Berichten getagged ‘digitaal’
TIE Holding N.V. (“TIE”) kondigt aan dat Lekker Van der Laan Dekker B.V. heeft gekozen voor de TIE Kinetix-oplossing voor e-Invoicing en Product Information Management (PIM). De overeenkomst omvat ook een directe verbinding met de GS1 Data Alignment Service (DAS)-databank.
Lekker Van der Laan Dekker maakt met de keuze voor de TIE Kinetix-oplossing een sprong voorwaarts in zowel de digitalisering van de binnenkomende en uitgaande facturenstroom als het digitaal gecontroleerd uitwisselen van artikelgegevens in de totale supply chain.
De directe verbinding met de GS1 Data Alignment Service (DAS)-databank, zorgt voor automatische datasynchronisatie van artikelgegevens tussen leveranciers en afnemers. Het resultaat is dat artikelgegevens, zoals product- en verpakkingsmaten, EAN-code en btw-tarieven, altijd up-to-date zijn van kantoor tot kassabon. Gegevens hoeven niet meer herhaaldelijk te worden overgetikt en fouten in de diverse applicaties en systemen worden daarmee voorkomen.
“In ons bedrijf is de efficiëntie van de bedrijfsprocessen cruciaal. Met de invoering van de TIE Kinetix-oplossing, besparen we niet alleen veel geld door een efficiënter proces, maar verbeteren we tevens de dienstverlening aan onze klanten. Door de grote flexibiliteit van de standaardsoftware, kunnen we deze geheel naar onze wens inrichten”, zegt Peter-Jan van Ham, directeur bij Lekker Van der Laan Dekker.
Naast de verbeterde kwaliteit van de dienstverlening en grote kostenbesparingen, realiseert Lekker Van der Laan Dekker met TIE Kinetix een productiviteitsverhoging van de medewerkers.
“Lekker Van der Laan Dekker is sterk gericht op het efficiënt zakendoen met zijn leveranciers en klanten. Dit sluit naadloos aan bij onze TIE Kinetix-oplossingen, die bedrijfsprocessen en IT-toepassingen verbinden met de handelspartners in de toeleveringsketen”, zegt Jan Sundelin, CEO van TIE.
Over Lekker van der Laan Dekker B.V.
Lekker van der Laan Dekker is al meer dan honderd jaar de op één na grootste bedieningsgroothandel in convenience producten in Nederland. Lekker van der Laan Dekker bestaat uit een tweetal divisies, een groothandel en een automatendivisie. Het bedrijf is specialist in het fijnmazig verzamelen en distribueren van food- en non-foodproducten door heel Nederland. Het assortiment bestaat uit tabaksproducten, zoetwaren, frisdranken, koffie, thee, telefoonkaarten, hygiëneproducten etc. Lekker van der Laan Dekker is in Nederland exclusief distributeur van LavAzza voor de horeca. De groothandelsactiviteiten in Nederland worden verricht vanuit Nieuw-Vennep, Veenendaal, Rotterdam en Venlo.
Over TIE
Master Data Management software bedrijf TIE (NYSE Euronext: TIE Holding) slaat de brug tussen de traditionele vormen van handelsverkeer en internet. TIE maakt het partijen mogelijk om zonder beperkingen processen te integreren met oplossingen in traditionele en opkomende markten zoals Data Quality Management, e-Invoicing, Master Data Management and Digital Channel Communications. De oplossingen van TIE helpen de kosten te verlagen, de omzet te verhogen en processen te optimaliseren. TIE heeft twintig jaar ervaring in het ontwikkelen en implementeren van wereldwijde E-commerce standaarden. TIE is een beursgenoteerde onderneming met kantoren in de Verenigde Staten, Frankrijk en Nederland.
Voor verdere informatie:
TIE Holding N.V.
