Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Spoedige digitalisering verwacht door assurantiemarkt.

Het is een omvangrijke taak om een stroom van facturen handmatig te verwerken. Steeds vaker worden deze documenten gescand, maar dan nog worden zij veelal afgedrukt. Accounting Plaza biedt bedrijven een systeem aan dat facturen en betalen omzet in datasets die volledig elektronisch in administraties verwerkt worden. Een kostenbesparing van minimaal 50-60% ten opzichte van handmatige verwerking wordt door Accounting Plaza gegarandeerd bij voldoende volume.

Voor de dienstverlening op het gebied van verwerking van factureren concentreert Accounting Plaza zich op het volledig elektronisch maken van deze processen. De organisatie heeft E-Invoicing ontwikkeld met een database van factuurmodellen die iedere factuur tussen verzender en ontvanger omzet in een dataset waardoor deze zonder menselijke tussenkomst in de financiële administraties van elk bedrijf verwerkt kan worden.

De definitie

Development manager E-Invoicing Jan Burgers en sales manager Fred van Nes van de afdeling E-Invoicing van Accounting Plaza leggen de definitie, werking en voordeel van E-invoicing uit. E-Invoicing is elektronisch versturen en ontvangen van facturen, maar binnen het onderwerp zijn enkele onderwerpen te omschrijven. Van Nes: “Echt elektronisch factureren vindt nog nauwelijks plaats en houdt een volledige elektronische uitwisseling van factuurdata in”. Burgers onderscheidt Electronic Data Interchange (EDI), digitaal factureren en elektronisch factureren.

EDI bestaat al heel lang en is het uitwisselen van elektronische documenten waarin de inhoud in gestructureerde definities is vastgelegd. Het kenmerk van EDI is dat binnen een groep afspraken worden gemaakt over data uitwisseling.

Digitaal factureren is het elektronisch transporteren van een visueel document, een PDF, Word document of Excelsheet. Een mens moet dat document lezen om er wat mee te doen. De verzender kan het elektronisch maken en verzenden, de ontvanger kan het niet zonder meer elektronisch verwerken.

Elektronisch factureren of E-Invoicing is een open elektronische communicatiemethode waarvoor de ontvanger vooraf geen formaat- of factuureisen aan de verzender stelt. De elektronische factuur is, niet visueel en af te drukken, maar een dataset. De elektronische factuur kan zonder menselijke tussenkomst direct door computers verwerkt worden.

Waarom komt E-Invoicing nog zo weinig voor? Burgers: “Wat simpel en voor de hand ligt wordt vaak niet gezien”. Van Nes: “Bij overheden en instellingen moet een flinke stap genomen worden als het gaat om bezuinigen op personeel. Er zijn gemeenten voorzichtig omgaan met herplaatsen van personeel en daarom niet overstappen op elektronisch factureren. Zij realiseren de besparing dan niet of slechts voor een deel. Dat komt concreet in de praktijk voor. Er is dan onvoldoende draagvlak voor de besparing.” Burgers: “Verzenders van facturen zijn vaak al met digitaal factureren begonnen. Voor hen is de stap minder groot. Verzenden is technisch het gemakkelijkste onderdeel. Het printen van de
facturen gebeurt vaak al elektronisch.”

De koppelaar

Burgers: “Het ontvangen, verwerken en betalen van de factuur zijn verschillende, complementaire processen. Onze definitie van E-Invoicing stopt bij de ontvangst en eventueel verwerken van de factuur”. Hij illustreert het proces aan de hand van handmatig verzonden papieren facturen. “Bij E-invoicing wordt het handmatig invoeren in het betalingssysteem van de factuurdata vervangen door een koppeling. Bij EDI hebben klant en leverancier die koppeling vooraf vastgelegd. Bij elektronisch factureren zijn die afspraken er niet zodat de bedrijven niet weten hoe de dataset met een koppeling in de eigen administratie te krijgen.

Dit is het moment waarop de financiële directeur of controller van de verzender of ontvanger van elektronische facturen zijn heil zoekt bij Accounting Plaza. Burgers: “De dienst die Accounting Plaza met E-Invoicing levert is het maken van afspraken met de leverancier over het formaat en de inhoud van de factuur. Daarbij neemt Accounting Plaza één voor één contact op met de verschillende ontvangers van de facturen en zorgt er dan voor dat de ontvanger de factuur krijgt zoals hij hem wil hebben. De verzender stuurt de factuur in formaat van eigen keus, de ontvanger krijgt de factuur in formaat van eigen keus.” Accounting Plaza is de koppelaar of verbindingsman.

Sheva voor transport

Er hoeft alleen een afspraak te zijn tussen één partij en Accounting Plaza als service provider. Accounting Plaza dwingt geen formaat voor een groep bedrijven af. Het onderliggende softwaresysteem, dat Sheva heet, kan wat de leverancier aanlevert – tekst, data, Exel sheet, PDF – interpreteren en zet deze geautomatiseerd om in een echte dataset die naadloos past in het administratieve systeem van de ontvanger.

Van Nes: “Wij kunnen duizend verschillende facturen krijgen van een leverancier gericht aan duizend verschillende ontvangers en vertalen al die facturen in datasets waarmee iedere ontvanger overweg kan. Daarbij kunnen we met alle variaties en behoeftes rekening houden.”

E-Invoicing van Accounting Plaza maakt flexibele uitwisseling van elektronische documentformaten dus mogelijk volgens het principe ‘any-format-in, any-format-out’. De meest voorkomende formaten zijn daarbij als standaardformaat beschikbaar, waaronder UBL 2.0, PDF, XML, en UN/CEFACT, waardoor een koppeling snel kan worden gerealiseerd en E-Invoicing in zeer korte tijd kan worden geïmplementeerd in een organisatie.

De besparing

Van Nes: “We maken voor klanten altijd eerst een business case. Elke case levert in het eerste jaar al
winst op. E-Invoicing kan al met 1000 facturen per jaar kostenbesparend zijn.” De besparing zit in verminderen van personeelskosten, verwerkingskosten, voorkomen van herhalingen en andere fouten. Ook versnelt het proces, raken facturen niet meer zoek, kan op tijd betaald worden en is er een betere werkstroom en controle. De ontvanger kan minimaal anderhalf tot twee euro per factuur besparen.

Maximaal kan tussen 60% en 90% bespaard worden ten opzichte van handmatig factureren en verwerken, zeggen Burgers en Van Nes. : “Het aanbod van Accounting E-Invoicing bij Accounting Plaza is geen software, geen gereedschap, maar een dienst in de context van de gehele financiële administratie”.

De garantie

Jan Burgers vindt dat E-Invoicing een commodity geworden is, als onderdeel van een veel groter geheel van financieel-administratieve dienstverlening. “Te vaak komen facturen bij de ontvanger aan zoals de ontvanger ze juist niet wil ontvangen. Dat is het verschil. Accounting Plaza interpreteert de bedoelingen van de verzender en gaat naar de ontvangende klant om te weten hoe deze de factuur wil ontvangen en maakt dan de koppeling tussen de wensen van de verzender én de ontvanger. De werkelijkheid is dat grote bedrijven die inkopen de leverancier dwingen in een factureringpatroon dat de leverancier niet wil. Dat lossen wij met E-Invoicing op.”

Lees het volledige interview over E-invoicing HIER

www.e-invoicing.nu
www.ame.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Enorm besparen op factureren met E-invoicing van Accounting Plaza.

Jaarlijks ontvangt de Tomingroep ca. 15.000 facturen, die ze tot voorkort handmatig in Eniac Finance moest invoeren. Door over te gaan op het “slim scannen” van de facturen, beperkt ze het aantal handelingen en creëert ze een verwerkingsproces dat vele malen efficiënter is dan voorheen. Zo bespaart de Tomingroep flink in tijd, kosten en ruimte.

De Tomingroep is daarmee de eerste klant die de koppeling tussen Eniac Finance en iFileFactuur in gebruik heeft genomen.

Over DDinformatica
DDinformatica – softwareleverancier uit Hoofddorp – biedt oplossingen voor het elimineren van papier en het optimaliseren van documentstromen. Sinds het ontstaan in 1993 richt DDinformatica zich op de ontwikkeling van effectieve software voor de automatisering en beheersing van uiteenlopende documentstromen met als doel om meer werk te verrichten met minder papier en minder arbeid. Zie voor meer informatie www.ddinformatica.nl.

Over IMTECH Business Solutions
Imtech Nederland levert integrale technologische oplossingen vanuit een multidisciplinaire aanpak. Ze combineren de werelden van elektrotechniek, ICT en werktuigbouw en bieden intelligente oplossingen in de markten van buildings en industrie. Van consultancy en ontwerp tot realisatie, beheer en onderhoud.

De Tomingroep
Tomingroep biedt werk, scholing, begeleiding en bemiddeling aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Tomingroep richt zich hierbij voornamelijk op activiteiten op het gebied van groenvoorziening, schoonmaak en onderhoud, metaal, verpakken, arbeidsreϊntegratie, detachering, uitzenden en retail & kringloop.

www.ddinformatica.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Tomingroep stapt over op factuurautomatisering.

Door deze succesvolle samenwerking kunnen gebruikers van Informant software voortaan hun factuurverwerkingsproces geheel automatiseren.

Met het zogenaamde “slim scannen” wordt alle benodigde informatie van een papieren factuur overgezet naar een digitale omgeving. Hiermee wordt het aantal handelingen aanzienlijk beperkt en verbetert de snelheid en nauwkeurigheid van het factuurverwerkingsproces. Daarbij kan iedere factuur tijdens het proces nauwlettend worden gevolgd en na goedkeuring eenvoudig worden teruggevonden in het digitale archief. Zo ontstaat een verwerkingsproces dat vele malen efficiënter is dan bij handmatige verwerking.

Over Informant
Informant Software, opgericht in 1990, richt zich volledig op het ontwikkelen en implementeren van vastgoedmanagement software en VvE management software. Door jarenlange ervaring in de vastgoedmarkt en de intensieve samenwerking met klanten, is de productlijn Informant uitgegroeid tot het meest verkochte vastgoedmanagementpakket. Informant biedt een perfecte totaaloplossing, waarmee u op eenvoudige en flexibele manier uw vastgoed beheert.

www.ddinformatica.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Samenwerking DDinformatica en Informant.

AcceptEmail gaat voor Mastercard een digitale acceptgiro maken in de stijl van Maestro, het betaalmerk van het Amerikaanse bedrijf.

Banken kunnen het product vervolgens aanbieden aan hun zakelijke klanten.

AcceptEmail, dat vorig jaar een omzet had van 1 miljoen, heeft verder de relatie met Microsoft weten te verstevigen. De Amerikaanse softwaregigant is geen klant van AcceptEmail, maar beveelt het aan bij zijn klanten.

De onderneming telt nu honderd klanten, waarvan tien via Microsoft.

Het succes van AcceptEmail hangt onder meer samen met het gepatenteerde Smartpix, waardoor een statusverandering kan worden getoond in de e-mail. Kwakernaak: „Zie het als een soort stoplicht. Als een student bijvoorbeeld de digitale acceptgiro doorstuurt naar zijn moeder en zij betaalt, dan ziet hij dat in het mailtje. De status kleurt dan in beide emails van blauw (te betalen) naar groen (betaald).”

Bron: Telegraaf vrijdag 21 januari 2011

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: AcceptEmail in zee met Mastercard.

Basware heeft zijn jaarlijkse prognose bekend gemaakt voor de belangrijkste trends en thema’s die in 2011 de agenda van de CFO zullen domineren.

1. Kostenbesparingen zijn nog steeds enorm belangrijk. Aan de ene kant moeten bedrijven voorzichtig omgaan met hun cash (en er voor zorgen dat ze genoeg liquide middelen achter de hand hebben); aan de andere kant is het terugbrengen van het kostenniveau uitermate belangrijk voor de winstgevendheid.

2. Koersfluctuaties beïnvloeden de dagelijkse bedrijfsactiviteiten: door schommelingen in valuta is het voor veel organisaties moeilijk om het voorraadbeheer te optimaliseren. Bij lage prijzen wordt er veel geld in het opbouwen van voorraad gestoken waardoor de voorraad- en opslagkosten weer toenemen.

3. Waar inkoopafdelingen voorheen werden beoordeeld op basis van een Purchase Price Variant (PPC)-vergelijking, voorspelt Basware dat CFO’s ook zoek gaan naar kostenbesparingen op de lange termijn. Hierbij worden voorraadkosten, leveranciersrisico’s en grondstoffenschommelingen nauwkeurig geanalyseerd. Nu de economie stabieler wordt, zijn afdelingen op zoek naar stabielere metingen waarmee winstgevendheid voor de lange termijn kan worden gegarandeerd.

4. De globalisering schept enorme mogelijkheden, maar ook grote uitdagingen. Om bedrijven op groei voor te bereiden, dienen zij een efficiënte, makkelijke en soepele handelsrelatie met hun leveranciers te hebben. Meerdere dataformaten, veranderende juridische voorwaarden en een gefragmenteerd leveranciersbestand verhinderen de zoektocht naar efficiënt zakendoen. Het opzetten van handelsplatformen stelt ieder bedrijf in staat om elektronisch zaken te doen. In het afgelopen jaar hebben bedrijven als Toshiba TEC (Duitsland) grootse kostenbesparingen gerealiseerd door op e-invoicing over te stappen en factuurkosten met 75% te reduceren.

5. Ondanks het uitdagende economische klimaat staat Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen ook op de CFO-agenda. In de Verenigde Staten staan kostenbesparingen boven aan het prioriteitenlijstje; in Europa zullen ecologisch verantwoorde en duurzame activiteiten de boventoon voeren.

“Het komende jaar ligt de zakelijke focus op leveranciersafspraken en -processen voor de lange termijn. Ook is het belangrijk om ingewikkelde uitdagingen goed af te handelen die niet altijd een makkelijk antwoord met zich meenemen”, zegt Jörgen Hensgens, Vice President Basware Benelux. “Volgend jaar zullen fluctuaties en kostenbesparingen een belangrijke rol blijven spelen in het bedrijfsleven. Nu de economie weer in rustiger wateren lijkt te komen, kijken en plannen bedrijven verder vooruit dan in de afgelopen periode. Om de uitdagende periode voor ons te sturen, zijn vooruitzichten en gedegen metingen voor voorraadkosten zeer belangrijke overwegingen.”

Over Basware
Met meer dan 1.500 klanten, een miljoen gebruikers en aanwezig in meer dan 50 landen is Basware een toonaangevende leider op het gebied van purchase to pay oplossingen. Met Basware’s oplossingen besparen organisaties op inkoopkosten van goederen en diensten, waarbij ze een duidelijk beeld krijgen van en controle krijgen over het gehele uitgavenproces. Dit gebeurt door de automatisering van handmatige processen, sourcing, contract management, inkoopprocessen, samenwerkingen met leveranciers en factuurstromen.

Basware levert hiermee een toegevoegde waarde in de vorm van kostenbesparingen, controle, compliance en een hoge Return On Investment (ROI). De oplossingen worden (op locatie of als dienst) gedistribueerd en geïmplementeerd in Europa, de Verenigde Staten en Azië via Basware’s uitgebreide netwerk van aangesloten kantoren en zakelijke partners. Voor meer informatie: www.basware.com/nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Basware: marktschommelingen, risico’s en vooruitzichten in 2011.

Eeuwige roem is misschien een grote term, maar Peter Kwakernaak (44) wil met AcceptEmail wel een nieuwe standaard neerzetten. Weg met de ouderwetse, papieren acceptgiro.

“De acceptgiro zit aan het eind van zijn levenscyclus. Ik wil dat mijn zoon over tien jaar vraagt: wat is een acceptgiro? Net als ‘Xerox-en’ synoniem staat voor een kopietje maken, willen wij van ‘AcceptEmailen’ een begrip maken”, zegt Peter Kwakernaak. Zijn bedrijf AcceptEmail verstuurt digitale acceptgiro’s voor bedrijven naar hun klanten. Die krijgen de factuur binnen in hun mailbox. Met een link worden ze doorgestuurd naar iDeal, dat de betaling vervolgens afhandelt.

Voor bedrijven kost een AcceptEmail zo’n twintig cent, terwijl een papieren factuur met aangehechte acceptgiro tussen de drie en zes euro kost. Vooral de nazorg is duur, aldus Kwakernaak. “Als er een factuur met de post komt, gooien de meeste mensen hem in de fruitmand. Sommige bedrijven moeten de helft van hun klanten een herinnering sturen, en bij een op de twaalf betaalde acceptgiro’s klopt het bedrag of de omschrijving niet. Ook dan moeten er mensenhanden aan te pas komen. Wij verleiden mensen om sneller te betalen. Drie keer klikken en je bent klaar.” De verzender ziet bovendien meteen of de mail is aangekomen, geopend en betaald.

Silver bullet
Om een plekje op de markt te veroveren, ging AcceptEmail eerst op zoek naar de silver bullet, een mailoplossing waarop iedereen binnen de wereld van factureren en betalen zat te wachten. Dat bleek uitval in automatische incasso’s te zijn; automatische incasso’s die niet geïnd kunnen worden omdat het saldo op de rekening van de klant ontoereikend is. Aanmaningen door incassobedrijven en betalingsherinneringen waren de volgende stap. Geleidelijk verschuift AcceptEmail meer richting initiële facturen.

Behalve de traditionele acceptgiro valt het bedrijf ook Rabobank, ING en ABN Amro aan, die hun eigen tegenhanger van de papieren acceptgiro hebben; de Digitale Nota. Postbedrijf TNT was eveneens onderdeel van het aanvalsplan. “We hebben wel tegen klanten gezegd: ga je daar de digitale oorlog mee winnen of blijven ze doorprinten tot er geen boom meer over is?” Strijdtaal die Kwakernaak nu liever niet meer bezigt. “Het is geen oorlogje voeren. In het dagelijks leven komen we elkaar niet in de loopgraven tegen. Ik wil helemaal niemand bang maken, ik wil het alleen beter doen dan de rest. Toen we nog voet aan de grond moesten krijgen, schopten we wat meer tegen de gevestigde orde aan. Die fase zijn we voorbij nu we hebben bewezen dat we succes hebben.”

