“Op dit moment worden al onze facturen handmatig vergeleken met de inkooporder en vervolgens fysiek de organisatie ingestuurd voor accordering”, vertelt Jaïr Junge, business controller en projectleider bij Westland Kaas. “Wij werken met een aantal kaasproducenten en leveren aan een groot aantal afnemers in de retailmarkt. Alleen Old Amsterdam bijvoorbeeld al wordt in 60 landen verkocht. Op jaarbasis betekent dit dat wij zo’n 20.000 facturen binnenkrijgen, en dus kost handmatige verwerking behoorlijk wat tijd.” Na een uitgebreide vergelijking van leveranciers werd uiteindelijk gekozen voor Corsa/Invoice van BCT. Junge: “De belangrijkste redenen waren dat BCT’s ervaring met vergelijkbare klanten heeft en het feit dat de oplossing een bestaande koppeling met ons ERP-systeem heeft.”

Met Corsa/Invoice worden de inkomende facturen gescand en geregistreerd. Daarna worden ze in digitale vorm door de organisatie gestuurd. De medewerkers worden per e-mail bericht dat er een factuur geaccordeerd moet worden en krijgen alle informatie overzichtelijk op één scherm aangeboden. Desgewenst kunnen ze met een simpele muisklik naar de financiële budget- en orderinformatie. De Corsa-module is geïntegreerd met de financiële software, die de facturen verwerkt en betaalt. Ook wordt een koppeling gemaakt met de managementrapportagetool van Westland Kaas.

Belangrijk bij het digitaliseringstraject is dat de gescande inkoopfacturen automatisch worden gematcht met de order en direct worden gecontroleerd op prijsverschillen. “In de kaasbranche fluctueren de prijzen behoorlijk. Daarbij komen vaak verschillen in gewicht voor tussen wat de leverancier verlaadt en wat de ontvanger binnenkrijgt”, licht Junge toe. “Dit is gedeeltelijk toe te schrijven aan het ‘indrogen’ van de kazen tijdens het transport. Omdat kaas een relatief duur product is, is het belangrijk om hier goed op te letten. Corsa/Invoice haalt door middel van automatische regelherkenning de afwijkingen eruit. Die facturen worden vervolgens voor verdere controle bij een medewerker neergelegd.”

Junge heeft hoge verwachtingen van het digitaliseringstraject. “De doorlooptijd wordt aanzienlijk korter. We streven op dit moment naar maximaal één week voordat de factuur betaalbaar wordt gesteld, maar dit lukt zeker niet altijd. Met Corsa/Invoice zullen we die week, en waarschijnlijk zelfs een kortere doorlooptijd, zeker halen. Snellere afhandeling van facturen bevordert de goede relatie met je toeleveranciers. Het voordeel van digitale factuurverwerking is bovendien dat de informatie vollediger is en voor iedereen beschikbaar. Zo is eenvoudig een overzichtelijke factuurhistorie per leverancier en klant op te bouwen. Hierdoor kan een medewerker bij een klantvraag de betreffende documentatie direct inzien.” De implementatie gaat begin september van start en moet voor het einde van het jaar afgerond zijn.

BCT

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Westland Kaas stapt over op digitale factuurverwerking.

Relatie met e-factureren
Het KVK-nummer (in combinatie het Handelsregister en de nieuwe Handelsregisterwet) is 1 van de kandidaten voor het ‘openbaar digitaal factuuradres’ dat het Ministerie van EL&I voor ogen heeft. Zie ook http://platformelfa.nl/4442/hoe-stimuleert-eli-e-factureren-in-2011/ . Het aanstaande unieke vestigingsnummer verstevigd de kandidatuur aanzienlijk.

Wat verandert er aan het vestigingsnummer?
In de oude situatie had iedere vestiging van een onderneming een volgnummer (4 cijfers) in het Handelsregister. Het KvK-nummer (8 cijfers) samen met het volgnummer werd ook wel gezien als vestigingsnummer. Per 1 juli 2011 krijgt elke vestiging een uniek vestigingsnummer van 12 cijfers. Vanaf 18 juli wordt dit nummer ook zichtbaar in het uittreksel, mutatieabonnement, de bestandsvergelijking en de adressenselectie. U kunt het vestigingsnummer dan ook opzoeken in het Handelsregister.

Voorbeeld oude en nieuwe situatie

Oude situatie
KvK-nummer onderneming: 12345678
subdossiernummer vestiging: 0001
Nummer vestiging: 123456780001

Nieuwe situatie
KvK-nummer onderneming: 12345678
Vestigingsnummer: 321654871234

Veelgestelde vragen

1. Waarom vervangt het vestigingsnummer het volgnummer?
   Vanwege Europese regels moeten vestigingen een uniek nummer krijgen dat niet te herleiden is naar de onderneming. Het volgnummer zoals dat nu wordt gebruikt, voldoet niet aan deze eis.
2. Heeft het vestigingsnummer nog wel een link met het KvK-nummer?
   Het vestigingsnummer heeft een relatie met het KvK-nummer, maar dat is niet af te leiden uit de opbouw van het vestigingsnummer. In de informatieproducten wordt daarom, als dit relevant is, ook het KvK-nummer meegeleverd.
3. Verandert het vestigingsnummer bij wijziging van de locatie of activiteit?
   Een vestiging behoudt altijd het toegekende nummer, tenzij de activiteit én locatie tegelijkertijd veranderen.
4. Op welke producten wordt het vestigingsnummer weergegeven en vanaf wanneer?
   Vanaf 18 juli wordt het nieuwe vestigingsnummer getoond op het uittreksel, in het mutatieabonnement, de bestandsvergelijking en adressenselectie. U kunt het vestigingsnummer dan ook opzoeken in het Handelsregister.
5. Wordt het KvK-nummer en/of het oude volgnummer meegeleverd met de informatieproducten?
   Bij het mutatieabonnement levert de KvK, op verzoek van de klant, kosteloos een koppeltabel in bijvoorbeeld Dbase, Acces, CSV of Ascii. Koppeltabel
   Heeft u een mutatieabonnement? Dan kunt u kosteloos een koppeltabel krijgen om uw systeem aan te passen. De tabel is beschikbaar in verschillende formaten, zoals Dbase, Acces, CSV en Ascii. In de tabel staan de oude nummers en het nieuwe vestigingsnummer. U kunt de tabel het beste bestellen op het moment dat u de overgang naar het nieuwe nummer in uw systeem verwerkt, omdat de gegevens in het Handelsregister regelmatig worden geactualiseerd. Neem voor meer informatie over de technische specificaties en andere offline producten contact op met uw accountmanager.

6.    Wat staat er in de koppeltabel?
In de koppeltabel vindt u voor iedere vestiging de actuele combinatie van het KvK-nummer met het volgnummer en het KvK-nummer met het nieuwe vestigingsnummer. U kunt de tabel het beste bestellen wanneer u de overgang van volgnummer naar vestigingsnummer in uw eigen systeem verwerkt. Dit omdat bedrijfsgegevens in het Handelsregister regelmatig worden geactualiseerd. Technische specificaties van de aanpassingen van het mutatieabonnement en andere offline producten kunt u verkrijgen via uw accountmanager.

7.    Wat kost het leveren van de koppeltabel?
De levering van een koppeltabel is gratis.

8.    Hoe lang wordt de koppeltabel verstrekt?
Voor de periode van één jaar, tot en met juni 2012.

9.    Kan ik de koppeltabel meerdere keren aanvragen?
Omdat de gegevens aan wijzigingen onderhevig zijn, kunt u tot en met juni 2012 meerdere keren een koppeltabel opvragen.

10.  Waarom is het vestigingsnummer vanaf 18 juli zichtbaar, terwijl het vanaf 1 juli wordt toegekend en geregistreerd?
Dat is een gevolg van systeemaanpassingen die na 1 juli 2011 moeten plaatsvinden.

11.  Waar kan ik het vestigingsnummer terugvinden of opvragen?
Vanaf 18 juli ziet u het nieuwe nummer op het uittreksel, in het mutatieabonnement, de bestandsvergelijking, en de adressenselectie. U kunt vestigingnummers dan ook kosteloos opzoeken in het Handelsregister. Als u een bedrijf opzoekt via de zoekmachine op deze website, dan krijgt u een overzicht van de vestigingen en de bijbehorende vestigingsnummers. U kunt zoeken op KvK-nummer of bedrijfsnaam.

12.  Wat moet een ondernemer met het vestigingsnummer doen?
Een ondernemer hoeft het vestigingsnummer vooralsnog niet actief te gebruiken in het handelsverkeer. U hoeft het dus niet te vermelden op briefpapier, facturen en de website, zoals bij het KvK-nummer wel het geval is.

13.  Is het vestigingsnummer een openbaar nummer?
Het vestigingsnummer is een openbaar nummer.

14.  Hoe worden afnemers en ondernemers geïnformeerd?
Ondernemers vinden vanaf 18 juli de informatie over het nieuwe vestigingsnummer op de relevante onderdelen op deze website. Bent u afnemer van informatieproducten en wilt u meer weten over het nieuwe vestigingsnummer? Neem dan contact op met de accountmanagers van de KvK via account@kvk.nl.

Meer informatie

• http://www.kvk.nl/over-de-kvk/over-het-handelsregister/wat-staat-er-in-het-handelsregister/nummers-in-het-handelsregister/verandering-nummer-vestiging/
• http://www.antwoordvoorbedrijven.nl/wetswijziging/uniek-vestigingsnummer-kvk
• http://platformelfa.nl/4442/hoe-stimuleert-eli-e-factureren-in-2011/

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: 13 vragen over het nieuwe KvK vestigingsnummer.

DDinformatica levert met iFileFactuur al jaren factuurautomatisering om inkomende facturen en de bijbehorende papierstroom volledig te automatiseren en de gerelateerde werkprocessen en opslag geheel te digitaliseren. Met uitbreiding van de nieuwe purchase-to-pay oplossing kan aan dit proces ook de bestelprocedure en levering worden toegevoegd.

iFile P2P maakt het factuurverwerkingsproces nog efficiënter. Door facturen automatisch met de bestelling/inkooporder en levering te vergelijken, kan snel worden gecontroleerd of een factuur in orde is. Is er sprake van een “match”, dan kan de factuur direct betaalbaar worden gesteld. Goedkeuring is immers vooraf al gegeven door alle belanghebbenden. Deze zogenaamde “three-way-match” biedt lastenverlichting aan de hele organisatie, van inkoopafdeling tot crediteurenadministratie.

Over DDinformatica

DDinformatica – softwareleverancier uit Hoofddorp – biedt oplossingen voor het elimineren van papier en het optimaliseren van documentstromen. Sinds het ontstaan in 1993 richt DDinformatica zich op de ontwikkeling van effectieve software voor de automatisering en beheersing van uiteenlopende documentstromen met als doel om meer werk te verrichten met minder papier en minder arbeid. Zie voor meer informatie www.ddinformatica.nl.

Noot voor de redactie

Voor aanvullende informatie kunt u contact opnemen met: DDinformatica b.v., Mark Rietbergen, Manager Marketing & Communicatie 023 – 567 2004.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: DDinformatica presenteert Purchase-to-Pay-oplossing.

’In de digitale nota zagen we een kans om een extra service te bieden voor de klant én op kosten te besparen.’

De komst van de digitale nota vereenvoudigt het facturatieproces. Acceptgiro’s kunnen voortaan digitaal worden aangeboden in de internetbankieromgeving van de klant.

CZ voorloper met digitale nota
Sinds begin 2008 verzendt zorgverzekeraar CZ naast de papieren acceptgiro ook de digitale nota via AddComm. CZ is hiermee een voorloper. Hans de Vogt, manager Debiteurenbeheer van CZ, vertelt: ’In de digitale nota zagen we een kans om een extra service te bieden aan klanten. Bovendien konden we besparen op kosten. Niet alleen op de kosten voor productie en frankering van de facturen, maar ook op de gestegen reconcilidatiekosten door het gebruik van internetbankieren.

Digitale Nota
De Digitale Nota via AddComm maakt het mogelijk facturen zowel per post als per digitale nota aan te bieden. Hans de Vogt: ’Voor onze IT-afdeling had deze multichannelbenadering geen extra impact. We leveren een bestand aan met de factuurdata, waarna AddComm ons het hele proces uit handen neemt.’ AddComm splitst de data voor de geprinte en de digitale versie en maakt de verschillende documenten op in de huisstijl van CZ, desgewenst met toevoeging van een commerciële boodschap. Laatste stap is de verspreiding van de unieke facturen via de post en via internetbankieren.

Resultaat
Door actieve promotie hebben in anderhalf jaar tijd al meer dan 25.000 klanten zich aangemeld voor de digitale nota. Hans de Vogt vertelt enthousiast: ’EZ-Bill is een succes. Naast een aanzienlijke kostenbesparing op de facturatiekosten is de betalingstermijn onder onze digitale nota klanten met meer dan 15 dagen verkort.’

AddComm

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: CZ vertelt over EZ-Bill.

’De extra service van het UPO via AddComm draagt bij aan de betrokkenheid van onze deelnemers bij het pensioenfonds.’

Sinds 1 januari 2008 zijn pensioenuitvoerders wettelijk verplicht hun deelnemers jaarlijks te informeren via een Uniform Pensioen Overzicht (UPO). Deze overzichten maken het makkelijker om de pensioenaanspraken bij verschillende fondsen te beoordelen en bij elkaar op te tellen.

Jan Elfrink, hoofd Operations Pensioenbureau ABN AMRO, vertelt: ’Wij wilden niet alleen aan onze wettelijke verplichting voldoen, maar ook extra traffic genereren naar de website www.abnamropensioenfonds.nl. Ook wilden we de betrokkenheid vergroten van onze deelnemers bij hun pensioenopbouw door het gebruik van de ABN AMRO pensioenplanner te stimuleren.’

Multichannel: geprinte en digitale nota
Jan Elfrink over het gemak van het verspreiden van het UPO via AddComm: ’Met AddComm als dienstverlener hebben we, buiten het aanleveren van de pensioendata van de deelnemers, geen omkijken naar de verspreiding van het UPO. AddComm maakt de gepersonaliseerde overzichten op en verspreidt ze via het voorkeurskanaal van iedere deelnemer.’ Deelnemers krijgen standaard een in full colour geprinte UPO via de post toegestuurd. Wie zijn UPO liever digitaal ontvangt, kan zich via de beveiligde internetbankieromgeving aanmelden voor de digitale UPO.

Resultaat
Al twintig procent van de deelnemers ontvangt zijn UPO als digitale nota. Aan de digitale nota zijn links toegevoegd naar de website en de pensioenplanner van het ABN AMRO pensioenfonds. Enthousiast vertelt Jan Elfrink: ’Deze extra service draagt bij aan de betrokkenheid van onze deelnemers bij het pensioenfonds. Bovendien is verspreiding van het UPO via de digitale nota in het kader van ‘duurzaam ondernemen’ een goede stap en levert het Pensioenfonds tevens een kostenbesparing op.’

