Om bewustwording te stimuleren en advies te geven heeft Enigma Consulting uit Zeist de website www.sepa.nl in het leven geroepen.

SEPA wettelijk verplicht vanaf 2013

Ondertussen begint de tijd te dringen. De invoering van SEPA is wettelijk verplicht, bedrijven en organisaties hebben geen keus. De invoering staat gepland vanaf 2013 met de Europese overschrijving.

“Dat lijkt wellicht nog ver weg, maar wie dan klaar wil zijn moet in 2012 veel werk verzetten. Om in 2012 actie te kunnen ondernemen, moeten echter dit najaar de plannen worden gemaakt en budgetten worden toegewezen. Dat vergt dus nú actie”, aldus Paul Jans directeur van Enigma Payments.

SEPA impact op bedrijven en organisaties

“De impact van de invoering van SEPA is groot, zeker voor grote bedrijven en organisaties”, gaat Paul Jans van Enigma Consulting verder “Veel organisaties denken nog dat SEPA vooral een zaak voor banken is en dat het puur te maken heeft met een nieuwe structuur van het bankrekeningnummer, maar niets is minder waar. De invoering van SEPA heeft serieuze consequenties voor ERP- en betalingssystemen, businessmodel en -processen en voor de communicatie-uitingen naar klanten van elke grote organisatie”.

Impactanalyse

De invoering van SEPA kost organisaties veel meer geld dan waar ze nu rekening mee houden. “Uit recent onderzoek bij grote bedrijven is gebleken dat de verwachte kosten na een SEPA impactanalyse een factor vier hoger zijn dan vooraf verwacht, tegelijk biedt de invoering ook de kans om kosten van betalingsverkeer flink te verlagen”, stelt Jans.

“Een organisatie die nu in verschillende eurolanden een kantoor heeft om het lokale betalingsverkeer te verzorgen, kan door SEPA een grote efficiencyslag maken. Door het werk te centraliseren voorkom je dat je in elk land afzonderlijk veel kosten maakt. Maar dan moet je dat nu wel in gang zetten, anders ben je te laat en betaal je straks de hoofdprijs.”

Sepa.nl

De website www.sepa.nl is een initiatief van Enigma Consulting om grote bedrijven en organisaties bewust te maken en te adviseren. Naast inhoud over SEPA en informatie over aanbieders van SEPA-oplossingen, is er op de website ook een forum waarop organisaties vragen kunnen stellen.

‘SEPA Ready check’

Specialisten van Enigma Consulting geven uitgebreid antwoorden maar Enigma verwacht ook dat bedrijven elkaar zullen helpen door het delen van hun eigen ervaringen. De site biedt bedrijven tevens een ‘SEPA Ready check’ waarmee organisaties snel kunnen bepalen of ze goed voorbereid zijn op SEPA.

Meer informatie over de invoering van SEPA is te vinden op www.sepa.nl. Wie meer wil weten over Enigma Consulting kan terecht op www.enigmapayments.nl.

Over Enigma Consulting:

Betalingsverkeer is als water uit de kraan. Iedereen gaat er vanuit dat het er is. Toch is het technisch een buitengewoon complex onderwerp voor zowel banken als grote bedrijven en organisaties. Enigma Consulting is het enige onafhankelijke adviesbureau in de Benelux dat volledig gespecialiseerd is in het adviseren rond betalingsverkeer en aanverwante thema’s zoals: treasury, cashmanagement, pakketselectie etc. Enigma Consulting is opgericht in 1997 en heeft een team van 70 adviseurs.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Bedrijfsleven en organisaties onderschatten SEPA fors.

Accounting Plaza gaat alle ongeveer 100.000 inkomende facturen van Essent elektronisch verwerken. Door over te stappen van papieren facturen naar volledig elektronische facturen wil Essent kosten besparen en met een verlaging van het energieverbruik van 68 GJ en 5 ton minder CO2-uitstoot, een bijdrage leveren aan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO).

Voordelen van factuurautomatisering voor Essent

De e-Invoicing dienstverlening van Accounting Plaza verzekert Essent van een snellere en efficiëntere verwerking van inkomende facturen tegen aanzienlijk lagere kosten, aldus Accounting Plaza.

De overgang naar elektronisch factureren leidt voor Essent verder tot een verlaging van het energieverbruik met een factor 2 en een factor 1,5 lagere CO2-uitstoot. Met ruim 100.000 inkomende facturen per jaar betekent dit een verlaging van het energieverbruik van 68 GJ en 5 ton minder CO2-uitstoot.

Door de e-Invoicing oplossing van Accounting Plaza te koppelen met automatische betalingsverwerking kan dit oplopen tot een energiebesparing van 200 GJ en een verdere CO₂-reductie van 15 ton op jaarbasis.

Over de e-invoicing oplossing van Accounting Plaza

Accounting Plaza benadrukt de volgende voordelen van haar product:

• het is de enige oplossing voor het volledig elektronisch uitwisselen van facturen
• eenvoudig te integreren met de bestaande systemen van leveranciers en klanten
• een snelle en foutloze verwerking van facturen
• een kostenbesparing die kan oplopen tot 90 procent ten opzichte van papieren facturen
• het SHEVA platform maakt flexibele uitwisseling van elektronische documentformaten mogelijk volgens het principe ‘any-format-in, any-format-out’
• de meest voorkomende formaten zijn als standaardformaat beschikbaar, waaronder UBL 2.0, PDF, XML, en UN/CEFACT,

Meer informatie over e-Invoicing by Accounting Plaza is te vinden op www.e-invoicing.nu.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Essent digitaliseert inkoopfacturen met Accounting Plaza.

