Maar dat is niet het geval bij Service Point en het LUMC. Service Point heeft er voor gezorgd dat het archief met 3,7 miljoen patiëntendossiers van het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC) goed en wel zijn gearchiveerd.

Documenten digitaliseren bij het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC)

De feiten op een rij:

• Het LUMC is een universitair medisch centrum, dat de patiëntenzorg wil verbeteren door wetenschappelijk onderzoek. Het leidt artsen, gespecialiseerde zorgverleners en onderzoekers op om daaraan bij te dragen. Naast algemene patiëntenzorg biedt het LUMC specialistische behandelingen die slechts in een beperkt aantal medische centra mogen worden uitgevoerd.
• Het LUMC beschikt over het ongelofelijke aantal van 3,7 miljoen patiëntendossiers.
• Het grootste deel van deze patiëntendossiers is opgeslagen op een externe locatie.
• 300.000 patiëntendossiers opgeslagen in het Centraal Medisch Archief.
• Door de implementatie van een nieuw ziekenhuisinformatiesysteem heeft het LUMC gekozen om de centraal opgeslagen patiëntendossiers steeds op aanvraag te digitaliseren.

De werkzaamheden van Service Point

Service Point heeft in opdracht van het LUMC de volgende werkzaamheden uitgevoerd:

De reacties van het LUMC

• Stephen Helder, hoofd Medische Administratie bij het LUMC:“Service Point heeft verschillende mogelijkheden aangedragen hoe het LUMC zijn medisch archief kon digitaliseren. Wij waren erg blij met de oplossing om dit op onze eigen locatie te doen, vanwege de vertrouwelijkheid van de patiëntendossiers en de hoge opvraagfrequentie door onze artsen.”

  ”“Service Point heeft richting het LUMC als een volwaardig partner en adviseur opgetreden. Daarom hebben we gezamenlijk voor deze oplossing op locatie gekozen, waardoor het LUMC steeds zelf de volledige controle over de inhoud en privacygevoeligheid van de patiëntendossiers behield.”

• Ruud Verkijk, senior inkoper bij het LUMC:“Wij hadden één aanspreekpunt bij Service Point, dat er steeds voor waakte dat deadlines en afspraken gehaald werden. Wij zijn dan ook zeer tevreden met het verloop van het proces. Onder andere door de flexibele inzetbaarheid van de ervaren medewerkers van Service Point was er ook tijdens piekperiodes voldoende capaciteit. Hierdoor ondervonden de reguliere werkzaamheden van de poliklinieken weinig tot geen hinder.”

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Digitale dementie? Niet bij de 3,7 miljoen patientendossiers van het LUMC.

Bij aanschaf van nieuw ICT product is groen label bepalend
Hoewel bij een groot aantal zorginstellingen digitale documenten nog geen gemeengoed zijn, erkent men wel het milieubelang hiervan. Op de vraag welke aanpassing binnen de organisatie goed zou zijn voor het milieu, kiest 86% van de geënquêteerden voor papierloze oplossingen zoals digitaal factureren. De geënquêteerden werden tevens gevraagd naar hun voorkeur voor ICT-producten met een ‘groen’ predicaat. Als de organisatie een nieuw ICT-product aanschaft, vindt 42% van de ondervraagden dat deze een groen label moet hebben. Ruim een derde (34%) vindt dit belangrijk, echter alleen bij een min of meer gelijke prijs als vergelijkbare producten die geen groen keurmerk hebben. Een kwart van de ondervraagden geeft aan dat ‘groene labels’ geen bepalende factor moeten zijn in de keuze van ICT-producten.

Een groeiend aantal zorginstellingen zien het belang van digitale documentoplossingen en mogelijkheden om zowel specialisten als cliënten beter te informeren. Bij steeds meer ziekenhuizen wordt bijvoorbeeld patiëntregistratie via touch-screen zuilen mogelijk of worden patiënten over hun afspraak en wachttijden geïnformeerd via digitale borden, geïnspireerd op de informatieborden op Schiphol. Op de vraag of patiënten gebaad zijn met informatie over hun afspraak en wachttijden via digitale borden, is 84% van de respondenten uit het onderzoek op Zorg&ICT van mening dat dit een ideale oplossing zou zijn, juist omdat patiënten in geval van uitloop van de afspraak direct op de hoogte worden gesteld. Van de ondervraagden geeft slechts 16% aan dat digitale informatieborden geen succes zouden zijn, enkelen geven als reden dat de patiënt hier bijvoorbeeld nerveus van kan worden.

