Jaarlijks ontvangt de Tomingroep ca. 15.000 facturen, die ze tot voorkort handmatig in Eniac Finance moest invoeren. Door over te gaan op het “slim scannen” van de facturen, beperkt ze het aantal handelingen en creëert ze een verwerkingsproces dat vele malen efficiënter is dan voorheen. Zo bespaart de Tomingroep flink in tijd, kosten en ruimte.

De Tomingroep is daarmee de eerste klant die de koppeling tussen Eniac Finance en iFileFactuur in gebruik heeft genomen.

Over DDinformatica
DDinformatica – softwareleverancier uit Hoofddorp – biedt oplossingen voor het elimineren van papier en het optimaliseren van documentstromen. Sinds het ontstaan in 1993 richt DDinformatica zich op de ontwikkeling van effectieve software voor de automatisering en beheersing van uiteenlopende documentstromen met als doel om meer werk te verrichten met minder papier en minder arbeid. Zie voor meer informatie www.ddinformatica.nl.

Over IMTECH Business Solutions
Imtech Nederland levert integrale technologische oplossingen vanuit een multidisciplinaire aanpak. Ze combineren de werelden van elektrotechniek, ICT en werktuigbouw en bieden intelligente oplossingen in de markten van buildings en industrie. Van consultancy en ontwerp tot realisatie, beheer en onderhoud.

De Tomingroep
Tomingroep biedt werk, scholing, begeleiding en bemiddeling aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Tomingroep richt zich hierbij voornamelijk op activiteiten op het gebied van groenvoorziening, schoonmaak en onderhoud, metaal, verpakken, arbeidsreϊntegratie, detachering, uitzenden en retail & kringloop.

www.ddinformatica.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Tomingroep stapt over op factuurautomatisering.

Facturen kunnen op verschillende manieren verzonden worden zoals bijvoorbeeld op een elektronische wijze, via e-mail of via een papieren document. Het versturen van facturen kan een bedrijf veel geld kosten, denk hierbij bijvoorbeeld aan het papier, enveloppen, porto kosten en arbeidsuren.

Vanaf Product Update 395 heeft u in Exact Globe reeds de mogelijkheid om elektronische facturen te versturen en te ontvangen. Daarnaast is het tevens mogelijk om de elektronische facturen te versturen naar de overheid.

Om de elektronische facturen naar de overheid te kunnen versturen dient u te beschikken over een digitale brievenbus. Via Exact Globe kunt u het registratieproces opstarten en hiermee een gebruikersnaam en wachtwoord aanvragen voor de digitale brievenbus. Daarnaast dient u minimaal over product update 395 te beschikken.

Uitleg

Het proces voor het versturen van een Elektronische factuur naar de overheid ziet er als volgt uit:

Digitale brievenbus aanvragen > > Definiëren instelling > > Debiteuren > > Facturen versturen

Om Elektronische facturen te kunnen versturen naar de overheid dient u de volgende stappen te doorlopen:

Aanvragen digitale brievenbus
Om gebruik te maken van elektronisch facturen dient u een digitale brievenbus aan te vragen. Wanneer u eerder reeds een digitale brievenbus heeft aangevraagd voor het elektronisch facturen is het niet noodzakelijk om deze nogmaals aan te vragen. U kunt de digitale brievenbus aanvragen via de administratie-instellingen. Wanneer u hier op de knop ‘Register’ klikt wordt de webbrowser geopend waarin u het registratieproces kunt doorlopen. Om zo efficiënt mogelijk te werken is het aan te raden om voor iedere administratie een aparte mailbox aan te vragen.

Instellingen definiëren
Nadat u een digitale brievenbus heeft aangevraagd dient u de gegevens van uw digitale brievenbus in de administratie in te vullen. In de administratie-instellingen dient u deze gegevens te vullen.

Bij het veld ‘Gebruikersnaam’ vult u de gebruikersnaam in waaronder u de digitale brievenbus heeft aangevraagd. Bij het veld ‘Wachtwoord’ vult u wachtwoord in dat u heeft gebruikt voor de aanvraag van de digitale brievenbus. Het e-mailadres dat u heeft gebruikt betreft uw digitale brievenbus, en dit vult u dan ook in bij het veld digitale brievenbus.

Wanneer u de administratie-instellingen bewaart, worden meteen de grootboekinstellingen geopend waar u in verband met de functionaliteit voor het elektronisch factureren het ‘Inkoopboek (Elektronisch factureren)’ kunt opgeven. Hier kunt u een inkoopdagboek koppelen dat wordt gebruikt bij het omzetten van de ontvangen elektronische in inkoopboekingen. Ook wanneer u alleen elektronische facturen wilt kunnen versturen naar de overheid, en geen elektronische facturen wilt kunnen ontvangen, dient u dit dagboek te koppelen. Het dagboek wordt dan echter niet gebruikt.

Nadat u het inkoopdagboek heeft gekoppeld en de instellingen heeft bewaard dient u de administratie een keer te sluiten en opnieuw te openen.

Debiteuren
Bij het onderhoud van de debiteuren is het veld ‘Digitale brievenbus’ en het icoon ‘Uitnodiging versturen’ toegevoegd. Voor het kunnen versturen van elektronische facturen naar de overheid is alléén het veld ‘Digitale brievenbus’ bij de debiteuren van belang. Voor iedere overheids instantie die u een elektronische factuur wilt sturen dient een debiteur aanwezig te zijn. Bij het onderhoud van die debiteuren dient u op het tabblad ‘Logistiek’ (of bij het onderhoud van de relaties op het tabblad ‘Financieel’) bij het het veld ’Verzendmethode’ de optie ‘Elektronisch’ te selecteren. Hiermee geeft u aan dat bij het verwerken van een factuur voor deze debiteuren/relaties deze als elektronische factuur wordt verstuurd en tevens wordt het veld ‘Digitale brievenbus’ actief.

Bij het veld ‘Digitale brievenbus’ bij die debiteur dient u het OIN-nummer (Overheids Identificatie Nummer) van de betreffende instantie te vullen. Een volledig overzicht van de beschikbare OIN nummers voor de verschillende instanties kunt u vinden op de website http://www.logius.nl/producten/projecten/e-factureren/wie-doen-er-mee/rijksoverheid/. U dient er rekening mee te houden dat wanneer u het OIN nummer bij het veld ‘Digitale brievenbus’ van de debiteur vult u de voorloopnullen dient mee te nemen en er @digipoort.exact.nl achter dient te zetten.

Voorbeeld: Het OIN nummer van ‘Ministerie van Algemene Zaken’ is ’00000001003227376000′. Bij het veld ‘Digitale brievenbus’ van de debiteur ‘Ministerie van Algemene Zaken’ vult u dan in: ’00000001003227376000@digipoort.exact.nl’.

Het versturen van een elektronische factuur

Naar de overheids instanties waarbij u het OIN-nummer heeft ingevuld kunt u elektronische facturen versturen.

Bij het definitief afdrukken/verwerken van facturen kunt u een selectie maken op de ‘Verzendmethode’ Zo kunt u aangeven dat u alleen de facturen wilt zien van debiteuren waarbij de verzendmethode ‘Elektronisch’ is geselecteerd.

Om de factuur elektronisch te versturen dient bij het verwerken van de factuur bij ‘Uitvoer’ de optie ‘Op basis van relatie’ te selecteren. Uiteraard dient bij het onderhoud van de betreffende relatie bij het veld ‘Verzendmethode’ de optie ‘Elektronisch’ geselecteerd te zijn. Wanneer u vervolgens de factuur verwerkt wordt deze elektronisch verstuurd.

Voor het elektronisch versturen van een kopie factuur dient u in de factuurhistorie op de knop ‘Afdrukken’ te klikken. Wanneer u vervolgens ‘factuurhistorie’ selecteert en bij ‘Uitvoer’ de optie ‘Op basis van relatie’ selecteert, wordt de kopie factuur elektronisch verstuurd. Uiteraard dient ook in dit geval bij het onderhoud van de betreffende relatie bij het veld ‘Verzendmethode’ de optie ‘Elektronisch’ geselecteerd te zijn.

Gerelateerde onderwerpen

• Het aanvragen van een digitale brievenbus voor elektronisch factureren
• Het werken met elektronische facturen

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Exact: Elektronische facturen versturen naar de overheid.

Bijblijven en regelmatig bijtanken zijn dan ook noodzakelijk.
Kom daarom naar de 20^e Nationale Administrateursdag 2010, met actuele onderwerpen, vakinhoudelijke sessies, kundige sprekers en gedreven collega’s uit diverse branches. In één dag bent u weer bijgepraat en klaar voor 2011!

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: 20e Nationale Administrateursdag 2010.

Op 12 oktober 2010 organiseert Docspro in samenwerking met ReadSoft een seminar voor de verzekeringsbranche. Dit seminar informeert u over de innovatieve mogelijkheden op het gebied van de digitale postkamer, een oplossing waarmee u binnenkomende verzekeringsdocumenten efficiënter & nauwkeuriger kunt verwerken.

Tijdens het seminar maken wij aan de hand van cases en voorbeelden duidelijk wat de voordelen zijn van documentautomatisering en hoe deze binnen uw bedrijfsproces geïmplementeerd kunnen worden. Na afloop kunt u zich inschrijven voor een QuickScan zodat u snel inzichtelijk heeft wat Docspro en ReadSoft voor u kunnen betekenen.

Bent u benieuwd naar wat documentautomatisering voor uw organisatie kan betekenen?

Schrijf u via www.docspro.nl in voor de seminar op 12 oktober 2010

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Seminar “digitale postkamer voor de verzekeringsbranche”.

Documentwereld nam tijdens het Factuurcongres in Eindhoven een kort interviewtje op met Bob van der Panne van Docspro.

Bekijk het interview hier

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Interview Bob van der Panne van Docspro.

Basware heeft vandaag de resultaten van een Forrester Consulting-onderzoek bekendgemaakt, waarin de prestaties van debiteurenadministraties worden gekoppeld aan het efficiencyniveau van het factuurverwerkingsproces. Het onderzoek wijst uit dat de beste debiteurenadministraties 50 keer productiever zijn dan de minst efficiënte afdelingen.
.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Combinatie van e-invoicing en e-procurement levert aanzienlijke kostenbesparingen op.

Over Basware
Met meer dan 1.500 klanten en een miljoen gebruikers en aanwezig in meer dan 50 landen is Basware een toonaangevende leider op het gebied van purchase to pay oplossingen.
Met Basware’s oplossingen besparen organisaties op inkoopkosten van goederen en diensten, waarbij ze een duidelijk beeld krijgen van en controle krijgen over het gehele uitgavenproces. Dit gebeurt door de automatisering van handmatige processen, sourcing, contract management, inkoopprocessen, samenwerkingen met leveranciers en factuurstromen.
.
Basware levert hiermee een toegevoegde waarde in de vorm van kostenbesparingen, controle, compliance en een hoge Return On Investment (ROI). De oplossingen worden (op locatie of als dienst) gedistribueerd en geïmplementeerd in Europa, de Verenigde Staten en Azië via Basware’s uitgebreide netwerk van aangesloten kantoren en zakelijke partners. Voor meer informatie: www.basware.com/nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Met Basware Connectivity for Suppliers overstappen op 100% e-invoicing.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Havens digitaliseren factuur met Ricoh en Portbase.

Damen Schelde Naval Shipbuilding (Damen Schelde) maakt onderdeel uit van de Damen Shipyards Group. De Damen Shipyards Group bestaat uit een 30-tal werkmaatschappijen in binnen- en buitenland met een totale omzet van circa 1,4 miljard Euro. De zelfstandige Damen bedrijven die zijn gevestigd in Vlissingen, Damen Schelde en Amels, maken gebruik van dezelfde ICT-infrastructuur.

Efficiency en kwaliteitscontrole
Damen Schelde ging enige jaren geleden op zoek naar een verbetering van de efficiency en kwaliteitscontrole van de inkomende factuurstroom. Robert Boudens, Manager ICT: ”De inkomende facturen kwamen meestal wel en soms ook niet binnen bij de administratie. Vervolgens werden de facturen door de medewerkers naar de interne postafdeling gebracht en doorgestuurd naar de goedkeurders. Vervolgens was het de vraag waar de factuur zich bevond en of deze überhaupt terugkwam. Uiteindelijk kwamen de facturen boven water met soms flink wat vertraging.”

Keuzetraject
Damen Shipyards Gorinchem gebruikte al software voor factuurautomatisering. Deze was voor hen gekoppeld aan een ander financieel pakket dan Baan. “Wij hebben daarop besloten twee leveranciers uit te nodigen om een demonstratie van hun oplossing te geven. Naar aanleiding daarvan hebben wij een referentiebezoek afgelegd bij een klant van ISProjects. Dit gaf ons een duidelijk beeld hoe de oplossing voor factuurautomatisering in de praktijk werkt en hoe solide de koppeling van ISP-Invoice met Infor Baan is. Het kostenplaatje en de integratie met Infor Baan hebben de keuze voor ISProjects bepaald.” vertelt Boudens.

De resultaten
Inmiddels is de implementatie bij Damen Schelde goed verlopen. Boudens: “We hebben zeker een kwaliteitsslag gemaakt. Het is nu volledig duidelijk waar een factuur zich bevindt en wie er goedkeuring over moet geven. Omdat voorheen alles via enveloppen intern werd verstuurd, liepen de medewerkers van de administratie naar de postafdeling om de facturen te verspreiden. Nu kunnen zij alles vanaf hun eigen pc verspreiden en beheren. Wat voor de organisatie uiteraard een efficiencyvoordeel oplevert!

Verdere uitrol
Nu Damen Schelde al enige tijd met het pakket werkt heeft Amels besloten ook van start te gaan met het project. Koert Neger, Information Manager, Amels: “In 2007 hebben wij samen met Damen Schelde het keuzetraject doorlopen voor digitale verwerking van onze inkoopfacturen. Nu bij Damen Schelde alles werkt zijn wij gestart met de testfase voor onze koppeling.” Hiervoor is een eigen scanstation met scanner op locatie bij Amels geplaatst.”

www.isprojects.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: ISProjects zorgt voor betere factuurautomatisering bij Infor Baan.

Keuzetraject
KNMP heeft twee leveranciers benaderd die bewezen ervaring hebben met digitale factuurverwerking in FIS2000. De keuze is daarbij gevallen op ISP-Invoice van ISProjects.

Prijs en flexibiliteit
“De reden voor de keuze voor ISProjects is bepaald door de prijs en flexibiliteit. De ICT-afdeling is uiteraard ook betrokken in het keuzetraject. Zij vinden het vooral van belang om te kiezen voor een flexibel systeem dat kan werken met verschillende financiële standaard softwarepakketten. ISProjects is een organisatie die heeft bewezen gedegen koppelingen met verschillende erp- en financiële systemen te kunnen bouwen. Dit geeft ons de mogelijkheid ook in de toekomst flexibel te blijven in de keuze van onze financiële software. Het referentiebezoek aan een bestaande gebruiker van ISP-Invoice voor FIS2000 heeft onze gedachten voor deze keuze versterkt.” Aldus mevrouw Man Yen Chan, assistent-controller van de KNMP.

Kwaliteitslag door inzicht, transparantie en betrokkenheid
De diversiteit aan activiteiten en producten binnen de KNMP maken het werk interessant, maar vraagt tegelijkertijd vanwege de complexiteit voor de administratievoering ook meer tijd. Chan: “Dit was voor ons de aanleiding om te zoeken naar een oplossing die ons een efficiencyverbetering oplevert. Wij merken nu echter na negen maanden sinds de “life gang” dat het vooralsnog een kwaliteitsverbetering is geworden.”

“De toename in transparantie en gebruiksgemak werkt twee kanten op: zowel voor de financiële administratie als voor veel gebruikers van de andere afdelingen is het inzicht in de factuurafhandeling en de kosten vergroot. De financiele administratie merkt eerder fouten en onduidelijkheden op en kan deze eerder herstellen. We merken verder dat er gaandeweg een actievere betrokkenheid is in de factuurbeoordeling door de  gebruikers. Dus vanuit de kwaliteitsverbetering verwachten we na een jaar ook de efficiencyverbetering te maken!”

KNMP
De Koninklijke Nederlandse Maatschappij ter bevordering der Pharmacie is de overkoepelende beroeps- en brancheorganisatie van apothekers en behartigt zowel de belangen van haar leden als die van de farmacie. Al sinds de oprichting in 1842 faciliteert de KNMP apothekers bij de dagelijkse beroepsuitoefening en bedrijfsvoering en helpt zij om de kwaliteit binnen de apotheekpraktijk te behouden. De KNMP formuleert een visie over de beroepsuitoefening, streeft naar een goede farmaceutische patiëntenzorg en geneesmiddelenvoorziening en bevordert de wetenschappelijke uitoefening van farmacie in Nederland.

www.isprojects.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: KNMP kiest voor factuurverwerking met FIS2000 van ISProjects.

