Berichten getagged ‘digitaliseren’
Bij het digitaliseren denken we vooral 'front office': het digitaal verzenden en ontvangen van facturen. We vergeten het belang van archiveren nog wel eens
Lees meerEen groeiend aantal zorginstellingen zien het belang van digitale documentoplossingen en mogelijkheden om beter te informeren
Lees meerROC Aventus, met ruim tweehonderd mbo-opleidingen, 1.250 medewerkers en zo’n 11.500 studenten de grootste onderwijsinstelling in de Stedendriehoek Apeldoorn, Deventer en Zutphen, implementeert het document management systeem Corsa van BCT Guiding Documents. Het systeem zal niet alleen gebruikt worden voor de digitalisering en archivering van studentendossiers, maar het regionaal opleidingscentrum zal ook Corsa/Invoice implementeren voor de digitale afhandeling van facturen.
Studentendossiers
“De aanleiding om studentendossiers te digitaliseren was eigenlijk heel banaal”, zegt André Mensink, projectleider van de stafdienst I&A. “Twee jaar geleden zijn we verhuisd naar een nieuw gebouw, waarin alle Apeldoornse sectoren ondergebracht zijn, die voorheen apart gehuisvest waren. Aangezien de vierkante meterprijs van dat nieuwe gebouw erg hoog was, besloot het College van Bestuur alle archieven flink op te schonen en extern op te slaan, maar dat is ook niet altijd even praktisch. We hebben toen een onderzoek gedaan naar de mogelijkheden van digitalisering, waarbij we ons breed georiënteerd hebben. Later heeft het project zich uit praktische overwegingen toegespitst op studentendossiers en inkomende facturen.”
De studentendossiers worden gescand en in het document management systeem opgeslagen. Daar zijn ze met behulp van diverse zoekfuncties toegankelijk voor medewerkers, die geautoriseerd zijn. Ook vanuit andere applicaties zoals het studentenregistratiesysteem kunnen documenten en correspondentie uit de studentendossiers opgeroepen en bekeken worden.
Factuurverwerking
De afhandeling van inkomende facturen met behulp van Corsa/Invoice zal tot een aanzienlijke besparing leiden, verwacht Mensink. Nu nog worden de inkomende facturen verzameld bij de centrale crediteurenadministratie, die kopieën ter goedkeuring naar de afdelingen en teams stuurt. Er worden handmatig overzichten bijgehouden, die erg tijdrovend en foutgevoelig zijn. Met Corsa/Invoice worden inkomende facturen gescand en in PDF-format automatisch naar alle personen gestuurd, die ze moeten goedkeuren. Op die manier wordt het proces van goedkeuring versneld en is altijd duidelijk waar eventuele knelpunten zitten. Na accordering worden de facturen direct in het financiële systeem geïmporteerd en betaalbaar gesteld.
“Je moet dat proces niet onderschatten”, zegt Mensink. “Het gaat per jaar om zo’n 17.000 facturen en de goedkeuring loopt over veel schijven, want veel afdelingen en teams werken met eigen budgetten. Ook ontvangen we totaalfacturen voor bijvoorbeeld catering, ICT, telecommunicatie en kantoorartikelen, waarvan deelposten langs de verschillende afdelingen moeten.”
Voor de selectie van de leverancier werd een projectgroep in het leven geroepen, die een pakket van eisen formuleerde. Na een uitgebreide marktoriëntatie werden zes leveranciers voor een demo uitgenodigd. Twee daarvan mochten een case uitwerken. BCT kreeg uiteindelijk de voorkeur, omdat de herkenningsoftware van BCT in vergelijking met andere pakketten gebruiksvriendelijker was, Corsa/Invoice door KPMG gecertificeerd was en omdat BCT veel ervaring in het onderwijs heeft. ROC Aventus kiest voor een stapsgewijze implementatie van de nieuwe manier van werken. De implementatie is na de zomervakantie bij een van de sectoren gestart en wordt daarna bij de andere sectoren en teams uitgerold. Rond de jaarwisseling moeten de beide systemen operationeel zijn.
Europese bedrijven moeten zich beter digitalisering om sneller over de economische recessie heen te komen. Er moeten standaarden komen voor mobiel betalen, regels rondom auteursrecht en het MKB moet digitaler gaan werken.
Dat beeld schetste eurocommissaris Viviane Reding gisteren tijdens een toespraak in Brussel. Haar lezing stond in het teken van de ‘Europese digitale strategie’.
Twee belangrijke, praktische onderdelen van die strategie zijn dat MKB’ers meer met digitale middelen moeten werken en dat overheden en banken voor standaarden moeten zorgen rondom mobiel betalen.
“Het MKB loopt erg achter op grote bedrijven met het gebruik van technische middelen die de productiviteit vergroten”. Ze geeft als voorbeeld: “Slechts negen procent van de MKB’ers verstuurt elektronische facturen en maar 11 procent gebruikt digitale middelen voor zijn personeelsbeleid. Om kosten te verlagen zouden ze cloud computing kunnen gebruiken”, IT kunnen uitbesteden. ”Dat is het medicijn voor onze krappe economie. Het verlaagt de vaste IT-kosten. Met uitbesteding worden dat variabelen kosten”.
Een tweede prioriteit voor de Europese Unie is, in de woorden van Reding, het optuigen van een degelijke infrastructuur voor mobiel betalen. “Dit veld moet veiliger en gebruiksvriendelijk worden. Vandaag de dag ontbreekt het aan algemeen Europees geaccepteerde standaarden en regels voor m-cash. Daardoor blijft het potentieel van ‘mobile commerce’ onbenut. Er zijn meer dan 500 miljoen mobiele bellers in Europa. Er is voldoende schaal voor innovatie die de mobiele telefoon moet veranderen in een portemonnee.
