De volgende tips helpen u te voorkomen om spook(e-)facturen te betalen:

Deze tips komen uit de E-invoicing Checklist, de internationale versie van de succesvolle Checklist E-factureren.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: 8 tips om te voorkomen dat u spookfacturen betaalt.

Prénatal heeft na een uitgebreid selectieproces gekozen voor de gehele MediusFlow Suite. Met de software van MediusFlow gaat Prénatal de inkomende facturen afhandelen. In het bijzonder de makkelijke controle van de facturen met de gegevens van de goederenontvangst en inkooporder (3 weg matching) en de workflow studio, voor het vastleggen van processen zoals aanvragen vrije dagen, ziek- en hersteld meldingen, hebben de doorslag gegeven voor de keuze voor MediusFlow. Jaarlijks worden er met de MediusFlow software 25.000 inkomende facturen verwerkt.

Prénatal is actief in een markt waarin innovaties elkaar in snel tempo opvolgen. Prénatal is hierin een koploper met een zeer breed en gevarieerd aanbod in producten voor moeder en kind. Dit brengt met zich mee dat Prénatal met veel leveranciers zaken doet met de bijbehorende registratie in contracten, inkooporders, goederenontvangsten en inkomende facturen. Voor dit gehele proces, ook wel purchase to pay (p2p) genoemd is Prénatal software gaan zoeken die dit proces optimaal kan ondersteunen.

Na het grondige selectieproces dat onder meer verschillende presentaties, demonstraties en een referentiebezoek in Zweden omvatte, koos het bedrijf voor MediusFlow. Arnaud van den Hoorn, Controller bij Prénatal Nederland: “MediusFlow is ijzersterk in 3 weg matching, dit houdt in dat wij in de toekomst op eenvoudige wijze de gegevens van de inkomende factuur kunnen controleren met de gegevens van de goederenontvangst en de inkooporder. Daarnaast speelde de positieve ervaringen tijdens het verkooptraject een belangrijke rol, de samenwerking tussen Prénatal en Medius was telkens zeer constructief en open.”

Prénatal implementeert MediusFlow voor 25.000 facturen, overige modules die worden ingevoerd zijn Medius Overeenkomsten, voor een centrale registratie van alle inkoopovereenkomsten, Medius Inkooporder, voor de registratie van inkooporders in de winkels en  Workflow Studio,  voor het vastleggen van processen zoals aanvragen vrije dagen, ziek- en hersteld meldingen. “De verwachting is dat de 1^e fase van het project medio december wordt opgeleverd”, aldus Van den Hoorn.

“Wij zijn zeer verheugd dat wij Prénatal als nieuwe klant mogen verwelkomen”, zegt Pim van de Donk, directeur van Medius Benelux. “Het is een type bedrijf dat precies past bij de focus die Medius Benelux heeft op de retail markt. Wij kijken ernaar uit om met Prénatal te werken aan een succesvolle implementatie.”

Medius

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Prenatal kiest voor MediusFlow Software.

Over XBRLone

Door XBRLone wordt de BTW/ICP (Intracommunautaire prestaties) geautomatiseerd via Digipoort, naar de belastingdienst verzonden. Het geautomatiseerd verzenden van informatie is veilig, efficiënt en kostenbesparend voor de klant. Bovendien wordt de uitwisseling van digitale informatie tussen organisaties en overheidsinstellingen gemakkelijker dan ooit.

Over e-invoicing by Accounting Plaza

Digitale administratieoplossingen, zoals elektronisch factureren en automatische factuurverwerking, bieden alle mogelijkheid tot vernieuwing, kostenbesparing, efficiency en foutreductie.

Een koppeling aan Sheva, aangeboden door Accounting Plaza, biedt een soepele overgang naar volledige digitalisering van administraties zonder dat de continuïteit, kwaliteit en helderheid in gevaar komt.

De dienstverlening richt zich op elektronische data-uitwisseling door middel van conversie van elektronische formaten. De koppeling biedt een oplossing voor elektronisch factureren (uitgaande facturen) en automatische factuurverwerking (inkomende facturen).

Over Semansys

Semansys Technologies is toonaangevend leverancier van software-oplossingen voor digitaal rapporteren en “real time business monitoring”. De applicaties van Semansys zijn gebaseerd op semantiek en XBRL, en realiseren efficiëntie en kwaliteit in rapportagestromen.

Semansys biedt oplossingen voor ondernemingen, overheden, software leveranciers, toezichthouders en banken voor het aanmaken, verwerken en analyseren van digitale rapportages en aangiften. Als lid van diverse werkgroepen is Semansys nauw betrokken bij de ontwikkeling van de standaard.

Accounting Plaza

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Semansys en Accounting Plaza werken samen op gebied XBRL.

Om bewustwording te stimuleren en advies te geven heeft Enigma Consulting uit Zeist de website www.sepa.nl in het leven geroepen.

SEPA wettelijk verplicht vanaf 2013

Ondertussen begint de tijd te dringen. De invoering van SEPA is wettelijk verplicht, bedrijven en organisaties hebben geen keus. De invoering staat gepland vanaf 2013 met de Europese overschrijving.

“Dat lijkt wellicht nog ver weg, maar wie dan klaar wil zijn moet in 2012 veel werk verzetten. Om in 2012 actie te kunnen ondernemen, moeten echter dit najaar de plannen worden gemaakt en budgetten worden toegewezen. Dat vergt dus nú actie”, aldus Paul Jans directeur van Enigma Payments.

SEPA impact op bedrijven en organisaties

“De impact van de invoering van SEPA is groot, zeker voor grote bedrijven en organisaties”, gaat Paul Jans van Enigma Consulting verder “Veel organisaties denken nog dat SEPA vooral een zaak voor banken is en dat het puur te maken heeft met een nieuwe structuur van het bankrekeningnummer, maar niets is minder waar. De invoering van SEPA heeft serieuze consequenties voor ERP- en betalingssystemen, businessmodel en -processen en voor de communicatie-uitingen naar klanten van elke grote organisatie”.

Impactanalyse

De invoering van SEPA kost organisaties veel meer geld dan waar ze nu rekening mee houden. “Uit recent onderzoek bij grote bedrijven is gebleken dat de verwachte kosten na een SEPA impactanalyse een factor vier hoger zijn dan vooraf verwacht, tegelijk biedt de invoering ook de kans om kosten van betalingsverkeer flink te verlagen”, stelt Jans.

“Een organisatie die nu in verschillende eurolanden een kantoor heeft om het lokale betalingsverkeer te verzorgen, kan door SEPA een grote efficiencyslag maken. Door het werk te centraliseren voorkom je dat je in elk land afzonderlijk veel kosten maakt. Maar dan moet je dat nu wel in gang zetten, anders ben je te laat en betaal je straks de hoofdprijs.”

Sepa.nl

De website www.sepa.nl is een initiatief van Enigma Consulting om grote bedrijven en organisaties bewust te maken en te adviseren. Naast inhoud over SEPA en informatie over aanbieders van SEPA-oplossingen, is er op de website ook een forum waarop organisaties vragen kunnen stellen.

‘SEPA Ready check’

Specialisten van Enigma Consulting geven uitgebreid antwoorden maar Enigma verwacht ook dat bedrijven elkaar zullen helpen door het delen van hun eigen ervaringen. De site biedt bedrijven tevens een ‘SEPA Ready check’ waarmee organisaties snel kunnen bepalen of ze goed voorbereid zijn op SEPA.

Meer informatie over de invoering van SEPA is te vinden op www.sepa.nl. Wie meer wil weten over Enigma Consulting kan terecht op www.enigmapayments.nl.

Over Enigma Consulting:

Betalingsverkeer is als water uit de kraan. Iedereen gaat er vanuit dat het er is. Toch is het technisch een buitengewoon complex onderwerp voor zowel banken als grote bedrijven en organisaties. Enigma Consulting is het enige onafhankelijke adviesbureau in de Benelux dat volledig gespecialiseerd is in het adviseren rond betalingsverkeer en aanverwante thema’s zoals: treasury, cashmanagement, pakketselectie etc. Enigma Consulting is opgericht in 1997 en heeft een team van 70 adviseurs.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Bedrijfsleven en organisaties onderschatten SEPA fors.

Door het achterblijven op de top is Nederland de Verenigde Staten (die hun koppositie handhaven), Finland, Singapore, Zweden en het Verenigd Koninkrijk uit het zicht geraakt.

De IT Industry Competitiveness Index 2011 van de Business Software Alliance (BSA) heeft dat dinsdag uitgewezen. De index is voor de vierde keer verschenen en vergelijkt 66 landen op diverse indicatoren die bijdragen aan een gezond IT-klimaat.

De daling in Nederland is te wijten aan de beperktere aandacht voor innovatie en onderzoek. “In de komende jaren ligt de bal bij politici en bedrijven om de prestaties van Nederland op deze gebieden te verbeteren en erin te investeren. Alleen dan is een substantiële verbetering van de IT-concurrentiekracht mogelijk”, aldus de onderzoekers.

Stijgers

Landen die traditioneel sterk zijn, eindigen ook in 2011 hoog op de ranglijst. Ze weten te profiteren van hun solide fundament en opgebouwde voorsprong.

Ze krijgen echter wel te maken met nieuwe uitdagers uit opkomende economieën. Maleisië is dit jaar een van de grootste stijgers in de index. Het land steeg vergeleken met 2009 11 plaatsen dankzij een forse verhoging in investeringen in Research & Development. Ook India steeg 10 plaatsen.

De landen Singapore, Mexico, Oostenrijk, Duitsland en Polen boekten dit jaar ook “grote vooruitgang” door op alle indicatoren beter te presteren.

Kamervragen

Afke Schaart, Tweede Kamerlid van de VVD, laat aan NU.nl weten Kamervragen in te dienen over de situatie. Zij wil van minister Maxime Verhagen (Economische Zaken) weten hoe het zo ver heeft kunnen komen.

“Verhagen moet meer aandacht geven aan ICT. Hij heeft eerder aangegeven dat het een belangrijke sector is voor de groei van de economie. Toch blijft de aandacht beperkt”, aldus Schaart.

Bron: www.nu.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Nederland verliest vijf plaatsen op lijst sterkste IT-landen.

Harmonisatie Inkoopprocessen
Manager Finance van Sdu Maarten Ruijs onderbouwt de aanleiding van het project: “Als financiële afdeling wilden wij meer inzicht hebben in het detail en onze verplichtingenadministratie vanuit dit detail opbouwen. We wilden graag vooraf weten welke facturen we ongeveer wanneer kunnen verwachten, zodat we beter op onze financiële verplichtingen kunnen sturen. Bovendien wilden we de purchase-to-pay processen eenvoudiger en transparanter maken en de tekenbevoegdheid zo laag mogelijk in de organisatie neerleggen. En tot slot wilden we het voor verschillende afdelingen makkelijker maken om bij elkaar in de inkoopkeuken te kijken.”

Het grootste deel van de inkoop in uitgeverijen wordt gedaan door niet-inkopers, verspreid over de gehele organisatie: redacteuren die freelancers, fotografen en vormgevers inhuren; de marketingafdeling die zakendoet met reclamebureaus en leveranciers van adressenbestanden, et cetera. Dit is niet anders bij Sdu Uitgevers.

Keuze voor 20/20 vision
Naar aanleiding van de ontvangen inschrijvingen, zijn de beste drie partijen uitgenodigd om een presentatie te verzorgen aan de keuzegroep. Deze groep bestond uit verschillende stakeholders om te borgen dat de keuze breed zou worden gedragen. “20/20 vision kwam als beste uit de bus. Naast het feit dat deze leverancier het hoogst scoorde op de in de RFI gestelde kwaliteitseisen, sprong dit bedrijf er ook uit als het om de zachte factoren gaat”. Ruijs: “Zij toonden aan dat ze de situatie bij Sdu goed snappen. Ik had een aantal zorgen. Die konden zij één voor één goed wegnemen, terwijl andere leveranciers daar naar mijn smaak wat al te gemakkelijk overheen stapten.” SDU koos naast de modules Budget Management, Purchase Management, Invoice Management, Contract Register en Staffing voor de [e]Business connector om elektronisch factureren te faciliteren.

Resultaat
De nieuwe manier van werken en de ondersteunende software levert Sdu verschillende voordelen op. In de eerste plaats hebben medewerkers meer mogelijkheden om zelf inkopen en facturen goed te keuren, waardoor de afhandelingssnelheid hoger ligt. Doordat het hele proces is gedigitaliseerd, is het transparant waar een factuur of inkooporder in het proces zit en raakt er nooit meer iets zoek. Door het verbeterde inzicht in het volume bij leveranciers, kunnen betere raamcontracten worden afgesloten. Het is nu ook inzichtelijk als van een bepaalde leverancier meerdere dochterbedrijven onder dezelfde holding vallen. Al met al zal dit behoorlijke besparingen gaan opleveren, al kan Ruijs die nog niet kwantificeren. “We zijn bezig betere contracten af te sluiten. Bovendien verwachten we winst te halen uit een beter contractbeheer. Nu ook de naleving van contracten via 20/20 vision transparant is, wordt het eenvoudiger ze goed te monitoren.”

Meer informatie
20/20 vision Europe BV, Nally Pieternella, Marketing en Communicatie, T (088)1120201, E nally.pieternella@2020vision.nl

‘Dit bericht is gebaseerd op het artikel “Niet-inkopers profiteren van nieuw inkoopsysteem” uit Deal!, uitgave september 2011. Auteur: Mirjam Hulsebos’

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Sdu Uitgevers harmoniseert inkoopprocessen met 20/20 vision.

Dit legde veel beslag op de tijd van de administratief medewerkers én de budget houders. Na het ondertekenen van een overeenkomst met Ricoh heeft de instelling meer tijd om zich bezig te houden met hetgeen dat ze het liefst doet: zorg.

Het implementatieproces van de digitale factuurverwerking is beschreven en toegelicht in de onderstaande case.