VROM plaatst factuurverwerkingsoplossing van Simac in Top 10

In de hal van VROM staan de tien (van de 30 aangemelde projecten binnen VROM) door personeel gekozen beste projecten van 2009, waaronder de verbetering van de Financiële Administratie met de oplossing van Simac Datacollect.

Alle inkomende facturen worden gescand, digitaal bewerkt en opgeslagen. Hierdoor raken er geen facturen meer kwijt en wordt de facturenstroom beheerst en efficiënt afgehandeld.

De bijdrage van dit project aan de missie van de Rijksgebouwendienst zit in het efficiënt inzetten van mensen en middelen. Met de oplossing van Simac Datacollect zijn facturen traceerbaar, waardoor signalen afgegeven kunnen worden om een factuur tijdig te betalen. Hierdoor wordt minder tijd besteed aan aanmaningen en het zoeken van facturen. Die tijd kan elders efficiënter ingezet worden.

Aqualectra kiest voor Simac Datacollect

Aqualectra – verantwoordelijk voor de productie en distributie van elektriciteit en drinkwater voor huishoudens en bedrijven op het eiland Curaçao, Nederlandse Antillen – heeft voor TeleForm en DOKuStar van Simac Datacollect gekozen. De water- elektriciteitvoorziening is van fundamenteel belang voor een gezonde sociaal-economische ontwikkeling van Curaçao.

Aqualectra stelt aan de interne bedrijfsvoering hoge eisen. Om documenten en werkprocessen goed te kunnen beheren, is Decos geïmplementeerd als document management systeem. Met de opgedane ervaring was men in staat om een volgende stap te maken: het registreren van tekeningen, facturen en krantenknipsels waarbij de scanmogelijkheden van Decos volledig benut werden.

Via Decos kwam ook Simac Datacollect in contact met Aqualectra. Aanleiding: het digitaal verwerken van facturen en aanmeldformulieren. Na een presentatie op Curaçao van Simac Datacollect’s consultant Bart Clement aan SQL Integrator –de partner van Decos op Curaçao- en daarna een demo via het internet voor Aqualectra koos de organisatie voor TeleForm en DOKuStar. TeleForm is specifiek geschikt voor het herkennen en verwerken van gestructureerde documenten, en zal in dit project gebruikt worden om de aanmeldingsformulieren van Aqualectra te verwerken. Daarnaast is het een uitstekend product voor het capturen (omzetten van papier naar digitaal) van alle typen documenten die uiteindelijk in een archief zoals dat van Decos opgeslagen moeten worden.

Omdat bij Aqualectra ook semigestructureerde documenten –facturen- gescand zullen worden, wordt de TeleForm software verder aangevuld met de DOKuStar FreeForm herkenningssoftware, die in staat is om zonder templates te hoeven definiëren een groot deel van de factuurgegevens automatisch te lezen. De koppeling wordt verzorgd door Simac Datacollect’s partners Decos en SQL Integrator.

www.datacollect.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Kort Nieuws van Simac Datacollect.

Het centrale meldpunt moet de elektronische afhandeling van zakendoen met de overheid gemakkelijker maken en de administratieve lasten verlagen.

Overheden die volgen zijn: het ministerie van Verkeer en Waterstaat, Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit en Economische Zaken, de gemeente Zoetermeer, voorlichtingscentrum RIVM en de Rijksdienst voor het wegverkeer (RDW).

Doelstelling
De overheid heeft het streven om in 2010 tien procent van de facturen elektronisch af te handelen. In 2014 moet 80 procent van de rekeningen die aan de overheid worden gestuurd elektronisch worden afgehandeld.
Keurmerk

Op 7 april 2009 tekenden drie staatssecretarissen en afgevaardigden van het Nederlandse bedrijfsleven een convenant waarin staat dat de overheid in 2010 één miljoen van alle binnenkomende facturen elektronisch wil ontvangen en verwerken. Dat is 10 procent van het totaal aantal facturen dat jaarlijks binnenkomt.

Keurmerk Platform ELFA
Het aantal online e-factureringsbedrijven in Nederland neemt toe. In september 2009 telde Nederland ongeveer 65 bedrijven die zich met elektronisch factureren bezighouden. Platform Elfa (ELektronisch FActureren) werkt aan een keurmerk voor e-factureringsbedrijven om de kwaliteit en continuïteit te waarborgen. Volgens planning krijgen de eerste bedrijven begin 2010 een keurmerk.

Bron: Computable

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Overheid opent centraal loket voor indienen e-factuur.

Er komt één elektronische brievenbus bij het rijk voor elektronisch factureren. Dat maakte staatssecretaris Heemskerk maandag 7 december 2009 bekend toen hij de Voortgangsrapportage van de Rijksbrede ICT-agenda naar de Tweede Kamer stuurde.

Met de maatregel moet het voor ondernemers makkelijker worden om elektronisch zaken te doen met het Rijk en worden de administratieve lasten verminderd.

De overheid wil in de toekomst alle facturen elektronisch ontvangen en verwerken. Dit scheelt veel geld en vermindert bovendien de regeldruk voor ondernemers. Doelstelling van het kabinet is dat in 2010 10 procent van alle facturen bij het rijk elektronisch wordt verwerkt en in 2014 80 procent.

Uniek
Om deze doelen te bereiken wordt volgens Heemskerk nu gewerkt aan een e-factuurpoort waar alle rijksoverheidorganisaties verplicht op worden aangesloten. ‘Die e-factuurpoort is uniek. We bouwen één centraal meldpunt waar alle facturen op kunnen binnenkomen. En wij regelen wel dat de facturen op de juiste plek terechtkomen. Zo jagen we het gebruik van elektronisch factureren tenminste echt aan,’ aldus Heemskerk. Het UWV-Werkbedrijf zal in januari de eerste overheidsinstantie zijn die aangesloten is op de nieuwe e-factuurpoort. Verkeer & Waterstaat, de Gemeente Zoetermeer, het RIVM, de RDW, LNV en Economische Zaken volgen.

ICT-agenda
In de Voortgangsrapportage van de Rijksbrede ICT-agenda die Heemskerk maandag 7 december 2009 naar de Tweede Kamer stuurde schetst hij hoe Nederland bij de wereldwijde koplopers op ICT-terrein kan blijven. Hoewel Nederland goed scoort blijven volgens Heemskerk aanvullende acties nodig. Zoals bijvoorbeeld de recente maatregel in het kader van de Crisis- en herstelwet om de aanleg van supersnelle breedbandnetwerken voor gemeenten makkelijker te maken. Of de plannen om in de Rotterdamse haven met slimme ICT de doorlooptijden van sommige goederen te versnellen.

Ook wordt via het Programma Digivaardig & Digibewust actief gewerkt aan het verbeteren van de ICT-vaardigheden van mensen. Juist op dat punt en het verbeteren van de overheidsdienstverlening via internet blijven aanvullende acties nodig om Nederland tot de ICT-gateway van Europa te maken. ’Er is geen reden om achterover te leunen, andere landen zitten immers niet stil. ICT kan een zeer belangrijke economische impuls geven, die de productiviteit en dienstverlening verbetert,’ aldus Heemskerk.

www.ez.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Heemskerk: één elektronische brievenbus voor facturen.

“Het introduceren van een complete oplossing voor administratieve systemen in de zorg kan aanzienlijke consequenties hebben”, vertelt Bas Broekarts, directeur van IBS. “Er zijn altijd gevolgen voor de IT-infrastructuur, de bestaande werkwijzen, bestaande taken, verantwoordelijkheden en dus ook voor de mensen die ermee moeten werken. De mate van impact is natuurlijk erg afhankelijk van welke oplossing er geïntroduceerd wordt en of er uiteindelijk geld bespaard kan worden.”

Schoonmaakbranche
De zorgsector is momenteel sterk in beweging; zo ontplooien steeds meer schoonmaakorganisaties ook activiteiten binnen de zorg. “IBS heeft samen met Nocore al jaren een zeer succesvolle standaardoplossing voor de schoonmaakbranche, waar meer dan 90 procent van de top 50 schoonmaakbedrijven mee werkt. Zo minimaliseren we deze impact en de terugverdientijd voor de klant en kunnen we de oplossing voor de zorgsector in één klap als online variant aanbieden. Dit onderstreept niet alleen de overeenkomst tussen de bedrijfsprocessen, maar ook dat de draagkracht van onze gezamenlijke propositie uitstekend is. De combinatie van PlanningIT’s oplossing voor personeelsplanning, de bewezen standaardoplossing van IBS voor de zorgsector en de full-service dienstverlening van Nocore maakt het concept uniek. De oplossing draait inmiddels succesvol bij een aantal klanten in de zorg.”

De standaardoplossing omvat het gehele administratieve proces in de zorg en bestaat onder andere u! it de financiële administratie, urenregistratie en facturatie, capaciteitsplanning, salarisverwerking en e-HRM. IBS kan hiermee voldoen aan de groeiende vraag vanuit de markt. Daarnaast willen zij hun ruime ervaring met HR-oplossingen in de zorgsector verder professionaliseren en nog efficiënter maken. Hierbij blijft kwaliteit voorop staan.

Sterke krachten
Rob de Vos, directeur van PlanningIT, beaamt dit. “Door deze samenwerking hoeven wij het wiel op het gebied van e-HRM-oplossingen, personeelsplanningen en ERP niet opnieuw uit te vinden. Alle partijen maken optimaal gebruik van de eigen sterke krachten. We leveren hiermee één oplossing die niet alleen snel te implementeren is, maar ook de minste zorgen oplevert.”

Over PlanningIT
PlanningIT levert het product SP-Expert. Met dit personeelsplanningprogramma worden in Nederland meer dan 120.000 personeelsleden ingepland. SP-Expert is de grootste pakketleverancier en marktleider op het gebied van personeelsplanning in Europa, waarbij meer dan 1 miljoen mensen worden ingepland met dit pakket.

Over Nocore
Nocore Group B.V. is operationeel vanaf 1999 en heeft vanaf haar oprichting een sterke branchestrategie die gericht is op het aanbieden van een full-service oplossing aan schoonmaakbedrijven, beveiliging-, uitzend- en detacheringbedrijven. Binnen de businessunit Nocore Hosting worden de IBS-producten in een online versie aangeboden. Gezamenlijk met IBS heeft Nocore in de top 50 van de schoonmaakbranche een marktaande! el van meer dan 90 procent.

Over IBS
IBS is de nummer 1 in bedrijfssoftware voor middelgrote bedrijven. IBS ontwikkelt en implementeert al 30 jaar bedrijfssoftware voor meer dan 4.000 klanten in 40 landen. Bedrijfssoftware voor HRM & payroll, financieel management en supply chain & ERP. Maandelijks ontvangen ruim 1 miljoen Nederlanders een IBS-salarisstrook. IBS Nederland is een 100 procent dochter van de beursgenoteerde Zweedse IBS Group. Meer informatie is te vinden op www.ibs.nl.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: IBS versterkt zorgpropositie in de markt.

De Vergeb Ledendag, waarvan de Vereniging Gebruikers Administratieve Software in samenwerking met BCT op dinsdag 17 november de alweer 18de editie heeft georganiseerd, is inmiddels uitgegroeid tot een volwassen en alom gewaardeerd evenement. Dat blijkt niet alleen uit het recordaantal bezoekers dat het evenement vorige week in Nijmegen trok, maar ook uit het feit dat de aanwezigen de ledendag met een gemiddeld cijfer van 7,9 waardeerden. De Vergeb verenigt gebruikers van de CORSA-producten van BCT. CORSA is een systeem van volledig geïntegreerde modules op het gebied van ECM, met daarin onder andere functionaliteit voor document management, digitale archivering, werkstroom en proceduremanagement, bibliotheekbeheer en relatiebeheer.

Het programma van de ledendag bood voor elk wat wils. Na de officiële opening ging Casper Molmans, directeur van SOD-Opleidingen, in een plenaire sessie bijvoorbeeld in op de nieuwe eisen die een veranderende omgeving in het algemeen en het vakgebied van de aanwezigen, Documentaire Informatievoorziening, in het bijzonder, stelt aan de mensen die erin werken. Hij betrok de deelnemers actief bij de sessie door een aantal discussiepunten groepsgewijs te laten uitwerken en presenteren.

Marketing manager Marc Charlier borduurde namens BCT handig voort op het verhaal van Molmans door de nieuwe ontwikkelingen binnen zijn bedrijf deels te relateren aan de veranderde omstandigheden in het werkveld van de softwareleverancier. In zijn presentatie gaf Charlier een realistisch beeld van BCT, waarin hij niet alleen de successen vermeldde, maar ook punten voor verbetering en uitbreidingsmogelijkheden aanstipte. Hij voorzag bijvoorbeeld dat zaaksgewijs werken, een methode die de kerngedachte vormt achter de CORSA-producten en die veel gemeenten al omarmd hebben, op termijn niet alleen bij de overheid maar ook in de overige non-profit sectoren ingevoerd zal worden.

Na het plenaire gedeelte konden de bezoekers een achttal parallelsessies uit de CORSA-praktijk bijwonen, die veelal opgezet waren rond casussen van gemeenten en provincies die vooroplopen op het gebied van de ECM-producten van BCT. Zo vertelde Gerard Roozemaal, Hoofd Bedrijfsvoering en Financieel Administratieve Dienstverlening van de gemeente Ede bijvoorbeeld hoe zijn werkgever samen met het ministerie van Economische Zaken ervoor wil zorgen dat in 2010 de helft van de 81.000 jaarlijks verwerkte facturen elektronisch afgehandeld wordt.

Ook dit jaar had de Vergeb een uitgebreide infomarkt opgezet, waar partners van BCT de bezoekers te woord stonden en van informatie en documentatie voorzagen. BCT had bovendien een aantal teams op de been gebracht om tekst en uitleg te geven over CORSA, over de afdeling Documentatie & Kennis Overdracht en meer specifiek over zaaksgewijs werken met CORSA. “Dit was een zeer nuttige dag voor BCT”, aldus Marc Charlier. “Dit soort evenementen is heel belangrijk voor ons om voeling te houden met de markt. En gezien de bezoekersaantallen en de hoge waardering mogen we wel concluderen dat het evenement en de dialoog met ons ook zeer belangrijk gevonden worden door onze klanten. We kijken nu al uit naar de ledendag van 2010.”

Bron: www.bct.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Vergeb Ledendag zeer goed bezocht en beoordeeld.

Procesinfrastructuur
De naam van de Procesinfrastructuur (PI) wijzigt ook in Digipoort. De reden dat OTP en de PI onder dezelfde naam verder gaan, is dat ze beiden gaan over gegevensuitwisseling tussen overheid en bedrijfsleven. De (technische) mogelijkheden van de Procesinfrastructuur en de Overheidstransactiepoort worden in de onderliggende documentatie beschreven.

De onderstaande productnamen wijzigen als volgt:

* Terugmeldfaciliteit (TMF) wordt Digimelding
* Overheidsservicebus (OSB) wordt Digikoppeling
* Single Sign On (SSO) wordt Eenmalig inloggen
* Koppelnet Publieke Sector (KPS) wordt Diginetwerk

Alle overige productnamen, zoals DigiD en PKIoverheid, blijven bestaan.

Eerder werd al bekend dat KPN de nieuwe overheidstransactiepoort gaat bouwen:

KPN gaat ook nieuwe OTP bouwen
(31 maart 2009)

GBO.Overheid heeft KPN de opdracht gegund voor het bouwen van een nieuwe overheidstransactiepoort, meldt Computable. Via deze OTP Nieuw zullen zes overheidsinstanties en zo’n zeshonderd bedrijven in totaal 20-25 miljoen berichten per jaar versturen, is de verwachting.

De Overheidstransactiepoort is het elektronische postkantoor van de overheid voor het bedrijfsleven. Om de groei van het berichtenverkeer aan te kunnen is een nieuw platform nodig. Na een Europese aanbesteding is KPN, dat OTP-0 ook al had gebouwd (en het technisch beheer regelt), als winnaar uit de bus gekomen. Het telecombedrijf moet op 1 januari 2010 een nieuwe communicatiepoort opleveren die de te verwachten groei naar 20 tot 25 miljoen berichten per jaar moet kunnen opvangen. Momenteel verwerkt de OTP-0 jaarlijks zo’n 13 à 15 miljoen berichten.

