De volgende tips helpen u te voorkomen om spook(e-)facturen te betalen:

Deze tips komen uit de E-invoicing Checklist, de internationale versie van de succesvolle Checklist E-factureren.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: 8 tips om te voorkomen dat u spookfacturen betaalt.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Spoedige digitalisering verwacht door assurantiemarkt.

Door het achterblijven op de top is Nederland de Verenigde Staten (die hun koppositie handhaven), Finland, Singapore, Zweden en het Verenigd Koninkrijk uit het zicht geraakt.

De IT Industry Competitiveness Index 2011 van de Business Software Alliance (BSA) heeft dat dinsdag uitgewezen. De index is voor de vierde keer verschenen en vergelijkt 66 landen op diverse indicatoren die bijdragen aan een gezond IT-klimaat.

De daling in Nederland is te wijten aan de beperktere aandacht voor innovatie en onderzoek. “In de komende jaren ligt de bal bij politici en bedrijven om de prestaties van Nederland op deze gebieden te verbeteren en erin te investeren. Alleen dan is een substantiële verbetering van de IT-concurrentiekracht mogelijk”, aldus de onderzoekers.

Stijgers

Landen die traditioneel sterk zijn, eindigen ook in 2011 hoog op de ranglijst. Ze weten te profiteren van hun solide fundament en opgebouwde voorsprong.

Ze krijgen echter wel te maken met nieuwe uitdagers uit opkomende economieën. Maleisië is dit jaar een van de grootste stijgers in de index. Het land steeg vergeleken met 2009 11 plaatsen dankzij een forse verhoging in investeringen in Research & Development. Ook India steeg 10 plaatsen.

De landen Singapore, Mexico, Oostenrijk, Duitsland en Polen boekten dit jaar ook “grote vooruitgang” door op alle indicatoren beter te presteren.

Kamervragen

Afke Schaart, Tweede Kamerlid van de VVD, laat aan NU.nl weten Kamervragen in te dienen over de situatie. Zij wil van minister Maxime Verhagen (Economische Zaken) weten hoe het zo ver heeft kunnen komen.

“Verhagen moet meer aandacht geven aan ICT. Hij heeft eerder aangegeven dat het een belangrijke sector is voor de groei van de economie. Toch blijft de aandacht beperkt”, aldus Schaart.

Bron: www.nu.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Nederland verliest vijf plaatsen op lijst sterkste IT-landen.

Grip op communicatie

Kom op 8 november naar DocumentLifeCycle 2011 en krijg een totale update over de documentindustrie. Georganiseerd door Xplor Nederland en VIP/Doc  presenteert DocumentLifeCycle presenteert de laatste stand van zaken in de document industrie. Het is daarmee het ideale kennis en netwerk evenement voor documentprofessionals in Nederland.

Programma:

Keynote spreker Herman Pleij: “Grip op Communicatie, in sociaal cultureel perspectief geplaatst”
Zijn uitgangspunt is: hoe meer we met elkaar kunnen communiceren, hoe minder we elkaar weten te bereiken. Voor dat gebrek aan communicatiekracht moeten we tol betalen. Met voorbeelden uit heden en verleden onderstreept hij zijn betoog.

Grip op communicatie met aangetekende e-mail
Opmerkelijk: de ontvanger hoeft niets te doen. Geen software installeren, niet naar een beveiligde site om in te loggen. Hoe werkt het dan wel? En wat is daar voor nodig? Welke documenten komen in aanmerking? Zijn er voorbeelden uit de praktijk? Deze sessie geeft de antwoorden en zet de documentindustrie op zijn kop!

Meer informatie: http://www.documentlifecycle.nl/programma#aangetekend

KNVB: Amateurvoetbal in Nederland gaat digitaal
In tegenstelling tot andere mega automatiserings-projecten in Nederland is het de KNVB gelukt om de zeer omvangrijke, en arbeidsintensieve papieren communicatie van de duizenden amateurverenigingen omtrent de wedstrijden, standen en publicaties digitaal te communiceren.

Meer informatie: http://www.documentlifecycle.nl/programma#knvb

KEYNOTE Guus Pijpers: ‘Het informatieparadijs’
Uw dagvoorzitter Guus Pijpers houdt een prikkelende lezing op basis van zijn meest recente boek, getiteld ‘Het informatieparadijs’ – slimmer werken met minder informatie. Hij pleit voor een informatiecoach: ‘Want we moeten stoppen met het produceren en consumeren van informatie alsof het fastfood is; informatie is het nieuwe goud, maar hoe slim je ermee om gaat, bepaalt hoe succesvol je bent.’ Dat geldt voor individuen, maar ook voor organisaties.

http://www.documentlifecycle.nl/programma#compliance

Meer informatie
Bekijk hier het volledige programma

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: DocumentLifeCycle 2011: Grip op communicatie.

Onderwerpen van gesprek waren:

• Hoe bestellingen digitaal kunnen worden geplaatst middels catalogi;
• Hoe bestellingen kunnen worden gebundeld met betere inkoopvoorwaarden als gevolg;
• Hoe Maverick Buying voorkomen wordt;
• Hoe meer interactie met klanten en leveranciers wordt gerealiseerd;
• Hoe contracten maximaal uitgenut kunnen worden.

Verder kregen deelnemers dit uur handvatten om een E-procurement project op te starten en tot een succes te maken.

Meer informatie
Presentatie – Webinar: E-procurement
Gehele webinar terugkijken – E-Procurement: Alles over het automatiseren en optimaliseren van het inkoopproces

ICreative

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: E-procurement Webinar van ICreative goed ontvangen.

De digitale spookfactuur

Onze redactie kreeg onderstaand mailtje binnen. Het was afkomstig van de CFX Group en had als titel “FWD: vertel de belastingdienst”. Nu zijn wij maar een hele kleine organisatie en weten we wie onze leveranciers en klanten zijn; zo’n mail trekt daardoor meteen onze aandacht. (En ook omdat we ze druk zijn met e-factureren adoptie, vertrouwen en kwaliteitsborging, red.)

Uitpakken maar!

Natuurlijk hadden we geen “Digital Review Tool” gekocht en al helemaal niet voor zo’n belachelijk bedrag, dus is het tijd om de hyperlinkjes eens te controleren. En ja hoor, als we met de muis over de hyperlinks gaan verschijnt, dan zien we een andere hyperlink: “http://click-italy[dot]net[slash]reflex[slash]Bestellen[slash]” (We hebben voor de veiligheid de puntjes en streepjes voluit geschreven.)

In een beveiligde omgeving (sandbox) liet de hyperlink het volgende zien:

Bij gebrek aan ambitie hebben we niet getest wat de effecten zouden zijn als we GenOrder.zip zouden downloaden en openmaken. Als er iemand is die wel die ambitie heeft of weet wat de gevolgen zijn, dan horen we dat natuurlijk graag. Bijvoorbeeld omdat het vinkje bij “Dit vanaf nu automatisch doen voor dit type bestanden” helaas staat ingeschakeld (tip: nooit doen).

Kwestie van tijd?

We hadden al eerder digitale facturen voorbij zien komen die als doel hadden om geld te verduisteren. Volgens ons is het de eerste keer dat een digitale factuur een drager is voor narigheid, zoals een virus of malware.

We vrezen dat het een kwestie van tijd is voordat de eerste zorgvuldig (dat was deze niet) opgemaakte online of pdf spookfacturen verspreid worden. Dat is nu eenmaal inherent aan de adoptie van e-factureren.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: PRIMEUR: Digitale spookfactuur ingezet om narigheid te verspreiden.

Aanleiding
Het schrappen volgt op de bekendmaking dat een beveiligingscertificaat voor het domein Google.com is nagemaakt, waarbij gebruik is gemaakt van de infrastructuur van het Nederlandse DigiNotar. Dit nepcertificaat stelde de Iraanse instanties in staat om al het Gmail verkeer af te tappen. Onmerkbaar, want terwijl de gebruikers de indruk hadden dat ze direct met Gmail verbonden waren, communiceerden ze in werkelijkheid met Gmail via de servers van de Iraanse overheid.

Het is op dit moment onduidelijk of het verstrekken van dit nepcertificaat kon gebeuren door een hack of door slechte procedures bij DigiNotar.

Gevolgen voor e-factureren
Digitale certificaten worden gebruikt voor allerlei doeleinden: ondertekenen van applicaties, ondertekenen van e-mailberichten en facturen, beveiligen van websites en applicaties, het gebruik van DigiD. En DigiNotar is marktleider van dergelijke diensten in Nederland.

Het schrappen van het certificaat door Microsoft, Google en Mozilla geschrapt van de lijsten van veilige certificaten voor browsers en applicaties heeft dan ook verstrekkende gevolgen:

1.    Bezoeken van of inloggen op een e-factuurportal dat werkt met een Diginotar beveiligingscertificaat wordt omgeven door allerlei waarschuwingen bij Internet Explorer, Chrome en Firefox. De waarschuwingen houden in dat het waarmerk voor een website niet vertrouwd is en dus dat die site wel eens niet de werkelijke bestemming hoeft te zijn.

2.    Gebruikers van Windows Vista, Windows 7, Windows Server 2008, en Windows Server 2008 R2 krijgen een error te zien als ze naar websites surfen die werken Diginotar-certificaten.

Reactie Logius: Betrouwbaarheid PKIoverheid-certificaten niet in geding

De betrouwbaarheid van deze PKIoverheid-certificaten is volgens Logius niet in het geding.

Logius heeft geen enkele indicatie dat er onjuiste PKIoverheid-certificaten onder het Staat der Nederlanden stamcertificaat zijn uitgegeven, waaronder die van DigiD. Dit verloopt namelijk via een compleet gescheiden proces, dat losstaat van de uitgifte van de normale certificaten van DigiNotar.

PKIoverheid kent een zeer strenge identiteitscontrole van de aanvrager van een SSL certificaat, aldus Logius. Een face-to-face controle is onderdeel van deze controle. Daarnaast is het uitgeven van zogenaamde wildcardcertificaten (*.domein.com) binnen PKIoverheid verboden.

De PKIoverheid-certificaten die DigiNotar onder de Staat der Nederlanden Root CA heeft uitgegeven blijven daarmee gewoon vertrouwd.

Andere gevolgen

3.    Gebruikers krijgen een error te zien als ze programma’s proberen te installeren die zijn ondertekend met een DigiNotar-certificaat.

4.    De betrouwbaarheid van DigiNotar krijgt een flinke knauw.

Acties voor e-factureren aanbieders en implementaties
Organisaties die e-factureren diensten aanbieden en organisaties die e-factureren hebben e-factureren hebben geïmplementeerd doen er goed aan om:

•    na te kijken of ze gebruik maken van een DigiNotar certificaat
•    testen op foutmeldingen of belemmeringen
•    eventueel een ander certificaat aan te schaffen en te implementeren.

Meer informatie
http://webwereld.nl/nieuws/107748/browsers-dumpen-diginotar-na-iraanse-gmail-tap.html

Update 30 augustus, 14:40 uur
- Reactie van Logius toegevoegd
- Probleem met DigiPoort verwijderd

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Microsoft, Internet Explorer, Firefox en Chrome schrappen digitaal certificaat DigiNotar [UPDATE].

Stichting Waarborg E-factureren heeft vijf organisaties toegevoegd aan de lijst van het Keurmerk E-factureren: MultiScan Imaging, ProActive Software, K+V Van Alphen,  Onderwijsbureau Meppel en AddComm. Met deze nieuwkomers voeren sinds de oprichting een jaar geleden al meer dan zestig organisaties het Keurmerk E-factureren, dat recentelijk gewaardeerd is op een 9,6 door de Raad voor Accreditatie.

Waar staat het Keurmerk E-factureren voor?
Het Keurmerk E-factureren richt zich op een duurzame adoptie van e-factureren door het vergroten van vertrouwen en duidelijkheid rondom elektronische facturen, ook wel digitale rekeningen of digitale nota’s genoemd.

Een keurmerkvoerder verklaart zich te houden aan een aantal principes dat een essentiële rol speelt bij een duurzame adoptie van e-factureren:

• Helderheid over met wie zaken wordt gedaan
• Bij vragen en onjuistheden eenvoudig en rechtstreeks contact opnemen
• Geen (financieel) gedwongen overstap naar digitale rekeningen
• Altijd over digitale facturen kunnen beschikken
• Vertrouwen bieden in correcte en volledige verwerking van gegevens
• In acht nemen van de regels rondom consumentenbescherming, privacy en fiscale controle
• Ondersteuning bij klachten en geschillen
• Een onafhankelijke klachtenprocedure en geschillencommissie

Wie voeren het Keurmerk?
Het Keurmerk E-factureren staat open voor alle organisaties die zich bezighouden met het verzenden, verwerken of uitwisselen van elektronische facturen/rekeningen. Hierdoor kunnen zowel dienstenaanbieders als eindgebruikers het Keurmerk E-factureren voeren.

Op Keurmerk E-factureren staan alle keurmerkvoerders. Een organisatie krijgt het keurmerk alleen als hij zelf verklaard heeft aan de gestelde normen te voldoen. De Stichting Waarborg E-factureren controleert vervolgens of de aanvrager aan de normen voldoet. Pas dan wordt het Keurmerk E-factureren verstrekt. Als het nodig is kan de Keurmerkvoerder tijdelijk worden geschorst of kan het keurmerk worden ingetrokken.

Keurmerkentoets
Onlangs heeft het Keurmerk E-factureren  de keurmerkentoets van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie ondergaan. De toets is uitgevoerd door de Raad voor Accreditatie. De betrouwbaarheid van het keurmerk is daarbij gewaardeerd op 9,6. Een bijna perfecte score. Het bevestigt eens te meer dat het Keurmerk E-factureren in een jaar tijd een baken van vertrouwen is geworden voor dienstverleners en eindgebruikers bij het verzenden, verwerken en uitwisselen van elektronisch facturen.

Een betrouwbaar keurmerk, zoals het Keurmerk E-factureren, heeft als eigenschappen:

• Alleen de keurmerkeigenaar bepaalt wie zijn keurmerk op een product of dienst mag zetten.
• Het is duidelijk wat het keurmerk inhoudt.
• De keurmerkeigenaar controleert of een product of dienst met een keurmerk daadwerkelijk voldoet aan de eisen.
• Alle informatie over het keurmerk en over de controles ervan is openbaar en gemakkelijk te vinden.

Andere diensten van Stichting Waarborg E-factureren
Checklist E-factureren: www.checklistefactureren.nl
Toolbox E-factureren: www.toolboxefactureren.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Keurmerk E-factureren uitgereikt aan vijf nieuwe organisaties.

ISProjects neemt deel aan de Acto Themasessie : Optimalisatie van document- en informatiestromen

Start: 29-09-2011 09:00
Eind: 29-09-2011 12:30
Locatie: Acto Informatisering, Amersfoort

Bezoek de themasessie om kennis te maken met de voordelen van digitale factuurverwerking door ISProjects.

Acto organiseert samen met o.a. ISProjects een bijeenkomst waarin de optimalisatie van document- en informatiestromen centraal staat. Vanaf het creëren van de documenten en facturen, inkooporders etc. in uw huisstijl, tot het opslaan en versturen en eenvoudig weer terug kunnen vinden van deze documenten. Ook het delen van informatie intern en naar uw klanten komt aan de orde.

ISProjects verzorgt een presentatie over de kenmerken en voordelen van digitale factuurverwerking. Bezoek ook deze themasessie om kennis te maken met digitale factuurverwerking door ISProjects!

U kunt zich aanmelden via info@acto.nl.

Bezoek ISProjects tijdens CorporatiePlein 2011

29 september 2011
Tijd: 09:30 – 17:00
Locatie: Expo Houten
Inschrijven

Samen met onze partner van Dinther the Document Company neemt ISProjects deel aan de CorporatiePlein beurs

Bedrijfsvoering & ICT-beurs voor woningcorporaties brengt vraag en aanbod uit de corporatiebranche op één centraal plein samen.

Wij nodigen u nu alvast uit om deze datum te noteren in uw agenda om de stand van van Dinther en ISProjects te bezoeken tijdens de CorporatiePlein beurs die op donderdag 29 september 2011 plaats zal vinden in ‘Expo’ te Houten.

