Berichten getagged ‘digitale handtekening’
TIE heeft een nieuwe software module ontwikkeld om een digitale handtekening toe te voegen aan EDIFACT berichten. Het mechanisme van de digitale handtekening wordt nogal eens gebruikt in factuur berichten (INVOIC) om de authenticiteit van het document en de afzender te verifiëren. In Spanje is het tot 1 januari 2013 zelfs een wettelijk vereiste om dit op te nemen in de EDI facturen
Lees meerDan krijg je een compleet platform voor elektronisch presenteren, factureren, herinneringen, aanmaningen EN betalen. Hoe dat kan? Rotaform Document Services is namelijk businesspartner geworden van RPost.
Lees meerEchosign maakt het mogelijk om een contract door alle partijen digitaal te laten ondertekenen en toegankelijk te maken
Lees meerAanlevering van XBRL berichten aan Digipoort en BIV makkelijker dan ooit
Lees meer“Het gevaar zit ‘m niet in de vraag of de klant het wil, maar of de Belastingdienst het accepteert"
Lees meerAlle rijksoverheden zullen vanaf 1 juli volgend jaar verplicht worden om elektronische facturen te accepteren. Staatssecretaris Frans Heemskerk van Economische Zaken wil de overheden daarvoor versneld aansluiten op de gezamenlijke digitale brievenbus Digipoort. Deze centrale postbus bestaat al, maar slechts weinig ministeries maken er tot nu gebruik van.
Rompslomp
‘Het idee is dat digitaal factureren een heleboel rompslomp bespaart voor ondernemers die aan de rijksoverheid leveren’, stelt Marco Pastors, die de overheid adviseert als ambassadeur e-facturering. ‘De bedrijven willen graag elektronische rekeningen sturen, maar veel (rijks)overheden houden dat nog af’.
Digipoort
Stroomlijning van de factuurstroom via de centrale postbus Digipoort moet de digitalisering volgens Pastors in een stroomversnelling brengen. ‘Ondernemers sturen hun factuur daar heen, uiteraard net zoals nu met aanduiding van de opdracht en voor wie het werk gedaan is. De overheid zorgt dan zelf dat de rekening bij de goede budgethouder terecht komt.’
Impuls
De winst zit niet alleen bij het bedrijfsleven. De digitalisering van de overheid krijgt er een ferme impuls mee. Digipoort als onderlinge brievenbus tussen de rijksoverheden bestaat al langer, maar wordt niet veel gebruikt. Douane en belasting wisselen er gegevens mee uit, maar de andere diensten zien er nog niet veel data langskomen waar ze wat aan hebben en zijn daarom nog niet eens aangesloten, aldus Pastors.
Gedeelde content
‘Facturen ontvangen ze allemaal, dus dat is gedeelde content waar alle ministeries mee te maken hebben. Hebben ze eindelijk een goede reden om zich aan te sluiten op Digipoort. We gaan als het ware de lijntjes tussen de postbus en de diensten nu toch echt aanleggen’, legt Pastors uit. ‘Daarna zal Digipoort vanzelf als uitwisselingspunt gaan fungeren.’
Geen overbodige regels
Hij is blij dat de staatssecretaris bij het e-factureren lijkt te kiezen voor zo weinig mogelijk regeltjes. ‘Je ziet in het buitenland nauwelijks verschil in fraude tussen landen waar wel en niet om een digitale handtekening wordt gevraagd. Geen enkele overheid betaalt facturen blind uit, dus ook zonder al te veel overdreven waarborgen zal dat bijna altijd goed gaan. En het scheelt wel een heleboel nieuwe bureaucratie en gedoe’.
Bron: Binnenlandsbestuur.nl
Bron: Computable
E-factureren groeit, blijkt uit gegevens van Factuurwijzer.nl. Tussen 2000 en 2007 nam het aantal e-facturen toe met 12 tot 15 procent. Het afgelopen jaar alleen al was er een groei te zien van 10 procent. De overheid heeft de ambitie uitgesproken dat in 2014 80 procent van de facturen aan de overheid elektronisch wordt verzonden. In 2017 moet dat percentage 100 procent zijn.