AddComm

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Het digitale Uniforme Pensioen Overzicht bij ABN AMRO.

Van alle methoden om betaald te krijgen, is de papieren acceptgiro bij de leverancier het minst en bij de klant het meest gewenst. Om het gebruik van de acceptgiro te ‘ontmoedigen’ worden er extra kosten voor in rekening gebracht.

In augustus vorig jaar oordeelde de rechter in Haarlem nog dat een opslag voor acceptgiro’s onredelijk bezwarend was. De centrale overweging daar was:

Dat Stadsverwarming Purmerend voor het administreren van inkomende betalingen kosten moet maken ligt voor de hand. Dergelijke kosten behoren echter tot de algemene bedrijfskosten die zij via haar tarieven terug moet zien te verdienen.

In deze KPN-zaak gaat de rechtbank Den Haag echter precies de andere kant op. Een acceptgiro is een “eigen keuze” van de klant en geen recht, zodat KPN prima kosten mag rekenen voor het versturen van zo’n acceptgiro.

De rechtbank wijst er nog wel op dat de extra kosten wel redelijk moeten blijven.  € 100 euro “administratiekosten” is onredelijk, maar € 1,05 is wel weer redelijk :

De rechtbank is van oordeel dat KPN deze grenzen hier niet heeft overschreden. KPN heeft betoogd dat het bedrag van € 1,05 in een redelijke verhouding staat tot de kosten die zij werkelijk maakt. TBG heeft dit niet, althans niet gemotiveerd, bestreden.

en

Bovendien heeft KPN onbetwist gesteld dat ook als haar rekeningen worden betaald door middel van internetbankieren de kosten die zij maakt nog altijd hoger zijn dan de kosten die zij maakt als klanten hun rekeningen per automatische incasso betalen.

Verder vindt de rechter het belangrijk dat de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden van KPN niet worden betwist en dat KPN in haar algemene voorwaarden had bepaald dat zij tarieven mag rekenen voor alle diensten. De rechtbank zegt daarover dat het sturen van een acceptgiro ook als dienst te zien is:

Met het verzenden van een acceptgiro verleent KPN dus een dienst aan haar klanten. Deze dienst is ook onlosmakelijk verbonden met de hoofdverplichting die KPN jegens haar klanten op zich heeft genomen.

CJIB
Wat als je van het CJIB een rekening krijgt van € 20 en € 6 administratiekosten voor de acceptgiro? Redelijk of onredelijk, omdat de inning van de € 6 administratiekosten nu wettelijk is vastgelegd, is het niet mogelijk een bezwaarschrift in te dienen tegen de administratiekosten.

Conclusie tot nu toe
Het lijkt er met deze uitspraak op dat je extra kosten aan een acceptgiro mag koppelen als:

1.       Je dit opneemt in je algemene voorwaarden

2.       De algemene voorwaarden daadwerkelijk van toepassing zijn

3.       De kosten redelijk zijn in relatie tot het factuurbedrag

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Extra kosten voor papieren acceptgiro mogen nu weer wel.

Het aantal wanbetalers in Nederland neemt snel toe. Het totaal aantal openstaande rekeningen is in het derde kwartaal van dit jaar met een kwart toegenomen tot 5,7 miljard euro. In dezelfde periode vorig jaar was dat nog 4,5 miljard euro. Dit blijkt uit het kwartaalbericht van de Nederlandse Vereniging van gecertificeerde Incasso-ondernemingen (NVI).

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Groei van hoeveelheid wanbetalers brengt bedrijven in problemen.

Het ‘gewijzigde’ rekeningnummer is niet van de oorspronkelijke afzender, zodat geld dat daar naar toe wordt overgemaakt ergens anders terechtkomt. De enveloppen zijn aan de zijkant geopend en zijn ongeveer een week onderweg voordat ze bij de geadresseerde in de bus vallen.

De afgelopen dagen zijn er bij de politie talloze aangiften van bedrijven binnengekomen. De politie heeft de klachten doorgegeven aan TNT. Op welke schaal er gefraudeerd wordt, is niet duidelijk.

Fenomeen
Het postbedrijf noemt het “ontolereerbaar” dat medewerkers post openen. “Dit is niet eerder voorgekomen”, zegt woordvoerder Hanne Kluck. “Voor ons is dit een nieuw fenomeen, waar we de de vinger nog achter moeten krijgen.”

Bij TNT zelf heeft zich tot nu toe één ondernemer gemeld.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: TNT onderzoekt fraude met facturen per post.

Paul Wiltjer, Systems Manager, Carlton Hotel Collection: “In de huidige werkwijze worden de facturen handmatig verwerkt, waarbij de facturen per hotel lokaal binnenkomen en het goedkeuringstraject binnen het hotel ingaan. Vervolgens worden de facturen naar het Support Office verstuurd waar ze wederom een heel traject volgen. Digitaal gaat dit allemaal veel sneller. Dus tijdsbesparing en meer inzicht en daardoor kostenbesparing.”

Keuzetraject
Om een goed doordachte keuze te maken heeft Carlton met een zestal partijen contact gehad. Wiltjer: “Ik heb met de verschillende partijen gesproken om de mogelijkheden duidelijk in kaart te brengen. Vervolgens zijn er twee partijen gekozen om het keuzetraject verder in te gaan. Samen met de directie en de financial controller heb ik ISProjects en een andere aanbieder uitgenodigd om een presentatie en demonstratie te verzorgen. Daarna heb ik ook nog een referentie van ISProjects bezocht. Naast de overeenkomst van Nederlandse en Belgische bedrijven in de organisatie bleek deze klant van ISProjects ook, net als wij, een prettige informele werkwijze te hebben. Het viel me overigens op dat zij met grote 26″ beeldschermen werken. Daar had ik nog niet bij stil gestaan. Wij gaan dat nu niet direct doen, maar wel goed om in het achterhoofd te houden.”

Een goed gevoel
De keuze is bepaald door een tweetal punten: Het eerste, meest belangrijke punt, is dat wij het gevoel hebben dat er door ISProjects echt wordt geluisterd. We gaan een partnerschip aan in plaats een leverancier-klant relatie. Ten tweede heeft kostenoverweging uiteraard ook meegespeeld. Verder heeft ISProjects reeds contact met de leverancier van ons financieel pakket Sun Financials, Infor, omdat zij al de interface voor Infor Baan ERPln hebben gebouwd. Zij gaan nu bespreken of het interessant is om deze oplossing aan alle Sun Financials gebruikers aan te bieden.”

Snelle implementatie
“Eind december 2009 is het contract getekend. Inmiddels is het functioneel ontwerp goedgekeurd en de hardware geïnstalleerd. Medio februari is de interface afgebouwd en binnenkort starten we met testen. We verwachten 1 april “live” te gaan met het eerste hotel. Zij gaan drie maanden draaien. Na een positieve evaluatie volgt de uitrol naar de andere hotels.” besluit Wiltjer.

De Carlton Hotel Collection werd in 1985 opgericht als onderdeel van het Engelse Hotel Management International. Momenteel heeft de hotelgroep tien viersterren hotels met meer dan 1000 hotelkamers in eigendom. Hiervan bevinden zich zeven hotels in Nederland, één in Engeland, één in Schotland en één in België. De Carlton Hotel Collection streeft ernaar haar sterke positie in de hotelbranche te verstevigen door voortdurend te investeren in de kwaliteit en innovatie van huidige en toekomstige hotels.

www.isprojects.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Carlton kiest voor tijdwinst en kostenbesparing met ISP-Invoice.

A.B. Mulder & Zonen, specialist in het verhuur van gekalibreerde testgewichten voor beproevingen van onder andere liftinstallaties, kraansystemen, roltrappen en rolpaden, gaat haar werkproces optimaliseren door gebruik te gaan maken van de document management oplossing OnBase. Docspro zal de implementatie van OnBase verzorgen bij A.B. Mulder & Zonen.

Dagelijks ontvangt A.B. Mulder & Zonen via diverse kanalen bedrijfskritische informatie. Om grip te krijgen op de grote hoeveelheid documenten, bestaande uit onder andere opdrachten, certificaten, facturen, correspondentie, CMR’s en andere documenten lag het voor de hand om digitaal te gaan werken binnen de organisatie.

Een gedegen document management oplossing als OnBase maakt alle bedrijfskritische informatie in de organisatie beschikbaar voor de juiste medewerkers, waardoor het opzoeken & raadplegen van documenten een eenvoudige handeling wordt.

Om optimaal met de document management oplossing OnBase te kunnen werken gaat A.B. Mulder & Zonen daarnaast alle binnenkomende papieren documenten ’s ochtends digitaliseren met behulp van een Kofax Capture scanoplossing. Binnenkomende e-mail wordt direct in de juiste map gearchiveerd. Hierdoor is alle informatie direct digitaal beschikbaar voor alle medewerkers binnen de organisatie die betrokken zijn bij een bepaald werkproces.

Over Docspro
Docspro is sinds 1994 een toonaangevende speler in de markt voor document management systemen, actief op het gebied van document capture, digitale archivering en document management. Met hoogwaardige technieken ondersteunt Docspro uw documentgestuurde bedrijfsprocessen. De scan- en archiveringsoplossingen voorzien in standaardintegratie met vele gangbare bedrijfsapplicaties (SAP, FIS2000, FMS, MS Dynamics, SharePoint, Oracle, etc.), waardoor langdurige implementatietrajecten worden vermeden.

Een team van gecertificeerde medewerkers én een uitgebreid netwerk van hoogwaardige business partners maken Docspro tot de aangewezen partner voor vrijwel iedere oplossing op het gebied van document capture en document & workflow management. De goede samenwerking met leveranciers en partners wordt onderstreept door de vele awards die Docspro in de loop der jaren in ontvangst mocht nemen, waaronder de Kofax Top Reseller Award voor EMEA en de IBM Information Management Award voor Europa.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Docspro verzorgt implementatie van OnBase bij A.B. Mulder & Zonen.

Over ClearBIZZ
ClearBIZZ is een innovatieve Nederlandse onderneming die zich richt op de ontwikkeling, verbetering en uitbreiding van haar Clearing Centre voor elektronische diensten. Dit Centre voor e-Solutions biedt praktische toepassingen voor bijvoorbeeld de flexibele uitwisseling van facturen, loonstroken en andere documenten.
De services die via het Clearing Centre gekoppeld kunnen worden, maken flexibele conversie en uitwisseling mogelijk van de meeste elektronische formaten: Any-format-in, Any-format-out.
ClearBIZZ beschikt over een uitgebreide expertise op het gebied van factureren, accountancy, financiële transactiesystemen, payment provider, credit management en internationale belastingwetgeving. Het bedrijf werkt onafhankelijk en is niet gebonden aan een bank, ICT bedrijf of service provider. ClearBIZZ verstrekt licenties voor het Clearing Centre aan nationaal en internationaal opererende organisaties die – binnen het werkgebied – hun klanten voorzien van innovatie door middel van elektronische diensten.

“De wereld van morgen binnen handbereik met e-Solutions van ClearBIZZ”

Meer informatie:

ClearBIZZ B.V.
Printerweg 10
3821 AD AMERSFOORT

033 – 45 40 500
info@clearbizz.nl
www.clearbizz.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: ClearBIZZ sluit aan bij Platform ELFA.

Er zijn momenteel zo’n 65 e-factureringsbedrijven actief, volgens Factuurwijzer.nl, een onderdeel van Silverback (een bedrijf dat zich bezighoudt met het beheer van intellectuele bedrijfshulpmiddelen). Directeur Friso de Jong maakt zich zorgen over de continuïteit van veel nieuwe online e-factureringsbedrijven. ‘Je moet als klant zien te voorkomen dat je bij zo’n nieuw bedrijf zit dat vervolgens omvalt. Stel je voor dat je in een incassoprocedure belandt. Dan kun je mogelijk niet meer bij je stukken komen omdat je e-factureringsbedrijf bankroet is. Het is essentieel te weten hoe de continuïteit bij zo’n bedrijf is geregeld, mocht het failliet gaan? Want je bent verplicht je administratie zeven – en straks zes – jaar te bewaren.’Een andere zorg van De Jong is het gemak van overstappen. ‘Kun je als klant met je administratie makkelijk naar de concurrent?’”

De directeur gaat ervan uit dat de e-factureringsbedrijven te goeder trouw werken,maar sluit niet uit dat er ook malafide bedrijfjes worden opgezet. ‘De investeringsdrempel voor online e-facturerendiensten is zodanig laag dat ik de opzet van schimmige bedrijfjes niet ondenkbeeldig acht.”

Platform ELFA (ELektronisch FActureren), een gemeenschap voor e-factureren waar De Jong voorzitter van is, is bezig met een een keurmerk voor e-factureringsbedrijven , een waarborg voor de kwaliteit en continuïteit ervan. De planning is dat de eerste bedrijven begin 2010 een keurmerk hebben.

Standaard
Daarnaast is De Jong groot voorstander van de XML Audit File standaard (XAF) waar 40 procent van de boekhoudpakketten onderling mee kan communiceren. XAF heeft daarmee het grootste marktaandeel, en bovendien kan de Belastingdienst er ook mee uit de voeten. XAF helpt mee een einde te maken aan de wildgroei van systemen en diensten die soms lastenverzwaring voor de ontvanger betekenen.’Facturen in pdf kosten de ontvanger meer tijd omdat hij ze in de praktijk toch moet printen en oplsaan. XAF communiceert tussen boekhoudpakketten zodat er winst is voor zowel de verzender als de ontvanger.’

www.computable.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Artikel: Keurmerk voor e-factuur is in de maak.

De opslag zou vanaf de eerste dag dat een factuur te laat betaalt wordt, moeten kunnen worden gevorderd door het bedrijf dat onnodig lang op zijn geld zit te wachten.
“Dan stopt die pure laksheid bij de overheid, ze werken dat parafencircus maar eens wat rapper af!”  Ook moeten ambtenaren die herhaaldelijk facturen te lang laten liggen, worden aangepakt tot en met eventueel ontslag.
Dit bepleitte de VVD’er vanmorgen tijdens een debat, waar dit onderwerp ter sprake kwam.

Elias wijst op de schade die het bedrijfsleven oploopt door het lakse betaalgedrag van de overheid. “Juist nu is iedere euro op de rekening van de ondernemer er één – en dit is het simpelste dat kan helpen.” In zijn eerste week als Kamerlid stelde Elias hierover al Kamervragen, hetgeen hem in februari al de toezegging van het kabinet opleverde dat de betalingstermijntermijn officieel per 1 maart afgelopen jaar werd verminderd van 45 naar 30 dagen. Inmiddels is gebleken dat de overheid nog steeds gemiddeld 49 dagen te laat betaalt.
Elias noemt dit “buitengewoon slappe kost” en eist dat het kabinet ingrijpt. Wie niet horen wil, moet maar voelen. “Een boete voor de overheidsinstelling die zich niet aan de termijn houdt en een aantekening in het dossier van de verantwoordelijke ambtenaar, met desnoods ontslag als gevolg.”
Uiteraard mag het lakse betaalgedrag van de overheid niet op het bordje komen van de belastingbetaler. “Als overschrijding plaats vindt mag het totale budget niet stijgen. Dan snijdt zo’n departement maar wat andere onzin weg”, aldus Elias.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: VVD: boete voor te laat betalende overheid.