Aanleiding tot de digitalisering van de factuurverwerking:

• Omslachtige handmatige factuurverwerking
• Te lange doorlooptijd
• Onduidelijkheid factuurstatus
• Ongeduldige leveranciers
• Te lange zoektijd naar facturen
• Tijdrovende handling ten koste van tijd voor zorg

Aanpak

• Samenstellen werkgroep factuurverwerking
• Opstelling programma van eisen
• Selecteren leverancier: Ricoh
• Implementatie BasWare applicatie voor digitale factuurverwerking
• Integratie BasWare – financiële pakket CODA
• Training medewerkers

Resultaten

• Geen handmatige handelingen als kopiëren, archiveren, stempelen, rondbrengen
• Automatisch altijd juiste procuratieprocedure
• Geen invoerfouten
• Altijd inzicht in actuele factuurstatus
• Verkorte doorlooptijd facturen
• Beveiligde archivering
• Besparing op papier en archiefruimte
• Afname handlingtijd en zoektijd naar facturen
• Verhoging productiviteit medewerkers
• Betere onderhandelingspositie met leveranciers
• Meer tijd en aandacht voor primaire processen: zorgverlening

Klik op onderstaande link om de case te bekijken:
[ KLIK ]

www.ricoh.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Case: Digitale factuurverwerking geeft Carante Groep meer tijd voor zorg.

Alle havenbedrijven en logistieke dienstverleners in Nederland kunnen vanaf nu veilig en betrouwbaar elektronisch factureren. Als uitbreiding op het bestaande Port Community System voor logistieke informatie-uitwisseling biedt Portbase hen samen met Ricoh de service E-facturatie. Zonder investeringen verstuurt en ontvangt men daarmee eenvoudig digitale rekeningen. De sector bespaart zo miljoenen euro’s aan mankracht, papier, afdruk- en portokosten. E-factureren is bovendien duurzaam.

De service E-facturatie maakt overstappen op elektronisch factureren voor bedrijven zeer eenvoudig. Een PC met internetaansluiting volstaat. Portbase biedt deelnemers gratis gebruik van een virtuele printer driver, de Portbase Factuurprinter. Portbase heeft hiertoe een samenwerkingsovereenkomst gesloten met Ricoh, specialist in IT en oplossingen op het gebied van documentmanagement.  Met slechts een minimale aanpassing aan hun bestaande werkwijze, sturen bedrijven daarmee hun factuurgegevens digitaal naar het Share Service Centre van Ricoh. Hier vindt de omzetting van de factuurgegevens plaats en gebeurt automatisch de verzending, zowel binnen Nederland als internationaal. Partijen ontvangen de e-facturen altijd op de manier die hen het best past: rechtstreeks digitaal (als XML) in hun computersysteem, als pdf of desgewenst toch op papier. Vanzelfsprekend worden alle gegevens steeds optimaal beveiligd.

Succesvolle pilot leidt tot Gouden Factuur
Portbase en Ricoh hebben de service E-facturatie het afgelopen jaar in een pilot met enkele bedrijven succesvol getest. Op het jaarlijkse Factuurcongres in Eindhoven werd de nieuwe dienstverlening beloond met de Gouden Factuur 2011 voor het beste Nederlandse praktijkvoorbeeld op het gebied van elektronisch factureren.

Nog completere dienstverlening
Via het Port Community System van Portbase wisselen momenteel circa 2000 bedrijven die actief zijn in de logistieke ketens van de Nederlandse havens efficiënt informatie uit. Dat doen ze zowel met elkaar als met overheden, zoals havenautoriteiten en Douane. Jaarlijks genereert het Port Community System circa 50 miljoen berichten. De service E-facturatie maakt deze informatie-uitwisseling nog vollediger en de dienstverlening van Portbase als neutrale partij nog completer. Ook hun financiële informatiestromen kunnen bedrijven nu via Portbase optimaal organiseren, om zo hun concurrentiepositie verder te verbeteren.

Ricoh

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Havenbedrijven en logistieke dienstverleners massaal aan de elektronische factuur.

Met de overstap naar e-Invoicing is Sundio Group verzekerd van een snellere en efficiëntere verwerking van facturen tegen aanzienlijk lagere kosten.

Over Sundio Group
Sundio Group is de overkoepelende naam van de organisatie achter de reismerken Sunweb Vakanties, Sudtours, Jiba, Vaya.nl, SnowTREX, GOGO, Husk Studentenreizen, X-travel, Eliza was here, Bella Vakanza, Skikot, Odyssée en Gototravel. Sundio Group is een van de grootste touroperators in Nederland op het gebied van zon-, auto- en wintersportvakanties en specialist op het gebied van jongeren- en studentenreizen.

Over e-Invoicing by Accounting Plaza
E-Invoicing by Accounting Plaza is de enige oplossing voor het volledig elektronisch uitwisselen van facturen. Het is eenvoudig te integreren met de bestaande systemen van leveranciers en klanten, met als resultaat een snelle en foutloze verwerking van facturen en een kostenbesparing die kan oplopen tot 90 procent ten opzichte van papieren facturen. E-Invoicing by Accounting Plaza maakt flexibele uitwisseling van elektronische documentformaten mogelijk volgens het principe ‘any-format-in, any-format-out’.

De meest voorkomende formaten zijn daarbij als standaardformaat beschikbaar, waaronder UBL 2.0, PDF, XML, en UN/CEFACT, waardoor een koppeling snel kan worden gerealiseerd en e-Invoicing in zeer korte tijd kan worden geïmplementeerd in een organisatie.

Meer informatie over e-Invoicing by Accounting Plaza is te vinden op www.e-invoicing.nu.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Sundio Group stapt over op factuurverwerking van Accounting Plaza.

Binnen één tot twee jaar verwacht EBA Clearing, het initiatief waarin tientallen Europese banken zijn verzameld, een pan-Europese betaalwijze voor internet te introduceren. In een vraaggesprek met Twinkle magazine licht Jaap Schokkenkamp, secretaris van de werkgroep Betalingsverkeer van Thuiswinkel.org de op iDeal lijkende betaaldienst MyBank toe.

Thuiswinkel.org heeft samen met andere Europese belangenverenigingen en circa honderd cross border online retailers het E-Payment Merchant Initiative (EMI) opgezet. Deze organisatie publiceerde afgelopen juni een position paper (pdf) met een tiental aanbevelingen, waaronder de komst van een pan-Europese betaalmethode gebaseerd op internetbankieren.

MyBank
Onlangs spraken vertegenwoordigers van EMI met EBA (Euro Banking Association) Clearing om het idee rond MyBank te presenteren. “MyBank wordt helemaal in de geest van SEPA (Single Europe Payments Area, red.) ontwikkeld”, aldus Schokkenkamp, “het wegnemen van barrières om te komen tot één betaalmarkt voor ruim vierhonderdmiljoen mensen. Dat bevordert de handel tussen landen en daar zijn webwinkeliers bij gebaat.”

Autenticatiemethode
Technische consultants gaan MyBank vormgeven, en richten zich op een nieuwe methode voor online authenticatie.  Hierdoor kan MyBank, naast het doen van betalingen, ook machtigingen afgeven op internet ofwel e-mandates voor incasso’s. Betalingen kunnen in de online omgeving van de eigen bank worden gedaan, zoals dat nu ook mogelijk is. Hiervoor is een TAN-code of een kaartlezer nodig.

Aanjagen
Op dit moment hebben 29 van de 67 banken die zich bij EBA Clearing hebben aangesloten, een intentieverklaring getekend om MyBank te accepteren, meldt Schokkenkamp. ‘Om welke banken het gaat is niet bekend gemaakt. Ik verwacht dat de betaalmethode over één tot twee jaar marketable is. De banken moeten het gaan aanjagen, maar zij hebben natuurlijk wel meer zaken die de aandacht vragen op dit moment.’

IDeal, Giropay en eps
Ondanks de interesse voor MyBank was de economische problematiek van de redenen waarom banken buiten Nederland (nog) niet klaar bleken voor de adoptie van iDeal. Beheerder Currence zocht de samenwerking met Giropay in Duitsland en eps in Oostenrijk. Volgens Schokkenkamp staat de samenwerking tussen iDeal, Giropay en eps het welslagen van MyBank straks niet in de weg: ‘Nee, het vult elkaar eerder aan.’

Als er met dergelijke betaalmethodes interoperabiliteit kan worden bereikt, kunnen webshoppers uit diverse landen via hun bank ook over de grens betalen.

Bron en volledig artikel: Twinkle Magazine

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Banken ontwikkelen MyBank, het ‘pan-Europese iDeal’.

UNIT4 komt met een barcodescanoplossing die eenvoudig is aan te sluiten op Agresso Wholesale, ERP-software voor handelsbedrijven. Door het gebruik ervan reduceert men de administratieve inspanning in het magazijn en worden de handelingen telkens gecontroleerd door het scannen van barcodes op magazijnlocaties en producten.

Groot verschil met reguliere scanoplossingen is dat U4Scan een “out-of the box” oplossing is, waardoor het snel in gebruik genomen kan worden. U4Scan ondersteunt de belangrijkste basisprocessen van een groothandel, waaronder inslag en uitslag, maar ook verplaatsen en inventarisatie. Groothandels kunnen met U4Scan vijf barcodescanners gelijktijdig in werking stellen.

Tijdens het scannen van barcodes vindt er een constante controle plaats van activiteiten op de plek van de handeling. Het aantal menselijke fouten neemt af tijdens de logistieke processen, waardoor de leverbetrouwbaarheid stijgt en het aantal verkoopretouren daalt. Communicatie tussen de handscanner en Agresso Wholesale gebeurt via een wireless access point of een cradle.

Jean-Marc van Daalen, Product Marketing Manager Wholesale bij UNIT4: “Speciaal voor handelsbedrijven die hun logistieke processen efficiënter willen laten verlopen maar niet de wens hebben om een dure scanningsoplossing te implementeren die middleware nodig hebben, hebben we U4Scan op de markt gebracht. Eenvoud staat hierbij centraal zodat medewerkers snel vertrouwd raken met het apparaat. Papieren documenten binnen de logistieke processen zijn niet meer nodig. Daardoor neemt de kans op fouten aanzienlijk af en gaat de kwaliteit omhoog.”

UNIT4 Business Software

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: UNIT4 introduceert plug & play scanoplossing voor groothandels.

Nyenrode

Met CORSA/Invoice worden facturen op dit moment gescand en vervolgens automatisch in een workflow gezet, zodat de juiste behandelaars en budgetverantwoordelijken deze in hun werkvoorraad zien. “Het is in één oogopslag duidelijk waar een factuur zich in de organisatie bevindt en bovendien raken we geen facturen meer kwijt”, legt van Leuveren uit. “Maar het kost nog steeds veel tijd om alle papieren facturen handmatig te scannen. Dus zijn we in overleg gegaan met onze cateraar, die wekelijks zeker 30 tot 40 facturen stuurt. Zij wilden graag meewerken aan een e-invoice oplossing.” Maar niet alleen voor de facturen die per post komen is CORSA/e-Invoice een uitkomst. “We ontvangen nu ook al ruim 500 digitale facturen. Deze worden momenteel eerst uitgeprint en vervolgens weer gescand. Dat is met e-invoice niet meer nodig”, aldus Van Leuveren.

Als er een factuur binnenkomt wordt deze automatisch door e-Invoice uit de e-mail onderschept, geanalyseerd, voorzien van een projectnummer en in de workflow van CORSA/Invoice naar de juiste geautoriseerde medewerker gestuurd. Als de factuur goedgekeurd is wordt deze in het systeem voor de financiële administratie verwerkt. Nyenrode werkt met CODA, dat een gecertificeerde integratie heeft met CORSA/Invoice. Deze koppeling is een van de redenen dat de universiteit voor BCT koos. Van Leuveren: “Op het moment dat de digitale factuur in CORSA is opgenomen wordt er aan de hand van de boekingsregel direct een voorlopige boeking in het financieel systeem gemaakt. Bij goedkeuring en uiteindelijke afhandeling wordt deze automatisch omgezet in een definitieve boeking.”

Met de implementatie van CORSA/e-Invoice bereidt Nyenrode Business Universiteit zich volgens Van Leuveren voor op de toekomst. “De overheid stimuleert het versturen van digitale facturen, dus ik verwacht dat er de komende jaren steeds meer facturen gedigitaliseerd aangeleverd gaan worden.” De uitrol van het implementatietraject zal in september starten en de verwachting is dat de universiteit vanaf eind november/begin december 2011 volledig over is op het nieuwe systeem. Tevens zijn er plannen om de CORSA-functionaliteit ook in te gaan zetten voor de digitalisering van studentendossiers.

BCT

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Nyenrode Business Universiteit implementeert digitale factuurverwerking.

16.000 inkomende facturen verwerken in MyProject
Eind 2010 is IJssel Technologie (IJT) overgegaan naar MyProject. In de scope van dat project werd al rekening gehouden met de mogelijkheid een optimalisatieslag te maken in de verbetering van de afhandeling van de inkomende facturen. IJT verwerkt jaarlijks 16.000 inkomende facturen in MyProject van Acto. 4 medewerkers met een financiële rol zijn hierbij betrokken en daarnaast zijn 10 medewerkers betrokken bij het controleren en goedkeuren van de inkomende facturen. “Tot nu is 1 medewerker daar het grootste gedeelte van zijn tijd mee bezig geweest. Door pieken en vakantieperiodes worden andere medewerkers ook regelmatig betrokken bij de factuurverwerking. Om dit te ondervangen hebben wij overwogen een extra FTE in dienst te nemen. Naast het capaciteitsprobleem wilden wij ook meer controle op de tekeningbevoegdheid en eenvoudigere matching van kostenfacturen. Dit laatste gebeurde nu handmatig, wat lastig en tijdrovend is”, vertelt Fabian van de Raadt, Assistent Controller, IJssel Technologie.