Overheid voert de boventoon
De overheid zette daarin ook een kleine maar belangrijke stap. Op 7 april tekenden drie staatssecretarissen met het bedrijfsleven een convenant waarin staat dat de overheid volgend jaar één miljoen van alle binnenkomende facturen elektronisch wil ontvangen en verwerken (10 procent). Toch is dat slechts een beperkt aantal van alle facturen (papieren en elektronisch) die in Nederland verstuurd worden. Bedrijven onderling sturen zo’n 75 miljoen exemplaren, en naar consumenten naar schatting een vijfvoud daarvan. Bij een overstap naar e-facturatie kunnen volgens optimistische schattingen bedrijven in de zakelijke sector gezamenlijk zeshonderd miljoen euro besparen en op de consumentenmarkt drie miljard.
De overheid is op de facturatiemarkt dus een relatief kleine speler, toch is ze wel de grootste ontvanger en verzender van facturen. In die zin is het besluit om e-facturatie te promoten een verkapt economisch stimuleringspakket, zegt Friso De Jong. De overheid zet recent nadrukkelijk haar stempel op e-factureren, zegt hij. ‘Bedrijven zijn al tien, vijftien jaar bezig met dit onderwerp. De overheid verspreidt de nieuwe boodschap nog maar een jaar, en noemt iets te uitdrukkelijk maar één formaat; UBL 2.0.’
De overheid wil met de voorkeur voor één formaat duidelijkheid scheppen. ‘Maar het is de grootst mogelijke leugen te claimen dat we in de toekomst via één enkel standaardformaat dit soort berichten gaan uitwisselen,” zegt De Jong. “Er zal nooit één systeem of formaat zijn. Windows beheerst dan wel de markt, maar er zijn altijd systemen naast. Dat geldt ook voor e-factureren.’
Gebrek aan garanties
Omdat de overheid geen waarborgen eist in e-facturen, levert dat in de nabije toekomst problemen op, verwacht De Jong. Een factuur kent twee juridische niveaus: het fiscale niveau (BTW) en het handelsrechtelijk niveau (overeenkomst). Nu een factuur niet meer gewaarborgd hoeft te zijn, – zo mag een digitale handtekening ontbreken – is het de vraag of het wel geldt als bewijs bij de incassorechter. Want de factuur kan van iedereen afkomstig zijn. ‘Stel dat een leverancier een fiets levert en de klant betaalt niet. De klant kan zegggen dat hij de factuur niet heeft gekregen of dat hij niet van jou afkomstig is. Een factuur speelt dus een rol in de handelsrechtelijke bewijslast’, zegt De Jong die in de advocatuur werkzaam is geweest.
Het gebrek aan waarborgen schaadt ook het imago en de reputatie van het bedrijf. De Jong adviseert dan ook facturen te borgen. ‘Het zou bedrijven niet misstaan, het geeft net een beetje meer overtuiging en dat is goed voor het imago.’ De recente fiscale basis die de overheid voor elektronisch factureren heeft gelegd, is op zich goed, maar de uitwerking mag meer doorwrocht, stelt de voorzitter van Platform Elfa. ‘Ik vind dat de lange-termijnconsequenties nog beter moeten worden onderzocht.’
Op de informatiemarkt tijdens het Factuurcongres werd duidelijk dat een deel van de aanbieders zich ook richt op kleine zelfstandigen. Zo kan je bij factuursturen.nl (op het congres winnaar van een Gouden Factuur) voor veertig cent een digitale rekening de deur uit laten doen, met een maximum van tien euro per maand.
——————————————————————
Factuurwijzer.nl bracht dit jaar voor de tweede maal een Factuurmonitor uit, met overzichten van de ontwikkelingen in het afgelopen jaar. Enkele cijfers:
De Factuurmonitor 2008 ging over het gebruik en de adoptie van elektronisch factureren, die van dit jaar geeft het aanbod van producten en diensten op het gebied van elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking in Nederland in statistieken weer. Het is jammer dat de monitoren uit 2008 en 2009 over twee verschillende groepen gaan, zodat cijfers niet makkelijk te vergelijken zijn. Volgend jaar komt een Factuurmonitor waarbij de gegevens uit Factuurmonitor 2008 worden vergeleken met 2010. De monitor van 2011 gaat weer over hetzelfde onderwerp als die van dit jaar.
De dienstverleners geven aan de meeste klanten te hebben in de sectoren zakelijke dienstverlening, ict en financiële diensten. Elektronica, consumentenproducten en de categorie ‘overig’ vormen het kleinste deel van de klanten van deze dienstverleners. Interessant is dat de aanbieders van producten en diensten zich duidelijk internationaal oriënteren. 89 procent kijkt ook naar andere landen, waarvan de helft zich ook richt op landen buiten de Europese Unie. Noord- en Zuid-Amerika kunnen zich bijvoorbeel verheugen in de belangstelling van respectievelijk 30 en 22 procent van de Nederlandse dienstverleners.