Verwacht wordt dat steeds meer bedrijven hun facturen elektronisch zullen versturen om zo kosten te besparen. Als overheidsorganisatie ontvangt en verwerkt u veel facturen. Ook deze zult u steeds vaker als e-Factuur gaan ontvangen. Het project e-Factureren van het Ministerie van Economische Zaken, dat als doel heeft 10% van de inkomende facturen aan de overheid digitaal te ontvangen en verwerken, kan u hierbij helpen.

Aanmelden is niet meer mogelijk

Programma:

13:00 Ontvangst

13:30 Opening door dagvoorzitter

13:45 Project e-Factureren door Rex Arendsen

• Doel project e-Factureren
• Tussenstand e-Factureren in Nederland
• Roadmap

14:15 e-Factureren, het kan, het mag, het gaat gebeuren

• Mogelijke manieren van e-Factureren
• Wetgeving
• Wees voorbereid op trends in de markt

14:45  Pauze

15:00 De e-Factuurketen van leverancier tot overheid

Gezamenlijke casebeschrijving van een leverancier en overheidsorganisatie

15:45  Infrastructuur voor e-Factureren

16:15 Rondvraag

16:45  Borrel

17:30  Einde

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Donderdag 9 juli: Seminar e-Factureren B2G in Utrecht.

AcceptEmail en PayDutchGroup hebben de krachten gebundeld in het aanbieden van een complete, scherp geprijsde service voor factureren en betalen per email. Beide bedrijven hebben reeds jaren ervaring in het digitaliseren van factuurstromen en het afwikkelen van online betaaltransacties. Peter Kwakernaak, CEO van AcceptEmail: “Wij willen voor grote en kleine bedrijven de drempel om de voordelen van digitaal factureren en betalen te ervaren op alle mogelijke manieren verder verlagen door inzet van e-mail. E-mail kent een groot bereik: mensen kijken dagelijks in hun inbox en de weg naar betalen is zo gemakkelijk gemaakt, dat klanten niet worden opgezadeld met administratieve handelingen, ook al ontvangen ze hun factuur digitaal. Met de beproefde propositie van PayDutchGroup, genaamd weDEAL, kunnen we onze klanten veel sneller live krijgen, zonder het gedoe dat bedrijven nu geregeld ervaren bij aanvraag van iDEAL.

Betere tarieven
Verder is gebleken dat weDEAL voor met name kleinere bedrijven meestal betere iDEAL-tarieven biedt. AcceptEmail is nu budgettair haalbaar voor iedereen”. Mark Roelofsen, directeur van PayDutchGroup, voegt toe: “Wij zijn heel enthousiast over de samenwerking met AcceptEmail, dat hard op weg is om dé standaard voor betalen per email te worden. AcceptEmail is een complete e-mailfactuur waarmee u online kunt betalen met iDEAL. Alle gegevens zijn al ingevuld. De kans op fouten is daarmee veel kleiner en het kost minder tijd. Met weDEAL is dat ook nog eens heel goedkoop voor merchants! In aanvulling op wat AcceptEmail aangeeft is het goed te vermelden dat weDEAL alle iDEAL Acquiring banken ondersteunt. Bedrijven kunnen hun bestaande bankrekening gebruiken, want het is niet noodzakelijk voor het gebruik van weDEAL om een aparte bankrekening te openen.”

Omschakeling naar papierloos
Factureren en betalen per email kent vele toepassingen: ter vervanging van papieren acceptgiro’s die mede door de komst van SEPA en het duurzame streven naar papierloos handelsverkeer geleidelijk zullen verdwijnen, voor het versturen van herinneringen op facturen en ook voor uitval van automatische incasso’s, bij het maken van afspraken met klanten met een betaalachterstand of voor donaties aan goede doelen. Factureren en betalen per email wordt toegepast in een variëteit aan branches: uitgevers zetten het al in voor het werven van fondsen en nieuwe abonnees.
Webshops die met betalen achteraf meer omzet halen, bieden het als betaalmethode aan. Telecom providers, verzekeraars en energiebedrijven sturen klanten bij wie de automatische incasso faalt of ter vervanging van de acceptgiro een AcceptEmail, met het verzoek het openstaande bedrag te voldoen. Incassobureaus helpen debiteuren vriendelijk, snel en gemakkelijk te betalen via call centers. Reis- en ticketingorganisaties kunnen tijdens een telefoongesprek met hun klant direct de aanbetaling of de gehele reissom afrekenen, hetgeen speciaal voor last-minutes uitstekend werkt.
 

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: AcceptEmail en PayDutchGroup: Digitaal factureren en betalen voor iedereen.

Met de nieuwe overeenkomsten worden SupplierDNS (Nederland), BBS (Zweden), Edisoft Baltic en Emetro (Noorwegen) aan het bestaande netwerk van Basware toegevoegd. Basware verbindt leveranciers en afnemers met elkaar door het sluiten van samenwerkingsverbanden met lokale e-invoicing service providers. Door aan te sluiten op het Basware netwerk kunnen ondernemingen hun leveranciersnetwerk uitbreiden en hun bestaande e-invoicing oplossing optimaal gebruiken. Hierdoor zijn ze in staat hun facturering- en betalingsprocessen verder te stroomlijnen.

Basware gebruikers ontvangen hun inkomende facturen elektronisch via het Basware Business Transactions platform. Via deze ontvangst- en conversieservice kan Basware factuurgegevens aanleveren en omzetten van en naar 30 verschillende factuurformaten. De factuurdata wordt vervolgens automatisch doorgestuurd naar de factuurverwerkings oplossing van de afnemer. Hiermee kan de afnemer de gehele procurement- en logistieke cyclus met leveranciers automatiseren. Door deze geautomatiseerde datastromen krijgen afnemers een betere controle over hun cashflow. Daarnaast worden facturen sneller verwerkt, wordt de werkdruk verlaagd, worden audits makkelijker en nemen risico’s af. De leveranciers genieten het grote voordeel dat ze nu slechts één enkele verbinding nodig hebben om hun klanten te bereiken.

“Basware is zeer verheugd om met onze nieuwe partners in Europa te werken”, zegt Timo Aarvala, Vice President, Basware Corporation. “Flexibiliteit is een belangrijk onderdeel in succesvol supply chain management. Door het sluiten van deze nieuwe samenwerkingsverbanden versterken we ons e-invoicing netwerk, en kunnen wij onze klanten een nog efficiënter en transparanter netwerk bieden.” Cash flow management komt bij CFO’s en CPO’s steeds hoger op hun agenda te staan, en volledig automatiseren van het factuurafhandelingsproces helpt organisaties bij het minimaliseren van fouten, het verkorten van de betalingstermijn en de verwerkingstijd en het verhogen van de productiviteit. Voor meer informatie over de e-invoicing oplossingen van Basware: www.basware.com/nl

De e-invoicing partners van Basware zijn terug te vinden op: www.basware.com/e-invoicingnetwork.

Over Basware
Met meer dan 1.200 klanten in ruim 50 landen is Basware wereldwijd leider op het gebied van purchase to pay oplossingen. Basware automatiseert financiële processen en levert hiermee toegevoegde waarde in de vorm van controle, compliance en een hoge Return On Investment (ROI). De oplossingen worden gedistribueerd en geïmplementeerd in Europa, de Verenigde Staten, Azië en Australië door middel van Basware’s netwerk van kantoren en partners.

In 2008 bedroeg de netto omzet € 86 miljoen. Basware Corporation is in 1985 opgericht en is genoteerd aan de NASDAQ QMX Helsinki Ltd. Het hoofdkantoor is gevestigd in Finland en Basware heeft zeven vestigingen in Europa en de Verenigde Staten. Voor meer informatie: www.basware.com/nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Basware breidt wereldwijde netwerk rond e-invoicing uit.

Q-Collect is voortdurend op zoek naar innovatieve middelen om nu en in de toekomst slimmer te kunnen blijven incasseren en haar dienstverlening te verbeteren.

In dat kader is Q-Collect overgegaan tot de implementatie van AcceptEmail, de nieuwe manier van rekeningen betalen. Met AcceptEmail ontvangt de consument direct een digitale factuur in zijn of haar mailbox, die met een aantal muisklikken direct via Internet bankieren voldaan kan worden.

Q-Collect zal AcceptEmail in eerste instantie inzetten voor het versturen van aanmaningen, maar verwacht in de toekomst uitbreiding van de mogelijkheden van AcceptEmail. Iris van Loon, manager Operations van Q-Collect: “ AcceptEmail past perfect in ons streven om voor iedere debiteur de meest geschikte benadering te kiezen. Daarnaast kunnen we AcceptEmail ook inzetten bij het insourcen van volledige factuurstromen, zeker nu bedrijven hun factuurstromen digitaal mogen versturen.”

Eurosystems heeft voor Q-Collect de integratie verzorgd en daarmee een naadloze aansluiting op de backoffice processen gecreëerd. Q-Collect is onderdeel van Q-Credit Services Group, een groep dienstverleners die is gespecialiseerd in billing, debiteurenbeheer en incasso in uiteenlopende marktsegmenten.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Q-Collect introduceert AcceptEmail.

ISProjects en Dimensys hebben een partnerovereenkomst afgesloten voor het beheer van de SAP interfaces voor het product ISP-Invoice. De samenwerking behelst het onderhouden en uitbreiden van de SAP interface.

“We kunnen als totale Dimensys organisatie de firma ISProjects bijstaan met meerdere disciplines. Een interface bestaat immers niet alleen uit een stuk development, maar gaat ook gepaard met de functionele inrichting van SAP.” vertelt Bob van der Linden, Salesmanager bij Dimensys. “We hebben alle kennis en kunde in huis ter ondersteuning, van ABAP developments, NetWeaver tot de functionele ERP inrichting. Ook onze focus op projectmatig werkende organistaties zorgt voor een goede match met de doelgroep van ISProjects.”

In de toekomst worden de bestaande interfaces verder ontwikkeld op BAPI-aansluiting en mogelijk zelfs als web-services worden aangeboden. Hiermee wordt een nog verdere integratie bereikt welke bijdraagt in de totale oplossing tussen ISP-Invoice en SAP.

ISP-Invoice is een webapplicatie die het mogelijk maakt het verwerkingsproces van inkoopfacturen te automatiseren. Deze web-based applicatie beslaat de gebieden scanning, herkenning, automatische matching van de inkooporder gerelateerde facturen en de workflow. De workflow heeft met name betrekking op de goedkeuring van inkoopfacturen. Met behulp van de workflow worden de niet gematchte facturen op basis van inkooporders aan de juiste inkoper ter afhandeling aangeboden. Tevens wordt de workflow gebruikt om de facturen zonder inkooporder ter goedkeuring aan de budgethouders aan te bieden. Uiteraard werkt ISP-Invoice volledig geïntegreerd met uw ERP- en/of financiële systeem.

Dimensys werkt al jaren als reseller en integratiespecialist van de SAP software zelfstandig aan productontwikkeling. Zij begrijpt de kwaliteitseisen die ISProjects stelt aan het beheer en ontwikkeling van deze interface. Ook de bestaande beheerafdeling van Dimensys met een ervaren servicedesk voor haar klanten staat ter beschikking voor ondersteuning.

Over Dimensys
Dimensys is een specialistische SAP dienstverlener die zich richt op projectmatig werkende én serviceverlenende profit en non-profit organisaties. Dimensys ontwerpt, implementeert, optimaliseert en beheert integrale automatiseringsoplossingen op basis van SAP software en het NetWeaver platform. Zij beschikt over meerdere branchespecifieke softwareoplossingen en -componenten. De SAP All-in-One oplossing ‘Prefab-SAP’ wordt zowel nationaal als internationaal door meerdere toonaangevende bedrijven gebruikt. Het product is door SAP gekwalificeerd.

Brede expertise en ervaring van o.a. de bouw- & installatie-, vastgoed- & woningbouwcorporatiebranche én zorg- en welzijnsmarkt,, vormen de basis voor het advies aan haar klanten. Zij beschikt alleen over gecertificeerde SAP consultants met minimaal acht jaar consultancyervaring. De afgelopen jaren heeft Dimensys verschillende kwaliteitsawards gewonnen.

Over ISProjects
ISProjects biedt oplossingen in elektronische factuurverwerking en e-Procurement, het geautomatiseerd ondersteunen van het inkoopproces. Wij helpen bij het substantieel verlagen van de verwerkingskosten van inkomende facturen, het verbeteren van de kwaliteit van het factuurverwerkingsproces en het stroomlijnen van het inkoopproces. Nooit meer zoekgeraakte facturen. Geen administratieve rompslomp. Inzicht in het proces van factuurverwerking: van bestelling tot en met inkoopfactuur. Inmiddels bieden wij standaard koppelingen met een groot aantal Financiele en ERP-sytemen.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: ISProjects en Dimensys gaan samenwerking aan op SAP vlak.

Document Dialog, leverancier van oplossingen voor documentintensieve organisaties, betreedt de markt van het elektronisch en digitaal factureren met de nieuwe oplossing Document Dialog eFacturering. eFacturering is een geïntegreerd aanbod van dienstverlening en technologie en is toepasbaar op zowel inkomende als uitgaande facturen. Ten opzichte van andere leveranciers kenmerkt de eFacturering-oplossing van Document Dialog zich door de procesgedreven aanpak waarbij de klant centraal staat. Daarnaast is Document Dialog niet gebonden aan één leverancier. Deze kenmerken zorgen ervoor dat de klant maximaal rendement kan halen uit de gekozen oplossing. 

Veel organisaties hebben koudwatervrees als het aankomt op het volledig overstappen op elektronisch factureren. De eerste stap is voor hen vaak het instellen van een proces waarbij inkomende facturen worden gescand en door gebruik van een OCR-oplossing worden herkend. Volgens Document Dialog is er ruimte voor meer innovatie, omdat hierbij geen sprake is van een volledig geautomatiseerd proces voor zowel inkomende- en uitgaande factuurstromen en na een succesvolle implementatie het continue verbeterproces vaak wordt losgelaten. Het vertrekpunt voor Document Dialog is daarom een eerste analyse van het proces van inkomende- en uitgaande factuurstromen en de huidige procesinrichting. Aan de hand daarvan en met de nodige marktkennis, levert Document Dialog de oplossing die dit proces het best ondersteunt en waarbij de ‘performance’ van de oplossing continu wordt gevolgd.
 