Markt vergroten
Dat succes blijkt uit het feit dat banken AcceptEmail gebroederlijk naast hun eigen Digitale Nota aanbieden aan klanten. Beide vormen hebben zo’n tachtig verzenders, maar de Digitale Nota heeft 200.000 ontvangers terwijl AcceptEmail er 2,5 miljoen heeft. Kwakernaak is er trots op. “Dit is het bewijs. Wij kunnen het met drie man en een paardenkop opnemen tegen de bankbudgetten en honderden bankiers. We zouden op ze kunnen afgeven, maar liever zoeken we de samenwerking. Op dit moment ben ik een enorme fan van de Digitale Nota. Elke toepassing die de aandacht vestigt op digitalisering vergroot de markt.”

www.sprout.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Artikel Sprout: Verleiden tot snellere betalers.

De uitdaging
De klant is een zeer voornaam bedrijf dat op de internationale markt sportkleding verkoopt. Het heeft een merknaam met een ijzersterke marketing en grote bekendheid. Het bedrijf verkoopt haar goederen via detailhandels en heeft jaarlijks meer dan 4,5 miljoen facturen en nota’s te verwerken.

Het proces werd beheerd door de centrale administratieafdeling van het bedrijf. Facturen werden op dagelijkse basis afgedrukt. Andere transactionele documenten, zoals nota’s en orderbevestigingen, werden op maandelijkse basis afgedrukt. Afgedrukte documenten werden in enveloppen gestoken en op land gesorteerd om verstuurd te worden. Er werd veel handmatig verwerkt. Documenten werden intern afgedrukt op zwart-wit printers. Het was noodzakelijk om voorgedrukt briefpapier en enveloppen op voorraad te hebben. Verzenden naar het wereldwijde netwerk was een kostbare bezigheid. Het bedrijf zag in dat de bestaande processen inefficiënt waren en vroeg Ricoh om een beheerde service en controle over het proces.

Ricoh’s oplossing
Het factureringsproces is aan Ricoh uitbesteed. In plaats van papieren facturen te verzenden,  verstuurt Ricoh elektronische facturen naar het merendeel van de klanten. Hierdoor bespaart de sportkledingfabrikant enorme bedragen en kan het bedrijf overstappen naar een papierloos factureringsproces dat in lijn is met het milieubeleid van het bedrijf. Ricoh biedt de sportkledingfabrikant een end-to-end service aan.

Het factureringsproces wordt in het geheel beheerd, vanaf ontvangst van de transactionele egevens tot het moment waarop een factuur, in elektronische of papieren vorm, naar de klant verzonden wordt. De service is volledig geïntegreerd en wordt geleverd alsof het van de eigen administratieafdeling van het bedrijf komt. Transactionele gegevens, gegenereerd door het SAP beheersysteem van het bedrijf, worden nu door Ricoh verwerkt. Ricoh gebruikt de gegevens om elektronische facturen te maken. Afhankelijk van de voorkeur van de eindklant, worden de facturen geüpload naar een webportal om online bekeken te kunnen worden of afgedrukt en via conventionele wijze verzonden.

Benieuwd naar de klantvoordelen? Lees de gehele case op www.ricoh.nl/outsourcing.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Case Ricoh: Sportkledingfabrikant bespaart jaarlijks € 3 miljoen.

Ricoh neemt uw handmatige processen direct over en helpt u vervolgens om over een periode van drie jaar al uw klanten en leveranciers ook over te laten stappen op elektronisch factureren. U kunt vertrouwen op Ricoh’s kennis en vaardigheden om deze oplossing aan u te leveren.

Klik hier om te berekenen wat de geschatte kostenbesparingen zjin die u over de komende drie jaar kunt behalen door i-Invoicing.

Waarom i-Invoicing?
• Lagere administratieve lasten bij het verzenden en ontvangen van facturen;
• Het aantal fouten in het verwerkingsproces worden beperkt;
• Aanzienlijk minder kosten bij het verwerken van facturen.

www.ricoh.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Besparen op uw factuurverwerking?.

ING heeft onlangs nog eens een miljoen klanten die gebruik maken van internetbankieren een brief gestuurd. Daarin staat dat de bank per 1 september geen rekeningafschriften meer verstuurt.

”Wij hebben inmiddels twee miljoen klanten die papierloos bankieren”, zei een woordvoerder van ING vrijdag. ”Wij verwachten dat deze groep nog groter wordt.” In totaal maken vier miljoen klanten gebruik van de internetdienst.

Duurzaamheid
Volgens ING hebben klanten minder behoefte aan papieren rekeningafschriften vanwege internet. ”Daar komt bij dat we streven naar duurzaamheid. Bovendien scheelt het in de kosten”, aldus de woordvoerder.

ING blijft rekening houden met consumenten die wel een rekeningafschrift willen ontvangen. Zij krijgen maandelijks een gratis overzicht toegestuurd. Voor een tweewekelijks overzicht moet de klant extra betalen.

SNS Bank
Bij SNS Bank maken klanten nauwelijks gebruik van het papieren bankafschrift. ”Het is mosterd na de maaltijd als je elke dag via internet het rekeningoverzicht kunt bekijken”, zei een woordvoerder.

Klanten kunnen via de internetdienst van de bank alle transacties van de afgelopen zestien maanden bekijken. ”Klanten die er behoefte aan hebben, krijgen de rekeningafschriften gratis opgestuurd.”

Rabobank en ABN
Rabobank stuurt een keer per maand een gratis overzicht naar klanten. Voor een wekelijks of tweewekelijks overzicht van de transacties moet per kwartaal extra worden betaald.

Klanten van ABN Amro die regelmatig gebruik maken van internetbankieren ontvangen sinds juni 2009 geen afschriften meer. ”De grote hoeveelheid papier die nodig is voor afschriften is belastend voor het milieu. Bovendien brengt dat extra kosten met zich mee”, zei een woordvoerder. ”Maar ook de opkomst van internet speelt een belangrijke rol.”

ING
Volgens ING zou het ”een mooi streven zijn” als het papieren afschrift in de toekomst verdwijnt. Voor de Consumentenbond een doorn in het oog. ”Banken moeten minstens een gratis bankafschrift per maand op de bus doen. Niet iedereen heeft internet”, aldus een woordvoerster.

ING laat weten dat er ook in de toekomst rekening wordt gehouden met de behoefte van klanten.

nu.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Het einde van de papieren bankafschrift is nabij.

Bouwend Nederland, de vereniging van bouw- en infrabedrijven in Nederland, heeft berekend dat de bouwsector met e-factureren € 300 miljoen kan besparen. Daarbij wordt aangenomen dat binnen de bouwsector jaarlijks minimaal 18 miljoen facturen worden verstuurd en dat het verzenden en verwerken van een papieren factuur € 25 kost. Om deze voordelen te benutten, wordt begin 2011 wordt een platform voor e-factureren in gebruik genomen.

Elektronisch factureren speelt een belangrijke rol bij het terugdringen van administratieve lasten in de bouwsector. Voorwaarde hiervoor is dat factuurdata en daaraan verwante berichten op basis van standaarden eenvoudig door administratieve systemen kunnen worden geëxporteerd en geïmporteerd.

Binnen de bouwsector worden jaarlijks minimaal 18 miljoen facturen verstuurd. De kosten van verzending en verwerking van een papieren factuur bedragen circa 25 euro per factuur, voor een elektronische factuur is dit ongeveer 8 euro. De bouwbranche kan dus door elektronisch te factureren ruim 300 miljoen euro per jaar besparen. Door het introduceren van een sectorbrede oplossing, waar zowel kleine als grote bouwbedrijven op kunnen aansluiten, wordt een extra impuls gegeven aan het terugdringen van administratieve lasten.

Volgens Jan van Tuinen, directeur van Bouwend Nederland, komt het nieuwe platform tegemoet aan de wens van de bouwsector: “We hebben uitgebreid onderzoek gedaan naar de wensen en eisen ten aanzien van elektronisch factureren”, aldus Van Tuinen. “Onze bevindingen zijn verwerkt in zowel de technische als de commerciële vervolmaking van het platform, waardoor het optimaal aansluit bij de wensen die binnen de sector leven. In het begin van volgend jaar nemen we het platform voor elektronisch factureren in gebruik.”

Gevonden op: http://www.bouwmaterieel.nl/nieuws/5132/bouwsector-kan-300-miljoen-euro-besparen.html

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Bouwsector kan € 300 miljoen besparen met e-factureren.

Basware heeft vandaag de resultaten van een Forrester Consulting-onderzoek bekendgemaakt, waarin de prestaties van debiteurenadministraties worden gekoppeld aan het efficiencyniveau van het factuurverwerkingsproces. Het onderzoek wijst uit dat de beste debiteurenadministraties 50 keer productiever zijn dan de minst efficiënte afdelingen.
.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Combinatie van e-invoicing en e-procurement levert aanzienlijke kostenbesparingen op.

Consumenten typen in 70 procent van de betalingen de gegevens over van de accepiro om via internetbankieren te betalen, waardoor de acceptgiro niet wordt gebruikt. “Per jaar kosten alle acceptgirokaarten alleen al in Nederland naar schatting tien miljoen kilo hout. Zonde als daar de helft niet eens van wordt gebruikt,” aldus Rob Zwart van Ricoh Nederland.

Oprekking terugvorderingstermijn
Europese regelgeving heeft de terugvorderingstermijn van automatische incasso opgerekt van 30 naar 56 dagen. Zwart: “Het is goed dat consumenten worden beschermd tegen bedrijven die foutieve bedragen automatisch incasseren, maar dit heeft ook een keerzijde. Alleen al bij verzekeraars wordt vijftien tot 20 procent van de automatische incasso’s teruggevorderd, terwijl de dienst (een verzekeringspolis) al wel is ingegaan.” Bij reisverzekeringen zou de reis al gemaakt kunnen zijn.

30 procent kostenbesparing
Op facturatie kan flink worden bespaard. Een gemiddelde factuur kost minimaal drie euro terwijl voor een fractie daarvan (vijftien tot twintig procent) een digitale factuur of herinnering kan worden verzonden.

www.ricoh.nl
Managersonline.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Ricoh: “Helft acceptgiro’s wordt weggegooid”.

Zwakheden in financiële processen resulteren in extra kosten en zorgen zelfs voor volledig ontbetaalde facturen. Dit concludeert een onderzoek dat vandaag door Basware is gepubliceerd.

Wereldwijd werden voor dit onderzoek 550 debiteurenadministraties ondervraagd. Uit het onderzoek kwam naar voren kwam dat door onvolkomenheden in facturen en miscommunicatie tussen interne afdelingen 35% van de leveranciers niet worden betaald, en 24% weet dat hun rekeningen om dezelfde reden niet zijn voldaan. 26% van de debiteurenadministraties hebben zelf wel eens de verkeerde leverancier betaald. Deze hoge mate van inefficiëntie wordt veroorzaakt door menselijke fouten, waardoor de vraag naar gedegen controles en geautomatiseerde verbeteringen vanzelfsprekend lijkt.

Fouten
Met gemiddeld 93.000 facturen die per jaar worden verwerkt, zeggen de ondervraagden dat ongeveer 7% – dit komt neer op 6.000 facturen – fouten bevat. Een gebrek aan communicatie tussen de debiteurenadministratie en de afdeling Inkoop worden door 24% van de organisaties in het onderzoek aangestipt als de oorzaak van fouten in de debiteurenadministratie. Slechts 40% van de facturen zijn gebaseerd op ordernummers. En waar ordernummers voorkomen, heeft 32% van de financiële afdelingen problemen om de overeenkomstige factuur er tegenaan te houden. Wanneer het op betalen aankomt, heeft 30% van de ondervraagden geen gebruik gemaakt van vroege betalingskortingen; 27% heeft extra moeten betalen voor te late betalingen. Ondanks deze gegevens gelooft 59% dat de debiteurenadministraties een positief effect op de winstgevendheid hebben.

Controle
Met een directe controle over de cashflow staan financiële professionals onder toenemende druk om de controles te verbeteren, kosten te drukken en procesefficiëntie te verbeteren. En hoewel 60% van de ondervraagden van mening is dat verdere automatisering betaling- en rekenfouten doet verdwijnen en 62% van de ondervraagden denkt dat automatisering de winstgevendheid vergroot, wordt de automatisering van het purchase-to-pay proces gedeeltelijk (en niet integraal) doorgevoerd. Het automatiseren van financiële- en inkoopprocessen resulteert niet alleen in een verkorte verwerkingstijd en de daaraan gekoppelde kostenbesparingen, maar het biedt ook meer inzicht en controle over wie het geld uitgeeft en wat zij mogen kopen – hetgeen uiteindelijk leidt tot verbeterde zakelijke processen en kapitaalmanagement.

Stappen
Het onderzoeksrapport geeft ook aan welke stappen nog genomen moeten worden om een moderne en efficiënte debiteurenafdeling op te zetten. 44% van de ondervraagden is ervan overtuigd dat digitale facturen in de komende vijf jaar de papieren facturen volledig vervangen zullen hebben. Veel afdelingen en medewerkers vertrouwen nog volledig op handmatige papiergebaseerde processen, en daarom is er nog veel werk te verzetten.

Jörgen Hensgens, Vice President Basware Benelux, licht toe: “Het onderzoek geeft aan dat de debiteurenadministratie, de ‘machinekamer’ van de corporate cashflow, nog heel ver is verwijderd van een geautomatiseerde en foutvrije omgeving. Volgens ons onderzoek duurt het gemiddeld achttien dagen voordat een factuur via de debiteurenadministratie is verwerkt. Door het proces te automatiseren, kan dit in slechts een fractie van de tijd plaatsvinden. Door langdurige processen missen organisaties vaak kortingen voor snelle betalingen en houden ze zo kostenbesparingen organisatiewijd tegen. Bedrijven kunnen deze processen niet negeren en moeten nadenken over systeem en procesverbeteringen als een continue investering die order in de chaos brengt met hoge winstmarges en te vermijden fouten.” Voor een volledig overzicht van het Lost in Transaction-onderzoek: www.basware.com/transaction.

Over het onderzoek
Lost in Transaction is in opdracht van Basware in mei en juni van dit jaar uitgevoerd door het onafhankelijke onderzoeksbureau Loudhouse. Tijdens het onderzoek zijn 550 hoofden van de debiteurenafdeling ondervraagd van organisaties met tussen 1.000 en 50.000 medewerkers. Een typische onderneming in het Lost in Transaction-onderzoek laat zich als volgt omschrijven:

- elf full-time medewerkers zijn betrokken bij de factuurverwerking van de debiteurenadministratie; – 93.000 facturen worden per jaar verwerkt;
- er zijn achttien dagen nodig om een factuur betalingsgereed te maken;
- 12% van de afhandelingtijd van de facturen wordt besteed aan uitzonderingsfacturen;
- 19% van de binnenkomende facturen zijn elektronische facturen;
- 7% van de binnenkomende facturen bevat fouten;
- 58% van de binnenkomende facturen is gebaseerd op ordernummers.

Over Basware
Met meer dan 1.500 klanten, een miljoen gebruikers en aanwezig in meer dan 50 landen is Basware een toonaangevende leider op het gebied van purchase to pay oplossingen. Met Basware’s oplossingen besparen organisaties op inkoopkosten van goederen en diensten, waarbij ze een duidelijk beeld krijgen van en controle krijgen over het gehele uitgavenproces. Dit gebeurt door de automatisering van handmatige processen, sourcing, contract management, inkoopprocessen, samenwerkingen met leveranciers en factuurstromen.

Basware levert hiermee een toegevoegde waarde in de vorm van kostenbesparingen, controle, compliance en een hoge Return On Investment (ROI). De oplossingen worden (op locatie of als dienst) gedistribueerd en geïmplementeerd in Europa, de Verenigde Staten en Azië via Basware’s uitgebreide netwerk van aangesloten kantoren en zakelijke partners. Voor meer informatie: www.basware.com/nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Basware: slechte financiële processen laten bedrijfswinsten dalen.

HollandZorg, dé specialist van zorgverzekeringen voor flexmigranten, biedt haar klanten nu de keus om de stroom papieren polissen te stoppen en efficiënter te gaan werken. De grote hoeveelheden polisbladen die nu nog op papier worden verstuurd, zullen voortaan digitaal beschikbaar worden gesteld.

In samenwerking met Anachron worden de polissen voorzien van een digitale handtekening op basis van een gekwalificeerd certificaat.

De bij Anachron gearchiveerde polissen worden ontsloten via een webapplicatie van HollandZorg. Beveiligde webservices zorgen voor de integratie tussen de infrastructuur van Anachron en de webapplicatie van HollandZorg. Op deze manier heeft HollandZorg de volledige controle over de look & feel en functionaliteiten voor de gebruikers en richt Anachron zich met haar e-Documents oplossing op de documentverwerking, waarmerking en archivering.

Met de nieuwe wetgeving op het gebied van digitale polissen in het vooruitzicht, kunnen aanzienlijke efficiëntievoordelen voor verzekeraars gerealiseerd worden. Naast het voordeel van besparingen op distributie, worden hier ook de voordelen voor de ontvanger en snelheid van verzenden aan toegevoegd.

Technisch gezien zijn er vele mogelijkheden om de e-Documents oplossing van Anachron in te passen in uw bestaande processen.

(Bron: http://www.anachron.com/nl-NL/pages/251/Geen-dozen-vol-polisbladen-meer.aspx)

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Geen dozen vol polisbladen meer door Anachron.

De behandeling van elektronische en papieren facturen is sindsdien aan elkaar gelijk; fiscale en juridische drempels zijn verdwenen. Blijft alleen nog de vraag of e-facturen ook iets voor uw onderneming is.
.
In deze uitgave van FA Rendement kunt u alles lezen over het versturen en ontvangen van e-facturen. Dossier FA Rendement verschijnt 4x per jaar. Losse Dossiernummers zijn 41 euro, een abonnement 117,50. Voor FA Rendement-abonnees is dit 94 euro.
(alle bedragen incl. verzendkosten, excl. BTW)

Rendement uitgeverij BV
E. info@rendement.nl
T. (010) 2 433 933

FA Rendement 2 2010 themadossier e-factureren (voorpagina)

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Dossier FA Rendement: Themadossier Elektronisch factureren.

Onlangs heeft de directie van Monuta de overeenkomst getekend met ISProjects ten behoeve van het project GRIP. ISProjects levert Monuta de softwareprogramma’s ISP-Invoice, ISP-Purchase en ISP contractmanagement waarmee zij bestellingen op een eenvoudige manier kunnen invoeren, contractafspraken direct worden gecheckt en waarmee de facturen automatisch worden gematcht en afgehandeld in FMS.

Met het kiezen van de leverancier is een belangrijke eerste stap gezet voor Monuta om meer grip te krijgen op bestellingen, contractmanagement en de afhandeling van facturen.

De selectie
Met de feestelijke ondertekening van de overeenkomst heeft Monuta een fase afgesloten waarin leveranciers offertes hebben uitgebracht, hun systeem hebben gedemonstreerd en een selectie is gemaakt. ISProjects kwam uit de selectie als beste leverancier naar voren. Lian Traa Projectmanager GRIP, Monuta: “We hebben op een aantal punten beoordeeld: Prijs, kwaliteit, voldoen aan de gestelde eisen, presentatie en plan van aanpak. Na de eerste selectieronden hebben we de systemen bekeken van een drietal leveranciers en een tweetal referent bezoeken afgelegd bij ISP-Invoice gebruikers.”

“Uit de presentaties en de bezoeken is gebleken dat het pakket van ISProjects het beste aansluit op onze wensen en dat we het beste gevoel hadden bij ISProjects als implementatiepartner. Verder hebben de kosten van de investering en daarmee samenhangend de ROI ook een belangrijke rol gespeeld. De wijze waarop het pakket omgaat met facturen, met name de automatische matching, sprak ons sterk aan. Ten slotte vinden wij het prettig dat ISProjects geen grote organisatie is waardoor zij korte lijnen heeft en dat zij zich ook specifiek op middelgrote bedrijven als Monuta richt.”

Het vervolg
De volgende stap is het inrichten van het programma. Hiervoor vraagt Monuta verschillende mensen uit het bedrijf om deel te nemen aan workshops. Tijdens de workshops maken zij concreet hoe de software ingericht moet worden. Vervolgens kan ISProjects de software klantspecifiek inrichten, zodat het aansluit bij de dagelijkse praktijk van Monuta. Als de technische aspecten zijn afgerond, volgt het belangrijkste onderdeel: Het implementeren van en daadwerkelijk werken met het nieuwe programma. De medewerkers van Monuta die bestellingen invoeren en/of facturen afhandelen moeten hun werkwijze aanpassen. Dit kost eerst meer tijd, maar uiteindelijk werken zij allemaal veel efficiënter.

Planning
Het project loopt goed op schema. Dit betekent dat Monuta na de zomervakantie begint met het trainen van medewerkers. Nog voor het eind van het jaar werken zij (bijna) allemaal met GRIP. In 2010 voor wat betreft de indirecte kosten en alle facturen. En in 2011 volgen de directe/uitvaartgerelateerde kosten.

Meer informatie over Monuta: www.monuta.nl

www.isprojects.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Monuta kiest ISProjects voor project GRIP rond facturen en bestellingen.

Met het geautomatiseerde factuurproces kan Coop alle leveranciers- en kostenfacturen verwerken en boeken in SAP met minimale handmatige tussenkomst. Het kantoor in Velp ontvangt zowel papieren als elektronische facturen die handmatig en met verouderde software verwerkt werden.

Het doel van het project is een snelle verwerking, boeking en betaling van alle inkomende facturen vanuit één integraal systeem, waarmee prijsverschillen tussen orders en facturen snel en gemakkelijk terug te vinden zijn. Daarnaast moet de software gebruiksvriendelijk zijn voor de medewerkers van de crediteurenadministratie en budgethouders.

De software van ReadSoft voor factuurverwerking in SAP biedt Coop de mogelijkheid om het factuurproces te automatiseren. “We hebben gekozen voor ReadSoft omdat het een bewezen oplossing is en wij de snelheid nodig hebben om het proces rond dit grote aantal facturen vlot te laten verlopen”, aldus Jan van Boeijen, Hoofd Financiën.

Het proces is op dit moment naar tevredenheid geïmplementeerd en helpt Coop de kwaliteit, service en klantvriendelijkheid voor klanten en leveranciers te waarborgen. Daarnaast wordt gekeken naar de mogelijkheden om ook andere documentprocessen te automatiseren.

www.readsoft.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Coop kiest ReadSoft voor automatische factuurverwerking in SAP.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Havens digitaliseren factuur met Ricoh en Portbase.

Het Paper Chain Forum, dat de 12 beroepsfederaties* of de 5.000 bedrijven uit de Belgische papier- en grafische industrie vertegenwoordigt, neemt het niet langer dat bedrijven die elektronische facturen, folders of nieuwsbrieven aanbieden die de consument misleiden met foute milieuargumenten over papier. Steeds meer bedrijven promoten elektronische communicatiemiddelen met het ecologisch argument dat de consument hierdoor minder papier verbruikt en zo bomen of zelfs bossen spaart.

Het Paper Chain Forum ijvert al meer dan 15 jaar voor duurzaam gebruik van papier en voor een betere kennis in de samenleving over de duurzame relatie tussen papier en bos. De promotie van elektronische communicatiemiddelen via het internet met het argument dat deze papier en dus bomen en bossen spaart, zet de consument echter op een verkeerd been en maakt van de papierketen de boeman van het milieu.

Algemeen
De misleiding van de consument is algemeen. Nutsbedrijven zoals Belgacom verantwoorden hun elektronische factuur door te stellen dat jaarlijks 6.275 bomen opgeofferd worden aan de productie van hun papieren facturen. Ook de banksector stelt bij de promotie van het beschikbaar stellen van elektronische
facturen en documenten via internet banking dat bedrijven in de EU jaarlijks 15 miljoen bomen kunnen redden met de e-factuur.

In e-mailhandtekeningen roepen internetgebruikers elkaar op om spaarzaam te zijn met papier door middel van generieke boodschappen zoals “Save a tree…please don’t print this e-mail unless you really need to”.
De papierketen promoot zelf actief correcte slogans voor de e-mail handtekening: “If you have to print this e-mail, recycle it ” of “ Don’t print this mail unless you have to.”

“Het is toch cynisch vast te moeten stellen dat het Paper Chain Forum in naam van de papierketen verleden week de prestigieuze European Recycling Award in ontvangst nam en hiermee zijn langdurige en duurzame recyclage inspanningen van de Belgische papiersector door Europa bekroond zag, terwijl intussen de publieke opinie door bedrijven en instellingen systematisch misleid en verkeerd geïnformeerd wordt over de relatie tussen papier en bos” aldus Firmin François, Voorzitter van het Paper Chain Forum.

Papier besparen redt geen bomen
Elektronische communicatie in welke vorm dan ook heeft veel voordelen maar redt geen bomen. Hierover is de papierketen formeel. Voor de productie van papier wordt in de eerste plaats oud papier gebruikt (58% van de in België gebruikte vezels), aangevuld met houtvezels die bekomen wordt uit de bijproducten van het bos of van de zagerijen. Deze bijproducten zijn uitdunningshout dat gewonnen wordt door duurzaam bosbeheer, takken en kruinen, en zagerij afval.

Minder papier gebruiken zal dus geen enkele impact hebben op het al dan niet meer of minder omhakken van bomen. Zelfs voor boomplantages, speciaal aangeplant voor de papierindustrie, kan het hout voor andere toepassingen gebruikt worden zoals de fabricage van pellets.

Feiten
In 2008 werd bijna 2 miljoen ton oud papier ingezameld. Dit vertegenwoordigt ongeveer 60% van het binnenlandse verbruik van papier en karton. Door bij te dragen aan de duurzame ontwikkeling van bossen en steeds meer te recycleren slaagde de papierketen er in om op 15 jaar tijd de CO2 uitstoot per geproduceerde ton papier met 25% te laten dalen. In dit kader sloten de sectoren van de papierproductie, de papierverwerking en de grafische industrie met de overheid CO2 energie convenanten die neerkomen op een substantiële vermindering van de specifieke CO2 uitstoot.

Het Paper Chain Forum biedt bedrijven kosteloos informatie via zijn website www.paperchainforum.org over de duurzame relatie tussen papier en bos en kunnen bedrijven bij de organisatie terecht voor ondersteuning en documentatie.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Paper Chain Forum: Papier besparen redt geen bomen.

TIE Holding N.V. heeft een nieuw en innovatief product gelanceerd voor de EDI-markt onder de naam Business Integration SmartStart.

Hiermee worden de ruim 1.500 klanten die TIE wereldwijd heeft in staat gesteld om direct besparingen te realiseren. Met Business Integration SmartStart wordt de leidende positie van TIE op de markt voor business integratie verder versterkt. Met Business Integration SmartStart worden Electronic Data Interchange (EDI) en berichttransport via FreeConnect samengebracht in één product.

De oplossing kenmerkt zich door de toepassing van state-of-the-art technologie, een geïntegreerde supportfunctie, een zeer gebruiksvriendelijke interface met een overzichtelijk dashboard en een community model “FreeConnect” waarbinnen TIE gebruikers gratis onderling communiceren. Met Business Integration SmartStart biedt TIE een combinatie van volledig nieuwe technologie en een kosteloos berichtenverkeer tussen de klanten van TIE onderling. Tevens is er een speciale module voor het AS2 protocol beschikbaar. Via dat protocol is ook de communicatie met alle relaties gratis, ongeacht of ze klant zijn of niet. Daardoor zijn er grote besparingen in het berichtenverkeer mogelijk.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Kosten verlagen met SmartStart van Tie Kinetix.

Een klein artikeltje was het, maar één met potentieel grote gevolgen. Woensdag 16 september 2009 stond het in het NRC Handelsblad: ‘De rijksoverheid betaalt 75 procent van de facturen op tijd’. Dat was ook de strekking van een onderzoeksrapport dat de minister van Binnenlandse Zaken naar de Tweede Kamer stuurde. Kortom, 25 procent van de facturen wordt, nog steedsm, niet op tijd betaald. Reden voor de Tweede Kamer om de barricaden op te zoeken met de roep dat het onaanvaardbaar is en de overheid maar eens boetes moet gaan betalen aan het bedrijfsleven. De minister geeft aan dat er aanvullende maatregelen nodig zijn, naast de initiatieven voor e-facturatie.

Lees hier het volledige artikel…

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Computable: Te late betaling facturen – boetes zijn geen oplossing.

Basware, marktleider op het gebied van Enterprise Purchase to Pay oplossingen, heeft twee nieuwe diensten aan zijn Business Transactions e-facturatie oplossing toegevoegd. Verzenders kunnen nu digitale facturen meteen als PDF-factuur via email naar hun klant sturen, of hun facturen afdrukken en direct verzenden als echte e-factuur met de Basware Virtual Printer oplossing.

Basware’s Business Transactions e-invoicing service is onderdeel van Basware Connectivity, dat in maart van dit jaar werd geïntroduceerd. Met deze oplossing biedt Basware een nieuwe service, waarmee leveranciers en afnemers – ongeacht de bedrijfsgrootte – transacties elektronisch kunnen afhandelen.

Basware biedt afnemers de mogelijkheid hun kosten aanzienlijk terug te dringen door de ‘klassieke’ papieren facturen door digitale facturen te vervangen. Dit resulteert in een snellere doorlooptijd voor zowel de leverancier als de afnemer, verbeterde cash management en betaaltermijn. Tevens behoort het handmatig verwerken van facturen tot het verleden.

Alternatieven
Om aan de diversiteit van de leveranciers tegemoet te komen, biedt Basware leveranciers alternatieve mogelijkheden om elektronische facturen aan te leveren. Zowel de email- als de virtuele printerservice stelt verzenders in staat snel aan de klantwens (om elektronische facturen te ontvangen) te voldoen, zonder dat hierbij installaties nodig zijn. Met behulp van de traceer service kunnen leveranciers het factuurproces volgen en hebben zij inzicht of facturen correct zijn afgeleverd. Basware’s virtuele printoplossing zorgt voor beveiliging van factuurgegevens door volledige encryptie van de gebruikte data. Beide diensten voldoen aan de geldende factuurregulering zoals digitale handtekeningen. Via deze oplossingen kunnen facturen naar klanten worden gestuurd die Basware gebruiken, maar ook naar de afnemers die gebruikmaken van service providers die zijn aangesloten op het wereldwijde Basware-netwerk.

Eenduidig
SITA NEWS, de Noord-Europese tak van het wereldwijde bedrijf dat in afvalmanagement is gespecialiseerd, heeft een eenduidige strategie om hun leveranciers te stimuleren gebruik te maken van e-facturatie en zo kostenbesparingen voor zichzelf én de leverancier te realiseren. SITA is al geruime tijd een Basware-klant en stimuleert leveranciers om van de nieuwe verzendopties gebruik te maken. Strukton Worksphere, als technische dienstverlener actief in de service- en onderhoudsmarkt, heeft een soortgelijke strategie met hun leveranciers voor ogen. Beide organisaties bieden hun leveranciers de nieuwe Basware-services om op deze manier de facturen vanaf heden digitaal te ontvangen.

Serge Flantua, directeur Financial Shared Services bij SITA NEWS: “SITA NEWS gaat het gebruik van Basware’s Business Transactions steeds verder uitbreiden. Onze doelstelling voor de komende drie jaar is de ontvangst van papieren facturen tot een minimum te beperken. Aan het einde van dit jaar willen we 25% van alle facturen via Basware’s invoice service binnenkrijgen. Het maakt hierbij niet uit, in welke vorm dit gebeurt: via xml-facturen, PDF-conversies of door leveranciers zelf geuploade facturen via de Basware Supplier Portal.”

Strukton Worksphere heeft een zelfde doel voor ogen. Op dit moment ontvangt het bedrijf al 40% van zijn facturen elektronisch. Strukton streeft ernaar over een jaar 70% van al zijn rekeningen elektronisch te ontvangen.

Esa Tihilä, Senior Vice President bij Basware, zegt hierover: “De twee nieuwe diensten voldoen aan een duidelijke vraag van zowel onze klanten en leveranciers. We bieden onze klanten een oplossing om het gebruik van e-facturatie binnen hun leverancierskringen te bevorderen. Met Basware Connectivity kunnen verzenders de verwerkingstijd van hun facturen terugdringen, terwijl afnemers de adoptie van het e-invoicingproces bij hun leveranciers kunnen aanmoedigen.”

De nieuwe diensten van Basware zijn per heden beschikbaar via http://e-invoice.basware.com

Over Basware
Met meer dan 1.500 klanten in ruim 50 landen is Basware wereldwijd leider op het gebied van purchase to pay oplossingen. Basware automatiseert financiële processen en levert hiermee toegevoegde waarde in de vorm van controle, compliance en een hoge Return On Investment (ROI). De oplossingen worden gedistribueerd en geïmplementeerd in Europa, de Verenigde Staten, Azië en Australië door middel van Basware’s netwerk van kantoren en partners.

In 2008 bedroeg de netto omzet € 86 miljoen. Basware Corporation is in 1985 opgericht en is genoteerd aan de NASDAQ QMX Helsinki Ltd. Het hoofdkantoor is gevestigd in Finland en Basware heeft zeven vestigingen in Europa en de Verenigde Staten. Voor meer informatie: www.basware.com/nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Basware lanceert nieuwe diensten ter vereenvoudiging e-facturatie.

De trend van de papieren naar de elektronische rekening gaat door. Steeds meer ondernemingen merken dat door de elektronische verwerking van rekeningen een enorme kostenvermindering gerealiseerd kan worden. De noodzakelijke kennis voor het succesvol implementeren van een eigen e-invoicingproject stellen vooraanstaande

E-Invoicingexperts van Europa voor op de 5de European EXPP Summit 2009 in Amsterdam.

Het meest vooraanstaande congres van Europa over het thema e-factureren & digitale nota viert dit jaar zijn vijfjarig bestaan. E-invoicingexperts en geïnteresseerden uit bijna 30 landen ontmoeten elkaar in Amsterdam om actuele trends en perspectieven uit te wisselen.

Bruno Koch, een van de richtinggevende e-invoicingpioniers in Europa en stichter van de European EXPP Summit, presenteert actuele trends en ontwikkelingen op de markt uit zijn pas gepubliceerde markstudie “E-billing / E-Invoicing in Europa”.

 
Sprekers

Prominente sprekers van BT Global Services, Danish Government, Euro Banking Association, Kuoni Travel, PricewaterhouseCoopers, Telenor, Wärtsilä Corporation, Indicium Solutions, Albalia Interactiva en vele anderen vertellen op twee dagen over hun ervaringen met e-invoicingprojecten en geven de belangrijkste adviezen voor een succesvolle implementatie aan de deelnemers door. Gediscussieerd wordt er over de rol van de banken, maar ook over de impact van businessnetwerken voor een snelle marktacceptatie van e-factureren. Global Shared Services Strategies staan ook op de agenda, evenals  een blik op de snel groeiende e-invoicingmarkt in Latijns-Amerika. Een pilootproject van de Europese Commissie over e-invoicing en e-ordering in de openbare sector wordt vanuit het standpunt van de Commissie en vanuit dat van een leverancier gepresenteerd.

 
Discussie

Een paneldiscussie over het thema “De rol van de financiële supply chain in de economische crisis” moet de grote betekenis van snelle kostenbesparingen aantonen en biedt de deelnemers de kans om actief deel te nemen. Omwille van de zeer positieve respons van vorig jaar zullen er ook dit jaar weer de geliefde roundtables zijn. Daar wordt onder andere over de volgende thema’s gepraat: “PDF- of E-Invoicing” en “Moeten elektronische en papieren rekeningen voortaan wettelijk op dezelfde manier behandeld worden?“. Het EEI Platform zal als voorzitter fungeren bij een van de programma-onderdelen, te weten het ronde tafeldebat “PDF- of E-Invoicing”.

Op de begeleidende vakbeurs kunnen de bezoekers zich informeren over de nieuwste e-invoicingoplossingen en hun individuele vragen in een informele sfeer bespreken met de exposanten.

De mix van voordrachten van experts en praktijkmensen, podiumdiscussies, roundtables en vooral de focus op Europa maken van de European EXPP Summit 2009 een verplichte afspraak voor CEO’s, CFO’s en IT-beslissers uit heel Europa.

Meer informatie op www.expp-summit.com
 

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Actuele trends en perspectieven op de European EXPP Summit 2009.

Door de ervaring van StreamServe op het gebied van Electronic Document Presentment te combineren met de groene IT-expertise van enkele vooraanstaande industrieanalisten en experts, heeft StreamServe benchmarks opgezet die ondernemingen helpen om financiele en duurzame rendementen te behalen. Het StreamServe Sustainability Program biedt een reeks onderzoeken, best practices en hulpmiddelen waarmee bedrijven ecobesparingen kunnen realiseren in hun zakelijke communicatie. Tegelijkertijd kunnen organisaties aanzienlijke kosten besparen door de zakelijke communicatie elektronisch te laten plaatsvinden in plaats van op papier. Hierbij kunnen zij zelf kiezen hoe ze de communicatie willen ontvangen, bijvoorbeeld per e-mail, tekst of via een portal. Daarnaast ontvangen ze berichten hoe ook zij hun impact op het milieu kunnen verminderen.

‘Steeds meer IT-managers en hun organisaties zijn zich bewust van het feit dat IT de nodige gevolgen heeft voor het milieu’, zegt Dennis Ladd, president en CEO van StreamServe. ‘Door aanzienlijk minder grondstoffen – zoals papier, inkt en elektriciteit – te verbruiken, stellen de oplossingen van StreamServe bedrijven in staat om hun duurzaamheid te verbeteren en aantrekkelijker te worden voor potentiele en bestaande klanten. Door het gebruik van grondstoffen te verminderen en de bestaande IT-infrastructuur optimaal te benutten, realiseren ondernemingen een snelle return on investment met StreamServe’s oplossingen.’

StreamServe heeft berekend dat een energiemaatschappij – met in totaal vijf miljoen klanten en een maandelijks factureerproces – vijftien procent van zijn facturen per jaar kan omzetten van papier naar elektronisch. Hiermee realiseren zij een nettobesparing van zeventig miljoen vellen papier die ieder jaar onbedrukt blijven. Dit komt overeen met een besparing op de productie van 802 ton kooldioxide, wat weer overeenkomt met 7.322 bomen, 147 passagiersvoertuigen, 380.000 liter benzine, 2,6 miljoen kWh of het jaarlijkse energieverbruik van 106 huishoudens.

Het StreamServe Sustainability Program is in eerste instantie gericht op de energiemarkt, maar wordt in de toekomst uitgebreid naar de financiele dienstverlening en logistieke markt.

Sinds de oprichting in 1997 voorziet StreamServe ondernemingen in de financiele dienstverlening, energiemarkt en logistieke sector van zakelijke communicatieoplossingen die documenten op maat produceren en leveren in elk gewenst formaat.  De reeds bestaande ERP-, CRM- en contentbeheerinfrastructuur van de onderneming wordt door StreamServe optimaal benut. Hierdoor kunnen bedrijven op een eenvoudige manier hun zakelijke communicatie verbeteren door het afleveren van gepersonaliseerde documenten en facturen op papier of in elektronisch formaat.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: StreamServe helpt ondernemingen groen te worden.

  
Na het verkrijgen van een belang van 100% in Billington, heeft ING ook haar belang vergroot in Anachron, een specialist op het gebied van elektronische facturatie. ING verwacht dat binnen 5 jaar de meerderheid van Europese bedrijven zijn facturatie digitaal afhandelt.

Het vergroten van het belang in Anachron naar 30%, naast het versterken van de samenwerking tussen ING-dochter Billington en Anachron, illustreert de visie die ING heeft op de toekomst en de rol van de digitale factuur in het betalingsverkeer. Anachron behoort tot de top van Europa in deze zich zeer snel ontwikkelende markt en is mede door haar expertise een zeer belangrijke partner. De samenwerking bouwt voort op de bestaande activiteiten die beide partijen inmiddels hebben ontwikkeld op het gebied van elektronisch factureren. Er wordt gekeken naar mogelijkheden om de activiteiten in de Europese markt te ontplooien via het nationale en internationale netwerk van ING.

ING voorziet dat de markt voor elektronisch factureren fors gaat groeien. ‘Wij verwachten dat binnen vijf jaar de meerderheid van de Europese bedrijven zijn facturatie digitaal afhandelt’, aldus Robert Heisterborg, Global Head Payments and Cash Management van ING Wholesale Banking en voor ING verantwoordelijk voor al het zakelijke betalingsverkeer. ‘Ook het akkoord dat deze week is bereikt tussen VNO-NCW, MKB-Nederland en de Staatssecretarissen van Economische Zaken, Financiën en Binnenlandse Zaken, ondernemers moeten in 2010 minimaal 10% van hun facturen aan overheden digitaal versturen, bevestigd de verwachtingen dat digitaal factureren de norm gaat worden.’

Marktgroei voor ING-dochter Billington en voor Anachron
ING profiteert van de gebundelde krachten van dochter Billington en Anachron. Billington is een full service leverancier van elektronische facturatie-oplossingen voor de zakelijke en de consumentenmarkt. Anachron is specialist in het ontwikkelen van elektronische facturatie-oplossingen die via internet beschikbaar worden gemaakt. ‘Sinds 1999 ontwikkelen wij oplossingen voor elektronisch factureren. Binnen de website van onze klanten presenteren wij de facturen met interessante functionaliteiten die zowel de uitgaande als de inkomende factuurstroom optimaliseren. Zo kunnen onze klanten het online factuurarchief op elk moment raadplegen, hierdoor hebben zij niet alleen inzicht in de status van de facturen, maar kunnen zij ook klantvragen sneller beantwoorden. Daarnaast kan de ontvanger de factuurdata automatisch inlezen in zijn administratie, waardoor ook aan de ontvangerszijde belangrijke kostenbesparingen gerealiseerd worden. Onze oplossingen voor elektronisch factureren worden in meer dan 25 landen gebruikt en voldoen uiteraard geheel aan alle EU regelgeving. We hebben voor de samenwerking met ING gekozen vanwege het internationale netwerk van ING Payments & Cash Management, en haar vooraanstaande positie in zowel Nederland als het buitenland’, aldus Frank Hoekstra, CEO van Anachron.
 
Betalingsverkeer behoort tot de kernactiviteiten van ING. Met de kennis van het betaalproces, gecombineerd met de innovaties op het gebied van elektronisch factureren, heeft ING een productaanbod die de volledige keten van factuur tot betaling afdekt. Daardoor is ING nog beter gepositioneerd om een flink stuk van de marktgroei voor zijn rekening te nemen.

Voordelen van elektronisch facturen
Robert Heisterborg: ‘Voordelen van elektronisch factureren voor bedrijven zijn snellere betaling en beter werkkapitaalbeheer, naast de kostenbesparingen die de overgang van papier en handmatig naar elektronisch en geautomatiseerd met zich meebrengen. Facturen kunnen ook automatisch betaalbaar worden gesteld.’ Ook de consument profiteert van online factureren. Heisterborg: ‘Consumenten krijgen een eigen archief met alle belangrijke factuurinformatie, een elektronisch huishoudboekje, waarbij alle productinformatie gemakkelijk te bereiken is. Facturen kunnen eenvoudig worden betaald.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: ING zet met Anachron steviger in op elektronisch factureren.

Het invoeren van e-facturering kan zelfs tot nog forsere besparingen leiden dan nu wordt berekend. Dat is de mening van Friso de Jong van het Platform ELFA. De Jong heeft de berekening voor e-facturering in opdracht van het ministerie van Financiën gemaakt. Volgens De Jong kan er met e-facturering zeker voor 600 miljoen euro bespaard worden.

Voor de berekening baseerde De Jong zich op een rapport van PricewaterhouseCoopers. In dit rapport staat dat het verzenden van een elektronische (verkoop)factuur een besparing oplevert van ongeveer 1,65 euro per factuur. Er wordt dan onder meer bespaard op drukkosten, papier en enveloppen, printkosten, kopieerkosten, frankeerkosten, afschrijvingen apparatuur, archiefkosten en handelingskosten. De ontvanger bespaart ook kosten, omdat deze de factuur direct elektronisch kan verwerken. In totaal levert een e-factuur een besparing op van 8,25 euro.

Gegeven het feit dat er in de b-to-b-branche jaarlijks zo`n 75 miljoen facturen worden verstuurd levert dit een besparing op van 600 miljoen euro. Volgens De Jong kan de besparing echter nog verder oplopen als ook andere sectoren mee worden genomen. Zo heeft De Jong bij de berekening geen rekening gehouden met facturen aan consumenten of de overheid. Ook de internationale facturenstroom is niet meegenomen. Het totale besparingspotentieel kan dan ook veel hoger liggen. 

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: E-facturering kan zelfs tot nog meer besparingen leiden.

Publicatie FlexService 7 april

Papier niet meer heilig
Er is goed nieuws! Sinds februari 2009 is de vereenvoudiging van e-factureren een feit: papier is niet langer heilig. Ondernemers mogen nu rekeningen versturen aan andere ondernemers als een eenvoudig bericht via internet. De Belastingdienst past deze nieuwe werkwijze al vanaf maandag 16 februari 2009 toe. Volgens Staatssecretaris De Jager (Financiën) is dit “… een gigantisch gebaar naar het bedrijfsleven, zonder dat het de belastingbetaler geld kost. Dit wordt een enorme klapper.” Hoe groot zal deze “klapper” voor de flexbranche zijn?

Digitalisering
In het digitaliseren van documenten doet de flexbranche al jaren goed mee. Flexondernemers zijn geen koplopers (zoals bijvoorbeeld telecom providers) maar hebben wél een voorsprong op branches zoals de bouw en industrie. Vooral het digitaliseren van werkbriefjes is inmiddels populair. Hiervoor heeft de flexbranche een standaard: HR-XML. Voor het uitwisselen van digitale facturen bestaat een dergelijke standaard nog niet. En tot voor kort waren er ook allerlei wettelijke regels die digitaal factureren in de weg stonden. Een hoop gedoe met elektronische handtekeningen, echtheidskenmerken, authenticiteit en integriteit. Redenen genoeg om er nog even niet mee te beginnen.

Groen licht van de overheid
Maar een paar weken geleden heeft de overheid besloten om een eind te maken aan de rechtsonzekerheid rondom e-factureren. Zelfs e-facturen die per e-mail worden verstuurd zijn nu rechtsgeldig. In feite verdwijnt hiermee de belangrijkste reden om niet direct te starten met e-factureren. Staatssecretaris Heemskerk (EZ) zei vorige week tijdens een congres over e-facturatie dat hij zich “… in het hele land de blaren op de tong praat om ondernemers zoals u ervan te overtuigen dat elektronisch factureren helemaal niet griezelig en moeilijk is – integendeel!”. Dit artikel helpt u op weg om te begrijpen welke methoden en oplossingen er zijn, wat het u gaat opleveren en welke investeringen in tijd en geld nodig zijn. En daarna rest vooral de vraag: wanneer begint u?

Wat is e-facturatie eigenlijk?
Traditioneel wordt een factuur geprint, in een envelop gedaan en per post verstuurd. De klant ontvangt deze, voert de factuurgegevens in en de factuur wordt voldaan. De volgende stap in de evolutie was scannen en digitaal bewaren van de factuur door de ontvanger. Daarna kwam de logische stap om facturen ook digitaal te versturen, bijvoorbeeld als pdf-bestand in een email. En uiteindelijk komen we bij de meest interessante methode: de factuur wordt niet alleen digitaal verstuurd en bewaard, maar deze wordt ook digitaal verwerkt door de ontvanger: factuurgegevens hoeven niet meer handmatig ingevoerd te worden om een betaling te doen. Deze methode levert de grootste kostenbesparingen op, is klantvriendelijker en resulteert in snellere en efficiëntere inning. En dat is wat we bedoelen als we over e-facturatie praten.

 
Figuur: evolutie van papieren naar digitale facturatie

Wat levert e-facturatie op voor ondernemingen in de flexbranche?
Allereerst natuurlijk de voor de hand liggende besparingen op printen, frankeren, envelopperen en verzenden: niet alleen de postzegel en de envelop, maar vooral ook de efficiëntere afhandeling. Onderzoek van o.a. PriceWaterhouseCoopers en cijfers uit onze eigen praktijk leren dat deze besparingen kunnen oplopen van € 1,50 tot zelfs € 9 per factuur! Rekent u zelf maar uit hoeveel dat voor uw eigen organisatie is. Een tweede voordeel betreft de snellere betaling door inleners. Het blijkt dat de hogere attentiewaarde van een digitale rekening, in combinatie met de lagere drempel (sneller en gemakkelijker betalen) ervoor zorgt dat ontvangers gemiddeld 5 tot 10 dagen sneller betalen. Hierdoor gaat de DSO (days sales outstanding) omlaag en – niet onbelangrijk in deze economisch moeilijke tijd – uw werkkapitaal wordt vergroot. Als derde voordeel noemen we de efficiëntie in debiteurenbeheer en betalingsverwerking: er zijn minder aanmaningen en incasso’s nodig en een elektronisch betaalde factuur geeft altijd een 100% match bij de verwerking van ontvangen betalingen. Handmatig “afletteren” is dus niet meer nodig.

Heeft de flexbranche een standaard nodig om ermee te beginnen?
Zeker niet! Hoewel het hebben van een standaard natuurlijk wel gaat helpen, vooral bij e-facturatie aan grotere afnemers zoals de overheid of multinationals die veel flexkrachten inhuren. Deze organisaties zijn erbij gebaat dat er standaard berichtformaten zijn die het mogelijk maken om electronische facturen automatisch te verwerken in hun eigen systemen. Zo’n standaard is er nu nog niet, hoewel de overheid bezig lijkt om het bedrijfsleven een standaard op te leggen op basis van UBL2.0. Dit lijkt op het principe van elektronische berichtuitwisseling op basis van EDI (Electronic Data Interchange). Ook de ABU is druk bezig om via de SETU (Stichting Elektronische Transacties Uitzendbranche) een standaard voor digitale facturen op te stellen voor de flexbranche. Op de website van de SETU kunt u hier meer over lezen (www.setu.nl). Mijn inschatting is dat het nog wel even zal duren voordat er een breed geaccepteerde standaard voor de flexbranche zal zijn.

E-facturatie aan grote inleners
Voor e-facturatie aan grote inleners is de hierboven genoemde techniek van EDI beschikbaar. Hierbij worden factuurgegevens verstuurd als electronisch bericht over een 1-op-1-verbinding. De ontvangende partij verwerkt het factuurbericht automatisch in zijn systeem. Dat deze techniek niet zo veel wordt toegepast is logisch, want e-facturatie wordt pas écht interessant als een leverancier zijn elektronische facturen kan versturen aan meerdere grote klanten tegelijkertijd. Hiervoor is een zogenaamde ‘’hub” nodig. Er zijn in de Nederlandse markt nu diverse service providers die dergelijke hubs aanbieden. Tussen providers (de “supervertalers”) bestaan onderlinge afspraken over het gebruik van elkaars diensten. Deze zijn te vergelijken met de roaming-afspraken die in de telecom gebruikelijk zijn. Deze werkwijze zal de komende jaren ongetwijfeld (meer) in gebruik gaan komen, ook in de flexbranche.

E-facturatie aan kleinere inleners
Wij verwachten dat veel flexondernemingen nog in 2009 zullen starten met het digitaal factureren aan kleinere inleners. Waarom? De wettelijke drempels zijn verwijderd, er zijn goede oplossingen beschikbaar waarmee leveranciers in andere branches reeds uitstekende resultaten behalen, de complexiteit is gering, investeringen zijn beperkt en … de potentiële besparingen zijn te groot om te laten liggen!

AcceptEmail
Een goede oplossing voor flexondernemingen die electronisch willen factureren aan kleine inleners is AcceptEmail. Dit is feitelijk de digitale variant van de bekende acceptgiro, maar dan veilig verpakt in een email. De inlener kan vanuit deze email in een paar muisklikken betalen via iDeal, dat automatisch en op betrouwbare wijze is gekoppeld met het elektronisch bankierenpakket van zijn bank.

Oplossing tegen storneringsrisico
AcceptEmail heeft, naast de genoemde besparingen, nog andere belangrijke voordelen. Allereerst helpt AcceptEmail u om te voldoen aan de eis dat u als leverancier uw “bewijspositie in het handelsverkeer” moet opbouwen, of in gewoon Nederlands: u moet wel kunnen aantonen dat u daadwerkelijk een bepaalde factuur heeft verstuurd aan uw inlener. Bij AcceptEmail is de integriteit van de digitale factuur gewaarborgd, dit lukt niet als u bijvoorbeeld facturen in Word-formaat gaat versturen via de email. Verder zorgt AcceptEmail ervoor dat een inlener goed overzicht houdt over de ontvangen AcceptEmails, per rekening de juiste status kan zien en kan kiezen van welke rekening hij betaalt. Voor de flexondernemer is zo’n klantvriendelijke betaalmethode niet alleen een middel om inleners aan zich te binden, het is óók de onomkeerbaarheid van de betaling die telt: in tegenstelling tot bij de automatische incasso kan een inlener een betaling niet meer ongedaan maken. In FlexNieuws, 12 maart 2009, werd gemeld dat onder invloed van SEPA de automatische incasso steeds minder aantrekkelijk wordt voor flexondernemingen: straks wordt het verplicht om incassonotificaties te sturen aan zowel de bank als de inlener (lees: extra moeite en kosten) en – nog veel belangrijker – de storneringstermijn gaat van 30 naar 90 dagen. Dit levert grote risico’s op van inleners die straks dus 3 maanden lang (!) de mogelijkheid hebben om onaangekondigd een eerdere betaling ongedaan te maken. Dit risico wordt uitgesloten met een toepassing zoals AcceptEmail.

  Figuur: voorbeeld AcceptEmail

Hoe nu verder?
Vraagt u zich af wat e-facturatie voor uw bedrijf gaat opleveren? De in dit artikel genoemde besparingen zijn eenvoudig te berekenen met een speciaal hiervoor ontwikkelde vragenlijst en business case calculator. Vergeet ook niet te kijken naar kwalitatieve aspecten zoals klantvriendelijkheid, imago en duurzaamheid. En besluit vervolgens niet óf u het gaat doen, maar vooral hoe en wanneer.

Stapsgewijs
Tenslotte nog even over het “hoe”: gebruik e-facturatie in eerste instantie als aanvulling op bestaande verzend- en betaalmethoden zoals de acceptgiro, papieren factuur, gewone overboeking en automatische incasso. Bijvoorbeeld door te starten met een selectie uit uw debiteurenbestand. Met name de stap om te beginnen met e-facturatie aan kleine inleners is niet groot. Er is geen ingewikkeld IT project nodig om bijvoorbeeld AcceptEmail in gebruik te nemen. Wellicht zal deze verzend- en betaalmethode binnenkort zelfs direct vanuit de software van FlexService beschikbaar komen. Met 1 druk op de knop kunt u dan rekeningen per email aan uw inleners versturen.
 
 
Door Rick Teunissen, Tacstone
Rick Teunissen is partner bij Tacstone. Hij adviseert bedrijven op het snijvlak van business en IT. Tacstone ondersteunt organisaties o.a. op het gebied van e-facturatie en heeft een calculator ontwikkeld om snel de businesscase voor e-factureren binnen uw organisatie te kunnen berekenen.
rick.teunissen@tacstone.nl
www.tacstone.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Elektronisch factureren in de flexbranche: wanneer begint u?.

 
  
 

Volgende week donderdag 16 april zal in het ING House te Amsterdam een e-Invoicing congres plaatsvinden, georganiseerd door Anachron en ING. “Momenteel zijn er al ruim 160 aanmeldingen voor “Knowledge leads to best practice”, het belangrijkste e-Invoicing congres van de Benelux,” aldus Anachron. 
 

Mede door de kredietcrisis is het belang van elektronisch factureren vergroot. Door over te gaan op elektronische facturatie, kunnen binnen een zeer kort tijdbestek belangrijke kostenbesparingen gerealiseerd en werkkapitaal geoptimaliseerd worden. Daarnaast levert elektronisch factureren een belangrijke bijdrage aan het maatschappelijk verantwoord ondernemen. Dit zal onder meer in de presentatie “Duurzaamheid & ICT” van Athlon Car Lease naar voren komen. 

Omdat het aantal plaatsen beperkt is en de belangstelling bijzonder groot is, verzoeken Anachron en ING personen met interesse zich voor 14 april a.s. te registeren via www.anachron.com

Het congres is niet bedoeld voor Operators en Consultants.

Ontvangst	12:00-12:30
Lunch	12:30-13:30
Introductie congres “Knowledge leads to best practice”               Robert Heisterborg, Global Head Payments & Cash Management ING Wholesale Banking	13:30-13:40
Introductie dagvoorzitter                                                          Marco Eeman, CTO Anachron	13:40-13:50
Ontwikkelingen EU Regelgeving omtrent e-Invoicing    Mark Bodt, Senior Tax Manager, Indirect Tax Group, PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V.	13:50-14:20
Vragen en introductie dagvoorzitter	14:20-14:30
Best Practice Case: Online Innings Management Robert der Kinderen, Directeur Marketing & Productontwikkeling IMNederland Credit Management Services BV	14:30-15:00
Vragen dagvoorzitter	15:00-15:10
Break	15:10-15:30
Introductie dagvoorzitter	15:30-15:40
Optimaliseer uw werkkapitaal met e-Invoicing             Ed Frederiks, Managing Director ING Commercial Finance	15:40-16:10
Introductie dagvoorzitter	16:10-16:20
Best practice case: Duurzaamheid & facturatie                            Dennis Chow, Manager IT Athlon Car Lease Nederland B.V.	16:20-16:50
Vragen dagvoorzitter	16:50-17:00
Afsluiting congres	17:00-17:10
Netwerkborrel	17:10-18:30

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Al ruim 160 aanmeldingen voor e-Invoicing congres Anachron en ING.

Postbus 38203
6503 AE Nijmegen
 
T 024 352 16 66
info@edmond.nl  
www.edmond.nl

Platform ELFA
Platform ELFA bestaat uit meer dan veertig deelnemende organisaties en bedrijven, waaronder Billing Service Providers, Credit Managementorganisaties en andere professionals. Daarnaast werkt het samen met partners zoals ECP.NL, publieke instellingen en branchevertegenwoordigers. De organisatie beschikt over kennis, ambitie en daadkracht om concrete resultaten neer te zetten en wil invulling geven aan haar ambitie en doelstelling om de toonaangevende vertegenwoordiger van dit onderwerp in Nederland te blijven. Platform ELFA heeft als missie om de penetratiegraad van e-factureren in Nederland te vergroten om zo iedereen versneld te laten profiteren van de grote financiële en praktische voordelen van elektronisch factureren.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Edmond Documents & Solutions treedt toe tot ELFA.

Basware Connectivity stelt leveranciers en afnemers in staat de papierstroom binnen het hele purchase to pay proces sterk te reduceren. Hiermee worden de transactiekosten verlaagd, betaaltermijnen verkort en de communicatie tussen handelspartners verbeterd.

Basware, marktleider op het gebied van Enterprise Purchase to Pay oplossingen, lanceert Basware Connectivity, een nieuw platform van diensten en technologieën waarmee leveranciers en afnemers – onafhankelijk van de bedrijfsgrootte of -branche – gestimuleerd worden om elektronisch zaken te doen via het Basware partnernetwerk. Op deze manier wordt ook de interne samenwerking tussen inkoop en financiën verbeterd; met deze nieuwe service van Basware worden transactie- en verwerkingskosten sterk gereduceerd.

Basware Connectivity omvat de Scan and Capture module. Hiermee biedt Basware een volledig uitbestede scanningdienst die interne afdelingen veel handmatige handelingen bespaart, en waarbij afnemers de facturen voortaan elektronisch ontvangen. Om belangrijke leveranciers te stimuleren facturen voortaan elektronisch te versturen, biedt Basware afnemers een activatieservice. Basware Business Transactions, een gecontroleerde verzend- en conversieservice, ondersteunt de elektronische uitwisseling van facturen en inkoopberichten waarmee zowel afhandeling als nauwkeurigheid worden verbeterd. Basware Supplier Portal maakt de dienst compleet, waarmee afnemers en leveranciers hun documenten kunnen up- en downloaden en zo de transactie – waaronder het invoeren van facturen – online kunnen voltooien.

Voordeel
Deze nieuwe diensten complementeren Basware’s bestaande aanbod van purchase to pay oplossingen. Met Basware Connectivity krijgen organisaties beter inzicht in de audit-trail die van inkooporder tot factuur kan worden gevolgd. De diensten leveren veel voordeel op, door verbeterde nauwkeurigheid van inkoopgerelateerde leveringen als door de verbeterde kwaliteit van facturen. Mede door de versnelde factuurverwerking zijn afnemers nu in staat betere kortingen te verkrijgen, verlate betalingen te voorkomen en het werkkapitaal beter te beheren. Op hun beurt zijn leveranciers in staat hun facturen meteen via het Basware Business Transactions platform aan te bieden en een slag te slaan ten opzichte van hun concurrentie. Dit gebeurt door milieuvriendelijke en betere facturen aan te bieden, alsmede door verbeterde klantenservice.

Volgens het Forrester Research-rapport van Duncan Jones zijn de duidelijk aanwijsbare voordelen – zoals operationele besparingen en minder fouten – een sterke stimulans voor de groei van de markt voor purchase to pay oplossingen, zeker gezien de economisch mindere tijden. Bedrijven willen nu hun inefficiënte, foutgevoelige invoice to pay (I2P) processen vervangen – waardoor snelle kostenbesparingen plaatsvinden – maar ze weten niet waar ze moeten beginnen. Forrester’s ‘best practice’ wijst uit, dat het belangrijk is om intern met belanghebbenden van verschillende disciplines samen te werken, te streven naar 100% ‘rechttoe rechtaan’ processen en de leveranciers volledig in het proces te betrekken.

Sneller digitaal
Basware Connectivity is leverbaar zonder de oplossing in de IT-omgeving van de klant te implementeren en te onderhouden. Dit scheelt aanzienlijk in de interne IT-kosten, in het Total Cost of Ownership (TCO) en – wellicht de belangrijkste reden –organisaties kunnen nu sneller digitaal met hun klanten gaan communiceren, onafhankelijk van de grootte of fase in het purchase to pay proces.

“Met Basware Connectivity bieden wij als eerste alle purchase to pay gerelateerde documenten door middel van één oplossing”, zegt Esa Tihilä, Senior Vice President, Basware Global Operations. “Door het aanbieden van verschillende diensten voor organisaties die zich in verschillende fasen van het purchase to pay proces bevinden, versnellen we op deze manier de groei van het aantal elektronische transacties wereldwijd.”

Meer dan 3.500 organisaties zijn op dit moment geïntegreerd in het Basware Business Transactions platform via de diensten van Basware Connectivity. Basware heeft meer dan 150.000 leveranciers die via dit platform elektronisch zaken doen en verwerkt via dit netwerk jaarlijks meer dan acht miljoen facturen. Met Basware Connectivity is het de bedoeling om het aantal facturen sterk te laten groeien, waarbij leveranciers en afnemers beter worden geïntegreerd, zowel nationaal als internationaal.

Strategie
“We zijn in 2002 al op e-invoicing overgestapt”, zegt Kari Littunen, President, Shared Services bij Metso, een van de eerste Basware Connectivity-klanten. “Ons doel is om onze e-invoicing activiteiten, zowel bij Accounts Receivable als Accounts Payable, zo veel mogelijk uit te breiden. Het is ook onze strategie om één partner aan te stellen, die ons in staat stelt op een gecontroleerde manier berichten en informatie uit te wisselen. Met Basware Connectivity kunnen we al onze zakelijke relaties via één oplossing bereiken.”

Basware Connectivity: alles op een rijtjeBasware Business Transactions – een gecontroleerde verzend- en conversieservice voor e-facturen en andere aankoopgerelateerde documenten (waaronder e-orders). Basware Business Transactions zet e-facturen en andere inkoopgerelateerde documenten om in het correcte formaat om ze vervolgens af te leveren bij de juiste ontvanger door een enkele verbinding met afnemers en leveranciers.

Basware Supplier Portal – een Web interface voor leveranciers om facturen in te voeren, orders te ontvangen, orderbevestigingen te verzenden en digitale catalogi naar klanten te versturen. Organisaties kunnen het Business Transaction platform gebruiken om het inkoop- en factuurverwerkingsproces te integreren.

Basware Scan and Capture – Een volledig uitbestede service om alle papieren facturen naar een digitale formaat om te zetten. Basware scant en herkent de binnengekomen papieren facturen en levert ze vervolgens elektronisch aan het factuurwerkingproces van de afnemer.

Basware Supplier Activation – Een dienst waarbij Basware ervoor zorgt dat de gewenste leveranciers aangesloten worden op het elektronische platform van de inkopende organisatie.

Meer over Basware Connectivity:

http://connectivity.basware.com

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Basware lanceert Connectivity Services in purchase to pay proces.

De laatste tijd wordt veel gesproken over het economisch voordeel dat met e-factureren gepaard gaat.

De laatste maanden wordt vanwege de economische tegenspoed steeds vaker en nadrukkelijker het verband gelegd tussen e-factureren en de mogelijke kostenbesparing. Zo wordt aangenomen dat we in Nederland € 600 miljoen kunnen besparen met grootschalige toepassing van e-factureren.

Dit roept een aantal vragen op: hoe is de claim van € 600 miljoen kostenbesparing opgebouwd? Verder, is het naast kostenbesparing ook mogelijk om op andere manieren economisch voordeel uit e-factureren te halen? En tot slot, wat is waar als het gaat om dit soort berekeningen?

Dit bedrag is tot stand gekomen op basis van een nulmeting van het EIM uit 2002 inzake administratieve lastenverlichting en het rapport van de Rekenkamer van 21 juni 2006 inzake administratieve lastenverlichting.

Hoe is dit bedrag van € 600 miljoen tot stand gekomen?
In de berekening is afgeweken van de genoemde besparingen in deze rapporten op grond van de rapporten zelf. De belangrijkste constatering is dat een (elektronische) verkoopfactuur voor de verzender, een (elektronische) inkoopfactuur voor de ontvanger is. Dat betekent dat e-factureren ook een besparing met zich mee kan brengen voor de ontvanger.

Kijkend naar de criteria en de processen die het EIM in haar nulmeting van 2002 heeft toegepast, dan kan je concluderen dat: een ontvanger aan de hand van een elektronisch te verwerken inkoopfactuur gemiddeld genomen het viervoudige aan besparing kan realiseren (met name gelegen in tijdswinst) ten opzichte van de verzender van zijn verkoopfactuur.

In de berekening is daarom geprobeerd een ketenbesparing (besparing bij zowel verzender als ontvanger) op het gebied van e-factureren inzichtelijk te maken.

Welke besparingen per factuur zijn daarin meegenomen?
Bij de verdere berekening wordt als uitgangspunt genomen het rapport van PriceWaterhouseCoopers (1999), op basis waarvan de Europese Richtlijn is opgebouwd. De betreffende Europese richtlijn is geïncorporeerd in de Nederlandse wetgeving, onder meer in artikel 35 van de Wet op de Omzetbelasting.
 
In het rapport van PriceWaterhouseCoopers wordt genoemd dat het verzenden van een elektronische factuur een besparing oplevert van ongeveer € 1,65. De besparing bestaat onder meer uit: drukkosten papier en enveloppen, printkosten, kopieerkosten, frankeerkosten, afschrijvingen apparatuur, archiefkosten en handelingskosten. Voor de ontvangstzijde geldt dat een elektronische inkoopfactuur voornamelijk leidt tot tijdswinst. Dit bedrag is afkomstig van een rapport van de Gartner Groep uit 1999 en is zonder inflatiecorrectie toegepast.
 
Dit houdt -in theorie- in dat met e-factureren per elektronische verkoopfactuur € 1,65 en per elektronische inkoopfactuur € 6,60 (4 maal € 1,65) kan worden bespaard. Dat betekent een ketenbesparing per elektronische factuur van € 8,25.
 
Om te komen tot het bedrag van € 600 miljoen, zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd:
 
1. Er is alleen gekeken naar de facturen in het B2B segment. Op basis van de Factuurmonitor 2008, het aantal bedrijven in Nederland en het uitgangspunt van ketendigitalisering en ketenbesparing betreft het circa 75 miljoen facturen.
 
2. De berekening strekt zich uit tot enkel de ‘factuur’ die past bij de strikte definitie in de fiscale wetgeving:
 
    ”..een rekening voor geleverde goederen of verleende diensten die voldoet aan de voorgeschreven 
     vereisten.”
 
    Dit houdt in dat herinneringen, aanmaningen, bijlagen en andere –verplichte- communicatie voor de
    berekening buiten beschouwing zijn gelaten.
 
3. Het betreft enkel ‘facturen’ die op Nederlands grondgebied worden verzonden en verwerkt.

4. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen de vormen waarin e-factureren wordt toegepast. Met die nuance dat PDF facturen op dit moment nog niet kunnen bijdragen aan besparing in verwerkingskosten bij de ontvanger.
 
Heeft het bedrag betrekking op B2B of ook op anders segmenten?
Platform ELFA heeft in haar communicatie rondom de mogelijke besparing altijd het B2B segment als uitgangspunt genomen. B2G en B2C zijn niet meegenomen in de berekening, omdat tijdens het samenstellen van de berekening hierover onvoldoende informatie beschikbaar was.
 
Tijd, ontwikkelingen, voortschrijdende inzichten en economisch voordeel
Sinds het bekendmaken van het resultaat van deze besparing in november 2006 zijn er diverse ontwikkelingen en voortschrijdende inzichten geweest, op basis waarvan goed kan worden betoogd dat het economisch voordeel* van e-factureren een stuk hoger komt te liggen dan alleen het besparingspotentieel. Dit vraagt om wat uitleg. 
 