De meeste dienstverleners kunnen volgens de Factuurmonitor worden beschouwd als ‘supervertalers’. Zij kunnen elk willekeurig formaat e-factuur ontvangen en verspreiden. Vrijwel alle dienstverleners bieden PDF-facturen aan (92 procent), en XML (eveneens 92 procent). UBL, het systeem dat de overheid promoot, is en XML-variant. Andere formaten die veel gefaciliteerd worden zijn HTML (76 procent) en EDI-formaten (73 procent) en de mogelijkheid om elektronische facturen via de post te verzenden (76 procent). Welke formaten daadwerkelijk het vaakst gebruikt worden door notaverzenders, maakt de Factuurmonitor 2009 niet duidelijk.
Wat ontvangers met de factuur doen, kunnen verzenders voor een groot deel ook nadoen. 86 procent van de dienstverleners geeft feedback over de ontvangst van een elektronische factuur aan de ontvanger. 76 procent kan zien of de factuur door de ontvanger is geopend. 76 procent kan aantonen of de factuur is gelezen en/of geprint.
Vanaf 4 mei gaat Actebis Computers B.V. zijn facturen digitaal verzenden. Alle klanten zullen de komende weken geïnformeerd worden over de voordelen van e-facturatie.
Overstap op e-facturatie
Bestellen, betalen en boekhouden gaan tegenwoordig allemaal elektronisch. Door de strenge regelgeving werd er vooralsnog weinig gebruik gemaakt van e-facturatie in Nederland. De digitale facturen werden vaak nog uitgeprint om het vervolgens samen met alle andere papieren facturen op te slaan. Door de vereenvoudiging van de regelgeving zullen veel meer bedrijven binnenkort overstappen op e-facturatie.
“Door de facturen digitaal te versturen, wordt het doen van de administratie voor onze klanten een stuk eenvoudiger. Het scheelt tijd, is goedkoper en ook nog eens beter voor het milieu. Met Actebis THINKS GREEN bieden wij onze klanten direct al het voordeel van e-facturatie “, zegt Dirk Jan Hartog, Manager MarCom en E-Business van Actebis Computers B.V..
Regelgeving e-facturatie vereenvoudigd
Staatssecretaris De Jager van Financiën maakte onlangs bekend dat facturen in de vorm van een Word-document of PDF zonder digitale handtekening voor de Belastingdienst ook accceptabel zijn. Door middel van e-facturering is het niet langer meer nodig om facturen te printen en fysiek te bewaren. Een elektronisch systeem volstaat voor de belastingdienst. “Er zijn geen mappen meer nodig.” (bron: de Belastingdienst)
Ondernemer naast de ondernemer
Actebis profileert zich hiermee als de ondernemer naast de ondernemer. Dit doen ze al jaren door een flexibele manier van samenwerken, het aangeboden assortiment en sinds kort ook door hun resellers te helpen met de financiering en e-facturatie.
“Actebis THINKS GREEN past uitstekend binnen onze filosofie om iedere reseller zoveel mogelijk bij te staan en verder te denken dan distributie alleen. Resellers krijgen met veel meer zaken te maken dan alleen het wederverkopen van IT-producten”, aldus Dirk-Jan.
Over Actebis
Actebis Computers B.V. is distributeur voor de Nederlandse ICT-, Consumer Electronics- en retailmarkt. Met ongeveer 70 medewerkers bedient Actebis de wederverkopers vanuit de sales- & marketingorganisatie in Nieuwegein en haar magazijn in Utrecht. Sinds 1994 kan men bij Actebis terecht voor onder andere componenten, complete pc’s, netwerk- en retailproducten. Samen met Actebis Duitsland, Frankrijk, Denemarken, Noorwegen, Zweden en Oostenrijk vormt ze de Actebis Groep. De verkoopafdeling van Actebis is onderverdeeld in verschillende klantgroepen; e-shops, systembuilders, B2B (SoHo en SMB), retail-shops en retail-ketens. Hierdoor is het mogelijk om iedere klant persoonlijke aandacht te geven. Daarnaast zorgt veel kennis over de markt en de producten ervoor dat Actebis oplossingsgericht met de klant meedenkt.
BCT Guiding Documents is uiteraard ook dit jaar aanwezig op de vakbeurs Overheid & ICT, die van dinsdag 21 tot en met donderdag 23 april a.s. in de Jaarbeurs te Utrecht wordt gehouden. BCT Guiding Documents is te vinden in hal 1, stand D086.