Kosten afweging, bestaande koppeling en positieve referentie maken keuze eenvoudig
Acto en ISProjects hebben gezamenlijk een interface gebouwd tussen MyProject en ISP-Invoice. Een groot aantal MyProject gebruikers hebben inmiddels deze gezamenlijke oplossing geïmplementeerd. Van de Raadt vervolgt: “ISProjects heeft als enige een bestaande koppeling met MyProject. Aangezien het bouwen van een koppeling een behoorlijke investering vergt hebben wij geen andere aanbieders benaderd. Uiteraard hebben wij wel bij een bestaande gebruiker geïnformeerd naar de tevredenheid over de oplossing. Een collega van mij heeft goede contacten met medewerkers van Unica. Daar loopt de inkomende factuurverwerking via de oplossing van ISProjects naar volle tevredenheid. Verder is ook Acto zeer positief over de oplossing en de samenwerking. Op basis van het kostenvergelijk tussen de oplossing van ISProjects of een extra FTE in dienst nemen was de keuze niet erg moeilijk. Daar kwam nog bij dat wij het ook als een zeer groot voordeel zien dat we de tekeningbevoegdheid vast kunnen leggen en de facturen niet meer zoek kunnen raken. Voeg daar de positieve referenties bij en dan kom je tot een weloverwogen keuze met veel extra voordelen voor IJT!”

ISProjects

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: IJssel Technologie kiest voor MyProject van ISProjects.

Ze zorgen voor meer veiligheid onderweg, bijvoorbeeld door het ‘bumperkleven’ tegen te gaan of te helpen voorkomen dat mensen een rood licht negeren. En ze maken het reizigers mogelijk om bijvoorbeeld via moderne apparatuur te betalen voor onder andere parkeren. Uiteraard gebeurt dat zo ‘groen’ mogelijk.

35.000 facturen voor 200 goedkeurders
Vialis heeft een centrale crediteurenadministratie en decentraal controllers en goedkeurders verspreid over 4 vestigingen in Nederland en 3 buiten Nederland. Ongeveer 20 administratief medewerkers en 200 goedkeurders zijn betrokken bij het verwerken van de 35.000 facturen die Vialis per jaar ontvangt.

Overstap naar ISProjects in plaats van upgrade huidig systeem
Vialis maakt al jaren gebruik van digitale verwerking en goedkeuring van haar inkomende facturen. Nu het tijd werd voor een upgrade van het systeem heeft Vialis zich opnieuw georiënteerd in de markt. “Belangrijkste criterium hierbij was een zeer solide interface met ERP Baan IV en ERP LN. Verder willen wij duidelijk weten waar wij eventuele problemen neer kunnen leggen. We wilden opnieuw een efficiencyslag maken en waren toe aan vernieuwing in de organisatie. Vandaar dat wij hebben besloten te gaan kijken voor een andere oplossing”, vertelt Lex van der Velde, Teamleider ICT, Vialis.

Betrouwbare interface en positieve referenties maken keuze voor overstap eenvoudig
“Ik ken ISProjects al enige tijd omdat ik al langer actief ben in de Baan markt. Omdat Vialis een werkmaatschappij is van VolkerWessels heb ik uiteraard contact opgenomen met mijn collegae bij andere werkmaatschappijen. Bij enkele daarvan draait ISP-Invoice al geruime tijd naar volle tevredenheid, dat was dus zeer positief. Uiteraard zijn de medewerkers van de crediteurenadministratie sterk betrokken in het keuzetraject. Samen hebben wij van twee aanbieders de demo’s bekeken. Zowel Finance als ICT was zeer positief over ISP-Invoice en de keuze was uiteindelijk voor de hand liggend vanwege de interface van ISProjects met Baan IV en ERP LN, die de andere partijen niet “op de plank” hebben liggen.” besluit Van der Velde.

ISProjects en Infor hebben gezamelijk interface gebouwd
ISProjects is al jaren de partner van Infor op het gebied van digitale factuurverwerking. Gezamenlijk hebben zij een zeer solide interface gebouwd die al jaren bij een groot aantal Infor klanten gebruikt wordt. Deze hechte samenwerking garandeert een goede support en onderhoud van de interface.

Meer informatie over Vialis

Meer informatie over ISP-Invoice voor Infor Baan

Meer informatie over ISP-Invoice Algemeen

Voor meer informatie over deze en andere oplossingen, neem contact op met ISProjects

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Vialis stapt over op ISP-Invoice voor Infor/Baan.

Factuurautomatisering is al jaren bezig aan een opmars. Maar hoeveel rek zit er nog in? Is er sprake van stagnatie of neemt het gebruik onverminderd toe? DDinformatica brengt de trends binnen de markt in kaart met het onderzoek Factuurautomatisering 2011.

Eerdere onderzoeken van DDinformatica hebben aangetoond dat het gebruik van factuurautomatisering in Nederland de afgelopen vijf jaar is verdubbeld. Waar 16% van de organisaties in 2006 aangaf hun inkomende factuurstroom geautomatiseerd te verwerken, is het gebruik in 2010 gestegen naar 33%. Nog eens 28% van financieel managers zegt factuurautomatisering voor 2011 op de agenda te hebben staan.

Met het onderzoek Factuurautomatisering 2011 wil DDinformatica in kaart brengen hoe de trends rondom automatische factuurverwerkingen zich in 2011 ontwikkelen. Klopt de prognose die eind 2010 is gesteld? Welke wensen en eisen worden er door de markt gesteld in relatie tot factuurautomatisering? Ofwel; waar moeten oplossingen voor automatische factuurverwerking anno 2011 volgens de doelgroep ten minste aan voldoen.

Het onderzoek is te vinden op www.ddinformatica.nl/enquete-factuurautomatisering.html en loopt tot eind december. DDinformatica roept financieel professionals op deel te nemen aan dit onderzoek.

De uitkomsten van het onderzoek worden medio januari 2012 verwacht en zullen een beeld geven van de interesse, wensen en motieven die binnen de markt spelen met betrekking tot factuurautomatisering.

Over DDinformatica

DDinformatica – softwareleverancier uit Hoofddorp – biedt oplossingen voor het elimineren van papier en het optimaliseren van documentstromen. Sinds het ontstaan in 1993 richt DDinformatica zich op de ontwikkeling van effectieve software voor de automatisering en beheersing van uiteenlopende documentstromen met als doel om meer werk te verrichten met minder papier en minder arbeid.

Sinds 2006 onderzoekt DDinformatica jaarlijks de veranderingen en ontwikkelingen de markt van factuurautomatisering. Naast het gebruik wordt er onder meer gekeken naar de bekendheid van automatische factuurverwerking, maar ook belemmeringen in het huidige factuurverwerkingsproces en het eventuele voornemen om over te gaan op factuurautomatisering komen aan bod.

www.ddinformatica.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Factuurautomatisering anno 2011; stagnatie of groei?.

De vraag naar de elektronische verwerking van facturen, loonbrieven, aangetekende zendingen en andere administratieve documenten, blijft fors groeien. UnifiedPost, de Belgische specialist in digitaal documentbeheer, introduceert zijn ruime dienstenpakket nu ook op de Spaanse en Franse markt via een strategisch partnership met Prosodie.

“Er is niet alleen de groeiende vraag,” zegt Hans Leybaert, CEO van UnifiedPost. “In België lopen we wat elektronisch documentbeheer betreft ook nog vooruit op bepaalde andere Europese landen. Daarom willen we onze oplossingen in heel Europa aanbieden via strategische partnerships. In Frankrijk en Spanje doen we dat met Prosodie, een bedrijf met het ideale profiel om ons pakket van diensten met hoge toegevoegde waarde op deze markten te introduceren.”

Prosodie, een bedrijf dat informatica- en telecommunicatiediensten aanbiedt aan top-500 bedrijven, ondertekende daartoe een strategisch partnership met het Belgische bedrijf.

Strategisch partnership
“Dit partnership krijgt een sleutelpositie in onze groei op de markt van het elektronische documentbeheer. Onze bestaande expertise op dat gebied gecombineerd met de kwaliteit van de oplossingen en diensten van UnifiedPost zijn de ideale troeven om innoverende diensten op de Franse en Spaanse markt aan te bieden,” zegt Patrice Le Roux, Directeur van de Business Unit elektronisch documentbeheer bij Prosodie.

“Prosodie biedt grote klanten voortaan hybride oplossingen (papier en elektronisch) aan. Op die manier kunnen we elk type document zoals facturen, loonfiches, aangetekende zendingen en contracten digitaliseren. In overeenstemming met de geldende wetten en reglementen garandeert ons Système d’Archivage Electronique (SAE) bovendien de traceerbaarheid en de integriteit van deze documenten. Prosodie gaat de oplossingen van UnifiedPost onder eigen naam verkopen en gaat zelf de implementaties doen. De oplossingen worden aanboden vanuit de eigen datacenters van Prosodie.”

Groei in adoptie en budget
Volgens eigen zeggen groeit de markt van het elektronische documentbeheer in die landen momenteel met ongeveer 30% per jaar en twee derde van de organisaties aldaar voorziet dat hun budget voor 2011 nog zal toenemen. Vooral de retail en de industrie hebben al heel wat van hun logistieke stromen gedigitaliseerd. Maar ook bedrijven uit andere sectoren en ook openbare instellingen tonen steeds meer belangstelling.

Voordelen
“Kostenbesparend, een sterk verhoogde efficiëntie en milieuvriendelijkheid zijn slechts enkele van de pluspunten van onze oplossingen,” besluit Hans Leybaert. “We hebben een communicatieplatform ontwikkeld dat zowel de inkomende als de uitgaande documentstroom – denk aan facturen, loonbrieven, contracten en andere administratieve documenten – digitaliseert. Bovendien bieden wij onze oplossingen aan in een Software as a Service (SAAS) model, wat betekent dat alles op onze servers draait. De klanten die van onze diensten gebruik maken, hebben daardoor geen hoge opstart- of onderhoudskosten en kunnen snel inspelen op de behoeften van hun markt.”

Meer informatie:
www.unifiedpost.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: UnifiedPost nu ook actief in Frankrijk en Spanje.

Binnen de Agri-Food sector worden jaarlijks ongeveer 25 miljoen facturen verstuurd. De kosten van verzending en verwerking van een papieren factuur bedragen circa € 25,- per factuur. Voor een elektronische factuur kunnen de kosten worden gereduceerd tot € 8,- per factuur. De Agri-Food sector kan per jaar ruim 300 miljoen euro besparen met elektronische facturatie.

Elektronisch factureren is in snel tempo aan het veranderen. Van een oplossing alleen bereikbaar voor grote ondernemingen nu naar een dagelijkse routine voor elke onderneming.  Sinds de Nederlandse overheid enkele technische belemmeringen uit de weg heeft geruimd, is E-facturatie of E-invoicing een stuk aantrekkelijker geworden. Hiermee loopt ons land vooruit op richtlijnen van de Europese Unie, die bepalen dat elektronische facturen in het jaar 2013 dezelfde fiscaalrechtelijke status hebben als papieren facturen. Ook de AGF-sector gaat nu ook de voordelen hiervan benutten.

Het project Fresh Facturing heeft een looptijd van 1 jaar en heeft als doel het stimuleren van elektronisch berichtenverkeer binnen de AGF-keten door gebruik te maken van volledig geautomatiseerde facturen. Het Z factuur platform van ZET Solutions faciliteert de digitalisering, waarbij ondermeer de GS1-standaard voor E-facturering toegepast gaat worden. Deze berichten- standaard wordt nu al veelvuldig gebruikt voor de communicatie tussen handel en retailkanaal. GS1-standaards worden, indien ze niet volledig aansluiten op de behoeften van de AGF-keten door Frug I Com in samenwerking met GS1 Nederland toegespitst op de sector.

Onderdeel van het project is het leggen van koppelingen met andere relevante berichtendiensten zoals EDI-Circle. Dit is een initiatief van vier toonaangevende accountantskantoren: ABAB, Alfa Accountants, Countus en GIBO Groep. EDI-Circle is een berichtenplatform met als doel berichtgegevens van leveranciers naar klanten en tussen leveranciers onderling elektronisch binnen te halen, zodat kosten kunnen worden gereduceerd in het administratieve verwerkingsproces.

Een aantal handelsbedrijven en telersverenigingen in de sector heeft inmiddels belangstelling getoond voor Fresh Facturing en aangegeven de mogelijkheden tot invoering van elektronische facturatie te onderzoeken. Ook voor overige ketenpartners, zoals telers en toeleveranciers biedt deze oplossing mogelijkheden.

Bedrijven die interesse hebben, kunnen contact opnemen met projectmanager Ruud Hoosemans van ZLTO (Ruud.Hoosemans@zlto.nl).

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: AGF-sector kan aanzienlijk besparen door elektronisch factureren.

De administratie van Pigture group is gevestigd in het hoofdkantoor in Nederland. Zij maken gebruik van Exact software voor onder andere de verwerking van 12.000 inkomende facturen per jaar voor 7 entiteiten. Vijf full users en ongeveer zestig controleurs zijn verder betrokken bij goedkeuring en verwerking van de facturen in Exact.

Lange doorlooptijd inkomende facturen
Doordat Pigture Group in Nederland verschillende locaties heeft verspreid over het land werden de facturen veelal via interne koeriers tussen de verschillende productielocaties en het hoofdkantoor vervoerd. Daardoor duurde het verwerkingsproces van facturen voor een belangrijk deel van de activiteiten vaak te lang. “Men ging zorgvuldig om met de facturen, ze raakten zelden zoek, maar de doorlooptijd was te lang”, verteld Pieter van Sundert, Corporate Controller, Pigture Group.

Verbetering kwaliteit inkomende factuurafhandeling
“Door over te gaan op digitale factuurverwerking wilden wij allereerst de doorlooptijd verkorten, maar uiteindelijk is de grootste bijdrage van ISProjects dat ook de kwaliteit van het proces veel is verbeterd.  Men wordt door het systeem gedwongen om de juiste mensen de facturen te laten controleren en accorderen. Bovendien worden facturen nu op een consistente en snellere manier in geboekt in Exact”, vervolgd van Sundert.