Dennis Koorn, Country Manager bij Document Dialog: “Bij elektronisch en digitaal factureren is er veelal sprake van een onderschat beheeraspect. Dat wordt nog wel eens vergeten. Om de efficiëntie van de factuurverwerking hoog te houden, moet er continu worden gekeken waar verbeteringen kunnen worden doorgevoerd. Doordat wij de oplossing daadwerkelijk managen, is onze dienstverlening van grote toegevoegde waarde voor deze organisaties.
 
Tijdens het Factuurcongres, op 11 mei 2009 in het Evoluon te Eindhoven, heeft Document Dialog de eFacturering-oplossing gelanceerd.

Bekijk hieronder de brochure:

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Document Dialog introduceert eFacturering tijdens Factuurcongres 2009.

Deze week werd AGF gewaarschuwd voor maar liefst twee nieuwe ‘spookfacturen’. De eerste was van de “Gele Bedrijvengids”, die bedrijven voor een twee jaar durend abonnement op hun service maar liefst 65 euro per maand wil laten betalen. In de kleine lettertjes wordt weliswaar vermeld dat dit bedrijf geen enkele band heeft met de Gouden Gids, maar de logo’s lijken zoveel op elkaar dat men duidelijk misbruik wil maken van de goede naam van de Gouden Gids.

De tweede ‘spookfactuur’ werd verstuurd voor het “Handels informatieregister Industrie en Handel 2009″. Pas na het lezen van de kleine letters aan de zijkant van het formulier blijkt het om een Spaans bedrijf gegaan dat bedrijven twee keer € 997 wil laten betalen voor een vermelding in een Europese bedrijvengids.

Bron: www.agf.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Let op: weer nieuwe nepfacturen in omloop.

Workflow en tijdsbesparing
Gezien de sterke groei die vleesbedrijf Van Loon doormaakt zijn zij in juli 2008 verhuisd naar een nieuw pand. Al voor de verhuizing stond een volgende stap in de digitalisering van de workflow op het menu: automatisering van de factuurverwerking. Doel hierbij is de workflow makkelijker te laten verlopen, tijdsbesparing voor de gehele organisatie en eenvoudig facturen op kunnen vragen vanuit het digitale archief.

Keuzetraject
“Wij hebben een uitgebreid keuzetraject doorlopen. Wij zijn het keuzetraject gestart met het bekijken van een aantal presentaties van drie verschillende potentiële leveranciers. Vervolgens hebben wij referentiebezoeken afgelegd. Dit gaf ons een duidelijk beeld van de mogelijkheden van de verschillende systemen voor elektronische factuurverwerking. Een groot voordeel van de keuze voor ISProjects is dat zij al bouwen aan een koppeling met Reflex 3000. Verder heeft de kwaliteit/kosten verhouding mede de doorslag geven.” Aldus de heer Roland van Loon, Directeur Van Loon bv.

Belangrijke voordelen
Met de oplossing van ISProjects kan Van Loon haar inkomende kosten en inkooporder gerelateerde facturen scannen, automatisch herkennen en elektronisch accorderen. Dit levert uiteraard een forse tijdbesparing en daarmee kostenbesparing op. Enkele andere grote voordelen zijn: eenvoudig opvragen van facturen in een digitaal archief met uitgebreide zoekfunctie, proactief sturen en monitoren van facturen en vereenvoudiging van de workflow.

Het project
“Per jaar verwerken wij zo’n 20.000 inkomende facturen. Deze zijn verdeeld in kostenfacturen en inkooporder gerelateerde facturen. Wij starten het project met het digitaal verwerken van de kostenfacturen in Exact Globe. Hiermee heeft ISProjects reeds een betrouwbare koppeling gemaakt. (zie De Telefoongids: tijdsbesparing door automatisering facturenstroom). De tweede fase betreft de koppeling met Reflex 3000, speciale software voor automatisering in de foodindustrie.” Aldus de heer Roland van Loon, Directeur Van Loon bv. Meer informatie over de ISP-Invoice van ISProjects: www.isprojects.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: ISProjects koppelt Reflex 3000 en Exact met elektronische factuurverwerking.

Ricoh, leverancier van IT- & documentoplossingen, en IT-dienstverlener Ctac lanceren PowerFlow for Invoices. Dit is een nieuwe oplossing om inkomende facturen om te zetten naar formaten die direct te integreren zijn in SAP. Met Power Flow for Invoices is handmatige invoer of het omzetten van documenten niet langer meer nodig. Dit levert veel tijdsbesparing op en maakt de afhandeling van factureringprocessen aanzienlijk efficiënter.

Bij veel SAP-gebruikers is sprake van omvangrijke factuurstromen. In veel gevallen is het nodig om de gegevens op die facturen handmatig in te voeren in het SAP-systeem of te converteren naar een leesbaar formaat. Dat zorgt niet alleen voor dubbel werk, maar vergroot ook de foutkans. Ctac en Ricoh lossen deze problematiek op met PowerFlow for Invoices.

“Ricoh en Ctac hebben intensief samengewerkt om het verwerken van inkomende documentstromen bij organisaties te verbeteren. Deze samenwerking is onderdeel van het Strategic Alliance Program van Ricoh dat erop gericht is om samen met gespecialiseerde partners de documentstromen van onze klanten te optimaliseren”, zegt Nick Mulder, business partner manager bij Ricoh.

“Wij zijn erg enthousiast over deze nieuwe gezamenlijke oplossing die een belangrijke aanvulling is op ons brede SAP-portfolio”, zegt Bart Hogendoorn CEO van Ctac. “Met deze oplossing stellen we onze klanten in staat nog meer rendement te halen uit hun SAP-platform.”
 

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Ricoh en Ctac versnellen documentprocessen in SAP.

Kostenbesparing en harmonisatie
“Calduran Kalkzandsteen bv is een jonge organisatie, voortgekomen uit de splitsing van het voormalige CVK Kalkzandsteen. Het hoofdkantoor bevindt zich in Harderwijk maar de
crediteuren administraties zijn nog verspreid over de drie fabrieken in Kloosterhaar,
Hoogersmilde en Harderwijk. In het kader van harmonisatie tussen de verschillende bedrijven heeft men besloten de facturen elektronisch te gaan verwerken en accorderen. 25.000 inkomende facturen per jaar intikken is immers een flinke klus. Verder is ook voor Calduran kostenbesparing en meer efficiëntie een belangrijk punt op de agenda.” Aldus de heer Tijhaar, Controller, Calduran Kalkzandsteen bv. 

Keuzetraject
“Het is een zeer intensief keuzetraject geweest. Ook intern om autorisatie voor de uitgaven te krijgen. Door een duidelijke en sterke Return On Investment aan de directie voor te leggen hebben wij akkoord gekregen. Wij zijn het keuzetraject gestart met het bekijken van een aantal presentaties van verschillende potentiële leveranciers. Ook hebben wij een seminar van ISProjects bezocht waar, naast een uitgebreide demonstratie, ook een klant zijn ervaringen met ons deelde. Daarna hebben wij drie leveranciers gekozen voor referentiebezoeken. Ondanks dat ISProjects nog geen koppeling heeft met Axapta hebben wij toch voor hen gekozen. De uitgebreide functionaliteit en de kwaliteit/kosten verhouding hebben hierin mede de doorslag geven. Verder is ISProjects een betrouwbare organisatie waar men “kort op de bal zit; ISProjects is niet log maar wel zeer betrouwbaar.” Aldus de heer Tijhaar, Controller, Calduran Kalkzandsteen bv.

Belangrijke voordelen
Met de oplossing van ISProjects kan Calduran haar inkomende facturen scannen, automatisch herkennen en elektronisch accorderen. Dit levert uiteraard een forse tijdbesparing en daarmee kostenbesparing op. Enkele andere grote voordelen zijn: een digitaal archief met uitgebreide zoekfunctie, automatische “3-way” matching functie, proactief sturen en monitoren van facturen, automatische registratie van facturen in Axapta en de gescande factuur (inclusief boekstempel en ‘audit-trail’) is direct op te vragen in het financiële systeem van Calduran. Meer informatie over de ISP-Invoice van ISProjects: www.isprojects.nl

Calduran Kalkzandsteen bv
Calduran Kalkzandsteen produceert en levert een compleet assortiment kalkzandsteenproducten voor dragende en niet dragende wanden voor de professionele bouw. Vanuit drie productiebedrijven wordt binnen heel Nederland en delen van Duitsland en België geleverd. Het hoofdkantoor is centraal in Nederland gevestigd te Harderwijk.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Calduran Kalkzandsteen bv kiest voor Axapta door ISProjects.

Ook de Brandweer kiest voor digitaliseren inkoopfacturen in Navision met ISP-Invoice

Zoekraken facturen en snel accorderen
“Omdat de Brandweer Amsterdam-Amstelland over meer dan 25 locaties verspreid is, raken
er wel eens facturen kwijt in de interne post. Ook snel accorderen is hierdoor lastig.
Verder worden facturen hierdoor dubbel en/of te laat betaald. Ook is het voor ons moeilijk een
duidelijk beeld van de werkelijke uitgave in een periode in kaart te brengen direct na afloop van de periode. Dit zijn de voornaamste redenen waarom wij op zoek zijn gegaan naar een oplossing voor digitaliseren van de inkoopfacturen in Microsoft Dynamics Navision. Wij willen als Brandweer uiteraard betrouwbaar overkomen; Ook naar onze leveranciers!” Aldus de heer T. de Bruin, Hoofd ICT, Brandweer Amsterdam-Amstelland.

Samenwerken aan een oplossing
“Wij hebben drie potentiële leveranciers met elkaar vergeleken. Van alle drie hebben wij
uitgebreide demo’s bekeken en referentiebezoeken bij gebruikers afgelegd. De keuze voor
ISProjects is uiteraard gebaseerd op de uitgebreide mogelijkheden van het pakket. Wat wij als belangrijke toegevoegde waarde hebben ervaren is de bereidheid tot samenwerking. Zowel de Brandweer als ISProjects is van mening dat je samen een project voor digitale
factuurverwerking tot een succes maakt. Dit geeft ons veel vertrouwen in ISProjects.” Aldus
de heer T. de Bruin.

Belangrijke voordelen
Met de oplossing van ISProjects kan Brandweer Amsterdam-Amstelland het verwerken
van haar inkomende facturen digitaliseren. Naast scanning en automatische herkenning van inkomende facturen op basis van “Free Forms” wordt ook automatische matching e-invoicing voor het elektronisch ontvangen van facturen ondersteund. Dit levert uiteraard een forse tijdbesparing en daarmee kostenbesparing op. Enkele andere grote voordelen zijn: een digitaal archief met uitgebreide zoekfunctie, automatische registratie van facturen in Navison en de gescande factuur (inclusief boekstempel en ‘audit-trail’) is direct op te vragen in het financiële systeem. Verder zijn er uitgebreide rapportage mogelijkheden waardoor de werkelijke uitgave direct inzichtelijk zijn.
Meer informatie over de ISP-Invoice van ISProjects: www.isprojects.nl

Brandweer Amsterdam-Amstelland
Op 1 januari 2008 is een nieuw brandweerkorps gevormd: Brandweer Amsterdam-Amstelland. Het nieuwe korps is ontstaan uit de samenvoeging van de zes korpsen van Aalsmeer, Amstelveen, Amsterdam, Diemen, Ouder-Amstel en Uithoorn. We hebben het over een regio met één miljoen inwoners, met vele duizenden mensen die iedere dag komen werken en met elk jaar twee miljoen toeristen.

Samenwerking
In de regio Amsterdam-Amstelland werkten de brandweerkorpsen al samen als regionale
brandweer. Deze samenwerking is versterkt door het vormen van één regionaal korps met
één commandant. Hierdoor is een korps ontstaan met ruim elfhonderd medewerkers. Een
combinatie van beroepsmedewerkers en vrijwilligers werkzaam op twintig kazernes en circa
driehonderd stafmedewerkers. De zes gemeentelijke korpsen zijn vanaf januari 2008 formeel opgegaan in deze nieuwe organisatie en alle medewerkers zijn overgegaan naar Brandweer Amsterdam-Amstelland.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Brandweer Amsterdam-Amstelland start met digitale factuurverwerking.

Het invoeren van e-facturering kan zelfs tot nog forsere besparingen leiden dan nu wordt berekend. Dat is de mening van Friso de Jong van het Platform ELFA. De Jong heeft de berekening voor e-facturering in opdracht van het ministerie van Financiën gemaakt. Volgens De Jong kan er met e-facturering zeker voor 600 miljoen euro bespaard worden.

Voor de berekening baseerde De Jong zich op een rapport van PricewaterhouseCoopers. In dit rapport staat dat het verzenden van een elektronische (verkoop)factuur een besparing oplevert van ongeveer 1,65 euro per factuur. Er wordt dan onder meer bespaard op drukkosten, papier en enveloppen, printkosten, kopieerkosten, frankeerkosten, afschrijvingen apparatuur, archiefkosten en handelingskosten. De ontvanger bespaart ook kosten, omdat deze de factuur direct elektronisch kan verwerken. In totaal levert een e-factuur een besparing op van 8,25 euro.

Gegeven het feit dat er in de b-to-b-branche jaarlijks zo`n 75 miljoen facturen worden verstuurd levert dit een besparing op van 600 miljoen euro. Volgens De Jong kan de besparing echter nog verder oplopen als ook andere sectoren mee worden genomen. Zo heeft De Jong bij de berekening geen rekening gehouden met facturen aan consumenten of de overheid. Ook de internationale facturenstroom is niet meegenomen. Het totale besparingspotentieel kan dan ook veel hoger liggen. 

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: E-facturering kan zelfs tot nog meer besparingen leiden.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Bouwbedrijf Hagedoorn via Ricoh over op e-facturering.

Het gaat om Network Mediagroup (NMG) die zich meldt met reminders van € 229,– voor zogenaamde voortzetting van domeinnaamregistratie/doorlinks. Op de reminder staat in kleine letters: This is a sollicitation on a previously sent offer, there is no obligation to pay !!!!!! De suggestie wordt hiermee gewekt dat het gaat om een eerder gestuurde rekening.

NMG is al enige tijd actief in België en SAF vermoedt dat deze reminder een vervolg is op de domeinnaamfraudezaken van ondermeer EU Web Domains uit januari 2008. Het vermoeden bestaat dat er deze week massaal mailings zijn verstuurd. Voor een voorbeeld van de factuur klik hier.

SAF heeft soortgelijke meldingen ontvangen over “facturen” van Active 24 uit Denemarken (gepost vanuit Noorwegen) en adviseert bedrijven  niet in te gaan op genoemde “factuur” en deze te faxen naar SAF (055-5059788).