Jan Sundelin, CEO
Antareslaan 22-24
2132 JE Hoofddorp
T: +31-20-658 93 33
F: +31-20-658 90 01
E: info@TIEglobal.com
W: www.TIEglobal.com
Het Kabinet trekt 15,5 miljoen euro extra uit om te zorgen dat bedrijven hun zaken makkelijker kunnen regelen met de overheid door slimme ICT-toepassingen. Dat maakte staatssecretaris Heemskerk van Economische Zaken vandaag bekend in een speech over zijn ICT-beleid op het jaarcongres van ECP.nl.
Slim geregeld, goed verbonden
De extra middelen zijn bedoeld voor het programma Slim geregeld, goed verbonden. Bedrijven en uitvoerende overheidsdiensten kunnen uit dit programma steun krijgen om hun zaken met de overheid slimmer te regelen. De officiële lancering van het programma volgt op enkele succesvolle pilots. Zo wordt met steun van EZ in de Rotterdamse haven gewerkt aan een digitaal systeem om de import van veterinaire containers te versnellen. Dit levert zo’n acht miljoen euro per jaar op aan administratieve lastenbesparing. De staatssecretaris wil met het nieuwe programma de komende vier jaar vijftien tot twintig van dit soort projecten doen. Voor bedrijven die meedoen, moet hiermee de administratieve lastendruk met zo’n 15 tot 35% afnemen. Heemskerk riep bedrijfstakken op om snel te komen met concrete voorstellen.
Elektronisch factureren
Heemskerk stond in zijn speech ook stil bij het zogenaamd elektronisch factureren. Eerder dit jaar trok de staatssecretaris Marco Pastors aan als ambassadeur e-factureren om het elektronisch versturen aan en verwerken van rekeningen door de overheid een zetje te geven. Volgens Heemskerk ontvangt de overheid jaarlijks tien miljoen facturen. Daarvan wordt nu slechts 0,3 procent geheel elektronisch verwerkt. Heemskerk wil dat in 2010 zeker één op de tien facturen digitaal binnenkomt en digitaal wordt verwerkt. Dat betekent een besparing die kan oplopen van enkele euro’s tot 30 euro per factuur. “En het is ook winst voor het milieu”, aldus Heemskerk. “Als alle bedrijven in Europa voortaan elektronisch factureren, spaart dat zo’n 40 duizend voetbalvelden aan bomen.
Zet in de rug
Onder meer de Belastingdienst, het ministerie van Defensie, het UWV en een aantal gemeentes doen al mee met e-factureren. Onder leiding van Pastors wordt volgens Heemskerk nu gewerkt aan een set afspraken tussen overheid en bedrijfsleven om e-factureren een verdere zet in de rug te geven en waarmee voor bedrijven duidelijk is met welke standaard men bij de overheid terecht kan. Ook moeten de afspraken koud water vrees bij overheidsorganisaties wegnemen. “De voordelen voor het milieu en voor onze portemonnee zijn te groot om te laten liggen, dus ik roep overheidsorganisaties, net zo goed als bedrijven, op om mee te doen met e-Factureren “, aldus Heemskerk. De afspraken worden binnenkort vastgelegd in een convenant.
Bron: www.sggv.nl
Dankzij de invoering van de elektronische kaart voor vreemdelingen krijgen mensen met een andere nationaliteit gelijkaardige mogelijkheden als de Belgen met hun elektronische identiteitskaart.
Alle vreemdelingen ouder dan 12 jaar die in België een verblijfsrecht hebben, kunnen nu een elektronische vreemdelingenkaart aanvragen die hen gelijkaardige mogelijkheden biedt als de eID.
“De kartonnen kaarten passen niet langer bij een moderne overheid”, vertelt Sander Loones van de Dienst Vreemdelingenzaken. “Als we werkelijk een doorgedreven e-governmentbeleid willen uitbouwen, moeten we alle inwoners van België daarbij betrekken. Ongeveer 8 miljoen Belgen krijgen een eID, en zo’n 760.000 vreemdelingen, zowel Europeanen als niet-Europeanen, zullen een elektronische vreemdelingenkaart krijgen. Die is, net als de eID, uitgerust met een digitaal certificaat van Certipost. De rol van Certipost in dit project is dan ook cruciaal.”