Er ontspruiten nu verscheidene mobiele betaalsystemen die niet-compatibel zijn. Via Paypal worden jaarlijks al miljarden euro’s over en weer gestuurd en mobiele operators bieden al jaren premium sms om betaling van beltonen en spelletjes af te handelen. Daarnaast zoeken banken, zoals Rabobank met SMS Betalen, naar manieren om het mobiliserende betaalverkeer in eigen handen te houden en zijn mobiele downloadswinkels, in telefoons, veelal gekoppeld aan credit cards. Deze partijen spreken amper tot niet met elkaar over de koppeling van hun afzonderlijke systemen.
Wat eurocommissaris Reding van plan is om de tegenstrijdige of concurrerende belangen te slechten, houdt ze voor zich. Niet de Commissie maar de gezamenlijke lidstaten moeten naar oplossingen zoeken.
Daarnaast roept ze de EU-landen op om versneld radiospectrum vrij te maken voor nieuwe mobiele diensten. Meer in het bijzonder doelt ze daarbij op het uitschakelen van analoge televisie. Digitale televisie heeft minder spectrum nodig, waardoor de vrijvallende bandbreedte kan worden gebruikt voor nieuwe communicatiediensten. De optelsom van het economisch potentieel is, volgens haar, tussen de 150 en 200 miljard euro.
De vierde prioriteit in Redings boekje is het vereenvoudigen van het auteursrechtensysteem. Dat zou beter moeten worden aangepast aan digitale kanalen in een pan-Europese context. Waar Reding oproept tot versoepeling, eisen uitgevers juist betere bescherming van hun rechten.
Voor informatie over het digitaliseren van betalingen binnen ht MKB bezoekt u het seminar ‘e-factureren in het MKB’ op 9 september inj Utrecht.
AcceptEmail en PayDutchGroup hebben de krachten gebundeld in het aanbieden van een complete, scherp geprijsde service voor factureren en betalen per email. Beide bedrijven hebben reeds jaren ervaring in het digitaliseren van factuurstromen en het afwikkelen van online betaaltransacties. Peter Kwakernaak, CEO van AcceptEmail: “Wij willen voor grote en kleine bedrijven de drempel om de voordelen van digitaal factureren en betalen te ervaren op alle mogelijke manieren verder verlagen door inzet van e-mail. E-mail kent een groot bereik: mensen kijken dagelijks in hun inbox en de weg naar betalen is zo gemakkelijk gemaakt, dat klanten niet worden opgezadeld met administratieve handelingen, ook al ontvangen ze hun factuur digitaal. Met de beproefde propositie van PayDutchGroup, genaamd weDEAL, kunnen we onze klanten veel sneller live krijgen, zonder het gedoe dat bedrijven nu geregeld ervaren bij aanvraag van iDEAL.
Betere tarieven
Verder is gebleken dat weDEAL voor met name kleinere bedrijven meestal betere iDEAL-tarieven biedt. AcceptEmail is nu budgettair haalbaar voor iedereen”. Mark Roelofsen, directeur van PayDutchGroup, voegt toe: “Wij zijn heel enthousiast over de samenwerking met AcceptEmail, dat hard op weg is om dé standaard voor betalen per email te worden. AcceptEmail is een complete e-mailfactuur waarmee u online kunt betalen met iDEAL. Alle gegevens zijn al ingevuld. De kans op fouten is daarmee veel kleiner en het kost minder tijd. Met weDEAL is dat ook nog eens heel goedkoop voor merchants! In aanvulling op wat AcceptEmail aangeeft is het goed te vermelden dat weDEAL alle iDEAL Acquiring banken ondersteunt. Bedrijven kunnen hun bestaande bankrekening gebruiken, want het is niet noodzakelijk voor het gebruik van weDEAL om een aparte bankrekening te openen.”
Omschakeling naar papierloos
Factureren en betalen per email kent vele toepassingen: ter vervanging van papieren acceptgiro’s die mede door de komst van SEPA en het duurzame streven naar papierloos handelsverkeer geleidelijk zullen verdwijnen, voor het versturen van herinneringen op facturen en ook voor uitval van automatische incasso’s, bij het maken van afspraken met klanten met een betaalachterstand of voor donaties aan goede doelen. Factureren en betalen per email wordt toegepast in een variëteit aan branches: uitgevers zetten het al in voor het werven van fondsen en nieuwe abonnees.
Webshops die met betalen achteraf meer omzet halen, bieden het als betaalmethode aan. Telecom providers, verzekeraars en energiebedrijven sturen klanten bij wie de automatische incasso faalt of ter vervanging van de acceptgiro een AcceptEmail, met het verzoek het openstaande bedrag te voldoen. Incassobureaus helpen debiteuren vriendelijk, snel en gemakkelijk te betalen via call centers. Reis- en ticketingorganisaties kunnen tijdens een telefoongesprek met hun klant direct de aanbetaling of de gehele reissom afrekenen, hetgeen speciaal voor last-minutes uitstekend werkt.
Een systeem dat zowel kosten- als goederenfacturen kan digitaliseren. Met deze opdracht ging B&C Products, een van de grootste aanbieders van op maat gemaakte raamdecoratieproducten in Nederland, op zoek naar een passend product. De keuze viel op ISP-Invoice van ISProjects. ‘Met ISP-Invoice maken we een kwaliteitsslag met onze administratie.’
Lees hier de gehele case:
