Berichten getagged ‘e-facturen’
Na het elektronisch dossier is dit de tweede oplossing van DDinformatica die SAA inzet om werkprocessen te optimaliseren
Lees meerDe basis van de samenwerking is het aanbieden van softwareoplossingen voor factuurverwerking.
Lees meerLogica gaat vijf ministeries ondersteunen bij het elektronisch bestellen en factureren. Daarvoor heeft de automatiseerder een raamovereenkomst van een jaar met maximaal zes keer een verlenging van een maand gesloten met het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Het contract heeft een geraamde waarde van 3,2 miljoen euro. BZK coördineert ook nog een rijksbrede aanbesteding voor het inrichten van een elektronisch inkoopplatform.
Het interdepartementale programma EBF (Elektronisch Bestellen en Factureren) voorziet in brede geautomatiseerde inkoopmogelijkheden voor de ministeries. Voor de ict-ondersteuning loopt een aanbesteding (EBF2 genaamd). Medio 2010 zullen de eerste resultaten van dit programma beschikbaar komen.
Een aantal ministeries beschikt echter al over een aantal e-procurementvoorzieningen. Het betreft de ministeries van Defensie, OCW, V&W, VWS en Financiën. De ondersteuning hiervan loopt eind 2009 af. Om de bestaande dienstverlening te continueren is na een aanbesteding Logica aangetrokken. Die dienstverlener levert ondersteunende diensten totdat het nieuwe EBF-programma is afgerond.
Aanjagen
Het ministerie van Economische Zaken stelde vorig jaar een ‘ambassadeur e-facturen’ aan in de persoon van Marco Pastors om de overstap naar elektronisch factureren bij overheidsinstellingen te versnellen. De overheid ontvangt 10,5 miljoen facturen per jaar. Pastors wil dat in 2010 tien procent van de inkomende facturen van de overheid digitaal kan worden afgehandeld.
In april van dit jaar tekenen de overheid (de drie staatssecretarissen Bussemaker van VWS, De Jager van Financiën en Heemskerk van Economische Zaken), VNO-NCW, MKB Nederland, ICT~Office, de Manifestgroep (van Uitvoeringsorganisaties van de overheid), en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten een convenant ter bevordering van het gestructureerd elektronisch factureren tussen markt en overheid.
Bron: Computable
Connectivity Services-portfolio stroomlijnt de interne procesautomatisering binnen netwerk van 50 internationale kantoren
Basware, marktleider op het gebied van Enterprise Purchase to Pay oplossingen, heeft een driejarig contract afgesloten voor het leveren van Connectivity-services aan Metso Group. Deze organisatie is een wereldwijde leverancier van verschillende duurzame oplossingen en diensten aan de mijn-, constructie-, energie-, automatiserings-, recycling-, pulp- en papierindustrie.
Metso, al geruime tijd gebruiker van Basware’s Business Transactions e-invoicing services, ontvangt per jaar een grote hoeveelheid facturen voor hun activiteiten in onder meer Finland, Zweden en Noord-Amerika. Van deze facturenstroom is op dit moment meer dan 20% geautomatiseerd.
Het is een uitdaging een betrouwbaar en consistent beeld van het factuurverwerkingsproces binnen de organisatie te krijgen, omdat er verschillende factuurverwerkingsoplossingen in verschillende markten zijn geïmplementeerd. Metso breidt met Basware Connectivity het gebruik van factuurautomatisering binnen zijn internationale netwerk uit. Hieronder vallen de Scan & Capture-, Supplier Activation- en de Supplier Portal-services, die bij diverse Metso-locaties in onder meer Europa, Noord-Amerika en Latijns-Amerika zullen worden uitgerold.
Ondersteuning doelstellingen
Kari Littunen, Senior Vice President en hoofd van Metso Financial Services, zegt hierover: “We zijn op zoek naar oplossingen die de kwaliteit van onze processen verbeteren, de productiviteit verhogen en kostenefficiency realiseren. Een van onze belangrijkste doelen hierbij is vergroten van het aantal e-facturen. De diensten van Basware ondersteunen onze wereldwijde doelstellingen hierbij.”