De houders van de elektronische vreemdelingenkaart zullen gebruik kunnen maken van e-governmentdiensten zoals het eloket en Tax-on-web. Ook gemeentelijke toepassingen, zoals het reserveren van materiaal en de toegang tot het containerpark of de bibliotheek, behoren tot de mogelijkheden. De kaart kan ookdienen om documenten elektronisch te ondertekenen. Daarnaast is er een praktisch voordeel: de kartonnen kaarten zijn te groot om in een portefeuille te stoppen en mogen niet worden geplooid, terwijl de elektronische versie, net als de eID, een stevig klein kaartje is.
Geen diefstal meer van blanco documenten
Ook voor de overheid betekent de elektronische vreemdelingenkaart een hele verbetering ten opzichte van de kartonnen versie. Zo vereenvoudigt de elektronische kaart de bestrijding van fraude en criminaliteit. “Sinds 1995 werden bij ongeveer 190 overvallen op gemeentehuizen bijna 45.000 blanco verblijfsdocumenten gestolen. Door de productie van de vreemdelingenkaarten in de gemeenten te vervangen door een gecentraliseerde aanmaak, kunnen we het risico op dergelijke diefstallen uitsluiten”, zegt Sander Loones. Vroeger konden er soms vergissingen gebeuren bij het typen van de gegevens op de kartonnen kaarten, zoals schrijffouten in vreemde namen. Ook dat probleem is met de elektronische versie van de baan. Bovendien heeft een vreemdeling niet langer een nieuwe kaart nodig wanneer hij verhuist, aangezien de adresgegevens op de chip geregistreerd staan.
Net zoals bij de eID, kan het adres gewoon digitaal worden aangepast. “De overheid heeft er natuurlijk ook baat bij dat de identiteit van de houder beter te controleren is met een digitale vreemdelingenkaart”, verklaart Sander Loones. “Maar de niet-Belgen zijn zelf zeker vragende partij – vooral de Europeanen, die af willen van de rompslomp met de kartonnen versie en die digitale diensten willen gebruiken. Ook de niet-Europeanen beseffen dat de digitale vreemdelingenkaart voor hen een nuttig instrument is.”
De elektronische vreemdelingenkaarten maken het overigens ook voor andere landen gemakkelijker om de vreemdelingen te controleren. Door een Europese verordening zijn alle EU-landen verplicht om een uniform model voor de verblijfsdocumenten van vreemdelingen te gebruiken. Met de elektronische kaart voor vreemdelingen is België, net zoals bij de eID, technologisch weer de voorloper in die overschakeling. Een volgende project wordt dan de ‘kids ID’, voor kinderen onder 12 jaar. “Uiteindelijk zal elke inwoner van België een elektronische kaart hebben”, zegt Sander Loones. “Dat is ook het streefdoel, want pas dan kan de overheid volledig overschakelen naar een digitale werkwijze. En pas dan kunnen we de identiteitskaart koppelen aan de SIS-kaart, zodat er slechts één handig kaartje overblijft. Een prachtig instrument dat iedereen in zijn portefeuille heeft zitten!”
Voor meer informatie over de elektronische identiteitskaart, surf naar www.certipost.be/eID
Bijna 10.000 jobstudenten ontvingen in de zomer van 2008 elektronische loonbrieven via myCertipost. HR-dienstenleverancier USG People, een Europese groep met verschillende werkmaatschappijen, wil in België zo veel mogelijk documenten elektronisch gaan uitwisselen met zijn klanten. Een eerste stap in dat proces was de invoering van elektronische loonbrieven voor studentenjobs via Start People in de zomer van 2008. Andere werkmaatschappijen uit de groep, zoals Unique, Secretary Plus, USG Financial Forces en Express Medical zullen volgen.