Boekhoudkundig inzicht en betrokkenheid
“Naar aanleiding van een uitnodiging voor een seminar van ISProjects zijn wij op zoek gegaan naar software die de kwaliteit van onze inkomende factuurverwerking kon verbeteren. We hebben nog 2 andere partijen benaderd. Van alle partijen hebben wij demo’s bekeken. ISProjects had voor al onze aandachtsgebieden een oplossing. Verder kwam ISProjects haar afspraken na, reageerde zeer adequaat op onze vragen en zij hadden duidelijk veel kennis van boekhoudkundige vraagstukken”, aldus Peter Coolen, Projectleider, Pigture Group.

“ISProjects was duidelijk betrokken bij het project, zij hebben een sterke focus op factuurverwerking en leveren alles zelf in tegenstelling tot de andere partijen die hiervoor weer met partners samenwerken”, vult van Sundert aan. “ISProjects was iets duurder maar gaf het meeste vertrouwen in een goede oplossing!” besluit Coolen.

Meer informatie over TOPIGS

Meer informatie over ISP-Invoice

Meer informatie over ISP-Invoice voor Exact

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Pigture Group kiest voor digitale factuurverwerking in Exact door ISProjects.

Bien; “Momenteel worden binnenkomende facturen gescand of elektronisch ontvangen van leveranciers. Zodra de ontvangers goedkeuring of een kostencodering aan de factuur hebben meegegeven, komt de informatie via Basware software terug bij de crediteurenadministratie en wordt vervolgens automatisch ingebracht in de financiële administratie. Wat speciaal is aan het project, is dat het niet alleen betrekking heeft op externe facturen, maar ook op het intern doorbelasten van externe en interne facturen. Erg handig voor een internationaal bedrijf!”

Klik hier om het volledige interview te lezen waarin de heer Bien tevens aangeeft aan dat het project binnen Boskalis enthousiast is ontvangen en dat ze bezig zijn om wereldwijd op e-invoicing over te stappen.

ICreative

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Referent geeft toelichting op oplossing ICreative.

Stimuleren van handel door het beperken van handmatige acties
De UN/EDIFACT standaard beschrijft de opmaak van documenten die gebruikt worden voor de elektronische gegevensuitwisseling tussen ondernemingen, met als doel het schriftelijke verkeer bij handelstransacties tot het minimum te beperken, wat de handel weer ten goede komt.

De gestandaardiseerde documenten zorgen ervoor dat de diverse computerprogramma’s die verschillende partijen gebruiken, toch met elkaar kunnen communiceren.

Door middel van een EDI oplossing vindt automatisch een vertaling van het document plaats bij zowel de zender als de ontvanger naar hun backoffice systemen waardoor orders, pakbonnen en facturen snel en met minder kans op fouten verwerkt kunnen worden.

Strak proces voor wijzigingen en uitbreidingen
De UN/EDIFACT standaard is een dynamische standaard. Elk half jaar komt er een nieuwe versie van de UN/EDIFACT directory uit. In deze directory staan de goedgekeurde en doorgevoerde wijzigingen op de standaard berichten. In totaal zijn er 209 standaard berichten voor verschillende branches zoals transport, reizen, douane, landbouw en supply chain. Verzoeken voor bericht specificaties kunnen door een delegatie van desbetreffende branches worden ingediend en worden door UN/CEFACT beoordeeld en na uitvoerige controle goedgekeurd, uitgevoerd en geïmplementeerd. Iedere wijziging is een apart project waarbij een wereldwijde samenwerking plaatsvindt tussen de betrokken branche en de UN/CEFACT leden.

TIE Kinetix leidende rol in UN/CEFACT
Al sinds begin negentiger jaren is TIE Kinetix actief betrokken bij UN/EDIFACT. Als leider van de UN/CEFACT groep zijn we verantwoordelijk voor het bewaken van de kwaliteit van de standaard en de beoordeling en implementatie van wijzigingsverzoeken. Hierdoor staan we aan de basis van alle ontwikkelingen rondom EDI.

Waardevolle expertise op EDI vakgebied
Namens TIE Kinetix vervult Gait Boxman de leiderrol van de UN/CEFACT groep. De groep bestaat uit 4 partijen en TIE Kinetix is daarvan de enige EDI software leverancier.” Vanuit ons vakgebied en met onze expertise kunnen we een waardevolle bijdrage leveren aan de ontwikkeling van de UN/EDIFACT standaard,” aldus Boxman.

“Door mijn werk bij UN/CEFACT ben ik meteen op de hoogte van veranderende behoeften in de markt op EDI gebied. Die behoefte vertalen we bij TIE Kinetix direct in passende oplossingen in lijn met de internationale standaard”. Gait Boxman – Development Consultant TIE Kinetix en leider UN/CEFACT groep.

TIE Kinetix

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: TIE Kinetix aan de basis van EDI.

Het betaalgedrag van de consument is er dus verder op achteruitgegaan. In vergelijking met 2009 steeg het aantal dagen tussen het uitschrijven van de factuur en het betalen ervan 4 dagen.

De latere betalingen door de consumenten staat overigens in tegenstelling tot het betaalgedrag van bedrijven en overheid. Zij betalen nu stipter. Bedrijven wachten nog gemiddeld 50 dagen tegenover 52 dagen voordien, de overheid 72 dagen tegenover 76 dagen.

Nooit betaald
Het aantal facturen dat in België nooit wordt betaald, steeg van 2,5% in 2009 naar 2,6% in 2010. In totaal betekent dit dat Belgische bedrijven hierdoor in 2010 9,15 miljard euro misliepen, geld waar ze recht op hebben.

Redenen voor het niet-betalen zijn vaak financiële problemen, al zijn er ook vaak gevallen van slechte intenties of administratieve inefficiëntie.

Op wettelijk vlak werd geprobeerd om een betalingsbevel in te voeren, maar het voorstel raakte nooit door de Kamer.
U leest er meer over op Incassobedrijven recupereren 176 miljoen euro

Bron: Gazet van Antwerpen

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Belgische consument laat facturen 39 dagen liggen.

Eind april heeft TS Products uit Harderwijk ervoor gekozen de software van DDinformatica in te zetten om haar inkomende facturen, post en dossiers in de toekomst te digitaliseren.

Elektronische factuurverwerking
TS Products ontvangt jaarlijks ongeveer 5000 inkoopfacturen. Tot op heden werden alle facturen gekopieerd voor fiattering door de budgethouders en handmatig verwerkt in het financiële systeem (AFAS). Met iFileFactuur van DDinformatica is TS Products in staat al zijn facturen digitaal, snel en foutloos te verwerken, te koppelen aan AFAS, ter controle aan te bieden bij de budgethouder(s), te betalen en ten slotte te archiveren.

Document Management Systeem
Naast de inkomende facturen verwerkt TS Products jaarlijks nog zo’n 2500 documenten handmatig. Met het Document Management Systeem van DDinformatica is het bedrijf in staat zijn poststukken en dossiers te scannen, automatisch te classificeren via intelligenten lees- en taaltechnieken en digitaal te versturen aan de juiste werknemers. Ten slotte worden alle documenten gearchiveerd in het gewenste digitale dossier of archief.

Over DDinformatica
DDinformatica – softwareleverancier uit Hoofddorp – biedt oplossingen voor het elimineren van papier en het optimaliseren van documentstromen. Sinds het ontstaan in 1993 richt DDinformatica zich op de ontwikkeling van effectieve software voor de automatisering en beheersing van uiteenlopende documentstromen met als doel om meer werk te verrichten met minder papier en minder arbeid. Zie voor meer informatie www.ddinformatica.nl.

Over TS Products
TS Products in Harderwijk heeft een breed assortiment gezondheidsproducten, homeopathische geneesmiddelen en huidverzorgingsproducten voor mensen die een bewuste, natuurlijke keuze maken. Tot het programma behoren producten van wereldwijd actieve merken als Bach Flower Remedies^®, Rescue, Pflüger Natuurmiddelen, Sambucol, Zell H3, SnurDim, Green Magma, Rio, Membrasin Omega7 en Urtizon. Bovendien hebben wij een uitgebreid assortiment voedingssupplementen, onder meer van het merk Best Choice en PowerHealth.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: TS Products kiest voor DMS van DDinformatica.

“Avans Hogeschool is in de loop der jaren ontstaan uit verschillende fusies”, zegt John Theeuwes, die als projectmanager verantwoordelijk is voor de digitalisering en de implementatie van het document management systeem. “Dat heeft geleid tot een grote organisatie met 19 academies, 5 gecentraliseerde, ondersteunende diensten en enkele stafdiensten in Breda, Den Bosch en Tilburg. Voor ons waren een uniformere manier van verwerken van informatie in alle organisatie-onderdelen en meer grip op de interne processen de belangrijkste redenen om voor digitalisering te kiezen. We willen minder kasten vol papier en we willen onze medewerkers de mogelijkheid bieden om vanaf elke werkplek toegang tot de dossiers te krijgen. Uiteraard willen we ook profiteren van de efficiencyvoordelen van deze manier van werken. Van onderwijsinstellingen wordt verwacht dat ze efficiënt omgaan met de middelen. Digitaliseren helpt daarbij.”

In het implementatieplan voor Corsa zijn diverse werkprocessen beschreven, die met het document management systeem ondersteund en geautomatiseerd worden. Corsa zal onder meer worden gebruikt voor de registratie en distributie van alle inkomende en uitgaande documenten en de archivering daarvan. Een ander belangrijk onderdeel van het project is de digitalisering van de studentendossiers, waardoor de documentstromen rondom aanmelding, inschrijving, onderwijstraject en uitstroom van studenten gestroomlijnd kunnen worden. Door de dossiers aan het studentvolgsysteem te koppelen kunnen docenten en administratie alle relevante informatie over de student inzien. In een later stadium worden de Corsa-modules voor ondersteuning van het besluitvormingsproces en het accreditatieproces geïmplementeerd.

Avans gaat op korte termijn beginnen met de automatisering van het inkoopproces door de inkoopoplossing Procuro te koppelen aan Corsa. Deze toepassing zorgt voor de complete verwerking van dossiers voor het bestellen, ontvangen en distribueren van goederen en de administratieve afwikkeling daarvan. Voor de verwerking en accordering van de inkoopfacturen had Avans Corsa/Invoice al geïmplementeerd. Dat traject stond los van het huidige implementatieproces, maar gaf wel de aanzet daartoe. “Corsa/Invoice was één van die oplossingen, waarmee we de interne processen wilden optimaliseren. De afhandeling van facturen verliep niet goed en niet snel genoeg. Nu worden de facturen, die binnenkomen bij de centrale administratie gescand en automatisch langs de 23 decentrale onderdelen geleid. Daar zitten de bestellers en de budgetverantwoordelijken”, zegt Mart Kolen, die al vanaf het begin bij de plannen voor de digitalisering betrokken is. Corsa Invoice is gekoppeld aan het financiële management systeem, waar de facturatie wordt afgehandeld. Ook de interne factuurstromen worden met Corsa/Invoice geautomatiseerd. Kolen: “Het betreft het in- en uitlenen van personeelsleden en de interne doorbelasting van kosten. Dat was trouwens geen standaardonderdeel van Corsa/Invoice. Die toepassing hebben we samen ontwikkeld.”

Corsa/Invoice is sinds maart 2010 operationeel. In het najaar is er een enquête onder de medewerkers gehouden, om een indruk te krijgen van de tevredenheid over het systeem. “Behoudens de behoefte aan enkele praktische aanpassingen was men behoorlijk positief”, zegt Theeuwes. “Dat geeft ons alle vertrouwen in de verdere uitrol en acceptatie van deze nieuwe manier van werken.”

BCT

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Avans begint met organisatiebrede invoering van CORSA.

Optimizers heeft voor de Exact Globe klant een standaard EDI module ontwikkeld die flexibel en snel te implementeren is. De Exact EDI gateway werkt met de SDK (Software Development Kit) van Exact Software en is door een uitgebreide audit gecertificeerd.

SDK certificatie door Exact Software houdt in dat de software module conform de standaarden van Exact Software is ontwikkeld en op de juiste wijze gebruik maakt van de SDK van Exact. Hierdoor worden transacties in de Globe database op een door Exact geautoriseerde wijze weggeschreven.

Functies
Binnen de EDI gateway is het mogelijk om EDI berichten te ontvangen en te sturen, waarbij de regels van de werking flexibel en per klant vast te leggen zijn. Alle transacties binnen Exact Globe en alle communicatie over EDI wordt gelogd, zodat men precies kan monitoren wat er met de berichten is gebeurd en hoe deze verwerkt zijn binnen Exact Globe.

Technische informatie
De Exact EDI gateway is ontwikkeld in .NET en is een web gebaseerde oplossing. Er kan gebruik gemaakt worden van een Saas als Lokale installatie variant van de EDI provider.

Bron: Optimizers

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Exact EDI gateway van Optimizers gecertificeerd door Exact Software.

DUO (Dienst Uitvoering Onderwijs) is de uitvoeringsorganisatie van de Rijksoverheid voor het onderwijs, een fusie van IB Groep in Groningen en CFI in Zoetermeer. DUO financiert en informeert onderwijsdeelnemers en onderwijsinstellingen en organiseert examens. Zo maakt DUO goed onderwijs mogelijk.
Vanuit de vestiging Zoetermeer (voormalig CFI) worden wet- en regelgeving, bekostiging en andere inhoudelijke zaken op het gebied van onderwijs verzorgd

Service Point heeft de volgende dienstverlening voor DUO uit handen genomen:

• De dienstverlening van de postkamer van DUO Zoetermeer is uitbesteed aan Service Point. Op de postkamer zijn 2 fte werkzaam.
• De afdeling document informatie voorziening is belast met de classificatie, indexatie en registratie van documentatie. Door Service Point worden de inkomende en uitgaande documenten gescand en digitaal beschikbaar gemaakt. Service Point heeft op deze afdeling 14 fte werken.
• Naast de postale dienstverlening, verzorgt Service Point voor DUO ook diverse repro-opdrachten, mailingen en drukwerk.