KPN heeft een vijfjarig contract met GBO.Overheid gesloten. Volgens het jaarplan van GBO.Overheid kost het bouwen ervan ruim 1,5 miljoen euro. Naast het bouwen van een nieuwe poort verzorgt het telecombedrijf ook de migratie van bestaande gebruikers naar OTP Nieuw en regelt het het technisch en applicatiebeheer.

De transactiepoort maakt deel uit van de infrastructuur van de elektronische overheid en wordt beheerd door GBO.Overheid. Deze elektronische postbus is neergezet om de informatieuitwisseling tussen de overheid en het bedrijfsleven te vergemakkelijken. De poort is bedoeld voor digitale berichtenaanlevering (zoals statistiekgegevens) en de interactieve berichtenuitwisseling (met beantwoording, bijvoorbeeld in het geval van een importaangifte bij de Douane). Bedrijven kunnen berichten versturen op basis van de protocollen Smtp en Soap. Voor leveranciers van bedrijfsadministratiepakketten is een communicatiesoftwaremodule beschikbaar (DrieLuik Light).

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Overheidstransactiepoort wordt Digipoort.

De Europese Commissie verwacht dat bedrijven jaarlijks 40,4 miljard euro goedkoper uit zijn als de EU-landen en Europarlement alle resterende plannen goedkeuren.

Voorstellen zijn onder meer dat ondernemers minder statistische formulieren hoeven in te vullen, voortaan facturen mogen mailen en btw-aangiftes elektronisch kunnen verzenden.

Enthousiast
”Niemand had gedacht dat we zover zouden komen met het snijden in de regels, toen we in 2006 ons doel presenteerden om 25 procent van de lasten terug te dringen”, zei een woordvoerder van EU-commissaris Günter Verheugen (Industrie) donderdag.

”We schieten zelfs over ons doel heen. Dat is helemaal geen probleem: we gaan enthousiast verder om de lasten te besparen waar het nog kan.”

De Nederlandse regering was destijds een van de initiatiefnemers van het beperken van de administratieve lasten door de Europese Commissie.

www.nu.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Brussel schrapt meer administratieve lasten dan gepland.

GBNED vroeg aan leveranciers van standaard administratieve software in hoeverre bepaalde ontwikkelingen zijn voorzien binnen hun software en wat hun visie is over deze ontwikkelingen. De trendanalyse bevat antwoorden van leveranciers als AFAS ERP Software, Exact Software Nederland, IBS Nederland, Microsoft, Oracle, SAP, Unit 4 Agresso. In totaal gaven ruim 30 leveranciers antwoord op de vragen.

Enkele conclusies uit de analyse zijn volgens GBNED:

• Elektronisch factureren staat volop in de belangstelling bij leveranciers. Een standaard als UBL 2.0 lijkt een breed draagvlak te hebben. Voorlopers van elektronisch factureren, zoals het versturen van een factuur per email als PDF bijlage of het inscannen van handmatig ontvangen facturen, staan ook volop in de belangstelling.

• De implementatie van de nieuwe generatie XML Auditfiles (3.0) laat nog even op zich wachten, sommige aanbieders willen wachten op XBRL. De vorige versie van de XML Auditfiles (1.0 en 2.0) is breed geaccepteerd en aanwezig in nagenoeg elk standaard financieel administratiesysteem.

• Het SAAS model wordt door de meeste leveranciers aangeboden. Webbased en webservices lijken de standaarden voor de toekomst te worden waar steeds meer leveranciers op inzetten.

• XBRL loopt qua ontwikkelijk jaren achter bij de verwachting. Volgens leveranciers is er weinig vraag uit de markt. Wordt wel steeds meer genoemd als toekomstige ontwikkeling, echter lang niet alle leveranciers geven een visie over deze ontwikkeling. Banken zouden wel eens de grote stimulator achter XBRL kunnen worden nu zij gekozen hebben voor het uitwisselen van kredietrapportages via XBRL.

• Goede financiële managementinformatie, zoals tussentijdse rapportages, een liquiditeitsplanning en kengetallen blijken niet in alle financiële administratiesystemen aanwezig. Er wordt veel verwezen naar externe (rapportage)tools als het gaat om managementinformatie. Een database open zetten en gebruik maken van een tool als Excel om managementinformatie te krijgen is volgens GBNED vragen om fouten en verschillen.

• Als het gaat om assurance (in hoeverre is de administratie in ‘control’) noemen de meeste leveranciers 1 of meer maatregelen c.q. controles. Maar weinig leveranciers hebben een visie over assurance en sommige leveranciers noemen geen enkele maatregel of controle. Assurance is ook van belang bij horizontaal toezicht door de Belastingdienst.

Tijdens het Kenniscongres Administratieve software, dat op 12 november wordt gehouden, komt de Trendanalyse Administratieve software uitgebreid aan de orde en worden de resultaten nader toegelicht.

www.accountancynieuws.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: GBNED: Trendanalyse financieel administratieve software.

Drie maanden na het besluit om binnenkomende facturen digitaal te gaan verwerken, starten met de invoering hiervan. Dat lijkt een ambitieus plan… “We hebben dit in april 2009 besloten; na drie maanden wilden we ‘live’ gaan en ondanks de vakantieperiode is die doelstelling gehaald”, aldus Paola Pausania. De gefaseerde invoering van digitale facturenverwerking met Contempus.Invoice loopt binnen Quadraam volgens plan. Gestart met de eerste school in juli en drie maanden later al zes scholen ‘live’; dat mag zeker succesvol worden genoemd.

Onder Quadraam – Gelderse Onderwijs Groep – vallen twaalf scholen voor voortgezet onderwijs in Arnhem, de Liemers en de Overbetuwe. De huidige samenstelling is bijna twee jaar geleden ontstaan uit een fusie. Quadraam staat voor een compleet en kleurrijk aanbod van kwalitatief hoogwaardig voortgezet onderwijs in een kleinschalige setting. Leerlingen en hun ouders kunnen daardoor kiezen voor een school die het beste bij ze past; van praktijkschool en vmbo tot en met lyceum en gymnasium. Daarmee wil Quadraam leerlingen alle kansen bieden voor de wereld van morgen. Met een professionele organisatie, moderne ICT en excellent werkgeverschap wil Quadraam een vernieuwende rol vervullen en een aansprekende maatschappelijke partner zijn.

De financiële administratie van Quadraam wordt voor de gehele groep verzorgd door de Service Organisatie Quadraam. Hoofd Financiën is Paola Pausania. “Als serviceorganisatie willen we professionele ondersteuning geven binnen de groep. Daarom hebben we gekozen om de crediteuren te gaan digitaliseren’. In september 2008 is dat plan opgepakt”, vertelt Pausania, “en via de normale zoektocht naar de juiste leverancier – van longlist naar shortlist en daarna referentiebezoeken – zijn we uitgekomen bij Simac Datacollect met Contempus.Invoice.”

Goede voorbereiding – alles vastgelegd
Contempus.Invoice draait binnen Quadraam op een eigen server en voor de uitwisseling van de gegevens met het pakket Exact is een koppeling met de server van die toeleverancier gemaakt. “Exact draait binnen het ASP-model en de toeleverancier zat – gedacht vanuit beveiliging en mogelijke toegangsproblemen – niet te wachten op een koppeling met een ander systeem. Maar ook dat is opgelost”, aldus Paola Pausania. “De gehele digitalisering en verwerking van de facturen hebben we nu volledig in eigen huis en via de webinterface beschikbaar voor alle scholen.

Alle facturen komen centraal binnen; daarvoor hebben we de crediteuren per school aangeschreven en afspraken gemaakt. Facturen die nu binnenkomen hebben een locatievermelding, worden hier gescand en binnen Contempus.Invoice is er een goede autorisatietabel en standaardentabel voor bijvoorbeeld de kostenplaats. Die zijn per school besproken en vastgelegd. Na scanning en toevoeging van de vaste gegevens en budgethouder wordt de werkstroom gestart.” Na de autorisatieronde komen de facturen terug en Contempus.Invoice is zo ingesteld dat als de vervaldatum van de facturen wordt bereikt, die facturen dan automatisch in Exact worden opgenomen en de boekstuk nummers op elkaar worden afgestemd. Het totaal aantal facturen per jaar is ongeveer 26.000.

Cadeautje of straf
“Technisch is het niet moeilijk om een applicatie als Contempus.Invoice te implementeren”, vindt Paola Pausania. “Dat wist ik vooraf al, omdat ik een dergelijke ‘truc’ al een keer eerder had gedaan. Je weet dat zo’n systeem ontlast, fouten en zoekraken van facturen voorkomt en tijd bespaart… Toch was niet iedereen meteen even blij met deze verandering  Je hebt dan het gevoel dat je een cadeautje gaat brengen maar het toch als een straf wordt gezien. Vooral omdat de tekenbevoegdheden per school duidelijk bekend moeten zijn en het aantal zo laag mogelijk moet worden gehouden. Dat interne proces per school moet wel duidelijk bekend zijn en zal verandering van verantwoordelijkheden betekenen en dat kan soms gevoelig liggen.” De financieel consulent van de school bepaalt nu samen met de school de beste inrichting van de autorisatielijst. Daardoor liggen de bevoegdheden duidelijk vast en de meldingen worden automatisch geëscaleerd.

Gefaseerd, per school invoeren
De invoering van Contempus.Invoice door Quadraam is en wordt op een gefaseerde wijze gedaan. Door de meest enthousiaste school als eerste in ‘het digitale factuurtraject’ op te nemen, heeft de Financiële Administratie een route gekozen waarbij het mes aan twee kanten snijdt: er zijn direct voorbeelden en leerreacties en daardoor werden de ‘foutjes’ die er nog waren, gesignaleerd en hersteld. Paola Pausania: “Daarmee kunnen we de volgende scholen snel over de drempel helpen. Het is een verkoopproces met positieve verhalen. Maar wel duidelijk zijn en de doelstellingen vasthouden!” Daarover is zij ook duidelijk: financiële administratie beter beheren. “Totaaloverzicht is er nu en alles is te traceren: volledig en op tijd.” De rapportages zijn nu betrouwbaarder doordat ze volledig zijn. Daarvoor moet de codering wel op een juiste wijze worden ingericht, via een template. Dat biedt duidelijkheid en heeft de meeste impact op de Service Organisatie, al kost dat in het begin nogal wat tijd.

Als applicatiebeheerder van Contempus.Invoice is Paola Pausania dagelijks ‘wel even’ bezig om de uitzonderingen en functionaliteitmeldingen te beheren. “Is even wennen”, zegt zij, “maar als je van veranderingen en afwisseling houdt, is het wel leuk. Je merkt dan ook weer dat je voor het juiste pakket hebt gekozen, want het is laagdrempelig en gebruiksvriendelijk. Als je terugkijkt op het proces tot nu toe, kun je alleen maar stellen dat het een prettige manier is waarop het project is opgepakt door het project management en account management. Simac Datacollect heeft het proces goed begeleid – geen ja-zeggers maar kritisch blijven begeleiden. Dat startte bij een professionele en goede presentatie van het pakket en ook nu nog met de service die de helpdesk biedt. En, (glimlach) we zijn ons er ook van bewust dat er een inkoopmodule is, wie weet wat er in de toekomst nog komt…”

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Contempus.Invoice van Simac voor onderwijsgroep Quadraam.

Na Praxis en Intergamma kiest ook Kwantum voor 20/20 vision voor de verwerking van de inkomende factuurstroom. Kwantum is de grootste woondiscounter in Nederland en Vlaanderen met circa 100 zelfbedieningswinkels en onderdeel van de Macintosh Retail Group.

Motivatie geautomatiseerde factuurverwerking
De belangrijkste reden voor Kwantum om over te stappen op geautomatiseerde factuurverwerking is digitalisering van het gehele proces. Waardoor de efficiency en controle wordt vergroot, er minder fouten worden gemaakt en papieren facturen niet meer zoek raken. Daarnaast zullen interne controlemaatregelen zoals de 3-way controle met order en ontvangst en de betaalcontrole digitaal worden uitgevoerd.

Een geavanceerde oplossing
Kwantum verwerkt jaarlijks een half miljoen inkoopfacturen, die in drie categorieën kunnen worden verdeeld. Kwantum ontvangt op papier kostennota’s en goederenfacturen, daarnaast ontvangt Kwantum een groot volume goederenfacturen in EDI formaat. Deze drie typen facturen worden allen op een eigen wijze verwerkt, vertelt Maarten Anbeek, Sales manager van 20/20 vision; “De papieren onkostenfacturen, worden gescand en gerouteerd door de organisatie ter goedkeuring. De papieren goederenfacturen zullen worden gematched met de inkooporders en ontvangsten uit Mask, het systeem dat Kwantum gebruikt voor de afhandeling van logistieke inkopen. Alleen mismatches zullen de organisatie in worden gestuurd, de facturen die matchen worden gelijk betaalbaar gesteld in FIS2000.

De EDI facturen, ruim 400.000, zullen geheel automatisch worden verwerkt in 20/20 vision. Ook voor deze facturen worden er inkooporders en ontvangsten geïmporteerd vanuit Mask. Op de achtergrond, zonder menselijke interventie, zullen zowel de EDI facturen als de inkooporders en ontvangsten worden geïmporteerd en gematched. Ook bij deze factuurstroom worden alleen de mismatches de organisatie in gestuurd”. “Door deze manier van werken worden er veel menselijke handelingen geëlimineerd, waardoor we met minder mensen een kwalitatief betere administratie kunnen runnen”, aldus Rob Kiffen, hoofd financiën en control bij Kwantum.

De keuze voor 20/20 vision
In het uitgebreide selectietraject heeft Kwantum meerdere leveranciers vergeleken. “De flexibele en klantgerichte houding van 20/20 vision was uiteindelijk van doorslaggevend belang. 20/20 vision was in staat de oplossing zoals die bij ons gerealiseerd zal worden, daadwerkelijk te laten zien in een demonstratie op maat, afspraak = afspraak bij 20/20 vision”, beargumenteerd Rob Kiffen de keuze voor 20/20 vision. “Daarnaast beschikt 20/20 vision over erg tevreden referenten en vinden wij het een voordeel om met een leverancier zaken te doen en niet met een dealer van een oplossing”.

Harm Poelen, directeur van 20/20 vision is trots op de keuze van Kwantum; “Dit toont aan dat we nog altijd op de goede weg zijn en beschikken over een product dat voorop loopt in de markt. De kennis en kunde van de medewerkers is echter net zo belangrijk, die maken immers de vertaalslag van de wensen van de klant naar een daadwerkelijke oplossing”.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Grootste woondiscounter van Nederland kiest voor 20/20 vision.

Studentendossiers
“De aanleiding om studentendossiers te digitaliseren was eigenlijk heel banaal”, zegt André Mensink, projectleider van de stafdienst I&A. “Twee jaar geleden zijn we verhuisd naar een nieuw gebouw, waarin alle Apeldoornse sectoren ondergebracht zijn, die voorheen apart gehuisvest waren. Aangezien de vierkante meterprijs van dat nieuwe gebouw erg hoog was, besloot het College van Bestuur alle archieven flink op te schonen en extern op te slaan, maar dat is ook niet altijd even praktisch. We hebben toen een onderzoek gedaan naar de mogelijkheden van digitalisering, waarbij we ons breed georiënteerd hebben. Later heeft het project zich uit praktische overwegingen toegespitst op studentendossiers en inkomende facturen.”

De studentendossiers worden gescand en in het document management systeem opgeslagen. Daar zijn ze met behulp van diverse zoekfuncties toegankelijk voor medewerkers, die geautoriseerd zijn. Ook vanuit andere applicaties zoals het studentenregistratiesysteem kunnen documenten en correspondentie uit de studentendossiers opgeroepen en bekeken worden.

Factuurverwerking
De afhandeling van inkomende facturen met behulp van Corsa/Invoice zal tot een aanzienlijke besparing leiden, verwacht Mensink. Nu nog worden de inkomende facturen verzameld bij de centrale crediteurenadministratie, die kopieën ter goedkeuring naar de afdelingen en teams stuurt. Er worden handmatig overzichten bijgehouden, die erg tijdrovend en foutgevoelig zijn. Met Corsa/Invoice worden inkomende facturen gescand en in PDF-format automatisch naar alle personen gestuurd, die ze moeten goedkeuren. Op die manier wordt het proces van goedkeuring versneld en is altijd duidelijk waar eventuele knelpunten zitten. Na accordering worden de facturen direct in het financiële systeem geïmporteerd en betaalbaar gesteld.

