Berichten getagged ‘accountants’
Hieronder volgt het artikel van Gerard Bottemanne van Softwarepakketten.nl waarin hij ingaat op eenvoudige uitwisselbaarheid van gegevens tussen boekhoudpakketten en andere software. Het artikel laat ook zien hoe dit ingezet kan worden voor e-factureren.
EENVOUDIGE UITWISSELBAARHEID VAN GEGEVENS TUSSEN ALLE BOEKHOUD- EN RAPPORTAGESOFTWARE BEOOGD, ZOWEL NATIONAAL ALS INTERNATIONAAL:
Initiatief Belastingdienst, PricewaterhouseCoopers, Exact Software en Unit 4 Agresso leidt tot eerste ervaring met het uitwisselen van gegevens volgens de internationale XBRL-GL taxonomie.
Auteur: Gerard Bottemanne, onderzoeksbureau GBNED, www.softwarepakketten.nl en www.ictaccountancy.nl
Menig accountants- en administratiekantoor heeft te maken met het uitwisselen van gegevens tussen administratiesystemen. Meestal gaat het dan om:
1. Het uitwisselen van gegevens tussen een boekhoudpakket en een rapportagesysteem, bijvoorbeeld voor het opstellen van de jaarrekening.
2. Het uitwisselen van gegevens tussen verschillende boekhoudpakketten voor het verder uitwerken en/of controleren van de boekhouding door het accountantskantoor.
Als een accountants- administratiekantoor werkt met boekhoudsoftware van leverancier “A” is het meest voor de hand liggend dat cliënten van het kantoor ook met boekhoudsoftware van deze leverancier werken. Steeds meer kantoren kiezen er voor om on-line samen te werken met cliënten met behulp van dezelfde software.
Er zijn echter veel situaties denkbaar waarbij de cliënt beter af is met software van een andere leverancier dan zijn accountantskantoor, bijvoorbeeld omdat de cliënt behoefte heeft aan een meer branchegerichte oplossing, zoals een ERP toepassing voor een productiebedrijf, een projectenadministratie voor een bouwbedrijf of een kassasysteem voor een detaillist. Veel van deze branchegerichte oplossingen bieden ook functies voor grootboek, debiteuren en crediteuren en een volledige integratie tussen de functies onderling. Het ligt dan ook voor de hand dat betreffende cliënten geen gebruik maken van het zelfde boekhoudsysteem als het accountantsadministratiekantoor, maar van een meer branchegerichte oplossing.
E
en andere situatie kan zijn dat de cliënt wisselt van accountants- administratiekantoor maar tevreden is met zijn of haar huidige boekhoudpakket en daarmee graag wil blijven werken. De uitwisselbaarheid van gegevens tussen de verschillende boekhoudsystemen is een bekend probleem. Natuurlijk zijn er leveranciers die in het verleden onderling oplossingen hebben bedacht voor de uitwisselbaarheid van gegevens. Maar nu lijken breed geaccepteerde standaards in zicht te komen, te weten:
1. De XML Auditfile Financieel 3.0.
2. XBRL-GL (XBRL Global Ledger)
De Auditfile is ontwikkeld in het kader van de administratieve lastenverlichting voor het bedrijfsleven. Vanaf 1999 is de Auditfile op verzoek van de Belastingdienst door softwareleveranciers in boekhoudpakketten opgenomen. Met de invoering van de Auditfile is het uitwisselen van gegevens van ondernemers ten behoeve van de belastingcontrole sterk vereenvoudigd. Sinds 2003 kent de Auditfile een XML opvolger onder de naam XML Auditfile Financieel (XAF).
De eerste versie van XML Auditfile Financieel bood inzicht in grootboekrekeningen, grootboekmutaties en enkele basisgegevens van debiteuren en crediteuren. De meest recente versie van de XML Auditfile Financieel is XAF 3.0. Deze versie is met name tot stand gekomen vanuit leveranciers en afnemers van standaard boekhoudsoftware. XAF 3.0 is aanzienlijk uitgebreider dan de vorige versie en bevat de volgende gegevens: grootboekrekeningen, grootboekmutaties, debiteuren- en crediteuren stamgegevens, subgrootboeken (bijvoorbeeld debiteuren, crediteuren en kostenplaatsen) en journaalmutaties.
Versie 3.0 kan dan ook ingezet worden om op eenvoudige wijze informatie tussen boekhoudsystemen onderling of boekhoudsystemen en rapportagesystemen uit te wisselen. De auditfile kan ingezet worden door accountants- en administratiekantoren om de boekhouding van de klant in te lezen voor controle of verdere verwerking (denk aan boekingen aan het einde van het jaar) of bijvoorbeeld het samenstellen van rapportages, zoals een jaarrekening. Door gebruik te maken van XAF 3.0 kan dan bijvoorbeeld vanuit een post op de jaarrekening de onderliggende mutaties geraadpleegd worden, zonder gebruik te maken van het boekhoudsysteem dat de bron is van deze mutaties. Door dit laatste is de accountant voor rapportages en controles veel minder afhankelijk van boekhoudsystemen waar cliënten mee werken.