Gedurende de dag delen woningcorporaties, leveranciers en adviseurs kennis en ervaring op het gebied van ICT en bedrijfsvoering. Wij zien u graag op de stand van Van Dinther/ISProjects.

Meer informatie over de CorporatiePlein 2011
Meer informatie over de oplossingen van ISProjects op www.isprojects.nl.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: ISProjects evenementennieuws.

Volgens het UWL is een e-factuur via het internetportaal:

– snel en betrouwbaar binnen het UWV op de plaats van bestemming;
- direct geregistreerd en raakt dus niet zoek;
- foutloos bij invoer;
- sneller betaald;
- duurzaam, want niet geprint of vervoerd over de weg;
- tijdsbesparend.

Meer informatie
http://www.uwv.nl/overuwv/pers/nieuwsberichten/overzicht2011/UWV_betaalt_medische_facturen_snel_via_VECOZO.aspx

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: UWV betaalt digitaal ingediende facturen eerder.

Adobe is van plan de technologie van EchoSign te integreren in zijn platform voor documentuitwisseling en ook met andere producten zoals SendNow, FormsCentral en CreatePDF. Doel is op een veilige manier toegang te bieden tot documenten om deze te kunnen bekijken, beoordelen en bekrachtigen met een elektronische handtekening.

Wereldwijd al 3 miljoen gebruikers
EchoSign claimt dat zijn oplossing op dit moment wereldwijd al 3 miljoen gebruikers telt bij ‘duizenden’ bedrijven. De oprichters en alle werknemers van EchoSign komen na de acquisitie in dienst van Adobe. Het bedrijf uit Palo Alto (Californië), met verkoopkantoren in het Verenigd Koninkrijk en Duitsland, gaat er overigens prat op dat het 100 procent van zijn energiebehoefte uit windenergie haalt.

EchoSign levert zijn dienst op abonnementsbasis via het web; de eindgebruiker hoeft zelf niets te downloaden of te installeren. De dienst wordt geleverd inclusief een aantal applicatieprogramma-interfaces (API’s) die in klantspecifieke oplossingen kunnen worden geïntegreerd. Een uitleg van de werking staat op de website van EchoSign.

Inefficiënte papierstroom indammen
De vinding die Adobe met EchoSign binnenhaalt is vooral interessant voor toepassingen waarbij de authenticiteit van juridisch bindende documenten en transacties moet vaststaan. Het is bijvoorbeeld mogelijk om op deze manier een contract door alle partijen digitaal te laten ondertekenen en toegankelijk te maken. Dat zou de ‘inefficiënte papieren documentenstroom’, zoals Adobe het uitdrukt, kunnen indammen.

EchoSign-topman Jason Lemkin verwacht dat de elektronische handtekening in de nabije toekomst de gangbare methode is waarmee mensen documenten ondertekenen. Ook zou het afsluiten van contracten in de vorm van PDF-documenten geautomatiseerd kunnen worden. Digitale ondertekening maakt overeenkomsten ook makkelijker traceerbaar.

Bron: Automatisering Gids

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Adobe neemt specialist elektronische handtekeningen over.

Relatie met e-factureren
Het KVK-nummer (in combinatie het Handelsregister en de nieuwe Handelsregisterwet) is 1 van de kandidaten voor het ‘openbaar digitaal factuuradres’ dat het Ministerie van EL&I voor ogen heeft. Zie ook http://platformelfa.nl/4442/hoe-stimuleert-eli-e-factureren-in-2011/ . Het aanstaande unieke vestigingsnummer verstevigd de kandidatuur aanzienlijk.

Wat verandert er aan het vestigingsnummer?
In de oude situatie had iedere vestiging van een onderneming een volgnummer (4 cijfers) in het Handelsregister. Het KvK-nummer (8 cijfers) samen met het volgnummer werd ook wel gezien als vestigingsnummer. Per 1 juli 2011 krijgt elke vestiging een uniek vestigingsnummer van 12 cijfers. Vanaf 18 juli wordt dit nummer ook zichtbaar in het uittreksel, mutatieabonnement, de bestandsvergelijking en de adressenselectie. U kunt het vestigingsnummer dan ook opzoeken in het Handelsregister.

Voorbeeld oude en nieuwe situatie

Oude situatie
KvK-nummer onderneming: 12345678
subdossiernummer vestiging: 0001
Nummer vestiging: 123456780001

Nieuwe situatie
KvK-nummer onderneming: 12345678
Vestigingsnummer: 321654871234

Veelgestelde vragen

1. Waarom vervangt het vestigingsnummer het volgnummer?
   Vanwege Europese regels moeten vestigingen een uniek nummer krijgen dat niet te herleiden is naar de onderneming. Het volgnummer zoals dat nu wordt gebruikt, voldoet niet aan deze eis.
2. Heeft het vestigingsnummer nog wel een link met het KvK-nummer?
   Het vestigingsnummer heeft een relatie met het KvK-nummer, maar dat is niet af te leiden uit de opbouw van het vestigingsnummer. In de informatieproducten wordt daarom, als dit relevant is, ook het KvK-nummer meegeleverd.
3. Verandert het vestigingsnummer bij wijziging van de locatie of activiteit?
   Een vestiging behoudt altijd het toegekende nummer, tenzij de activiteit én locatie tegelijkertijd veranderen.
4. Op welke producten wordt het vestigingsnummer weergegeven en vanaf wanneer?
   Vanaf 18 juli wordt het nieuwe vestigingsnummer getoond op het uittreksel, in het mutatieabonnement, de bestandsvergelijking en adressenselectie. U kunt het vestigingsnummer dan ook opzoeken in het Handelsregister.
5. Wordt het KvK-nummer en/of het oude volgnummer meegeleverd met de informatieproducten?
   Bij het mutatieabonnement levert de KvK, op verzoek van de klant, kosteloos een koppeltabel in bijvoorbeeld Dbase, Acces, CSV of Ascii. Koppeltabel
   Heeft u een mutatieabonnement? Dan kunt u kosteloos een koppeltabel krijgen om uw systeem aan te passen. De tabel is beschikbaar in verschillende formaten, zoals Dbase, Acces, CSV en Ascii. In de tabel staan de oude nummers en het nieuwe vestigingsnummer. U kunt de tabel het beste bestellen op het moment dat u de overgang naar het nieuwe nummer in uw systeem verwerkt, omdat de gegevens in het Handelsregister regelmatig worden geactualiseerd. Neem voor meer informatie over de technische specificaties en andere offline producten contact op met uw accountmanager.

6.    Wat staat er in de koppeltabel?
In de koppeltabel vindt u voor iedere vestiging de actuele combinatie van het KvK-nummer met het volgnummer en het KvK-nummer met het nieuwe vestigingsnummer. U kunt de tabel het beste bestellen wanneer u de overgang van volgnummer naar vestigingsnummer in uw eigen systeem verwerkt. Dit omdat bedrijfsgegevens in het Handelsregister regelmatig worden geactualiseerd. Technische specificaties van de aanpassingen van het mutatieabonnement en andere offline producten kunt u verkrijgen via uw accountmanager.

7.    Wat kost het leveren van de koppeltabel?
De levering van een koppeltabel is gratis.

8.    Hoe lang wordt de koppeltabel verstrekt?
Voor de periode van één jaar, tot en met juni 2012.

9.    Kan ik de koppeltabel meerdere keren aanvragen?
Omdat de gegevens aan wijzigingen onderhevig zijn, kunt u tot en met juni 2012 meerdere keren een koppeltabel opvragen.

10.  Waarom is het vestigingsnummer vanaf 18 juli zichtbaar, terwijl het vanaf 1 juli wordt toegekend en geregistreerd?
Dat is een gevolg van systeemaanpassingen die na 1 juli 2011 moeten plaatsvinden.

11.  Waar kan ik het vestigingsnummer terugvinden of opvragen?
Vanaf 18 juli ziet u het nieuwe nummer op het uittreksel, in het mutatieabonnement, de bestandsvergelijking, en de adressenselectie. U kunt vestigingnummers dan ook kosteloos opzoeken in het Handelsregister. Als u een bedrijf opzoekt via de zoekmachine op deze website, dan krijgt u een overzicht van de vestigingen en de bijbehorende vestigingsnummers. U kunt zoeken op KvK-nummer of bedrijfsnaam.

12.  Wat moet een ondernemer met het vestigingsnummer doen?
Een ondernemer hoeft het vestigingsnummer vooralsnog niet actief te gebruiken in het handelsverkeer. U hoeft het dus niet te vermelden op briefpapier, facturen en de website, zoals bij het KvK-nummer wel het geval is.

13.  Is het vestigingsnummer een openbaar nummer?
Het vestigingsnummer is een openbaar nummer.

14.  Hoe worden afnemers en ondernemers geïnformeerd?
Ondernemers vinden vanaf 18 juli de informatie over het nieuwe vestigingsnummer op de relevante onderdelen op deze website. Bent u afnemer van informatieproducten en wilt u meer weten over het nieuwe vestigingsnummer? Neem dan contact op met de accountmanagers van de KvK via account@kvk.nl.

Meer informatie

• http://www.kvk.nl/over-de-kvk/over-het-handelsregister/wat-staat-er-in-het-handelsregister/nummers-in-het-handelsregister/verandering-nummer-vestiging/
• http://www.antwoordvoorbedrijven.nl/wetswijziging/uniek-vestigingsnummer-kvk
• http://platformelfa.nl/4442/hoe-stimuleert-eli-e-factureren-in-2011/

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: 13 vragen over het nieuwe KvK vestigingsnummer.

In een uiterst sfeervolle ambiance langs de oevers van de Rijn werd op 6 juni 2011 onder leiding van drs. George Maas (partner IFM bij TwynstraGudde) de stand van zaken in de branche doorgenomen. Aan de ronde tafel in Rhenen schoven aan:

•         Bernt Bouwmeester, managing director van AAFM Facility Management (voorheen ARCARDIS AQUMEN)
•         Jeroen Freijser, operations director van Sodexo
•         Walter Verdonk, national account manager van ISS Facility Services
•         Rogier Verbeek, algemeen directeur van Facilicom Facility Solutions
•         Bart Wijnands, directeur van Eurest Services

Namens Service Point namen general manager Ruud Heersping en sales director Bart Bijman deel.

Innovatie is een must om op hoog niveau mee te kunnen blijven spelen, luidt de unanieme conclusie van de aanwezige IFM managers.
Constante verbetering zorgt voor pluriformiteit. Zo wordt voorkomen dat een aanbieder over drie jaar inwisselbaar is met zijn concurrenten. Eén van de directeuren heeft een krachtig instrument gevonden om constant te blijven verbeteren: innovatieteams. Binnen die teams schuiven specialisten uit de verschillende disciplines bij elkaar aan om kennis te bundelen gebaseerd op het principe van shared practices.

Een low cost aanpak die werkt. Een andere algemeen gedragen conclusie is dat de IFM branche kan leren van andere sectoren. Vooral van branches waar opdrachtgevers expliciet kiezen voor innoverende dienstverleners. Denk aan ICT of e-tail. De IFM managers vinden ook dat ze kritisch moeten blijven op het eigen dienstenpalet. Moeten wel of niet een laptop worden gefaciliteerd, wel of niet wagenpark worden geintegreerd en wel of niet telefonie worden aangeboden.

Lees het volledige artikel

ServicePoint

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Service Point brengt invloedrijke IFM managers samen voor round table sessie.

De vraag naar de elektronische verwerking van facturen, loonbrieven, aangetekende zendingen en andere administratieve documenten, blijft fors groeien. UnifiedPost, de Belgische specialist in digitaal documentbeheer, introduceert zijn ruime dienstenpakket nu ook op de Spaanse en Franse markt via een strategisch partnership met Prosodie.

“Er is niet alleen de groeiende vraag,” zegt Hans Leybaert, CEO van UnifiedPost. “In België lopen we wat elektronisch documentbeheer betreft ook nog vooruit op bepaalde andere Europese landen. Daarom willen we onze oplossingen in heel Europa aanbieden via strategische partnerships. In Frankrijk en Spanje doen we dat met Prosodie, een bedrijf met het ideale profiel om ons pakket van diensten met hoge toegevoegde waarde op deze markten te introduceren.”

Prosodie, een bedrijf dat informatica- en telecommunicatiediensten aanbiedt aan top-500 bedrijven, ondertekende daartoe een strategisch partnership met het Belgische bedrijf.

Strategisch partnership
“Dit partnership krijgt een sleutelpositie in onze groei op de markt van het elektronische documentbeheer. Onze bestaande expertise op dat gebied gecombineerd met de kwaliteit van de oplossingen en diensten van UnifiedPost zijn de ideale troeven om innoverende diensten op de Franse en Spaanse markt aan te bieden,” zegt Patrice Le Roux, Directeur van de Business Unit elektronisch documentbeheer bij Prosodie.

“Prosodie biedt grote klanten voortaan hybride oplossingen (papier en elektronisch) aan. Op die manier kunnen we elk type document zoals facturen, loonfiches, aangetekende zendingen en contracten digitaliseren. In overeenstemming met de geldende wetten en reglementen garandeert ons Système d’Archivage Electronique (SAE) bovendien de traceerbaarheid en de integriteit van deze documenten. Prosodie gaat de oplossingen van UnifiedPost onder eigen naam verkopen en gaat zelf de implementaties doen. De oplossingen worden aanboden vanuit de eigen datacenters van Prosodie.”

Groei in adoptie en budget
Volgens eigen zeggen groeit de markt van het elektronische documentbeheer in die landen momenteel met ongeveer 30% per jaar en twee derde van de organisaties aldaar voorziet dat hun budget voor 2011 nog zal toenemen. Vooral de retail en de industrie hebben al heel wat van hun logistieke stromen gedigitaliseerd. Maar ook bedrijven uit andere sectoren en ook openbare instellingen tonen steeds meer belangstelling.

Voordelen
“Kostenbesparend, een sterk verhoogde efficiëntie en milieuvriendelijkheid zijn slechts enkele van de pluspunten van onze oplossingen,” besluit Hans Leybaert. “We hebben een communicatieplatform ontwikkeld dat zowel de inkomende als de uitgaande documentstroom – denk aan facturen, loonbrieven, contracten en andere administratieve documenten – digitaliseert. Bovendien bieden wij onze oplossingen aan in een Software as a Service (SAAS) model, wat betekent dat alles op onze servers draait. De klanten die van onze diensten gebruik maken, hebben daardoor geen hoge opstart- of onderhoudskosten en kunnen snel inspelen op de behoeften van hun markt.”

Meer informatie:
www.unifiedpost.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: UnifiedPost nu ook actief in Frankrijk en Spanje.

Het grootste voordeel van CORSA/E-Invoice, volgens de gemeente Overbetuwe, ligt in de efficiency. Door CORSA/E-Invoice in te zetten, kunnen digitale facturen “rechtstreeks worden binnengehaald”. Als er een factuur binnenkomt wordt die automatisch door E-Invoice onderschept, geanalyseerd en in de workflow van CORSA/Invoice naar alle betrokken ambtenaren gestuurd. En dit proces kadert volledig in de nieuwe manier van werken. “Een ander belangrijk voordeel van digitaal werken is dat de kostenfactuur aanzienlijk lager wordt”, voegt Jan Druijff toe.

CORSA/E-Invoice
E-factureren is het proces van het elektronisch verzenden van een factuur, die vervolgens geautomatiseerd kan worden verwerkt. CORSA/E-Invoice is de oplossing om alle gedigitaliseerde en digitale facturen te ontvangen en vervolgens door te sturen naar het factuurverwerkings-programma.

BCT

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Gemeente Overbetuwe kiest voor elektronisch factureren van BCT.

Op dit moment is DSB Bank in faillissement voor haar klantdossiers in het bezit van één fysiek archief en meerdere digitale archieven. Hier moet één volledig digitaal archief van worden gemaakt. Het doel is dat er in de toekomst vanaf één punt digitaal toegang is voor iedere kredietnemer en diens afgenomen producten. Daarnaast is het belangrijk dat de fysieke dossiers beter traceerbaar en nauwkeurig gearchiveerd zijn, zodat de originele stukken bij opvraag gemakkelijk overlegd kunnen worden.
Als marktleider in het verwerken van documenten en het digitaliseren van archieven biedt Service Point hiervoor een totaaloplossing.