Begin maart ging ook al een ‘spookfactuur’ rond van Centrale Bedrijfsdocumentatie van de Nederlandse Handel (CBD) , een nieuw register van uitgeverij Grewo uit Maastricht. Deze uitgeverij is bij het Steunpunt Acquisitefraude (SAF) bekend omdat het steunpunt in het verleden meldingen binnenkreeg over op facturen lijkende aanbiedingen met een bijgesloten acceptgirokaart aan artsen.

SAF benadrukt dat CBD aanbiedingen en geen facturen rondstuurt. Klik hier voor een voorbeeld van deze ‘factuur’.

Voor meer informatie zie ook het dossier Spookfacturen.

www.mkb.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Update: Oppassen met toegezonden ‘factuur’ NMG.

Uitgeverij Grewo is bij SAF bekend daar onze stichting in het verleden meldingen binnenkreeg over op facturen lijkende aanbiedingen aan artsen met de bekende acceptgirokaart.

Het CBD stuurt dus aanbiedingen en geen facturen rond.

Open Bijlage

www.fraudemeldpunt.nl
 

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Melding: Pas op voor spooknota van CBD!.

Ricoh Nederland en Coen Hagedoorn Bouwgroep hebben een overeenkomst afgesloten, waarbij de bouwgroep de Invoice Processing-oplossing (IP) van Basware in de organisatie gaat doorvoeren. Coen Hagedoorn Bouwgroep en Ricoh Nederland, een reseller van Basware in Nederland, hebben in het verleden eerder zaken gedaan op het gebied van Multifunctional Printing (MFP’s). Na de volledige implementatie verwacht Coen Hagedoorn Bouwgroep per jaar 32.000 facturen, gekoppeld met Microsoft DynamicsTM NAV 4PS Construct, voortaan elektronisch te verwerken.

“Coen Hagedoorn Bouwgroep was naarstig op zoek naar een oplossing die hun inkomende factuurproces kon optimaliseren, en Ricoh Nederland kon aan deze wens voldoen”, zegt Emiel Driessen, Account Manager Solutions bij Ricoh Nederland. “We kwamen hierover in gesprek, omdat we al eerder zaken met Coen Hagedoorn Bouwgroep hebben gedaan. 

Tot nu toe vond de factuurafhandeling geheel handmatig plaats: van ontvangst, tot kopiëren en de goedkeuring door een van de budgethouders. Ricoh Nederland levert met Basware IP een uniek en flexibel ‘standaardproduct’ dat voor ieder bedrijf een passende oplossing biedt wanneer het aankomt op het automatiseren van factuurverwerkingsprocessen. De flexibiliteit van de oplossing én de ruime ervaring van Ricoh Nederland met Basware in de markt hebben voor Coen Hagedoorn Bouwgroep de uiteindelijke doorslag gegeven.”

“De facturen worden straks door middel van een scan voorzien van alle benodigde boekingskenmerken – waardonder crediteurennummer, projectnummer, factuurbedrag en BTW – waarna ze automatisch in onze administratieve software worden ingelezen”, aldus Bert Westland, Financial Controller bij Coen Hagedoorn Bouwgroep. “Er verdwijnt hiermee een reeks handmatige handelingen met betrekking tot onze factuurverwerking, wat veel tijd bespaart en fouten voorkomt. Ook het accorderen van facturen gaat digitaal. De papieren factuurkopieën verdwijnen, waarmee ook het milieu wordt ontlast. Een ander voordeel is dat met de gescande documenten meteen een digitaal archief wordt aangelegd. Voor de toekomst biedt Ricoh Nederland voor ons nog andere mogelijkheden om verder te digitaliseren. Denk daarbij aan digitale postverwerking en opdrachtverwerking.”

Ricoh Nederland, een reseller van Basware-oplossingen in Nederland, begint op korte termijn met het project. Verwacht wordt dat Basware’s IP-oplossing voor het begin van de zomer operationeel is. Driessen vervolgt: “In totaal zullen vijftig medewerkers bij Coen Hagedoorn Bouwgroep direct met de IP-oplossing te maken krijgen. Met de komst van Basware’s IP zullen jaarlijks 32.000 facturen, gekoppeld aan Microsoft DynamicsTM NAV 4PS Construct, elektronisch worden verwerkt.”

Over Ricoh Nederland
De producten en oplossingen van Ricoh Nederland leveren toegevoegde waarde in print oplossingen, document management en consultancy. Ricoh heeft een sleutelrol gespeeld bij de snelle ontwikkeling van de wereldwijde kantoorautomatisering en het werken in netwerken. Met 82.000 medewerkers en met ruim 350 vestigingen in meer dan 50 landen beschikt Ricoh Global momenteel over een verkoopnetwerk en servicenetwerk dat tot de grootste behoort in de branche. Ricoh is wereldwijd marktleider met een omzet van 18 miljard dollar. In Nederland wordt met 1.500 medewerkers een omzet van circa 400 miljoen euro gerealiseerd. In slechts 20 jaar is Ricoh Nederland uitgegroeid tot een marktleider in digitale kantooroplossingen. Het hoofdkantoor van Ricoh Nederland is gevestigd in ’s-Hertogenbosch, vanwaar kleine én grote klanten in heel Nederland soepel en op niveau worden ondersteund. Voor meer informatie: www.ricoh.nl

Over Coen Hagedoorn Bouwgroep
Coen Hagedoorn Bouwgroep is al meer dan dertig jaar actief in Midden-Nederland. Vanuit vestigingen in Huizen, Amsterdam, Utrecht en Amersfoort werken ruim tweehonderd vakbekwame medewerkers aan verschillende projecten op het gebied van woning- en utiliteitsbouw. Hierbij staan kwaliteit, innovatie en tevreden opdrachtgevers centraal. Tot de opdrachtgevers behoren onder meer woningbouwverenigingen, gemeenten, zorginstellingen en projectontwikkelaars.

Coen Hagedoorn Bouwgroep bestaat uit een aantal onderdelen die actief zijn op diverse disciplines van de bouw. Door deze structuur hebben opdrachtgevers altijd contact met een compacte en flexibele organisatie die waar nodig toegang heeft tot aanvullende ervaring en expertise van andere onderdelen van de bouwgroep. Dit houdt de lijnen kort maar geeft tegelijkertijd de opdrachtgever wel de zekerheid van een goede professionele organisatie die borg staat voor continuïteit op lange termijn. Voor meer informatie: www.coenhagedoornbouw.nl 

Over Basware
Met meer dan 1.200 klanten in ruim 50 landen is Basware wereldwijd leider op het gebied van purchase to pay oplossingen. Basware automatiseert financiële processen en levert hiermee toegevoegde waarde in de vorm van controle, compliance en een hoge Return On Investment (ROI). De oplossingen worden gedistribueerd en geïmplementeerd in Europa, de Verenigde Staten, Azië en Australië door middel van Basware’s netwerk van kantoren en partners.

In 2008 bedroeg de netto omzet € 86 miljoen. Basware Corporation is in 1985 opgericht en is genoteerd aan de NASDAQ QMX Helsinki Ltd. Het hoofdkantoor is gevestigd in Finland met zeven Basware vestigingen in Europa en de Verenigde Staten. Voor meer informatie: www.basware.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Coen Hagedoorn Bouwgroep kiest voor IP-oplossing Basware.

www.ricoh.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Kennis van digitale factuurverwerking minimaal bij MKB.

Koppeling
Onderdeel van de samenwerking is een koppeling tussen Decos D5 en ISP-invoice, een oplossing voor factuurverwerking. De eerste fase van de koppeling is inmiddels gerealiseerd. Hierbij worden gescande facturen opgeslagen binnen Decos, terwijl de afhandeling plaats vindt binnen ISP-invoice. Tijdens de tweede fase van de koppeling wordt het mogelijk om de in ISP-invoice openstaande facturen direct beschikbaar te stellen in het Decos portaal.

“Wij hebben veel vertrouwen in deze samenwerking met ISProjects”, stelt Wilmar Treffers, account manager bij Decos. “Onze oplossingen zijn complementair en de samenwerking verloopt erg prettig. ISProjects heeft een goede reputatie op het gebied van factuur- en inkoopverwerking en hun voortvarende aanpak biedt ons de overtuiging dat dit een succesvolle samenwerking wordt.”

Over Decos Software Engineering
Decos Software Engineering is een Nederlands softwarebedrijf gespecialiseerd in oplossingen op het gebied van document- en informatiebeheer. Sinds de oprichting op 1 december 1987 heeft Decos diverse succesvolle applicaties op de markt gebracht. Sinds de introductie van het volledige web-based document managementsysteem Decos Document in 1999 geldt Decos als één van de belangrijkste spelers in Nederland op de markt van documentbeheer. Decos Software biedt een flexibele, betrouwbare en complete oplossing voor het organisatiebreed beheren van informatie. Meer informatie: www.decos.nl

Over ISProjects
ISProjects biedt oplossingen in elektronische factuurverwerking en e-Procurement, het geautomatiseerd ondersteunen van het inkoopproces. Wij helpen bij het substantieel verlagen van de verwerkingskosten van inkomende facturen, het verbeteren van de kwaliteit van het factuurverwerkingsproces en het stroomlijnen van het inkoopproces. Nooit meer zoekgeraakte facturen. Geen administratieve rompslomp. Inzicht in het proces van factuurverwerking: van bestelling tot en met inkoopfactuur. Inmiddels bieden wij standaard koppelingen met een groot aantal Financiele en ERP-sytemen.

www.isprojects.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: ISProjects nieuwe distributiepartner van softwarebedrijf Decos.

Voordelen ISP-Invoice
“De koppeling voor elektronische factuurverwerking met FIS2000 die ISProjects voor Pon Automobielhandel heeft gebouwd is voor ons een belangrijke referentie geweest in het keuzetraject. Ook de werking zien van ISP-Invoice in de “live-omgeving” van een collega dealer heeft de keuze voor ons eenvoudiger gemaakt. Daarnaast start PAH binnenkort met het digitaal versturen van facturen. Doordat wij nu geïnvesteerd hebben in elektronische factuurverwerking worden de facturen van PAH dan direct, met codering, in onze ISP-Invoice
applicatie klaargezet. Dit levert enorme tijdswinst op. Verder gaan wij bekijken of ook andere (grote) leveranciers de facturen digitaal aan kunnen gaan leveren in ISP-Invoice om nog efficiency voordeel te behalen.” Aldus Patrick Bielderman.

Huiskes-Kokkeler Automobielbedrijven
De Huiskes-Kokkeler Autogroep, dealer van Volkswagen, Audi, Skoda en Volkswagen Bedrijfswagens, is met 250 medewerkers en 7 vestigingen in Twente een toonaangevende onderneming in de mobiliteitsbranche. Op jaarbasis worden ongeveer 3.000 nieuwe auto’s, 2.500 occasions en 120.000 werkplaatsuren verkocht.
Naast het dealerbedrijf bestaat de onderneming uit Huiskes-Kokkeler Autolease (3.500 leasecontracten), Huiskes-Kokkeler Autoverhuur (325 huurauto’s), Hanterink Autoschadeherstel, Kemperink Bedrijfswagenombouw en Kemperink Autoaanpassingen. De groepsomzet bedraagt € 140 miljoen. Service en klantgerichtheid staan hoog in het vaandel.

“In 2007 waardeerden onze klanten ons in zowel sales als aftersales met een cijfer dat significant boven het landsgemiddelde ligt (bron: NIPO). We bouwen letterlijk en figuurlijk aan onze organisatie: de verkoopaantallen in het personen- en bedrijfswagensegment groeien succesvol en alle vestigingen worden momenteel aangepast aan de meest recente eisen van onze fabrikanten.”

www.isprojects.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: ISP-Invoice koppelt de facturen van Huiskes-Kokkeler aan FIS2000.

De factuur is een belangrijk document bij e-business transacties tussen handelspartners: haar belangrijkste functie is een verzoek om betaling door de klant aan de leverancier. De factuur is tevens een belangrijk boekhoudkundig document en heeft ook potentiële juridische consequenties voor beide handelspartners.
Daarnaast is de factuur in de lidstaten van de Europese Unie het belangrijkste document voor de BTW-aangifte en declaratie, aangifte voor de statistiek, en ter ondersteuning van de aangifte van uitvoer en invoer ten aanzien van de handel met andere landen.

Begonnen als een initiatief van CEN/ISSS Workshop Ebes, de Europese Expert Groep 1 (EEG1) – Supply Chain & e-Procurement ontwikkeld, het kruis voor factuurconsolidatie industrie in 2004. De eerste versie van de ‘Cross Industry Invoice’ is samengesteld met bijdragen en reacties van: EUROFER, GS1, CIDX, EDIFICE, AIAG/ODETTE/JAMA, GHX, UK e-Government, UK HM Customs & Excise en EDS.

Tegen het einde van het jaar 2008 werd versie 2.0 van dit document gepubliceerd. In vergelijking met versie 1.0 is een reeks wijzigingen ten aanzien van de eisen en de structuur doorgevoerd. Ten grondslag aan de verhoging van de eisen lagen bijdragen van TBG1-leden zoals GS1, BMW, EDIFrance, US Department of Defense en anderen.

Het doel van dit document is de standaardisering van de business processen met betrekking tot (e-) in de toeleveringsketen.

Lees het complete document (Engels): 

Source: www.uncefactforum.org

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Nieuwe versie van Cross Industry Invoice (CII).

Op 1 december 2008 vond in Mediaplaza te Utrecht de bijeenkomst ‘B2G e-factureren plaats’. Onder leiding van Marco Pastors, ambassadeur e-factureren, werd uiteengezet hoe de overheid de als “launching customer” tegen het eind van 2010 tenminste 10 procent van haar inkoopfacturen digitaal wil gaan laten ontvangen. Het betreft dan circa 1 miljoen inkoopfacturen. De bedoeling is dat hierdoor, in combinatie met de keuze voor UBL 2.0, ook een spill over effect ontstaat binnen het bedrijfsleven.

Ambassadeur e-factureren: Marco Pastors
De bijeenkomst was opgedeeld in drie stukken, elk bestaande uit een presentatie en een korte discussie- en vragenronde. De eerste presentatie werd verzorgd door Rex Arendsen, projectleider B2G e-factureren. Hij stond stil bij de ambities van de overheid en de manieren waarop dit samen met de markt zou kunnen plaatsvinden.

Visie en aanpak van B2G e-factureren
De eerste mogelijkheid is door te blijven ‘toeteren’: het blijven communiceren over elektronisch factureren en hopen dat daardoor de overheidsorganisaties samen met marktpartijen besluiten om elektronisch factureren op te pakken. Meer sturen van karakter zou de ‘knijp-aanpak’ kunnen zijn. Daarbij worden juridische maatregelen genomen om er voor te zorgen dat gestart wordt met elektronisch factureren. Zo zou bijvoorbeeld wettelijk kunnen worden afgedwongen dat factureren elektronisch moeten worden aangeleverd (en kunnen worden ontvangen en verwerkt). De andere mogelijkheid is ‘centjes’, waarbij partijen financieel worden geprikkeld om facturen elektronisch aan te leveren, te ontvangen en verwerken. Begin maart 2009 wordt duidelijk voor welke aanpak wordt gekozen.
 