Pieter Rahusen, Market Development Manager Healthcare bij Ricoh: “Veel zorginstellingen maken tegenwoordig de overstap naar een meer gestroomlijnde organisatie waarbij aan de ene kant de patiënt centraal staat, en aan de andere kant bezuinigingen doorgevoerd moeten worden. Het digitaal beschikbaar maken van documenten is een van die oplossingen die kosten bespaart, want het personeel is minder tijd bezig met informatie verwerken. De informatie is bovendien met een druk op de knop beschikbaar overal waar patiënten en zorgverleners samenkomen, waardoor de zorg voor patiënten verbetert. Uit het onderzoek blijkt dat zorginstellingen de waarde inzien van vernieuwingen zoals digitalisering van documenten en het aanbieden van digitale informatieborden. Ricoh zet binnen de zorg in op Managed Document Services, wat inhoudt dat organisaties compleet ontzorgd worden om de juiste informatie op het juiste moment op de juiste plaats beschikbaar te kunnen laten zijn. Procesoptimalisatie en de zorg efficiënter maken zijn daarbij uitgangspunten, waarvan digitale patiëntenregistratie en -logistiek mooie voorbeelden zijn.”

Het onderzoek werd uitgevoerd onder 50 bezoekers van de beurs Zorg en ICT 2011. De ondervraagden zijn voornamelijk werkzaam bij middelgrote en grote zorginstellingen van meer dan 500 werknemers, en zijn direct of indirect betrokken bij het ICT-beslissingsproces.

Ricoh

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Digitalisering nog in kinderschoenen bij meerderheid zorginstellingen.

Studentendossiers
“De aanleiding om studentendossiers te digitaliseren was eigenlijk heel banaal”, zegt André Mensink, projectleider van de stafdienst I&A. “Twee jaar geleden zijn we verhuisd naar een nieuw gebouw, waarin alle Apeldoornse sectoren ondergebracht zijn, die voorheen apart gehuisvest waren. Aangezien de vierkante meterprijs van dat nieuwe gebouw erg hoog was, besloot het College van Bestuur alle archieven flink op te schonen en extern op te slaan, maar dat is ook niet altijd even praktisch. We hebben toen een onderzoek gedaan naar de mogelijkheden van digitalisering, waarbij we ons breed georiënteerd hebben. Later heeft het project zich uit praktische overwegingen toegespitst op studentendossiers en inkomende facturen.”

De studentendossiers worden gescand en in het document management systeem opgeslagen. Daar zijn ze met behulp van diverse zoekfuncties toegankelijk voor medewerkers, die geautoriseerd zijn. Ook vanuit andere applicaties zoals het studentenregistratiesysteem kunnen documenten en correspondentie uit de studentendossiers opgeroepen en bekeken worden.

Factuurverwerking
De afhandeling van inkomende facturen met behulp van Corsa/Invoice zal tot een aanzienlijke besparing leiden, verwacht Mensink. Nu nog worden de inkomende facturen verzameld bij de centrale crediteurenadministratie, die kopieën ter goedkeuring naar de afdelingen en teams stuurt. Er worden handmatig overzichten bijgehouden, die erg tijdrovend en foutgevoelig zijn. Met Corsa/Invoice worden inkomende facturen gescand en in PDF-format automatisch naar alle personen gestuurd, die ze moeten goedkeuren. Op die manier wordt het proces van goedkeuring versneld en is altijd duidelijk waar eventuele knelpunten zitten. Na accordering worden de facturen direct in het financiële systeem geïmporteerd en betaalbaar gesteld.