DSB Bank in faillissement heeft aangegeven welke documenten moeten worden gescand en eventueel geclassificeerd. Service Point controleert de fysieke documenten van ruim 450.000 contractnummers. Indien een document moet worden geclassificeerd, wordt het document voorbereid voor scanning, gescand en vervolgens via data entry voorzien van de gewenste classificatie.

Wat betreft de reeds bestaande digitale archieven, vindt eenzelfde controle plaats. Er wordt gecontroleerd of de daarin bevindende documenten van 250.000 contactnummers moeten worden geclassificeerd.

Aan het einde van het traject worden alle gedigitaliseerde en geclassificeerde documenten per contractnummer samengevoegd. Deze gedigitaliseerde documenten gaan samen met de fysieke documenten retour naar DSB Bank in faillissement. De verwachting is dat Service Point aan het einde van het traject ongeveer 7.000.000 documenten heeft geclassificeerd.

Overigens is met het unieke track&trace systeem van Service Point in elk stadium van het conversieproces bekend waar de documenten zijn en wat de status is. Er kan daarom te allen tijde een eventueel benodigd document worden opgevraagd.

“De samenwerking met Service Point heeft ervoor gezorgd, dat wij binnen 14 weken een volledig digitaal archief hebben voor alle actieve contracten met ruim 250.000 contractnummers. Hiermee kan zeer snel de gewenste informatie centraal op contractnummer worden gevonden. Er hoeft niet meer te worden gezocht in lastig te ontsluiten fysieke archieven op product of label. Dit maakt de werkprocessen in de toekomst aanzienlijk efficiënter.” geeft Marjon van Erp aan.

Case Card
Service Point

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Service Point verzorgt dossierarchief voor DSB bank in faillissement.

WorldPay en AcceptEmail bieden een geïntegreerde oplossing aan voor digitaal factureren en online betalen. Deze oplossing kan op de meeste plekken in de wereld worden ingezet. De facturatie vindt plaats op basis van de intelligente, gestructureerde e-mail van AcceptEmail in combinatie met locale of internationale online betaalmethoden, die WorldPay ontsluit.

Wereldwijde betaalmethoden
Met meer dan 75 internationale en nationale betaalmethoden biedt WorldPay bedrijven een breed aanbod van online betaalmethoden. AcceptEmail heeft in Nederland, met ruim 100 verzenders, meer dan 3 miljoen ontvangers en met de steun van banken, de standaard voor e-facturatie en betalen via e-mail gezet. “Op basis van functionaliteit en kwaliteit is AcceptEmail superieur en om die reden hebben wij voor AcceptEmail gekozen”, zegt Matthijs Koorn, VP Business Development EMEA van WorldPay in een verklaring. “Vanuit onze specialisatie richt WorldPay zich vooral op klanten met veel betalingstransacties. Wij verwachten door de samenwerking met AcceptEmail dat wij ook beter in staat zijn andere markten te betreden. Andersom biedt de samenwerking de mogelijkheid voor bestaande en nieuwe klanten om AcceptEmails ook via andere betaalmethoden te kunnen betalen. “

Standaard in Nederland
Peter Kwakernaak, CEO van AcceptEmail vult aan “ WorldPay is een PSP van wereldformaat met een uitstekende reputatie, die begrijpt dat de “next big wave” in online transacties uit e-billing voortkomt. Sinds de oprichting van AcceptEmail zijn er miljoenen AcceptEmails verzonden en betaald. In Nederland worden we herkend en erkend als de bedenker en standaard in faktureren en betalen via e-mail. De volgende stap van AcceptEmail is om het concept ook in andere landen in Europa en de wereld uit te rollen. WorldPay zal daarin een prominente rol spelen.“

AcceptEmail

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: WorldPay en AcceptEmail faciliteren factureren en betalen via e-mail.

Meer vraag naar maatwerkoplossingen
Van oudsher ging het vooral om het uitbesteden van traditionele documentafdelingen zoals de postkamer en de reprografische afdelingen. Service Point voerde de dienstverlening op locatie van de klant uit. Ook het uitbesteden van responsverwerking voor marketingacties en enquêtes behoorden tot de voorlopers van de huidige dienstverlening van Service Point. “De vraag naar documentgerelateerde dienstverlening stijgt nog steeds”, vertelt Bijman.

Lees het volledige artikel

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Veranderende vraag naar de uitbesteding van documentverwerking.

Electronisch factureren en betalen via e-mail

AcceptEmail is factureren en betalen via e-mail; de digitale acceptgiro. Vanuit een gestandaardiseerde email betaalt de klant met enkele klikken veilig via iDEAL. De klant hoeft niets over te typen want de betalingsgegevens worden automatisch overgenomen. Na betaling geeft de email aan dat er betaald is. AcceptEmail is daarmee een voordehandliggend alternatief voor de papieren acceptgiro, die nu vaak wordt overgetikt in internetbankieren.

AcceptEmail werd door de jury geprezen om de know-how van betalen en e-mail marketing, die verankerd zijn in de dienst. Gezien het feit dat de overige plaatsen in de top 10 industriële bedrijven zijn, is het bewonderingswaardig dat AcceptEmail in de top 3 is terecht gekomen.

De beste ideeën zijn ook vaak de simpelste ideeën

Het succes van AcceptEmail is volgens directeur Peter Kwakernaak naast de strakke focus van het bedrijf vooral toe te schrijven aan het feit dat het idee zo simpel is: ”Iedereen vraagt zich af waarom zoiets logisch nog niet eerder bedacht is. Er waait nu een hele andere wind dan vier jaar geleden toen we begonnen en we echt nog poinierswerk verrichtten. We hebben nu veel projectervaring opgedaan met het aansluiten van meer dan 100 bedrijven en we zijn miljoenen verzonden en betaalde AcceptEmails verder. Onze bestaande en nieuwe klanten profiteren hiervan. Dat we nu ook echt herkend en erkend worden, dat is tenslotte wat je met het zetten van de standaard nastreeft“ aldus een zichtbaar trotse Peter Kwakernaak. De volgende stap van AcceptEmail is om het concept ook in andere landen in Europa en de wereld uit te rollen. “

Standaard in Nederland

”De kracht van AcceptEmail is dat zij hebben aangetoond dat een MKB bedrijf in staat is om een standaard neer te zetten, in een wereld die nog altijd gedomineerd wordt door traditionele  bedrijven”, aldus de jury onder leiding van de heer Alexander Rinnooy Kan. De jury beoordeelde de nominaties op basis van originaliteit, impact, verkrijgbaarheid en de omzetpotentie.

Top van Nederland

De MKB Innovatie Top 100 wordt gezien als de grootste en belangrijkste innovatieprijs voor bedrijven in het MKB. Aan de MKB Innovatie Top 100 is bewust geen prijs verbonden. De kracht van het initiatief is te laten zien waartoe het MKB in staat is. De 100 bedrijven en hun innovaties zijn vanaf vandaag te vinden op www.syntens.nl/innovatietop100. Ook staan daar videoreportages over aansprekende innovaties uit de ranglijst.

www.acceptemail.com

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: AcceptEmail nummer 3 in MKB Innovatie Top 100.

Zorginstelling ASVZ Zuid West (onderdeel van de Carante Groep) verwerkt jaarlijks meer dan 35.000 facturen. Tot voor kort grotendeels handmatig, dus omslachtig. Dit legde veel beslag op de tijd van de administratief medewerkers én de budget houders. Tijd – en kosten! – die ASVZ Zuid West veel liever vrij maakt voor het primaire proces: het verlenen van zorg aan (verstan delijk) gehandicapten, ouderen en psychiatrische patiënten.

Jerry van Rekom, hoofd IT bij ASVZ Zuid West: “Gezien het feit dat wij beschikken over 250 budgethouders, verspreid over een honderdtal locaties in Zuidwest-Nederland, duurde het vaak weken voor een factuur door alle hiervoor verantwoordelijke personen was geaccordeerd en kon worden klaargezet voor betaling. Facturen kwamen op tal van plaatsen de organisatie binnen, werden ingeschreven, gestempeld, gekopieerd en vervolgens per interne post gedistribueerd naar alle betrokkenen. Natuurlijk liep dat wel eens mis: facturen kwamen te laat bij de juiste personen, raak ten ‘onderweg’ zoek en werden als gevolg hiervan regelmatig te laat betaald. Leveranciers werden ongeduldig. Aanmaningen? Die doorliepen de zelfde langdurige route! Verre van efficiënt. Hoogste tijd om dit slimmer aan te pakken.”

Ricoh’s BasWare oplossing voor snelle factuurverwerking
Na een gedegen selectieprocedure werd document management specialist Ricoh ingeschakeld om het omslachtige proces van factuurverwerking efficiënter te laten verlopen. Van Rekom: “Met succes! De handmatige proces stappen verlopen nu volledig elektronisch. Dit scheelt ons enorm veel tijd. Deze kunnen we extra inzetten voor zorg!”

Klik hier om het volledige artikel

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Digitale factuurverwerking geeft Carante Groep meer tijd voor zorg.

Om de veiligheid van (bedrijfs)gegevens te waarborgen, dient de aanlevering van XBRL documenten aan Digipoort voorzien te zijn van een PKI-overheid certificaat. Dit certificaat garandeert een betrouwbare uitwisseling van gegevens, omdat het vergeleken kan worden met een digitale handtekening. Deze handtekening kent dezelfde juridische status als een geschreven handtekening en kan, doordat het bestaat uit een unieke wiskundige sleutel, alleen gebruikt worden door personen of organisaties die hiervoor geautoriseerd zijn.

Door de dienstverlening van ESG, als door de overheid gecertificeerde en gemachtigde leverancier voor de uitgifte van deze Digitale Identiteiten, samen te voegen met het xbrlOne rapportageplatform van Semansys, ontstaat een functionaliteit waarin nog slechts een druk op de knop nodig is om XBRL documenten te genereren en te verzenden naar Digipoort en BIV. Voor softwareontwikkelaars betekent dit een aanzienlijke winst bij het beheer van hun service aan derden.

www.de-electronische-signatuur.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: ESG en Semansys bundelen krachten voor SBR.

Op de website telegraaf.nl stond een interessant klein artikel over de opslag van papier. Daarin liet verhuis- en transportbedrijf Koninklijke Saan weten dat de opslag en digitale verwerking ondanks de crisis voor de winstgevendheid zorgde om de bij tegenvallers op zijn kraanverhuur in de bouwsector te compenseren.

Complex digitaal en goed papier
Verhuis- en transportbedrijf Koninklijke Saan geeft aan dat te wijten is aan complexiteit van digitaal werken en de lage prijs van papier: “Digitaal werken blijkt complex. Digitaal factureren lukt nog, verder is de overgang te ingewikkeld om met al het papier te stoppen. Iedereen snapt dat alles ooit digitaal wordt, toch vinden ze papier makkelijk. En goedkoop.” En “Een cd-rom met documenten is duurder dan een doos papier stallen.”

Onbekendheid archiefwetgeving
Kennelijk heerst er in Nederland nog wat onbekendheid rondom het archiveren van administraties. Dat valt allereerst af te leiden aan de groei in papieren opslag bij Koninklijke Saan en daarnaast de opmerkingen van Koninklijke Saan zelf: “Digitaal werken op kantoren betekent ook dat bedrijven zich vaak geen raad weten met hun stukken, soms jarenlang opgebouwd. Veel gebruiken ze die niet meer, maar ze moeten vanwege de bewaarplicht erg veel fysiek opslaan”.

Lees het hele artikel hier: http://www.telegraaf.nl/mijnbedrijf/9688926/__Papieropslag_ondanks_digitaal_werken__.html?sn=mijnbedrijf

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Opslag van papier blijft groeien ondanks digitaal werken.

Belangrijkste voordelen
•    Het online kunnen bekijken en analyseren van factuurgegevens;
•    Het downloaden van factuurgegevens als PDF, XML of Excel bestand;
•    Het beschikbaar hebben van al uw facturen voor 7 jaar in het online factuurarchief;
•    Geen papierstromen meer door uw organisatie.

Digitale innameproces
“Bij inname is er snel onduidelijkheid over inleverschades”, zegt algemeen directeur Arjan Overbeeke van MKB Lease. “Als de berijder of het bedrijf niet bij de inname aanwezig is en er komt vervolgens een rekening vanwege schade, dan ontstaat er nog wel eens discussie of die schade niet tijdens het transport is ontstaan. Met de nieuwe manier van werken wordt dat zoveel mogelijk uitgebannen.”

Het innameproces en de afwikkeling van het leasecontract verloopt door de digitalisering volgens MKB Lease bovendien sneller. ”De klant kan alle factuurgegevens downloaden of online bekijken en analyseren tot zeven jaar na dato”, aldus Overbeeke. “Bijkomend voordeel is een vermindering van de papierstromen binnen de organisatie.”

Bronnen: MKB Lease en Automotive

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Paperless office: MKB Lease start met elektronische facturatie.

De resultaten worden in onderstaande afbeelding weergegeven

Staat digitalisering van het facturatieproces al op uw agenda voor 2011?

E-factureren biedt voordelen zoals kostenbesparingen efficiency, maar ook nog andere voordelen
Uit de poll blijkt ook dat belangrijke redenen om digitaal te factureren kostenbesparing en een efficiënter proces zijn. Zo gaf één van de respondenten aan dat hij al een aantal jaren digitaal factureert. Dit leverde hem naast kostenbesparing ook tijdswinst op. En ervaring met verdere automatisering en digitalisering. Een andere respondent gaf aan dat hij oren had naar het zo laag mogelijk houden van de kosten. Het kiezen van het juiste pakket voor digitaal factureren vond hij echter lastig.

Belemmeringen bij de overstap naar de digitale factuur
Er wordt gezegd dat niet het digitale proces de belemmering is bij de adoptie van de digitale factuur, de klant zelf staat het proces in de weg. Zij zijn degenen die de factuur nog graag per post willen ontvangen.

Kortom: de klant is er nog niet aan toe. Uit de resultaten van de poll blijkt dat 53% van de respondenten aangeeft dat de klanten nog niet zo ver zijn.

De overige redenen zijn in de afbeelding hieronder af te lezen

Wat zijn uw uitdagingen bij de stap naar digitaal factureren?

Nieuwe LinkedIn Poll
Wat is een digitale factuur volgens u?
1) E-mail + PDF
2) Automatisch inlezen
3) Inloggen op portal
4) Ketendigitalisering
5) Factuur met betaalbutton

Geef uw mening via onze nieuwe poll!

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Digitale factuur versus papieren factuur.

Kofax plc biedt oplossingen voor het stroomlijnen van informatie stromen binnen een organisatie. De elektronische oplossingen zijn bedoeld om tijd en kosten te besparen bij het ontvangen, transformeren en verzenden van belangrijke documenten.

ICreative levert de Kofax oplossingen, installeert en onderhoud deze als Value Added Partner volledig zelfstandig. ICreative heeft verregaande kennis van de ‘scripting language’ van Kofax, waardoor veel creative oplossingen met deze tools gerealiseerd kunnen worden.

ICreative

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: ICreative heeft de Kofax Platinum Partner status bereikt.

Goede doelen aangesloten bij de brancheorganisatie VFI kunnen vanaf vandaag voordelig gebruik maken van AcceptEmail. VFI en AcceptEmail B.V. hebben daartoe een samenwerkingsovereenkomst gesloten.

Goede doelen ontvangen het overgrote deel van hun donaties via traditionele kanalen als de acceptgiro en incasso.  Uit een onderzoek van VFI blijkt dat goede doelen met interesse kijken naar de mogelijkheden van nieuwe kanalen, maar hier vooralsnog beperkt gebruik van maken. Relatief hoge kosten en onbekendheid spelen hier een rol. Op verzoek van haar leden is VFI een samenwerking aangegaan met AcceptEmail  B.V. om hier verandering in te brengen.