Technische infrastructuur
De tweede presentatie werd verzorgd door Sander Zwienink, projectmedewerker vanuit GBO Overheid. Daarbij werd toegelicht uit welke technische mogelijkheden er zou kunnen worden gekozen om facturen richting de overheid te zenden. De eerste is dat er gebruik wordt gemaakt van het al bestaande Overheid Transactie Portaal, de tweede is dat er gebruik wordt gemaakt een Billing Service Providers en tot slot door gebruik te maken van een website, waar factuurgegevens handmatig kunnen worden ingevoerd. Sander Zwienink besteedde ook aandacht aan het keuze-instrument voor e-factureren. Dit keuze-instrument wordt uitgebreid toegelicht in onderstaand rapport:

De stand van zaken
Tot slot was het woord aan Bo The, projectmedewerker bij EZ. Hij liet zien wat de feitelijke stand van zaken is rondom de adoptie van elektronisch factureren bij de overheid. Daarbij werd onderscheid gemaakt tussen overheidsorganisaties die elektronisch factureren al toepassen, die op het punt staan om elektronisch factureren toe te passen, die van plan zijn om dit te gaan doen en tot slot de organisaties die hier geen prioriteiten bij hebben gelegd. De huidige stand van zaken is dat eind 2010 7 procent van het aantal inkoopfacturen elektronisch factureren kan worden ontvangen. De verwachting is dat het lastiger zal worden om de resterende drie procent er bij te krijgen.

Toolkit e-factureren
Aan het einde van de dag werd het document ‘Papieren factuur wordt verleden tijd – Handboek e-Factureren voor overheidsorganisaties” uitgereikt. Het document laat de pragmatische aanpak van het EZ projectteam e-factureren zien. Het omvat slechts 13 pagina’s, met op pagina 13 een lijst van handige hyperlinks.

Interessant
Het document zelfs en een aantal hyperlinks in het document vragen om bijzondere aandacht.

1.  Voorbeeld procesbeschrijving factuurverwerking

2.  Voorbeeld factuurvolgblad

3.  Voorbeeldbrief leveranciers

4.  Business calculator
    

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Papieren factuur wordt verleden tijd! E-factureren voor overheidsorganisaties.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Reeleezee ondersteunt UBL standaard voor e-factureren.

Lees hier het gehele artikel (in het Engels):

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Adobe / CEN: Intelligent PDF en XML voor rechtsgeldig elektronisch factureren.

Anachron en CarWise zijn een samenwerking aan gegaan voor het elektronisch factureren via het Ingis platform. De samenwerking biedt aan de ruim 600 aangesloten auto verhuurbedrijven (RentWise) en de 150 leasemaatschappijen (LeaseWise) de mogelijkheid om facturen elektronisch te versturen en te ontvangen via het innovatieve Ingis platform. 

“Binnen de automotive branche is het elektronisch factureren al aardig doorgevoerd. Ook van onze klanten ontvingen wij specifieke verzoeken om de papieren factuur op een professionele wijze te vervangen voor de elektronische factuur. Voor ons was het van belang om onze klanten een oplossing aan te bieden, waarmee zij met minimale inspanningen de facturen elektronisch kunnen presenteren. De koppeling met het Ingis platform, maakt directe factuuruitwisseling vanuit onze software naar Ingis mogelijk. Hierdoor kunnen zij op een eenvoudige wijze facturen elektronisch presenteren aan hun klanten”, aldus Roland Fabrie, directeur CarWise.

Ingis is een online platform voor het verzenden en ontvangen van factuurgegevens. De facturen worden online gepresenteerd en beschikbaar gesteld in verschillende download formaten. De factuur in PDF wordt in de huisstijl van de verzender gepresenteerd en wordt gesigneerd door middel van de geavanceerde digitale handtekening. De verzenders en ontvangers kunnen op elk moment inloggen op het ingis platform om de factuurgegevens te raadplegen en downloaden.

Roland en Rene Fabrie (CarWise) en Nelie Noordenbos (Anachron)

Rene Fabrie, directeur van CarWise , legt de keuze voor Ingis uit: “Anachron heeft veel ervaring en expertise in de automotive branche. Het door Anachron ontwikkelde Ingis platform heeft geavanceerde functionaliteiten voor de verzender en ontvanger en is eenvoudig in gebruik te nemen. Per klant kan ingesteld worden of de factuur op papier of elektronisch verstuurd moet worden. Hierdoor behoudt onze klant de controle over de uitfasering van het papierverbruik. Met Ingis hebben wij een solide basis gelegd voor de toekomst en zijn wij verzekerd van een betrouwbare en innovatieve service.”

Medio 2009 zullen de eerste facturen vanuit de CarWise software naar het Ingis platform verstuurd worden.

Over CarWise
CarWise heeft zich ten doel gesteld om in te spelen op de veranderende mobiliteitsbehoefte van morgen en daar past deze samenwerking uitstekend in.

Over Ingis
Het e-Billing platform Ingis is ontwikkeld door Anachron en ING met het doel om het MKB een innovatieve oplossing aan te bieden om facturen elektronisch aan klanten beschikbaar te stellen. De samenwerking is ontstaan uit wederzijdse brede ervaring op het gebied van financiële dienstverlening.

Meer informatie
E-mail:                 sales@anachron.com
Website:               www.ingis.nl 
                            www.carwise.nl 

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: CarWise biedt haar klanten elektronisch factureren via Ingis aan.

“We voelen dat we aan de vooravond staan van belangrijke ontwikkelingen binnen de markt van elektronische documentuitwisseling”, zegt Christian Vanhuffel, general manager van Agoria ICT. “Een van de belangrijkste mijlpalen is het feit dat er nu eindelijk een duidelijke wettelijke regelgeving is rond elektronische facturatie.”

Dat wettelijke kader is iets waar Agoria ICT als sectorfederatie al lang op hamert. Elektronische facturatie is in ons land al sinds 1 januari 2004 wettelijk toegelaten. Voor de ondernemingen die hier gebruik van maken, leidt dat tot een aanzienlijke verlaging van de administratieve kosten. Het opmaken, versturen en archiveren van een papieren factuur kost immers zo’n 4 euro, terwijl de kost van een elektronische factuur slechts 1 euro bedraagt – zo staat ook te lezen op www.kafka.be.

“Maar door het ontbreken van rechtszekerheid durfden veel Belgische bedrijven de overstap naar elektronische facturatie voorlopig nog niet te wagen”, zegt Christian Vanhuffel. “Volgens de Dienst voor de Administratieve Vereenvoudiging (DAV) maakt nog maar 14 procent van alle Belgische bedrijven gebruik van elektronische facturatie, waardoor ons land slechts op de 17de plaats staat in de rij van 28 landen, zo blijkt uit een recente studie van de Europese Commissie.” Er zijn in België dus nog te veel ondernemingen die hun facturen op papier blijven versturen en zo grote kostenbesparingen mislopen. Een belangrijke reden daarvoor was de onzekerheid over de bewijskracht tegenover de fiscus van elektronisch bewaarde facturen. Veel ondernemingen wisten niet precies hoe ze dat moesten aanpakken en bleven daarom op papier factureren. Om een antwoord te bieden op hun vragen, heeft de FOD Financiën nu verduidelijkt welke bewaarmethoden ze dienen te gebruiken: elektronisch ontvangen facturen moeten ongewijzigd worden bewaard; papieren facturen die worden gescand, moeten worden beveiligd met een elektronische handtekening of met een rekenkundige sleutel.

Rechtszeker kader voor elektronische archivering
“Ondernemingen genieten daarmee voortaan van een rechtszeker kader tegenover de fiscus inzake elektronische archivering. Samen met de vermindering van de verplichte bewaartermijnen van facturen van tien naar zeven jaar, zijn nu de twee laatste hinderpalen voor elektronische facturatie weggewerkt”, zegt Christian Vanhuffel. Elektronische facturatie zal daardoor nu echt in een stroomversnelling terechtkomen en dat zou een goede zaak zijn, zowel voor de bedrijven als voor het milieu. De Belgische bedrijven versturen elk jaar immers één miljard facturen. Als ze die elektronisch zouden versturen, zouden ze – volgens de DAV – ongeveer 3 miljard euro kunnen besparen. Daarnaast zouden ook 300.000 bomen gespaard blijven.
“Nu ondernemingen elektronisch kunnen factureren binnen een rechtszeker kader, verwachten we dan ook dat heel wat bedrijven zullen overstappen van papieren naar digitale facturen. Dat geldt zeker voor kmo’s, waar de digitalisering veel minder verstaat dan bij grote ondernemingen.”

Belgische bedrijven zijn volgens Christian Vanhuffel over het algemeen eerder terughoudend ten opzichte van nieuwe praktijken en technologische mogelijkheden. “Maar we verwachten wel dat de huidige stand van zaken, zowel op technologisch als op wettelijk vlak, heel wat ondernemingen over de streep zal trekken.
Behalve het wettelijke kader voor elektronische facturatie denk ik onder meer aan elektronisch aangetekende zendingen, elektronische loonbrieven, e-health en de elektronische uitwisseling van gegevens met de overheid.

Rol van de overheid
De overheid heeft overigens ook een rol te spelen in de digitalisering, vindt Christian Vanhuffel. “Agoria ICT is van mening dat de overheid initiatieven zou moeten nemen om bedrijven bewust te maken van de voordelen die digitalisering hen kan opleveren. In andere landen gebeurt dat overigens wel. Zo heeft de Franse overheid de voorbije jaren een heel stimulerend beleid gevoerd rond ICT, met roadshows over het hele land. Wij pleiten voor een geïntegreerd beleid voor ICT in ons land, in plaats allerlei losse acties die weinig resultaat opleveren.”

Toch waarschuwt Christian Vanhuffel ondernemingen die willen digitaliseren. “Als bedrijven de stap zetten naar elektronische documentuitwisseling, moeten ze wel opletten dat ze niet van een papieren jungle overgaan naar een doolhof van elektronische documenten. Ze moeten van die stap gebruikmaken om hun processen te herbekijken en de nieuwe mogelijkheden toe te passen in een geoptimaliseerde omgeving. ICT-bedrijven die daarvoor oplossingen bieden, zoals Certipost, zullen zeker nuttige partners zijn.”

Bron: Nieuwsbrief Certipost.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Wettelijk kader voor Belgische bedrijven gereed.

“Uit de praktijk blijkt dat elektronische facturatie zonder de steun van de accountant geen kans maakt”, stellen het Instituut van de accountants en belastingconsulenten (IAB) en het elektronische betaal- en facturatieplatform Isabel.

IAB en Isabel hebben nu de Finvoice-standaard ontworpen. Die moet de interne of externe accountant toelaat om elektronisch aangeleverde facturen correct en efficiënt te verwerken in de boekhouding van het bedrijf.

Een van de problemen met de huidige elektronische factuur is dat de ontvanger er geen gegevens meer kan aan toevoegen. De elektronische factuur draagt immers een elektronische handtekening en kan dus niet meer gewijzigd worden. Extra gegevens zijn nochtans noodzakelijk om de facturen ook onmiddellijk in de boekhouding te verwerken. Het IAB en Isabel stellen voor om dat op te lossen door elke factuur te voorzien van een extra gebied. Deze zogenaamde ‘Accounting Token’ wordt niet elektronische ondertekend en bevat velden die door verzender of ontvanger ingevuld kunnen worden.

“Finvoice maakt het gebruik van elektronische facturatie toegankelijker voor kmo’s en past ook in het Europese plan voor administratieve vereenvoudiging en lastenverlaging”, zegt IAB-voorzitter André Bert.

Zowat 110 000 bedrijven werken met het Isabel-platform. Zij kunnen vanuit hun eigen boekhoudpakket elektronische facturen aanbieden aan alle particulieren en professionele klanten die gebruik maken van internetbanking. Tegelijk kan ook de betaalfunctie Zoomit aan de factuur gekoppeld worden. “Isabel werkt hiervoor nauw samen met alle belangrijke uitgevers van boekhoudsoftware en met de banken”, zegt Christian Luyten van Isabel. Volgens André Bert zal Certipost, het concurrerende platform voor e-facturatie zich aansluiten bij Finvoice, evenals de zelfstandige boekhouders (BIBF) en de bedrijfsrevisoren (IBR).

Uittreksel uit: ‘FinanceWorld Magazine - Elektronisch factureren en betalen charmeert kmo’s (Oktober 2008, pag. 9)’ 

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Accountant helpt kmo met elektronische facturatie.

“We hebben in Bluem de juiste partner gevonden, omdat het zakelijk model ons aansprak, en zij tevens in staat zijn per direct de grootste banken in Nederland voor ons te ontsluiten”, alsdus Jan Burgers, die als unit manager de business unit ‘Clearing’ vertegenwoordigt, waar alle ontwikkelingen op het gebied van elektronische services van Accounting Plaza zijn ondergebracht. “De werkzaamheden om de technische koppelingen tussen onze bedrijven te realiseren worden zo snel mogelijk in gang gezet en naar verwachting kunnen we vanaf begin 2009 de eerste facturen via de diverse bankportals gaan aanbieden” voegt Jan Burgers er nog aan toe.

Ook Rieko Kester van Bluem is verheugd over het samenwerkingsverband. “Wij zien Accounting Plaza als een innovatieve speler op het gebied van stroomlijnen van administratieve processen tussen partijen. Een partij met concrete B2B, B2C en HR oplossingen, voor Nederlandse en buitenlandse klanten. Het is een eer dat wij voor de Accounting Plaza totaalpropositie het Digitale nota verkeer met banken mogen verzorgen. De koppeling van onze systemen verzekert opdrachtgevers van een ‘plug & play’ Digitale nota service”, aldus Rieko Kester.

Over Accounting Plaza
Als een van Europa’s toonaangevende financial shared service centers neemt Accounting Plaza uw organisatie graag de administratieve zorgen uit handen. Met onze diensten haalt u de expertise in huis om uw financieel-administratieve en HR-processen effectiever, efficiënter en tegen lagere kosten uit te (laten) voeren. U concentreert zich op uw kernactiviteiten, waardoor marktkansen alle aandacht krijgen die ze verdienen. Clearing van Accounting Plaza Digitale administratieoplossingen, zoals elektronisch factureren, bieden alle mogelijkheid tot vernieuwing, kostenbesparing, efficiency en foutreductie. Clearing van Accounting Plaza is een platform voor al deze oplossingen en richt zich volledig op de ontwikkeling en implementatie van elektronische data-uitwisseling. Zo bieden we een zo eenvoudig mogelijke overgang naar volledige digitalisering van administraties zonder dat de continuïteit, kwaliteit en helderheid in gevaar komt.