XAF 3.0 kan beschouwd worden als lokaal ‘Nederlands’ standaard uitwisselformaat van gegevens tussen standaard boekhoudpakketten. De specificatie kan, na aanmelden, worden gedownload van de community www.oswo.nl.
Internationaal is XBRL-GL de standaard voor het uitwisselen van gegevens tussen boekhoud- en rapportagesoftware. Op termijn kan XBRL-GL gezien worden als opvolger van XAF 3.0, hoewel de praktijk zal zijn dat deze standaards de komende jaren naast elkaar gebruikt zullen worden, waarbij XBRL-GL in eerste instantie meer toegepast zal worden door softwareleveranciers, accountants en bedrijven die meer internationaal werken.
Ten tijde van samenstellen van deze uitgave loopt een Proof of Concept voor XBRL-GL met medewerking van de Belastingdienst, PricewaterhouseCoopers, Exact Software en Unit 4 Agresso. Dit heeft al geleid tot een eerste proef waarbij een administratie vanuit Exact Online met succes uitgewisseld is met de rapportage- en analysesoftware van Unit 4 Agresso.
Voordat XBRL-GL definitief doorbreekt als standaard moeten nog wel wat hindernissen worden genomen. De resultaten van de Proof of Concept worden daarbij inhoudelijk besproken op het niveau van XBRL International. Ook koppeling met andere XBRL standaards (bijvoorbeeld de taxonomies voor financiële rapportage) speelt een rol. Verwacht wordt dat de uitkomsten van de Proof of Concept aan het eind van dit jaar voldoende zicht geven op de toegevoegde waarde van het implementeren van XBRL-GL, voor de kwaliteitsverbetering in de keten van transactievastlegging tot en met rapportage.
Martin van Vliet van Unit 4 Agresso laat weten dat vanuit het boekhoudsysteem Multivers van Unit 4 Agresso XAF 3.0 inmiddels wordt ondersteund. “De vorige versies van de XML Auditfiles waren niet ‘strict’ en dus hadden leveranciers zelf teveel vrijheden om de inhoud te interpreteren. Dit laatste is met XAF 3.0 verleden tijd”, aldus van Vliet. Exact Software gelooft sterk in het ondersteunen van XBRL-GL, aldus Werner van der Meer van Exact Software. “Voornamelijk omdat het een standaard is die direct zowel nationaal als internationaal toepasbaar is. Hierdoor kan het wereldwijd door onze klanten gebruikt worden voor koppelingen met rapportagesystemen of voor het gestandaardiseerd uitwisselen van de administratiegegevens met lokale autoriteiten of het hoofdkwartier van een (internationale-) onderneming.
Naast de ondersteuning van XBRL-GL onderzoeken wij momenteel ook de implementatie/ondersteuning van XAF 3.0. XAF 3.0 is namelijk een grote verbetering ten opzichte van de vorige versie en biedt betere rapportage mogelijkheden en maakt een vollediger uitwisseling van administratiegegevens mogelijk” zegt van der Meer.
Rol voor aanbieders van standaard administratieve software
Producenten van boekhoudsoftware moeten zorgen dat hun software XAF 3.0 kan aanmaken, inlezen en verwerken. In elk geval waar het gaat om boekhoudsoftware die in het MKB en door accountantskantoren wordt gebruikt. Producenten van rapportage- en auditsoftware (zoals voor het samenstellen van de jaarrekening of het uitvoeren van analyses) moeten XAF 3.0 kunnen inlezen en verwerken. Gezien het succes van vorige versies van de Auditfile en het feit dat XAF 3.0 sinds eind 2008 definitief op de markt is mag verwacht worden dat leveranciers van genoemde boekhoudsoftware deze standaard inmiddels ondersteunen of dat op korte termijn zullen doen.
Leveranciers die XAF 3.0 implementeren werken daarmee pro actief mee aan communicatie in de processen van samenstel- en controle opdrachten in de accountancypraktijk. Ook wel aangeduid als “Tax control framework”. En zijn voorbereid op de eventuele overgang naar XBRL-GL.
Rol voor accountantskantoren
Administratieve dienstverleners (met name accountants- en administratiekantoren) moeten zorgen dat zij met administratieve software werken die XAF 3.0 ondersteunt en moeten hun cliënten daarin ook ondersteunen. Zoals eerder gemeld kan de accountant door gebruik te maken van XAF 3.0 financiële mutaties raadplegen, zonder gebruik te maken van het boekhoudsysteem dat de bron is van deze mutaties. Voor samenstel- en controle opdrachten is de accountant dan minder afhankelijk van boekhoudsystemen waar cliënten mee werken, hetgeen weer efficiency kan opleveren. Dat een ontwikkeling als XAF 3.0 en XBRL-GL tevens bijdraagt tot horizontaal toezicht, en dus openheid richting fiscus, zal voor zich spreken.