AcceptEmail is een dienst voor het verzenden en betalen van rekeningen voor organisaties en consumenten die gebruik maakt van de kracht van e-mail: digitaal, veilig en snel.  De innovatieve dienst stelt een goed doel in staat haar donateur via e-mail een donatie – of contributieverzoek te sturen. Met enkele muisklikken kan de donateur vervolgens het bedrag door middel van iDEAL via de eigen bank veilig en snel overboeken.

De samenwerking tussen VFI en AcceptEmail is mede tot stand gekomen op initiatief van Tacstone. Tacstone begeleidt sinds 2009 een aantal goede doelen met de toepassing van AcceptEmail in hun fondsenwerving. Door de overeenkomst met VFI kunnen goede doelen nu tegen aantrekkelijke voorwaarden gebruik maken van AcceptEmail. Daarnaast zullen VFI en AcceptEmail veel aandacht besteden aan kennisdeling, waardoor de drempel om AcceptEmail in te zetten als donatie – of contributiemethode wordt verlaagd.

Over VFI
VFI is de branchevereniging van goede doelen. De ruim 120 goede doelen die zijn aan­gesloten bij VFI hebben uiteenlopende aandachts­gebieden:  van gezondheid tot internationale hulp, van cultuur tot dierenbelangen. Belangenbehartiging, zelfregulering en dienstverlening zijn de belangrijkste taken van VFI. VFI is bovendien een actieve gesprekspartner van maatschappelijke organisaties en overheid en zet zich in voor de ontwikkeling van maatschappelijk draagvlak en publieksvertrouwen.

Over AcceptEmail B.V.
AcceptEmail biedt een complete dienst voor doneren, factureren en betalen via e-mail voor organisaties  en consumenten. AcceptEmail is herkenbaar, eenvoudig, veilig en gemakkelijk voor ontvangers. Voor verzenders reduceert AcceptEmail de kosten van facturatie en collectie van hun vorderingen substantieel, terwijl de klanttevredenheid wordt verhoogd.

AcceptEmail

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: VFI en AcceptEmail BV introduceren AcceptEmail bij goede doelen.

Dit percentage zal de komende tijd verder stijgen, dankzij het zelf-lerende DigiMail systeem van Service Point. Service Point legt belangrijke gegevens (o.a. contractnummer en documentsoort) van de binnenkomende post vast. Vervolgens levert Service Point de digitale poststukken af in meer dan 40 verschillende digitale postbakken in de systemen van AEGON Bank.

Hiermee is AEGON Bank wederom een nieuwe en tevreden gebruiker van DigiMail, het unieke digitale postverwerkingsysteem van Service Point.

Door de samenwerking met Service Point wordt de verwerking van de poststromen van AEGON Bank geoptimaliseerd, zodat AEGON Bank nog beter en sneller in staat is om haar klanten van dienst te zijn.

Arkin
Service Point verwerkt dagelijks alle post voor Arkin. Het gaat daarbij zowel om de interne als de externe post van de ruim 40 locaties van Arkin verspreid in en om Amsterdam. Arkin biedt preventie, behandeling, rehabilitatie en re-integratie en zorg aan mensen met psychiatrische en ernstige psychische problemen, met verslavingsproblemen en/of daaraan gerelateerde risicovolle levensstijlen.

Service Point ontvangt, sorteert, verwerkt en verspreid alle postbuspost en interne post. Op alle vestigingen wordt de interne post bezorgd en de uitgaande post verwerkt door de vestiging Service Point Schiphol.

Naast de postale dienstverlening, verzorgt Service Point voor Arkin ook diverse repro-opdrachten, malingen en drukwerk. Door de samenwerking met Service Point wordt de verwerking van de poststromen van Arkin geoptimaliseerd. Dankzij deze ontzorging kan Arkin zich nog beter op haar kerntaken concentreren.

Service Point

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Service Point digitaliseert alle post voor AEGON Bank en Arkin.

In enkele jaren volledig digitaal
Onze doelstelling is om dit jaar richting 50% klantadoptie te groeien. Met de introductie van de extra aanmeldmethode is deze doelstelling zeker haalbaar. Wij kunnen namelijk nieuwe leden direct vragen of zij hun post digitaal via de bank willen ontvangen. Ook bestaande leden kunnen via allerlei contactmomenten (website, nieuwsbrief, factuur, telefoon, e-mail) hun voorkeur voor digitaal aan ons doorgeven. Wij regelen vervolgens dat de aanmelding geregistreerd wordt bij de bank.

Het einddoel is dat we in enkele jaren tijd volledig digitaal zijn. De digitale nota ViaMijnBank betekent voor de KNHS namelijk een forse besparing op de documentlogistiek, interne administratieve lasten en betaaltransactiekosten. Tel hierbij op dat onze leden tegenwoordig al massaal betalen via internetbankieren en steeds vaker online zijn. Dan is het toch ook logisch om de digitaal nota af te leveren in de vertrouwde bankomgeving, zodat men deze niet meer kan kwijtraken en direct met één klik kan afhandelen. Ook kunnen wij via de bank andere nota’s dan facturen, incassospecificaties en herinneringen digitaal aanbieden zoals startbewijzen e.d. De bank als digitale brievenbus is feitelijk een totaalconcept en zal de papieren acceptgiro in de toekomst doen verdwijnen.

Bluem

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: 20% leden van KNHS stapt over op de Digitale nota van Bluem.

Vooral organisaties met meerdere vestigingen of een grote hoeveelheid binnenkomende post hebben vaak te maken met vertraagde bezorging van interne post, beperkte informatiedeling, decentrale opslag, hoge kopieer kosten en groeiende schaduwarchieven. Dit maakt het lastig om de juiste informatie tijdig met de juiste medewerkers te delen. Door post en interne documenten te digitaliseren is hier een belangrijke efficiencyslag te maken. Het creëren van een digitale postkamer lijkt dan ook de eerstvolgende stap richting een papierarm kantoor.

Momenteel lopen de papieren post en digitaal ontvangen berichten zoals e-mail vaak nog door elkaar. Door beide informatiestromen te digitaliseren en centraliseren via de Digitale Postkamer van DDinformatica, ontstaat één document/poststroom die bedrijven in staat stelt om alle waardevolle informatie die binnen de organisatie gemaakt of ontvangen wordt te groeperen, snel en eenvoudig te delen met de juiste medewerkers en te beschermen tegen onbevoegden. Het resultaat is een volledig archief en optimale kennis- en informatiedeling.

De eerste klanten hebben de Digitale Postkamer van DDinformatica inmiddels in gebruik. De verwachting is dat dit aantal in de toekomst exponentieel zal toenemen.

Over DDinformatica
DDinformatica – softwareleverancier uit Hoofddorp – biedt oplossingen voor het elimineren van papier en het optimaliseren van documentstromen. Sinds het ontstaan in 1993 richt DDinformatica zich op de ontwikkeling van effectieve software voor de automatisering en beheersing van uiteenlopende documentstromen met als doel om meer werk te verrichten met minder papier en minder arbeid.

DDinformatica

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Digitale postkamer heeft de toekomst.

DigiInkoop
Via DigiInkoop, het digitale bestel- en facturatiesysteem van de Rijksdienst, kunnen contracten, bestellingen, en facturen elektronisch worden verwerkt. DigiInkoop is een voorziening van Logius. Deze elektronische bestel- en facturatievoorziening bestaat uit twee onderdelen: een e-purchasingvoorziening en een digitaal berichtensysteem ‘Digipoort’. Digipoort is een bestaande voorziening van Logius en dient als het elektronisch postkantoor van de overheid voor bedrijven. De e-purchasingvoorziening maakt de automatische afhandeling van bestellingen en factureren mogelijk en biedt contract- en management informatie over deze processen. Ordina is geselecteerd voor de realisatie en het beheer van deze voorziening. Voor de realisatie maakt Ordina gebruik van Oracle e-Business Suite.

“Wij hebben er vertrouwen in dat Ordina zal laten zien dat zij de juiste kennis en ervaring in de overheidsmarkt kan combineren met diepgaande technische expertise”, zegt Steven Luitjens, directeur van Logius. “Ordina is als best passende partij middels een Europese aanbesteding geselecteerd voor de realisatie van dit rijksbrede digitale bestel– en facturatiesysteem. We zijn verheugd dat Logius en Ordina de Rijksdienst met DigiInkoop kunnen ondersteunen in de doelstelling om te komen tot een efficiënter, makkelijker, rechtmatiger en professioneler overheid.”

“De overheid staat onder grote druk om kosten te besparen en tegelijkertijd nog klantgerichter te werken”, aldus Ronald Kasteel, CEO van Ordina. “Door processen efficiënter in te richten, met ondersteuning van ICT, kan de overheid deze doelstellingen bereiken. We zijn er trots op dat we met de realisatie van DigiInkoop de Rijksoverheid kunnen ondersteunen in het zetten van de volgende stap naar een efficiëntere en klantgerichte overheid.”

Logius

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Ministerie van BZK gunt Ordina realisatie en beheer centraal inkoopsysteem Rijksdienst.

In dit seminar krijgt u een inzicht in de laatste stand van zaken omtrent elektronische factuurverwerking in Nederland. Vervolgens krijgt u mede aan de hand van een praktijkvoorbeeld inzicht in hoe digitale factuurverwerking bijdraagt aan de professionalisering van de implementatie van de strategische visie van organisaties.

Bekijk hieronder het programma:

Locatie: Nieuwegein Business Center (NBC)

13.30 – 14.00 Ontvangst en registratie

14.00 – 14.15 Opening en welkomstwoord
Door: Rob Berting, Commercieel Directeur bij 20/20 Vision

14.15 – 15.00 Het managen van de inkoopstromen
Met de komst van centrale inkooporganisaties, niet alleen in de private- maar ook de publieke sector, wordt er een nieuw tijdperk ingeluid voor factuurverwerking. Organisaties streven naar een transparant inkoopproces. Met volledig inzicht in het proces van organisatiebehoefte tot factuurbetaling. Leveranciersmanagement en contractmanagement worden integrale onderdelen van de strategie van organisaties waarbij gemanaged wordt op rechtmatigheid en doelmatigheid van systemen. Hans Ruiter, voormalige directeur van de inkooporganisatie NEVI, vertelt tijdens dit seminar hoe organisaties omgaan met de nieuwe ontwikkelingen op het gebied van digitale inkoopstromen.
Door: Hans Ruiter, Senior Managing Consultant bij Berenschot en voormalige directeur van inkooporganisatie NEVI

15.00 – 15.45 Een transparant facturatieproces ondersteunt de visie van Stadion Amsterdam ArenA
Stadion Amsterdam ArenA is het voetbalstadion van de voetbalclub Ajax. Niet alleen op het veld wil men de beste speler zijn, maar Stadion ArenA zelf streeft ook om de top te bereiken met betrouwbare bedrijfsprocessen. Het digitaliseren van de financiële processen helpt om een transparant en betrouwbaar proces te realiseren. Han Mouton, Financial Director, komt vertellen hoe digitale factuurverwerking heeft geleid naar een goed georganiseerd archief, trackingsysteem en procurement intelligentie.
Door: Han Mouton, Financial Director Stadion Amsterdam ArenA

15.45 – 16.15 Koffie/theepauze

16.15 – 17.00 Digitalisering van processen is cruciaal voor een transparante bedrijfsvoering
Tijdens deze interactieve sessie worden gedachten uitgewisseld over de rol van digitale factuurverwerking binnen organisaties. Maakt digitale verwerking papierenstroom overbodig? Hoe houd ik controle over de compliance wet- en regelgeving als ik kies voor digitale factuurverwerking? Hoe bereik ik synergie tussen mijn afdelingen? Al deze vragen en meer worden beantwoord zodat u weet waar u aan toe bent als u kiest voor digitale factuurverwerking binnen uw eigen organisatie.

17.00 – 17.15 Nabeschouwing en afsluiting

17.15 – 18.00 Netwerkborrel

Dit seminar bijwonen? Neem voor meer informatie contact op met Maarten Anbeek op 06 42701609

20/20 vision Europe

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Seminar: De digitale weg van de factuur.

DigiMail door Service Point is geschikt voor het verwerken alle soorten post: van opzeggingsbrieven tot facturen en van contracten tot handgeschreven verhuisberichten. De combinatie van technologieën voor automatische documentclassificatie en gegevensherkenning en van manuele correcties en kwaliteitscontroles zorgt voor een feilloze bezorging van gedigitaliseerde post bij de juiste afdeling of medewerker.

Met DigiMail begint het automatiseringsproces op het punt waar de documenten binnenkomen, namelijk in de postkamer. Dit betekent dat informatie uit documenten vrijwel direct naar de beoogde bestemming gaat; een verschil vergeleken met het langzame sorteren en afleveren van documenten gevolgd door handmatige invoer van informatie in systemen wat erg foutgevoelig is.

DigiMail stelt Scarlet in staat beter en sneller te reageren en te communiceren met zijn klanten. DigiMail verbetert de efficiëntie van hun organisatie en processen. Het resultaat? Minder kosten, meer snelheid en meer kwaliteit.

www.servicepoint.net

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Digimail voor Scarlet via Servicepoint.

Onlangs publiceerde TNO het rapport ‘Energie- en CO2-besparing door elektronisch factureren’. TNO stelt op basis van zijn analyses vast dat voor papieren facturen, vergeleken met een volledig digitaal factureringstraject, bijna twee keer meer energie nodig is en ruim anderhalf keer meer CO2 wordt uitgestoten. Die besparing wordt bereikt ‘doordat de envelop vervalt en in geval van volledig elektronisch factureren ook het papier voor de factuur’.

Dat klinkt logisch en objectief. Maar de digitale factureringspraktijk blijkt tot nu toe weerbarstiger dan de theorie. Circa dertig procent van digitale facturen wordt niet geprint en geautomatiseerd betaald. Dus in maar liefst zeventig procent van de gevallen wordt de factuur voor het goedkeuringsproces wel alsnog op papier geprint, daarna handmatig ingegeven en digitaal betaald. Het rapport vermeldt ook niet in welk type centrale de gebruikte energie wordt opgewekt. Zoals bekend maakt het nogal wat uit voor de CO2-belasting of dat bijvoorbeeld in een kolen- of een waterkracht- of kerncentrale gebeurt.

Wat betekent een dergelijk rapport nu voor u als drukker? Dat elektronisch factureren op termijn gemeengoed wordt staat als een paal boven water. Mits op de juiste wijze geïmplementeerd kunnen dergelijke systemen bijdragen tot een doelmatiger bedrijfsvoering. En daar is niemand tegen. Een gevolg daarvan zal ook zijn dat er een ‘alibi’ minder is om een reclameboodschap mee te sturen. De praktijk leert echter wel dat boodschappen op papier een langer leven beschoren zijn dan die op een beeldscherm en dus een grotere scoringskans hebben.

Tegelijkertijd moeten we ook vaststellen dat de vraag naar wat exact de CO2-belasting van activiteiten is voor steeds meer inkopers een keuzecriterium wordt. Maar het zal natuurlijk nooit het enige criterium worden. Als CO2 -vrij de norm wordt zal er immers weinig activiteit meer plaatsvinden.

Beter is te investeren in bewijzen dat papier de beste drager blijkt voor een bepaalde boodschap met een bepaald doel is. En tegelijkertijd serieus te onderzoeken of het digitale alternatief hetzelfde of meer of minder effect oplevert. Blijkt dat er fors meer digitale boodschappen de wereld in moeten worden gestuurd om een vergelijkbaar effect als met papier te bereiken, dan kan het maar zo zijn dat de digitale aanpak meer CO2-uitstoot oplevert. Want ook de energie nodig voor digitaal berichtenverkeer leidt tot CO2 -emissie.

Bron: VerantwoordPapier.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Elektronisch of op papier?.

En bovendien zijn al die verschillende log-ingegevens toch ook niet zo handig. Genoeg voorbeelden dus om een digitale kluis te vullen.

Lees hier verder: http://www.itprofessional.be/blogs/124725/hebt-u-al-een-digitale-brandkast-/

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Hebt u al een digitale brandkast? Bijvoorbeeld voor uw e-facturen?.