Bovendien verleent Service Point de eerste lijn service van de multifunctionele copiers en printers, welke geplaatst zijn bij DUO in Zoetermeer.

Door de samenwerking met Service Point wordt de afhandeling van alle documentstromen geoptimaliseerd voor DUO Zoetermeer.

Service Point

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Service Point verzorgt de document afhandeling voor DUO.

Er zijn vier soorten retourberichten: de retouraanvraag, de retourbevestiging, het feitelijke retourbericht (dat sterk overeenkomt met een pakbon), en, indien van toepassing, de creditfactuur. Retouren zelf hebben allerlei oorzaken, zoals consumentenretouren, verkeerde bestellingen of leveringen, overschreden houdbaarheidsdata, actieretouren, en schaderetouren.

De handmatige afhandeling van retouren veroorzaakt veel vertraging en fouten in het gehele handelsproces. Bovendien geven retouren een vertekend beeld van uiteindelijke kosten en opbrengsten. Dit is de reden waarom de Doe-Het-Zelf-branche prioriteit heeft gegeven aan het terugdringen en sneller verwerken van retourberichten. In samenwerking met GS1-Nederland is een set elektronische retourberichten gedefiniëerd, en doelstelling is dat eind 2012 de grote retailers en grootste leveranciers 60% van de retourstroom elektronisch afhandelen.

Met de Rozis Recall Manager kunt u retourberichten produceren, aanpassen, afdrukken, verzenden en ontvangen. De Recall Manager is als desktop-applicatie beschikbaar, maar ook onderdeel van onze online webEDI-oplossing voor de uitwisseling van orders, pakbonnen en facturen. Recall Manager kent een versie voor afnemers en voor leveranciers, die gecombineerd kunnen worden als zowel voor inkoop als voor verkoop gebruik gemaakt wordt van retourberichten.

Als uw interne applicatie geen retouren kan verwerken, is de Recall Manager is als standalone oplossing te gebruiken. Een gedeeltelijke of volledige koppeling met uw interne applicatie is op diverse manieren te realiseren. Zo kunt u bijvoorbeeld, als uw interne applicatie een voorziening heeft voor het uitwisselen en verwerken van pakbonnen en creditfacturen, alleen de retouraanvraag en –bevestiging door de Recall Manager af laten handelen.

Belangstelling? Neem contact op met Rozis: telnr. 026-3634610, via e-mail: sales@rozis.nl., of bezoek onze website: www.rozis.nl.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Rozis introduceert Recall Manager.

De doorbraak maakt het mogelijk om het energieverbruik van individuele elektronische berichten te bepalen. Ook wordt het gemakkelijker om elektronische documenten tijdens hun transport te beveiligen.

Bekijk de videobeelden

Onderzoekers zijn er tijdens wetenschappelijke experimenten bij toeval in geslaagd om individuele elektronische facturen te filmen terwijl deze op weg zijn naar een geadresseerde. Met behulp van krachtige elektronenmicroscopen voorzien van extreem snelle camera’s fotografeerden de onderzoekers bij toeval elektronische facturen op een deel van de netwerkkaart van een server. Daarna lukte het de onderzoekers ook de waarneming te reproduceren door facturen te fotograferen op de netwerkkaarten van andere servers.

De toevallige ontdekking is een uitvloeisel van een praktijkonderzoek dat volgt op een theoretisch onderzoek van TNO in opdracht van het Ministerie van EL&I om het energieverbruik van elektronisch berichtenverkeer te meten. Na het onderzoek van TNO bleven veel vragen bestaan, zodat besloten is een vervolgonderzoek te starten.

Simulatie in testomgeving
Bij dit vervolgonderzoek werd in een universitair laboratorium een testopstelling gebouwd waarbij alle onderdelen en processen van het verzenden van een e-factuur van een verzender tot aan het ontvangen ervan werden gesimuleerd. Het doel was om onomstotelijk vast te stellen wat de calorische waarde en het energieverbruik van elektronische facturen is en daarmee de energiebesparing ten opzichte van papieren facturatie. Dat een individuele factuur tijdens het transport kon worden geregistreerd, hadden de onderzoekers echter niet verwacht.

Reacties
De eerste reacties volgend op het bekendmaken van de resultaten in de academische wereld stromen inmiddels binnen. Daarin worden de resultaten bevestigd en de kansen benadrukt voor praktische innovaties op het gebied van elektronisch berichtenverkeer, zoals een hogere mate van beveiliging en betere interoperabiliteit.

Bekijk de resultaten
De publieke bekendmaking van alle resultaten van dit baanbrekende onderzoek worden gedaan op het Factuurcongres van 17 mei 2011.

Bekijk de videobeelden

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: DOORBRAAK: Wetenschappers filmen elektronische facturen tijdens transport.

Drie maanden geleden zijn de eerste inningen verricht via AcceptEmail. Volgens John van Drunen, manager bij Lindorff, zal het aandeel inningen via AcceptEmail snel groeien. Dat heeft volgens hem voordelen voor zowel de opdrachtgever als de debiteur. ‘We verhogen onze effectiviteit door de snelle en gemakkelijke werking van het systeem. Consumenten zijn door de toegankelijkheid eerder geneigd om te betalen. Bovendien krijgen we inzicht in andere relevante informatie, zoals het gedrag van de consument na ontvangst van de digitale aanmaning. Als je namelijk een traditionele brief stuurt, is het altijd onduidelijk of de consument hem gelezen heeft of niet. Over een verzonden AcceptE-mail is veel meer te vertellen: je kunt zien of hij geopend is of niet en bijvoorbeeld waarom betalingen niet gelukt zijn. Daardoor kunnen we veel gerichter vervolgstappen nemen.’

Gemak
AcceptEmail is een slimme oplossing die e-mail en het betaalsysteem iDeal aan elkaar koppelt. Het werkt als volgt: een consument krijgt via e-mail een aanmaning van Lindorff waarin staat welk bedrag er openstaat. Hij hoeft slechts op een link in de e-mail te klikken (ook wel ‘betaalknop’ genoemd) om naar de iDeal-betaalomgeving te gaan. Dankzij de techniek achter een AcceptEmail zijn variabelen, zoals het betalingskenmerk, de naam en het rekeningnummer al ingevuld. Dat is gemakkelijk voor de consument. Het enige wat hem nog rest, is de afronding van de betaling. De keuze voor iDeal is een voor de hand liggende: het is de meest populaire online betaalmethode in Nederland. IDeal wordt maandelijks door ruim vijf miljoen Nederlanders
gebruikt.

Innovatie
Het aantal partners van AcceptEmail is in rap tempo gegroeid en het systeem heeft de afgelopen tijd van verschillende kanten lof toegezwaaid gekregen. Het stond in de finale van de internationale innovatiewedstrijd van SWIFT en was ook deelnemer aan de Accenture Innovation Awards. ‘AcceptEmail is een heel effectieve manier om inningen mee te verrichten’, vertelt Van Drunen. ‘Het wordt de consument zo gemakkelijk mogelijk gemaakt om te betalen en de kans op fouten is gering. Bij inning via de traditionele methoden heb je soms te maken met “zwevende betalingen”. De betaling is dan ergens tussen wal en schip geraakt, doordat bijvoorbeeld geen of het verkeerde betalingskenmerk is genoteerd.’ AcceptEmail geeft volgens Van Drunen meer regie over een inning. ‘We zorgen ervoor dat de klant slechts een paar keer hoeft te klikken en niet zelf informatie hoeft in te vullen. Bovendien wordt een (Accept-) e-mail niet tegengehouden door de spamfilter. In tegenstelling tot de traditionele brief heb je meer zekerheid dat je digitale acceptgiro zijn bestemming bereikt.’

Milieuvriendelijker
‘De brief met bijgevoegde acceptgirokaart is nog steeds het meest gebruikte communicatiemiddel’, zegt Van Drunen. ‘We moeten echter naar een situatie waarin een brief pas wordt verstuurd, wanneer andere methoden niets opleveren. Brieven zijn relatief duur: na het opmaken, printen, vouwen en in een envelop stoppen, kom je al snel uit op een euro per brief. Het is bovendien een stuk milieuvriendelijker om eerst andere methoden te proberen.’ Het versturen van een e-mail kost (exclusief de iDeal-transac tie) volgens Van Drunen ongeveer negentien cent.

Feedback
Minstens zo interessant als de wijze waarop naar de consument toe wordt gecommuniceerd, is de feedback die met AcceptEmail is te genereren. ‘De opdrachtgever krijgt direct een bevestiging of de consument heeft betaald’, zegt Van Drunen. ‘Als hij niet heeft betaald, kunnen we zien of hij de e-mail heeft ontvangen, geopend en of hij geprobeerd heeft te betalen. Het komt wel eens voor dat een consument probeert te betalen, maar dat het saldo op zijn rekening niet toereikend is. Die informatie wordt opgeslagen.’ Daarnaast is het mail- en betaalgedrag beter inzichtelijk. ‘We kunnen nagaan op welke tijden consumenten het liefst betalen. Daarop kun je het moment waarop je de vordering doet afstemmen.’ Lindorff stelt mede op basis van die informatie vervolg-trajecten op. Van Drunen: ‘Daarmee kunnen we onze vervolgstappen bepalen. Als je bijvoorbeeld weet dat iemand te weinig saldo had, maar wel wilde betalen, kun je hem alsnog een aanbod doen om in termijnen te gaan betalen.’

Effectiviteit
‘We grijpen alle hulpmiddelen aan om de effectiviteit van de inningen te verhogen’, zegt Van Drunen. ‘Als we ons repertoire breder maken, komen we tot steeds hogere scores.’ AcceptEmail is slechts een onderdeel in die strategie. Van Drunen had graag gezien dat het systeem nog verder was ontwikkeld. ‘Wanneer een e-mail “bounced” en de geadresseerde dus niet bereikt, stopt het werk van AcceptEmail. Wij willen juist graag naar een situatie waarin automatisch een ander communicatiekanaal wordt gekozen wanneer het ene kanaal niets oplevert. Lindorff volgt daarom alle ontwikkelingen op dit gebied op de voet. Waar het een bijdrage levert voor de inningperformance, zal Lindorff nieuwe middelen inzetten.’

AcceptEmail

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: AcceptEmail maakt incasso inzichtelijker bij Lindorff.

Twee recente, nieuwe klanten van BCT in het onderwijs zijn bijvoorbeeld het Deltion College in Zwolle en Codarts Hogeschool voor de Kunsten in Rotterdam. Het Deltion College, een Regionaal Opleidingscentrum (ROC), zet CORSA/Invoice in om de hoeveelheid facturen te stroomlijnen. Codarts Hogeschool voor de Kunsten in Rotterdam heeft ervoor gekozen om CORSA in te zetten als postregistratiesysteem en document management systeem. Dit systeem zorgt voor een duidelijk overzicht van de informatiestromen van en naar de organisatie en geeft de volledige controle over het beheer van alle documenten.

“Dankzij CORSA/Invoice wordt de verwerking van onze facturen volledig geautomatiseerd. Inkomende facturen worden gescand en vervolgens automatisch voor goedkeuring door de organisatie heen gestuurd. De facturen en eventuele bijbehorende contracten, inkooporders en correspondentie zijn eenvoudig op te roepen via het document management systeem. Dankzij de koppeling met het financiële systeem worden de facturen ook meteen in de financiële administratie verwerkt en na goedkeuring van alle budgethouders betaald. Het was voor ons erg aantrekkelijk om over te gaan op CORSA/Invoice omdat wij jaarlijks enkele duizenden facturen afhandelen,” aldus Richard Drent, Hoofd Financiën van het Deltion College.

Codarts Hogeschool voor de Kunsten start in de eerste helft van 2011 met de implementatie van CORSA als postregistratiesysteem en document management systeem. “Dagelijks krijgen we veel post te verwerken. Met dit postregistratiesysteem willen we de postverwerking voortaan automatiseren. Dit gebeurt door het inscannen van de inkomende correspondentie waarna de documenten worden geclassificeerd naar documenttype. Per documenttype wordt vervolgens automatisch bepaald hoe het verder verwerkt moet worden. Hierdoor wordt onze correspondentie beter gestroomlijnd, ” aldus Bram Visser, archiefbeheerder bij Codarts.

SURFdiensten voorziet sinds 1991 het hoger onderwijs en onderzoek in Nederland van betaalbare kwaliteitsproducten en -diensten op het brede terrein van ICT. Het (hoger) onderwijs kan hiervan gebruikmaken, maar ook aanverwante organisaties, zoals universitair medische centra, grote technologische instituten, alle universiteits- en hogeschoolbibliotheken. Met ongeveer tweehonderd aanbieders en uitgevers zijn licentieovereenkomsten gesloten. Medewerkers en studenten van instellingen beschikken over een aanbod aan software op het gebied van beheer, onderwijs en onderzoek. Daarnaast behoren ook digitale content (waaronder digitale tijdschriften en wetenschappelijke informatiebronnen), hardware en diensten (onder meer advies en consultancy, hosting en training) tot het aanbod.

BCT is met CORSA gespecialiseerd in document- en workflowmanagement. Verschillende ROC’s, Hogescholen, Universiteiten en andere instellingen in de onderwijssector maken gebruik van CORSA. De aandacht voor automatisering van de ondersteunende en administratieve processen in het onderwijs is de laatste jaren gegroeid. Dankzij de samenwerking tussen BCT en SURFdiensten wordt het voor onderwijsinstellingen gunstiger om dit te realiseren.

BCT

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: BCT implementeert CORSA bij twee onderwijsinstellingen.

Door elektronische facturering te implementeren bespaart u niet alleen op operationele kosten tgv een verhoogde efficiëntie van uw administratieve processen. U bespaart ook kosten doordat de doorlooptijd van de factuurverwerking en daarmee de betaling wordt verbeterd en eventuele factuurfouten kunnen worden voorkomen.

Ook uw klanten die de elektronische facturen ontvangen kunnen vergelijkbare voordelen behalen.

Edicom is een toonaangevende EDI dienstverlener met wereldwijd ruim 7000 klanten in diverse sectoren, zoals de Detail- en groothandel, Fabrikanten, Logistiek & Transport, Automobielindustrie, Gezondheidszorg, Toerisme, Media & Publiciteit, Financiën en publieke administraties.

Elektronische facturatie is één van onze diensten: maandelijks wisselen onze klanten via de Edicom EDI platformen 2,5 miljoen elektronische facturen uit met hun zakenpartners.

Edicom is in staat om elektronische facturen met welke organisatie dan ook te verzenden/ontvangen via onze EDI platformen en ons eigen Value Added Network  (EdicomNet) conform de hoogste Europese standaarden, maar bijvoorbeeld ook voor landen als Mexico, Brasilië, Argentinië en Chili. Wij zijn in staat om aan alle verschillende (technische) specificaties & voorschriften te voldoen voor de elektronische factuur, zoals die in de verschillende landen worden voorgeschreven.

Door het verzenden & ontvangen van elektronische facturen via onze systemen en netwerken, garandeert u zich van een veilige, correcte en foutloze transmissie. Zeker indien u de zogenaamde (geavanceerde) digitale handtekening protocollen toevoegd aan het factuurproces, is de integriteit, de afkomst en de authentiteit van deze facturen gegarandeerd.

www.edicomgroup.nl
www.edicomgroup.com
Voor Duitsland: +49 1801 000 1114
Voor andere landen: +34 96 136 65 65 ext. 1231

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Papierloze facturering en besparing op operationele kosten.

In dit seminar krijgt u een inzicht in de laatste stand van zaken omtrent elektronische factuurverwerking in Nederland. Vervolgens krijgt u mede aan de hand van een praktijkvoorbeeld inzicht in hoe digitale factuurverwerking bijdraagt aan de professionalisering van de implementatie van de strategische visie van organisaties.

Bekijk hieronder het programma:

Locatie: Nieuwegein Business Center (NBC)

13.30 – 14.00 Ontvangst en registratie

14.00 – 14.15 Opening en welkomstwoord
Door: Rob Berting, Commercieel Directeur bij 20/20 Vision

14.15 – 15.00 Het managen van de inkoopstromen
Met de komst van centrale inkooporganisaties, niet alleen in de private- maar ook de publieke sector, wordt er een nieuw tijdperk ingeluid voor factuurverwerking. Organisaties streven naar een transparant inkoopproces. Met volledig inzicht in het proces van organisatiebehoefte tot factuurbetaling. Leveranciersmanagement en contractmanagement worden integrale onderdelen van de strategie van organisaties waarbij gemanaged wordt op rechtmatigheid en doelmatigheid van systemen. Hans Ruiter, voormalige directeur van de inkooporganisatie NEVI, vertelt tijdens dit seminar hoe organisaties omgaan met de nieuwe ontwikkelingen op het gebied van digitale inkoopstromen.
Door: Hans Ruiter, Senior Managing Consultant bij Berenschot en voormalige directeur van inkooporganisatie NEVI

15.00 – 15.45 Een transparant facturatieproces ondersteunt de visie van Stadion Amsterdam ArenA
Stadion Amsterdam ArenA is het voetbalstadion van de voetbalclub Ajax. Niet alleen op het veld wil men de beste speler zijn, maar Stadion ArenA zelf streeft ook om de top te bereiken met betrouwbare bedrijfsprocessen. Het digitaliseren van de financiële processen helpt om een transparant en betrouwbaar proces te realiseren. Han Mouton, Financial Director, komt vertellen hoe digitale factuurverwerking heeft geleid naar een goed georganiseerd archief, trackingsysteem en procurement intelligentie.
Door: Han Mouton, Financial Director Stadion Amsterdam ArenA

15.45 – 16.15 Koffie/theepauze

16.15 – 17.00 Digitalisering van processen is cruciaal voor een transparante bedrijfsvoering
Tijdens deze interactieve sessie worden gedachten uitgewisseld over de rol van digitale factuurverwerking binnen organisaties. Maakt digitale verwerking papierenstroom overbodig? Hoe houd ik controle over de compliance wet- en regelgeving als ik kies voor digitale factuurverwerking? Hoe bereik ik synergie tussen mijn afdelingen? Al deze vragen en meer worden beantwoord zodat u weet waar u aan toe bent als u kiest voor digitale factuurverwerking binnen uw eigen organisatie.

17.00 – 17.15 Nabeschouwing en afsluiting

17.15 – 18.00 Netwerkborrel

Dit seminar bijwonen? Neem voor meer informatie contact op met Maarten Anbeek op 06 42701609

20/20 vision Europe

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Seminar: De digitale weg van de factuur.

Door een directe koppeling te realiseren tussen de gegevens in het boekhoudprogramma en iFileFactuur van DDinformatica zijn deze bedrijven vanaf nu in staat alle inkoopfacturen en bijbehorende factuurstromen geheel te automatiseren, van ontvangst tot betaalbaar stellen. Dankzij een digitaal archief zijn daarnaast alle facturen snel en eenvoudig terug te vinden, direct vanaf de PC.

Meer informatie?
Wilt u meer weten over iFileFactuur en de mogelijke inzet binnen uw organisatie? Neem dan contact met ons op of download de brochure van iFileFactuur.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Steeds meer bedrijven automatiseren facturen met iFileFactuur.

Centric en ReadSoft Benelux slaan de handen ineen om het automatiseren van facturen voor gemeenten te verbeteren. Hiervoor wordt de software van ReadSoft voor factuurherkenning gekoppeld aan de oplossing van Centric voor financieel management en projectbeheersing (Key2Financiën).

De software wordt verkocht door Centric en aangeboden als onderdeel van Centric’s oplossing voor het automatiseren van de crediteurenadministratie. ReadSoft leest automatisch de informatie van een factuur, interpreteert de informatie en draagt deze over naar Key2Financiën.

De eerste successen zijn al geboekt. Verschillende gemeenten zijn gestart met testen en gaan binnenkort in productie. “De eerste reacties van onze klanten zijn zeer positief. De klanten zijn erg onder de indruk van de snelheid en accuratesse waarmee nu de inkomende facturen worden verwerkt”, zegt Wout van Gogh, Delivery Manager Sales bij Centric.

De strategie van ReadSoft om de business te groeien door samenwerkingsverbanden wordt verder uitgebreid. “De samenwerking met Centric is een succes voor ons. Centric is het grootste Nederlandse technologie bedrijf in de overheidssector en we verwachten door deze samenwerking te groeien in deze sector”, aldus Gert-Jan de Vries, Managing Director ReadSoft Benelux.

www.readsoft.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: ReadSoft Benelux levert Centric geautomatiseerde factuurverwerking.

Currently it seems that electronic invoicing and e-billing have touched the ‘trough of disillusionment’ looking at the ‘slope of enlightenment’ and gleaming at the ‘plateau of productivity’

How Do Hype Cycles Work?

Each Hype Cycle drills down into the five key phases of a technology’s life cycle.

Technology Trigger:
A potential technology breakthrough kicks things off. Early proof-of-concept stories and media interest trigger significant publicity. Often no usable products exist and commercial viability is unproven.

Peak of Inflated Expectations:
Early publicity produces a number of success stories—often accompanied by scores of failures. Some companies take action; many do not.

Trough of Disillusionment:
Interest wanes as experiments and implementations fail to deliver. Producers of the technology shake out or fail. Investments continue only if the surviving providers improve their products to the satisfaction of early adopters.

Slope of Enlightenment:
More instances of how the technology can benefit the enterprise start to crystallize and become more widely understood. Second- and third-generation products appear from technology providers. More enterprises fund pilots; conservative companies remain cautious.

Plateau of Productivity:
Mainstream adoption starts to take off. Criteria for assessing provider viability are more clearly defined. The technology’s broad market applicability and relevance are clearly paying off.

Two questions:

- Where can we plot e-invoicing?
- What will it take to get e-invoicing to the ‘slope of enlightenment’

Go to our Open LinkedIN Discussion and leave your comment

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Zit elektronisch factureren in de trog van desillusie?.

Swift Lite – propositie
Het volledige Swift platform kent een groot aantal sterke punten zoals betrouwbaarheid, hoge volume mogelijkheid, veiligheid, standaardisatie en wereldwijde toegang tot een zeer groot aantal andere financiële instellingen. Het ontstaan van de Swift Lite – propositie heeft vooral te maken met een aantal bezwaren voor kleinere partijen om het volledige Swift platform in te richten:

• Complex en zwaar platform met een grote lokale installatiecomponent
• Specialistische kennis nodig voor het doorgronden van de basismodules en functionaliteiten :
• Hoge kosten (licenties, infrastructuur, expertise)

Swift heeft met diverse initiatieven wel geprobeerd om ‘voor elk wat wils’ te bieden, maar kon de midsize en kleine banken dikwijls nog niet overtuigen.

Toen vervolgens de ‘Swift voor corporates’ gedachte werd vormgegeven (rond de eeuwwisseling) liep men ook bij deze doelgroep aan tegen de genoemde bezwaren. Swift werd hierdoor teveel gehinderd in haar ambities om het standaard wereldwijde netwerk van en voor financiële instellingen te worden. Hoogste tijd om een propositie in de markt te zetten die alle bezwaren om kon zetten in voordelen. In 2008 was het zover met de lancering van Swift (Alliance) Lite.

Swift is goed geslaagd in zijn opzet:

• Swift Lite vereist nauwelijks lokale installatie: slechts een simpele installatie vanaf Cd-rom op een lokale PC volstaat, t.b.v. de USB-tokens
• Standaard internettoegang is voldoende, geen leaselijnen e.d. nodig
• De kosten zijn laag (850 EUR per maand voor max. 200 berichten per dag)
• Brede set functionaliteit, die jaarlijks wordt uitgebreid

Kortom: de belangrijkste geldende bezwaren zijn inderdaad volledig omgebogen in voordelen.

Gaat de installatie dan vanzelf? Nee, dat is toch ook niet het geval. Er is specifieke expertise nodig bij de implementatie om Swift Lite functioneel goed te benutten. Ook Swift is nog lerende en we hebben tijdens de implementaties een aantal ‘bugs’ en onvolkomenheden geconstateerd. Swift heeft de belangrijkste inmiddels wel opgelost.

Swift Lite: specifieke bancaire voordelen
Maar wat maakt Swift Lite nu ook voor banken een aantrekkelijk product?

Ten eerste zijn er diverse banken die werken volgens een ‘corporate model’. Zij hebben hun clearing & settlement geregeld via een grootbank, en sturen daar betaalopdrachten naartoe. M.n. de banken die een laag payments-volume hebben kunnen voor hun connectiviteit eenvoudig en relatief goedkoop Swift Lite inzetten. Dit heeft als bijkomend positief effect dat grootbanken gemakkelijker een clearing representation – propositie kunnen aanbieden. In het verleden was de connectiviteit daarbij regelmatig een struikelblok, maar met de komst van Swift Lite is dit min of meer verleden tijd.

Een tweede mogelijkheid is om Swift Lite als contingency-instrument in te zetten. Bij uitval van de bestaande niet-Swift kanalen met andere financiële instellingen kan Swift worden ingezet. Een bank moet immers meerdere kanalen ter beschikking hebben om betalingsverkeer in alle gevallen te ondersteunen. Ook bv de bestanden voor het huidige binnenlands betalingsverkeer kunnen met Swift Lite naar Equens worden verstuurd (via FileAct).

Verder bevat Swift Lite ook specifiek door banken te gebruiken berichttypes als de MT202, MT202(COV) en de MT210 (notification).

En SWIFT lite is ook voorbereid op alle nieuwe ontwikkelingen. Met Swift Lite kunnen MX berichten worden verstuurd, XML berichten in Swift formaat. Swift Lite ondersteunt niet de handmatige invoer van XML berichten (alleen invoer van MT-berichten) maar deze kunnen wel worden ge-upload en worden verzonden. Verder kan elk willekeurig type file worden verstuurd. De ‘Auto-client’-module kan namelijk bestanden versturen die geen MT-bericht bevatten.

Daarnaast bevat Swift Lite allerlei handige (en bij banken noodzakelijke) functionaliteit:

• Referentiedata waarmee betaalopdrachten snel verrijkt kunnen worden (BIC-codes, IBAN to BIC conversie en Currency codes
• Een schedular, die kan worden ingesteld om elke minuut alle gereedstaande Swift berichten te versturen en te ontvangen.
• Upload-mogelijkheid van files met berichten
• Export mogelijkheid van berichten en rapportages
• Rollen-definities, waardoor vier-ogen en zes-ogen approval kan worden ingesteld

Als nadeel van Swift Lite geldt dat slechts een beperkte subset van alle berichttypes wordt ondersteund: banken die een grote diversiteit aan financiële berichten willen versturen kunnen met Swift Lite onvoldoende uit de voeten.

De toekomst
Swift Lite wordt regelmatig uitgebreid met nieuwe mogelijkheden. Zo staat in Q1 2011 uitbreiding met internet-browse mogelijkheden op het programma en de voor banken nog interessantere toegang tot de ICM module van Target2. Banken kunnen dan met Swift Lite hun PM-of HAM-rekening benaderen. Swift Lite dus ook voor banken een absolute aanrader!

Enigma Payments Consulting

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Swift Lite, bedoeld voor corporates, ook handig voor banken.

Een onafhankelijke vakjury heeft Miele uitgeroepen tot winnaar van de StreamServe Award 2010. De prijs is gericht op het meest innovatieve project op het gebied van customer contact management (CCM). Miele heeft de prijs gewonnen dankzij een intelligent systeem voor multichannel klantcommunicatie op basis van verkoopfacturen.