Column over e-factureren adoptie door overheden

In zijn column schrijft Marco Pastors over zijn frustratie het feit dat overheden niet willen aansluiten op Digipoort ondanks de enorme besparingen die er mee zijn te halen.  Een paar citaten:

“Volgens de formule ‘één papieren factuur = een verbrand  briefje van twintig’, betekent dit dat gemeenten jaarlijks 120 miljoen euro aan verdiend belastinggeld weggooien.”

“Ik geef u het voorbeeld van een gemeente die niet mee wil doen aan e-factureren over Digipoort, omdat ze de kosten per ontvangen factuur van, 59 eurocent niet wilt betalen. Een gemeente met 30.000 facturen, die nu dus 600.000 euro per jaar voor niks uitgeeft, gaat moeilijk doen over 17.700 euro.”

“Natuurlijk zijn er ook nog bijkomende kosten, voor software bijvoorbeeld. Maar die software kost hier 12.000 euro. Kort en goed: deze gemeente moet heel erg haar best doen om minder dan 500.000 euro van de 600.000 euro per jaar te besparen. En toch gebeurt het niet.”

“Waar ligt dat aan?”

PostNL en prijsverhoging voor postzegels

Het andere bericht was de aangekondigde prijsverhoging van postzegels. En meteen zagen de we de Tweets die we overal ter wereld tegen komen bij een prijsverhoging van postzegels (of bij stakingen):

Wat kunnen we hiervan leren? 5 leermomenten:

Eigenlijk kunnen we heel van leren van beide ontwikkelingen. Vijf leermomenten:

• Bij de prijsverhoging van een postzegel heb je het gevoel dit direct in je portemonnee te voelen. Ook al gaat het jaarlijks om een verhoging die kleiner is dan een biertje, omdat het gaat om tastbare kosten, gaat er toch voldoende impuls uit om e-factureren te overwegen.
• Kostenbesparingen bij factuurautomatisering zijn niet direct voelbaar. Ookal noem je een bedrag, toch zijn deze bedragen niet tastbaar/kwantificeerbaar te maken: je kan de besparing niet direct pinnen bij de geldautomaat.
• Bij -facturen ontvangen zijn vaak eerst investeringen nodig om besparingen te realiseren, met e-facturen verzenden kan je direct beginnen (ook PDF is een e-factuur)
• Hoe hoger je de besparing per factuur maak, hoe meer indirecte kosten je in dat bedrag verwerkt, hoe meer belang jezelf hebt bij het noemen van dat bedrag, hoe verder het van de beleving van de mensen komt te staan, hoe minder draagvlak je hebt.
• Het noemen van bedragen wordt ongeloofwaardiger/werkt averechtser (mag van de Dikke Van Dale) naarmate het bedrag hoger wordt.

Kort en goed: Het is niet zo heel verwonderlijk dat de animo voor Digipoort laag blijft en geen wonder dat de prijsverhoging van postzegels bijdraagt aan de adoptie van e-factureren. Sorry jongens.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Wat 20 euro besparing niet en 4 eurocent verhoging wel lukt.

Jaarlijks ontvangt gemeente Enschede rond de 50.000 facturen. Al vele jaren werkt de gemeente met digitale factuurafhandeling. De meeste efficiëntievoordelen van e-factureren waren dan ook al gerealiseerd: papieren facturen werden centraal gescand en naar de juiste personen geleid. Het aansluiten op Digipoort om elektronisch facturen te kunnen ontvangen, vormt het sluitstuk van de automatisering. De besparingen voor gemeente Enschede zijn naar verwachting te herleiden in personeelskosten, licentiekosten en postbezorging en -afhandeling.

Factuurverzenders motiveren tot e-factureren
Gemeente Enschede benadert nu leveranciers om e-facturen te sturen. Daarnaast probeert de gemeente hier bekendheid aan te geven via de gemeentelijke website en vakbladen. Het doel is om ondernemers te overtuigen van het voordeel dat e-facturatie ook hen biedt: ‘Snellere betaling, bereikbaarheid van alle aangesloten overheden en minder administratieve lasten, want Digipoort rekent geen aansluit- of berichtkosten.’

Logius

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Enschede als eerste gemeente succesvol op Digipoort.

Digitale factuurverwerking ALERT, de voordelen

• Snellere verwerking van inkoopfacturen
• Nooit meer zoekgeraakte facturen
• Alles digitaal – u kunt dus bijvoorbeeld back-ups maken
• Sneller inboeken van facturen (minder handmatige handelingen)
• Inkoopfacturen op ieder moment in te zien
• Inkoopfacturen voor meerdere medewerkers tegelijk in te zien
• Minder kopieer- en verzendkosten
• Standaard module voor ALERT: snel toe te voegen, gemakkelijk te gebruiken

Efficiënter werken met facturen in de bouw

U gebruikt ALERT al voor belangrijke delen van uw bedrijfsadministratie. Met de nieuwe module Digitale Factuurverwerking kan ALERT nog meer: al uw inkoopfacturen digitaal verwerken. De module Digitale Factuurverwerking betekent het einde van ordners vol papieren facturen. En het geeft u alle voordelen van digitaal beheer.