“Om ons project zo succesvol mogelijk te maken, hebben we vooraf bekeken bij welke gebruikersgroep de elektronische loonbrieven het meest zouden aanslaan. Dat bleken de jonge uitzendkrachten te zijn die in de zomer van 2008 een vakantiejob hadden via een van onze werkmaatschappijen”, vertelt Luc Buntinx, die als Application Manager verantwoordelijk is voor de automatisering van de bedrijfsprocessen bij USG People. “Ondernemingen zijn doorgaans iets minder makkelijk te motiveren om naar een andere werkwijze over te stappen omdat zij ook rekening moeten houden met hun eigen backofficeprocedures. Ook ervaren werknemers, die gewend zijn aan papieren loonbrieven, aarzelen wat langer over elektronische documentuitwisseling. Jobstudenten hebben dikwijls nog nooit eerder een loonbrief ontvangen, zodat de digitale loonbrieven van hen geen aanpassing vergen.” De uitzendkrachten krijgen elke week een loonbrief, dus er is met hen een heel intensief verkeer van documenten. Vroeger gebeurde dat op papier. De loonbrieven werden automatisch berekend door de software van de centrale salarisadministratie van USG People. Daarna zorgde een automatische procedure voor de verzending naar een externe partner, die instond voor de papieren afhandeling: het afdrukken van de loonbrieven, vouwen, in enveloppen steken en via de post naar de uitzendkrachten versturen.
Online archiveren
“Dankzij de integratie van myCertipost in onze procedures, worden de loonbrieven van de jobstudenten nu elektronisch verstuurd naar hun myCertipost-account. Ze krijgen dan automatisch een melding, via sms of via e-mail, dat ze hun nieuwe loonbrief online kunnen bekijken”, legt Luc Buntinx uit. “We hadden deze zomer ongeveer 10.000 jobstudenten, die we allemaal de mogelijkheid boden om hun loonbrieven elektronisch te ontvangen.”
De gebruikers hebben duidelijk voordeel bij de elektronische loonbrieven. Ze hebben geen papierberg meer te klasseren. Via myCertipost kunnen ze hun elektronische documenten steeds bekijken en gemakkelijk terugvinden. Ze blijven daar, conform de wettelijke bewaartermijn, online gearchiveerd.
Ook bij USG People zelf is de invoering van digitale loonbrieven een duidelijk pluspunt. “Onze consulenten in de uitzendkantoren zien welke loonbrieven berekend zijn, wanneer ze verzonden zijn en via welk medium. De hele communicatie tussen USG People en myCertipost gebeurt volledig automatisch”, zegt Luc Buntinx. “Zo zijn ook de opt-outmeldingen en de leesbevestigingen compleet geïntegreerd in onze systemen. Een groot voordeel van de Certipost-technologie is dat die ook openstaat voor andere platforms. Als dat nodig zou zijn, kunnen we dus onze loonbrieven ook via een ander medium afleveren. Bovendien kunnen we dankzij de digitalisering kosten besparen. De kost per verzonden loonbrief ligt namelijk lager voor een digitaal document dan voor de papieren versie. We hebben natuurlijk moeten investeren in het project, maar als de gebruikerspopulatie meteen groot genoeg is, zoals in ons geval, dan heb je die kosten snel terugverdiend.”
Professionaliseren
Toch waren die kostenbesparingen niet de belangrijkste motivatie voor de overstap naar digitale documentuitwisseling. “We willen bovenal professionaliseren. De elektronische documenten zijn een extra service voor onze eindgebruikers. We zijn ervan overtuigd dat zij ook steeds meer zelf zullen vragen naar elektronische documentuitwisseling. Later willen we naast loonbrieven ook andere documenten in elektronische vorm versturen. We willen onze nieuwe dienst ook zeer snel uitrollen naar andere doelgroepen, zodat we op termijn iedereen zo veel mogelijk kunnen laten overschakelen naar elektronische documentuitwisseling. In onze consumentendoelgroep spreken we dan van zo’n 150.000 mensen per jaar.”
USG People is dankzij myCertipost dus klaar voor de toekomst. “MyCertipost is eigenlijk de elektronische versie van de brievenbus naast de deur”, aldus Luc Buntinx. “Die lage drempel speelt zeker mee in het succes van een project als het onze.”
Lees meer over elektronische loonbrieven op www.mycertipost.be
Burgers en ondernemingen uit de gemeente Dordrecht beschikken over het beste digitale loket van alle gemeenten in Nederland. Dat blijkt uit het rapport Benchmark Digitale Dienstverlening 2008 van Ernst & Young.
Gemeente Dordrecht (vorig jaar nog derde op de ranglijst) heeft daarmee de nummer 1 van 2007, Leidschendam-Voorburg, ingehaald. Leidschendam-Voorburg staat nu op de vierde plaats.
Gemeente Dordrecht wordt in de ranglijst gevolgd door de gemeenten Den Haag en Pijnacker-Nootdorp. Vandaag ontvangt de verantwoordelijk wethouder, de heer Lagendijk van de gemeente Dordrecht de bijbehorende onderscheiding.
Ernst & Young voert het onderzoek naar digitale dienstverlening jaarlijks uit onder alle Nederlandse gemeenten. “De volwassenheid van de digitale dienstverlening binnen de lokale overheid is het afgelopen jaar sterker gegroeid dan in voorgaande jaren”, zegt Guill van den Boom van Ernst & Young. “Wel merken wij dat de digitale dienstverlening aan burgers verder is ontwikkeld dan die aan het bedrijfsleven; producten gericht op het bedrijfsleven zijn nog slechts in beperkte mate afneembaar via het digitale loket.”
Van alle dienstverlening aan burgers kan door gemeenten inmiddels één derde interactief via het digitaal loket worden afgehandeld. Dit is een stijging van 5 procent ten opzichte van 2007. Het aantal gemeenten dat alleen informatie over producten voor burgers biedt is gedaald van 51 procent in 2007 naar 38 procent in 2008.
Van de onderzochte producten zijn het ‘WOZ taxatieverslag’, ‘Afschrift GBA’, ‘Verhuizing’, ‘Meldpunt openbare ruimten’ en ‘Kapvergunning’ het meest volledig interactief verkrijgbaar. Het product ‘Opgave getuigen huwelijk’ scoort het laagst en kan slechts bij zes gemeenten volledig interactief worden afgehandeld.
Het gebruik van Ideal en DigiD als betalings- en verificatiemiddel heeft een duidelijke vooruitgang geboekt ten opzichte van voorgaande jaren. “Een duidelijke trend is waarneembaar ten opzichte van 2007. Inmiddels biedt meer dan de helft van de gemeenten Ideal aan als betalingsmiddel, terwijl dit in 2007 nog 29 procent was. Hetzelfde geldt voor het gebruik van DigiD als verificatiemiddel, in 2007 bood slechts 39 procent van de gemeenten dit aan. Nu in 2008 is dit opgelopen naar 70 procent”, aldus Van den Boom.
Gemeente Dordrecht onderscheidt zich van andere gemeenten doordat de meeste producten voor zowel burgers als ondernemingen digitaal aangevraagd kunnen worden. Hoewel de gemeenten Den Haag en Leidschendam-Voorburg hoger scoren op het volledig interactief aanbieden van burgerproducten, compenseert Dordrecht dit door producten gericht aan bedrijven meer interactief aan te bieden. Zowel ondernemers als burgers in de gemeente Dordrecht hebben dus weinig reden tot klagen als het gaat om de digitale dienstverlening binnen hun gemeente.
Tijdschriftenuitgeverij Sanoma Uitgevers is met ruim tachtig publiekstijdschriften en ruim honderdvijfentwintig websites de grootste ultimediale uitgever van Nederland. In 2007 haalde Sanoma Uitgevers en haar deelnemingen een omzet van 539,8 miljoen euro. Inclusief dochterondernemingen heeft Sanoma Uitgevers bijna 2000 medewerkers. Sanoma Uitgevers maakt sinds 2001 deel uit van Sanoma Magazines, de internationale tijdschriftendivisie van het Finse mediaconcern SanomaWSOY. De financiële administratie, sinds enkele jaren financial shared service center, telt veertig mensen, onderverdeeld in grootboek, debiteuren en crediteuren, met daarnaast twee project managers.