De UNIFI Trade Standard Evaluation Group heeft op 29 oktober 2010 de #ISO #20022 #standaard voor #efactureren goedgekeurd: #UBL #concurrent
18-11-2010 10:14:30

RT @mcislog: The Coming Price War in E-Invoicing|Good points about pricing dynamics of eInvoice services #EDI #eInvoice http://bit.ly/bIKGWU
18-11-2010 10:08:15

@huismanm Bekijk voor digitaal factureren deze checklist: concreet, gratis en zelf samen te stellen: http://bit.ly/bC1pIc. #efactureren
18-11-2010 10:01:50

RT @jaccovonhof: Gevolgen van staking postbodes?! Versneld invoeren digitaal factureren en digitale loonstroken versturen! 1100 poststuk …
18-11-2010 10:00:54

RT @bert_boer: Vandaag staakt de postbezorging. Een goed moment om vanaf nu elektronisch te factureren.
18-11-2010 09:59:34

@Ledlichtnoord Dat boekje over #efactureren is vrij algemeen. De #checklist #efactureren is een stuk concreter+gratis: http://bit.ly/bC1pIc
18-11-2010 09:57:00

Zojuist is het besluit bekend gemaakt op grond waarvan alle Ministeries op #digipoort moeten aansluiten: http://bit.ly/bQpCpV #efactureren
16-11-2010 14:59:20

RT @corne_h: Facturen gaan online maar klachten indienen moeten per post. #vodafone #fail
16-11-2010 13:47:49

RT @BNDeStemOhout: Gemeente Gilze en Rijen verloot laptop onder inwoners die inschrijven voor digitale nota. www.gilzerijen.nl
16-11-2010 13:46:03

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Nieuws update: week 46.

Dat is de belangrijkste conclusie die uit het ITO bereikbaarheidsonderzoek is gekomen. Dit onderzoek is gehouden onder 250 bedrijven en richtte zich dit jaar geheel op e-mail.

….
Hans Kardol, directeur van KSi onderzoek en verantwoordelijk voor het onderzoek, zei het volgende: “De bereikbaarheid van klantenservices in Nederland vertoont in vakantietijd opvallende overeenkomsten met de Zwarte Zaterdagen op de analoge snelwegen. Op weg naar een antwoord blijven nog veel te veel klanten steken in de digitale file.” De inhoudelijke kwaliteit van de antwoorden worden nog bekeken. De resultaten hiervan worden bekend gemaakt op het ITO-jaarcongres op 3 november 2010.

Over ITO en KSi

Stichting ITO helpt overheid, bedrijven en not-for-profit organisaties hun klantcontact en klantenservice te verbeteren. Dit doet ITO door voorlichting, onderzoek en certificering. Het ITO-certificaat is het meest succesvolle certificaat voor klantcontacten met tot nu toe 30

gecertificeerden. De norm voor de certificering is mede gebaseerd op een onderzoek onder consumenten en is daarmee een weergave van de klantverwachting. KSi Onderzoek en Advies is het uitvoeringsinstituut van de Stichting ITO. KSi bestaat al een aantal jaren als het ITO-adviesbureau dat de audits voor de ITO-certificering uitvoert. Dit bureau biedt inzicht in de kwaliteit van de dienstverlening op het gebied van klantenservice. Door kennis en creativiteit ontdekt en ontwikkelt KSi nieuwe wegen die leiden tot een betere relatie tussen de opdrachtgever en zijn klanten.

ccmonline
kSi-onderzoek
Ito

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Hoe bereikbaar zijn bedrijven op de digitale snelweg?.

Als een koper bij een webwinkel kiest voor online rembours krijgt hij of zij na betaling via een TNT-betaalmethode een geheime aflevercode per mail of sms. Als de bezorger langskomt met een handscanner dan moet de koper de rembourscode op een handterminal van TNT Post intoetsen. Na invoering van de code wordt het geld, dat tijdelijk op een externe rekening stond geparkeerd, aan de webwinkel overgemaakt.

In het derde kwartaal komt de ‘soft launch’ met een beperkt aantal partners, vertelt Stephan van den Eijnden, commercieel directeur van TNT Post Pakketservice, op het Online Betaalcongres in Utrecht. Eind dit jaar wordt de dienst breed gelanceerd. Van den Eijnden: “We gaan het heel breed in de markt zetten.”
Aan de deur

De geheime aflevercode bij online rembours is alleen bekend bij de koper, en niet bij de bezorger, om fraude te voorkomen. Online rembours kan alleen aan de deur. Als de koper bij de eerste afspraak niet thuis is, dan zal TNT een afspraak maken voor een moment waarop de koper wel thuis is.

Van den Eijnden: “De bezorger is het enige fysieke contact tussen de webwinkel en de klant. Via online rembours weet de koper zeker dat hij het betaalde ontvangt, en weet de webwinkelier zeker dat hij betaald krijgt.”
Pinnen was te eng

Het postbedrijf heeft ook een pilot gedaan pinnen bij rembours, waarbij bezorgers een mobiele pinterminal meenamen. Maar op die manier betalen vonden de klanten toch een beetje eng, bleek uit de pilot.

Op korte termijn gaat het postbedrijf praten met diverse payment service providers, de bedrijven die veel webwinkels voorzien van de digitale kassa-omgeving. Dat zijn in Nederland bedrijven als Ogone, Adyen, Docdata, Bibit, Multipay en Buckaroo. Die bedrijven zouden online rembours van TNT kunnen implementeren op de betaalomgevingen die zij aanbieden. Over de kosten van de betaalmethode wil TNT nog niks zeggen.

Bron: www.webwereld.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: TNT Post introduceert online remboursbetaling.

Eind september 2009 lanceerde minister Van Quickenborne zijn Digitaal Plan ‘België: digitaal hart van Europa 2010 -2015’. Dit plan heeft als doel om België terug een digitale voortrekkersrol te laten spelen en geniet een brede steun in de ICT- en Telecomsector.

In het Digitaal Plan staan 5 doelstellingen: 50% van alle facturen moet elektronisch verlopen, 50% van de burgers surft tegen 2015 mobiel, 1 leerling op 2 (vanaf 6 jaar) heeft een laptop of PDA als lesinstrument, 33% van de werknemers doen regelmatig telewerk en tegen 2015 moet 90% van de gezinnen aangesloten zijn op breedband internet.

Om dit plan te doen slagen, is uiteraard een goede samenwerking met de sector noodzakelijk. Daarom werd vorig jaar beslist om, onder leiding van Agoria (de sectorfederatie voor de technologische industrie in België), de specialisten in de sector nauw te betrekken bij de verdere uitwerking van het plan.

Gisteren was de eerste officiële vergadering van die werkgroep, in het bijzijn van verschillende ‘captains of industry’ die allen actief zullen meewerken aan de omzetting van het plan in concrete maatregelen. De eerste onderwerpen waarover deze werkgroep zich zal buigen zijn:

1. Next Generation Networks of glasvezel
2. Overheid en ICT
3. eFacturatie
4. eHealth

Deze onderwerpen zullen behandeld worden in gespecialiseerde werkgroepen die verslag zullen uitbrengen aan de overkoepelende stuurgroep.

Minister van ICT Vincent Van Quickenborne: “Ik heb het volste vertrouwen dat deze werkgroep spoedig concrete maatregelen zal voorstellen die ons sneller bij de vooropgestelde doelen zullen brengen. Samen met de sector zullen we hard werken om de doelstellingen uit het Digitaal Plan te halen.”

Bart Van Den Meersche, voorzitter van Agoria ICT: “ICT zal inderdaad een belangrijke rol spelen bij het oplossen van sociaal-economische uitdagingen zoals energie & klimaat, mobiliteit, gezondheidszorg en een performantere overheid ten dienste van de burgers en de ondernemingen. ICT verhoogt bovendien de productiviteit van de bedrijven en is een onmisbare schakel in hun innovatieprocessen. Hierdoor zorgt ICT voor www: “welvaart, welzijn en werkgelegenheid”. Samen met de overheid wil de ICT-sector zoeken naar beleidsmaatregelen om deze beloftes van ICT zo goed mogelijk in te lossen.”

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: België: Minister en Agoria lanceren ‘België, digitaal hart van Europa’.

Digipoort is een samenhangend geheel van afspraken en (elektronische) voorzieningen voor de uitwisseling van berichten en bestanden tussen bedrijven en overheid. Binnen Digipoort zijn keuzes gemaakt die specifiek van toepassing zijn op e-factureren. Dit is vertaald naar de koppelvlakafspraken e-factureren. Ontvangers en verzenders (met hun software) sluiten met hun processen en voorzieningen aan op Digipoort om elektronische facturen uit te wisselen.

E-factureren is tot 11 januari 2010 een pilot waaraan een beperkte groep verzenders en ontvangers deelnemen. Daarna kunnen meer partijen aansluiten.

In de Handreiking vindt u algemene informatie over e-factureren en het aansluiten op Digipoort.

De koppelvlakspecificaties zijn voor het aansluiten op e-factureren door overheidsorganisaties en leveranciers van software en service.

Voor e-factureren zijn UBL 2.0 specificaties beschikbaar.
De berichtspecificaties komen nog beschikbaar voor leveranciers van software en services.

Bron: gbo.overheid.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Overheid stimuleert e-factureren met Digipoort.

Op 9 september vindt in het Utrechtse Media Plaza een seminar plaats dat gericht is op het MKB in Nederland. De aandacht voor het onderwerp e-factureren is de afgelopen maanden in een stroomversnelling geraakt en verdient derhalve meer draagvlak wat betreft implementatie. De overheid en het bedrijfsleven hebben onlangs hun steun voor de groei van e-factureren al toegezegd door het ondertekenen van een convenant; nu is het aan de maatschappij om e-factureren tot zich te nemen.

Wat is er op deze dag te verwachten? De keynote sprekers geven u een algemene update over elektronisch factureren en de voordelen en vooruitzichten van e-factureren voor MKB-ers worden uitgelegd. Hoe en wanneer kun je starten, wat heb je hiervoor nodig en bij wie kun je relevante en inhoudelijk gerichte informatie krijgen? Wat zijn belangrijke aspecten betreffende archivering, controle, beveiliging en koppeling met de boekhouding? Wat is de situatie met betrekking tot het gebruik van e-factureren richting mijn klanten, leveranciers en de overheid? Op deze vragen kunt u een antwoord vinden op 9 september.

Sprekers
Naast Staatssecretaris Jan Kees de Jager van Financiën lichten diverse keynote sprekers – onder meer namens de Nederlandse Overheid, het Holland Financial Centre, Softwarepakketten en TNO-ICT – de meest recente stand van zaken mondeling toe en geven u een zo compleet mogelijk beeld van de rol van banken, de overheid, het MKB en softwareleveranciers, en wat elektronisch factureren tot zo’n interessante ontwikkeling maakt.

Deze bijeenkomst staat voor een belangrijk deel in het teken van de officiële lancering van de website www.e-factureren.info en het boekje ‘e-factureren voor ondernemers’. Deze informatiebronnen bieden geïnteresseerde ondernemers een krachtige steun in de rug om e-factureren te gaan toepassen in de praktijk. Ook voor ondernemers die al begonnen zijn met het digitaal versturen van rekeningen zijn de website en het boekje handige naslagwerken om op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen omtrent het onderwerp.

Meer informatie kunt u vinden bij Media Plaza en op de website van het Ministerie van Economische Zaken

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Seminar: Het MKB aan de slag met elektronisch factureren.

Onlangs hebben TNT Post en MagSoft aangekondigd nauw te gaan samenwerken. TNT Post heeft MagSoft geselecteerd als OEM partner voor Scanpost. Scanpost is een initiatief waarmee de toenemende vraag naar digitale ontvangst van post wordt beantwoord. De afnemers van Scanpost krijgen alle dagelijkse inkomende post gescand, digitaal verwerkt en rechtstreeks aangeleverd op de juiste afdeling of medewerker. Op deze wijze neemt de postverwerking veel minder tijd en ruimte in beslag en kunnen organisaties tegen lagere kosten, sneller en beter reageren op berichten van klanten en overige verzenders.

Intelligente documentverwerking
 
TNT Post heeft de Document Processing oplossing van MagSoft geselecteerd vanwege de prestaties en resultaten. Daarnaast heeft MagSoft zowel de ervaring als de proceskennis op het gebied van intelligente documentverwerking in huis om de logistieke kennis en kunde van TNT Post volledig aan te vullen tot een krachtige en flexibele werking van Scanpost. TNT Post kan mede dankzij de oplossing van MagSoft zorgen voor een nog betere kwaliteit van de classificatie van de digitale post via Scanpost.
 
Bron: VIP

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: TNT Post kiest oplossingen MagSoft voor Scanpost.

AcceptEmail en PayDutchGroup hebben de krachten gebundeld in het aanbieden van een complete, scherp geprijsde service voor factureren en betalen per email. Beide bedrijven hebben reeds jaren ervaring in het digitaliseren van factuurstromen en het afwikkelen van online betaaltransacties. Peter Kwakernaak, CEO van AcceptEmail: “Wij willen voor grote en kleine bedrijven de drempel om de voordelen van digitaal factureren en betalen te ervaren op alle mogelijke manieren verder verlagen door inzet van e-mail. E-mail kent een groot bereik: mensen kijken dagelijks in hun inbox en de weg naar betalen is zo gemakkelijk gemaakt, dat klanten niet worden opgezadeld met administratieve handelingen, ook al ontvangen ze hun factuur digitaal. Met de beproefde propositie van PayDutchGroup, genaamd weDEAL, kunnen we onze klanten veel sneller live krijgen, zonder het gedoe dat bedrijven nu geregeld ervaren bij aanvraag van iDEAL.

Betere tarieven
Verder is gebleken dat weDEAL voor met name kleinere bedrijven meestal betere iDEAL-tarieven biedt. AcceptEmail is nu budgettair haalbaar voor iedereen”. Mark Roelofsen, directeur van PayDutchGroup, voegt toe: “Wij zijn heel enthousiast over de samenwerking met AcceptEmail, dat hard op weg is om dé standaard voor betalen per email te worden. AcceptEmail is een complete e-mailfactuur waarmee u online kunt betalen met iDEAL. Alle gegevens zijn al ingevuld. De kans op fouten is daarmee veel kleiner en het kost minder tijd. Met weDEAL is dat ook nog eens heel goedkoop voor merchants! In aanvulling op wat AcceptEmail aangeeft is het goed te vermelden dat weDEAL alle iDEAL Acquiring banken ondersteunt. Bedrijven kunnen hun bestaande bankrekening gebruiken, want het is niet noodzakelijk voor het gebruik van weDEAL om een aparte bankrekening te openen.”

Omschakeling naar papierloos
Factureren en betalen per email kent vele toepassingen: ter vervanging van papieren acceptgiro’s die mede door de komst van SEPA en het duurzame streven naar papierloos handelsverkeer geleidelijk zullen verdwijnen, voor het versturen van herinneringen op facturen en ook voor uitval van automatische incasso’s, bij het maken van afspraken met klanten met een betaalachterstand of voor donaties aan goede doelen. Factureren en betalen per email wordt toegepast in een variëteit aan branches: uitgevers zetten het al in voor het werven van fondsen en nieuwe abonnees.
Webshops die met betalen achteraf meer omzet halen, bieden het als betaalmethode aan. Telecom providers, verzekeraars en energiebedrijven sturen klanten bij wie de automatische incasso faalt of ter vervanging van de acceptgiro een AcceptEmail, met het verzoek het openstaande bedrag te voldoen. Incassobureaus helpen debiteuren vriendelijk, snel en gemakkelijk te betalen via call centers. Reis- en ticketingorganisaties kunnen tijdens een telefoongesprek met hun klant direct de aanbetaling of de gehele reissom afrekenen, hetgeen speciaal voor last-minutes uitstekend werkt.
 

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: AcceptEmail en PayDutchGroup: Digitaal factureren en betalen voor iedereen.

Q-Collect is voortdurend op zoek naar innovatieve middelen om nu en in de toekomst slimmer te kunnen blijven incasseren en haar dienstverlening te verbeteren.

In dat kader is Q-Collect overgegaan tot de implementatie van AcceptEmail, de nieuwe manier van rekeningen betalen. Met AcceptEmail ontvangt de consument direct een digitale factuur in zijn of haar mailbox, die met een aantal muisklikken direct via Internet bankieren voldaan kan worden.