Tijd- en kostenbesparing met Digitale factuurverwerking

Kort gezegd koppelt de nieuwe module een digitale versie van de inkoopfactuur aan uw boeking. Uw projectleiders krijgen daardoor meer inzicht tijdens het fiatteren van boekingen, want nu kunnen zij de inkoopfactuur overal digitaal inzien. Bijvoorbeeld vanuit het project. Dat vereenvoudigt en versnelt de administratieve afhandeling. Kortom, de Digitale Factuurverwerking voor ALERT bespaart tijd en kosten.

Meer informatie over Digitale factuurverwerking voor ALERT?

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van een digitale factuurverwerking binnen uw organisatie? Wij adviseren u graag over de mogelijkheden van digitale factuurverwerking voor ALERT. Neem vrijblijvend contact met ons op via onderstaand contactformulier of bel met 0172 – 419 334

Bron: Docspro

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Docspro introduceert digitale factuurverwerking voor ALERT.

Gemiddeld wordt bij het toepassen van papieren facturen ongeveer 60% van de CO2 uitstoot gegenereerd door arbeid en 40% door papier, enveloppen, printen, frankeren en distributie. Bij elektronische facturen neemt de uitstoot als gevolg van arbeid toe tot 99%.

De ecologische ‘footprint’ van een elektronische factuur is daardoor een stuk kleiner dan die van een papieren factuur. Een papieren factuur genereert ongeveer 450 gram aan broeikasgassen, een elektronische factuur minder dan 150 gram. Dit sluit aan bij recent Nederlandse onderzoek door TNO.

Opgemerkt moet worden dat deze studie gestructureerde e-facturen als uitgangspunt heeft genomen. En niet het versturen van elektronische facturen in de vorm van PDF’s en HTML. Terwijl het MKB juist de voorkeur geeft aan PDF en HTML voor het verzenden van facturen. En met een 99% marktaandeel van het MKB in het achterhoofd moeten de uitkomsten van dit onderzoek in die context worden gezet. Het onderzoek stelt dan ook vast dat de MKB-er die kosten wil besparen door over te schakelen op e-factureren via PDF niet van de belangrijkste voordelen van elektronische facturen geniet. De vraag is of de MKB-er dat ook zo ziet.

Het onderzoek toont ook aan dat in aanvulling op de voordelen voor het milieu, het omschakelen naar e-facturen middelen vrij maakt, om een bedrijf efficiënter te maken. Vrijgekomen middelen kunnen worden gebruikt bijvoorbeeld om de klantenservice te verbeteren.

Deze informatie komt uit een onderzoek dat onlangs gepubliceerd door de Federatie van Finse Financial Services.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Uit Fins onderzoek blijkt: e-factuur is efficienter en eco-vriendelijk.

Jaarlijks 100.000 facturen en 30.000 declaraties

Visser: “Als er facturen voor bijvoorbeeld uitzendkrachten en kantoormaterialen op de faculteiten binnenkwamen, moesten ze soms wel door 20 personen goedgekeurd worden. Via de interne post doorliep elke factuur een lange route van en naar de verschillende faculteiten en ondersteunende diensten. Vaak bleef de factuur ergens te lang op een stapel
liggen en soms konden we deze helemaal niet meer traceren. Met als gevolg dat we de leveranciers niet op tijd betaalden. Wat uiteraard weer leidde tot veel telefoontjes en zoekwerk. Want in die tijd, vóór 2006, had elke faculteit nog een eigen administratie. Bovendien liepen we leverancierskortingen mis!”

Uniforme, volledig automatische verwerking

In 2006 besloot de TU Shared Service Centers in te stellen voor een aantal centrale diensten. Dat resulteerde in één centrale administratie. Visser: “Hét moment om op zoek te gaan naar een oplossing voor het digitaal verwerken van facturen, waarvoor we na een uitgebreide oriëntatie de BasWare Invoice Processing oplossing van Ricoh selecteerden, waarvan we vandaag de dag nog steeds de vruchten plukken.”

100% inzicht, 0% facturen kwijt

“De grootste tijdwinst zit in het hele distributietraject. Alle facturen worden op het Shared Service Center gescand en digitaal doorgestuurd naar de vele bestellers en budgethouders die de factuur moeten controleren en goedkeuren. Dit hele procuratieproces, dat voorheen via de interne post verliep, is nu volledig gedigitaliseerd. We hebben onderzocht dat in het handmatige verwerkingsproces een factuur gemiddeld drie dagen bij een controleur in postvakje of op bureau lag, en soms tot 60 dagen onderweg was. Terwijl de distributie nu binnen één seconde verloopt en het totale proces in ongeveer 20 dagen is afgehandeld. Wij kunnen precies zien wie welke factuur al dan niet ontvangen en afgetekend heeft en waar de factuur is. De status van afhandeling is 100% inzichtelijk. We zijn nog geen enkele factuur kwijtgeraakt sinds we ze digitaal verwerken.”

80% minder kopieën

De TU Delft krijgt regelmatig verzamelfacturen binnen, die door vele budgethouders goedgekeurd moeten worden. Visser: “Iedereen kreeg een kopie en er werd ook nog een kopie gemaakt voor een schaduwarchief. Die kopieën zijn nu niet meer nodig. Alle facturen worden tegenwoordig centraal digitaal opgeslagen. En zijn via een inlogcode in luttele seconden toegankelijk. Hiermee besparen we dus ook nog op afdruk- en archiefkosten.”