Met de StreamServe Award worden organisaties beloond voor het inzetten van een documentoplossing, waarmee zij aanzienlijke businessvoordelen hebben weten te behalen. De genomineerden bestonden dit jaar uit rundveeverbeteraar CRV, een internationale logistiek dienstverlener en Miele. Een onafhankelijke jury heeft de drie cases beoordeeld op de mate van innovatie en de uiteindelijk behaalde business-voordelen.

Facturen in elk formaat
Miele zet Enterprise Document Presentment al geruime tijd in voor het opmaken van de papieren en te printen factuurdocumenten. Onlangs heeft de witgoedspecialist echter nieuwe StreamServe-modules geïmplementeerd voor het verspreiden van de facturen via andere distributiekanalen, zoals SMS, e-mail met pdf, e-mail met XML en UBL. Dankzij deze extra mogelijkheden is Miele in staat om de klant te laten kiezen hoe zij facturen willen ontvangen.

Direct inzicht
De klanten van Miele kunnen op zeer snelle en eenvoudige wijze hun facturen inzien. Zij hoeven hiervoor niet in te loggen met wachtwoorden, maar kunnen direct een bijlage openen. Indien er vragen zijn over de factuur, kunnen klanten via een e-mail een reactie terugsturen naar Miele. Doordat de factuur is gepersonaliseerd, kan Miele de mail grotendeels automatisch verwerken. Volgens de jury heeft de witgoedspecialist met deze oplossing een hoge mate van klantvriendelijkheid weten te bereiken, waardoor zij Miele hebben beloond met de StreamServe Award 2010.

Authentificatie
Om spookfacturen te voorkomen, heeft Miele er ook voor gekozen om een elektronische handtekening (via TrustWeaver) toe te voegen aan zijn facturen. Reden hiervoor is dat de authenticiteit en integriteit van facturen hiermee is gewaarborgd en spookfacturen kunnen worden uitgesloten. Tot slot kunnen ontvangers van facturen aangeven of zij geïnteresseerd zijn in aanbiedingen die met de factuur kunnen worden meegezonden.

De oplossing is geïmplementeerd door StreamServe-partner Lucom. Inmiddels maakt de helft van het klantenbestand van Miele Nederland gebruik van digitale facturering.

Kijk voor meer informatie op www.streamserve.com of www.co-workx.nl.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Miele wint StreamServe Award 2010.

“Met elektronisch factureren kan de overheid keihard bezuinigen zonder dat de prestatie van de dienstverlening achteruit gaat.” Dat stelt Marco Pastors, ambassadeur van het project B2G e-factureren. Doelstelling is dat de overheid in 2014 tachtig procent van de binnenkomende factureringen digitaal verwerkt. Maar er is nog een lange weg te gaan. Een tussenstand.

In 2010 zou de overheid tien procent van alle binnenkomende facturen elektronisch moeten ontvangen en verwerken. Maar dat gaat niet lukken.

Pastors: “Klopt. Terwijl alle randvoorwaarden aanwezig zijn, zitten we nu rond de 5 procent. Het ministerie van Economische Zaken heeft gedurfd om het project eenvoudig te houden door alleen op inkomende facturen te focussen, en de koppeling met ‘inkoop’ pas later te maken. Ook heeft Frank Heemskerk snel voor een heldere open standaard gekozen (UBL 2.0), zonder daar eerst nog tig studies naar te verrichten. Het is iedereen dus zo makkelijk mogelijk gemaakt. Maar toch lukt het niet om veel overheidsorganisaties in beweging te krijgen. Ik kan me daar enorm over verbazen. We moeten al zoveel, zou een verklarend argument kunnen zijn. Ontwikkel dan als overheidsorganisaties een tegenkracht en maak dat gezamenlijk duidelijk. Maar daar is geen sprake van. Nu is het een kwestie van ‘ja’ zeggen en ‘nee’ doen.”

Waar stokt het?

Lees het volledige interview op pagina 12 en 13 van Factor ICT, het overheidsmagazine over slim gebruik van ICT.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: “Die tien procent gaan we in 2011 halen”.

“Het project eFactureren wordt verlengd tot 2014. Het doel is dat in 2011 alsnog 10% van het totaal aantal facturen aan de overheid elektronisch wordt ontvangen en verwerkt. In 2014 moet dit percentage zijn gestegen tot 80. Door de inzet van de overheid als «launching customer» is in de markt een onomkeerbaar proces in gang gezet: steeds meer bedrijven versturen hun facturen voortaan elektronisch.

Het gebruik van Digipoort als centraal aanleverpunt voor elektronische facturen aan de overheid speelt een doorslaggevende rol in het bereiken van de doelstellingen. EZ zal samen met BZK de aanloopverliezen hiervoor van Digipoort voor haar rekening nemen om het gebruik te stimuleren en het «early adopter» probleem te vermijden.

Voor bedrijven zal Digipoort voor e-factureren gratis zijn en overheden betalen een marktconforme prijs voor het gebruik.”

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Overheid slaagt niet in het halen van de 10%-doelstelling voor 2010.

Sinds de jaren ’90 zette zich in de Belgische markt een professionalisering van de IT-reseller-markt door. “Dat verklaart waarom we tijdens de financieel-economische crisis een rampzalig sneeuwbaleffect in de IT-reseller-gemeenschap hebben kunnen vermijden,” beweert Patrick Steenssens, country manager Benelux bij Tech Data.

Ontkend wordt evenwel niet dat Tech Data zijn resellers bijstond in de vorm van een nauwe samenwerking met zijn kredietverzekeraar.

Niettemin hebben de meeste IT-resellers in België blijk gegeven van een “hoge elasticiteit”, weet managing director Central Region, Els Demeester.

In België telt Tech Data een 4.500 actieve resellers. Jaarlijks worden er een 500-tal nieuwe opgetekend, wat de “churn” zo goed als integraal compenseert. Opmerkelijk is dat zowat 85% van Tech Data’s resellers zijn bestellingen on-line plaatst. Een vergelijkbaar percentage van de facturatie verloopt zuiver elektronisch.

Naar de eindklanten toe, geldt het elektronisch platform vooralsnog vooral als informatiekanaal, niet als transactieplatform.

Andere opmerkelijke verschilpunten met de andere landen zijn de grote invloed van de aankoopgroeperingen en, uiteraard, de grotere impact van het KMO-segment.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Belgische IT-resellers geven blijk van “hoge elasticiteit”.

Naast de Notabox van Rabobank is het dan ook mogelijk om eenvoudig automatisch factuurgegevens vanuit Z factuur in te lezen in internetbankieren van ING en ABN Amro.

Bron: Zet Solutions

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Samenwerking ING Invoice Service en ZET solutions.

Op 12 oktober 2010 organiseert Docspro in samenwerking met ReadSoft een seminar voor de verzekeringsbranche. Dit seminar informeert u over de innovatieve mogelijkheden op het gebied van de digitale postkamer, een oplossing waarmee u binnenkomende verzekeringsdocumenten efficiënter & nauwkeuriger kunt verwerken.

Tijdens het seminar maken wij aan de hand van cases en voorbeelden duidelijk wat de voordelen zijn van documentautomatisering en hoe deze binnen uw bedrijfsproces geïmplementeerd kunnen worden. Na afloop kunt u zich inschrijven voor een QuickScan zodat u snel inzichtelijk heeft wat Docspro en ReadSoft voor u kunnen betekenen.

Bent u benieuwd naar wat documentautomatisering voor uw organisatie kan betekenen?

Schrijf u via www.docspro.nl in voor de seminar op 12 oktober 2010

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Seminar “digitale postkamer voor de verzekeringsbranche”.

Bedrijven kunnen vanaf 1 januari 2011 hun facturen elektronisch indienen bij de Rijksoverheid. Het elektronisch versturen van rekeningen levert het bedrijfsleven een vermindering van administratieve lasten op die kan oplopen tot € 8 miljoen per jaar. In 2014 wil de Rijksoverheid 80% van de facturen elektronisch ontvangen en verwerken. De ministerraad heeft hier op voorstel van minister Van der Hoeven van Economische Zaken mee ingestemd.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Bedrijven mogen ministeries digitale nota’s sturen.

Over Basware
Met meer dan 1.500 klanten en een miljoen gebruikers en aanwezig in meer dan 50 landen is Basware een toonaangevende leider op het gebied van purchase to pay oplossingen.
Met Basware’s oplossingen besparen organisaties op inkoopkosten van goederen en diensten, waarbij ze een duidelijk beeld krijgen van en controle krijgen over het gehele uitgavenproces. Dit gebeurt door de automatisering van handmatige processen, sourcing, contract management, inkoopprocessen, samenwerkingen met leveranciers en factuurstromen.
.
Basware levert hiermee een toegevoegde waarde in de vorm van kostenbesparingen, controle, compliance en een hoge Return On Investment (ROI). De oplossingen worden (op locatie of als dienst) gedistribueerd en geïmplementeerd in Europa, de Verenigde Staten en Azië via Basware’s uitgebreide netwerk van aangesloten kantoren en zakelijke partners. Voor meer informatie: www.basware.com/nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Met Basware Connectivity for Suppliers overstappen op 100% e-invoicing.

Isolectra levert innovatieve communicatiemiddelen aan de Building, Industrial, Care en Domotica sectoren en assisteert met de implementatie van de technische systemen die gebouwd zijn. De systemen zijn geïmplementeerd in parkeergarages, gevangenissen, energiecentrales, verzorgingstehuizen, woningen, fabrieken en luchthavens. Het bedrijf heeft een groot aantal klanten en leveranciers. Een aantal jaren geleden zocht Isolectra een partner op het gebied van elektronisch zakendoen om de communicatie aan de in- en verkoopkant te stroomlijnen. Isolectra selecteerde SRC.

Het programma dat met SRC opgezet is om het berichtenverkeer te automatiseren heeft veel voordelen opgeleverd. De tegemoetkoming aan klantenwensen door automatisering en het stroomlijnen van de gegevensuitwisseling met het warehouse heeft de logistiek- en bedrijfsprocessen verbeterd. Isolectra heeft onlangs een nieuw ERP systeem ingezet, mede om het facturatieproces meer efficiënt te maken. Daarbij was een B2B/EDI gateway nodig die op het Microsoft Windows platform draait.

Na een uitgebreide leveranciersselectie heeft Isolectra opnieuw voor SRC gekozen. “Waarom zou Isolectra een andere partij dan SRC nemen om te adviseren over zaken die met elektronisch zakendoen te maken hebben?” Edward Przewozny, ICT Manager bij Isolectra, is zeer te spreken over het advies van en de samenwerking met SRC. Hij licht de voordelen van de dienstverlening van SRC toe. Er is goed contact met de consultants van SRC. Ze hebben gedegen kennis, leveren een goede kwaliteit, zijn vakkundig en flexibel. Bovendien zorgen zij voor volledige documentatie en een goede bewaking van de EDI/B2B implementaties.

Przewozny: “Met SRC hebben wij de beoogde doelen gerealiseerd zoals het aansluiten van de grote klanten en leveranciers op de B2B/EDI omgeving, het opzetten van efficiënt berichtenverkeer voor de publieke en private relaties en het kunnen voldoen aan de wensen van de klanten op het gebied van EDI. Bovendien zijn kostenbesparingen in de logistiek gerealiseerd. In de toekomst wordt er verder aan de optimalisatie en klantenwensen tegemoet gekomen door een webshop te implementeren voor de klanten die geen EDI doen. Wij hebben er alle vertrouwen in dat SRC hierover het beste advies zal geven.”

www.src.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Isolectra implementeert moderne B2B/EDI gateway van SRC.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Onderzoek TNO: Energie- en CO2-besparing door e-factureren.

HollandZorg, dé specialist van zorgverzekeringen voor flexmigranten, biedt haar klanten nu de keus om de stroom papieren polissen te stoppen en efficiënter te gaan werken. De grote hoeveelheden polisbladen die nu nog op papier worden verstuurd, zullen voortaan digitaal beschikbaar worden gesteld.

In samenwerking met Anachron worden de polissen voorzien van een digitale handtekening op basis van een gekwalificeerd certificaat.

De bij Anachron gearchiveerde polissen worden ontsloten via een webapplicatie van HollandZorg. Beveiligde webservices zorgen voor de integratie tussen de infrastructuur van Anachron en de webapplicatie van HollandZorg. Op deze manier heeft HollandZorg de volledige controle over de look & feel en functionaliteiten voor de gebruikers en richt Anachron zich met haar e-Documents oplossing op de documentverwerking, waarmerking en archivering.

Met de nieuwe wetgeving op het gebied van digitale polissen in het vooruitzicht, kunnen aanzienlijke efficiëntievoordelen voor verzekeraars gerealiseerd worden. Naast het voordeel van besparingen op distributie, worden hier ook de voordelen voor de ontvanger en snelheid van verzenden aan toegevoegd.

Technisch gezien zijn er vele mogelijkheden om de e-Documents oplossing van Anachron in te passen in uw bestaande processen.

(Bron: http://www.anachron.com/nl-NL/pages/251/Geen-dozen-vol-polisbladen-meer.aspx)

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Geen dozen vol polisbladen meer door Anachron.

Na de implementatie heeft Unidek minder handmatig invoerwerk en realiseert daardoor besparing door minder faalkosten. Unidek beoogt hiermee een nog betere klanttevredenheid, doordat processen beter en sneller op elkaar aansluiten en met name de afhandeling van factuurprocessen aanzienlijk sneller verloopt. De EDI/B2B gateway biedt de juiste gereedschappen voor interne integratie met Axapta en faciliteert een uitbreiding van elektronisch berichtenverkeer met klanten.