De uitrol van de volledige oplossing staan gepland voor eind 2010, waarbij de Connectivity-services bij de regionale financial shared service centers van Metso worden geïmplementeerd. De voordelen van Basware’s Connectivity-services zijn onder meer lagere verwerkingskosten per factuur, maar ook een kwaliteitsverbetering van transactiedata, met het oog op financiële beslissingen. Mede door de Supplier Activation- en Supplier Portal-diensten is Metso in staat om zijn leveranciers tot het gebruik van e-facturen aan te sporen.
“We zijn zeer blij met Metso samen te werken en hen te ondersteunen bij het consolideren van het purchase to pay proces”, zegt Esa Tihilä, Senior Vice President, Basware Corporation. “Dit initiatief is een goed voorbeeld hoe bedrijven met internationale kantoren de prestaties van interne processen kunnen standaardiseren. We zijn ervan overtuigd dat ons Connectivity Services-portfolio een belangrijke rol speelt bij het realiseren van de doelstellingen van Metso.”
Business Connectivity
Eerder dit jaar werd Business Connectivity gelanceerd, een portfolio met diensten die het uitwisselen van digitale documenten stimuleren in deze economisch mindere tijden. De Basware Connectivity-diensten stelt alle soorten leveranciers en afnemers in staat via het Basware-partnernetwerk zaken met elkaar te doen. Hierdoor worden lagere proceskosten gerealiseerd en het verbetert de interne zichtbaarheid tussen de inkoop- en de finance-afdeling. Basware Connectivity is in staat om de transactie- en proceskosten met 60 procent te reduceren (Billentus: E-invoicing / E-billing in Europe 2009).
Over Basware
Met meer dan 1.500 klanten en 850.000 gebruikers en aanwezig in meer dan 50 landen is Basware een toonaangevende leider op het gebied van purchase to pay oplossingen.
Met Basware’s oplossingen besparen organisaties op inkoopkosten van goederen en diensten, waarbij ze een duidelijk beeld krijgen van en controle krijgen over het gehele uitgavenproces. Dit gebeurt door de automatisering van handmatige processen, sourcing, contract management, inkoopprocessen, samenwerkingen met leveranciers en factuurstromen.
Basware levert hiermee een toegevoegde waarde in de vorm van kostenbesparingen, controle, compliance en een hoge Return On Investment (ROI). De oplossingen worden (op locatie of als dienst) gedistribueerd en geïmplementeerd in Europa, de Verenigde Staten en Azië via Basware’s uitgebreide netwerk van aangesloten kantoren en zakelijke partners. Voor meer informatie: www.basware.com/nl
Update: Het betreft een (her)aanbesteding van het huidige eSize platform voor e-Bestellen en e-Factureren (EBF). Een aantal departementen werkt hier inmiddels mee. Voor het e-Facturerendeel is er nauw contact over het gebruik van de UBL-standaard en de inzet van herbruikbare e-overheidsbouwstenen als de Overheidstransactiepoort.
Het ministerie van Binnenlandse Zaken is voor alle dertien ministeries, een aanbesteding gestart voor elektronisch bestellen en factureren. Het betreft een (her)aanbesteding van het huidige eSize platform voor eBestellen en eFactureren (EBF). Deze aanbesteding geldt ook voor de agentschappen en dienstonderdelen die tot deze ministeries behoren. Met het invoeren van elektronisch bestellen en factureren wordt het onder andere mogelijk leveranciers sneller te betalen.
Nu hebben vijf ministeries (Financiën, Defensie, Verkeer en Waterstaat, Onderwijs Cultuur en Wetenschap en Volksgezondheid Welzijn en Sport) het elektronisch bestellen en factureren al ingevoerd. Deze vijf ministeries schrijven in juli 2009 een aparte aanbesteding uit, met als doel de huidige dienstverlening, die dit jaar contractueel afloopt, voort te zetten tot het moment waarop de rijksbrede aanbesteding voor alle dertien ministeries en haar dienstonderdelen en agentschappen medio 2010 is afgerond.
Hieronder documentatie uit 2007:
Bron: Computable
E-factureren groeit, blijkt uit gegevens van Factuurwijzer.nl. Tussen 2000 en 2007 nam het aantal e-facturen toe met 12 tot 15 procent. Het afgelopen jaar alleen al was er een groei te zien van 10 procent. De overheid heeft de ambitie uitgesproken dat in 2014 80 procent van de facturen aan de overheid elektronisch wordt verzonden. In 2017 moet dat percentage 100 procent zijn.