“Je moet dat proces niet onderschatten”, zegt Mensink. “Het gaat per jaar om zo’n 17.000 facturen en de goedkeuring loopt over veel schijven, want veel afdelingen en teams werken met eigen budgetten. Ook ontvangen we totaalfacturen voor bijvoorbeeld catering, ICT, telecommunicatie en kantoorartikelen, waarvan deelposten langs de verschillende afdelingen moeten.”

Voor de selectie van de leverancier werd een projectgroep in het leven geroepen, die een pakket van eisen formuleerde. Na een uitgebreide marktoriëntatie werden zes leveranciers voor een demo uitgenodigd. Twee daarvan mochten een case uitwerken. BCT kreeg uiteindelijk de voorkeur, omdat de herkenningsoftware van BCT in vergelijking met andere pakketten gebruiksvriendelijker was, Corsa/Invoice door KPMG gecertificeerd was en omdat BCT veel ervaring in het onderwijs heeft. ROC Aventus kiest voor een stapsgewijze implementatie van de nieuwe manier van werken. De implementatie is na de zomervakantie bij een van de sectoren gestart en wordt daarna bij de andere sectoren en teams uitgerold. Rond de jaarwisseling moeten de beide systemen operationeel zijn.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: ROC Aventus kiest Corsa voor archivering studentendossiers en e-facturen.

Twee belangrijke, praktische onderdelen van die strategie zijn dat MKB’ers meer met digitale middelen moeten werken en dat overheden en banken voor standaarden moeten zorgen rondom mobiel betalen.

“Het MKB loopt erg achter op grote bedrijven met het gebruik van technische middelen die de productiviteit vergroten”. Ze geeft als voorbeeld: “Slechts negen procent van de MKB’ers verstuurt elektronische facturen en maar 11 procent gebruikt digitale middelen voor zijn personeelsbeleid. Om kosten te verlagen zouden ze cloud computing kunnen gebruiken”, IT kunnen uitbesteden. ”Dat is het medicijn voor onze krappe economie. Het verlaagt de vaste IT-kosten. Met uitbesteding worden dat variabelen kosten”.

Een tweede prioriteit voor de Europese Unie is, in de woorden van Reding, het optuigen van een degelijke infrastructuur voor mobiel betalen. “Dit veld moet veiliger en gebruiksvriendelijk worden. Vandaag de dag ontbreekt het aan algemeen Europees geaccepteerde standaarden en regels voor m-cash. Daardoor blijft het potentieel van ‘mobile commerce’ onbenut. Er zijn meer dan 500 miljoen mobiele bellers in Europa. Er is voldoende schaal voor innovatie die de mobiele telefoon moet veranderen in een portemonnee.

Er ontspruiten nu verscheidene mobiele betaalsystemen die niet-compatibel zijn. Via Paypal worden jaarlijks al miljarden euro’s over en weer gestuurd en mobiele operators bieden al jaren premium sms om betaling van beltonen en spelletjes af te handelen. Daarnaast zoeken banken, zoals Rabobank met SMS Betalen, naar manieren om het mobiliserende betaalverkeer in eigen handen te houden en zijn mobiele downloadswinkels, in telefoons, veelal gekoppeld aan credit cards. Deze partijen spreken amper tot niet met elkaar over de koppeling van hun afzonderlijke systemen.

Wat eurocommissaris Reding van plan is om de tegenstrijdige of concurrerende belangen te slechten, houdt ze voor zich. Niet de Commissie maar de gezamenlijke lidstaten moeten naar oplossingen zoeken.

Daarnaast roept ze de EU-landen op om versneld radiospectrum vrij te maken voor nieuwe mobiele diensten. Meer in het bijzonder doelt ze daarbij op het uitschakelen van analoge televisie. Digitale televisie heeft minder spectrum nodig, waardoor de vrijvallende bandbreedte kan worden gebruikt voor nieuwe communicatiediensten. De optelsom van het economisch potentieel is, volgens haar, tussen de 150 en 200 miljard euro.

De vierde prioriteit in Redings boekje is het vereenvoudigen van het auteursrechtensysteem. Dat zou beter moeten worden aangepast aan digitale kanalen in een pan-Europese context. Waar Reding oproept tot versoepeling, eisen uitgevers juist betere bescherming van hun rechten.
 