Van 35 naar 21 FTE

Visser: “Maar de grootste besparing betreft de personeelskosten. Hetzelfde proces voeren we uit met 14 FTE minder. Dat levert ons zo’n 550.000 euro op. En de verwachting is dat we op termijn nóg vier FTE kunnen besparen. Want binnenkort gaat Ricoh het ordertraject integreren met het factuurverwerkingstraject. De budgethouder die de factuur controleert kan nu wél de order zien, maar moet zelf nog de bedragen vergelijken. Met aanschaf van BasWare Purchase Management en de koppeling ervan met BasWare Invoice Processing zal er een automatische matching van order en factuur plaatsvinden en kost het ons nóg minder tijd om de facturen te verwerken. Bovendien zullen we dan ook gunstiger kunnen inkopen bij vaste leveranciers. Dan beschikken we over een volledige ‘Purchase to Pay’ oplossing.”

Meer controle, minder onrechtmatigheden

Visser tenslotte: “Er werden in het handmatige traject soms handtekeningen vervalst en zelfs rekeningnummers veranderd. Een ander probleem is dat niet iedereen zich hield aan de aanbestedingsregels. Zaken die niet zo snel traceerbaar waren, maar nu met het gebruik van BasWare sneller aan het licht kunnen komen. Dit soort zaken tot een acceptabel risico te beperken of voorkomen, is ook een belangrijk argument om Basware te gebruiken.”

Lees het volledige artikel

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Digitale factuurverwerking bespaart TU Delft 14 FTE.

Tijdens een bijeenkomst van de raad van Economische en Financiële Zaken van de Europese Commissie is een richtlijn aangenomen die gericht is op de vereenvoudiging van de BTW-verplichtingen inzake facturering, met name wat betreft elektronisch factureren.
.
De nieuwe richtlijn bevat bevordering van de acceptatie door de belastingdienst van e-facturen onder dezelfde voorwaarden als papieren facturen, en om de juridische obstakels voor de overdracht en de opslag van e-facturen te verlagen.
.
Het omvat ook maatregelen die bijdragen aan betalingen aan de belastingdienst, mede om BTW-fraude beter te kunnen aanpakken. Hiertoe behoren de vaststelling van termijnen voor de uitgifte van facturen, waardoor snellere uitwisseling plaatsvindt van informatie over de leveringen van goederen en diensten binnen de EU.
.
De huidige EU-bepalingen inzake de BTW facturering hebben geleid tot een matig geharmoniseerde set van regels, vanwege de vele opties die beschikbaar moeten blijven voor de lidstaten. Aan de doelstellingen van de huidige bepalingen is daarom niet volledig voldaan.

Bovendien, de naleving van wettelijke eisen heeft de toepassing van technologieën belemmerd die nodig zijn voor de ontwikkeling van e-factureren. De Europese Commissie schat de jaarlijkse potentiële kostenbesparingen voor bedrijven op maximaal EUR 18 miljard mits de drempels wat betreft de btw-regels voor e-factureren worden verlaagd.
.
Bron: www.consilium.europa.eu

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: EU keurt vereenvoudigde regels voor e-factureren goed.

Kijk voor meer informatie op
www.belastingsdienst.nl/eubtw2010

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Europese Unie vereenvoudigt facturering BTW.

Door Eddoc Weaver v2.1 vallen nu ook voor bedrijven en organisaties met AFP-data hoge proceskosten weg, daar handmatige operationele verwerking en aanpassingen in (te) complexe IT structuren niet meer nodig zijn.

Eddoc Weaver zorgt voor het sneller en beter kunnen presenteren van documenten (zoals rekeningen, polissen, mailings e.d.) doordat output met de eenvoud van een muisklik automatisch verrijkt of verwerkt kan worden. Behalve dat AFP-data nu gemakkelijk wordt gecombineerd met andere formats als line-data, PostScript en PDF, leidt de software ook tot lagere kosten doordat men printer-onafhankelijk kan werken en zo vrij mogelijk is bij eventuele uitbesteding.

Eind 2009 maakte Edmond met de succesvolle introductie van een geheel grafische gebruikersinterface (Eddoc Weaver v2.0) al een eind aan kostbare programmeeruren, doordat het uitvoerend personeel zelf complete output workflows kon opzetten en aanpassen met eenvoudige “drag & drop” functionaliteit.

Nu breidt Edmond dit uit met de verwerking van AFP-data compleet met bakaansturing, duplex printen en de uitlezing van AFP-meta-data (als TLE- en NOP-records) voor bijvoorbeeld conditioneel sorteren en groeperen. Optimale functionaliteit voor document output, vanuit mainframes UNIX en Windows servers met zeer hoge snelheid is mogelijk aangezien Eddoc Weaver tot maar liefst 10.000 documenten per minuut verwerkt. Hierdoor brengt Edmond Document Solutions eenvoudig te realiseren fikse blijvende kostenbesparingen ook onder handbereik van de AFP-data gebruikers.
Eddoc Weaver levert oplossingen voor postsortering, herbestemming en archivering van documentstromen, reductie van voorbedrukt papier, optimalisatie van print-productiestraten, accounting en verbetering van documenten.

Profiel Edmond
Edmond Document Solutions is een handelsnaam van Edmond Research & Development b.v. in Nijmegen, al 17 jaar vooroplopend in de ontwikkeling van innovatieve technologisch geavanceerde software producten voor slimme en snelle document opmaak en data conversie.