Q-Collect zal AcceptEmail in eerste instantie inzetten voor het versturen van aanmaningen, maar verwacht in de toekomst uitbreiding van de mogelijkheden van AcceptEmail. Iris van Loon, manager Operations van Q-Collect: “ AcceptEmail past perfect in ons streven om voor iedere debiteur de meest geschikte benadering te kiezen. Daarnaast kunnen we AcceptEmail ook inzetten bij het insourcen van volledige factuurstromen, zeker nu bedrijven hun factuurstromen digitaal mogen versturen.”

Eurosystems heeft voor Q-Collect de integratie verzorgd en daarmee een naadloze aansluiting op de backoffice processen gecreëerd. Q-Collect is onderdeel van Q-Credit Services Group, een groep dienstverleners die is gespecialiseerd in billing, debiteurenbeheer en incasso in uiteenlopende marktsegmenten.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Q-Collect introduceert AcceptEmail.

Ook de Brandweer kiest voor digitaliseren inkoopfacturen in Navision met ISP-Invoice

Zoekraken facturen en snel accorderen
“Omdat de Brandweer Amsterdam-Amstelland over meer dan 25 locaties verspreid is, raken
er wel eens facturen kwijt in de interne post. Ook snel accorderen is hierdoor lastig.
Verder worden facturen hierdoor dubbel en/of te laat betaald. Ook is het voor ons moeilijk een
duidelijk beeld van de werkelijke uitgave in een periode in kaart te brengen direct na afloop van de periode. Dit zijn de voornaamste redenen waarom wij op zoek zijn gegaan naar een oplossing voor digitaliseren van de inkoopfacturen in Microsoft Dynamics Navision. Wij willen als Brandweer uiteraard betrouwbaar overkomen; Ook naar onze leveranciers!” Aldus de heer T. de Bruin, Hoofd ICT, Brandweer Amsterdam-Amstelland.

Samenwerken aan een oplossing
“Wij hebben drie potentiële leveranciers met elkaar vergeleken. Van alle drie hebben wij
uitgebreide demo’s bekeken en referentiebezoeken bij gebruikers afgelegd. De keuze voor
ISProjects is uiteraard gebaseerd op de uitgebreide mogelijkheden van het pakket. Wat wij als belangrijke toegevoegde waarde hebben ervaren is de bereidheid tot samenwerking. Zowel de Brandweer als ISProjects is van mening dat je samen een project voor digitale
factuurverwerking tot een succes maakt. Dit geeft ons veel vertrouwen in ISProjects.” Aldus
de heer T. de Bruin.

Belangrijke voordelen
Met de oplossing van ISProjects kan Brandweer Amsterdam-Amstelland het verwerken
van haar inkomende facturen digitaliseren. Naast scanning en automatische herkenning van inkomende facturen op basis van “Free Forms” wordt ook automatische matching e-invoicing voor het elektronisch ontvangen van facturen ondersteund. Dit levert uiteraard een forse tijdbesparing en daarmee kostenbesparing op. Enkele andere grote voordelen zijn: een digitaal archief met uitgebreide zoekfunctie, automatische registratie van facturen in Navison en de gescande factuur (inclusief boekstempel en ‘audit-trail’) is direct op te vragen in het financiële systeem. Verder zijn er uitgebreide rapportage mogelijkheden waardoor de werkelijke uitgave direct inzichtelijk zijn.
Meer informatie over de ISP-Invoice van ISProjects: www.isprojects.nl

Brandweer Amsterdam-Amstelland
Op 1 januari 2008 is een nieuw brandweerkorps gevormd: Brandweer Amsterdam-Amstelland. Het nieuwe korps is ontstaan uit de samenvoeging van de zes korpsen van Aalsmeer, Amstelveen, Amsterdam, Diemen, Ouder-Amstel en Uithoorn. We hebben het over een regio met één miljoen inwoners, met vele duizenden mensen die iedere dag komen werken en met elk jaar twee miljoen toeristen.

Samenwerking
In de regio Amsterdam-Amstelland werkten de brandweerkorpsen al samen als regionale
brandweer. Deze samenwerking is versterkt door het vormen van één regionaal korps met
één commandant. Hierdoor is een korps ontstaan met ruim elfhonderd medewerkers. Een
combinatie van beroepsmedewerkers en vrijwilligers werkzaam op twintig kazernes en circa
driehonderd stafmedewerkers. De zes gemeentelijke korpsen zijn vanaf januari 2008 formeel opgegaan in deze nieuwe organisatie en alle medewerkers zijn overgegaan naar Brandweer Amsterdam-Amstelland.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Brandweer Amsterdam-Amstelland start met digitale factuurverwerking.

BCT Guiding Documents is uiteraard ook dit jaar aanwezig op de vakbeurs Overheid & ICT, die van dinsdag 21 tot en met donderdag 23 april a.s. in de Jaarbeurs te Utrecht wordt gehouden. BCT Guiding Documents is te vinden in hal 1, stand D086.

BCT laat op de stand verschillende, nieuwe oplossingen voor bestuurlijke besluitvorming, digitale verwerking van inkoopfacturen, automatische documentregistratie en de digitale handtekening zien. Het centrale thema van BCT Guiding Documents tijdens Overheid & ICT is ‘zaaksgewijs’ werken. Onder het motto ‘Rond uw zaken af met Corsa’ worden op de stand verschillende voorbeelden getoond van de toepassing van zaaksgewijs werken, waarmee overheidsorganisaties hun dienstverlening aan burgers en bedrijven enorm verbeterd hebben.

Zaaksgewijs werken is een duidelijke trend bij de overheid. Met een ‘zaak’ wordt een samenhangende hoeveelheid werk bedoeld, die via een bepaald proces tot een duidelijk gedefinieerd product leidt. In dat proces zijn kwaliteit en doorlooptijd erg belangrijk. Deze nieuwe manier van werken maakt werkprocessen heel transparant en overzichtelijk -zowel intern als voor de burger- en kan prima ondersteund worden met Corsa ECM en het zakenmagazijn.

Zaaksgewijs werken
Bij zaaksgewijs werken wordt een zaak gestart door een document, dat via het digitale loket, e-mail, fax of post binnenkomt. Zodra een document binnenkomt, dat een zaak kan starten, wordt het in Corsa geregistreerd en opent Corsa automatisch een zaakdossier. Ook andere documenten, die gedurende de afhandeling van de zaak worden gegenereerd (zoals de ontvangstbevestiging en de vergunning) worden automatisch aan het zaakdossier gekoppeld. Elke zaak heeft een uniek zaaknummer, dat tijdens het hele proces de ingang tot de zaak en alle zaakgerelateerde objecten (bijvoorbeeld documenten, dossiers, personen) vormt. Corsa ondersteunt ook bij het ontwerp van specifieke procedures, die nodig kunnen zijn voor de afhandeling van een zaak. Die processen kunnen flexibel en naar eigen inzicht worden ingericht. Bovendien kan Corsa gekoppeld worden aan vrijwel alle bestaande back-office applicaties, die de processen afhandelen. Daarbij kan Corsa de rol van centraal document management systeem overnemen, waarin alle documenten en dossiers opgeslagen en beheerd worden. Ze zijn dan ook vanuit de back-office direct opvraagbaar. Na afhandeling van de zaak is er een compleet digitaal (zaak)dossier beschikbaar.

Het zaaksgewijs werken is een prima middel om informatie over de status van (lopende) zaken aan burgers te geven. Met behulp van DigiD kan de klant 24 uur per dag op de Persoonlijke Internet Pagina (PIP) of via de Mijn Gemeente Pagina inloggen en toegang krijgen tot het zakenmagazijn. De statusinformatie is ook beschikbaar voor eigen medewerkers en managers, die bovendien managementrapportages over het aantal zaken en hun doorlooptijden kunnen opvragen.

Presentatie
BCT Guiding Documents verzorgt tijdens Overheid & ICT 2009 elke dag van 12:30 tot 13:15 uur samen met de gemeente Rijswijk een presentatie in inlooptheater Blauw. Tijdens de presentatie, die de titel ‘Gemeentebreed mid-office concept: goede zaak om mee te werken’ gekregen heeft, laat de gemeente Rijswijk de enorme voordelen van de invoering van het mid-office concept zien. Dankzij de combinatie van het organisatiebrede document management systeem Corsa en het zakenmagazijn van BCT is de dienstverlening aan burgers en bedrijven enorm verbeterd. De implementatie van de oplossing nam slechts drie maanden in beslag. Inmiddels zijn zo´n twaalf producten via het gemeenteportaal beschikbaar. Dat aantal zal de komende tijd snel toenemen. Dankzij de snellere afhandeling van digitale aanvragen en het statusinzicht, dat 24 uur per dag via de website toegankelijk is, steeg de gemeente Rijswijk op de ranglijst van de dienstverleningsmonitor van AndereOverheid.nl in korte tijd van de 273e naar de 15de plaats.

Wij willen u langs deze weg van harte uitnodigen om tijdens de beurs Overheid & ICT 2009 een bezoek te brengen aan onze stand D086 in hal 1, zodat we u wat meer over de ontwikkelingen bij BCT en de samenwerking met onze overheidsklanten kunnen vertellen.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: BCT Guiding Documents legt accent op ‘zaaksgewijs’ werken.

Condor Solutions levert en implementeert Dynamics NAV. Condor heeft ruime ervaring in de pharmacie, zorg, logistieke en woningbouwcorportatie sector. Condor heeft de standaardfunctionaliteit van Dynamics NAV verder verrijkt in Condor Add-on’s.

www.bluem.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Plug & play ViaMijnBank aansluiting voor Navision gebruikers.

Bedrijven die overstappen van papieren facturen naar elektronische facturen blijken dubbel voordeel te hebben. Zij kunnen jaarlijks een enorme besparing realiseren én zij ontvangen sneller geld op hun facturen.

E-facturen besparen de verzender € 2,50 en besparen de ontvanger € 10,00 per factuur. Als alle 400 miljoen papieren b-to-b facturen die jaarlijks in Nederland worden gemaakt, elektronisch verzonden zouden worden levert dat het bedrijfsleven een mogelijke besparing van 5 miljard euro per jaar op.

E-facturen worden gemiddeld 7 dagen sneller betaald dan papieren facturen omdat e-facturen direct in de boekhouding kunnen worden verwerkt en dus ook direct betaalbaar zijn. E-facturen worden ook sneller betaald omdat deze geregistreerd en officieel zijn.

Acceptatie
Steeds meer bedrijven accepteren elektronische facturen, mits deze geschikt zijn voor verwerking in de boekhouding. Een echte e-factuur bestaat uit meer dan een plaatje. De factuurdata moeten ook digitaal beschikbaar zijn om deze op dezelfde manier als bankmutaties in de boekhouding te importeren.

Ervaringen
Register.nl onderzocht de ervaringen van bedrijven met e-facturen. Van de in december 2009 verzonden e-facturen werden zowel de verzenders als de ontvangers benaderd met een vragenlijst.

1. Negen van de tien bedrijven accepteren e-facturen. De meeste bedrijven hebben zelfs een voorkeur voor het ontvangen van elektronische facturen omdat deze niet handmatig hoeven te worden verwerkt, maar direct in de boekhouding verwerkt kunnen worden. Dat scheelt tijd en voorkomt fouten.
2. Bedrijven realiseerden verlagingen van het uitstaande debiteurensaldo tot 25%.
3. Verzenders noemden als belangrijkste voordelen van het overstappen van papieren facturen naar e-facturen: kostenbesparing, snelheid en klanttevredenheid.
4. Ontvangers van e-facturen noemden als belangrijkste voordelen: tijdsbesparing, zekerheid over de afzender, direct betalen mogelijk door online bankopdrachten.
 
register.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Flink besparen én sneller geld met e-facturen.

Ricoh Nederland en Coen Hagedoorn Bouwgroep hebben een overeenkomst afgesloten, waarbij de bouwgroep de Invoice Processing-oplossing (IP) van Basware in de organisatie gaat doorvoeren. Coen Hagedoorn Bouwgroep en Ricoh Nederland, een reseller van Basware in Nederland, hebben in het verleden eerder zaken gedaan op het gebied van Multifunctional Printing (MFP’s). Na de volledige implementatie verwacht Coen Hagedoorn Bouwgroep per jaar 32.000 facturen, gekoppeld met Microsoft DynamicsTM NAV 4PS Construct, voortaan elektronisch te verwerken.

“Coen Hagedoorn Bouwgroep was naarstig op zoek naar een oplossing die hun inkomende factuurproces kon optimaliseren, en Ricoh Nederland kon aan deze wens voldoen”, zegt Emiel Driessen, Account Manager Solutions bij Ricoh Nederland. “We kwamen hierover in gesprek, omdat we al eerder zaken met Coen Hagedoorn Bouwgroep hebben gedaan. 

Tot nu toe vond de factuurafhandeling geheel handmatig plaats: van ontvangst, tot kopiëren en de goedkeuring door een van de budgethouders. Ricoh Nederland levert met Basware IP een uniek en flexibel ‘standaardproduct’ dat voor ieder bedrijf een passende oplossing biedt wanneer het aankomt op het automatiseren van factuurverwerkingsprocessen. De flexibiliteit van de oplossing én de ruime ervaring van Ricoh Nederland met Basware in de markt hebben voor Coen Hagedoorn Bouwgroep de uiteindelijke doorslag gegeven.”

“De facturen worden straks door middel van een scan voorzien van alle benodigde boekingskenmerken – waardonder crediteurennummer, projectnummer, factuurbedrag en BTW – waarna ze automatisch in onze administratieve software worden ingelezen”, aldus Bert Westland, Financial Controller bij Coen Hagedoorn Bouwgroep. “Er verdwijnt hiermee een reeks handmatige handelingen met betrekking tot onze factuurverwerking, wat veel tijd bespaart en fouten voorkomt. Ook het accorderen van facturen gaat digitaal. De papieren factuurkopieën verdwijnen, waarmee ook het milieu wordt ontlast. Een ander voordeel is dat met de gescande documenten meteen een digitaal archief wordt aangelegd. Voor de toekomst biedt Ricoh Nederland voor ons nog andere mogelijkheden om verder te digitaliseren. Denk daarbij aan digitale postverwerking en opdrachtverwerking.”

Ricoh Nederland, een reseller van Basware-oplossingen in Nederland, begint op korte termijn met het project. Verwacht wordt dat Basware’s IP-oplossing voor het begin van de zomer operationeel is. Driessen vervolgt: “In totaal zullen vijftig medewerkers bij Coen Hagedoorn Bouwgroep direct met de IP-oplossing te maken krijgen. Met de komst van Basware’s IP zullen jaarlijks 32.000 facturen, gekoppeld aan Microsoft DynamicsTM NAV 4PS Construct, elektronisch worden verwerkt.”

Over Ricoh Nederland
De producten en oplossingen van Ricoh Nederland leveren toegevoegde waarde in print oplossingen, document management en consultancy. Ricoh heeft een sleutelrol gespeeld bij de snelle ontwikkeling van de wereldwijde kantoorautomatisering en het werken in netwerken. Met 82.000 medewerkers en met ruim 350 vestigingen in meer dan 50 landen beschikt Ricoh Global momenteel over een verkoopnetwerk en servicenetwerk dat tot de grootste behoort in de branche. Ricoh is wereldwijd marktleider met een omzet van 18 miljard dollar. In Nederland wordt met 1.500 medewerkers een omzet van circa 400 miljoen euro gerealiseerd. In slechts 20 jaar is Ricoh Nederland uitgegroeid tot een marktleider in digitale kantooroplossingen. Het hoofdkantoor van Ricoh Nederland is gevestigd in ’s-Hertogenbosch, vanwaar kleine én grote klanten in heel Nederland soepel en op niveau worden ondersteund. Voor meer informatie: www.ricoh.nl

Over Coen Hagedoorn Bouwgroep
Coen Hagedoorn Bouwgroep is al meer dan dertig jaar actief in Midden-Nederland. Vanuit vestigingen in Huizen, Amsterdam, Utrecht en Amersfoort werken ruim tweehonderd vakbekwame medewerkers aan verschillende projecten op het gebied van woning- en utiliteitsbouw. Hierbij staan kwaliteit, innovatie en tevreden opdrachtgevers centraal. Tot de opdrachtgevers behoren onder meer woningbouwverenigingen, gemeenten, zorginstellingen en projectontwikkelaars.