Over Bluem
Bluem is voorloper op gebied van de Digitale nota service. Onze specialisatie is het digitaal presenteren en distribueren van facturen, salarisstroken en uitkeringsspecificaties. Zowel voor grote ondernemingen, als voor overheden en het MKB, hebben wij bewezen de juiste e-billing oplossingen te leveren. Deze zijn het resultaat van non-stop ontwikkeling, maken gebruik van diverse kanalen zoals de bank, e-mail of portal en spelen in op de integratie van factuur- en betaalstromen.

Meer informatie
Voor meer informatie neemt u contact op met:

Accounting Plaza
Ingeborg van Buiten
ingeborg.vanbuiten@accounting-plaza.nl
telefoon: 033 – 45 40 500

Bluem
Rieko Kester
r.kester@bluem.nl
telefoon: 0346 – 244 044

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Accounting Plaza ontsluit de Digitale nota via Bluem.

Papieren facturen raken uit de tijd. Diverse onderzoeken tonen aan dat het Nederlandse bedrijfsleven miljoenen per jaar kan besparen met elektronische facturatie. Houthandel Koninklijke Jongeneel B.V. introduceert deze maand de E-factuur. De E-factuur is een brancheoplossing die zelfstandig door Jongeneel B.V is ontwikkeld.
 
Wie via e-mail een digitale factuur ontvangt, hoeft alleen maar op de knop “importeer” te klikken. Een handeling van niets in vergelijking met het huidige overtikken. Het systeem doet vervolgens de boeking op het juiste project en de prijscontrole met een eerder ingelezen digitale prijslijst.
 
Voorwaarde is wel dat de klant een EAN-adrescode heeft en over de juiste softwaremodule beschikt. Softwareleveranciers Kooijman Software, Centric, Admicom en Bouwinfosys bieden deze module aan en kunnen de E-factuur verwerken. Dankzij de standaarden van het project ‘S@les in de Bouw’ bieden bovendien steeds meer softwareaanbieders in de bouw de mogelijkheid aan om digitale facturen in te lezen. Koninklijke Jongeneel B.V. verwacht dat de E-factuur binnen enkele jaren gemeengoed zal zijn in de bouw.
 
Koninklijke Jongeneel B.V. is een zelfstandige dochteronderneming van N.V. Deli Maatschappij. Samen met de zusterbedrijven Verti (kozijnen), Dehagro (deuren), Heuvelman (vurenhout), Astrimex (plafond- en wandmaterialen) en RET Bouwproducten (plaatmaterialen) is Jongeneel actief in de markt van professionele gebruikers van hout, plaatmateriaal en bouwproducten.
 
Via een landelijk netwerk van 41 vestigingen bedient Jongeneel zowel de lokale als de landelijk opererende klant. De vestigingen voeren een compleet assortiment hout, plaatmaterialen en bouwstoffen en zijn ingericht voor zowel het halen als het bezorgen van klantorders.
 
Voor nadere informatie:

Koninklijke Jongeneel B.V.
tel. 030-2346864
Lennart Drewes

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Jongeneel ontwikkelt en introduceert papierloos factureren.

Zelf bepalen hoe u uw facturen wilt verzenden en uw klanten laten kiezen hoe zij de facturen willen ontvangen? Dat kan met de nieuwe Business Portal van TNT Post. Op 11 november wordt de portal gelanceerd op het congres Elektronisch Factureren en Betalen in het World Trade Center in Rotterdam.

Klanten bepalen graag zelf hoe en via welk medium de communicatie plaatsvindt. TNT Post geeft met zijn nieuwe webgebaseerde portal invulling aan deze wens, want klanten kunnen zelf bepalen hoe zij facturen willen ontvangen. De Business Portal is een beveiligde omgeving waar aangewezen medewerkers op terecht kunnen. 

In uw huisstijl
Na authentificatie komen zij op de portal, die in uw huisstijl kan worden gebruikt. Als u ervoor kiest uw factuurdata aan TNT Post aan te leveren, dan kan de factuur naar keuze van uw klant fysiek worden verstuurd of digitaal gepresenteerd in de portal, bijvoorbeeld als pdf- of xml-bestand. Omdat de portal webbased is, kan iedere geautomatiseerde werknemer de factuurinformatie binnenhalen wanneer hij deze nodig heeft.

Meer informatie?
Neem dan contact op via telefoonnummer 0251 27 69 69. 

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: TNT Post brengt nieuwe portal voor factureren op maat.

Energieleverancier Eneco is gestart met e-Billing via de oplossing van Anachron. De particuliere klanten van Eneco hebben nu de mogelijkheid om de facturen online binnen de klantportaal Mijn Eneco te bekijken. 

Chris Hartman,  Ketenmanager bij Eneco, benadrukt de belangrijkste drijfveren om te starten met e-Billing: “Klantonderzoek wees uit dat de nota door de vele pagina’s onoverzichtelijk was en bovendien teveel jargon bevatte. Dit alles leidde tot veel vragen bij onze klantenservice. Een nieuwe opzet van de factuur was essentieel. Wij willen door het presenteren van een overzichtelijke en transparante nota de klantwaardering en tevredenheid verhogen. Kortom, het presenteren van de beste energienota van Nederland.”

Een e-Billing oplossing is hier onlosmakelijk mee verbonden. Chris Hartman vervolgt: ” e-Billing biedt onze klanten meer dan alleen een online presentatie van nota’s. Wij bieden de klant inzicht in de nota door het gebruik van mouse-over informatie, waarmee de terminologie op de nota wordt uitgelegd. Door het integreren van bedrijfsprocessen kan de klant met behulp van ‘ slimme meters’ zelfstandig energieverbruikanalyses met historisch overzicht maken, waardoor de klant weer in control is.” Ook de kostenopbouw van de nota kan geanalyseerd worden en in grafische vorm worden weergegeven. Doordat het CRM systeem geïntegreerd is in de e-Billing oplossing, hebben de medewerkers van de klantenservice toegang tot alle nota’s waardoor klantvragen snel beantwoord kunnen worden. De eerste klantervaringen met Mijn Eneco zijn veelbelovend daar de klantwaardering van de nota aanzienlijk is toegenomen en het aantal klantvragen fors is afgenomen.

De e-Billing oplossing is ontwikkeld door Anachron een internationale leverancier van e-Billing oplossingen. Frank Hoekstra, CEO Anachron, vertelt: “We zien steeds vaker dat bij corporate clients de nadruk van kostenbesparingen op  het gebied van print en portokosten verschuift, naar het efficiënter inrichten van het factuurproces. Dit levert de ontvangers overzichtelijke factuurinformatie op. Hetgeen weer leidt tot een verhoging van de klanttevredenheid en vermindering van de belasting van de klantenservice. De vragen die nog resten over de factuur kunnen snel afgehandeld worden, doordat alle facturen voor de geautoriseerde medewerkers real time beschikbaar zijn.”

Kees Voeten, Manager CRM & eBusiness legt de keuze voor Anachron uit: “Wij hebben Anachron een aantal jaren op de voet gevolgd. Anachron heeft excellente referenties zowel bij nationale als internationale klanten. De functionaliteiten en het bieden van in geïntegreerde oplossing waren mede doorslaggevend in onze keuze voor Anachron.”

Over Eneco
Energiebedrif Eneco (www.eneco.nl) voert een geïntegreerde distributiestrategie en richt zich op productie, transport, handel, levering en meting van energie (elektriciteit, gas en warmte) en daaraan gerelateerde producten en diensten. Eneco transformeert zich naar een duurzame energieonderneming en investeert de komende jaren substantieel in duurzame energie. Eneco telt circa 5300 medewerkers en heeft ongeveer 2 miljoen klanten. Het hoofdkantoor, de kernbedrijven en de bedrijfsunits zijn gevestigd in Rotterdam; in het land zijn diverse vestigingen. De aandelen van Eneco zijn in handen van 61 Nederlandse gemeenten. Grote bedrijven, midden- en kleinbedrijven en veel huishoudens vertrouwen op de diensten van Eneco.

Over Anachron
Anachron (www.anachron.com) is e-Billing martktleider in Nederland en behoort tot de top 3 e-Billing aanbieders in Europa. Anachron is opgericht in 1999 en bedient klanten als Athlon Car Lease, IMNederland, Business Stream, Travelcard en LeasePlan van e-Billing oplossingen.  Anachron biedt zowel nationale als internationale ondernemingen en organisaties oplossingen om het gehele factuurproces elektronisch te verwerken, waarbij deelprocessen volledig geïntegreerd kunnen worden. Anachron is inmiddels actief in meer dan 20 landen en heeft haar hoofdkantoor in Amsterdam.

Wilt u meer informatie over onze services neem dan contact met ons op via +31 – (0)20 – 53 13 900 of stuur een e-mail naar sales@anachron.com

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Eneco kiest voor e-Billing oplossing van Anachron.

Ondertussen is elektronisch factureren sterk in opkomst. Zo blijkt uit talloze berichten, bijeenkomsten, onderzoeken en initiatieven. Het aandeel elektronische verkoopfacturen en inkoopfacturen zal de komende jaren flink toenemen.

Bij elektronisch factureren denken we al snel vanuit de verzender. Maar, een (elektronische) verkoopfactuur van de verzender moet uiteindelijk door de ontvanger als een (elektronische) inkoopfactuur worden ingeboekt en verwerkt. Bovendien moet de ontvanger vooraf instemmen om een elektronische factuur te ontvangen.

Op 30 oktober 2008 organiseert Platform ELFA in samenwerking met Softwarepakketten.nl een expertmeeting over de relatie tussen e-factureren en softwarepakketten.

Kijk hier voor meer informatie.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Expertmeeting e-factureren en administratieve pakketten.

Onafhankelijk onderzoeksbureau: Basware in top vijf grootste ePurchasing leveranciers wereldwijd
 
Basware, leverancier van Enterprise purchase to pay oplossingen, is geselecteerd en vervolgens in het Forrester rapport ‘Holistic View: The ePurchasing Software Market’ geëvalueerd. Van de ePurchasing markt wordt verwacht dat deze sterk zal blijven groeien, waarbij Basware als een van de vijf grootste ePurchasing partijen werd benoemd. Door de verzadiging van eProcurement op het hoogste bedrijfsniveau zegt Forrester ‘dat er zich heel veel kansen aandienen voor een holistische benadering en specialisten in specifieke producten’.

 Forrester ondervroeg meer dan 100 partijen voor het rapport, dat een heel gedetailleerd beeld geeft van de eProcurement markt. De ePurchasing omzetten bleven wereldwijd stijgen (17% in 2008); volgens het Forrester rapport is dit hoger dan het gemiddelde groeipercentage. De markt voor Electronic Invoice Presentment and Payment (EIPP) groeit zelfs nog sneller met een gemiddeld groeipercentage van de investeringen (CAGR) van 26%. Verder staat er in het rapport dat ‘diensten als eProcurement en eSourcing wereldwijd al geadopteerd zijn en een langzamere groei kennen, terwijl producten als Contract Lifecycle Management (CLM) en EIPP een lagere adoptie kennen en daardoor een hoger groeipotentieel.”

 “Wij geloven in een holistische aanpak ten opzichte van het Purchase to Pay proces, waarmee bedrijven direct resultaten kunnen boeken en continu verbeteringen zullen ervaren”, zegt Jari Tavi, Chief Technology Officer van Basware. “We hebben ervaren dat Purchase to Pay beschouwd dient te worden als een ‘value chain’, en niet als een losstaand proces.”

 De Basware Enterprise Purchase to Pay oplossing omvat onder meer oplossingen voor Invoice Automation, Procurement en leverancierintegratie. Terwijl sommige ePurchasing producten een ‘gewoontegoed’ worden, verwacht Forrester dat de innovaties zullen blijven komen, bijvoorbeeld Contract Lifecycle Management (CLM). Basware heeft onlangs haar Procurement suite aangevuld met een CLM-oplossing, waarmee organisaties de volledige controle hebben over contracten en deze beter kunnen benutten. Tavi concludeert: “Met deze recentelijke aanvullingen aan onze portfolio bieden we nu een volledige end-to-end oplossing die uniek is in de wereld van Purchase to Pay.”

 Het onafhankelijke rapport is een vervolg op de ‘ePurchasing Market’ serie van Forrester, waaronder ook het Forrester Wave eProcurement Solutions rapport valt. Het volledige Forrester verslag is via www.basware.com/forrester te downloaden.

Over Basware
Basware is een internationale ontwikkelaar van software oplossingen voor het optimaliseren van het Purchase to Pay proces. De innovatieve oplossingen van Basware vergroten de efficiency en transparantie van het inkoop- en factuurverwerkingsproces en zorgen daarmee voor controle, compliance en kostenbesparingen. Voor meer informatie: www.basware.com.

Meer informatie?
Euro RSCG Bikker
Jacob-Jan Esmeijer
T (010) 277 44 44
E basware@eurorscg.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Bovengemiddelde groei van ePurchasing softwaremarkt verwacht.

Volledig digitale facturen
De digitale d-factuur volgt de elektronische e-factuur op. Een d-factuur bestaat uit een digitaal bestand dat direct in de boekhouding verwerkt kan worden. D-facturen worden door Register.nl digitaal ondertekend en beveiligd tegen wijzigingen. Daarmee voldoen zij aan de eisen van de Belastingdienst. D-facturen zijn voorzien van een datum- en tijdstempel en de afzender heeft een juridisch bewijs van aflevering.

Op basis van de algemene standaard XBRL
Overheden en toezichthouders hebben wereldwijd voor XBRL gekozen als standaard voor het uitwisselen van financiële gegevens. Sinds 2007 kunnen aangiftes en jaarrekeningen in Nederland in XBRL worden ingediend bij de Belastingdienst en Kamers van Koophandel. Ook het CBS heeft XBRL geïmplementeerd voor het verzamelen van haar data. De d-factuur maakt gebruik van XBRL en zorgt er zo voor dat er nu een generieke oplossing voor digitaal factureren is.

Direct te verwerken in de administratie
Doordat de d-factuur gebaseerd is op XBRL, is optimale integratie met de boekhouding mogelijk voor zowel verzender als ontvanger. Hiernaast kunnen de aan- of verkopen direct verwerkt worden in de voorraadadministratie en het klantenbeheersysteem. Tevens wordt een d-factuur, net als een e-factuur, als pdf per email verzonden, zodat de factuur ook geschikt is voor ontvangers die nog niet klaar zijn voor het verwerken van digitale facturen en particulieren.

Kostenbesparingen
Facturen hoeven niet langer handmatig te worden opgesteld, uitgeprint, verzonden, geopend, overgetypt, verwerkt in de boekhouding en gereed gemaakt voor betaling. Dit voorkomt fouten en scheelt veel tijd. Zo worden omvangrijke kostenbesparingen mogelijk. Niet alleen voor grote bedrijven, overheden en instellingen, maar ook voor het MKB. De d-factuur kan namelijk gebruikt worden voor het verzenden van kleine hoeveelheden facturen tot miljoenen per jaar en elk bedrijf kan er via Register.nl mee aan de slag.