Enkele kenmerken:

• software ontwikkelaars zijn van universitair niveau (Radboud Universiteit)
• productontwikkeling volgens wetenschappelijke/academische principes
• technologisch geavanceerd en vooroplopend
• gefocust op creativiteit en innovatie
• bekend en gerespecteerd voor haar continue kwalitatieve onderzoek en ontwikkeling
• toegewijd om haar klanten steeds beter van dienst te kunnen zijn
Belangrijke klantgroepen zijn:
• banken en verzekeringsmaatschappijen
• print en post facilitaire bedrijven
• (locale) overheid
• nutsbedrijven
Edmond heeft ondermeer oplossingen voor :
• hoog volume documentproductie
• output management in ERP- omgevingen
• datastroom conversie
• verwerken en bewerken/verrijken van meervoudige datastromen voor uiteindelijke (print)productie

Voor meer informatie: Edmond Document Solutions, Sint Annastraat 4, 6524 GA Nijmegen, NL
Tel: +31-24-352.16.66 eMail: info@edmond.nl Web: www.edmond.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Kosten besparen door FP-data verwerkingsmodule van Edmond.

AcceptEmail en RedBox SMS hebben hun krachten gebundeld in een geïntegreerde multi-channel e-billing & payment oplossing.

Het systeem werkt in twee scenario’s:

Debiteuren ontvangen een outbound call, waarin hun openstaand saldo wordt voorgedragen en ze  kunnen kiezen uit een menu of ze per e-mail willen betalen, dan wordt er automatisch een AcceptEmail naar het bij de crediteur bekende mailadres van de debiteur verzonden.

Debiteuren ontvangen een SMS met dezelfde boodschap en de mogelijkheid om hun e-mailadres terug te sms-en wanneer dit bij de crediteur nog niet bekend is. Hierna wordt vervolgens een AcceptEmail verstuurd.

AcceptEmail
AcceptEmail is de digitale vervanger van de papieren Acceptgiro, en meer; zowel een innovatieve betaalmethode als een ondersteuning van uw marketing met branche specifieke toepassingen. Goede doelen en uitgevers passen AcceptEmail toe voor het werven van fondsen en nieuwe abonnees.
Kabel- en internetbedrijven sturen klanten bij wie automatische incasso faalt een AcceptEmail met het verzoek het openstaande bedrag te voldoen. Incassobureaus helpen debiteuren vriendelijk, snel en gemakkelijk te betalen. Reis en ticketingorganisaties kunnen in een telefoongesprek met hun klant direct de aanbetaling of de hele reissom afrekenen wat voor lastminutes uitstekend werkt.

RedBox SMS
RedBox SMS Smart Messaging Services is dé specialist in Nederland voor impact debiteurcontact via SMS – en recorded Voicecast (uitbel) – berichten! Ons uitgangspunt is om (interactieve) SMS en uitbel communicatie met debiteuren op doeltreffende wijze te integreren in het incassoproces van (credit management) ondernemingen. RedBox SMS virtuele callagent en SMS – modules zijn eenvoudig te implementeren en goedkoop in gebruik. Alle modules leveren uitgebreide managementrapportages. Met onze ‘call2action’ toolbox kunt u direct de gewenste resultaten ervaren, zoals snellere betalingen en besparingen in kosten en tijd met betrekking tot communicatie met de debiteur!

De eerste twee klanten gaan binnenkort live met de gecombineerde oplossing, die met name zeer geschikt is voor grote batches. Voor meer informatie kunt u bellen met: Herm van Gorp (RedBoxSMS) tel. 013 – 583 2283 of Peter Kwakernaak (AcceptEmail) tel. 020 – 462 53 56.

www.redboxsms.nl
www.acceptemail.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Case: AcceptEmail gekoppeld aan RedBox SMS.

Anachron en Dynamic People hebben een koppeling gerealiseerd tussen het e-Invoicing platform Ingis en Microsoft Dynamics AX. Dynamic People is een innovatieve organisatie die producten en diensten levert die de implementatie en het gebruik van Microsoft Dynamics AX optimaliseren. Deze koppeling (Add-on) stelt Microsoft Dynamics AX gebruikers in staat om facturen via het Ingis platform, ontwikkeld door Anachron en ING, te versturen en te ontvangen.

Ingis breidt hiermee de lijst met gekoppelde ERP en financiele pakketten verder uit. Naast koppelingen met o.a. Microsoft Dynamicis NAV, Exact, King en SAP is het nu ook voor de AX gebruiker mogelijk om elektronisch te factureren via Ingis. Microsoft Dynamics AX (voorheen Microsoft Axapta) is een ERP-oplossing voor middelgrote en grote ondernemingen. Het ondersteunt bedrijfsprocessen voor o.a. handel, productie, logistiek, dienstverlening, finance en e-business.

Ingis Add-on voor Dynamics AX
De Ingis Add-on maakt het mogelijk om, direct vanuit de AX omgeving, elektronische facturen aan te maken en te versturen. Per debiteur is een optie gecreëerd om aan te geven dat de facturen, in plaats van naar de printer, naar het beveiligde Ingis platform worden verstuurd. Op het Ingis platform wordt de factuurdata gepresenteerd binnen een persoonlijke klantenaccount. De klant ontvangt een notificatie e-mail en kan de factuur bekijken, printen of downloaden in diverse formaten (PDF, XML, Excel).