“Je moet dat proces niet onderschatten”, zegt Mensink. “Het gaat per jaar om zo’n 17.000 facturen en de goedkeuring loopt over veel schijven, want veel afdelingen en teams werken met eigen budgetten. Ook ontvangen we totaalfacturen voor bijvoorbeeld catering, ICT, telecommunicatie en kantoorartikelen, waarvan deelposten langs de verschillende afdelingen moeten.”

Voor de selectie van de leverancier werd een projectgroep in het leven geroepen, die een pakket van eisen formuleerde. Na een uitgebreide marktoriëntatie werden zes leveranciers voor een demo uitgenodigd. Twee daarvan mochten een case uitwerken. BCT kreeg uiteindelijk de voorkeur, omdat de herkenningsoftware van BCT in vergelijking met andere pakketten gebruiksvriendelijker was, Corsa/Invoice door KPMG gecertificeerd was en omdat BCT veel ervaring in het onderwijs heeft. ROC Aventus kiest voor een stapsgewijze implementatie van de nieuwe manier van werken. De implementatie is na de zomervakantie bij een van de sectoren gestart en wordt daarna bij de andere sectoren en teams uitgerold. Rond de jaarwisseling moeten de beide systemen operationeel zijn.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: ROC Aventus kiest Corsa voor archivering studentendossiers en e-facturen.

Accountants- en administratiekantoren die elektronisch factureren mogelijk maken voor ondernemers voorkomen spookfacturen.

Door Gerard Bottemanne, GBNED

Eind vorig jaar waarschuwde de Kamer van Koophandel voor in omloop zijnde valse facturen. Het ging toen om facturen die sterk lijken op de facturen die ondernemers jaarlijks van de Kamer van Koophandel ontvangen. Een ander voorbeeld zijn de aanbiedingen van bizTelefoongids die sterk lijken op een factuur en tevens een acceptgiro bevatten.

Deze voorbeelden van spookfacturen worden per post aan ondernemers verzonden met natuurlijk de hoop dat op basis van deze spookfacturen ook betaling plaatsvindt. Gezien de grootschalige omvang waarmee organisaties van spookfacturen opereren lijkt menig ondernemer in deze truc te lopen.

Steeds meer zakelijke transacties worden via elektronische weg uitgewisseld en automatisch verwerkt in de administratie en zijn omgeven door de nodige controles. Een voorbeeld zijn elektronische bankafschriften die automatisch verwerkt worden in de boekhouding. Daarbij wordt gecontroleerd op zaken als factuurnummer, factuurbedrag en relatienummer. Niet te bestemmen afschriftregels worden dan apart weergegeven. Een ander voorbeeld is de elektronische aangifte van de omzetbelasting aan de Belastingdienst.

Op dit moment neemt de invoering van elektronisch factureren een grote vlucht bij organisaties. Zowel het elektronisch verzenden van facturen (bijvoorbeeld via een PDF-document als factuurbijlage) als het automatisch verwerken van inkomende facturen (bijvoorbeeld via scannen of een standaard als UBL). Ook bij accountants- en administratiekantoren heeft elektronisch factureren haar intrede gedaan. Zo zijn er kantoren die hun klanten inkoopfacturen laten scannen om vervolgens elektronisch te verwerken.

Ook aanbieders van spookfacturen zullen met medium elektronisch facturen ontdekken en het is dan ook te verwachten dat binnen afzienbare tijd spookfacturen elektronisch worden aangeboden.

Als een spookfactuur per post wordt ontvangen kan dat via een enveloppe zonder afzender. Zeker als er een buitenlands bedrijf bij betrokken is valt de afzender dan soms erg lastig te achterhalen. Bij elektronisch ontvangen facturen via internet is minimaal het (IP-)adres bekend waar vanaf de factuur is gezonden. Zo is het denkbaar om berichten vanaf bepaalde (IP-)adressen te blokkeren en apart te houden. Een andere controle is dat eerst toestemming verleend wordt om facturen elektronisch te ontvangen.

Elektronisch factureren levert niet alleen een efficiency op in de zin van tijdsbesparing bij elektronische factuurverwerking (het automatisch herkennen en boeken van inkomende facturen) maar kan mogelijk het aantal spookfacturen verminderen. Want 100% uitbannen van spookfacturen zal niet lukken.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Blog: Elektronisch factureren frustreert spookfacturen.

Versie 3.0 van de leidraad bevat inmiddels een checklist met meer dan 3.000 eigenschappen, onderverdeeld naar algemene selectiecriteria, zoals: leverancier, doelgroep, beveiliging, bediening, support- en updates.
En selectiecriteria voor onder meer de volgende pakketsoorten: boekhouding, loon- en salaris, HRM, urenregistratie en declaraties, inkoop, voorraad, verkoop, Point of Sale, webwinkel, CRM, leden, projecten, verhuur en elektronisch factureren.

Softwareleveranciers kunnen online, via hun persoonlijke domein op http://www.softwarepakketten.nl/, aangeven welke criteria van toepassing zijn voor hun administratieve software, geheel overeenkomstig de eigenschappen binnen de leidraad. Bezoekers kunnen dan steeds beter een selectie maken van voor hun geschikte softwaresystemen.

Online vergelijken
Nieuw is dat bezoekers op http://www.softwarepakketten.nl/ online pakketten binnen een pakketsoort en/of branche met elkaar kunnen vergelijken. Er kan dan een keuze gemaakt worden uit 2 tot 4 pakketten die naast elkaar, met alle opgegeven eigenschappen, worden weergegeven. Komende periode worden leveranciers uitgenodigd om de informatie over hun standaard software verder in te vullen, zodat er een compleet beeld ontstaat van het software aanbod per pakketsoort, al dan niet onderverdeeld per branche.

Open standaard
Onderzoeksbureau GBNED heeft er bewust voor gekozen om de leidraad als gratis en open standaard uit te geven. De leidraad kan dan ook naar eigen inzicht aangepast en uitgebreid worden. Suggesties voor een volgende versie van de leidraad kunnen opgegeven worden via redactie@softwarepakketten.nl. De verwachting is dat versie 3.1 eind dit jaar zal verschijnen.

Gratis download
De leidraad administratieve software versie 3.0 kan gratis als PDF document gedownload worden via http://www.softwarepakketten.nl/
 

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Checklist administratieve software beschikbaar via Softwarepakketten.nl.

Banken liggen op schema in de voorbereiding op het Europese betalingsverkeer.
Voor het afrekenen met je betaalpas, het uitvoeren van girale betalingen of laten verwerken van automatische incasso zal er straks geen verschil meer zijn tussen binnenlandse en grensoverschrijdende transacties in euro. Nederland en de andere eurolanden krijgen naast het grenzenloze betaalgemak van de euromunten en –biljetten ook standaard girale betaalmiddelen met Europees bereik. De overgang van de huidige, nationale naar Europese standaarden voor betalingsverkeer is een omvangrijk en langdurig traject.

De route naar het Europese betalingsverkeer is vastgelegd in het SEPA Migratieplan Nederland. Op 27 mei 2009 hebben alle partijen verenigd in het Maatschappelijk Overleg Betalingsverkeer (MOB) het geactualiseerde SEPA Migratieplan Nederland verwelkomd. Zij onderschrijven dat de meeste van de in mei 2007 benoemde zorgpunten naar tevredenheid zijn opgelost en dat de nog openstaande punten adequaat worden opgepakt. Het MOB acht de geschetste aanpak en tijdlijnen voor de verdere overgang naar SEPA in Nederland op basis van de bestaande inzichten realistisch en zal het Migratieplan uitdragen naar hun achterban en gebruiken voor hun eigen migratieplannen.

Het SEPA Migratieplan en verdere informatie over SEPA is te vinden op www.sepanl.nl

MOB: Maatschappelijk Overleg Betalingsverkeer
Het Maatschappelijk Overleg Betalingsverkeer (MOB) zet zich in om de efficiency van het Nederlandse betalingsverkeer te bevorderen, voor zowel consumenten, bedrijven als banken. MOB komt twee keer per jaar bijeen. Deelnemers zijn vertegenwoordigers van aanbieders en gebruikers in het betalingsverkeer. Het MOB staat onder voorzitterschap van de Nederlandsche Bank die ook de secretariaatsfunctie vervult. http://www.dnb.nl/betalingsverkeer/mob/

ASN: Afstemgroep SEPA Nederland – Werkgroep onder het MOB specifiek gericht op de invoering van SEPA in Nederland.

SEPA: Single Euro Payments Area: één uniforme Europese betaalmarkt

IBAN: International Bank Account Number: internationaal gestandaardiseerd bankrekeningnummer

BIC: Bank Identifier Code: code om in het betalingsverkeer betaaltransacties naar de juiste bank te routeren.

Bron: www.nvb.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: IBAN BIC Service maakt overgang naar Europees betalen makkelijker.

Niet omvangrijk – Wel ingrijpend
Een betere grip krijgen op de stroom inkoopfacturen die via de twee vestigingen van de Algemene Pensioen Groep (APG) in Heerlen en Amsterdam binnenkwamen, dat was belangrijk. Daarnaast was ook het optimaliseren van de doorlooptijd en de processen voor autorisatie gewenst. Medio 2008 stond APG voor die keuze en koos na een uitgebreide selectie voor Contempus.Invoice van Simac Datacollect. Daarna werd een project gestart, een projectteam geformeerd, en de samenwerking kon beginnen. Drie maanden later was ‘de klus geklaard’ en nu draait de oplossing tot volle tevredenheid.

Het project ‘Automatisering Inkoopfactuur Verwerking’ startte op 22 september 2008 met de volgende doelstellingen:
· Een geautomatiseerde inkoopfactuur verwerking binnen APG Asset Management per 2 januari 2009;
· Vergroting van het kostenbewustzijn binnen APG Asset Management.

“De start van het project is binnen het APG via een workshop met alle projectteamleden niet alleen voortvarend, maar ook enthousiast opgepakt”, vertelt Klaas Koelewijn, Manager Control – Investments & Information Services van APG. “Op basis van de workshop was er direct veel samenwerking en een duidelijk commitment om het project te laten slagen; dat gold voor alle trajecten zoals het functioneel ontwerp, de bouw en het testen en de implementatie van de applicatie. Nog nooit heb ik een project met zo weinig issues meegemaakt en dat komt mede dankzij de goede start!”
 
 
Samenwerken voor resultaat
Binnen de APG-organisatie is – onder meer – via nieuwsbrieven het project verduidelijkt: “Dit project is van belang voor iedere medewerker die te maken heeft met het (laten) accorderen van inkoopfacturen. In het verleden werden papieren inkoopfacturen door onze organisatie gestuurd. Die papierstroom is 2 januari 2009 vervangen door een geautomatiseerde manier van verwerking. In het kort komt het erop neer dat alle inkoopfacturen nu in Heerlen bij de crediteurenadministratie binnen komen, daar gescand worden en dan elektronisch doorgezonden worden naar de personen die elektronisch accorderen voor de geleverde prestaties en betaling”, aldus Koelewijn. “Daarna kan deze factuur binnen de gestelde betalingstermijn betaald worden. Door deze automatisering wordt de doorlooptijd van een ontvangen inkoopfactuur tot het betaalbaar stellen van deze factuur aanzienlijk verkort en zullen vragen over openstaande inkoopfacturen snel en effectief beantwoord kunnen worden.”
Het projectteam startte met ongeveer twintig teamleden en bestond uit medewerkers van APG Asset Management, Concern Information Systems en Simac Datacollect. De laatste partij verzorgde een eerste presentatie over de applicatie Contempus.Invoice, om een gedegen inzicht te geven in de mogelijkheden van de applicatie. Het projectteam is daarna verdeeld in twee groepen, waarbij de eerste groep vooral gekeken heeft naar de huidige factuurverwerking binnen APG Asset Management en hoe het nieuwe geautomatiseerde proces er zou moeten uitzien. De tweede groep heeft zich bezig gehouden met het IT-gedeelte. Daarbij ging de aandacht uit naar de systeemeisen, netwerkconfiguratie, beveiliging en de koppeling met het financieel systeem SAP.
 
 
Oplevering gelukt – start 1 februari
Volgens planning is de applicatie op 15 december 2008 opgeleverd. De twee dagen erna zijn respectievelijk in Amsterdam en Heerlen de eindgebruikers – de budgethouders en secretaresses – opgeleid. “Het was de bedoeling – en we waren er dus klaar voor – dat de automatische verwerking van de inkoopfacturen vanaf 1 januari 2009 van start zou gaan”, vertelt Koelewijn, “maar dat is 1 februari geworden vanwege een wijziging in de automatiseringsstructuur. Daarna is een start gemaakt met een nieuwe kostenplaatsstructuur en een nieuw goedkeuringstraject.”

Marlie van de Laar, medewerker Financiële Administratie bij APG vult aan: “Daardoor startten we in februari met een achterstand van zo’n 500 facturen, maar dat hebben we binnen ruim één week verwerkt en ingehaald. Kijk, het aantal facturen is ongeveer 6.000 per jaar. Dat valt mee. Maar de stroom – via een groot aantal controlepunten – en de afstand – zowel Heerlen als Amsterdam – vormden het probleem. Het heen en weer sturen van de facturen via interne post; daar was moeilijk grip op te krijgen. Nu komen de facturen centraal binnen: we hebben er dan ook een eigen postbus voor geopend. Na binnenkomst worden ze centraal gescand of komen als PDF elektronisch binnen en gaan Contempus in: codering naar kostensoort, kostenplaats, crediteurennummer enzovoort. Contempus start de workflow voor goedkeuring op basis van de kostenplaats en stuurt de digitale factuur met bijlagen en de ‘vaste velden’ via internet naar de prestatiebeoordelaar en/of de budgethouder. Iedere factuur wordt bij betaling door meerdere personen gecontroleerd en geaccordeerd. Die check en double check van betalen is binnen het proces erg belangrijk.”
 
 
Beloftes waargemaakt
Maria Brouns, coördinator Financiële Administratie van APG, verduidelijkt het proces dat daarna automatisch in gang wordt gezet: “Zodra een factuur is goedgekeurd, worden de facturen ’s nachts door Contempus via batchverwerking in SAP geladen. In het begin was de terugkoppeling door SAP nog niet helemaal perfect, maar ook daar is het nu goed en als er een betaalrun is geweest, worden de betaalde facturen ook via Contempus afgemeld. Simac Datacollect heeft de ‘beloftes’ van Contempus dan ook waargemaakt: de samenwerking was erg positief, de implementatie is snel gegaan en het gebruik van Contempus? Scannen loopt goed en de autorisatiesystematiek is een duidelijke verbetering.”
Klaas Koelewijn sluit zich bij die conclusies aan: “Voor APG is het natuurlijk erg belangrijk dat het geld dat we vanuit onze organisatie besteden goed controleerbaar is. Met de invoering van het geautomatiseerde proces voor de verwerking van inkoopfacturen is het niet alleen beter controleerbaar geworden, maar zijn de budgethouders zich ook bewuster geworden van de budgetten. En, de doorlooptijd is enorm afgenomen!”

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Simac Datacollect verzorgt Factuurautomatisering Algemene Pensioengroep.

Deelname aan het onderzoek geeft u alvast een kijkje in de toekomst!
Het invullen van onze vragenlijst gaat digitaal en vraagt circa 15 tot 20 minuten van uw tijd.

U vindt de link naar de vragenlijst op de volgende website: http://www2.surveyworld.net/sc2

Voor het beantwoorden van de vragenlijst hebt u ter inspiratie de onderstaande flyer nodig. Uw antwoorden worden uiteraard anoniem verwerkt. Aan het eind van de vragenlijst kunt u aangeven of u de resultaten van het onderzoek wilt ontvangen. Als deelnemer maakt u kans op één van de tien VVV Irischeques ter waarde van 50 euro.

Uitleg
Bedrijven in Nederland wisselen veel informatie uit met de overheid. Enerzijds gaat het om wettelijke
informatieverplichtingen voor bedrijven, zoals aangiften, aanmeldingen en statistieken. Anderzijds
hebben bedrijven ook zelf belang bij het verkrijgen van bepaalde informatie van de overheid. Denk aan
folders, richtlijnen en plannen. Daarnaast kunnen bedrijven transacties met de overheid uitvoeren, zoals
het aanvragen en verlenen van vergunningen.

Onderzoek Universiteit Twente
Vandaag de dag worden steeds meer gegevens op een elektronische wijze uitgewisseld tussen bedrijven
en de overheid. Bedrijven kunnen diverse intermediaire organisaties inschakelen om daarbij te helpen.
Voorbeelden zijn het (gedeeltelijk) uitbesteden van de administratie en het laten doen van aangifte
omzet-, loon- en/of inkomstenbelasting door een accountant, de vergunningaanvraag door een
aannemer of architect, of de elektronische afhandeling van vervoersbewijzen voor dierlijke meststoffen.
Vanuit de Universiteit Twente wordt momenteel onderzoek verricht naar de rol en positie van
intermediairs bij de verdere vormgeving van de elektronische overheid. Samen met vertegenwoordigers
vanuit de overheid, intermediaire dienstverleners en (koepels van) individuele bedrijven hebben we
daarvoor toekomstscenario’s ontwikkeld. Een beschrijving van de scenario’s vindt u in de flyer als bijlage
bij deze brief.

Vier scenario’s
Momenteel worden de vier scenario’s in de praktijk op wenselijkheid en haalbaarheid getoetst: wat zijn de
gevolgen voor uw organisatie, en welk scenario is voor uw organisatie het meest wenselijk? Op basis
hiervan kunnen wij conclusies en aanbevelingen formuleren en kunnen we overheden en intermediairs
gericht adviseren over het succes of de verbetering van hun aanpak. Uw inzichten als intermediair zijn
daarbij onmisbaar.

Platform ELFA werkt samen met de Universiteit van Twente om dit onderwerp onder de aandacht te brengen. 
 

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Enquete: “Uitbesteden? Wat brengt de toekomst…”.

AcceptEmail en PayDutchGroup hebben de krachten gebundeld in het aanbieden van een complete, scherp geprijsde service voor factureren en betalen per email. Beide bedrijven hebben reeds jaren ervaring in het digitaliseren van factuurstromen en het afwikkelen van online betaaltransacties. Peter Kwakernaak, CEO van AcceptEmail: “Wij willen voor grote en kleine bedrijven de drempel om de voordelen van digitaal factureren en betalen te ervaren op alle mogelijke manieren verder verlagen door inzet van e-mail. E-mail kent een groot bereik: mensen kijken dagelijks in hun inbox en de weg naar betalen is zo gemakkelijk gemaakt, dat klanten niet worden opgezadeld met administratieve handelingen, ook al ontvangen ze hun factuur digitaal. Met de beproefde propositie van PayDutchGroup, genaamd weDEAL, kunnen we onze klanten veel sneller live krijgen, zonder het gedoe dat bedrijven nu geregeld ervaren bij aanvraag van iDEAL.

Betere tarieven
Verder is gebleken dat weDEAL voor met name kleinere bedrijven meestal betere iDEAL-tarieven biedt. AcceptEmail is nu budgettair haalbaar voor iedereen”. Mark Roelofsen, directeur van PayDutchGroup, voegt toe: “Wij zijn heel enthousiast over de samenwerking met AcceptEmail, dat hard op weg is om dé standaard voor betalen per email te worden. AcceptEmail is een complete e-mailfactuur waarmee u online kunt betalen met iDEAL. Alle gegevens zijn al ingevuld. De kans op fouten is daarmee veel kleiner en het kost minder tijd. Met weDEAL is dat ook nog eens heel goedkoop voor merchants! In aanvulling op wat AcceptEmail aangeeft is het goed te vermelden dat weDEAL alle iDEAL Acquiring banken ondersteunt. Bedrijven kunnen hun bestaande bankrekening gebruiken, want het is niet noodzakelijk voor het gebruik van weDEAL om een aparte bankrekening te openen.”

Omschakeling naar papierloos
Factureren en betalen per email kent vele toepassingen: ter vervanging van papieren acceptgiro’s die mede door de komst van SEPA en het duurzame streven naar papierloos handelsverkeer geleidelijk zullen verdwijnen, voor het versturen van herinneringen op facturen en ook voor uitval van automatische incasso’s, bij het maken van afspraken met klanten met een betaalachterstand of voor donaties aan goede doelen. Factureren en betalen per email wordt toegepast in een variëteit aan branches: uitgevers zetten het al in voor het werven van fondsen en nieuwe abonnees.
Webshops die met betalen achteraf meer omzet halen, bieden het als betaalmethode aan. Telecom providers, verzekeraars en energiebedrijven sturen klanten bij wie de automatische incasso faalt of ter vervanging van de acceptgiro een AcceptEmail, met het verzoek het openstaande bedrag te voldoen. Incassobureaus helpen debiteuren vriendelijk, snel en gemakkelijk te betalen via call centers. Reis- en ticketingorganisaties kunnen tijdens een telefoongesprek met hun klant direct de aanbetaling of de gehele reissom afrekenen, hetgeen speciaal voor last-minutes uitstekend werkt.
 

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: AcceptEmail en PayDutchGroup: Digitaal factureren en betalen voor iedereen.

ISProjects en Dimensys hebben een partnerovereenkomst afgesloten voor het beheer van de SAP interfaces voor het product ISP-Invoice. De samenwerking behelst het onderhouden en uitbreiden van de SAP interface.

“We kunnen als totale Dimensys organisatie de firma ISProjects bijstaan met meerdere disciplines. Een interface bestaat immers niet alleen uit een stuk development, maar gaat ook gepaard met de functionele inrichting van SAP.” vertelt Bob van der Linden, Salesmanager bij Dimensys. “We hebben alle kennis en kunde in huis ter ondersteuning, van ABAP developments, NetWeaver tot de functionele ERP inrichting. Ook onze focus op projectmatig werkende organistaties zorgt voor een goede match met de doelgroep van ISProjects.”

In de toekomst worden de bestaande interfaces verder ontwikkeld op BAPI-aansluiting en mogelijk zelfs als web-services worden aangeboden. Hiermee wordt een nog verdere integratie bereikt welke bijdraagt in de totale oplossing tussen ISP-Invoice en SAP.

ISP-Invoice is een webapplicatie die het mogelijk maakt het verwerkingsproces van inkoopfacturen te automatiseren. Deze web-based applicatie beslaat de gebieden scanning, herkenning, automatische matching van de inkooporder gerelateerde facturen en de workflow. De workflow heeft met name betrekking op de goedkeuring van inkoopfacturen. Met behulp van de workflow worden de niet gematchte facturen op basis van inkooporders aan de juiste inkoper ter afhandeling aangeboden. Tevens wordt de workflow gebruikt om de facturen zonder inkooporder ter goedkeuring aan de budgethouders aan te bieden. Uiteraard werkt ISP-Invoice volledig geïntegreerd met uw ERP- en/of financiële systeem.

Dimensys werkt al jaren als reseller en integratiespecialist van de SAP software zelfstandig aan productontwikkeling. Zij begrijpt de kwaliteitseisen die ISProjects stelt aan het beheer en ontwikkeling van deze interface. Ook de bestaande beheerafdeling van Dimensys met een ervaren servicedesk voor haar klanten staat ter beschikking voor ondersteuning.

Over Dimensys
Dimensys is een specialistische SAP dienstverlener die zich richt op projectmatig werkende én serviceverlenende profit en non-profit organisaties. Dimensys ontwerpt, implementeert, optimaliseert en beheert integrale automatiseringsoplossingen op basis van SAP software en het NetWeaver platform. Zij beschikt over meerdere branchespecifieke softwareoplossingen en -componenten. De SAP All-in-One oplossing ‘Prefab-SAP’ wordt zowel nationaal als internationaal door meerdere toonaangevende bedrijven gebruikt. Het product is door SAP gekwalificeerd.

Brede expertise en ervaring van o.a. de bouw- & installatie-, vastgoed- & woningbouwcorporatiebranche én zorg- en welzijnsmarkt,, vormen de basis voor het advies aan haar klanten. Zij beschikt alleen over gecertificeerde SAP consultants met minimaal acht jaar consultancyervaring. De afgelopen jaren heeft Dimensys verschillende kwaliteitsawards gewonnen.

Over ISProjects
ISProjects biedt oplossingen in elektronische factuurverwerking en e-Procurement, het geautomatiseerd ondersteunen van het inkoopproces. Wij helpen bij het substantieel verlagen van de verwerkingskosten van inkomende facturen, het verbeteren van de kwaliteit van het factuurverwerkingsproces en het stroomlijnen van het inkoopproces. Nooit meer zoekgeraakte facturen. Geen administratieve rompslomp. Inzicht in het proces van factuurverwerking: van bestelling tot en met inkoopfactuur. Inmiddels bieden wij standaard koppelingen met een groot aantal Financiele en ERP-sytemen.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: ISProjects en Dimensys gaan samenwerking aan op SAP vlak.

Kostenbesparing en harmonisatie
“Calduran Kalkzandsteen bv is een jonge organisatie, voortgekomen uit de splitsing van het voormalige CVK Kalkzandsteen. Het hoofdkantoor bevindt zich in Harderwijk maar de
crediteuren administraties zijn nog verspreid over de drie fabrieken in Kloosterhaar,
Hoogersmilde en Harderwijk. In het kader van harmonisatie tussen de verschillende bedrijven heeft men besloten de facturen elektronisch te gaan verwerken en accorderen. 25.000 inkomende facturen per jaar intikken is immers een flinke klus. Verder is ook voor Calduran kostenbesparing en meer efficiëntie een belangrijk punt op de agenda.” Aldus de heer Tijhaar, Controller, Calduran Kalkzandsteen bv. 

Keuzetraject
“Het is een zeer intensief keuzetraject geweest. Ook intern om autorisatie voor de uitgaven te krijgen. Door een duidelijke en sterke Return On Investment aan de directie voor te leggen hebben wij akkoord gekregen. Wij zijn het keuzetraject gestart met het bekijken van een aantal presentaties van verschillende potentiële leveranciers. Ook hebben wij een seminar van ISProjects bezocht waar, naast een uitgebreide demonstratie, ook een klant zijn ervaringen met ons deelde. Daarna hebben wij drie leveranciers gekozen voor referentiebezoeken. Ondanks dat ISProjects nog geen koppeling heeft met Axapta hebben wij toch voor hen gekozen. De uitgebreide functionaliteit en de kwaliteit/kosten verhouding hebben hierin mede de doorslag geven. Verder is ISProjects een betrouwbare organisatie waar men “kort op de bal zit; ISProjects is niet log maar wel zeer betrouwbaar.” Aldus de heer Tijhaar, Controller, Calduran Kalkzandsteen bv.

Belangrijke voordelen
Met de oplossing van ISProjects kan Calduran haar inkomende facturen scannen, automatisch herkennen en elektronisch accorderen. Dit levert uiteraard een forse tijdbesparing en daarmee kostenbesparing op. Enkele andere grote voordelen zijn: een digitaal archief met uitgebreide zoekfunctie, automatische “3-way” matching functie, proactief sturen en monitoren van facturen, automatische registratie van facturen in Axapta en de gescande factuur (inclusief boekstempel en ‘audit-trail’) is direct op te vragen in het financiële systeem van Calduran. Meer informatie over de ISP-Invoice van ISProjects: www.isprojects.nl

Calduran Kalkzandsteen bv
Calduran Kalkzandsteen produceert en levert een compleet assortiment kalkzandsteenproducten voor dragende en niet dragende wanden voor de professionele bouw. Vanuit drie productiebedrijven wordt binnen heel Nederland en delen van Duitsland en België geleverd. Het hoofdkantoor is centraal in Nederland gevestigd te Harderwijk.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Calduran Kalkzandsteen bv kiest voor Axapta door ISProjects.

De laatste tijd wordt veel gesproken over het economisch voordeel dat met e-factureren gepaard gaat.

De laatste maanden wordt vanwege de economische tegenspoed steeds vaker en nadrukkelijker het verband gelegd tussen e-factureren en de mogelijke kostenbesparing. Zo wordt aangenomen dat we in Nederland € 600 miljoen kunnen besparen met grootschalige toepassing van e-factureren.

Dit roept een aantal vragen op: hoe is de claim van € 600 miljoen kostenbesparing opgebouwd? Verder, is het naast kostenbesparing ook mogelijk om op andere manieren economisch voordeel uit e-factureren te halen? En tot slot, wat is waar als het gaat om dit soort berekeningen?

Dit bedrag is tot stand gekomen op basis van een nulmeting van het EIM uit 2002 inzake administratieve lastenverlichting en het rapport van de Rekenkamer van 21 juni 2006 inzake administratieve lastenverlichting.

Hoe is dit bedrag van € 600 miljoen tot stand gekomen?
In de berekening is afgeweken van de genoemde besparingen in deze rapporten op grond van de rapporten zelf. De belangrijkste constatering is dat een (elektronische) verkoopfactuur voor de verzender, een (elektronische) inkoopfactuur voor de ontvanger is. Dat betekent dat e-factureren ook een besparing met zich mee kan brengen voor de ontvanger.

Kijkend naar de criteria en de processen die het EIM in haar nulmeting van 2002 heeft toegepast, dan kan je concluderen dat: een ontvanger aan de hand van een elektronisch te verwerken inkoopfactuur gemiddeld genomen het viervoudige aan besparing kan realiseren (met name gelegen in tijdswinst) ten opzichte van de verzender van zijn verkoopfactuur.

In de berekening is daarom geprobeerd een ketenbesparing (besparing bij zowel verzender als ontvanger) op het gebied van e-factureren inzichtelijk te maken.

Welke besparingen per factuur zijn daarin meegenomen?
Bij de verdere berekening wordt als uitgangspunt genomen het rapport van PriceWaterhouseCoopers (1999), op basis waarvan de Europese Richtlijn is opgebouwd. De betreffende Europese richtlijn is geïncorporeerd in de Nederlandse wetgeving, onder meer in artikel 35 van de Wet op de Omzetbelasting.
 
In het rapport van PriceWaterhouseCoopers wordt genoemd dat het verzenden van een elektronische factuur een besparing oplevert van ongeveer € 1,65. De besparing bestaat onder meer uit: drukkosten papier en enveloppen, printkosten, kopieerkosten, frankeerkosten, afschrijvingen apparatuur, archiefkosten en handelingskosten. Voor de ontvangstzijde geldt dat een elektronische inkoopfactuur voornamelijk leidt tot tijdswinst. Dit bedrag is afkomstig van een rapport van de Gartner Groep uit 1999 en is zonder inflatiecorrectie toegepast.
 
Dit houdt -in theorie- in dat met e-factureren per elektronische verkoopfactuur € 1,65 en per elektronische inkoopfactuur € 6,60 (4 maal € 1,65) kan worden bespaard. Dat betekent een ketenbesparing per elektronische factuur van € 8,25.
 
Om te komen tot het bedrag van € 600 miljoen, zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd:
 
1. Er is alleen gekeken naar de facturen in het B2B segment. Op basis van de Factuurmonitor 2008, het aantal bedrijven in Nederland en het uitgangspunt van ketendigitalisering en ketenbesparing betreft het circa 75 miljoen facturen.
 
2. De berekening strekt zich uit tot enkel de ‘factuur’ die past bij de strikte definitie in de fiscale wetgeving:
 
    ”..een rekening voor geleverde goederen of verleende diensten die voldoet aan de voorgeschreven 
     vereisten.”
 
    Dit houdt in dat herinneringen, aanmaningen, bijlagen en andere –verplichte- communicatie voor de
    berekening buiten beschouwing zijn gelaten.
 
3. Het betreft enkel ‘facturen’ die op Nederlands grondgebied worden verzonden en verwerkt.

4. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen de vormen waarin e-factureren wordt toegepast. Met die nuance dat PDF facturen op dit moment nog niet kunnen bijdragen aan besparing in verwerkingskosten bij de ontvanger.
 
Heeft het bedrag betrekking op B2B of ook op anders segmenten?
Platform ELFA heeft in haar communicatie rondom de mogelijke besparing altijd het B2B segment als uitgangspunt genomen. B2G en B2C zijn niet meegenomen in de berekening, omdat tijdens het samenstellen van de berekening hierover onvoldoende informatie beschikbaar was.
 
Tijd, ontwikkelingen, voortschrijdende inzichten en economisch voordeel
Sinds het bekendmaken van het resultaat van deze besparing in november 2006 zijn er diverse ontwikkelingen en voortschrijdende inzichten geweest, op basis waarvan goed kan worden betoogd dat het economisch voordeel* van e-factureren een stuk hoger komt te liggen dan alleen het besparingspotentieel. Dit vraagt om wat uitleg. 
 
Degene die bekend zijn met de regels rondom jaarrekeningen, balansen en dergelijke, weten dat er meer is dan besparen. Het jaarrekeningenrecht hanteert het begrip ‘economisch voordeel’. Economisch voordeel kan besparing in de vorm van lagere kosten inhouden, maar ook hogere inkomsten en mogelijk zelfs winst.
De eerste constatering is dan ook dat e-factureren meer economisch voordeel met zich mee kan brengen dan alleen een kostenbesparing.
 