Praktijkvoorbeeld
De vierduizend bedrijven die internetboekhouden bij 7×24.nl, zien bij het inloggen welke digitale facturen zij hebben ontvangen. Met 1 klik kiezen zij een grootboekrekening om de factuur op te boeken. Zij kunnen tevens aangeven dat volgende facturen van dezelfde leverancier automatisch op deze manier geboekt mogen worden. Ook de facturen die ze verzenden en betalingen die ze ontvangen worden direct verwerkt. Als de betaling op een uitgaande d-factuur niet op tijd binnenkomt, kan de d-factuur worden opgevolgd met een d-herinnering of een d-aanmaning. En de accountant kan de digitale facturen in één keer inlezen.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Nieuwe digitale d-factuur gaat van boekhouding tot boekhouding.

Wat verstaan we hier precies onder, wat zijn de voordelen en wat zijn de nadelen?

Deze vraag stelden we aan Bart Clement, senior consultant bij Simac Datacollect.
Bart Clement is van mening dat Professional Services en outsourcing twee verschillende begrippen zijn. Ook de sterk in opkomst zijnde dienstverlening in de vorm van Software as a Service verschilt wel degelijk van outsourcing.

Professionele dienstverlening
“De term Professional Services wordt in de ICT wereld gebruikt voor een heel scala aan mogelijke vormen van professionele dienstverlening. Dat kan dus ook iets heel anders zijn dan outsourcing; het door een externe partij laten uitvoeren van bepaalde werkzaamheden die oorspronkelijk gewoon door interne medewerkers werden uitgevoerd. Een voorbeeld: wij leveren Professional Services aan al onze klanten. Dit doen we door ze niet alleen één of meerdere hardware en/of softwareproducten te leveren maar ook de benodigde professionele dienstverlening. De klant wordt geadviseerd hoe de systemen het best gebruikt kunnen worden in hun specifieke situatie. Ook de inrichting en implementatie worden ze uit handen genomen, inclusief integratie met het administratieve systeem. Met deze vorm van Professional Services blijft de klant de werkzaamheden, die niet geautomatiseerd zijn, dus gewoon zelf uitvoeren nadat de dienstverlening is afgerond. Zoals in het geval van de Contempus oplossing voor elektronische factuurverwerking; na oplevering gaat de dienstverlening dan over in ondersteuning op aanvraag, op basis van een onderhoudscontract.

Software As A Service
Momenteel is wel de dienstverlening op het gebied van Software as a Service in opkomst. Dit is echter nog steeds niet hetzelfde als outsourcing, want de klant voert de overgebleven handmatige werkzaamheden nog steeds grotendeels zelf uit. Verschil met bovenstaand voorbeeld is wel dat de klant de systemen in het geval van SaaS niet zelf hoeft aan te schaffen, maar gebruik maakt van een- door de leverancier beschikbaar gesteld – standard system. Op het gebied van elektronisch documentverwerking is sinds enige tijd echter ook volledige outsourcing mogelijk. Hierbij neemt de leverancier ook het scannen en verder afhandelen van de documenten voor zijn rekening. Outsourcing is dus zeker een vorm van Professional Services, maar er zijn ook binnen het domein van de ICT  nog vele andere vormen van Professional Services”.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Professional Services.

Steeds meer organisaties gaan momenteel gebruik maken van een elektronisch systeem voor het verwerken van hun inkomende facturen. De oplossingen daarvoor zijn inmiddels volwassen, flexibel en gebruikersvriendelijk genoeg om daarmee op vele punten verbeteringen in het proces aan te brengen.

Enkele voorbeelden
Een voorbeeld daarvan is Galvano Groothandel, dat dankzij de implementatie van de Contempus oplossing van Simac Datacollect veel tijdwinst heeft kunnen boeken, en daarnaast een kwalitatieve verbetering. De 75.000 per jaar binnenkomende facturen worden bij Galvano gescand, automatisch herkend, verwerkt en gearchiveerd met dit op hun eigen systemen geïnstalleerde Contempus pakket, inclusief koppeling met het financieel systeem.

Het proces
Onder andere dankzij een aantal recente ontwikkelingen in deze software kan elke stap van dit elektronische proces desgewenst ook in meer of mindere mate uitbesteed worden aan een externe partij: zowel als het gaat om de aanschaf en het beheer van de software, als om de handelingen die tijdens het proces door de gebruikers uitgevoerd worden.

ASP
Doordat het hierboven al beschreven Contempus pakket geheel web gebaseerd is, kan een organisatie zoals Vallei Auto Groep dezelfde oplossing gebruiken als Galvano, maar dan geheel buitenshuis geïnstalleerd, ingericht en beheerd door de leverancier. Dit concept heet Software as a Service (SaaS, voorheen ook wel ASP genoemd), waarbij geen investering in aanschaf van het systeem nodig is maar het gebruik van de oplossing per verwerkt document afgenomen wordt.

Het scannen
Daarnaast heeft de Vallei Auto Groep ook nog een deel van de afhandeling van het proces uitbesteed bij de leverancier van de SaaS oplossing, namelijk het controleren en waar nodig aanvullen van de automatisch herkende gegevens van elke factuur. Het scannen gebeurt wel door de Vallei Auto Groep zelf, via dezelfde webgebaseerde oplossing, waardoor de papieren facturen de organisatie niet hoeven te verlaten. Daarbij zijn via beveiligde verbindingen nog steeds dezelfde geautomatiseerde koppelingen met het financieel systeem mogelijk.

Outsourcing
De mogelijkheden die de techniek tegenwoordig bieden, maken het echter ook mogelijk om desgewenst een nog groter deel van de afhandeling uit te besteden (outsourcing). Dienstverleners en Shared Service Centers zoals bijvoorbeeld Accounting Plaza gebruiken Contempus om ook de werkzaamheden van crediteurenadministraties te centraliseren,vanaf het scannen tot en met de administratieve afhandeling en digitale archivering. Dan de hoeven de eindafnemers -zoals de managers van Ahold, Albert Heijn, Etos en Gall&Gall in het geval van Accounting Plaza- alleen nog de goedkeuring van hun eigen facturen te verzorgen, via een eenvoudig web gebaseerd scherm.

Mogelijkheden
De opties die een organisatie heeft met betrekking tot oplossingen voor elektronische factuurverwerking zien er globaal als volgt uit, waarbij elke combinatie van keuzes voor uitbesteding of zelf aanschaffen/uitvoeren in principe mogelijk is.

Voor het volledige artikel: zie Simac Datacollect
 

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: De werking van Invoice Processing.

Met behulp van de link kunt u het artikel als PDF-bestand downloaden…

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: De elektronische factuur komt naar u toe.

Bijzondere positie voor artiesten en componisten
Artiesten, componisten en platenmaatschappijen hebben een bijzondere positie in het recht. Waar een ondernemer wordt betaald voor de levering van een product of dienst en een werknemer voor een gewerkt uur, worden tekst- en muziekschrijvers, artiesten, producenten en platenmaatschappijen telkens opnieuw vergoed, als het door hun gemaakte materiaal wordt gebruikt. Er moet betaald worden voor het laten horen en vertonen van muziek en beeldmateriaal. Dat geldt ook voor bijvoorbeeld een telefooncentrale met wachtmuziek.

Auteursrecht
Voor componisten, tekstschrijvers en platenmaatschappijen is er het auteursrecht. Sinds 1912 kent Nederland de Auteurswet. Van oorsprong bedoeld voor de schrijvers van boeken, is dit sindsdien uitgebreid naar de schrijvers van journalistiek werk, opgenomen muziek, beeldende kunst, films en software. Auteursrecht ontstaat vanzelf bij het maken van het werk.

Naburige rechten
Naast de Auteurswet kent het Nederland sinds 1993 de Wet op de naburige rechten. Deze wet is erbij gekomen als uitwerking van internationale verdragen en om de leemte te vullen die was ontstaan omdat de Auteurswet wel de rechten van tekstschrijvers en componisten regelt, maar niet die van uitvoerende artiesten en producenten.

Vertoningrechten
Ook het vertonen van beeldmateriaal in de zaak, zoals een videofilm of een voetbalwedstrijd, is beschermd. Indien u voor een groep ‘anders dan vormend de familie- of vriendenkring’ beeldmateriaal vertoont, heeft u hiervoor een vergunning nodig.

Buma/Stemra
In 1913 werd de Vereniging BUMA opgericht, ter behartiging van de belangen van componisten en tekstschrijvers. Na de introductie van de grammofoonplaat stichtte Buma in 1936 de Stichting Stemra, voor de platenindustrie. Buma/Stemra int geld dat wordt uitgekeerd aan componisten (33,3%), tekstschrijvers (33,3%) en muziekuitgevers (33,4%).

SENA
Het geld van de naburige rechten wordt geïnd door de Stichting ter Exploitatie van NAburige rechten (SENA) en verdeeld onder artiesten en producenten.

VIDEMA
VIDEMA bewaakt de vertoningrechten op tv-programma’s en videofilms en is de schakel tussen vertoners en rechthebbenden. Deze organisatie verzorgt de afgifte van vergunningen en de incasso van vergoedingen, die vervolgens aan de rechthebbenden worden afgedragen.

Kosten
De tarieven verschillen naar het gebruik van de ruimte. Voor een kantoorruimte geldt een ander tarief dan voor een winkelruimte. Bij kantoorruimtes wordt er gekeken naar het aantal medewerkers dat de muziek kan horen, bij winkelruimtes tevens naar het aantal vierkante meters. Bezitters van winkelruimtes krijgen een hogere rekening gepresenteerd, omdat daar meer mensen de muziek kunnen beluisteren. VIDEMA heeft voor het beeldmateriaal weer een eigen manier van het berekenen van tarieven.

Tarievenoverzichten
Informatie over de exacte kosten vindt u in de tarievenoverzichten van Buma/Stemra, SENA en VIDEMA.

Protest MKB-Nederland
Naast de genoemde drie zijn er nog ruim twintig andere organisaties die zich op de één of andere manier bezighouden met de incasso en verdeling van dit soort gelden, niet zelden voor de zelfde rechthebbenden. Dit roept de vraag op of hier geen sprake is van achterhaalde wetgeving die leidt tot een wildgroei van facturen en organisaties die facturen versturen. MKB-Nederland startte een protestactie hiertegen, onder de slogan ‘De maat is vol’.

Ondernemers willen één factuur
MKB-Nederland: “De wet- en regelgeving op dit terrein, stammend uit 1912 en 1993, moet worden aangepast aan de huidige en toekomstige technologische ontwikkelingen waarbij de uitvoering economisch dient te worden verantwoord. Dat wil zeggen: efficiënt en transparant.
Ondernemers willen één factuur voor auteursrechten, waarop helder is aangegeven wat zij moeten betalen, aan wie en waarom.”

Reactie kabinet
De ministers van Justitie, Economische Zaken en Cultuur hebben in een reactie strenger toezicht beloofd op deze organisaties. Ook steunen zij de wens om te komen tot één factuur: “Er zal een wettelijke grondslag worden opgenomen voor de introductie van één factuur voor het bedrijfsleven en voor stroomlijning van de activiteiten van collectieve beheersorganisaties, als zelfregulering geen uitkomst mocht bieden.”

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Achterhaalde wetgeving leidt tot wildgroei facturen.

De factuurstroom is veelal de grootste en bovendien zeer belangrijke documentenstroom binnen een organisatie. Sinds jaar en dag worden facturen hoofdzakelijk op papier verzonden of zijn er machtigingen verstrekt. Echter de technieken en de wensen van ontvanger veranderen! Daarnaast dient er rekening gehouden te worden met de veranderende regelgeving ten aanzien van de huidige factureringsmethoden.
 
De elektronische factuur is een sterk opkomend alternatief voor de papieren factuur. De factuur is een interessant contactmoment met uw klant, ongeacht of uw klant een ander bedrijf (B2B) of en consument (B2C) is. De elektronische factuur, of een ander klantspecifiek document, wordt doorgaans in de eigen webportal gepresenteerd. U genereert daarmee meer verkeer op uw site, u kunt uw klant meer aan u binden.

Daarnaast vult u een wens van uw klant in en kunt u uw bedrijfsimago versterken. De ervaring leert dat er sneller wordt betaald en tegelijkertijd bespaart u aanzienlijk op de aanmaak en verzending van de facturen!
Kortom, verschillende uitgangspunten om eens stil te staan bij uw factuur!

Op dinsdag 28 oktober 2008 organiseert Rotaform Document Services in samenwerking met het Plaform ELFA een informatiesessie over elektronisch factureren.

Tijdens de informatiesessie worden door een aantal gastsprekers de volgende vragen behandeld:
- Welke technische en fiscale vormen van elektronisch factureren zijn er?
- Welke voordelen kunt u behalen met elektronisch factureren?
- Wat doen banken op dit vlak?
- Wat is de impact van SEPA?
- Wat is de visie van Rotaform Document Services op elektronisch factureren en welke producten en
   diensten worden hiervoor ingezet?

Wij nodigen u van harte uit om deze informatiesessie bij te wonen en te leren over de mogelijkheden van elektronisch factureren. U kunt vragen stellen en ervaringen uitwisselen met de deelnemers van diverse collega-organisaties.

Programma
13.00 – 13.30 uur        Ontvangst deelnemers met lunch

13.30 – 13.35 uur        Peter van de Pol, directeur Rotaform Document Services
                                    Welkom

13.35 – 14.25 uur        Friso de Jong, Voorzitter Platform Elfa
                                    Over de voordelen die te behalen zijn met elektronisch factureren,
                                    de ontwikkeling en de fiscale aspecten

14.25 – 14.50 uur        De invloed van SEPA

14.50 – 15.10 uur        Pauze

15.10 – 15.45 uur        Eelco Drieënhuizen, ICT Manager Rotaform Document Services
                                    De visie van Rotaform Document Services op elektronisch factureren (op basis van 
                                    ervaringen in de praktijk) en een overzicht van de dienstverlening op dit gebied.

15.45 – 16.10 uur        Discussie over elektronisch factureren o.l.v. Friso de Jong

16.10 – 17.00 uur        Afsluiting door Peter van de Pol met aansluitend een borrel.

Datum en tijd                                                                         Plaats
Dinsdag 28 oktober 2008                                                         Rotaform Document Services
13.00 – 17.00 uur                                                                     Zilverstraat 2
8211 AN Lelystad
                                                                                                 Meer informatie
                                                                                                 Email: infosessie@rotaform.nl
                                                                                                 Telefoon: 0320-279900

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: 28-10-2008: Rotaform – Sta eens stil bij wat een elektronische factuur te bieden heeft.