Automatisch verwerken van inkomende factuurstroom
Tevens biedt de Ingis Add-on de mogelijkheid de inkomende factuurstroom automatisch te verwerken. Inkoopfacturen kunnen direct geïmporteerd worden in de Microsoft Dynamics AX omgeving, waardoor het overtypen of scannen van facturen overbodig wordt.
Het mes snijdt hiermee aan twee kanten: de leverancier realiseert een besparing door een efficiënte verzendmethode en biedt de ontvanger, de klant, de mogelijkheid om de verwerking van de inkoopfacturen te optimaliseren.

De Add-on is beschikbaar vanaf versie 3.0 (Axapta) tot de huidige Dynamics AX 2009.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: AddOn voor e-factureren via het Ingis e-Invoicing platform gelanceerd.

Aia Software gaat samenwerken met Bluem. Bluem is marktleider voor de Digitale nota ViaMijnBank dienst en service provider voor AcceptEmail. Zij zijn gespecialiseerd in het digitaal presenteren en distribueren van facturen, salarisstroken en uitkeringsspecificaties. Hun klanten bevinden zich in de Benelux en in het Verenigd Koninkrijk. De stijgende populariteit van digitale nota’s en facturen is aanleiding om de krachten te bundelen.

Wat betekent dit voor de ITP gebruikers?

Waar het ITP Document Platform nu reeds de documentstroom in goede banen leidt, komt er een aantal extra digitale distributiemogelijkheden bij die door Bluem worden gefaciliteerd. Voor de ITP gebruiker betekent dit feitelijk dat men zonder grote integratiekosten kan profiteren van deze nieuwe distributiemogelijkheden. Dit is pure winst voor onze klanten.

Wat is de Digitale nota ViaMijnBank en de AcceptEmail?

Feitelijk is dit de bank als brievenbus. In plaats van een papieren nota ontvangt de klant de nota binnen zijn eigen digitale bankomgeving. Een groot aantal documenten kunnen hiervoor in aanmerking komen: facturen, maar ook salarisstroken, incasso’s, pensioenoverzichten en verzekeringspolissen. Veel bedrijven creëren al ‘mijn.omgevingen’, zoals mijn.cz, mijn.ziggo, mijn.gemeente, enzovoort. Met de Digitale nota ontvangt de klant al deze nota’s samen, in zijn vertrouwde bankomgeving, om te betalen en te bewaren.

De AcceptEmail is complementair aan de Digitale nota. Wat bij de Digitale nota de bank is, is bij AcceptEmail de eigen mailbox. Het vernieuwende is de iDEAL betaalknop binnen de mail. Een betaalverzoek komt in de mailbox en met deze knop is de betaling direct te voldoen. Het gaat hier om een “slimme” email. Zodra er betaald is, verdwijnt de iDEAL-knop en verandert de kleurcode van de mail zodat dit goed zichtbaar is voor de klant. Bedrijven gebruiken AcceptEmail vooral voor het versturen van herinneringen en het afhandelen van incassostorno’s. De Digitale nota en AcceptEmail sluiten dus goed  op elkaar aan.

Wat kunnen we verwachten van de Digitale nota en AcceptEmail?

Steeds meer consumenten en bedrijven maken gebruik van de Digitale nota en AcceptEmail. Zo zijn er anno 2009 ruim 200.000 gebruikers van de Digitale nota en dit aantal groeit gestaag. Zo’n 90 partijen nemen al deel, waaronder grote telecombedrijven, verzekeringsmaatschappijen, energiebedrijven, verenigingen, pensioenbedrijven, salarisverwerkers, gemeenten en woningcorporaties. Dit betekent een besparing van 60 procent of meer op print- en verzendkosten van nota’s. Daarbij ontvangen organisaties gemiddeld zeven dagen eerder hun betaling. Welk bedrijf zegt hier nu nee tegen? En voor de klant betekent het gemak, overzicht en controle. Kortom: Digitaal factureren en betalen heeft de toekomst.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Samenwerking Aia Software met Bluem.

Het elektronisch versturen van facturen of papieren handleidingen op cd-rom zetten, heeft niet de minste invloed op het bosbestand, zegt het Paper Chain Forum.

Het Paper Chain Forum is een vzw die een twaalftal federaties uit de Belgische papierindustrie vertegenwoordigt: onder meer boseigenaars, papierproducenten, uitgevers en papierrecuperanten.

‘De papierketen pikt het niet langer om als boeman van het milieu afgeschilderd te worden’, zegt voorzitter Firmin François. ‘Wij zijn zeker niet tegen elektronische communicatie, integendeel. E-communicatie heeft veel voordelen: het is sneller, gemakkelijker en goedkoper. Maar zeggen dat je daardoor papier of bossen bespaart, is pertinent onjuist.’

Lees het gehele artikel…

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: De Standaard: ‘E-facturen redden geen enkele boom’.

“De papierproductie in Europa is op één jaar tot medio 2009 met 16 procent gedaald tot 95 miljoen ton”, zegt Teresa Presas, directeur van de Confederation of European Papier Industries (CEPI). Dat is vooral het gevolg van de economische crisis, die de vraag naar papier onder meer vanuit de media (minder publiciteit) sterk heeft doen dalen en ook door de opkomst van de elektronica, deels met onjuiste argumenten naar het leefmilieu toe…

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Tijd.be: Elektronica verdringt papier, maar soms onterecht.