BCT laat op de stand verschillende, nieuwe oplossingen voor bestuurlijke besluitvorming, digitale verwerking van inkoopfacturen, automatische documentregistratie en de digitale handtekening zien. Het centrale thema van BCT Guiding Documents tijdens Overheid & ICT is ‘zaaksgewijs’ werken. Onder het motto ‘Rond uw zaken af met Corsa’ worden op de stand verschillende voorbeelden getoond van de toepassing van zaaksgewijs werken, waarmee overheidsorganisaties hun dienstverlening aan burgers en bedrijven enorm verbeterd hebben.
Zaaksgewijs werken is een duidelijke trend bij de overheid. Met een ‘zaak’ wordt een samenhangende hoeveelheid werk bedoeld, die via een bepaald proces tot een duidelijk gedefinieerd product leidt. In dat proces zijn kwaliteit en doorlooptijd erg belangrijk. Deze nieuwe manier van werken maakt werkprocessen heel transparant en overzichtelijk -zowel intern als voor de burger- en kan prima ondersteund worden met Corsa ECM en het zakenmagazijn.
Zaaksgewijs werken
Bij zaaksgewijs werken wordt een zaak gestart door een document, dat via het digitale loket, e-mail, fax of post binnenkomt. Zodra een document binnenkomt, dat een zaak kan starten, wordt het in Corsa geregistreerd en opent Corsa automatisch een zaakdossier. Ook andere documenten, die gedurende de afhandeling van de zaak worden gegenereerd (zoals de ontvangstbevestiging en de vergunning) worden automatisch aan het zaakdossier gekoppeld. Elke zaak heeft een uniek zaaknummer, dat tijdens het hele proces de ingang tot de zaak en alle zaakgerelateerde objecten (bijvoorbeeld documenten, dossiers, personen) vormt. Corsa ondersteunt ook bij het ontwerp van specifieke procedures, die nodig kunnen zijn voor de afhandeling van een zaak. Die processen kunnen flexibel en naar eigen inzicht worden ingericht. Bovendien kan Corsa gekoppeld worden aan vrijwel alle bestaande back-office applicaties, die de processen afhandelen. Daarbij kan Corsa de rol van centraal document management systeem overnemen, waarin alle documenten en dossiers opgeslagen en beheerd worden. Ze zijn dan ook vanuit de back-office direct opvraagbaar. Na afhandeling van de zaak is er een compleet digitaal (zaak)dossier beschikbaar.
Het zaaksgewijs werken is een prima middel om informatie over de status van (lopende) zaken aan burgers te geven. Met behulp van DigiD kan de klant 24 uur per dag op de Persoonlijke Internet Pagina (PIP) of via de Mijn Gemeente Pagina inloggen en toegang krijgen tot het zakenmagazijn. De statusinformatie is ook beschikbaar voor eigen medewerkers en managers, die bovendien managementrapportages over het aantal zaken en hun doorlooptijden kunnen opvragen.
Presentatie
BCT Guiding Documents verzorgt tijdens Overheid & ICT 2009 elke dag van 12:30 tot 13:15 uur samen met de gemeente Rijswijk een presentatie in inlooptheater Blauw. Tijdens de presentatie, die de titel ‘Gemeentebreed mid-office concept: goede zaak om mee te werken’ gekregen heeft, laat de gemeente Rijswijk de enorme voordelen van de invoering van het mid-office concept zien. Dankzij de combinatie van het organisatiebrede document management systeem Corsa en het zakenmagazijn van BCT is de dienstverlening aan burgers en bedrijven enorm verbeterd. De implementatie van de oplossing nam slechts drie maanden in beslag. Inmiddels zijn zo´n twaalf producten via het gemeenteportaal beschikbaar. Dat aantal zal de komende tijd snel toenemen. Dankzij de snellere afhandeling van digitale aanvragen en het statusinzicht, dat 24 uur per dag via de website toegankelijk is, steeg de gemeente Rijswijk op de ranglijst van de dienstverleningsmonitor van AndereOverheid.nl in korte tijd van de 273e naar de 15de plaats.
Wij willen u langs deze weg van harte uitnodigen om tijdens de beurs Overheid & ICT 2009 een bezoek te brengen aan onze stand D086 in hal 1, zodat we u wat meer over de ontwikkelingen bij BCT en de samenwerking met onze overheidsklanten kunnen vertellen.
De Belastingdienst gooit de regels voor elektronisch factureren aan de kant. Voortaan is een factuur in de vorm van een Word-document of pdf, zonder digitale handtekening, voor de dienst al voldoende.