De tweede constatering is dat met betrekking tot het onderdeel kostenbesparing er nog tal van posten zijn op te voeren waardoor de totale kostenbesparing en daarmee het totale economische voordeel verder –fors- groeit.

Ontwikkelingen die leiden tot extra besparingen met e-factureren
De volgende ontwikkelingen zijn niet meegenomen in de berekening:
1. de term ’factuur’ kan worden ingewisseld voor de bredere term ‘bericht’. Hierdoor kan een veelvoud aan elektronische berichttypen worden uitgewisseld (loonstrook, creditnota’s, opdrachtbevestigingen, pricatberichten, pensioenoverzichten, beschikkingen, et cetera).
 
2. Ook de facturen die vanuit Nederland naar het buitenland – en vice versa- worden gezonden, worden betrokken in de calculatie.
 
3. Ook e-factureren (berichten) inzake Business-2- Consumer, Business-2-Goverment en eventueel Goverment-2-Business zouden in de berekening kunnen worden betrokken

Ontwikkelingen die leiden tot meer inkomsten
De volgende ontwikkelingen kunnen leiden tot meer inkomsten:

1.In de calculatie kunnen ook de positieve inkomsteneffecten van een efficiënter reconciliatieproces worden meegenomen: rente.

2. Hogere omzet. Als klanten een elektronische inkoopfactuur meteen kunnen inboeken in hun systeem, koppelen zij dit aan de volgende inkoop bij de betreffende leverancier: “Als ik bij hen inkoop krijg ik een besparing van € [x] omdat ik de factuur en orderregels meteen in het financieel pakket kan inboeken.”

Tot slot: “Wat is waarrrrr?”
De stem van Henk Westbroek komt boven drijven. Het weergeven van het resultaat van een financiële berekening -hoe goed onderbouwd deze ook zou mogen zijn- herbergt geen absolute ‘waarheid’ in zich. Het biedt slechts een indicatie van het economische voordeel (besparing en inkomsten) van e-factureren voor Nederland.

De discussie is geopend: “Wat is waarrrrr?”

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: € 600 miljoen besparen met e-factureren? Een berekening.

Open brief van Kevin Raaijmakers, Product Development Manager Ricoh Nederland

Staatssecretaris van Financiën Jan Kees de Jager kondigde onlangs aan om vooruitlopend op Europese regelgeving elektronisch factureren te gaan vergemakkelijken. Ook binnen de Europese Unie is men bezig om na te gaan hoe de verschillen tussen geprinte en elektronisch verstuurde facturen kunnen worden opgeheven. Met name de gefragmenteerde regelgeving in de diverse lidstaten wordt eenvoudiger en geharmoniseerd. Facturen kunnen voortaan ook zonder digitale handtekening per e-mail worden verzonden. En dat is goed nieuws voor ondernemend Nederland.

Facturen zijn een enorme kostenpost voor het bedrijfsleven. Het opmaken, versturen, controleren en verwerken ervan is tijdrovend. Zeker als dat allemaal op papier gebeurt. Bovendien is papier een kwetsbaar medium; het kan kwijtraken, bij de verkeerde persoon terechtkomen en gegevens moeten handmatig in het administratieve systeem worden ingevoerd, met een grote kans op fouten. Allemaal redenen om het besluit van Staatssecretaris De Jager toe te juichen. Immers, het wordt allemaal gemakkelijker en efficiënter.

Maar hiermee zijn we er nog lang niet. Ook elektronisch factureren levert nog vele hoofdbrekers en vragen op. Namelijk, hoe worden de facturen opgesteld? Hoe zorgt u ervoor dat ze bij de juiste persoon terecht komen? En wat gaat u doen met klanten die toch een papieren factuur willen? En hoe zit het met internationale klanten? Hoe zorgt u ervoor dat u aan de verschillende vormen van regelgeving van de diverse landen voldoet?

De huidige set aan regels is vooral gericht op het beveiligen en waarborgen van de authenticiteit en beveiliging van documenten. Zelfs met de versoepeling van de regels blijft dit een belangrijk aandachtspunt. Want hoe weet uw klant dat de factuur die binnenkomt wel de juiste is? Hoe kan gegarandeerd worden dat iedere e-mail met een factuur ook daadwerkelijk betaald moet worden? Hoe eenvoudig wordt het om zogenaamde spookfacturen te versturen? En hoe filtert u deze facturen eruit? Van spookfacturen per fax wordt immers 2 tot 3 % betaald. Het werken met elektronische handtekeningen kan daarbij helpen. Maar hoe regelt u dat in? En is dit in overeenstemming met andere regels in uw branche?

Dan rest nog de verwerking van de facturen. Uit de Factuurmonitor 2008 is gebleken dat juist het verwerken van inkomende facturen de grootste kostenpost is. Het overnemen van de gegevens van de factuur, controleren, rondsturen, accorderen en betaalbaar stellen van facturen is een onzichtbare kostenpost van het bedrijfsleven van jaarlijks 1,7 miljard euro. Een veelvoud van de kosten van het versturen van facturen. De meeste handelingen zullen ook moeten plaatsvinden als u facturen per e-mail binnenkrijgt. Hoe kunt u dit het beste regelen? En hoe gaat u om met bedrijven die nog per post facturen sturen? Is het zinvol mensen hele dagen gegevens te laten knippen en plakken van e-mails naar ERP systemen? Bovendien dienen facturen bewaard te worden. Dit is gebonden aan dezelfde regels, dus het digitale origineel moet worden gearchiveerd (de e-mailfactuur). Is het opslaan van e-mail op uw server dan voldoende of moet u andere oplossingen inrichten?

De gevolgen van de versoepeling zijn nog niet helemaal te overzien. Eén ding is zeker; investeren in procesoptimalisering, beveiliging en compliance van uitgaande en inkomende facturen is hoe dan ook hard nodig om besparingen te realiseren. Of bedrijven volledig overstappen op factureren via e-mail of niet, het opstellen en verwerken van facturen is nog steeds een enorme kostenpost. Ongeacht de vorm waarin ze de deur uitgaan of binnenkomen. Daarbij zult u uw beveiliging en audit trail op orde moeten hebben als nooit te voren. Niet alleen vanwege regelgeving, vooral om enorme (imago)schade aan uw bedrijf te voorkomen.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Elektronisch factureren: route gepland, bestemming nog niet bereikt.

Ricoh Nederland en Coen Hagedoorn Bouwgroep hebben een overeenkomst afgesloten, waarbij de bouwgroep de Invoice Processing-oplossing (IP) van Basware in de organisatie gaat doorvoeren. Coen Hagedoorn Bouwgroep en Ricoh Nederland, een reseller van Basware in Nederland, hebben in het verleden eerder zaken gedaan op het gebied van Multifunctional Printing (MFP’s). Na de volledige implementatie verwacht Coen Hagedoorn Bouwgroep per jaar 32.000 facturen, gekoppeld met Microsoft DynamicsTM NAV 4PS Construct, voortaan elektronisch te verwerken.

“Coen Hagedoorn Bouwgroep was naarstig op zoek naar een oplossing die hun inkomende factuurproces kon optimaliseren, en Ricoh Nederland kon aan deze wens voldoen”, zegt Emiel Driessen, Account Manager Solutions bij Ricoh Nederland. “We kwamen hierover in gesprek, omdat we al eerder zaken met Coen Hagedoorn Bouwgroep hebben gedaan. 

Tot nu toe vond de factuurafhandeling geheel handmatig plaats: van ontvangst, tot kopiëren en de goedkeuring door een van de budgethouders. Ricoh Nederland levert met Basware IP een uniek en flexibel ‘standaardproduct’ dat voor ieder bedrijf een passende oplossing biedt wanneer het aankomt op het automatiseren van factuurverwerkingsprocessen. De flexibiliteit van de oplossing én de ruime ervaring van Ricoh Nederland met Basware in de markt hebben voor Coen Hagedoorn Bouwgroep de uiteindelijke doorslag gegeven.”

“De facturen worden straks door middel van een scan voorzien van alle benodigde boekingskenmerken – waardonder crediteurennummer, projectnummer, factuurbedrag en BTW – waarna ze automatisch in onze administratieve software worden ingelezen”, aldus Bert Westland, Financial Controller bij Coen Hagedoorn Bouwgroep. “Er verdwijnt hiermee een reeks handmatige handelingen met betrekking tot onze factuurverwerking, wat veel tijd bespaart en fouten voorkomt. Ook het accorderen van facturen gaat digitaal. De papieren factuurkopieën verdwijnen, waarmee ook het milieu wordt ontlast. Een ander voordeel is dat met de gescande documenten meteen een digitaal archief wordt aangelegd. Voor de toekomst biedt Ricoh Nederland voor ons nog andere mogelijkheden om verder te digitaliseren. Denk daarbij aan digitale postverwerking en opdrachtverwerking.”

Ricoh Nederland, een reseller van Basware-oplossingen in Nederland, begint op korte termijn met het project. Verwacht wordt dat Basware’s IP-oplossing voor het begin van de zomer operationeel is. Driessen vervolgt: “In totaal zullen vijftig medewerkers bij Coen Hagedoorn Bouwgroep direct met de IP-oplossing te maken krijgen. Met de komst van Basware’s IP zullen jaarlijks 32.000 facturen, gekoppeld aan Microsoft DynamicsTM NAV 4PS Construct, elektronisch worden verwerkt.”

Over Ricoh Nederland
De producten en oplossingen van Ricoh Nederland leveren toegevoegde waarde in print oplossingen, document management en consultancy. Ricoh heeft een sleutelrol gespeeld bij de snelle ontwikkeling van de wereldwijde kantoorautomatisering en het werken in netwerken. Met 82.000 medewerkers en met ruim 350 vestigingen in meer dan 50 landen beschikt Ricoh Global momenteel over een verkoopnetwerk en servicenetwerk dat tot de grootste behoort in de branche. Ricoh is wereldwijd marktleider met een omzet van 18 miljard dollar. In Nederland wordt met 1.500 medewerkers een omzet van circa 400 miljoen euro gerealiseerd. In slechts 20 jaar is Ricoh Nederland uitgegroeid tot een marktleider in digitale kantooroplossingen. Het hoofdkantoor van Ricoh Nederland is gevestigd in ’s-Hertogenbosch, vanwaar kleine én grote klanten in heel Nederland soepel en op niveau worden ondersteund. Voor meer informatie: www.ricoh.nl

Over Coen Hagedoorn Bouwgroep
Coen Hagedoorn Bouwgroep is al meer dan dertig jaar actief in Midden-Nederland. Vanuit vestigingen in Huizen, Amsterdam, Utrecht en Amersfoort werken ruim tweehonderd vakbekwame medewerkers aan verschillende projecten op het gebied van woning- en utiliteitsbouw. Hierbij staan kwaliteit, innovatie en tevreden opdrachtgevers centraal. Tot de opdrachtgevers behoren onder meer woningbouwverenigingen, gemeenten, zorginstellingen en projectontwikkelaars.

Coen Hagedoorn Bouwgroep bestaat uit een aantal onderdelen die actief zijn op diverse disciplines van de bouw. Door deze structuur hebben opdrachtgevers altijd contact met een compacte en flexibele organisatie die waar nodig toegang heeft tot aanvullende ervaring en expertise van andere onderdelen van de bouwgroep. Dit houdt de lijnen kort maar geeft tegelijkertijd de opdrachtgever wel de zekerheid van een goede professionele organisatie die borg staat voor continuïteit op lange termijn. Voor meer informatie: www.coenhagedoornbouw.nl 

Over Basware
Met meer dan 1.200 klanten in ruim 50 landen is Basware wereldwijd leider op het gebied van purchase to pay oplossingen. Basware automatiseert financiële processen en levert hiermee toegevoegde waarde in de vorm van controle, compliance en een hoge Return On Investment (ROI). De oplossingen worden gedistribueerd en geïmplementeerd in Europa, de Verenigde Staten, Azië en Australië door middel van Basware’s netwerk van kantoren en partners.

In 2008 bedroeg de netto omzet € 86 miljoen. Basware Corporation is in 1985 opgericht en is genoteerd aan de NASDAQ QMX Helsinki Ltd. Het hoofdkantoor is gevestigd in Finland met zeven Basware vestigingen in Europa en de Verenigde Staten. Voor meer informatie: www.basware.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Coen Hagedoorn Bouwgroep kiest voor IP-oplossing Basware.

www.ricoh.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Kennis van digitale factuurverwerking minimaal bij MKB.

U kunt zelf beslissen om uw elektronische factuur te beveiligen. Zo kunt u (bijvoorbeeld) een PDF-document beveiligen met een wachtwoord. Zo’n document kan zonder wachtwoord (door de ontvanger) wel worden gelezen en afgedrukt, maar niet veranderd. Als u het naar uw afnemer verstuurt, weet u zeker dat de inhoud van het bericht niet tijdens de verzending over het internet is veranderd.

Op het internet vindt u verschillende tooltjes waarmee u uit een teksverwerkings- of boekhoudpakket direct een beveiligde PDF kunt maken. Meestal installeren deze tooltjes zich als “printer” op uw systeem. Door met deze “printer” een afdruk te maken, wordt de factuur als beveiligd PDF-document op uw harde schijf opgeslagen. Google bijvoorbeeld op “free pdf writer” voor een aantal gratis tooltjes om PDF’s te maken. Kies bij voorkeur een versie die beveiliging van PDF’s ondersteunt. Het beveiligde document kunnen u en uw afnemer elektronisch in de administratie bewaren. U kunt ook gebruik maken van een zogenoemde service provider die u helpt bij het opstellen en verzenden van uw facturen.

Naast het versturen door middel van een eenvoudig PDF-document zijn er ook oplossingen op de markt waarmee de ontvanger van een factuur de factuurgegevens rechtstreeks elektronisch uit het factuurbericht in zijn administratie kan inlezen. Daarvoor kunt u gebruik maken van standaarden, zoals UBL. U hoeft de informatie van de factuur dan niet meer over te typen. Door gebruik te maken van dit soort mogelijkheden kunt u bij het verzenden van uw facturen een maximale administratievelastenverlichting bereiken, voor uzelf maar ook voor uw afnemers.

De overige factuurvereisten wijzigen niet: op het elektronische factuurbericht moet u als ondernemer alle informatie vermelden die ook op een papieren factuur moet staan. Het gaat puur om de wijze waarop partijen de facturen of factuurgegevens uitwisselen.

Bron: www.minfin.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Ministerie van Financiën: “Voortaan elektronisch factureren”.

Dat staat in een rapport dat Staatssecretaris Heemskerk en staatssecretaris De Jager (Financiën) woensdag 12 november 2008 in ontvangst hebben genomen. Het rapport gaat over de vooruitgang van het terugdringen van de administratieve lasten en regeldruk door de overheid. 

Beleving regeldruk
Volgens de Wereldbank heeft Nederland met de nieuwe aanpak van het kabinet duidelijk de eerdere aanbevelingen van de Wereldbank uit een rapport uit 2007 ter harte genomen. De organisatie geeft daarnaast enkele aanbevelingen waarmee Nederland koploper kan blijven. Naast het verminderen van administratieve lasten raadt de Wereldbank aan de Nederlandse aanpak, die zich steeds meer richt op de beleving van regeldruk bij de ondernemer, door te zetten en te verbreden. Daarbij is zowel het blijvend verbeteren van dienstverlening voor ondernemers als het blijvend verminderen van toezichtslasten en nalevingskosten ‘key to success’.

Lees hier het gehele rapport van de Wereldbank (Engels):

Bron: Ministerie van Economische Zaken

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Nederland koploper bij aanpak administratieve lasten.

Met ongeveer zestig locaties in en rond Helmond is Stichting ORO een van de belangrijkste regionale aanbieders van zorg en ondersteuning. ORO stelt mensen zo in staat zelf de richting in hun eigen leven te bepalen. De ongeveer 1.250 medewerkers (800 FTE) en 600 vrijwilligers begeleiden ruim 1.550 mensen met een verstandelijke beperking en kinderen met een ontwikkelingsachterstand. Een organisatie als ORO heeft daarvoor een omvangrijke administratie en dus ook boekhouding. Overzicht en efficiëntie zijn daarbij belangrijk; voor het effectief verwerken van de inkomende facturen heeft ORO kortgeleden Contempus.Invoice van Simac Datacollect geïmplementeerd. 