Voor informatie over het digitaliseren van betalingen binnen ht MKB bezoekt u het seminar ‘e-factureren in het MKB’ op 9 september inj Utrecht.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Enterprise 2.0: Bedrijven moeten zich sneller digitaliseren.

AcceptEmail en PayDutchGroup hebben de krachten gebundeld in het aanbieden van een complete, scherp geprijsde service voor factureren en betalen per email. Beide bedrijven hebben reeds jaren ervaring in het digitaliseren van factuurstromen en het afwikkelen van online betaaltransacties. Peter Kwakernaak, CEO van AcceptEmail: “Wij willen voor grote en kleine bedrijven de drempel om de voordelen van digitaal factureren en betalen te ervaren op alle mogelijke manieren verder verlagen door inzet van e-mail. E-mail kent een groot bereik: mensen kijken dagelijks in hun inbox en de weg naar betalen is zo gemakkelijk gemaakt, dat klanten niet worden opgezadeld met administratieve handelingen, ook al ontvangen ze hun factuur digitaal. Met de beproefde propositie van PayDutchGroup, genaamd weDEAL, kunnen we onze klanten veel sneller live krijgen, zonder het gedoe dat bedrijven nu geregeld ervaren bij aanvraag van iDEAL.

Betere tarieven
Verder is gebleken dat weDEAL voor met name kleinere bedrijven meestal betere iDEAL-tarieven biedt. AcceptEmail is nu budgettair haalbaar voor iedereen”. Mark Roelofsen, directeur van PayDutchGroup, voegt toe: “Wij zijn heel enthousiast over de samenwerking met AcceptEmail, dat hard op weg is om dé standaard voor betalen per email te worden. AcceptEmail is een complete e-mailfactuur waarmee u online kunt betalen met iDEAL. Alle gegevens zijn al ingevuld. De kans op fouten is daarmee veel kleiner en het kost minder tijd. Met weDEAL is dat ook nog eens heel goedkoop voor merchants! In aanvulling op wat AcceptEmail aangeeft is het goed te vermelden dat weDEAL alle iDEAL Acquiring banken ondersteunt. Bedrijven kunnen hun bestaande bankrekening gebruiken, want het is niet noodzakelijk voor het gebruik van weDEAL om een aparte bankrekening te openen.”

Omschakeling naar papierloos
Factureren en betalen per email kent vele toepassingen: ter vervanging van papieren acceptgiro’s die mede door de komst van SEPA en het duurzame streven naar papierloos handelsverkeer geleidelijk zullen verdwijnen, voor het versturen van herinneringen op facturen en ook voor uitval van automatische incasso’s, bij het maken van afspraken met klanten met een betaalachterstand of voor donaties aan goede doelen. Factureren en betalen per email wordt toegepast in een variëteit aan branches: uitgevers zetten het al in voor het werven van fondsen en nieuwe abonnees.
Webshops die met betalen achteraf meer omzet halen, bieden het als betaalmethode aan. Telecom providers, verzekeraars en energiebedrijven sturen klanten bij wie de automatische incasso faalt of ter vervanging van de acceptgiro een AcceptEmail, met het verzoek het openstaande bedrag te voldoen. Incassobureaus helpen debiteuren vriendelijk, snel en gemakkelijk te betalen via call centers. Reis- en ticketingorganisaties kunnen tijdens een telefoongesprek met hun klant direct de aanbetaling of de gehele reissom afrekenen, hetgeen speciaal voor last-minutes uitstekend werkt.
 

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: AcceptEmail en PayDutchGroup: Digitaal factureren en betalen voor iedereen.

Een systeem dat zowel kosten- als goederenfacturen kan digitaliseren. Met deze opdracht ging B&C Products, een van de grootste aanbieders van op maat gemaakte raamdecoratieproducten in Nederland, op zoek naar een passend product. De keuze viel op ISP-Invoice van ISProjects. ‘Met ISP-Invoice maken we een kwaliteitsslag met onze administratie.’

Lees hier de gehele case:

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Case: B&C Products past digitalisering van ISProjects toe.