Edith Beelen (32), cliënt & projectmanager bij Sanoma Uitgevers in Hoofddorp: ‘wij zijn ons gaan verdiepen in elektronisch factureren omdat wij als tijdschriftenuitgeverij werken met meer dan drieduizend kleine leveranciers. Dat zijn voornamelijk freelancers die producties leveren aan onze redacties. Dat is voor ons het meest arbeidsintensieve proces, het gaat om heel veel facturen met relatief kleine bedragen. Daar is de winst die digitalisering oplevert, het grootst. We scanden al wel de papieren facturen om ze digitaal de organisatie in te sturen, maar ook dat kost veel tijd en geld’.
Combineren
‘Bij de start van het project elektronische facturatie waren we ook bezig met een ander project, het aanleggen van bestellingen in een purchase managementsysteem (BasWare). Op een gegeven moment moesten we een beslissing nemen over de volgorde van zaken: gaan we eerst het systeem uitrollen dat leveranciers een bestelling c.q. order van ons krijgen of gaan we hun eerst de mogelijkheid bieden een factuur elektronisch bij ons in te dienen. Toen kwam ik op het idee van de combinatie en dat hebben we aan Certipost voorgelegd. Voor hen was het ook nieuw maar een order die conceptfactuur wordt, was volgens hen zeker mogelijk. We waren eerlijk gezegd een beetje huiverig geworden na slechte ervaringen met een andere partij, dus we wilden het eerst zien. Maar we hadden vanaf het begin veel vertrouwen in deze partner. Er worden geen dingen beloofd die ze niet waar kunnen maken. Als iets niet kan, zeggen ze dat gewoon. Al na een paar maanden testen verliep het proces vlekkeloos. In de praktijk werkt het zo. We leggen een inkooporder aan, de order wordt verstuurd naar de freelancer en tegelijkertijd ook naar het Certipost-platform. Daar wordt de order omgezet in een concept-factuur. Als de freelancer aanlogt, ziet hij de order op zijn scherm. En die kan zeer gemakkelijk worden omgezet in een factuur. De leverancier kan natuurlijk nog wijzigingen aanbrengen, bijvoorbeeld bijkomende kosten toevoegen. Met een druk op de knop kan hij dan zijn elektronische factuur naar ons toesturen’. Edwin ten Brinck: ‘Het implementeren van een ERP-pakket vind ik een geweldige uitdaging; zoiets maak je maar eens in je leven mee’.
Belastingdienst
‘We zijn nu in gesprek met de Belastingdienst; het is voor hen ook nieuw. Het lastige is hierbij dat wij graag goedkeuring van de Belastingdienst krijgen vóór we het systeem uitrollen, terwijl het voor de Belastingdienst moeilijk is om iets goed te keuren dat er nog niet concreet is. In overleg is besloten om te beginnen en de fiscus volgt ons op de voet om te kijken of de werkelijkheid overeenkomt met de theorie. Zij zijn blij dat wij gaan starten; daarmee kunnen zij ook een case opbouwen en standaarden gaan vaststellen. We hebben om te beginnen een periode van drie maanden afgesproken, daarna gaat de fiscus steekproeven doen. Zo nodig kunnen we dan nog het systeem of de procedure aanpassen. Ook over het bewaren van digitale facturen hopen we afspraken met de Belastingdienst te maken. We hebben het met Certipost zo geregeld dat niet alleen wij de facturen zeven jaar kunnen raadplegen, maar ook de leveranciers. Wij hoeven de facturen dus niet apart te bewaren’.