Degene die bekend zijn met de regels rondom jaarrekeningen, balansen en dergelijke, weten dat er meer is dan besparen. Het jaarrekeningenrecht hanteert het begrip ‘economisch voordeel’. Economisch voordeel kan besparing in de vorm van lagere kosten inhouden, maar ook hogere inkomsten en mogelijk zelfs winst.
De eerste constatering is dan ook dat e-factureren meer economisch voordeel met zich mee kan brengen dan alleen een kostenbesparing.
 
De tweede constatering is dat met betrekking tot het onderdeel kostenbesparing er nog tal van posten zijn op te voeren waardoor de totale kostenbesparing en daarmee het totale economische voordeel verder –fors- groeit.

Ontwikkelingen die leiden tot extra besparingen met e-factureren
De volgende ontwikkelingen zijn niet meegenomen in de berekening:
1. de term ’factuur’ kan worden ingewisseld voor de bredere term ‘bericht’. Hierdoor kan een veelvoud aan elektronische berichttypen worden uitgewisseld (loonstrook, creditnota’s, opdrachtbevestigingen, pricatberichten, pensioenoverzichten, beschikkingen, et cetera).
 
2. Ook de facturen die vanuit Nederland naar het buitenland – en vice versa- worden gezonden, worden betrokken in de calculatie.
 
3. Ook e-factureren (berichten) inzake Business-2- Consumer, Business-2-Goverment en eventueel Goverment-2-Business zouden in de berekening kunnen worden betrokken

Ontwikkelingen die leiden tot meer inkomsten
De volgende ontwikkelingen kunnen leiden tot meer inkomsten:

1.In de calculatie kunnen ook de positieve inkomsteneffecten van een efficiënter reconciliatieproces worden meegenomen: rente.

2. Hogere omzet. Als klanten een elektronische inkoopfactuur meteen kunnen inboeken in hun systeem, koppelen zij dit aan de volgende inkoop bij de betreffende leverancier: “Als ik bij hen inkoop krijg ik een besparing van € [x] omdat ik de factuur en orderregels meteen in het financieel pakket kan inboeken.”

Tot slot: “Wat is waarrrrr?”
De stem van Henk Westbroek komt boven drijven. Het weergeven van het resultaat van een financiële berekening -hoe goed onderbouwd deze ook zou mogen zijn- herbergt geen absolute ‘waarheid’ in zich. Het biedt slechts een indicatie van het economische voordeel (besparing en inkomsten) van e-factureren voor Nederland.

De discussie is geopend: “Wat is waarrrrr?”

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: € 600 miljoen besparen met e-factureren? Een berekening.

Open brief van Kevin Raaijmakers, Product Development Manager Ricoh Nederland

Staatssecretaris van Financiën Jan Kees de Jager kondigde onlangs aan om vooruitlopend op Europese regelgeving elektronisch factureren te gaan vergemakkelijken. Ook binnen de Europese Unie is men bezig om na te gaan hoe de verschillen tussen geprinte en elektronisch verstuurde facturen kunnen worden opgeheven. Met name de gefragmenteerde regelgeving in de diverse lidstaten wordt eenvoudiger en geharmoniseerd. Facturen kunnen voortaan ook zonder digitale handtekening per e-mail worden verzonden. En dat is goed nieuws voor ondernemend Nederland.

Facturen zijn een enorme kostenpost voor het bedrijfsleven. Het opmaken, versturen, controleren en verwerken ervan is tijdrovend. Zeker als dat allemaal op papier gebeurt. Bovendien is papier een kwetsbaar medium; het kan kwijtraken, bij de verkeerde persoon terechtkomen en gegevens moeten handmatig in het administratieve systeem worden ingevoerd, met een grote kans op fouten. Allemaal redenen om het besluit van Staatssecretaris De Jager toe te juichen. Immers, het wordt allemaal gemakkelijker en efficiënter.

Maar hiermee zijn we er nog lang niet. Ook elektronisch factureren levert nog vele hoofdbrekers en vragen op. Namelijk, hoe worden de facturen opgesteld? Hoe zorgt u ervoor dat ze bij de juiste persoon terecht komen? En wat gaat u doen met klanten die toch een papieren factuur willen? En hoe zit het met internationale klanten? Hoe zorgt u ervoor dat u aan de verschillende vormen van regelgeving van de diverse landen voldoet?

De huidige set aan regels is vooral gericht op het beveiligen en waarborgen van de authenticiteit en beveiliging van documenten. Zelfs met de versoepeling van de regels blijft dit een belangrijk aandachtspunt. Want hoe weet uw klant dat de factuur die binnenkomt wel de juiste is? Hoe kan gegarandeerd worden dat iedere e-mail met een factuur ook daadwerkelijk betaald moet worden? Hoe eenvoudig wordt het om zogenaamde spookfacturen te versturen? En hoe filtert u deze facturen eruit? Van spookfacturen per fax wordt immers 2 tot 3 % betaald. Het werken met elektronische handtekeningen kan daarbij helpen. Maar hoe regelt u dat in? En is dit in overeenstemming met andere regels in uw branche?

Dan rest nog de verwerking van de facturen. Uit de Factuurmonitor 2008 is gebleken dat juist het verwerken van inkomende facturen de grootste kostenpost is. Het overnemen van de gegevens van de factuur, controleren, rondsturen, accorderen en betaalbaar stellen van facturen is een onzichtbare kostenpost van het bedrijfsleven van jaarlijks 1,7 miljard euro. Een veelvoud van de kosten van het versturen van facturen. De meeste handelingen zullen ook moeten plaatsvinden als u facturen per e-mail binnenkrijgt. Hoe kunt u dit het beste regelen? En hoe gaat u om met bedrijven die nog per post facturen sturen? Is het zinvol mensen hele dagen gegevens te laten knippen en plakken van e-mails naar ERP systemen? Bovendien dienen facturen bewaard te worden. Dit is gebonden aan dezelfde regels, dus het digitale origineel moet worden gearchiveerd (de e-mailfactuur). Is het opslaan van e-mail op uw server dan voldoende of moet u andere oplossingen inrichten?

De gevolgen van de versoepeling zijn nog niet helemaal te overzien. Eén ding is zeker; investeren in procesoptimalisering, beveiliging en compliance van uitgaande en inkomende facturen is hoe dan ook hard nodig om besparingen te realiseren. Of bedrijven volledig overstappen op factureren via e-mail of niet, het opstellen en verwerken van facturen is nog steeds een enorme kostenpost. Ongeacht de vorm waarin ze de deur uitgaan of binnenkomen. Daarbij zult u uw beveiliging en audit trail op orde moeten hebben als nooit te voren. Niet alleen vanwege regelgeving, vooral om enorme (imago)schade aan uw bedrijf te voorkomen.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Elektronisch factureren: route gepland, bestemming nog niet bereikt.

Simac Datacollect heeft jarenlange ervaring met oplossingen in de digitale factuurverwerking. Voor bedrijven met veel inkomende facturen (vanaf 5.000 per jaar) is het winstgevend om het hele factuurverwerkingsproces te automatiseren. Verschillende van onze klanten hebben de totale kosten van de factuurverwerking terug zien lopen met 20 tot 50 procent! Met de versoepeling van de wetgeving kunnen nog meer kosten bespaard worden. Voor zowel grote bedrijven met veel inkomende facturen als middelgrote tot kleinere bedrijven met minder inkomende facturen biedt Simac Datacollect een passende oplossing.

De traditionele manier van factuurverwerking bestaat uit het openen van de post, kopiëren van de factuur, routeren voor goedkeuring, coderen en boeken van de factuur. Het digitaal verwerken van facturen verloopt schokkend anders, alleen goedkoper, overzichtelijker en sneller. De volgende stappen doorloopt een factuur: Inlezen, Valideren, Coderen, Goedkeuren, Kwaliteitscontrole, Archivering (afgehandelde facturen).

 
Inlezen: De inkomende papieren facturen worden gescand. Voor de opvolgende stappen zijn ze niet meer nodig, en kunnen meteen gearchiveerd worden. Het klaarzetten van de inkomende digitale facturen (PDF) verloopt volledig automatisch. U hebt een speciale mailbox die de digitale facturen zonder extra handelingen in het factuurverwerkingsproces stopt.

Valideren: De OCR software zorgt voor de herkenning van de gegevens op de facturen. 70-80% van de gegevens worden automatisch herkend zonder dat daar templates voor nodig zijn. In deze stap kunt u de ontbrekende gegevens eenvoudig aanvullen door met de muis de juiste plek op de factuur te selecteren. Het herkenningspercentage kan nog verhoogd worden door de software te trainen met facturen die minder goed herkend worden.

Codering: In deze stap wordt de factuur gecodeerd. De gegevens die nodig zijn om de factuur gereed te zetten voor betaling worden op één of meerdere boekingsregels vastgelegd. Het systeem bepaalt automatisch de juiste goedkeurder/budgethouder.

Goedkeuring: De budgethouder wordt automatisch op de hoogte gesteld van de openstaande taken met een e-mail. Door op de link in de e-mail te klikken, krijgt hij een overzicht van de goed te keuren facturen. Hij kan op factuur (ook op regelniveau) goedkeuren of de factuur afkeuren en voorzien van commentaar.

Kwaliteitscontrole: Facturen die aan instelbare criteria voldoen, kunnen gecontroleerd worden in een extra stap: de kwaliteitscontrole.

Archivering: De goedgekeurde facturen worden naar het financiële systeem verstuurd. De betaling kan plaats vinden. Hiertoe wordt een koppeling gerealiseerd met uw financieel systeem. Simac Datacollect heeft reeds koppelingen gerealiseerd met bijvoorbeeld SAP, PeopleSoft, Baan, Ms Navision, Ms Great Plains, AFAS, Accountview, Exact, Oracle, enzovoort. Simac Datacollect beschikt over specialisten die ook koppelingen met andere systemen kunnen realiseren.

Aanschaffen of diensten afnemen?
Uw bedrijf kan op bovenstaande wijze gaan werken door de Simac Factuurverwerking aan te schaffen. U wordt dan eigenaar van de benodigde software welke op maat in uw bedrijf wordt geïmplementeerd.
Simac Factuurverwerking wordt ook als dienst aangeboden: de Simac Facturenservice. Welke oplossing is het meest geschikt voor uw bedrijf? Dat is afhankelijk van de bedrijfsgrootte, de mate van decentralisatie, de bedrijfspolicy en het aantal inkomende facturen. Simac Datacollect kijkt graag samen met u welke oplossing uw bedrijf de meeste voordelen biedt.

Simac Facturenservice
Wanneer u gebruik maakt van de Simac Facturenservice, blijft de benodigde hard- en software in eigendom van Simac Datacollect. Ook het onderhoud en beheer wordt door ons uitgevoerd. Dit betekent dat u niet hoeft te investeren in soft- en hardware. U betaalt per verwerkte factuur.
Met de Simac Facturenservice voert u alle genoemde processtappen uit, met uitzondering van “Valideren”. Deze stap wordt door Simac Datacollect in Ede uitgevoerd. Wanneer niet alle gegevens herkend zijn door de intelligente software, zorgt Simac Datacollect voor de aanvulling van de gegevens. Zo bent u verzekerd van kwalitatief juiste factuurgegevens. Daarnaast is het digitale archief overal en altijd online beschikbaar. Zo hebt u alle informatie paraat bij het nemen van beslissingen.

De voordelen
Digitale factuurverwerking kent een groot aantal voordelen: Een sterke verbetering van de kwaliteit van het proces, evenals een sterke verbetering van de efficiency van de verbetering. Tijd en kosten worden bespaard. Doordat de overheid het nu ook toestaat dat bedrijven elkaar digitale facturen sturen, komt daar een zeer groot voordeel bij: Een passende en volledige geïntegreerde oplossing voor het verwerken van digitale facturen. Facturering zal steeds meer digitaal gaan plaatsvinden. Met onze factuurverwerkingsoplossingen bent u daar klaar voor!

www.datacollect.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Praktijk: Simac Datacollect over de mogelijkheden rondom factuurverwerking.

TIE Holding N.V. (“TIE”) kondigt aan dat Lekker Van der Laan Dekker B.V. heeft gekozen voor de TIE Kinetix-oplossing voor e-Invoicing en Product Information Management (PIM). De overeenkomst omvat ook een directe verbinding met de GS1 Data Alignment Service (DAS)-databank.
 
Lekker Van der Laan Dekker maakt met de keuze voor de TIE Kinetix-oplossing  een sprong voorwaarts in zowel de digitalisering van de binnenkomende en uitgaande facturenstroom als het digitaal gecontroleerd uitwisselen van artikelgegevens in de totale supply chain.
De directe verbinding met de GS1 Data Alignment Service (DAS)-databank, zorgt voor automatische datasynchronisatie van artikelgegevens tussen leveranciers en afnemers. Het resultaat is dat artikelgegevens, zoals product- en verpakkingsmaten, EAN-code en btw-tarieven, altijd up-to-date zijn van kantoor tot kassabon. Gegevens hoeven niet meer herhaaldelijk te  worden overgetikt en fouten in de diverse applicaties en systemen worden daarmee voorkomen.
 
“In ons bedrijf is de efficiëntie van de bedrijfsprocessen cruciaal. Met de invoering van de TIE Kinetix-oplossing, besparen we niet alleen veel geld door een efficiënter proces, maar verbeteren we tevens de dienstverlening aan onze klanten. Door de grote flexibiliteit van de standaardsoftware, kunnen we deze geheel naar onze wens inrichten”, zegt Peter-Jan van Ham, directeur bij Lekker Van der Laan Dekker.
 
Naast de verbeterde kwaliteit van de dienstverlening en grote kostenbesparingen, realiseert Lekker Van der Laan Dekker met TIE Kinetix een productiviteitsverhoging van de medewerkers.
 
“Lekker Van der Laan Dekker is sterk gericht op het efficiënt zakendoen met zijn leveranciers en klanten. Dit sluit naadloos aan bij onze TIE Kinetix-oplossingen, die bedrijfsprocessen en IT-toepassingen verbinden met de handelspartners in de toeleveringsketen”, zegt Jan Sundelin, CEO van TIE.
 
Over Lekker van der Laan Dekker B.V.
Lekker van der Laan Dekker is al meer dan honderd jaar de op één na grootste bedieningsgroothandel in convenience producten in Nederland. Lekker van der Laan Dekker bestaat uit een tweetal divisies, een groothandel en een automatendivisie. Het bedrijf is specialist in het fijnmazig verzamelen en distribueren van food- en non-foodproducten door heel Nederland. Het assortiment bestaat uit tabaksproducten, zoetwaren, frisdranken, koffie, thee, telefoonkaarten, hygiëneproducten etc.  Lekker van der Laan Dekker is in Nederland exclusief distributeur van LavAzza voor de horeca. De groothandelsactiviteiten in Nederland worden verricht vanuit Nieuw-Vennep, Veenendaal, Rotterdam en Venlo.
 
Over TIE
Master Data Management software bedrijf TIE (NYSE Euronext: TIE Holding) slaat de brug tussen de traditionele vormen van handelsverkeer en internet. TIE maakt het partijen mogelijk om zonder beperkingen processen te integreren met oplossingen in traditionele en opkomende markten zoals Data Quality Management, e-Invoicing, Master Data Management and Digital Channel Communications. De oplossingen van TIE helpen de kosten te verlagen, de omzet te verhogen en processen te optimaliseren. TIE heeft twintig jaar ervaring in het ontwikkelen en implementeren van wereldwijde E-commerce standaarden. TIE is een beursgenoteerde onderneming met kantoren in de Verenigde Staten, Frankrijk en Nederland.
 
Voor verdere informatie:
 
TIE Holding N.V.
Jan Sundelin, CEO
Antareslaan 22-24
2132 JE Hoofddorp
T:     +31-20-658 93 33
F:     +31-20-658 90 01
E:     info@TIEglobal.com
W:    www.TIEglobal.com

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Lekker van der Laan Dekker kiest TIE Kinetix voor e-Invoicing en PIM.

Operationele winst groeit met 15,5% ten opzichte van 2007

In alle marktsegmenten scoorde Basware naar verwachting, waarbij de meeste business units hun doelstellingen behaalden of zelfs overschreden. Basware verwacht dat netto verkopen in 2009 ook zullen stijgen. Hierbij wordt ervan uitgegaan dat de operationele winst 10 tot 15% van de netto verkopen bedraagt.
 
“De winstgegevenheid in het vierde kwartaal van 2008 bereikte een recordhoogte. Gezien de ontwikkelingen op de financiële markt hebben we zeer goed gepresteerd”, zegt Ilkka Sihvo, CEO van Basware. “Onze financiële doelstellingen voor 2008, ondanks een enorm uitdagende marktsituatie, zijn behaald in termen van netto verkoopcijfers. De operationele winst voor het gehele jaar behaalde ook een recordhoogte en was binnen de richtlijnen. Exclusief eenmalige kosten bedroeg de operationele winst voor 2008 € 9,415 miljoen, ofwel 10,9% van de netto verkopen.”
 
Over het gehele jaar genomen behaalden de Enterprise purchase to pay units in Noorwegen, Finland, Duitsland en Noord-Amerika hun doelstellingen ruimschoots. Volgens de strategie die voor 2009-2012 is uitgestippeld, richt Basware zich op groei in alle marktsegmenten. De Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk en Duitsland zullen een sterke strategische positie behouden met een duidelijke focus op de Amerikaanse markt en met meer nadruk op het directe, operationele model.
 
Sihvo vervolgt: “Basware presteerde in het vierde kwartaal zeer goed door onder meer het aantrekken van grote internationale klanten in voornamelijk Noord-Amerika en Europa. Onze consultancyactiviteiten groeiden met bijna 30% in het vierde kwartaal; de Software as a Service-activiteiten groeiden met 36,2%.” Van de SaaS-markt wordt verwacht dat deze in de nieuwe strategische plannen sterker zal groeien dan de softwarelicentiemarkt. 
 