Coen Hagedoorn Bouwgroep bestaat uit een aantal onderdelen die actief zijn op diverse disciplines van de bouw. Door deze structuur hebben opdrachtgevers altijd contact met een compacte en flexibele organisatie die waar nodig toegang heeft tot aanvullende ervaring en expertise van andere onderdelen van de bouwgroep. Dit houdt de lijnen kort maar geeft tegelijkertijd de opdrachtgever wel de zekerheid van een goede professionele organisatie die borg staat voor continuïteit op lange termijn. Voor meer informatie: www.coenhagedoornbouw.nl 

Over Basware
Met meer dan 1.200 klanten in ruim 50 landen is Basware wereldwijd leider op het gebied van purchase to pay oplossingen. Basware automatiseert financiële processen en levert hiermee toegevoegde waarde in de vorm van controle, compliance en een hoge Return On Investment (ROI). De oplossingen worden gedistribueerd en geïmplementeerd in Europa, de Verenigde Staten, Azië en Australië door middel van Basware’s netwerk van kantoren en partners.

In 2008 bedroeg de netto omzet € 86 miljoen. Basware Corporation is in 1985 opgericht en is genoteerd aan de NASDAQ QMX Helsinki Ltd. Het hoofdkantoor is gevestigd in Finland met zeven Basware vestigingen in Europa en de Verenigde Staten. Voor meer informatie: www.basware.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Coen Hagedoorn Bouwgroep kiest voor IP-oplossing Basware.

Meer informatie: www.acceptemail.com

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Ziggo nieuwe klant van AcceptEmail.

TIE Holding N.V. (“TIE”) kondigt aan dat Lekker Van der Laan Dekker B.V. heeft gekozen voor de TIE Kinetix-oplossing voor e-Invoicing en Product Information Management (PIM). De overeenkomst omvat ook een directe verbinding met de GS1 Data Alignment Service (DAS)-databank.
 
Lekker Van der Laan Dekker maakt met de keuze voor de TIE Kinetix-oplossing  een sprong voorwaarts in zowel de digitalisering van de binnenkomende en uitgaande facturenstroom als het digitaal gecontroleerd uitwisselen van artikelgegevens in de totale supply chain.
De directe verbinding met de GS1 Data Alignment Service (DAS)-databank, zorgt voor automatische datasynchronisatie van artikelgegevens tussen leveranciers en afnemers. Het resultaat is dat artikelgegevens, zoals product- en verpakkingsmaten, EAN-code en btw-tarieven, altijd up-to-date zijn van kantoor tot kassabon. Gegevens hoeven niet meer herhaaldelijk te  worden overgetikt en fouten in de diverse applicaties en systemen worden daarmee voorkomen.
 
“In ons bedrijf is de efficiëntie van de bedrijfsprocessen cruciaal. Met de invoering van de TIE Kinetix-oplossing, besparen we niet alleen veel geld door een efficiënter proces, maar verbeteren we tevens de dienstverlening aan onze klanten. Door de grote flexibiliteit van de standaardsoftware, kunnen we deze geheel naar onze wens inrichten”, zegt Peter-Jan van Ham, directeur bij Lekker Van der Laan Dekker.
 
Naast de verbeterde kwaliteit van de dienstverlening en grote kostenbesparingen, realiseert Lekker Van der Laan Dekker met TIE Kinetix een productiviteitsverhoging van de medewerkers.
 
“Lekker Van der Laan Dekker is sterk gericht op het efficiënt zakendoen met zijn leveranciers en klanten. Dit sluit naadloos aan bij onze TIE Kinetix-oplossingen, die bedrijfsprocessen en IT-toepassingen verbinden met de handelspartners in de toeleveringsketen”, zegt Jan Sundelin, CEO van TIE.
 
Over Lekker van der Laan Dekker B.V.
Lekker van der Laan Dekker is al meer dan honderd jaar de op één na grootste bedieningsgroothandel in convenience producten in Nederland. Lekker van der Laan Dekker bestaat uit een tweetal divisies, een groothandel en een automatendivisie. Het bedrijf is specialist in het fijnmazig verzamelen en distribueren van food- en non-foodproducten door heel Nederland. Het assortiment bestaat uit tabaksproducten, zoetwaren, frisdranken, koffie, thee, telefoonkaarten, hygiëneproducten etc.  Lekker van der Laan Dekker is in Nederland exclusief distributeur van LavAzza voor de horeca. De groothandelsactiviteiten in Nederland worden verricht vanuit Nieuw-Vennep, Veenendaal, Rotterdam en Venlo.
 
Over TIE
Master Data Management software bedrijf TIE (NYSE Euronext: TIE Holding) slaat de brug tussen de traditionele vormen van handelsverkeer en internet. TIE maakt het partijen mogelijk om zonder beperkingen processen te integreren met oplossingen in traditionele en opkomende markten zoals Data Quality Management, e-Invoicing, Master Data Management and Digital Channel Communications. De oplossingen van TIE helpen de kosten te verlagen, de omzet te verhogen en processen te optimaliseren. TIE heeft twintig jaar ervaring in het ontwikkelen en implementeren van wereldwijde E-commerce standaarden. TIE is een beursgenoteerde onderneming met kantoren in de Verenigde Staten, Frankrijk en Nederland.
 
Voor verdere informatie:
 
TIE Holding N.V.
Jan Sundelin, CEO
Antareslaan 22-24
2132 JE Hoofddorp
T:     +31-20-658 93 33
F:     +31-20-658 90 01
E:     info@TIEglobal.com
W:    www.TIEglobal.com

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Lekker van der Laan Dekker kiest TIE Kinetix voor e-Invoicing en PIM.

Slim geregeld, goed verbonden
De extra middelen zijn bedoeld voor het programma Slim geregeld, goed verbonden. Bedrijven en uitvoerende overheidsdiensten kunnen uit dit programma steun krijgen om hun zaken met de overheid slimmer te regelen. De officiële lancering van het programma volgt op enkele succesvolle pilots. Zo wordt met steun van EZ in de Rotterdamse haven gewerkt aan een digitaal systeem om de import van veterinaire containers te versnellen. Dit levert zo’n acht miljoen euro per jaar op aan administratieve lastenbesparing. De staatssecretaris wil met het nieuwe programma de komende vier jaar vijftien tot twintig van dit soort projecten doen. Voor bedrijven die meedoen, moet hiermee de administratieve lastendruk met zo’n 15 tot 35% afnemen. Heemskerk riep bedrijfstakken op om snel te komen met concrete voorstellen.

Elektronisch factureren
Heemskerk stond in zijn speech ook stil bij het zogenaamd elektronisch factureren. Eerder dit jaar trok de staatssecretaris Marco Pastors aan als ambassadeur e-factureren om het elektronisch versturen aan en verwerken van rekeningen door de overheid een zetje te geven. Volgens Heemskerk ontvangt de overheid jaarlijks tien miljoen facturen. Daarvan wordt nu slechts 0,3 procent geheel elektronisch verwerkt. Heemskerk wil dat in 2010 zeker één op de tien facturen digitaal binnenkomt en digitaal wordt verwerkt. Dat betekent een besparing die kan oplopen van enkele euro’s tot 30 euro per factuur. “En het is ook winst voor het milieu”, aldus Heemskerk. “Als alle bedrijven in Europa voortaan elektronisch factureren, spaart dat zo’n 40 duizend voetbalvelden aan bomen.
 
Zet in de rug
Onder meer de Belastingdienst, het ministerie van Defensie, het UWV en een aantal gemeentes doen al mee met e-factureren. Onder leiding van Pastors wordt volgens Heemskerk nu gewerkt aan een set afspraken tussen overheid en bedrijfsleven  om e-factureren een verdere zet in de rug  te geven en waarmee voor bedrijven duidelijk is met welke standaard men bij de overheid terecht kan. Ook moeten de afspraken koud water vrees bij overheidsorganisaties wegnemen. “De voordelen voor het milieu en voor onze portemonnee zijn te groot om te laten liggen, dus ik roep overheidsorganisaties, net zo goed als bedrijven, op om mee te doen met e-Factureren “, aldus Heemskerk. De afspraken worden binnenkort vastgelegd in een convenant.

Bron: www.sggv.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Overheid: 15 miljoen euro voor ICT-oplossingen.

Dankzij de invoering van de elektronische kaart voor vreemdelingen krijgen mensen met een andere nationaliteit gelijkaardige mogelijkheden als de Belgen met hun elektronische identiteitskaart.
Alle vreemdelingen ouder dan 12 jaar die in België een verblijfsrecht hebben, kunnen nu een elektronische vreemdelingenkaart aanvragen die hen gelijkaardige mogelijkheden biedt als de eID.

“De kartonnen kaarten passen niet langer bij een moderne overheid”, vertelt Sander Loones van de Dienst Vreemdelingenzaken. “Als we werkelijk een doorgedreven e-governmentbeleid willen uitbouwen, moeten we alle inwoners van België daarbij betrekken. Ongeveer 8 miljoen Belgen krijgen een eID, en zo’n 760.000 vreemdelingen, zowel Europeanen als niet-Europeanen, zullen een elektronische vreemdelingenkaart krijgen. Die is, net als de eID, uitgerust met een digitaal certificaat van Certipost. De rol van Certipost in dit project is dan ook cruciaal.”

De houders van de elektronische vreemdelingenkaart zullen gebruik kunnen maken van e-governmentdiensten zoals het eloket en Tax-on-web. Ook gemeentelijke toepassingen, zoals het reserveren van materiaal en de toegang tot het containerpark of de bibliotheek, behoren tot de mogelijkheden. De kaart kan ookdienen om documenten elektronisch te ondertekenen. Daarnaast is er een praktisch voordeel: de kartonnen kaarten zijn te groot om in een portefeuille te stoppen en mogen niet worden geplooid, terwijl de elektronische versie, net als de eID, een stevig klein kaartje is.

Geen diefstal meer van blanco documenten
Ook voor de overheid betekent de elektronische vreemdelingenkaart een hele verbetering ten opzichte van de kartonnen versie. Zo vereenvoudigt de elektronische kaart de bestrijding van fraude en criminaliteit. “Sinds 1995 werden bij ongeveer 190 overvallen op gemeentehuizen bijna 45.000 blanco verblijfsdocumenten gestolen. Door de productie van de vreemdelingenkaarten in de gemeenten te vervangen door een gecentraliseerde aanmaak, kunnen we het risico op dergelijke diefstallen uitsluiten”, zegt Sander Loones. Vroeger konden er soms vergissingen gebeuren bij het typen van de gegevens op de kartonnen kaarten, zoals schrijffouten in vreemde namen. Ook dat probleem is met de elektronische versie van de baan. Bovendien heeft een vreemdeling niet langer een nieuwe kaart nodig wanneer hij verhuist, aangezien de adresgegevens op de chip geregistreerd staan.

Net zoals bij de eID, kan het adres gewoon digitaal worden aangepast. “De overheid heeft er natuurlijk ook baat bij dat de identiteit van de houder beter te controleren is met een digitale vreemdelingenkaart”, verklaart Sander Loones. “Maar de niet-Belgen zijn zelf zeker vragende partij – vooral de Europeanen, die af willen van de rompslomp met de kartonnen versie en die digitale diensten willen gebruiken. Ook de niet-Europeanen beseffen dat de digitale vreemdelingenkaart voor hen een nuttig instrument is.”

De elektronische vreemdelingenkaarten maken het overigens ook voor andere landen gemakkelijker om de vreemdelingen te controleren. Door een Europese verordening zijn alle EU-landen verplicht om een uniform model voor de verblijfsdocumenten van vreemdelingen te gebruiken. Met de elektronische kaart voor vreemdelingen is België, net zoals bij de eID, technologisch weer de voorloper in die overschakeling. Een volgende project wordt dan de ‘kids ID’, voor kinderen onder 12 jaar. “Uiteindelijk zal elke inwoner van België een elektronische kaart hebben”, zegt Sander Loones. “Dat is ook het streefdoel, want pas dan kan de overheid volledig overschakelen naar een digitale werkwijze. En pas dan kunnen we de identiteitskaart koppelen aan de SIS-kaart, zodat er slechts één handig kaartje overblijft. Een prachtig instrument dat iedereen in zijn portefeuille heeft zitten!”

Voor meer informatie over de elektronische identiteitskaart, surf naar www.certipost.be/eID

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Elektronische kaart voor vreemdelingen brengt e-government naar niet-Belgen.

“Om ons project zo succesvol mogelijk te maken, hebben we vooraf bekeken bij welke gebruikersgroep de elektronische loonbrieven het meest zouden aanslaan. Dat bleken de jonge uitzendkrachten te zijn die in de zomer van 2008 een vakantiejob hadden via een van onze werkmaatschappijen”, vertelt Luc Buntinx, die als Application Manager verantwoordelijk is voor de automatisering van de bedrijfsprocessen bij USG People. “Ondernemingen zijn doorgaans iets minder makkelijk te motiveren om naar een andere werkwijze over te stappen omdat zij ook rekening moeten houden met hun eigen backofficeprocedures. Ook ervaren werknemers, die gewend zijn aan papieren loonbrieven, aarzelen wat langer over elektronische documentuitwisseling. Jobstudenten hebben dikwijls nog nooit eerder een loonbrief ontvangen, zodat de digitale loonbrieven van hen geen aanpassing vergen.” De uitzendkrachten krijgen elke week een loonbrief, dus er is met hen een heel intensief verkeer van documenten. Vroeger gebeurde dat op papier. De loonbrieven werden automatisch berekend door de software van de centrale salarisadministratie van USG People. Daarna zorgde een automatische procedure voor de verzending naar een externe partner, die instond voor de papieren afhandeling: het afdrukken van de loonbrieven, vouwen, in enveloppen steken en via de post naar de uitzendkrachten versturen.

Online archiveren
“Dankzij de integratie van myCertipost in onze procedures, worden de loonbrieven van de jobstudenten nu elektronisch verstuurd naar hun myCertipost-account. Ze krijgen dan automatisch een melding, via sms of via e-mail, dat ze hun nieuwe loonbrief online kunnen bekijken”, legt Luc Buntinx uit. “We hadden deze zomer ongeveer 10.000 jobstudenten, die we allemaal de mogelijkheid boden om hun loonbrieven elektronisch te ontvangen.”

De gebruikers hebben duidelijk voordeel bij de elektronische loonbrieven. Ze hebben geen papierberg meer te klasseren. Via myCertipost kunnen ze hun elektronische documenten steeds bekijken en gemakkelijk terugvinden. Ze blijven daar, conform de wettelijke bewaartermijn, online gearchiveerd.

Ook bij USG People zelf is de invoering van digitale loonbrieven een duidelijk pluspunt. “Onze consulenten in de uitzendkantoren zien welke loonbrieven berekend zijn, wanneer ze verzonden zijn en via welk medium. De hele communicatie tussen USG People en myCertipost gebeurt volledig automatisch”, zegt Luc Buntinx. “Zo zijn ook de opt-outmeldingen en de leesbevestigingen compleet geïntegreerd in onze systemen. Een groot voordeel van de Certipost-technologie is dat die ook openstaat voor andere platforms. Als dat nodig zou zijn, kunnen we dus onze loonbrieven ook via een ander medium afleveren. Bovendien kunnen we dankzij de digitalisering kosten besparen. De kost per verzonden loonbrief ligt namelijk lager voor een digitaal document dan voor de papieren versie. We hebben natuurlijk moeten investeren in het project, maar als de gebruikerspopulatie meteen groot genoeg is, zoals in ons geval, dan heb je die kosten snel terugverdiend.”