Communiceren
‘Het is heel belangrijk de organisatie mee te krijgen; zij hebben de contacten met de leveranciers en zij kunnen het systeem dus maken of breken. Wij hebben de mensen intern goed geïnformeerd zodat zij de leveranciers kunnen inlichten. We zijn met een beperkt aantal redacties begonnen en met hen hebben we regelmatig overleg. We hebben hen ook nauw betrokken bij het inkoopsysteem en laten zien hoe het werkt. Vanzelfsprekend zijn we altijd bereid om vragen te beantwoorden’. Voor een goede communicatie is het een voordeel dat Edith Beelen al ruim zeven jaar bij Sanoma Uitgevers werkt. Ze begon op de afdeling Planning & Control, werd cluster-controller van een aantal overhead-afdelingen en hield zich een jaar bezig met de implementatie van SAP Fico. Voor ze haar huidige functie van cliënt & projectmanager ging vervullen, was ze nog ruim een jaar leidinggevende van een deel van de administratie.
Voordelen organisatie
‘Belangrijk is natuurlijk dat je aangeeft wat de voordelen zijn voor de mensen in onze organisatie. Dat het scannen van facturen overbodig wordt, is natuurlijk een groot voordeel. Als een leverancier gebruikmaakt van Certipost komen de facturen immers elektronisch binnen bij de crediteurenadministratie. En de doorloop van een factuur wordt versneld. De factuur wordt gekoppeld aan de juiste order en gaat naar de codeerder, ook al staat de juiste codering er in principe al op. Als de factuur conform de opdracht is, gaat die meteen door naar de goedkeurder. Als er een verschil is tussen orderbedrag en factuurbedrag kan de codeerder het aanvullende bedrag coderen en de factuur doorsturen naar de goedkeurder. Na accordering wordt de factuur via het systeem geretourneerd aan de crediteurenadministratie. Ook al is er een match tussen order en factuur, toch gaat de factuur de organisatie in, vanwege het feit dat bij het redactionele proces en ook bij marketing geen sprake is van goederenontvangst. Het gaat om het inkopen van diensten en de financiële administratie weet niet of die dienst wel geleverd is en of de opdrachtgever wel tevreden is over de dienst’. Een ander voordeel voor redactie en marketing is dat zij altijd een actueel beeld van hun budget hebben; alle afspraken staan immers al in het systeem, ook al is het artikel of de dienst nog niet geleverd. Zodra de orders vastgelegd zijn, weet je wat je nog kunt uitgeven dat jaar’.
Voordelen en nadeel leverancier
‘De leverancier bespaart kosten van papier, postzegel en envelop en hij bespaart veel tijd. Daardoor kan de factuur ook sneller worden afgehandeld. Bovendien hoeft hij ook niet meer te zoeken: wat had ik ook al weer afgesproken. En de freelancer heeft ook altijd een goed overzicht van welke facturen hij heeft verstuurd. Dat kan hij op de site van Certipost, via een eigen wachtwoord bereikbaar, altijd zien. Niet of ze al betaald zijn trouwens. Een nadeel voor leveranciers kan zijn dat zij in de toekomst voor diverse opdrachtgevers op verschillende platforms moeten kijken hoe het met hun verzonden facturen staat. We begrijpen dat de diverse aanbieders in gesprek zijn om onderling uitwisseling van elektronische facturen mogelijk te maken. Je kunt nu toch ook met elkaar telefoneren, al heb je verschillende telefoonproviders? Het mooiste is natuurlijk gewoon één platform. Maar dat is toekomstmuziek’.
Pilot
‘We zijn in maart begonnen met bouwen en testen. Daarna hebben we enkele freelancers uitgenodigd voor een test. Want we hebben niet alleen de eigen organisatie in een vroeg stadium bij het project betrokken, maar ook de leveranciers. Het is toch een vrij nieuw product; veel partijen zijn met iets dergelijks bezig maar wij zijn de eersten die echt operationeel zijn in Nederland. We hebben gekozen voor een gefaseerde aanpak. Nu zijn er ruim veertig leveranciers aangesloten en zijn er honderdveertig facturen verstuurd. Als alles goed gaat, kunnen we het systeem uitrollen naar andere redacties. We gaan ervan uit dat het gros van de kleine leveranciers overstapt op het nieuwe systeem. Maar het is nu eigenlijk nog te vroeg om dat te beoordelen. Ik streef er wel naar dat zeker dertig procent zich binnen een jaar aansluit’.