Overheid voert de boventoon
De overheid zette daarin ook een kleine maar belangrijke stap. Op 7 april tekenden drie staatssecretarissen met het bedrijfsleven een convenant waarin staat dat de overheid volgend jaar één miljoen van alle binnenkomende facturen elektronisch wil ontvangen en verwerken (10 procent). Toch is dat slechts een beperkt aantal van alle facturen (papieren en elektronisch) die in Nederland verstuurd worden. Bedrijven onderling sturen zo’n 75 miljoen exemplaren, en naar consumenten naar schatting een vijfvoud daarvan. Bij een overstap naar e-facturatie kunnen volgens optimistische schattingen bedrijven in de zakelijke sector gezamenlijk zeshonderd miljoen euro besparen en op de consumentenmarkt drie miljard.
De overheid is op de facturatiemarkt dus een relatief kleine speler, toch is ze wel de grootste ontvanger en verzender van facturen. In die zin is het besluit om e-facturatie te promoten een verkapt economisch stimuleringspakket, zegt Friso De Jong. De overheid zet recent nadrukkelijk haar stempel op e-factureren, zegt hij. ‘Bedrijven zijn al tien, vijftien jaar bezig met dit onderwerp. De overheid verspreidt de nieuwe boodschap nog maar een jaar, en noemt iets te uitdrukkelijk maar één formaat; UBL 2.0.’
De overheid wil met de voorkeur voor één formaat duidelijkheid scheppen. ‘Maar het is de grootst mogelijke leugen te claimen dat we in de toekomst via één enkel standaardformaat dit soort berichten gaan uitwisselen,” zegt De Jong. “Er zal nooit één systeem of formaat zijn. Windows beheerst dan wel de markt, maar er zijn altijd systemen naast. Dat geldt ook voor e-factureren.’
Gebrek aan garanties
Omdat de overheid geen waarborgen eist in e-facturen, levert dat in de nabije toekomst problemen op, verwacht De Jong. Een factuur kent twee juridische niveaus: het fiscale niveau (BTW) en het handelsrechtelijk niveau (overeenkomst). Nu een factuur niet meer gewaarborgd hoeft te zijn, – zo mag een digitale handtekening ontbreken – is het de vraag of het wel geldt als bewijs bij de incassorechter. Want de factuur kan van iedereen afkomstig zijn. ‘Stel dat een leverancier een fiets levert en de klant betaalt niet. De klant kan zegggen dat hij de factuur niet heeft gekregen of dat hij niet van jou afkomstig is. Een factuur speelt dus een rol in de handelsrechtelijke bewijslast’, zegt De Jong die in de advocatuur werkzaam is geweest.
Het gebrek aan waarborgen schaadt ook het imago en de reputatie van het bedrijf. De Jong adviseert dan ook facturen te borgen. ‘Het zou bedrijven niet misstaan, het geeft net een beetje meer overtuiging en dat is goed voor het imago.’ De recente fiscale basis die de overheid voor elektronisch factureren heeft gelegd, is op zich goed, maar de uitwerking mag meer doorwrocht, stelt de voorzitter van Platform Elfa. ‘Ik vind dat de lange-termijnconsequenties nog beter moeten worden onderzocht.’
Op de informatiemarkt tijdens het Factuurcongres werd duidelijk dat een deel van de aanbieders zich ook richt op kleine zelfstandigen. Zo kan je bij factuursturen.nl (op het congres winnaar van een Gouden Factuur) voor veertig cent een digitale rekening de deur uit laten doen, met een maximum van tien euro per maand.
——————————————————————
Factuurwijzer.nl bracht dit jaar voor de tweede maal een Factuurmonitor uit, met overzichten van de ontwikkelingen in het afgelopen jaar. Enkele cijfers:
De Factuurmonitor 2008 ging over het gebruik en de adoptie van elektronisch factureren, die van dit jaar geeft het aanbod van producten en diensten op het gebied van elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking in Nederland in statistieken weer. Het is jammer dat de monitoren uit 2008 en 2009 over twee verschillende groepen gaan, zodat cijfers niet makkelijk te vergelijken zijn. Volgend jaar komt een Factuurmonitor waarbij de gegevens uit Factuurmonitor 2008 worden vergeleken met 2010. De monitor van 2011 gaat weer over hetzelfde onderwerp als die van dit jaar.
De dienstverleners geven aan de meeste klanten te hebben in de sectoren zakelijke dienstverlening, ict en financiële diensten. Elektronica, consumentenproducten en de categorie ‘overig’ vormen het kleinste deel van de klanten van deze dienstverleners. Interessant is dat de aanbieders van producten en diensten zich duidelijk internationaal oriënteren. 89 procent kijkt ook naar andere landen, waarvan de helft zich ook richt op landen buiten de Europese Unie. Noord- en Zuid-Amerika kunnen zich bijvoorbeel verheugen in de belangstelling van respectievelijk 30 en 22 procent van de Nederlandse dienstverleners.
De meeste dienstverleners kunnen volgens de Factuurmonitor worden beschouwd als ‘supervertalers’. Zij kunnen elk willekeurig formaat e-factuur ontvangen en verspreiden. Vrijwel alle dienstverleners bieden PDF-facturen aan (92 procent), en XML (eveneens 92 procent). UBL, het systeem dat de overheid promoot, is en XML-variant. Andere formaten die veel gefaciliteerd worden zijn HTML (76 procent) en EDI-formaten (73 procent) en de mogelijkheid om elektronische facturen via de post te verzenden (76 procent). Welke formaten daadwerkelijk het vaakst gebruikt worden door notaverzenders, maakt de Factuurmonitor 2009 niet duidelijk.
Wat ontvangers met de factuur doen, kunnen verzenders voor een groot deel ook nadoen. 86 procent van de dienstverleners geeft feedback over de ontvangst van een elektronische factuur aan de ontvanger. 76 procent kan zien of de factuur door de ontvanger is geopend. 76 procent kan aantonen of de factuur is gelezen en/of geprint.
Basware’s e-facturatie oplossing zorgt voor flexibele en efficiënte verwerking van digitale leveranciersfacturen aan Strukton Worksphere
Basware, marktleider op het gebied van Purchase to Pay oplossingen, en Strukton Worksphere hebben een overeenkomst afgesloten op het gebied van e-facturatie. Strukton Worksphere is vanaf heden in staat digitale facturen van zijn leveranciers te ontvangen en te verwerken door gebruik te maken van de Basware Business Transactions service en de Basware Supplier Portal.
Strukton Worksphere, onderdeel van Strukton NV, is als technische dienstverlener actief in de service- en onderhoudsmarkt. Met de zorg voor technologische voorzieningen in gebouwgebonden business to business omgevingen, stelt zij haar klanten in staat hun producten en diensten gedurende de gehele levensduur efficiënter te kunnen realiseren in een optimale omgeving. Aldus draagt Strukton Worksphere bij aan een veilige, maatschappelijke verantwoorde (energie) en comfortabele werk- en verblijfsomgeving, waarin mensen zich dag in dag uit prettig voelen en optimaal kunnen presteren.
Per jaar ontvangt het bedrijf ongeveer 150.000 facturen van zijn leveranciers, waarvan reeds 60.000 digitaal via een 1-op-1 verbinding met haar grootste leverancier. Met de implementatie van Basware’s e-facturatie oplossing is Strukton Worksphere in staat via één verbinding facturen digitaal te ontvangen van al haar leveranciers, onafhankelijk van de grootte van de leverancier, het type factuur formaat of de technische capaciteiten van de leverancier.
Peter Blokx, Hoofd Crediteuren binnen Strukton Worksphere’s Shared Services Center in Eindhoven, over de samenwerking: “Met Basware Business Transactions en Basware Supplier Portal halen we een oplossing in huis waarmee we onze leveranciers de mogelijkheid bieden om op diverse manieren de facturen digitaal naar ons toe te sturen in plaats van een bepaald formaat of aanleverwijze op te leggen. Daarnaast hebben wij voor Basware gekozen, omdat zij koppelingen heeft met andere e-factuur platformen. Hierdoor kunnen leveranciers die al gebruik maken van zo’n platform ook facturen via Basware aan ons aanleveren zonder opnieuw investeringen te hoeven doen. Met de komst van de e-facturatie oplossing van Basware zal het aantal elektronische facturen dat wij ontvangen de komende tijd flink toenemen.”