Accountants en softwareleveranciers die internationaal werken wordt geadviseerd om de ontwikkeling van XBRL-GL nauwlettend te volgen, bijvoorbeeld via www.softwarepakketten.nl of www.ictaccountancy.nl
XBRL-GL live gedemonstreerd
Accountants die geïnteresseerd zijn in de werking van XAF 3.0 en XBRL-GL worden van harte uitgenodigd het jaarcongres ICT Accountancy 2009 te bezoeken dat op 30 september a.s. wordt gehouden. Tijdens dit congres wordt de werking van XBRL-GL live gedemonstreerd en wordt ook ingegaan op de status op dat moment.
http://www.softwarepakket.nl/upload/xbrl/200908_XAF30_XBRL_DEF.pdf
Mark Bisschop deed onderzoek naar de invloed van XBRL op de accountantspraktijk
“Niets of niemand staat stil. Ook de digitalisering op veel gebieden kent geen einde. Menigeen kan zich nog herinneren te moeten rapporteren zonder computers. Dit omdat er nog geen computers waren, men wist eigenlijk niet beter. Bijna alles gebeurde handmatig, zelfs de berekeningen werden handmatig uitgevoerd zonder gebruik van een rekenmachine. De introductie van de computer heeft het leven voorgoed doen veranderen. Vanzelfsprekend is ook het rapportageproces hierdoor veranderd.
Jaren ’80
In de jaren tachtig kwamen de eerste boekhoudprogramma’s die draaiden op computers met MS/DOS. Het aantal financiële pakketten nam evenals het aantal mogelijkheden alleen maar toe. Het duurde niet lang of de computer was niet meer weg te denken binnen het bedrijf.
Jaren ’90
Een volgende ontwikkeling was de introductie van het wereldwijde web in de jaren negentig. Hierdoor werd het gemakkelijker systemen aan elkaar te koppelen en berichten naar elkaar toe te sturen. Na de eeuwwisseling heeft digitalisering een steeds grotere vogelvlucht genomen. Steeds meer bedrijfsprocessen vinden sindsdien geautomatiseerd plaats. Dit heeft gevolgen voor zowel het rapporteren als voor de accountantscontrole. Het wachten is nog op het moment dat niets binnen het bedrijf nog tastbaar is.
Het enige tastbare is dan nog de handelswaar. Al is dat nog maar de vraag in tijden van just-in-time principes. Ook heeft het internet en digitalisering de deur open gezet voor bedrijven die zich onderscheiden door e-commerce. Wehkamp is als één van de eerste grote warenhuizen begonnen met een webwinkel. Een grote onzekere zet die uiteindelijke goed heeft uitgepakt.
Uniformiteit
Nu is het moment aangebroken dat alle computers met elkaar gaan communiceren in uniforme talen. Eén van de mogelijkheden is XBRL maar dat gaat niet zonder slag of stoot.
Lees hier het volledige onderzoek van Mark Bisschop:
Berk Accountants en Belastingadviseurs heeft voor haar inkomende factuurautomatisering in FMS gekozen voor ISProjects.
Fysiek archiveren
30.000 inkomende facturen per jaar verwerken is een flinke klus. Vooral de tijd die het fysiek archiveren in beslag nam, was een doorn in het oog van Berk Accountants en Belastingadviseurs. Zij zijn daarom een project gestart om de inkomende facturenstroom te digitaliseren.
Keuzetraject
“Al vrij snel heeft Berk een shortlist van mogelijke leveranciers samengesteld. Na het bekijken van enkele demo’s en diepgaande functionele gesprekken is de keuze gevallen op ISP-Invoice van ISProjects. De onafhankelijkheid van een ERP-leverancier, korte lijnen binnen ISProjects en ook het enthousiaste team van ISProjects zijn belangrijke punten geweest in het keuzetraject. Verder gaven de bewezen ervaring met de koppeling met FMS (IBS) en het feit
dat de software geen extra belasting legt op het systeem de doorslag in de keuze voor ISPInvoice.” Aldus Rik de Lange, Controller, Berk Accountants en Belastingadviseurs.
Belangrijke voordelen
Met de oplossing van ISProjects kan Berk haar inkomende facturen scannen, automatisch herkennen en elektronisch accorderen. Dit levert uitaard een forse tijdbesparing en daarmee kostenbesparing op. Enkele andere grote voordelen zijn: een digitaal archief, proactief sturen en monitoren van facturen, automatische registratie van facturen in FMS en de gescande factuur is direct op te vragen in het financiële systeem van Berk.
Berk Accountants en Belastingadviseurs
De kernactiviteiten van Berk zijn accountancy en belastingadvies. Berk heeft bewust niet voor het full-serviceconcept gekozen. Zo bewaren wij onze onafhankelijkheid en kunnen onze klanten op een objectief advies rekenen. De adviseurs van Berk zijn slagvaardig, deskundig en initiatiefrijk. Wij houden de ontwikkelingen nauwlettend bij, denken proactief met onze klanten mee en weten wat er speelt in hun markten. Kortom, u kunt op ons vertrouwen: Berk is waar uw business is.
