoudkundige medewerker koppelt aan de factuur eventuele inkoopdocumenten, wat gezamenlijk wordt gescand. Nu wordt ruim 70 procent direct herkend. Na ‘systeemverrijking’ zal dat percentage hoger worden. De boekhouding voegt na de herkenning boekingsgegevens toe, waarna de workflow start voor autorisatie. Degene die een factuur moet goedkeuren krijgt via de mail een signaal en een link waardoor de browser de goed te keuren facturen kan openen. Er zijn diverse autorisatiemogelijkheden zoals inkoper, goedkeurder/budgethouder en uiteindelijk controller. Nadat het autorisatietraject is doorlopen worden de gegevens automatisch in het boekhoudpakket verwerkt en eventuele betalingen worden – met de facturen – teruggemeld.

Goed vastgelegd en traceerbaar
Voor ORO is het na de eerste periode duidelijk dat de factuurverwerking vanaf binnenkomst tot en met betaalbaar stellen veel sneller gaat dan voorheen. Via scannen en herkennen wordt veel tijdwinst geboekt. Direct na binnenkomst zijn facturen te allen tijde traceerbaar en de kwaliteit van de boekingen is duidelijk beter geworden. Van Eemeren: “Tijdens een accountantscontrole is men lovend over de wijze van vastlegging en de traceerbaarheid. Maar ook de budgethouders zien al snel de voordelen. Het goedkeuringstraject is inzichtelijker voor de managers en eigenlijk is het totale inkoopproces binnen de organisatie transparanter geworden.”

www.simac.com