E-facturatie: een exclusief voorrecht?
Volgens Jeanpaul Jonker, Business Development Manager bij Basware en tevens verantwoordelijk voor Basware’s e-facturatie activiteiten voor de Benelux, toont de overeenkomst met Strukton Worksphere een groeiende, positieve houding ten opzichte van e-facturatie. “Elektronisch factureren trekt, mede door de vernieuwde wetgeving en een stimulerend overheidsbeleid, in de Nederlandse markt zeer aan. Ondanks deze positieve signalen beschouwen organisaties e-facturatie nog steeds als een exclusief voorrecht voor de grotere leveranciers of ontvangers. Onterecht. De combinatie van Basware Supplier Portal, Basware Business Transactions én het netwerk erachter biedt een unieke oplossing om verder te kijken dan slechts de top-20 leveranciers. Door het benaderen en het activeren van het complete leveranciersbestand werpt e-facturatie zijn vruchten meteen af. Denk bijvoorbeeld aan het ontvangen van e-facturen van ZZP’ers en onderaannemers die laag in volume zijn, maar tot de categorie behoren die het moeilijkst zijn te automatiseren.”
Basware Business Transactions is een gemonitorde service voor het verzenden en ontvangen van e-facturen, onafhankelijk van het factuurformaat. Door gebruik te maken van deze service, kunnen de ontvanger en verzender hun gehele factuurproces automatiseren. Met Basware Business Transactions is een bedrijf in staat de kosten van zijn factuurverwerkingsproces met 80% te reduceren ten opzichte van de het ‘klassieke’ papieren factuurverwerkingsproces. Met Basware Supplier Portal kunnen leveranciers hun facturen gemakkelijk uploaden via een gebruiksvriendelijke webportaal.
Over Basware
Met meer dan 1.500 klanten in ruim 50 landen is Basware wereldwijd leider op het gebied van purchase to pay oplossingen. Basware automatiseert financiële processen en levert hiermee toegevoegde waarde in de vorm van controle, compliance en een hoge Return On Investment (ROI). De oplossingen worden gedistribueerd en geïmplementeerd in Europa, de Verenigde Staten, Azië en Australië door middel van Basware’s netwerk van kantoren en partners.
In 2008 bedroeg de netto omzet € 86 miljoen. Basware Corporation is in 1985 opgericht en is genoteerd aan de NASDAQ QMX Helsinki Ltd. Het hoofdkantoor is gevestigd in Finland en Basware heeft zeven vestigingen in Europa en de Verenigde Staten. Voor meer informatie: www.basware.com/nl
Over Strukton Worksphere
Bij het ontwerpen, realiseren en exploiteren van gebouwen wordt de rol van installaties exploitatiemanagement en energiemanagement steeds belangrijker. Strukton Worksphere is dan ook niet voor niets onderdeel van de Strukton Groep. Want als full serviceprovider is Strukton een meedenkende partner voor accomodatievraagstukken. Die de gehele keten overziet en die in staat is in het volledige proces van concept- tot exploitatiefase een actieve (regie)rol te spelen. Waarbij kwaliteit op de lange termijn en Total Cost of Ownership voorop staan.
Register.nl heeft voor Semansys gekozen om d-facturen om te zetten naar XBRL. D-facturen zijn elektronische facturen met een digitaal bestand in XBRL om in de boekhouding te verwerken. Een digitale factuur in XBRL is ook geschikt om direct in andere software te verwerken.
De d-factuur maakt gebruik van de door Register.nl ontwikkelde taxonomie Invoice 3.0 op basis van XBRL. Deze is beoordeeld door de Belastingdienst en geschikt bevonden voor digitaal factureren. Semansys draagt zorg voor de omzetting naar het gewenste digitale XBRL formaat. Dit geschiedt met behulp van de xbrlOne web services architectuur van Semansys die voor elke XBRL toepassing beschikbaar is en door leveranciers van administratieve software wordt gebruikt voor het genereren van XBRL.