Kosten besparen
‘We betalen nu natuurlijk een deel van de ontwikkelingskosten. Straks betalen we een tarief voor de order die we naar Certipost toesturen en een tarief voor iedere factuur die we van Certipost ontvangen. Dit gezamenlijke tarief is al minder dan wat we kwijt waren voor het scannen van een factuur. Daarnaast missen we ook nog de kosten van de koerier die onze papieren facturen naar het externe bedrijf brengt. Bovendien hebben we op termijn ook niet meer de kosten van het papieren factuurarchief. En de afwikkeling van de crediteurenadministratie kan een stuk sneller; dat scheelt ook geld’.
Vervolg
‘Het systeem waar wij nu mee werken, is echt bedoeld voor de kleine leveranciers; het is niet gekoppeld aan een boekhoudsysteem. Een vervolgtraject is het digitaliseren van de facturen van de grote leveranciers. Wellicht kunnen we systemen rechtstreeks koppelen: hun verkoopsysteem aan ons inkoopsysteem. Maar we spreken dan wel over een heel ander kostenplaatje: voor de kleine leveranciers is het helemaal gratis‘.
Crediteurenafdeling
Voor de crediteurenafdeling zijn de veranderingen van het invoeren van elektronisch factureren het grootst. ‘Er zijn op onze afdeling enkele arbeidsplaatsen verloren gegaan’, laat Elisabeth Raaschou, hoofd van de crediteurenafdeling weten. ‘Enerzijds omdat het scannen van papieren facturen niet meer nodig is en anderzijds omdat het proces van het doorsturen van facturen een stuk sneller gaat. De kostenplaats staat immers al op de digitale factuur vermeld, je hoeft niet meer te gaan zoeken. En we krijgen nu maar één format binnen, erg handig. We krijgen nog wel papieren facturen maar het scannen daarvan hebben we uitbesteed. Gelukkig hebben we geen mensen hoeven ontslaan. We waren natuurlijk al enkele jaren met dit proces bezig, dus we konden daar al rekening mee houden bij onze personeelsplanning. Mensen die vertrokken, zijn niet vervangen of vervangen door mensen met een tijdelijk of kortstondig contract. Als je het eerlijk en tijdig aan mensen aangeeft, hoeft het niet tot problemen te leiden. Maar dat er arbeidsplaatsen verloren gaan, mag nooit een argument zijn om nieuwe ontwikkelingen tegen te houden. Maar deze verandering brengt ook ander werk voor onze afdeling met zich mee. Vorige week hebben we bijvoorbeeld een aantal freelancers gebeld, die wel bericht van ons hadden gekregen maar zich nog niet hadden aangesloten bij het systeem van elektronisch factureren. Die mondelinge toelichting blijkt heel belangrijk om mensen over de streep te trekken: het merendeel zegde alsnog toe om mee te gaan doen. Vergeet niet dat we pioniers zijn. Als we twee jaar verder zijn, zijn elektronische facturen veel meer geaccepteerd. Er komt waarschijnlijk wel een periode dat je het van leveranciers kunt eisen, dat het een voorwaarde voor samenwerking wordt.”
Door Joke Revelman de Vries
Tijdschrift Administratie – nummer 8, september 2008
ISProjects verzorgt presentatie over digitaal facturen verwerken tijdens een themasessie van ACTO
ACTO organiseert een themasessie “Vergroten effectiviteit en efficieny van financiële processen”. Tijdens deze sessie wordt aandacht besteed aan de volgende onderwerpen: Het gebruik van MicroSoft Dynamics AX, digitale verwerking inkoopfacturen via EDI en ISProjects, subadministratie WKA documenten en voortgang financiële Functionele Groep.
Voor meer informatie kijk op de website van ISProjects.