Vijf jaar na de toelating om facturen ook elektronisch te versturen, wordt nog altijd maar 1% via het internet verzonden. Nochtans kan dat leiden tot serieuze besparingen, weten de bedrijvenfederaties. Mochten Belgische ondernemingen voor hun facturering onderling volledig overschakelen zou hen dat 3,5 miljard euro opleveren. Maar de vereisten zijn te streng.

“Het versturen van elektronische facturen heeft heel wat voordelen tegenover de klassieke papieren versie. Voor de verstuurder omdat ze niet moet worden gedrukt, geplooid en per post verstuurd. En voor de ontvanger omdat de gegevens rechtstreeks in de boekhouding kunnen worden opgenomen en de facturen makkelijk te klasseren zijn”, zegt Philippe Lambrecht van het Verbond van Belgische Ondernemingen.

Toch loopt omschakeling niet zoals gewenst. “Dat komt omdat de wetgever beide versies niet evenwaardig behandelt. Zo worden aan elektronische facturen meer eisen gesteld. Men wil onder meer de garantie dat de verzender wel degelijk correct is en dat er geen fraude speelt. Voor de papieren factuur vraagt men dat niet. Nochtans is het makkelijk om een papieren factuur te scannen en te manipuleren.”

Volgens de werkgeversorganisatie worden in ons land per jaar een miljard facturen opgemaakt. Per eenheid zou men drie tot vijf euro kunnen besparen, haalt het VBO uit een Europees onderzoek. Volgens diezelfde bron zou de besparing op Europees vlak zelfs 240 miljard euro kunnen bedragen.

De Belgische bedrijvenfederaties – zoals VBO, Voka, Unizo, Agoria, Confederatie Bouw en Fedis – hebben nu een werkgroep opgericht om de regering te vragen spoed te zetten achter de gelijke behandeling tussen de papieren en elektronische facturen. “Dit zou een zeer goede maatregel zijn voor de bedrijven. En hij zou de overheid niets kosten”, aldus Johan Bortier van de studiedienst van de KMO-organisatie Unizo.

JVG – Het Belang van Limburg

Bekijk hier het document van de Belgische taskforce:

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: België: Taskforce wil spoedige verhoging van huidige 1% e-facturen.

Accountants- en administratiekantoren die elektronisch factureren mogelijk maken voor ondernemers voorkomen spookfacturen.

Door Gerard Bottemanne, GBNED

Eind vorig jaar waarschuwde de Kamer van Koophandel voor in omloop zijnde valse facturen. Het ging toen om facturen die sterk lijken op de facturen die ondernemers jaarlijks van de Kamer van Koophandel ontvangen. Een ander voorbeeld zijn de aanbiedingen van bizTelefoongids die sterk lijken op een factuur en tevens een acceptgiro bevatten.

Deze voorbeelden van spookfacturen worden per post aan ondernemers verzonden met natuurlijk de hoop dat op basis van deze spookfacturen ook betaling plaatsvindt. Gezien de grootschalige omvang waarmee organisaties van spookfacturen opereren lijkt menig ondernemer in deze truc te lopen.

Steeds meer zakelijke transacties worden via elektronische weg uitgewisseld en automatisch verwerkt in de administratie en zijn omgeven door de nodige controles. Een voorbeeld zijn elektronische bankafschriften die automatisch verwerkt worden in de boekhouding. Daarbij wordt gecontroleerd op zaken als factuurnummer, factuurbedrag en relatienummer. Niet te bestemmen afschriftregels worden dan apart weergegeven. Een ander voorbeeld is de elektronische aangifte van de omzetbelasting aan de Belastingdienst.

Op dit moment neemt de invoering van elektronisch factureren een grote vlucht bij organisaties. Zowel het elektronisch verzenden van facturen (bijvoorbeeld via een PDF-document als factuurbijlage) als het automatisch verwerken van inkomende facturen (bijvoorbeeld via scannen of een standaard als UBL). Ook bij accountants- en administratiekantoren heeft elektronisch factureren haar intrede gedaan. Zo zijn er kantoren die hun klanten inkoopfacturen laten scannen om vervolgens elektronisch te verwerken.

Ook aanbieders van spookfacturen zullen met medium elektronisch facturen ontdekken en het is dan ook te verwachten dat binnen afzienbare tijd spookfacturen elektronisch worden aangeboden.

Als een spookfactuur per post wordt ontvangen kan dat via een enveloppe zonder afzender. Zeker als er een buitenlands bedrijf bij betrokken is valt de afzender dan soms erg lastig te achterhalen. Bij elektronisch ontvangen facturen via internet is minimaal het (IP-)adres bekend waar vanaf de factuur is gezonden. Zo is het denkbaar om berichten vanaf bepaalde (IP-)adressen te blokkeren en apart te houden. Een andere controle is dat eerst toestemming verleend wordt om facturen elektronisch te ontvangen.

Elektronisch factureren levert niet alleen een efficiency op in de zin van tijdsbesparing bij elektronische factuurverwerking (het automatisch herkennen en boeken van inkomende facturen) maar kan mogelijk het aantal spookfacturen verminderen. Want 100% uitbannen van spookfacturen zal niet lukken.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Blog: Elektronisch factureren frustreert spookfacturen.

Basware, marktleider op het gebied van Enterprise Purchase to Pay oplossingen, heeft twee nieuwe diensten aan zijn Business Transactions e-facturatie oplossing toegevoegd. Verzenders kunnen nu digitale facturen meteen als PDF-factuur via email naar hun klant sturen, of hun facturen afdrukken en direct verzenden als echte e-factuur met de Basware Virtual Printer oplossing.