Omdat Basware’s softwareoplossingen kostenbesparingen opleveren, is de vraag naar Basware-producten en -diensten ten tijde van economisch mindere perioden altijd positief gebleken. Basware volgt daarom de marktontwikkelingen op de voet en past hier de strategie op aan om zo aan het continu veranderende strategische landschap te voldoen. De lange termijndoelstellingen voor de netto verkopen blijven tussen de 20 en 40% liggen met een operationele winstmarge tussen de 10 en 20% van de netto verkopen.

Voor het volledige financiële verslag: www.basware.com/investors

Over Basware
Met meer dan 1.200 klanten in ruim 50 landen is Basware wereldwijd leider op het gebied van purchase to pay oplossingen. Basware automatiseert financiële processen en levert hiermee toegevoegde waarde in de vorm van controle, compliance en een hoge Return On Investment (ROI). De oplossingen worden gedistribueerd en geïmplementeerd in Europa, de Verenigde Staten, Azië en Australië door middel van Basware’s netwerk van kantoren en partners.
 
In 2007 bedroeg de netto omzet € 73 miljoen; de beoogde groei voor 2008 is 15 tot 25%. Basware Corporation is in 1985 opgericht en is genoteerd aan de NASDAQ QMX Helsinki Ltd. Het hoofdkantoor is gevestigd in Finland met zeven Basware vestigingen in Europa en de Verenigde Staten.
 
Voor meer informatie: www.basware.nl  

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Basware: 2008 succesvolste jaar ooit ondanks wereldwijde downturn.

“Om ons project zo succesvol mogelijk te maken, hebben we vooraf bekeken bij welke gebruikersgroep de elektronische loonbrieven het meest zouden aanslaan. Dat bleken de jonge uitzendkrachten te zijn die in de zomer van 2008 een vakantiejob hadden via een van onze werkmaatschappijen”, vertelt Luc Buntinx, die als Application Manager verantwoordelijk is voor de automatisering van de bedrijfsprocessen bij USG People. “Ondernemingen zijn doorgaans iets minder makkelijk te motiveren om naar een andere werkwijze over te stappen omdat zij ook rekening moeten houden met hun eigen backofficeprocedures. Ook ervaren werknemers, die gewend zijn aan papieren loonbrieven, aarzelen wat langer over elektronische documentuitwisseling. Jobstudenten hebben dikwijls nog nooit eerder een loonbrief ontvangen, zodat de digitale loonbrieven van hen geen aanpassing vergen.” De uitzendkrachten krijgen elke week een loonbrief, dus er is met hen een heel intensief verkeer van documenten. Vroeger gebeurde dat op papier. De loonbrieven werden automatisch berekend door de software van de centrale salarisadministratie van USG People. Daarna zorgde een automatische procedure voor de verzending naar een externe partner, die instond voor de papieren afhandeling: het afdrukken van de loonbrieven, vouwen, in enveloppen steken en via de post naar de uitzendkrachten versturen.

Online archiveren
“Dankzij de integratie van myCertipost in onze procedures, worden de loonbrieven van de jobstudenten nu elektronisch verstuurd naar hun myCertipost-account. Ze krijgen dan automatisch een melding, via sms of via e-mail, dat ze hun nieuwe loonbrief online kunnen bekijken”, legt Luc Buntinx uit. “We hadden deze zomer ongeveer 10.000 jobstudenten, die we allemaal de mogelijkheid boden om hun loonbrieven elektronisch te ontvangen.”

De gebruikers hebben duidelijk voordeel bij de elektronische loonbrieven. Ze hebben geen papierberg meer te klasseren. Via myCertipost kunnen ze hun elektronische documenten steeds bekijken en gemakkelijk terugvinden. Ze blijven daar, conform de wettelijke bewaartermijn, online gearchiveerd.

Ook bij USG People zelf is de invoering van digitale loonbrieven een duidelijk pluspunt. “Onze consulenten in de uitzendkantoren zien welke loonbrieven berekend zijn, wanneer ze verzonden zijn en via welk medium. De hele communicatie tussen USG People en myCertipost gebeurt volledig automatisch”, zegt Luc Buntinx. “Zo zijn ook de opt-outmeldingen en de leesbevestigingen compleet geïntegreerd in onze systemen. Een groot voordeel van de Certipost-technologie is dat die ook openstaat voor andere platforms. Als dat nodig zou zijn, kunnen we dus onze loonbrieven ook via een ander medium afleveren. Bovendien kunnen we dankzij de digitalisering kosten besparen. De kost per verzonden loonbrief ligt namelijk lager voor een digitaal document dan voor de papieren versie. We hebben natuurlijk moeten investeren in het project, maar als de gebruikerspopulatie meteen groot genoeg is, zoals in ons geval, dan heb je die kosten snel terugverdiend.”

Professionaliseren
Toch waren die kostenbesparingen niet de belangrijkste motivatie voor de overstap naar digitale documentuitwisseling. “We willen bovenal professionaliseren. De elektronische documenten zijn een extra service voor onze eindgebruikers. We zijn ervan overtuigd dat zij ook steeds meer zelf zullen vragen naar elektronische documentuitwisseling. Later willen we naast loonbrieven ook andere documenten in elektronische vorm versturen. We willen onze nieuwe dienst ook zeer snel uitrollen naar andere doelgroepen, zodat we op termijn iedereen zo veel mogelijk kunnen laten overschakelen naar elektronische documentuitwisseling. In onze consumentendoelgroep spreken we dan van zo’n 150.000 mensen per jaar.”

USG People is dankzij myCertipost dus klaar voor de toekomst. “MyCertipost is eigenlijk de elektronische versie van de brievenbus naast de deur”, aldus Luc Buntinx. “Die lage drempel speelt zeker mee in het succes van een project als het onze.”

Lees meer over elektronische loonbrieven op www.mycertipost.be

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: USG People verstuurt elektronische loonbrieven naar uitzendkrachten.

Energieleverancier Eneco is gestart met e-Billing via de oplossing van Anachron. De particuliere klanten van Eneco hebben nu de mogelijkheid om de facturen online binnen de klantportaal Mijn Eneco te bekijken. 

Chris Hartman,  Ketenmanager bij Eneco, benadrukt de belangrijkste drijfveren om te starten met e-Billing: “Klantonderzoek wees uit dat de nota door de vele pagina’s onoverzichtelijk was en bovendien teveel jargon bevatte. Dit alles leidde tot veel vragen bij onze klantenservice. Een nieuwe opzet van de factuur was essentieel. Wij willen door het presenteren van een overzichtelijke en transparante nota de klantwaardering en tevredenheid verhogen. Kortom, het presenteren van de beste energienota van Nederland.”

Een e-Billing oplossing is hier onlosmakelijk mee verbonden. Chris Hartman vervolgt: ” e-Billing biedt onze klanten meer dan alleen een online presentatie van nota’s. Wij bieden de klant inzicht in de nota door het gebruik van mouse-over informatie, waarmee de terminologie op de nota wordt uitgelegd. Door het integreren van bedrijfsprocessen kan de klant met behulp van ‘ slimme meters’ zelfstandig energieverbruikanalyses met historisch overzicht maken, waardoor de klant weer in control is.” Ook de kostenopbouw van de nota kan geanalyseerd worden en in grafische vorm worden weergegeven. Doordat het CRM systeem geïntegreerd is in de e-Billing oplossing, hebben de medewerkers van de klantenservice toegang tot alle nota’s waardoor klantvragen snel beantwoord kunnen worden. De eerste klantervaringen met Mijn Eneco zijn veelbelovend daar de klantwaardering van de nota aanzienlijk is toegenomen en het aantal klantvragen fors is afgenomen.

De e-Billing oplossing is ontwikkeld door Anachron een internationale leverancier van e-Billing oplossingen. Frank Hoekstra, CEO Anachron, vertelt: “We zien steeds vaker dat bij corporate clients de nadruk van kostenbesparingen op  het gebied van print en portokosten verschuift, naar het efficiënter inrichten van het factuurproces. Dit levert de ontvangers overzichtelijke factuurinformatie op. Hetgeen weer leidt tot een verhoging van de klanttevredenheid en vermindering van de belasting van de klantenservice. De vragen die nog resten over de factuur kunnen snel afgehandeld worden, doordat alle facturen voor de geautoriseerde medewerkers real time beschikbaar zijn.”

Kees Voeten, Manager CRM & eBusiness legt de keuze voor Anachron uit: “Wij hebben Anachron een aantal jaren op de voet gevolgd. Anachron heeft excellente referenties zowel bij nationale als internationale klanten. De functionaliteiten en het bieden van in geïntegreerde oplossing waren mede doorslaggevend in onze keuze voor Anachron.”

Over Eneco
Energiebedrif Eneco (www.eneco.nl) voert een geïntegreerde distributiestrategie en richt zich op productie, transport, handel, levering en meting van energie (elektriciteit, gas en warmte) en daaraan gerelateerde producten en diensten. Eneco transformeert zich naar een duurzame energieonderneming en investeert de komende jaren substantieel in duurzame energie. Eneco telt circa 5300 medewerkers en heeft ongeveer 2 miljoen klanten. Het hoofdkantoor, de kernbedrijven en de bedrijfsunits zijn gevestigd in Rotterdam; in het land zijn diverse vestigingen. De aandelen van Eneco zijn in handen van 61 Nederlandse gemeenten. Grote bedrijven, midden- en kleinbedrijven en veel huishoudens vertrouwen op de diensten van Eneco.

Over Anachron
Anachron (www.anachron.com) is e-Billing martktleider in Nederland en behoort tot de top 3 e-Billing aanbieders in Europa. Anachron is opgericht in 1999 en bedient klanten als Athlon Car Lease, IMNederland, Business Stream, Travelcard en LeasePlan van e-Billing oplossingen.  Anachron biedt zowel nationale als internationale ondernemingen en organisaties oplossingen om het gehele factuurproces elektronisch te verwerken, waarbij deelprocessen volledig geïntegreerd kunnen worden. Anachron is inmiddels actief in meer dan 20 landen en heeft haar hoofdkantoor in Amsterdam.

Wilt u meer informatie over onze services neem dan contact met ons op via +31 – (0)20 – 53 13 900 of stuur een e-mail naar sales@anachron.com

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Eneco kiest voor e-Billing oplossing van Anachron.

Onafhankelijk onderzoeksbureau: Basware in top vijf grootste ePurchasing leveranciers wereldwijd
 
Basware, leverancier van Enterprise purchase to pay oplossingen, is geselecteerd en vervolgens in het Forrester rapport ‘Holistic View: The ePurchasing Software Market’ geëvalueerd. Van de ePurchasing markt wordt verwacht dat deze sterk zal blijven groeien, waarbij Basware als een van de vijf grootste ePurchasing partijen werd benoemd. Door de verzadiging van eProcurement op het hoogste bedrijfsniveau zegt Forrester ‘dat er zich heel veel kansen aandienen voor een holistische benadering en specialisten in specifieke producten’.

 Forrester ondervroeg meer dan 100 partijen voor het rapport, dat een heel gedetailleerd beeld geeft van de eProcurement markt. De ePurchasing omzetten bleven wereldwijd stijgen (17% in 2008); volgens het Forrester rapport is dit hoger dan het gemiddelde groeipercentage. De markt voor Electronic Invoice Presentment and Payment (EIPP) groeit zelfs nog sneller met een gemiddeld groeipercentage van de investeringen (CAGR) van 26%. Verder staat er in het rapport dat ‘diensten als eProcurement en eSourcing wereldwijd al geadopteerd zijn en een langzamere groei kennen, terwijl producten als Contract Lifecycle Management (CLM) en EIPP een lagere adoptie kennen en daardoor een hoger groeipotentieel.”

 “Wij geloven in een holistische aanpak ten opzichte van het Purchase to Pay proces, waarmee bedrijven direct resultaten kunnen boeken en continu verbeteringen zullen ervaren”, zegt Jari Tavi, Chief Technology Officer van Basware. “We hebben ervaren dat Purchase to Pay beschouwd dient te worden als een ‘value chain’, en niet als een losstaand proces.”

 De Basware Enterprise Purchase to Pay oplossing omvat onder meer oplossingen voor Invoice Automation, Procurement en leverancierintegratie. Terwijl sommige ePurchasing producten een ‘gewoontegoed’ worden, verwacht Forrester dat de innovaties zullen blijven komen, bijvoorbeeld Contract Lifecycle Management (CLM). Basware heeft onlangs haar Procurement suite aangevuld met een CLM-oplossing, waarmee organisaties de volledige controle hebben over contracten en deze beter kunnen benutten. Tavi concludeert: “Met deze recentelijke aanvullingen aan onze portfolio bieden we nu een volledige end-to-end oplossing die uniek is in de wereld van Purchase to Pay.”

 Het onafhankelijke rapport is een vervolg op de ‘ePurchasing Market’ serie van Forrester, waaronder ook het Forrester Wave eProcurement Solutions rapport valt. Het volledige Forrester verslag is via www.basware.com/forrester te downloaden.

Over Basware
Basware is een internationale ontwikkelaar van software oplossingen voor het optimaliseren van het Purchase to Pay proces. De innovatieve oplossingen van Basware vergroten de efficiency en transparantie van het inkoop- en factuurverwerkingsproces en zorgen daarmee voor controle, compliance en kostenbesparingen. Voor meer informatie: www.basware.com.

Meer informatie?
Euro RSCG Bikker
Jacob-Jan Esmeijer
T (010) 277 44 44
E basware@eurorscg.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Bovengemiddelde groei van ePurchasing softwaremarkt verwacht.

Volledig digitale facturen
De digitale d-factuur volgt de elektronische e-factuur op. Een d-factuur bestaat uit een digitaal bestand dat direct in de boekhouding verwerkt kan worden. D-facturen worden door Register.nl digitaal ondertekend en beveiligd tegen wijzigingen. Daarmee voldoen zij aan de eisen van de Belastingdienst. D-facturen zijn voorzien van een datum- en tijdstempel en de afzender heeft een juridisch bewijs van aflevering.

Op basis van de algemene standaard XBRL
Overheden en toezichthouders hebben wereldwijd voor XBRL gekozen als standaard voor het uitwisselen van financiële gegevens. Sinds 2007 kunnen aangiftes en jaarrekeningen in Nederland in XBRL worden ingediend bij de Belastingdienst en Kamers van Koophandel. Ook het CBS heeft XBRL geïmplementeerd voor het verzamelen van haar data. De d-factuur maakt gebruik van XBRL en zorgt er zo voor dat er nu een generieke oplossing voor digitaal factureren is.

Direct te verwerken in de administratie
Doordat de d-factuur gebaseerd is op XBRL, is optimale integratie met de boekhouding mogelijk voor zowel verzender als ontvanger. Hiernaast kunnen de aan- of verkopen direct verwerkt worden in de voorraadadministratie en het klantenbeheersysteem. Tevens wordt een d-factuur, net als een e-factuur, als pdf per email verzonden, zodat de factuur ook geschikt is voor ontvangers die nog niet klaar zijn voor het verwerken van digitale facturen en particulieren.

Kostenbesparingen
Facturen hoeven niet langer handmatig te worden opgesteld, uitgeprint, verzonden, geopend, overgetypt, verwerkt in de boekhouding en gereed gemaakt voor betaling. Dit voorkomt fouten en scheelt veel tijd. Zo worden omvangrijke kostenbesparingen mogelijk. Niet alleen voor grote bedrijven, overheden en instellingen, maar ook voor het MKB. De d-factuur kan namelijk gebruikt worden voor het verzenden van kleine hoeveelheden facturen tot miljoenen per jaar en elk bedrijf kan er via Register.nl mee aan de slag.

Praktijkvoorbeeld
De vierduizend bedrijven die internetboekhouden bij 7×24.nl, zien bij het inloggen welke digitale facturen zij hebben ontvangen. Met 1 klik kiezen zij een grootboekrekening om de factuur op te boeken. Zij kunnen tevens aangeven dat volgende facturen van dezelfde leverancier automatisch op deze manier geboekt mogen worden. Ook de facturen die ze verzenden en betalingen die ze ontvangen worden direct verwerkt. Als de betaling op een uitgaande d-factuur niet op tijd binnenkomt, kan de d-factuur worden opgevolgd met een d-herinnering of een d-aanmaning. En de accountant kan de digitale facturen in één keer inlezen.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Nieuwe digitale d-factuur gaat van boekhouding tot boekhouding.

Het elektronisch factureren bij de Nederlandse overheid nog nauwelijks van de grond. In de rijksbegroting van 2009 stelt de regering als doel dat in 2010 tien procent van de facturen bij de overheid digitaal verwerkt moeten worden, om de uitwisseling van gegevens met de overheid te vergemakkelijken. In de praktijk blijkt er echter nog weinig te gebeuren op dit gebied: recent onderzoek van het bureau EIM toont aan dat slechts 0,3 procent van de facturen wordt digitaal verwerkt. 54 procent van de overheidsinstanties heeft wel plannen om facturen digitaal te gaan ontvangen en verwerken, maar de meeste instellingen wil hier pas op zijn vroegst over twee jaar mee starten.

Op 1 januari 2007 begon Unit 4 Agresso, samen met een aantal partners, aan de invoering van digitaal factureren bij de Zweedse overheid. Het project was onderdeel van een plan van de Zweedse regering om de administratie te digitaliseren. Zweedse overheidsinstellingen ontvangen elk jaar 12 miljoen nota’s en versturen er zelf 4 miljoen. Sinds 1 juli 2008 worden alle inkomende en uitgaande facturen elektronisch afgehandeld. De Zweedse Nationale Autoriteit Financieel Management verwacht dat de overheid hiermee 4 miljard Zweedse Kronen (ruim 400 miljoen euro) bespaart tot 2012.