Staatssecretaris De Jager van Financiën maakte onlangs bekend facturen in de vorm van een Word-document of pdf zonder digitale handtekening voor de Belastingdienst ook accceptabel zijn. Ambassadeur Elektronisch Factureren Marco Pastors is ‘prettig verrast’. “We moeten er nu snel bij zijn zodat de de facturen niet alleen digitaal verzonden maar ook automatisch verwerkt kunnen worden.” Pastors’ werkgroep, onderdeel van het ministerie van Economische Zaken, heeft als doelstelling ervoor te zorgen dat in 2010 tien procent van de inkomende facturen van de overheid digitaal is. Eén dag per week besteedt Pastors aan zijn ambassadeursschap.
Kostenhalvering
Digitaal factureren scheelt bedrijven de helft in kosten, is de verwachting. Een papieren factuur kost tussen de zestig en tachtig euro of zelfs meer. De handeling, behandeltijd, de fouten die gemaakt worden in bedragen of rekeningnummers, het herstellen daarvan, het archiveren en bewaren van één zo’n factuur maakt het duur. Dit geldt ook voor een elektronische factuur in de vorm van een Word- of pdf-document, omdat die vaak alsnog wordt uitgeprint of overgetypt en bewaard.
Een elektronische factuur kost tussen de twintig en dertig euro als deze automatisch wordt verwerkt, dus is naar schatting minstens de helft goedkoper. Bedrijven zijn zich niet bewust van de hoge kosten van schriftelijke facturen, zegt Pastors. “Het is een soort gegeven, een ingeslopen ritueel. Terwijl andere bedrijfsprocessen allang geautomatiseerd zijn, blijft het elektronisch factureren achter. Ook de overheid is daarin niet leidinggevend geweest. Die loopt wel warm voor heel bijzondere vernieuwingen, maar elektronisch factureren is niet sexy en niet verplicht en daarom valt het tussen wal en schip. Terwijl elke organisatie er een keer aan moet.”
Nepfacturen
De overheid heeft gekozen voor UBL 2.0 (Universal Business Language) als standaard. Deze is in Denemarken al jaren verplicht en dat werkt goed. Pastors: “Het is een garantie aan bedrijven dat de overheid in ieder geval dit format kan verwerken.” Tot extra hoge kosten hoeft dat niet te leiden. De standaard is in veel boekhoudsoftware al aanwezig en verschillende softwareleveranciers zijn er mee bezig. Daarnaast komt er mogelijk een vignet op overheidssites om handmatig een UBL-factuur aan te maken, geschikt voor kleine bedrijven.
Voor nepfacturen hoeven overheid en bedrijfsleven niet bang te zijn, zegt Pastors. “De crediteurenadministratie kijkt heel goed wat er binnenkomt, van wie het is en of er iets besteld is. Elk bedrijf is daar zorgvuldig in. Het is moeilijk om nepfacturen betaald te krijgen, dat gebeurt op papier ook zelden.”
Alle hens aan dek
De overheid ontvangt jaarlijks 10,5 miljoen facturen. Een nulmeting vorig jaar wees uit dat 0,3 procent daarvan elektronisch binnenkomt. Pastors is een jaar bezig om dit aantal te verhogen en inmiddels zit dit virtueel op 7 procent in 2010. Is 10 procent niet een heel lage doelstelling? “We wilden een ambitieuze maar niet belachelijke doelstelling. Dit is de eerste aanzet. Ik verwacht dat over vijf jaar 80 tot 90 procent van de facturen via e-facturatie gaat. Tegen die tijd hebben we alle wielen uitgevonden en drempels geslecht.”
Op 7 april tekenen de overheid (de drie staatssecretarissen Bussemaker van Buitenlandse Zaken, De Jager van Financiën en Heemskerk van Economische Zaken), VNO-NCW, MKB Nederland, ICT~Office, de Manifestgroep (van Uitvoeringsorganisaties van de overheid), en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten een convenant ter bevordering van het gestructureerd elektronisch factureren tussen markt en overheid.
Is dit wel de juiste periode om met e-factureren aan de slag te gaan, nu bedrijven alle hens aan dek moeten hebben om te overleven? Juist, vindt Pastors. “De drukke tijden zijn even voorbij. Nu is het rustiger waardoor er tijd overblijft om met dit soort zaken aan de slag te gaan. Bovendien bespaart het bedrijfsleven minimaal dertig euro per factuur, geld dat ze in andere zaken kunnen investeren.”
Bron: Computable
