Berichten getagged ‘best practices’
Staatssecretaris De Jager van Financiën en staatssecretaris Heemskerk van Economische Zaken zijn samen het traject gestart om e-factureren van de grond te krijgen in Nederland. In februari 2009 besloot De Jager elektronische facturen vormvrij te maken: “Bedrijven sturen elkaar jaarlijks zo’n 500 miljoen facturen om de BTW te kunnen verrekenen. Door de sterke vereenvoudiging van de fiscale regels voor elektronisch factureren, bespaart het bedrijfsleven circa 600 miljoen euro. Dit is een aanzienlijke vermindering van administratieve lasten.”
Op woensdag 9 september heeft Staatssecretaris de Jager tijdens het congres “e-factureren”, in Media Plaza, Utrecht de site www.e-factureren.info geopend en de publicatie ‘e-factureren voor ondernemers’ in ontvangst genomen. Op de site kunnen ondernemers en hun adviseurs betrouwbare, onafhankelijke informatie over e-factureren vinden.
De site en de publicatie zijn in opdracht van ECP-EPN met subsidie van Economische Zaken ontwikkeld door Factuurwijzer.nl, de organisatie die zich door het opzetten van Platform ELFA en het Factuurcongres actief inzet voor het onderwerp e-factureren. De inhoud van de website is tot stand gekomen in nauwe samenwerking met de Expertgroep Awareness e-factureren van ECP-EPN: een groep experts uit het bedrijfsleven en overheid waaronder Syntens, Novay, Nivra, Factuurwijzer, SRA, de Belastingdienst, Economische Zaken, Platform ELFA, ICT-Office en experts betrokken bij de ontwikkeling van de internationale standaard voor elektronische gegevensuitwisseling UN/CEFACT en bij de European Expert Group for Electronic Invoicing.
Voor Ondernemers
De ondernemer vindt op de website een handleiding hoe te beginnen met e-factureren en kan bijvoorbeeld een on-line overzicht raadplegen van producten en diensten op het gebied van elektronisch factureren. De site houdt ondernemers op de hoogte van actuele ontwikkelingen rond e-factureren en geeft tips hoe hij zelf binnen een branche aan de slag kan. De site richt zich niet alleen op e-factureren binnen Nederland, maar ook in Europa: zo kan hij er bijvoorbeeld informatie over Europese richtlijnen voor e-factureren te vinden.
De publicatie e-Factureren voor het bedrijfsleven, eveneens vervaardigd door Factuurwijzer.nl, helpt ondernemers bij de overstap naar elektronisch factureren. Daarnaast helpt het ondernemers e-factureren toe te passen in het bedrijf en geeft het praktische handvatten voor het aanpassen van businesscases en het overtuigen van klanten en leveranciers.
Het Handboek ‘e-factureren voor het bedrijfsleven’ is kosteloos te bestellen via www.e-factureren.info
Voor financiële professionals
Naast ondernemers kunnen ook accountants terecht op www.e-factureren.info. De website voorziet in achtergrondinformatie voor administratieve en financiële professionals zoals accountants en degenen die verantwoordelijk zijn voor de administratieve organisatie en informatievoorziening binnen een bedrijf. Op 6 oktober wordt de handleiding “e-factureren voor accountants” gepresenteerd op de Accountancynieuwsdag. Deze handleiding biedt richtlijnen bij het adviseren van ondernemers over e-factureren. Deze handleiding is dan te lezen en te bestellen op www.e-factureren.info
Voor accountants
Eind december 2009 wordt met o.a. Nivra, NOvAA en SRA een gedetailleerde handleiding gepubliceerd voor de controlepraktijk van accountants. In de handleiding komen praktische richtlijnen voor het controleren van een administratie met elektronische facturen.
Voor Dienstverleners en softwareproducten e-factureren.
Tenslotte biedt de site veel praktische informatie voor de dienstverleners op het gebied van e-factureren en de producenten van softwareproducten. De site biedt toegang tot informatie over formaten en standaarden voor facturen. Ook de “best practices” voor het inrichten van boekhoudpakketten en ERP-systemen komen aan de orde. De on-line mogelijkheden om producten te vergelijken kunnen dienstverleners helpen om hun diensten en producten in te spelen op trends en ondernemers beter van dienst te zijn.
ECP-EPN
ECP-EPN is de initiatiefnemer van de site en van de “Expertgroep Awareness E-Factureren” die de redactie voert over de site. ECP-EPN is een onafhankelijk platform waar overheid, bedrijfsleven en maatschappelijke organisaties kennis uitwisselen en samenwerken om de kansen die de informatiesamenleving biedt te benutten en bedreigingen weg te nemen. Diverse projecten, onderzoeken en debatten verbinden partijen en zetten de maatschappelijke betekenis van ICT op de agenda van politiek, overheid en bedrijfsleven. Zo realiseert het platform doorbraken en creëert het de juiste randvoorwaarden.