Coördinator van de Economisch Administratieve Dienst (EAD) van Stichting ORO is Charles van Eemeren. “Als zorginstelling met meerdere locaties heb je net als elk bedrijf een omvangrijke administratie te voeren”, vertelt hij, “en onderdeel daarvan is de boekhouding, waarvoor wij het Exact-pakket gebruiken.” ORO heeft daardoor een groot aantal facturen te verwerken – ongeveer 20.000 op jaarbasis – en is op zoek gegaan naar een oplossing die de facturen automatisch kan verwerken. Naast de eigen administratie verzorgt de EAD van ORO ook de administratie voor een aantal andere instellingen. “De facturenverwerking willen we graag ‘uniform’ afwikkelen; slimmer, efficiënter en kwalitatief hoger”, aldus Van Eemeren, “rekening houdend met het grote werkgebied en de vele gedecentraliseerde budgethouders. De keuze is gevallen op Contempus.Invoice, wat voldoet aan onze eisen en wensen en het goed ondersteunt.”

Goede voorbereiding
In het voorbereidingstraject heeft ORO de diverse leveranciers gevraagd zoveel mogelijk volgens standaard opmaak en lay-out de facturen aan te leveren: juiste postadres; omschrijving ten name van crediteurenadministratie en producten en diensten; ten behoeve van wie of de locatie enzovoort. Ook om rekening te houden met unieke nummers vanuit de inkoop- en bestellingenprocedure. Facturen die binnenkomen worden zoveel mogelijk met een inkoopdossier gescand en alle facturen worden nu centraal ontvangen. “Op basis van de inkoopprocedure en het autorisatiesysteem hebben we alles beschreven voordat Contempus werd geïmplementeerd, dat helpt bij het inrichten van het systeem en de organisatie wordt er daardoor al vroeg bij betrokken. Twee zaken die eigenlijk voor elke organisatie belangrijk zijn”, benadrukt Van Eemeren. “De organisatie weet dan al dat er in plaats van fysieke in de toekomst digitale facturen gaan komen.”

Geïntegreerd met Exact
Het traject daarna om Contempus.Invoice te implementeren was binnen twee maanden doorlopen. Het is gekoppeld aan Exact, want bepaalde informatie moet in het boekhoudpakket worden ingevoerd. “We willen bijvoorbeeld op één plek kunnen zien of een factuur betaalbaar of betaald is, zodat er duidelijkheid en inzicht is voor degene die zorgt voor de autorisatie. Daardoor is er breed binnen de organisatie historisch inzicht beschikbaar via Contempus.” Ook tijdens het implementatieproces werden de gebruikers zoveel mogelijk betrokken: “ORO levert zorg en niet automatisering; dus hebben we regelmatig informatiebrieven verstuurd met tips en handigheidjes.”

Duidelijk traject
Na het centraal scannen en herkennen bij de administratieve dienst wordt de informatie binnen de systemen verwerkt en doorgestuurd. De boekhoudkundige medewerker koppelt aan de factuur eventuele inkoopdocumenten, wat gezamenlijk wordt gescand. Nu wordt ruim 70 procent direct herkend. Na ‘systeemverrijking’ zal dat percentage hoger worden. De boekhouding voegt na de herkenning boekingsgegevens toe, waarna de workflow start voor autorisatie. Degene die een factuur moet goedkeuren krijgt via de mail een signaal en een link waardoor de browser de goed te keuren facturen kan openen. Er zijn diverse autorisatiemogelijkheden zoals inkoper, goedkeurder/budgethouder en uiteindelijk controller. Nadat het autorisatietraject is doorlopen worden de gegevens automatisch in het boekhoudpakket verwerkt en eventuele betalingen worden – met de facturen – teruggemeld.

Goed vastgelegd en traceerbaar
Voor ORO is het na de eerste periode duidelijk dat de factuurverwerking vanaf binnenkomst tot en met betaalbaar stellen veel sneller gaat dan voorheen. Via scannen en herkennen wordt veel tijdwinst geboekt. Direct na binnenkomst zijn facturen te allen tijde traceerbaar en de kwaliteit van de boekingen is duidelijk beter geworden. Van Eemeren: “Tijdens een accountantscontrole is men lovend over de wijze van vastlegging en de traceerbaarheid. Maar ook de budgethouders zien al snel de voordelen. Het goedkeuringstraject is inzichtelijker voor de managers en eigenlijk is het totale inkoopproces binnen de organisatie transparanter geworden.”

www.simac.com

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Stichting ORO: Overzicht en efficiëntie met Contempus.Invoice van Simac.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Reeleezee ondersteunt UBL standaard voor e-factureren.

Slim geregeld, goed verbonden
De extra middelen zijn bedoeld voor het programma Slim geregeld, goed verbonden. Bedrijven en uitvoerende overheidsdiensten kunnen uit dit programma steun krijgen om hun zaken met de overheid slimmer te regelen. De officiële lancering van het programma volgt op enkele succesvolle pilots. Zo wordt met steun van EZ in de Rotterdamse haven gewerkt aan een digitaal systeem om de import van veterinaire containers te versnellen. Dit levert zo’n acht miljoen euro per jaar op aan administratieve lastenbesparing. De staatssecretaris wil met het nieuwe programma de komende vier jaar vijftien tot twintig van dit soort projecten doen. Voor bedrijven die meedoen, moet hiermee de administratieve lastendruk met zo’n 15 tot 35% afnemen. Heemskerk riep bedrijfstakken op om snel te komen met concrete voorstellen.

Elektronisch factureren
Heemskerk stond in zijn speech ook stil bij het zogenaamd elektronisch factureren. Eerder dit jaar trok de staatssecretaris Marco Pastors aan als ambassadeur e-factureren om het elektronisch versturen aan en verwerken van rekeningen door de overheid een zetje te geven. Volgens Heemskerk ontvangt de overheid jaarlijks tien miljoen facturen. Daarvan wordt nu slechts 0,3 procent geheel elektronisch verwerkt. Heemskerk wil dat in 2010 zeker één op de tien facturen digitaal binnenkomt en digitaal wordt verwerkt. Dat betekent een besparing die kan oplopen van enkele euro’s tot 30 euro per factuur. “En het is ook winst voor het milieu”, aldus Heemskerk. “Als alle bedrijven in Europa voortaan elektronisch factureren, spaart dat zo’n 40 duizend voetbalvelden aan bomen.
 
Zet in de rug
Onder meer de Belastingdienst, het ministerie van Defensie, het UWV en een aantal gemeentes doen al mee met e-factureren. Onder leiding van Pastors wordt volgens Heemskerk nu gewerkt aan een set afspraken tussen overheid en bedrijfsleven  om e-factureren een verdere zet in de rug  te geven en waarmee voor bedrijven duidelijk is met welke standaard men bij de overheid terecht kan. Ook moeten de afspraken koud water vrees bij overheidsorganisaties wegnemen. “De voordelen voor het milieu en voor onze portemonnee zijn te groot om te laten liggen, dus ik roep overheidsorganisaties, net zo goed als bedrijven, op om mee te doen met e-Factureren “, aldus Heemskerk. De afspraken worden binnenkort vastgelegd in een convenant.

Bron: www.sggv.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Overheid: 15 miljoen euro voor ICT-oplossingen.

Administratieve lastenverlichting voor bedrijven staat al lange tijd op de politieke agenda. De inzet van ICT krijgt daarbij een steeds belangrijker rol. Digitalisering van het berichtenverkeer tussen bedrijven en de overheid is dan ook in veel reductieplannen terug te vinden.

Centraal in dit promotieonderzoek stond de adoptie van elektronisch berichtenverkeer met de overheid door individuele bedrijven. Anders dan de huidige metingen van het kabinet, die vooral gebaseerd zijn op berekeningen direct gerelateerd aan (wijzigingen) in wet- en regelgeving, richtte dit onderzoek zich op het feitelijke gedrag van bedrijven zelf. De onderzoeksresultaten maken duidelijk dat het verzachten van de ‘pijn’ van de administratieve lasten met behulp van ICT niet evident is en zelfs kan leiden tot onbedoelde bijwerkingen.

Enkele conclusies zijn:

1. Verbetering van efficiency en de effectiviteit van overheidsprocessen is een beter argument voor de introductie van elektronisch berichtenverkeer aan overheidsorganisaties dan administratieve lastenverlichting voor individuele bedrijven.

2. De mate van gereedheid is voor individuele bedrijven een voorname beïnvloedende factor bij de beslissing tot adoptie van elektronisch berichtenverkeer met de overheid.

3. Reductie van administratieve lasten door de overheid, zeker waar het de introductie van elektronisch berichtenverkeer betreft, vraagt om het doorbreken van de intermediaire paradox: intermediaire dienstverleners leven van de administratieve lasten maar zijn tegelijkertijd onmisbare schakels bij de reductie ervan.

De resultaten van het onderzoek vormen bruikbare input voor nieuwe kabinetsplannen gericht op ‘merkbaar minder regeldruk’. Of, zoals een van de stellingen in het proefschrift luidt: “Vanuit het adagium dat de inzet van ICT goede plannen beter maakt en slechte plannen slechter, doen politici er goed aan zich vooral te richten op de kwaliteit van beleid en wet- en regelgeving en niet te vluchten in de mogelijkheden van de inzet van ICT”.

Voorkomen lijkt ook in dit geval beter dan genezen: ‘Geen bericht, goed bericht’.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Onderzoek: ‘Geen bericht, goed bericht’.

Koppeling tussen SmartDocuments en CORSA al live bij 50 organisaties
De koppeling tussen SmartDocuments, de documentcreatieoplossing van High Concept en CORSA, het enterprise content management-systeem van BCT Guiding Documents, is al succesvol in gebruik bij 50 organisaties. Deze organisaties, voornamelijk gemeenten, behalen veel tijdswinst door het inzetten van deze koppeling.

Inmiddels is de derde versie van de koppeling tussen SmartDocuments en CORSA gelanceerd. Met deze koppeling kunnen gebruikers automatisch documenten registreren. Zo hoeven gebruikers zich niet meer actief bezig te houden met de ontwikkeling en archivering van documenten. De koppeling geeft een krachtige impuls aan de integrale creatie, registratie en opslag van documentstromen.

Met SmartDocuments kunnen gegevens die centraal in CORSA beheerd worden, eenvoudig in een document opgenomen worden. Dit verkleint de kans op fouten omdat de informatie niet meer handmatig hoeft worden overgenomen. SmartDocuments wordt aangestuurd vanuit CORSA en documenten die opgebouwd zijn in SmartDocuments worden automatisch geregistreerd in CORSA.

“Openheid en eenvoud geven de naadloze koppeling tussen CORSA en SmartDocuments een grote meerwaarde”, zegt Dimitri Palmen, Sales Manager bij BCT Guiding Documents. “Iedereen binnen een organisatie kan overweg met deze toepassing. Er is geen zwaar trainingsprogramma vereist.”

De samenwerking tussen High Concept en BCT startte in 2002 toen zij zagen dat zij elkaar konden aanvullen op het gebied van respectievelijk documentcreatie en documentregistratie. De feedback van gebruikers wordt steeds meegenomen om verbeteringen aan te brengen in de koppeling. Ook is er inmiddels een (standaard) integratie met CORSA CASE, het workflowmanagementsysteem van BCT.

De nieuwste koppeling is onder andere succesvol geïmplementeerd bij de gemeente Venray. Het invoeren van een aanvraag voor bijvoorbeeld een vergunning, is daar een stuk eenvoudiger geworden. Nu hoeven alleen details van de aanvraag ingevoerd te worden. Bij het invoeren worden automatisch de juiste sjablonen gebruikt, standaard gegevens ingevoerd en documenten direct op de juiste plaats opgeslagen. De gebruiker kan hierdoor efficiënter werken en heeft hierdoor niet meer het idee met uitgebreide administratie bezig te zijn.

“BCT focust zich hier op DMS en de workflow en wij op documentcreatie. Dit ‘schoenmaker, houd je bij je leest’-principe werkt uitstekend”, zegt Ruud Vos, Directeur Operations bij High Concept. “We combineren zo het beste van twee werelden. In de toekomst blijven de betrokken teams van zowel High Concept als van BCT minstens één keer per maand met elkaar overleggen om de samenwerking uit te breiden en de koppelingen nog meer aan de wensen te laten voldoen van de eindgebruikers.”

Bron: www.bct.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: High Concept en BCT vullen elkaar steeds meer aan.

“We hebben in Bluem de juiste partner gevonden, omdat het zakelijk model ons aansprak, en zij tevens in staat zijn per direct de grootste banken in Nederland voor ons te ontsluiten”, alsdus Jan Burgers, die als unit manager de business unit ‘Clearing’ vertegenwoordigt, waar alle ontwikkelingen op het gebied van elektronische services van Accounting Plaza zijn ondergebracht. “De werkzaamheden om de technische koppelingen tussen onze bedrijven te realiseren worden zo snel mogelijk in gang gezet en naar verwachting kunnen we vanaf begin 2009 de eerste facturen via de diverse bankportals gaan aanbieden” voegt Jan Burgers er nog aan toe.

Ook Rieko Kester van Bluem is verheugd over het samenwerkingsverband. “Wij zien Accounting Plaza als een innovatieve speler op het gebied van stroomlijnen van administratieve processen tussen partijen. Een partij met concrete B2B, B2C en HR oplossingen, voor Nederlandse en buitenlandse klanten. Het is een eer dat wij voor de Accounting Plaza totaalpropositie het Digitale nota verkeer met banken mogen verzorgen. De koppeling van onze systemen verzekert opdrachtgevers van een ‘plug & play’ Digitale nota service”, aldus Rieko Kester.

Over Accounting Plaza
Als een van Europa’s toonaangevende financial shared service centers neemt Accounting Plaza uw organisatie graag de administratieve zorgen uit handen. Met onze diensten haalt u de expertise in huis om uw financieel-administratieve en HR-processen effectiever, efficiënter en tegen lagere kosten uit te (laten) voeren. U concentreert zich op uw kernactiviteiten, waardoor marktkansen alle aandacht krijgen die ze verdienen. Clearing van Accounting Plaza Digitale administratieoplossingen, zoals elektronisch factureren, bieden alle mogelijkheid tot vernieuwing, kostenbesparing, efficiency en foutreductie. Clearing van Accounting Plaza is een platform voor al deze oplossingen en richt zich volledig op de ontwikkeling en implementatie van elektronische data-uitwisseling. Zo bieden we een zo eenvoudig mogelijke overgang naar volledige digitalisering van administraties zonder dat de continuïteit, kwaliteit en helderheid in gevaar komt.

Over Bluem
Bluem is voorloper op gebied van de Digitale nota service. Onze specialisatie is het digitaal presenteren en distribueren van facturen, salarisstroken en uitkeringsspecificaties. Zowel voor grote ondernemingen, als voor overheden en het MKB, hebben wij bewezen de juiste e-billing oplossingen te leveren. Deze zijn het resultaat van non-stop ontwikkeling, maken gebruik van diverse kanalen zoals de bank, e-mail of portal en spelen in op de integratie van factuur- en betaalstromen.

Meer informatie
Voor meer informatie neemt u contact op met:

Accounting Plaza
Ingeborg van Buiten
ingeborg.vanbuiten@accounting-plaza.nl
telefoon: 033 – 45 40 500

Bluem
Rieko Kester
r.kester@bluem.nl
telefoon: 0346 – 244 044

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Accounting Plaza ontsluit de Digitale nota via Bluem.

“Om ons project zo succesvol mogelijk te maken, hebben we vooraf bekeken bij welke gebruikersgroep de elektronische loonbrieven het meest zouden aanslaan. Dat bleken de jonge uitzendkrachten te zijn die in de zomer van 2008 een vakantiejob hadden via een van onze werkmaatschappijen”, vertelt Luc Buntinx, die als Application Manager verantwoordelijk is voor de automatisering van de bedrijfsprocessen bij USG People. “Ondernemingen zijn doorgaans iets minder makkelijk te motiveren om naar een andere werkwijze over te stappen omdat zij ook rekening moeten houden met hun eigen backofficeprocedures. Ook ervaren werknemers, die gewend zijn aan papieren loonbrieven, aarzelen wat langer over elektronische documentuitwisseling. Jobstudenten hebben dikwijls nog nooit eerder een loonbrief ontvangen, zodat de digitale loonbrieven van hen geen aanpassing vergen.” De uitzendkrachten krijgen elke week een loonbrief, dus er is met hen een heel intensief verkeer van documenten. Vroeger gebeurde dat op papier. De loonbrieven werden automatisch berekend door de software van de centrale salarisadministratie van USG People. Daarna zorgde een automatische procedure voor de verzending naar een externe partner, die instond voor de papieren afhandeling: het afdrukken van de loonbrieven, vouwen, in enveloppen steken en via de post naar de uitzendkrachten versturen.