“Het is op zijn minst opvallend dat het in Nederland zo lang op zich laat wachten”, zegt Ton Dobbe, VP Product Marketing bij Unit 4 Agresso. “Als je Zweden als voorbeeld neemt, zou het moeten lukken om in 2010 alle facturen elektronisch te verwerken; laat staan slechts tien procent van de inkomende facturen. Het ontbreekt hier duidelijk aan een harde deadline en wilskracht. De Nederlandse overheid laat een kans lopen om jaarlijks miljoenen euro’s te besparen. En dan heb ik het niet eens over de CO2-uitstoot als gevolg van de 10,5 miljoen papieren facturen die jaarlijks binnenkomen.”

Bron: Unit 4 Agresso

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Zweedse overheid over op digitaal factureren.

Tijdschriftenuitgeverij Sanoma Uitgevers is met ruim tachtig publiekstijdschriften en ruim honderdvijfentwintig websites de grootste ultimediale uitgever van Nederland. In 2007 haalde Sanoma Uitgevers en haar deelnemingen een omzet van 539,8 miljoen euro. Inclusief dochterondernemingen heeft Sanoma Uitgevers bijna 2000 medewerkers. Sanoma Uitgevers maakt sinds 2001 deel uit van Sanoma Magazines, de internationale tijdschriftendivisie van het Finse mediaconcern SanomaWSOY. De financiële administratie, sinds enkele jaren financial shared service center, telt veertig mensen, onderverdeeld in grootboek, debiteuren en crediteuren, met daarnaast twee project managers.

Edith Beelen (32), cliënt & projectmanager bij Sanoma Uitgevers in Hoofddorp: ‘wij zijn ons gaan verdiepen in elektronisch factureren omdat wij als tijdschriftenuitgeverij werken met meer dan drieduizend kleine leveranciers. Dat zijn voornamelijk freelancers die producties leveren aan onze redacties. Dat is voor ons het meest arbeidsintensieve proces, het gaat om heel veel facturen met relatief kleine bedragen. Daar is de winst die digitalisering oplevert, het grootst. We scanden al wel de papieren facturen om ze digitaal de organisatie in te sturen, maar ook dat kost veel tijd en geld’.

Combineren
‘Bij de start van het project elektronische facturatie waren we ook bezig met een ander project, het aanleggen van bestellingen in een purchase managementsysteem (BasWare). Op een gegeven moment moesten we een beslissing nemen over de volgorde van zaken: gaan we eerst het systeem uitrollen dat leveranciers een bestelling c.q. order van ons krijgen of gaan we hun eerst de mogelijkheid bieden een factuur elektronisch bij ons in te dienen. Toen kwam ik op het idee van de combinatie en dat hebben we aan Certipost voorgelegd. Voor hen was het ook nieuw maar een order die conceptfactuur wordt, was volgens hen zeker mogelijk. We waren eerlijk gezegd een beetje huiverig geworden na slechte ervaringen met een andere partij, dus we wilden het eerst zien. Maar we hadden vanaf het begin veel vertrouwen in deze partner. Er worden geen dingen beloofd die ze niet waar kunnen maken. Als iets niet kan, zeggen ze dat gewoon. Al na een paar maanden testen verliep het proces vlekkeloos. In de praktijk werkt het zo. We leggen een inkooporder aan, de order wordt verstuurd naar de freelancer en tegelijkertijd ook naar het Certipost-platform. Daar wordt de order omgezet in een concept-factuur. Als de freelancer aanlogt, ziet hij de order op zijn scherm. En die kan zeer gemakkelijk worden omgezet in een factuur. De leverancier kan natuurlijk nog wijzigingen aanbrengen, bijvoorbeeld bijkomende kosten toevoegen. Met een druk op de knop kan hij dan zijn elektronische factuur naar ons toesturen’. Edwin ten Brinck: ‘Het implementeren van een ERP-pakket vind ik een geweldige uitdaging; zoiets maak je maar eens in je leven mee’.

Belastingdienst
‘We zijn nu in gesprek met de Belastingdienst; het is voor hen ook nieuw. Het lastige is hierbij dat wij graag goedkeuring van de Belastingdienst krijgen vóór we het systeem uitrollen, terwijl het voor de Belastingdienst moeilijk is om iets goed te keuren dat er nog niet concreet is. In overleg is besloten om te beginnen en de fiscus volgt ons op de voet om te kijken of de werkelijkheid overeenkomt met de theorie. Zij zijn blij dat wij gaan starten; daarmee kunnen zij ook een case opbouwen en standaarden gaan vaststellen. We hebben om te beginnen een periode van drie maanden afgesproken, daarna gaat de fiscus steekproeven doen. Zo nodig kunnen we dan nog het systeem of de procedure aanpassen. Ook over het bewaren van digitale facturen hopen we afspraken met de Belastingdienst te maken. We hebben het met Certipost zo geregeld dat niet alleen wij de facturen zeven jaar kunnen raadplegen, maar ook de leveranciers. Wij hoeven de facturen dus niet apart te bewaren’.

Communiceren
‘Het is heel belangrijk de organisatie mee te krijgen; zij hebben de contacten met de leveranciers en zij kunnen het systeem dus maken of breken. Wij hebben de mensen intern goed geïnformeerd zodat zij de leveranciers kunnen inlichten. We zijn met een beperkt aantal redacties begonnen en met hen hebben we regelmatig overleg. We hebben hen ook nauw betrokken bij het inkoopsysteem en laten zien hoe het werkt. Vanzelfsprekend zijn we altijd bereid om vragen te beantwoorden’. Voor een goede communicatie is het een voordeel dat Edith Beelen al ruim zeven jaar bij Sanoma Uitgevers werkt. Ze begon op de afdeling Planning & Control, werd cluster-controller van een aantal overhead-afdelingen en hield zich een jaar bezig met de implementatie van SAP Fico. Voor ze haar huidige functie van cliënt & projectmanager ging vervullen, was ze nog ruim een jaar leidinggevende van een deel van de administratie.

Voordelen organisatie
‘Belangrijk is natuurlijk dat je aangeeft wat de voordelen zijn voor de mensen in onze organisatie. Dat het scannen van facturen overbodig wordt, is natuurlijk een groot voordeel. Als een leverancier gebruikmaakt van Certipost komen de facturen immers elektronisch binnen bij de crediteurenadministratie. En de doorloop van een factuur wordt versneld. De factuur wordt gekoppeld aan de juiste order en gaat naar de codeerder, ook al staat de juiste codering er in principe al op. Als de factuur conform de opdracht is, gaat die meteen door naar de goedkeurder. Als er een verschil is tussen orderbedrag en factuurbedrag kan de codeerder het aanvullende bedrag coderen en de factuur doorsturen naar de goedkeurder. Na accordering wordt de factuur via het systeem geretourneerd aan de crediteurenadministratie. Ook al is er een match tussen order en factuur, toch gaat de factuur de organisatie in, vanwege het feit dat bij het redactionele proces en ook bij marketing geen sprake is van goederenontvangst. Het gaat om het inkopen van diensten en de financiële administratie weet niet of die dienst wel geleverd is en of de opdrachtgever wel tevreden is over de dienst’. Een ander voordeel voor redactie en marketing is dat zij altijd een actueel beeld van hun budget hebben; alle afspraken staan immers al in het systeem, ook al is het artikel of de dienst nog niet geleverd. Zodra de orders vastgelegd zijn, weet je wat je nog kunt uitgeven dat jaar’.

Voordelen en nadeel leverancier
‘De leverancier bespaart kosten van papier, postzegel en envelop en hij bespaart veel tijd. Daardoor kan de factuur ook sneller worden afgehandeld. Bovendien hoeft hij ook niet meer te zoeken: wat had ik ook al weer afgesproken. En de freelancer heeft ook altijd een goed overzicht van welke facturen hij heeft verstuurd. Dat kan hij op de site van Certipost, via een eigen wachtwoord bereikbaar, altijd zien. Niet of ze al betaald zijn trouwens. Een nadeel voor leveranciers kan zijn dat zij in de toekomst voor diverse opdrachtgevers op verschillende platforms moeten kijken hoe het met hun verzonden facturen staat. We begrijpen dat de diverse aanbieders in gesprek zijn om onderling uitwisseling van elektronische facturen mogelijk te maken. Je kunt nu toch ook met elkaar telefoneren, al heb je verschillende telefoonproviders? Het mooiste is natuurlijk gewoon één platform. Maar dat is toekomstmuziek’.

Pilot
‘We zijn in maart begonnen met bouwen en testen. Daarna hebben we enkele freelancers uitgenodigd voor een test. Want we hebben niet alleen de eigen organisatie in een vroeg stadium bij het project betrokken, maar ook de leveranciers. Het is toch een vrij nieuw product; veel partijen zijn met iets dergelijks bezig maar wij zijn de eersten die echt operationeel zijn in Nederland. We hebben gekozen voor een gefaseerde aanpak. Nu zijn er ruim veertig leveranciers aangesloten en zijn er honderdveertig facturen verstuurd. Als alles goed gaat, kunnen we het systeem uitrollen naar andere redacties. We gaan ervan uit dat het gros van de kleine leveranciers overstapt op het nieuwe systeem. Maar het is nu eigenlijk nog te vroeg om dat te beoordelen. Ik streef er wel naar dat zeker dertig procent zich binnen een jaar aansluit’.

Kosten besparen
‘We betalen nu natuurlijk een deel van de ontwikkelingskosten. Straks betalen we een tarief voor de order die we naar Certipost toesturen en een tarief voor iedere factuur die we van Certipost ontvangen. Dit gezamenlijke tarief is al minder dan wat we kwijt waren voor het scannen van een factuur. Daarnaast missen we ook nog de kosten van de koerier die onze papieren facturen naar het externe bedrijf brengt. Bovendien hebben we op termijn ook niet meer de kosten van het papieren factuurarchief. En de afwikkeling van de crediteurenadministratie kan een stuk sneller; dat scheelt ook geld’.

Vervolg
‘Het systeem waar wij nu mee werken, is echt bedoeld voor de kleine leveranciers; het is niet gekoppeld aan een boekhoudsysteem. Een vervolgtraject is het digitaliseren van de facturen van de grote leveranciers. Wellicht kunnen we systemen rechtstreeks koppelen: hun verkoopsysteem aan ons inkoopsysteem. Maar we spreken dan wel over een heel ander kostenplaatje: voor de kleine leveranciers is het helemaal gratis‘.

Crediteurenafdeling
Voor de crediteurenafdeling zijn de veranderingen van het invoeren van elektronisch factureren het grootst. ‘Er zijn op onze afdeling enkele arbeidsplaatsen verloren gegaan’, laat Elisabeth Raaschou, hoofd van de crediteurenafdeling weten. ‘Enerzijds omdat het scannen van papieren facturen niet meer nodig is en anderzijds omdat het proces van het doorsturen van facturen een stuk sneller gaat. De kostenplaats staat immers al op de digitale factuur vermeld, je hoeft niet meer te gaan zoeken. En we krijgen nu maar één format binnen, erg handig. We krijgen nog wel papieren facturen maar het scannen daarvan hebben we uitbesteed. Gelukkig hebben we geen mensen hoeven ontslaan. We waren natuurlijk al enkele jaren met dit proces bezig, dus we konden daar al rekening mee houden bij onze personeelsplanning. Mensen die vertrokken, zijn niet vervangen of vervangen door mensen met een tijdelijk of kortstondig contract. Als je het eerlijk en tijdig aan mensen aangeeft, hoeft het niet tot problemen te leiden. Maar dat er arbeidsplaatsen verloren gaan, mag nooit een argument zijn om nieuwe ontwikkelingen tegen te houden. Maar deze verandering brengt ook ander werk voor onze afdeling met zich mee. Vorige week hebben we bijvoorbeeld een aantal freelancers gebeld, die wel bericht van ons hadden gekregen maar zich nog niet hadden aangesloten bij het systeem van elektronisch factureren. Die mondelinge toelichting blijkt heel belangrijk om mensen over de streep te trekken: het merendeel zegde alsnog toe om mee te gaan doen. Vergeet niet dat we pioniers zijn. Als we twee jaar verder zijn, zijn elektronische facturen veel meer geaccepteerd. Er komt waarschijnlijk wel een periode dat je het van leveranciers kunt eisen, dat het een voorwaarde voor samenwerking wordt.”

Door Joke Revelman de Vries
Tijdschrift Administratie – nummer 8, september 2008

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Case: Certipost zorgt voor kostenbesparing bij Sanoma Uitgevers.

Isolectra is opgericht in 1949 en onderdeel van TKH Group NV. Isolectra zorgt dat mensen thuis, op kantoor, in publieke gebouwen, fabrieken en zorginstellingen met behulp van innovatieve en moderne communicatiemiddelen, zo soepel mogelijk met elkaar contact kunnen onderhouden. De producten, systemen en diensten van Isolectra worden onder andere gebruikt in parkeergarages, gevangenissen, energiecentrales, verzorgingstehuizen, woningen, fabrieken en luchthavens. Isolectra bedient duizenden klanten en heeft ongeveer driehonderd leveranciers waarmee veelvuldig zaken gedaan wordt.
 
Het zakendoen met een dergelijk groot aantal partijen, aan zowel de aankoop- als verkoopkant, zorgt voor een enorme stroom van documenten en gegevens. Een handmatige verwerking van deze gegevensstroom vereist allerlei interne en externe handelingen waarmee bij alle betrokken partijen veel tijd en dus geld gepaard gaat. Isolectra wilde tijd besparen bij deze niet-kernactiviteiten en stelde zich primair ten doel om kostenefficiënter te werk te gaan. Voor het bereiken van dit doel wilde Isolectra de gegevensstroom, die bestaat uit onder andere orders, facturen en andere aan het bestel- en leveringsproces aanverwante berichten, automatiseren. Isolectra besloot met de bestaande Electronic Data Interchange (EDI) applicatie invulling te geven aan de realisatie van het gestelde doel. Door via EDI met leveranciers en afnemers gegevens uit te wisselen, kon Isolectra onmiddellijk kostenreductie realiseren aan zowel de aankoop- als verkoopkant. Een bijkomend voordeel zou zijn dat Isolectra door het automatisch uitwisselen van gegevens tegemoet kon komen aan de bestaande wens van enkele afnemers om eveneens kostenefficiënter te opereren. Zo kon het mes aan twee kanten snijden.
 
Maar hiervoor moest de EDI-omgeving worden uitgebreid wat zou resulteren in een toename van het aantal koppelingen met de backofficesystemen. Isolectra heeft hiervoor zijn vaste EDI-aanspreekpunt, SRC System Integrators, de solution provider uit Hoorn NH, ingeschakeld. “Met SRC zijn wij verzekerd van een solution provider die beschikt over gedegen kennis” aldus Edward Przewozny, IT manager bij Isolectra. “Destijds, voorafgaand aan de keuze van het gewenste EDI-pakket, heeft Isolectra na advies van SRC, dat tot stand kwam aan de hand van bedrijfseconomische en technische criteria, besloten om EDI-software van Inovis te laten installeren.” SRC levert naast zijn eigen producten en diensten ook toepassingen van verscheidene gerenommeerde technology partners. “Hierdoor hebben wij ervaren dat SRC altijd een oplossing kan leveren die goed aansluit bij onze backofficesystemen en die tegelijkertijd ook perfect aansluit op onze ambities op het gebied van e-business, met andere woorden, het elektronisch zakendoen,” legt Edward Przewozny uit. Naast het kostenefficiënter beheren van tijdrovende bestel- en facturatieprocessen heeft Isolectra ook andere voordelen gerealiseerd met de uitbreiding van de EDI-koppelingen. Een goed voorbeeld hiervan is de verplaatsing van Isolectra’s warehouse van Rotterdam naar het state-of-the-art distributiecentrum van TKH Logistics in Haaksbergen. “Ook deze centralisatie zorgt voor verbeterde kostenefficiëncy. Zonder gebruik te maken van EDI zouden onze verschillende business units niet op optimaal efficiënte wijze gegevens kunnen uitwisselen met het warehouse. Voor dit doel is de EDI-software onmisbaar,” geeft Przewozny aan.
 
Isolectra’s ideaalbeeld met betrekking tot e-business is om uiteindelijk met alle handelspartners, dus alle klanten en toeleveranciers, elektronisch zaken te doen. Przewzony zegt: “Juist als manager bij Isolectra, de aanbieder van oplossingen op het gebied van connectiviteit, weet ik hoe belangrijk het is om elk contact zo helder en eenvoudig mogelijk te laten verlopen. Of het nu gaat om contact tussen mensen of om systemen die met elkaar gegevens uitwisselen, elke boodschap en elk bericht moet bij de ontvanger terecht komen precies zoals de verzender het bedoeld heeft. Dat is toch de basis voor alle communicatie?”

 
Meer informatie:

SRC System Integrators BV 
Nieuwe Steen 25 C/D 
1625 HV Hoorn

T +31 (0)229 23 31 54 
F +31 (0)229 233184
E info@src.nl
I  www.src.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: SRC System Integrators verbetert kostenefficiency Isolectra.

Papierloos factureren is sterk in opkomst, TIE Kinetix™ biedt u de ideale oplossing
 
Wist u dat 86% van de bedrijven in Nederland in de komende 3 jaar overstappen op papierloos factureren? En dat 48% het al doet of er dit jaar op overgaat? Als u zich realiseert welke enorme voordelen dit biedt zal dit u niet verbazen. En de investering verdient u vaak al binnen een jaar terug.

TIE Kinetix™ introduceert één nieuwe oplossing die het u mogelijk maakt een enorme stap vooruit te maken. Besparingen van enkele tienduizenden euro’s tot enkele tonnen per jaar zijn eerder regelmaat dan uitzondering!

Bereken uw ROI
ROI-calculator
Weten wat u kunt besparen met elektronisch factureren? Bereken uw Return On Investment met de TIE Kinetix™ e-Invoicing ROI-Calculator!
 

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Tie Kinetix.