Professionaliseren
Toch waren die kostenbesparingen niet de belangrijkste motivatie voor de overstap naar digitale documentuitwisseling. “We willen bovenal professionaliseren. De elektronische documenten zijn een extra service voor onze eindgebruikers. We zijn ervan overtuigd dat zij ook steeds meer zelf zullen vragen naar elektronische documentuitwisseling. Later willen we naast loonbrieven ook andere documenten in elektronische vorm versturen. We willen onze nieuwe dienst ook zeer snel uitrollen naar andere doelgroepen, zodat we op termijn iedereen zo veel mogelijk kunnen laten overschakelen naar elektronische documentuitwisseling. In onze consumentendoelgroep spreken we dan van zo’n 150.000 mensen per jaar.”

USG People is dankzij myCertipost dus klaar voor de toekomst. “MyCertipost is eigenlijk de elektronische versie van de brievenbus naast de deur”, aldus Luc Buntinx. “Die lage drempel speelt zeker mee in het succes van een project als het onze.”

Lees meer over elektronische loonbrieven op www.mycertipost.be

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: USG People verstuurt elektronische loonbrieven naar uitzendkrachten.

Gemeente Dordrecht (vorig jaar nog derde op de ranglijst) heeft daarmee de nummer 1 van 2007, Leidschendam-Voorburg, ingehaald. Leidschendam-Voorburg staat nu op de vierde plaats.

Gemeente Dordrecht wordt in de ranglijst gevolgd door de gemeenten Den Haag en Pijnacker-Nootdorp. Vandaag ontvangt de verantwoordelijk wethouder, de heer Lagendijk van de gemeente Dordrecht de bijbehorende onderscheiding.

Ernst & Young voert het onderzoek naar digitale dienstverlening jaarlijks uit onder alle Nederlandse gemeenten. “De volwassenheid van de digitale dienstverlening binnen de lokale overheid is het afgelopen jaar sterker gegroeid dan in voorgaande jaren”, zegt Guill van den Boom van Ernst & Young. “Wel merken wij dat de digitale dienstverlening aan burgers verder is ontwikkeld dan die aan het bedrijfsleven; producten gericht op het bedrijfsleven zijn nog slechts in beperkte mate afneembaar via het digitale loket.”

Van alle dienstverlening aan burgers kan door gemeenten inmiddels één derde interactief via het digitaal loket worden afgehandeld. Dit is een stijging van 5 procent ten opzichte van 2007. Het aantal gemeenten dat alleen informatie over producten voor burgers biedt is gedaald van 51 procent in 2007 naar 38 procent in 2008.

Van de onderzochte producten zijn het ‘WOZ taxatieverslag’, ‘Afschrift GBA’, ‘Verhuizing’, ‘Meldpunt openbare ruimten’ en ‘Kapvergunning’ het meest volledig interactief verkrijgbaar. Het product ‘Opgave getuigen huwelijk’ scoort het laagst en kan slechts bij zes gemeenten volledig interactief worden afgehandeld.

Het gebruik van Ideal en DigiD als betalings- en verificatiemiddel heeft een duidelijke vooruitgang geboekt ten opzichte van voorgaande jaren. “Een duidelijke trend is waarneembaar ten opzichte van 2007. Inmiddels biedt meer dan de helft van de gemeenten Ideal aan als betalingsmiddel, terwijl dit in 2007 nog 29 procent was. Hetzelfde geldt voor het gebruik van DigiD als verificatiemiddel, in 2007 bood slechts 39 procent van de gemeenten dit aan. Nu in 2008 is dit opgelopen naar 70 procent”, aldus Van den Boom.

Gemeente Dordrecht onderscheidt zich van andere gemeenten doordat de meeste producten voor zowel burgers als ondernemingen digitaal aangevraagd kunnen worden. Hoewel de gemeenten Den Haag en Leidschendam-Voorburg hoger scoren op het volledig interactief aanbieden van burgerproducten, compenseert Dordrecht dit door producten gericht aan bedrijven meer interactief aan te bieden. Zowel ondernemers als burgers in de gemeente Dordrecht hebben dus weinig reden tot klagen als het gaat om de digitale dienstverlening binnen hun gemeente.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Gemeente Dordrecht heeft beste digitale dienstverlening.

Tijdschriftenuitgeverij Sanoma Uitgevers is met ruim tachtig publiekstijdschriften en ruim honderdvijfentwintig websites de grootste ultimediale uitgever van Nederland. In 2007 haalde Sanoma Uitgevers en haar deelnemingen een omzet van 539,8 miljoen euro. Inclusief dochterondernemingen heeft Sanoma Uitgevers bijna 2000 medewerkers. Sanoma Uitgevers maakt sinds 2001 deel uit van Sanoma Magazines, de internationale tijdschriftendivisie van het Finse mediaconcern SanomaWSOY. De financiële administratie, sinds enkele jaren financial shared service center, telt veertig mensen, onderverdeeld in grootboek, debiteuren en crediteuren, met daarnaast twee project managers.

Edith Beelen (32), cliënt & projectmanager bij Sanoma Uitgevers in Hoofddorp: ‘wij zijn ons gaan verdiepen in elektronisch factureren omdat wij als tijdschriftenuitgeverij werken met meer dan drieduizend kleine leveranciers. Dat zijn voornamelijk freelancers die producties leveren aan onze redacties. Dat is voor ons het meest arbeidsintensieve proces, het gaat om heel veel facturen met relatief kleine bedragen. Daar is de winst die digitalisering oplevert, het grootst. We scanden al wel de papieren facturen om ze digitaal de organisatie in te sturen, maar ook dat kost veel tijd en geld’.

Combineren
‘Bij de start van het project elektronische facturatie waren we ook bezig met een ander project, het aanleggen van bestellingen in een purchase managementsysteem (BasWare). Op een gegeven moment moesten we een beslissing nemen over de volgorde van zaken: gaan we eerst het systeem uitrollen dat leveranciers een bestelling c.q. order van ons krijgen of gaan we hun eerst de mogelijkheid bieden een factuur elektronisch bij ons in te dienen. Toen kwam ik op het idee van de combinatie en dat hebben we aan Certipost voorgelegd. Voor hen was het ook nieuw maar een order die conceptfactuur wordt, was volgens hen zeker mogelijk. We waren eerlijk gezegd een beetje huiverig geworden na slechte ervaringen met een andere partij, dus we wilden het eerst zien. Maar we hadden vanaf het begin veel vertrouwen in deze partner. Er worden geen dingen beloofd die ze niet waar kunnen maken. Als iets niet kan, zeggen ze dat gewoon. Al na een paar maanden testen verliep het proces vlekkeloos. In de praktijk werkt het zo. We leggen een inkooporder aan, de order wordt verstuurd naar de freelancer en tegelijkertijd ook naar het Certipost-platform. Daar wordt de order omgezet in een concept-factuur. Als de freelancer aanlogt, ziet hij de order op zijn scherm. En die kan zeer gemakkelijk worden omgezet in een factuur. De leverancier kan natuurlijk nog wijzigingen aanbrengen, bijvoorbeeld bijkomende kosten toevoegen. Met een druk op de knop kan hij dan zijn elektronische factuur naar ons toesturen’. Edwin ten Brinck: ‘Het implementeren van een ERP-pakket vind ik een geweldige uitdaging; zoiets maak je maar eens in je leven mee’.

Belastingdienst
‘We zijn nu in gesprek met de Belastingdienst; het is voor hen ook nieuw. Het lastige is hierbij dat wij graag goedkeuring van de Belastingdienst krijgen vóór we het systeem uitrollen, terwijl het voor de Belastingdienst moeilijk is om iets goed te keuren dat er nog niet concreet is. In overleg is besloten om te beginnen en de fiscus volgt ons op de voet om te kijken of de werkelijkheid overeenkomt met de theorie. Zij zijn blij dat wij gaan starten; daarmee kunnen zij ook een case opbouwen en standaarden gaan vaststellen. We hebben om te beginnen een periode van drie maanden afgesproken, daarna gaat de fiscus steekproeven doen. Zo nodig kunnen we dan nog het systeem of de procedure aanpassen. Ook over het bewaren van digitale facturen hopen we afspraken met de Belastingdienst te maken. We hebben het met Certipost zo geregeld dat niet alleen wij de facturen zeven jaar kunnen raadplegen, maar ook de leveranciers. Wij hoeven de facturen dus niet apart te bewaren’.

Communiceren
‘Het is heel belangrijk de organisatie mee te krijgen; zij hebben de contacten met de leveranciers en zij kunnen het systeem dus maken of breken. Wij hebben de mensen intern goed geïnformeerd zodat zij de leveranciers kunnen inlichten. We zijn met een beperkt aantal redacties begonnen en met hen hebben we regelmatig overleg. We hebben hen ook nauw betrokken bij het inkoopsysteem en laten zien hoe het werkt. Vanzelfsprekend zijn we altijd bereid om vragen te beantwoorden’. Voor een goede communicatie is het een voordeel dat Edith Beelen al ruim zeven jaar bij Sanoma Uitgevers werkt. Ze begon op de afdeling Planning & Control, werd cluster-controller van een aantal overhead-afdelingen en hield zich een jaar bezig met de implementatie van SAP Fico. Voor ze haar huidige functie van cliënt & projectmanager ging vervullen, was ze nog ruim een jaar leidinggevende van een deel van de administratie.

Voordelen organisatie
‘Belangrijk is natuurlijk dat je aangeeft wat de voordelen zijn voor de mensen in onze organisatie. Dat het scannen van facturen overbodig wordt, is natuurlijk een groot voordeel. Als een leverancier gebruikmaakt van Certipost komen de facturen immers elektronisch binnen bij de crediteurenadministratie. En de doorloop van een factuur wordt versneld. De factuur wordt gekoppeld aan de juiste order en gaat naar de codeerder, ook al staat de juiste codering er in principe al op. Als de factuur conform de opdracht is, gaat die meteen door naar de goedkeurder. Als er een verschil is tussen orderbedrag en factuurbedrag kan de codeerder het aanvullende bedrag coderen en de factuur doorsturen naar de goedkeurder. Na accordering wordt de factuur via het systeem geretourneerd aan de crediteurenadministratie. Ook al is er een match tussen order en factuur, toch gaat de factuur de organisatie in, vanwege het feit dat bij het redactionele proces en ook bij marketing geen sprake is van goederenontvangst. Het gaat om het inkopen van diensten en de financiële administratie weet niet of die dienst wel geleverd is en of de opdrachtgever wel tevreden is over de dienst’. Een ander voordeel voor redactie en marketing is dat zij altijd een actueel beeld van hun budget hebben; alle afspraken staan immers al in het systeem, ook al is het artikel of de dienst nog niet geleverd. Zodra de orders vastgelegd zijn, weet je wat je nog kunt uitgeven dat jaar’.

Voordelen en nadeel leverancier
‘De leverancier bespaart kosten van papier, postzegel en envelop en hij bespaart veel tijd. Daardoor kan de factuur ook sneller worden afgehandeld. Bovendien hoeft hij ook niet meer te zoeken: wat had ik ook al weer afgesproken. En de freelancer heeft ook altijd een goed overzicht van welke facturen hij heeft verstuurd. Dat kan hij op de site van Certipost, via een eigen wachtwoord bereikbaar, altijd zien. Niet of ze al betaald zijn trouwens. Een nadeel voor leveranciers kan zijn dat zij in de toekomst voor diverse opdrachtgevers op verschillende platforms moeten kijken hoe het met hun verzonden facturen staat. We begrijpen dat de diverse aanbieders in gesprek zijn om onderling uitwisseling van elektronische facturen mogelijk te maken. Je kunt nu toch ook met elkaar telefoneren, al heb je verschillende telefoonproviders? Het mooiste is natuurlijk gewoon één platform. Maar dat is toekomstmuziek’.

Pilot
‘We zijn in maart begonnen met bouwen en testen. Daarna hebben we enkele freelancers uitgenodigd voor een test. Want we hebben niet alleen de eigen organisatie in een vroeg stadium bij het project betrokken, maar ook de leveranciers. Het is toch een vrij nieuw product; veel partijen zijn met iets dergelijks bezig maar wij zijn de eersten die echt operationeel zijn in Nederland. We hebben gekozen voor een gefaseerde aanpak. Nu zijn er ruim veertig leveranciers aangesloten en zijn er honderdveertig facturen verstuurd. Als alles goed gaat, kunnen we het systeem uitrollen naar andere redacties. We gaan ervan uit dat het gros van de kleine leveranciers overstapt op het nieuwe systeem. Maar het is nu eigenlijk nog te vroeg om dat te beoordelen. Ik streef er wel naar dat zeker dertig procent zich binnen een jaar aansluit’.

Kosten besparen
‘We betalen nu natuurlijk een deel van de ontwikkelingskosten. Straks betalen we een tarief voor de order die we naar Certipost toesturen en een tarief voor iedere factuur die we van Certipost ontvangen. Dit gezamenlijke tarief is al minder dan wat we kwijt waren voor het scannen van een factuur. Daarnaast missen we ook nog de kosten van de koerier die onze papieren facturen naar het externe bedrijf brengt. Bovendien hebben we op termijn ook niet meer de kosten van het papieren factuurarchief. En de afwikkeling van de crediteurenadministratie kan een stuk sneller; dat scheelt ook geld’.

Vervolg
‘Het systeem waar wij nu mee werken, is echt bedoeld voor de kleine leveranciers; het is niet gekoppeld aan een boekhoudsysteem. Een vervolgtraject is het digitaliseren van de facturen van de grote leveranciers. Wellicht kunnen we systemen rechtstreeks koppelen: hun verkoopsysteem aan ons inkoopsysteem. Maar we spreken dan wel over een heel ander kostenplaatje: voor de kleine leveranciers is het helemaal gratis‘.

Crediteurenafdeling
Voor de crediteurenafdeling zijn de veranderingen van het invoeren van elektronisch factureren het grootst. ‘Er zijn op onze afdeling enkele arbeidsplaatsen verloren gegaan’, laat Elisabeth Raaschou, hoofd van de crediteurenafdeling weten. ‘Enerzijds omdat het scannen van papieren facturen niet meer nodig is en anderzijds omdat het proces van het doorsturen van facturen een stuk sneller gaat. De kostenplaats staat immers al op de digitale factuur vermeld, je hoeft niet meer te gaan zoeken. En we krijgen nu maar één format binnen, erg handig. We krijgen nog wel papieren facturen maar het scannen daarvan hebben we uitbesteed. Gelukkig hebben we geen mensen hoeven ontslaan. We waren natuurlijk al enkele jaren met dit proces bezig, dus we konden daar al rekening mee houden bij onze personeelsplanning. Mensen die vertrokken, zijn niet vervangen of vervangen door mensen met een tijdelijk of kortstondig contract. Als je het eerlijk en tijdig aan mensen aangeeft, hoeft het niet tot problemen te leiden. Maar dat er arbeidsplaatsen verloren gaan, mag nooit een argument zijn om nieuwe ontwikkelingen tegen te houden. Maar deze verandering brengt ook ander werk voor onze afdeling met zich mee. Vorige week hebben we bijvoorbeeld een aantal freelancers gebeld, die wel bericht van ons hadden gekregen maar zich nog niet hadden aangesloten bij het systeem van elektronisch factureren. Die mondelinge toelichting blijkt heel belangrijk om mensen over de streep te trekken: het merendeel zegde alsnog toe om mee te gaan doen. Vergeet niet dat we pioniers zijn. Als we twee jaar verder zijn, zijn elektronische facturen veel meer geaccepteerd. Er komt waarschijnlijk wel een periode dat je het van leveranciers kunt eisen, dat het een voorwaarde voor samenwerking wordt.”

Door Joke Revelman de Vries
Tijdschrift Administratie – nummer 8, september 2008

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Case: Certipost zorgt voor kostenbesparing bij Sanoma Uitgevers.

ISProjects verzorgt presentatie over digitaal facturen verwerken tijdens een themasessie van ACTO

ACTO organiseert een themasessie “Vergroten effectiviteit en efficieny van financiële processen”. Tijdens deze sessie wordt aandacht besteed aan de volgende onderwerpen: Het gebruik van MicroSoft Dynamics AX, digitale verwerking inkoopfacturen via EDI en ISProjects, subadministratie WKA documenten en voortgang financiële Functionele Groep.

Voor meer informatie kijk op de website van ISProjects. 

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: 27-11-2008: ISProjects – themasessie van ACTO: digitaal facturen verwerken.