Basware’s Business Transactions e-invoicing service is onderdeel van Basware Connectivity, dat in maart van dit jaar werd geïntroduceerd. Met deze oplossing biedt Basware een nieuwe service, waarmee leveranciers en afnemers – ongeacht de bedrijfsgrootte – transacties elektronisch kunnen afhandelen.

Basware biedt afnemers de mogelijkheid hun kosten aanzienlijk terug te dringen door de ‘klassieke’ papieren facturen door digitale facturen te vervangen. Dit resulteert in een snellere doorlooptijd voor zowel de leverancier als de afnemer, verbeterde cash management en betaaltermijn. Tevens behoort het handmatig verwerken van facturen tot het verleden.

Alternatieven
Om aan de diversiteit van de leveranciers tegemoet te komen, biedt Basware leveranciers alternatieve mogelijkheden om elektronische facturen aan te leveren. Zowel de email- als de virtuele printerservice stelt verzenders in staat snel aan de klantwens (om elektronische facturen te ontvangen) te voldoen, zonder dat hierbij installaties nodig zijn. Met behulp van de traceer service kunnen leveranciers het factuurproces volgen en hebben zij inzicht of facturen correct zijn afgeleverd. Basware’s virtuele printoplossing zorgt voor beveiliging van factuurgegevens door volledige encryptie van de gebruikte data. Beide diensten voldoen aan de geldende factuurregulering zoals digitale handtekeningen. Via deze oplossingen kunnen facturen naar klanten worden gestuurd die Basware gebruiken, maar ook naar de afnemers die gebruikmaken van service providers die zijn aangesloten op het wereldwijde Basware-netwerk.

Eenduidig
SITA NEWS, de Noord-Europese tak van het wereldwijde bedrijf dat in afvalmanagement is gespecialiseerd, heeft een eenduidige strategie om hun leveranciers te stimuleren gebruik te maken van e-facturatie en zo kostenbesparingen voor zichzelf én de leverancier te realiseren. SITA is al geruime tijd een Basware-klant en stimuleert leveranciers om van de nieuwe verzendopties gebruik te maken. Strukton Worksphere, als technische dienstverlener actief in de service- en onderhoudsmarkt, heeft een soortgelijke strategie met hun leveranciers voor ogen. Beide organisaties bieden hun leveranciers de nieuwe Basware-services om op deze manier de facturen vanaf heden digitaal te ontvangen.

Serge Flantua, directeur Financial Shared Services bij SITA NEWS: “SITA NEWS gaat het gebruik van Basware’s Business Transactions steeds verder uitbreiden. Onze doelstelling voor de komende drie jaar is de ontvangst van papieren facturen tot een minimum te beperken. Aan het einde van dit jaar willen we 25% van alle facturen via Basware’s invoice service binnenkrijgen. Het maakt hierbij niet uit, in welke vorm dit gebeurt: via xml-facturen, PDF-conversies of door leveranciers zelf geuploade facturen via de Basware Supplier Portal.”

Strukton Worksphere heeft een zelfde doel voor ogen. Op dit moment ontvangt het bedrijf al 40% van zijn facturen elektronisch. Strukton streeft ernaar over een jaar 70% van al zijn rekeningen elektronisch te ontvangen.

Esa Tihilä, Senior Vice President bij Basware, zegt hierover: “De twee nieuwe diensten voldoen aan een duidelijke vraag van zowel onze klanten en leveranciers. We bieden onze klanten een oplossing om het gebruik van e-facturatie binnen hun leverancierskringen te bevorderen. Met Basware Connectivity kunnen verzenders de verwerkingstijd van hun facturen terugdringen, terwijl afnemers de adoptie van het e-invoicingproces bij hun leveranciers kunnen aanmoedigen.”

De nieuwe diensten van Basware zijn per heden beschikbaar via http://e-invoice.basware.com

Over Basware
Met meer dan 1.500 klanten in ruim 50 landen is Basware wereldwijd leider op het gebied van purchase to pay oplossingen. Basware automatiseert financiële processen en levert hiermee toegevoegde waarde in de vorm van controle, compliance en een hoge Return On Investment (ROI). De oplossingen worden gedistribueerd en geïmplementeerd in Europa, de Verenigde Staten, Azië en Australië door middel van Basware’s netwerk van kantoren en partners.

In 2008 bedroeg de netto omzet € 86 miljoen. Basware Corporation is in 1985 opgericht en is genoteerd aan de NASDAQ QMX Helsinki Ltd. Het hoofdkantoor is gevestigd in Finland en Basware heeft zeven vestigingen in Europa en de Verenigde Staten. Voor meer informatie: www.basware.com/nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Basware lanceert nieuwe diensten ter vereenvoudiging e-facturatie.

De vindbaarheid van particulieren en bedrijven verhogen. Dit is al sinds 1881 de core business van De Telefoongids. Het bedrijf, dat dagelijks bijna twee miljoen mensen aan informatie helpt, had intern echter problemen met de vindbaarheid van facturen. Dat was dan ook een belangrijke reden om zowel ISP-Purchase als ISP-Invoice aan te schaffen. ‘Met ISP hebben we meer grip op onze facturenstroom.’

Lees hier de gehele case:

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Case: ISProjects bespaart De Telefoongids tijd.