Integrate is een Nederlandstalig netwerk van professionals in enterprise interoperability en heeft als doel om elkaar te helpen professionaliseren in de organisatorische, bedrijfskundige, bestuurskundige, informatiekundige en technische aspecten van informatieverkeer tussen organisaties. Integrate ontwikkelt professionele instrumenten om de interoperabiliteit van organisaties in ketens en netwerken te verbeteren. Het project heeft een sterke ambitie en heeft de eerste fase ingezet als opstap voor een nationaal consortium met internationale kwaliteit.
Het delen van informatie en het koppelen van bedrijfsprocessen wordt meer en meer een noodzakelijke voorwaarde voor levensvatbaar commercieel handelen en voor het effectief aanpakken van maatschappelijke uitdagingen. Dit geldt binnen maar vooral ook tussen organisaties in ketens en netwerken.
Tegelijkertijd bestaat er geen professioneel vak “interoperabiliteit” waarmee deze uitdaging kan worden aangepakt. Zo hier en daar zijn technische en organisatorische ingrediënten wel versnipperd bekend of aanwezig, maar wordt het wiel steeds opnieuw uitgevonden. Andere onderdelen van het vak ontbreken nog grotendeels.
De uiteindelijke doelstelling van Integrate is om het vak interoperabiliteit te professionaliseren. Dit vak levert een samenhangende set van instrumenten waarmee specifieke interoperabiliteitsuitdagingen kunnen worden aangepakt. Deze instrumenten omvatten onder andere handreikingen, checklists, methoden, tools en modellen.
Het project Integrate wil organisaties een samenhangend instrumentarium bieden waarmee zij, samen en individueel, hun interoperabiliteit kunnen verbeteren. Dit komt er op neer dat ze hun vermogen verbeteren om waardevol, betekenisvol en beheerst informatie met elkaar te delen.
Interoperabiliteit
Het eenvoudig kunnen uitwisselen van gegevens en koppelen van diensten, zowel tussen organisaties als tussen systemen wordt Interoperabiliteit genoemd. Organisaties regelen de interoperabiliteit met hun systemen door onderling passende afspraken te maken. Dat wil zeggen, de inhoud van de afspraken gaat vooral over het koppelvlak tussen de spelers.
Als zulke afspraken voor grote groepen een officieel karakter krijgen, worden het standaarden. In dat geval is veelal een expliciete beheerorganisatie vereist. Binnen deze organisatie wordt aandacht besteed aan de besluitvorming over de afspraken; de manier waarop de inhoud van de afspraken operationeel wordt beheerd, de verspreiding en adoptie van de afspraken en de handhaving van de afspraken.
De betrokken partijen moeten ze, ieder voor zich, in hun eigen operationele activiteiten en systemen implementeren. Bovendien moet elke individuele partij een passend interoperabiliteitsbeleid of -strategie te voeren, omdat interoperabiliteitskeuzes grote invloed kunnen hebben op de manier waarop een organisatie zich tot haar omgeving verhoudt.
Instrumentarium
Uiteindelijk moeten de afspraken ook daadwerkelijk ondersteund worden. Dit vereist een uitwisselingsinfrastructuur, die de logistiek van de communicatie regelt.Om deze infrastructuur optimaal te laten functioneren is een bijpassend instrumentarium noodzakelijk. Deze bevat vormen van aanpak, modellen, technieken, tools, checklists, best practices, et cetera. Hoewel elementen hiervan al wel beschikbaar zijn, is de huidige praktijk erg versnipperd en incompleet. Aan deze versnippering wil het project Integrate wat doen. Integrate wil werken aan een praktisch en weloverwogen instrumentarium voor interoperabiliteit vanuit een zakelijk perspectief.
Begin 2008 is gestart met een eerste fase, die werkt aan een business case-instrument voor interoperabiliteit. Dit is een kwaliteitsraamwerk voor het selecteren van bestaande standaarden en een overzicht van instrumenten voor semantische interoperabiliteit. Het project staat open voor het opnemen van specifieke cases. In deze cases kunnen de ontwikkelde instrumenten in concrete praktijksituaties worden ingezet.
Het projectteam e-Factureren B2G van het Ministerie van Economische Zaken organiseert op donderdag 9 juli een bijeenkomst ‘e-factureren B2G (Business-2-Government)’ in het Utrechtse Media Plaza. Deze middag is voor iedere persoon, mits werkzaam bij een overheidsinstantie, kosteloos toegankelijk. Het doel van de bijeenkomst is overheden te adviseren over welke voorbereidingen nodig zijn en van elkaar te leren (‘best practices’).