Online archiveren
“Dankzij de integratie van myCertipost in onze procedures, worden de loonbrieven van de jobstudenten nu elektronisch verstuurd naar hun myCertipost-account. Ze krijgen dan automatisch een melding, via sms of via e-mail, dat ze hun nieuwe loonbrief online kunnen bekijken”, legt Luc Buntinx uit. “We hadden deze zomer ongeveer 10.000 jobstudenten, die we allemaal de mogelijkheid boden om hun loonbrieven elektronisch te ontvangen.”

De gebruikers hebben duidelijk voordeel bij de elektronische loonbrieven. Ze hebben geen papierberg meer te klasseren. Via myCertipost kunnen ze hun elektronische documenten steeds bekijken en gemakkelijk terugvinden. Ze blijven daar, conform de wettelijke bewaartermijn, online gearchiveerd.

Ook bij USG People zelf is de invoering van digitale loonbrieven een duidelijk pluspunt. “Onze consulenten in de uitzendkantoren zien welke loonbrieven berekend zijn, wanneer ze verzonden zijn en via welk medium. De hele communicatie tussen USG People en myCertipost gebeurt volledig automatisch”, zegt Luc Buntinx. “Zo zijn ook de opt-outmeldingen en de leesbevestigingen compleet geïntegreerd in onze systemen. Een groot voordeel van de Certipost-technologie is dat die ook openstaat voor andere platforms. Als dat nodig zou zijn, kunnen we dus onze loonbrieven ook via een ander medium afleveren. Bovendien kunnen we dankzij de digitalisering kosten besparen. De kost per verzonden loonbrief ligt namelijk lager voor een digitaal document dan voor de papieren versie. We hebben natuurlijk moeten investeren in het project, maar als de gebruikerspopulatie meteen groot genoeg is, zoals in ons geval, dan heb je die kosten snel terugverdiend.”

Professionaliseren
Toch waren die kostenbesparingen niet de belangrijkste motivatie voor de overstap naar digitale documentuitwisseling. “We willen bovenal professionaliseren. De elektronische documenten zijn een extra service voor onze eindgebruikers. We zijn ervan overtuigd dat zij ook steeds meer zelf zullen vragen naar elektronische documentuitwisseling. Later willen we naast loonbrieven ook andere documenten in elektronische vorm versturen. We willen onze nieuwe dienst ook zeer snel uitrollen naar andere doelgroepen, zodat we op termijn iedereen zo veel mogelijk kunnen laten overschakelen naar elektronische documentuitwisseling. In onze consumentendoelgroep spreken we dan van zo’n 150.000 mensen per jaar.”

USG People is dankzij myCertipost dus klaar voor de toekomst. “MyCertipost is eigenlijk de elektronische versie van de brievenbus naast de deur”, aldus Luc Buntinx. “Die lage drempel speelt zeker mee in het succes van een project als het onze.”

Lees meer over elektronische loonbrieven op www.mycertipost.be

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: USG People verstuurt elektronische loonbrieven naar uitzendkrachten.

Sunnyland Distribution produceert, verpakt en bottelt frisdranken, fruitsappen en water, zowel onder eigen merken als voor merken van andere bedrijven. De klantendienst en de verkoopadministratie voor België, Frankrijk en Nederland zijn gevestigd in Turnhout. “Het is belangrijk voor ons bedrijf om commerciële en administratieve taken zoveel mogelijk te automatiseren en te rationaliseren”, zegt Lionel Beaufays, Customer Service & Sales Administration Manager bij Sunnyland Distribution. “De bedoeling is om de kwaliteit van onze diensten te verhogen en meer aandacht te kunnen geven aan taken met toegevoegde waarde.”

Sunnyland Distribution gebruikt een ERP-systeem van SAP en had ook software nodig voor het bevestigen van bestellingen en voor verzendnota’s – automatische berichten aan klanten om te melden wat de bestelling bevat en wanneer ze zal aankomen. Ook de ontvangst van bestelbonnen en de facturatie wilde men automatiseren. “Onze interne IT-afdeling heeft CertiONE, het e-communicatieplatform van Certipost, gekoppeld aan ons ERP-systeem. Daardoor kunnen we geautomatiseerde berichten uitwisselen met onze klanten, ook al gebruiken zij andere bestandsformaten. CertiONE zorgt dan voor de nodige technologische vertaalslag, zodat niemand zijn manier van werken hoeft aan te passen”, legt Lionel Beaufays uit.

Risico op vergissingen verdwijnt
Alle medewerkers van de klantendienst en van de verkoopadministratie halen voordeel uit de geautomatiseerde communicatie. “Vroeger kwamen de bestellingen – gemiddeld 50 per dag – binnen via fax en telefoon, en moesten we die gegevens intypen. Dat hield ook een risico in op vergissingen, die ons intern tijd en geld kostten en die de kwaliteit van onze dienstverlening verminderden”, zegt Lionel Beaufays. “Een bestelling manueel invoeren duurde vroeger zo’n 2 à 3 minuten. Nu gaat alles vanzelf: de klant geeft met een elektronisch bericht een bestelling door die wordt geregistreerd door het ERP-systeem. Zo wordt de hele afhandeling van de bestelling automatisch in gang gezet. De klant kan ook via geautomatiseerde berichten op de hoogte worden gehouden van de status van zijn bestelling.” Vroeger gebeurde de facturatie bij Sunnyland Distribution nog op papier. Dankzij CertiONE gaat ook dat elektronisch, via een beveiligd netwerk. “De integriteit van het bericht is gegarandeerd, wat ook belangrijk is vanuit wettelijk oogpunt”, zegt Lionel Beaufays. “De tijd die we winnen door de automatisering kunnen we nu volledig besteden aan andere taken, zoals proactieve contacten onderhouden met de klanten”, aldus Lionel Beaufays. “Dat heeft zeker een positief effect op de klanttevredenheid en op de verkoop. Het volstaat niet dat we goede producten verkopen; we moeten daarbij ook goede diensten leveren. Voor onze klanten zelf biedt de automatisering overigens ook grote voordelen. Als ze beschikken over de nodige software, kunnen ze de barcodes van de ontvangen palletten scannen en zo koppelen aan de verzendnota’s. Ook zij kunnen op die manier efficiënter werken en kosten besparen.”

Minder routinetaken
Voor de medewerkers van Sunnyland Distribution betekende de overgang naar geautomatiseerde berichten geen grote aanpassing. “We streven altijd naar automatisering, dus dat kwam alvast niet als een verrassing. Bovendien zijn taken met toegevoegde waarde ook aangenamer en uitdagender dan routineuze administratieve taken”, zegt Lionel Beaufays. Inmiddels is ongeveer 90 procent van de bestellingen in Frankrijk geautomatiseerd, 80 procent in Nederland en zowat de helft in België. “In België leveren we veel aan de horeca en daar wordt doorgaans manueel gewerkt”, legt Lionel Beaufays uit.
Het CertiONE-project betekent voor Sunnyland Distribution zeker niet het eindpunt in de automatisering. “Intern is het nu veel gemakkelijker om te rapporteren. En in de toekomst zullen we de mogelijkheden zeker nog uitbreiden”, besluit Lionel Beaufays.

Meer informatie over Certipost vindt u hier.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Sunnyland Distribution wisselt elektronische documenten uit met retailers.

Ondertussen is elektronisch factureren sterk in opkomst. Zo blijkt uit talloze berichten, bijeenkomsten, onderzoeken en initiatieven. Het aandeel elektronische verkoopfacturen en inkoopfacturen zal de komende jaren flink toenemen.

Bij elektronisch factureren denken we al snel vanuit de verzender. Maar, een (elektronische) verkoopfactuur van de verzender moet uiteindelijk door de ontvanger als een (elektronische) inkoopfactuur worden ingeboekt en verwerkt. Bovendien moet de ontvanger vooraf instemmen om een elektronische factuur te ontvangen.

Op 30 oktober 2008 organiseert Platform ELFA in samenwerking met Softwarepakketten.nl een expertmeeting over de relatie tussen e-factureren en softwarepakketten.

Kijk hier voor meer informatie.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Expertmeeting e-factureren en administratieve pakketten.

Stel nu dat verzender elektronische factureren vanuit zijn boekhoudpakket kan verzender (bijvoorbeeld door tussenkomst van een Billing Service Provider), dan wordt deze vervolgens een elektronische inkoopfactuur. Hoe kan de ontvanger zijn boekhoudpakket inschakelen om maximaal rendement uit de elektronische inkoopfactuur te halen?

Uit de praktijk blijkt dat het boekhoudpakket ook aan de kant van de ontvanger als een Chinese Muur fungeert. Vaak is de enige oplossing om de elektronische factuur uit te printen en alsnog handmatig in te boeken en te verwerken.

 
 
Expertmeeting: donderdag 30 oktober 2008
Op donderdag 30 oktober 2008 organiseert Platform ELFA een open bijeenkomst over de mogelijkheden van e-factureren door en tussen boekhoudpakketten.
 
Tijdens deze open bijeenkomst wordt aandacht besteed aan vragen als:
 
-  “Hoe kunnen boekhoudpakketten het MKB ondersteunen inzake de ontwikkeling van e-factureren?”
-  “Hoe kunnen elektronische inkoopfacturen door elke MKB-er worden ontvangen en verwerkt (workflow)?”
-  ”Welke knelpunten zijn er? Hoe kunnen deze worden opgelost? Welke bestaande initiatieven kunnen 
     hiervoor worden ingezet?”
-  “Hoe kunnen de leveranciers van elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking hierbij
     ondersteunen?”

Programma

1.  16:30 uur  –  Opening en inleiding

2.  16:45 uur  –  Praktijkvoorbeelden

3.  17:30 uur  –  Discussie

4.  18:15 uur  –  Actiepunten

5.  18:20 uur  –  Hapje en een drankje
 

Bijzonderheden

-   Aanmelden:
     U kunt zich aanmelden via het contactformulier: klik hier.
 

-   Kosteloze deelname:
     Kosteloos voor aanbieders administratieve pakketten, deelnemers van Platform ELFA, bezoekers van het
     Kenniscongres Administratieve Software en voor organisaties die elektronisch factureren –willen gaan- 
     toepassen.
 

-   Korting:
     Uw organisatie is deelnemer van Platform ELFA? U ontvangt € 60 korting op de toegangsprijs van het
     Kenniscongres Administratieve Software.

 -  Koppeling
     Deze expertmeeting vindt plaats direct na afloop van het Kenniscongres Administratieve Software 2008.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Chinese muren, boekhoudpakketten en e-factureren.

Yanta, SAP-specialist en businessunit van Ctac, implementeert bij transporteur Van den Heerik de mkb-oplossing van SAP: Busines All-in-One. Van den Heerik is een van de eerste transporteurs in Nederland die kiezen voor deze totaaloplossing. Het transportbedrijf kan met het nieuwe systeem zijn primaire processen beter en efficiënter ondersteunen. Daarnaast krijgt de organisatie met het systeem eenvoudig toegang tot heldere managementinformatie. Hierdoor kan Van den Heerik flexibeler opereren en bovenal zijn concurrentiepositie in de markt versterken.
 
Van den Heerik is een internationaal opererend transportbedrijf. De onderneming is opgericht in de jaren dertig van de vorige eeuw. Het bedrijf is nu actief in transport, distributie, opslag en verhuur van opslagruimte. Juist deze mix van activiteiten zorgt ervoor dat Van den Heerik een totaaloplossing kan bieden voor zijn klanten.
 
“Met SAP verwachten we de huidige administratieve werkdruk te verminderen en toekomstige groei te kunnen managen zonder dat we nieuw personeel hoeven aan te trekken”, zegt Manfred Kloet, hoofd Administratie en projectleider bij Van den Heerik Beheermaatschappij BV. “Vooral de kennis bij Yanta over SAP in combinatie met de specifieke kennis over de wensen van mkb-bedrijven maken dat we hebben gekozen voor Yanta.”
 
In eerste instantie was Van den Heerik op zoek naar een financieel softwarepakket. Dit moest echter wel de mogelijkheid bieden om er in een later stadium ook andere bedrijfsprocessen mee te automatiseren. Vanuit strategisch oogpunt heeft Van den Heerik daarom gekozen voor deze toekomstvaste SAP-oplossing.
 
Op dit moment wordt bij Van den Heerik een aantal verschillende softwarepakketten gebruikt. Dit resulteert in veel handmatige en vaak dubbele invoer van gegevens. Door de invoering van SAP Business All-in-One wil Van den Heerik de organisatie optimaal en toekomstvast automatiseren. Inmiddels is gestart met de implementatie van FICO (Financial Accounting & Controlling), de financiële modules van SAP. Per 1 december 2008 gaat dit project ‘live’. “Naast marktsegmenten als groothandel, productieomgevingen en logistieke dienstverleners biedt SAP ook voor de transportsector een prima totaaloplossing”, zegt Arjan Bergman, directeur Yanta Consultancy B.V. “Zoals bij veel bedrijven groeit het automatiseringssysteem mee met het bedrijf. Het gevolg is dat de software opgebouwd is uit allemaal onderdelen die niet of moeilijk op elkaar aansluiten. Dit leidt vaak tot knelpunten. Door te kiezen voor het SAP Business All-in-One-pakket, kiest Van den Heerik voor een totaaloplossing die bovendien schaalbaar is.” 
 
Voor meer informatie: www.ctac.nl
 
 

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Transporteur Van den Heerik kiest CTAC voor SAP-implementatie.

Wat verstaan we hier precies onder, wat zijn de voordelen en wat zijn de nadelen?

Deze vraag stelden we aan Bart Clement, senior consultant bij Simac Datacollect.
Bart Clement is van mening dat Professional Services en outsourcing twee verschillende begrippen zijn. Ook de sterk in opkomst zijnde dienstverlening in de vorm van Software as a Service verschilt wel degelijk van outsourcing.

Professionele dienstverlening
“De term Professional Services wordt in de ICT wereld gebruikt voor een heel scala aan mogelijke vormen van professionele dienstverlening. Dat kan dus ook iets heel anders zijn dan outsourcing; het door een externe partij laten uitvoeren van bepaalde werkzaamheden die oorspronkelijk gewoon door interne medewerkers werden uitgevoerd. Een voorbeeld: wij leveren Professional Services aan al onze klanten. Dit doen we door ze niet alleen één of meerdere hardware en/of softwareproducten te leveren maar ook de benodigde professionele dienstverlening. De klant wordt geadviseerd hoe de systemen het best gebruikt kunnen worden in hun specifieke situatie. Ook de inrichting en implementatie worden ze uit handen genomen, inclusief integratie met het administratieve systeem. Met deze vorm van Professional Services blijft de klant de werkzaamheden, die niet geautomatiseerd zijn, dus gewoon zelf uitvoeren nadat de dienstverlening is afgerond. Zoals in het geval van de Contempus oplossing voor elektronische factuurverwerking; na oplevering gaat de dienstverlening dan over in ondersteuning op aanvraag, op basis van een onderhoudscontract.

Software As A Service
Momenteel is wel de dienstverlening op het gebied van Software as a Service in opkomst. Dit is echter nog steeds niet hetzelfde als outsourcing, want de klant voert de overgebleven handmatige werkzaamheden nog steeds grotendeels zelf uit. Verschil met bovenstaand voorbeeld is wel dat de klant de systemen in het geval van SaaS niet zelf hoeft aan te schaffen, maar gebruik maakt van een- door de leverancier beschikbaar gesteld – standard system. Op het gebied van elektronisch documentverwerking is sinds enige tijd echter ook volledige outsourcing mogelijk. Hierbij neemt de leverancier ook het scannen en verder afhandelen van de documenten voor zijn rekening. Outsourcing is dus zeker een vorm van Professional Services, maar er zijn ook binnen het domein van de ICT  nog vele andere vormen van Professional Services”.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Professional Services.

ISProjects verzorgt presentatie over digitaal facturen verwerken tijdens een themasessie van ACTO

ACTO organiseert een themasessie “Vergroten effectiviteit en efficieny van financiële processen”. Tijdens deze sessie wordt aandacht besteed aan de volgende onderwerpen: Het gebruik van MicroSoft Dynamics AX, digitale verwerking inkoopfacturen via EDI en ISProjects, subadministratie WKA documenten en voortgang financiële Functionele Groep.

Voor meer informatie kijk op de website van ISProjects. 

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: 27-11-2008: ISProjects – themasessie van ACTO: digitaal facturen verwerken.