Verwacht wordt dat steeds meer bedrijven hun facturen elektronisch zullen versturen om zo kosten te besparen. Als overheidsorganisatie ontvangt en verwerkt u veel facturen. Ook deze zult u steeds vaker als e-Factuur gaan ontvangen. Het project e-Factureren van het Ministerie van Economische Zaken, dat als doel heeft 10% van de inkomende facturen aan de overheid digitaal te ontvangen en verwerken, kan u hierbij helpen.
Aanmelden is niet meer mogelijk
Programma:
13:00 Ontvangst
13:30 Opening door dagvoorzitter
13:45 Project e-Factureren door Rex Arendsen
- Doel project e-Factureren
- Tussenstand e-Factureren in Nederland
- Roadmap
14:15 e-Factureren, het kan, het mag, het gaat gebeuren
- Mogelijke manieren van e-Factureren
- Wetgeving
- Wees voorbereid op trends in de markt
14:45 Pauze
15:00 De e-Factuurketen van leverancier tot overheid
Gezamenlijke casebeschrijving van een leverancier en overheidsorganisatie
15:45 Infrastructuur voor e-Factureren
16:15 Rondvraag
16:45 Borrel
17:30 Einde
Duurzaamheidsprogramma StreamServe helpt ondernemingen groen te worden en een snelle ROI te realiseren.
Automatiseren van zakelijke communicatie bespaart op verbruik grondstoffen, vermindert kosten en verbetert merknaam bij bestaande en potentiele klanten. StreamServe introduceert het StreamServe Sustainability Program: een programma dat ondernemingen ondersteunt om te besparen op het milieu en tegelijkertijd kostenefficienter te worden.
Door de ervaring van StreamServe op het gebied van Electronic Document Presentment te combineren met de groene IT-expertise van enkele vooraanstaande industrieanalisten en experts, heeft StreamServe benchmarks opgezet die ondernemingen helpen om financiele en duurzame rendementen te behalen. Het StreamServe Sustainability Program biedt een reeks onderzoeken, best practices en hulpmiddelen waarmee bedrijven ecobesparingen kunnen realiseren in hun zakelijke communicatie. Tegelijkertijd kunnen organisaties aanzienlijke kosten besparen door de zakelijke communicatie elektronisch te laten plaatsvinden in plaats van op papier. Hierbij kunnen zij zelf kiezen hoe ze de communicatie willen ontvangen, bijvoorbeeld per e-mail, tekst of via een portal. Daarnaast ontvangen ze berichten hoe ook zij hun impact op het milieu kunnen verminderen.
‘Steeds meer IT-managers en hun organisaties zijn zich bewust van het feit dat IT de nodige gevolgen heeft voor het milieu’, zegt Dennis Ladd, president en CEO van StreamServe. ‘Door aanzienlijk minder grondstoffen – zoals papier, inkt en elektriciteit – te verbruiken, stellen de oplossingen van StreamServe bedrijven in staat om hun duurzaamheid te verbeteren en aantrekkelijker te worden voor potentiele en bestaande klanten. Door het gebruik van grondstoffen te verminderen en de bestaande IT-infrastructuur optimaal te benutten, realiseren ondernemingen een snelle return on investment met StreamServe’s oplossingen.’
StreamServe heeft berekend dat een energiemaatschappij – met in totaal vijf miljoen klanten en een maandelijks factureerproces – vijftien procent van zijn facturen per jaar kan omzetten van papier naar elektronisch. Hiermee realiseren zij een nettobesparing van zeventig miljoen vellen papier die ieder jaar onbedrukt blijven. Dit komt overeen met een besparing op de productie van 802 ton kooldioxide, wat weer overeenkomt met 7.322 bomen, 147 passagiersvoertuigen, 380.000 liter benzine, 2,6 miljoen kWh of het jaarlijkse energieverbruik van 106 huishoudens.
Het StreamServe Sustainability Program is in eerste instantie gericht op de energiemarkt, maar wordt in de toekomst uitgebreid naar de financiele dienstverlening en logistieke markt.
Sinds de oprichting in 1997 voorziet StreamServe ondernemingen in de financiele dienstverlening, energiemarkt en logistieke sector van zakelijke communicatieoplossingen die documenten op maat produceren en leveren in elk gewenst formaat. De reeds bestaande ERP-, CRM- en contentbeheerinfrastructuur van de onderneming wordt door StreamServe optimaal benut. Hierdoor kunnen bedrijven op een eenvoudige manier hun zakelijke communicatie verbeteren door het afleveren van gepersonaliseerde documenten en facturen op papier of in elektronisch formaat.