Niet nieuw
De uitwisseling van elektronische berichten was voor Unidek niet nieuw. De aanleiding voor Unidek om met elektronisch zakendoen te beginnen kwam jaren geleden door een vraag van een klant. Onlangs was er een vraag om XML berichten uit te wisselen. Toen heeft Unidek opnieuw naar de EDI/B2B omgeving gekeken en geconstateerd dat de software die zij gebruikte gedateerd was. Unidek zocht een duurzame B2B/EDI gateway alsmede een nieuwe leverancier om de gateway te implementeren. Een projectmatige aanpak, ervaring in de branche en kennis van het backoffice systeem Axapta waren vereisten.

Unidek heeft voor SRC gekozen. SRC is bekend bij de klanten van Unidek en de bouwwereld. Bovendien is SRC betrokken bij belangrijke initiatieven zoals “S@les in de bouw” die het verbeteren van de processen tussen bedrijven die werkzaam zijn in, leveren aan of afnemer zijn van de bouwbranche als doel heeft. Adri Donkers, IT Manager bij Unidek, ziet de rol van SRC als volgt: “De samenwerking met SRC is goed te noemen. Vooral het feit dat ze goede kennis hebben van onze branche is een pré. Verder kan SRC ons helpen in de uitdaging die nog voor ons ligt op het gebied van klantspecifieke berichten”.

Snellere doorlooptijd
Door het vervangen van de oude batchgewijze oplossing door de directe B2B/EDI gateway realiseert Unidek een veel snellere doorlooptijd. Processen worden hierdoor nagenoeg interactief afgehandeld wat snel reageren mogelijk maakt. Unidek staat voor groen en duurzaamheid. Een goede B2B/EDI oplossing draagt hier zeker aan bij. Bij Unidek constateert men nu al een afname van de papierstroom ten gunste van het elektronisch berichtenverkeer.

www.src.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Unidek BV kiest SRC System Integrators voor EDI/B2B integratie.

Elke euro telt. Dit is meer dan een feit in een zakelijke omgeving, groot of klein. In het verleden stond alles met inkt zwart op wit in het grootboek. De moderne technologie maakt innovatieve manieren mogelijk voor het maken van facturen en schattingen. Het gaat altijd over de snelste oplossing die u in staat stelt om in een fractie van een seconde betaald te krijgen. Met andere woorden, het draait allemaal om gemak.

Tijd is essentieel voor ondernemers en een steeds betere manier vinden om geld van klanten te innen is een strijd die nooit ophoudt. Grootmoeder zou hebben gewerkt met tijdrovende manieren van factureren, maar gelukkig hoeft u niet hetzelfde lot te ondergaan. Nu zijn er meer mogelijkheden voorhet creëren, verzenden en bijhouden van facturen – als je maar weet wat voor mogelijkheden er beschikbaar zijn. De zaken die online facturatie MOET bieden zijn hieronder gerangschikt.
.

1. Herinneringen per e-mail
Kies een oplossing die u helpt met uw betalingsschema en het in kaart brengen van uw klantfacturen door het sturen van een e-mailbericht. U heeft een optie nodig om herinneringen naar uw klanten te sturen dat hun factuur moet worden betaald, en hen eraan herinneren wanneer hun achterstallige facturen betaald moeten zijn. Ook moeten klanten een e-mailverificatie ontvangen wanneer hun betaling is ontvangen en u moet weten wanneer u bent betaald!
.

2. Automatische facturatie
Als er klanten zijn die behoefte hebben aan terugkerende facturen, dan moet u uw online facturatie oplossing kunnen instellen op de automatische piloot. Set it and forget it!
.
3. Aangepaste facturen
Uw facturatieoplossing moet een persoonlijke touch toevoegen aan uw factuur, door bijvoorbeeld uw bedrijfslogo, betalingsvoorwaarden, etc. Zoek naar een oplossing waarmee je kortingen kunt geven aan klanten, waarmee je beelden kunt tonen van uw producten of diensten, en die de juiste soort belasting voor uw regio (BTW, GST) gebruikt.
.

4. Schattingen samenvoegen
Zoek naar een oplossing waarmee u een bestaande raming kunt veranderen in een kant-en-klare factuur. Dit bespaart u kostbare tijd.
.
5. Verenigbaarheid
Kies een online facturatie oplossing die werkt op ieder platform – PC, Mac, het web, of zelfs een mobiele telefoon. Zorg ervoor dat het kan werken met uw bestaande gegevens. Het draait allemaal om integratie, minder werk en snellere betalingen!

6. Handzaam formaat
Uw klanten kunnen hun facturen en ramingen downloaden  in PDF, of ze online te bekijken in HTML-formaat.

7. Accepteert Online Payment
Als u meer zaken online afhandelt, is het alleen maar logisch om een oplossing te kiezen die betalingen accepteert op internet, bijvoorbeeld met een gateway zoals Paypal, die directe betalingen accepteert van klanten.
.
8. Veiligheid
De belangrijkste eigenschap die online facturatie biedt aan zijn gebruikers is de beveiliging. Zorg ervoor dat de online facturatie oplossing die u kiest beschermt alle data met de laatste van SSL-technologie, en dat back-ups worden gedaan vaak.
.

9. Groot Klantenservice
Zoek naar een facturatiedienst die een 24 / 7 supportdesk heeft waarmee u wereldwijd contact kunt opnemen voor hulp. Zorg ervoor dat u dat tijdige, professionele en vriendelijke antwoord krijgt wanneer, waar en hoe u het nodig heeft. Zorg ervoor dat ze toegankelijk zijn!.
.
10. Goede reputatie
Wanneer u uw tijd en geld investeert in een oplossing die u zal helpen bij het beheren van uw zakelijke financiën, moet u uw huiswerk goed doen. De goedkoopste, de grootste of de oudste oplossingen zijn niet automatisch de beste. U bouwt uw bedrijf op een goede reputatie. Zoek naar online facturatie oplossingen die hetzelfde doen.

Ergo: Denk aan uw problemen! Kies altijd de beste oplossing om u te helpen uw financiën te beheren. Onderzoek wijst uit dat 60% van de ondernemers cash flow problemen hebben. Dit betekent dat je iets nodig hebt dat gebruiksvriendelijk, sneller, veilig en efficiënt is wanneer het gaat om het vinden van een online facturatie oplossing die goed voor u zal werken.

U moet meer tijd besteden aan de groei van uw bedrijf, niet aan een berg facturen. Get Smart!

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Tien voorwaarden om goed te kunnen e-factureren.

Steeds meer organisaties kiezen ervoor om het zeer arbeidsintensieve factuurverwerkingsproces te automatiseren. De oplossingen voor automatische factuurverwerking van Docspro maken dit mogelijk. Inkomende facturen, al dan niet gekoppeld aan inkooporders of contracten worden bij binnenkomst direct gescand, automatisch herkend en direct klaargezet voor verwerking in het financiële SAP-systeem.

De totale besparing op handmatige handelingen in het factuurverwerkingsproces kan hierbij oplopen tot wel 60%! Dankzij Docspro’s jarenlange expertise op het gebied van automatische factuurverwerking, gecombineerd met de krachtige SAP Invoice Management oplossingen van Open Text, kunnen SAP-klanten profiteren van kant-en-klare oplossingen die ‘out of the box’ geïmplementeerd worden wat de implementatie van een oplossing voor automatische factuurverwerking versneld.

Dennis Zwanenburg, Operations Manager bij Docspro ziet veel toegevoegde waarde in het partnership mede dankzij de unieke koppeling van Open Text met SAP. “De Open Text SAP Invoice Management oplossingen zijn officieel gecertificeerd door SAP en dat is voor ons een belangrijk pluspunt. Bovendien richt Open Text zich met deze oplossingen op SAP-klanten met de echt grote volumes, waardoor wij onze footprint binnen dit hoogvolume segment verder kunnen uitbreiden.”

“We zijn erg verheugd over de toetreding van Docspro tot het Open Text Partner Program for SAP Competence. De jarenlange expertise van Docspro op het gebied van automatische factuurverwerking maken hen tot een waardevolle implementatiepartner van Open Text”, aldus Ingrid Bosman, Country Manager Benelux van Open Text.

www.docspro.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Docspro sluit zich aan bij Partner Program for SAP Competence.

De nieuwe richtlijn lijkt de wereld op zijn kop te zetten. Een heel leger aan lobbyisten bevolkt Brussel, Berlijn, Den Haag, Parijs en andere politieke hotspots om koortsachtig de belangen van hun opdrachtgevers te behartigen.

Artikel 233: gelijkheid maar dan anders
De ophef gaat vooral over artikel 233. Het nieuwste voorstel lijkt de wereld op zijn kop te gaan zetten. Het begint goed met gelijkheid tussen papieren facturen en elektronische facturen. Dus dat lijkt winst te zijn.

Maar dat betekent niet dat de waarborgen, authenticiteit van de herkomst en integriteit van de inhoud zijn verdwenen ten faveure van vorm- en middelvrij e-factureren. Integendeel! Ze lijken te blijven, aangevuld met met een extra voorwaarde! En dat is: de juridische juistheid van de factuur.

En dan nu de wereld op zijn kop: voor de gelijkheid tussen papieren en elektronische facturen worden de voorwaarden bij elektronisch factureren als uitgangspunt genomen. NIET de papieren facturen. DUS papieren facturen moeten voldoen aan de voorwaarden van elektronische facturen.

(op blogs als FOK en Geen Stijl zouden de reaguurders zeggen: “WTF?” Maar dit is een nette site en daarom zeggen wij: “Huh? Dit lijken wel ACTA onderhandelingen.”

Dit is de tekst van het betreffende artikel 233:

Article 233

1. The authenticity of the origin, the integrity of the content and the legibility of an invoice, whether in paper or in electronic form, shall be ensured from the point in time of issue until the end of the period for storage of the invoice.

Each taxable person shall determine the way to ensure the authenticity of the origin, the integrity of the content and the legibility of the invoice. This can be achieved by any business controls which create a reliable audit trail between an invoice and a supply.

“The authenticity of the origin” shall mean the assurance of the identity of the supplier or the issuer of the invoice.

“The integrity of the content” shall mean that the content required according to this Directive has not been altered.

2. Other than through the type of business controls described in the second subparagraph of paragraph 1, the following are examples of technologies that ensure the authenticity of the origin and the integrity of the content of an electronic invoice:

-by means of an advanced electronic signature within the meaning of point (2) of Article 2 of Directive 1999/93/EC of the European Parliament and of the Council of 13 December 1999 on a Community framework for electronic signatures, based on a qualified certificate and created by a secure signature creation device, within the meaning of points (6) and (10) of Article 2 of Directive 1999/93/EC.

-by means of electronic data interchange (EDI), as defined in Article 2 of Commission Recommendation 1994/820/EC of 19 October 1994 relating to the legal aspects of electronic data interchange, if the agreement relating to the exchange provides for the use of procedures guaranteeing the authenticity of the origin and integrity of the data.”

Ophef
Een duveltje uit een doosje. Dat dit nogal wat stof gaat doen opwaaien is ook niet zo raar. Er zijn namelijk heel veel groepen met allerlei belangen die aan e-factureren verbonden zijn:

-          ondernemingen
-          overheidsorganisaties
-          softwarepakketten
-          leveranciers op het gebied van e-factureren
-          banken
-          consultants
-          lobbyisten (die moeten ook hun geld verdienen)
-          onderzoekers
-          accountants
-          brancheorganisaties
-          beleidsmakers

En natuurlijk probeert iedereen zijn belang zo goed mogelijk te behartigen. Zo wordt op Nederlands niveau een poging gewaagd om in plaats van UBL het formaat UN/Cefact CII als voorkeursformaat bestempeld te krijgen.

Het laatste initiatief op Europees niveau is de open brief met de oproep om e-factureren vooral niet vormvrij en middelvrij te maken. Dat heeft allerlei reacties opgeleverd, waaronder via Twitter.

Gelukkig heeft Danny Gaethofs alvast een mooi overzicht gemaakt. We blijven ondertussen op zoek meer informatie en houden jullie op de hoogte!

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: De nieuwe EU Richtlijn E-factureren: de wereld op zijn kop?.

A.B. Mulder & Zonen, specialist in het verhuur van gekalibreerde testgewichten voor beproevingen van onder andere liftinstallaties, kraansystemen, roltrappen en rolpaden, gaat haar werkproces optimaliseren door gebruik te gaan maken van de document management oplossing OnBase. Docspro zal de implementatie van OnBase verzorgen bij A.B. Mulder & Zonen.

Dagelijks ontvangt A.B. Mulder & Zonen via diverse kanalen bedrijfskritische informatie. Om grip te krijgen op de grote hoeveelheid documenten, bestaande uit onder andere opdrachten, certificaten, facturen, correspondentie, CMR’s en andere documenten lag het voor de hand om digitaal te gaan werken binnen de organisatie.

Een gedegen document management oplossing als OnBase maakt alle bedrijfskritische informatie in de organisatie beschikbaar voor de juiste medewerkers, waardoor het opzoeken & raadplegen van documenten een eenvoudige handeling wordt.

Om optimaal met de document management oplossing OnBase te kunnen werken gaat A.B. Mulder & Zonen daarnaast alle binnenkomende papieren documenten ’s ochtends digitaliseren met behulp van een Kofax Capture scanoplossing. Binnenkomende e-mail wordt direct in de juiste map gearchiveerd. Hierdoor is alle informatie direct digitaal beschikbaar voor alle medewerkers binnen de organisatie die betrokken zijn bij een bepaald werkproces.

Over Docspro
Docspro is sinds 1994 een toonaangevende speler in de markt voor document management systemen, actief op het gebied van document capture, digitale archivering en document management. Met hoogwaardige technieken ondersteunt Docspro uw documentgestuurde bedrijfsprocessen. De scan- en archiveringsoplossingen voorzien in standaardintegratie met vele gangbare bedrijfsapplicaties (SAP, FIS2000, FMS, MS Dynamics, SharePoint, Oracle, etc.), waardoor langdurige implementatietrajecten worden vermeden.

Een team van gecertificeerde medewerkers én een uitgebreid netwerk van hoogwaardige business partners maken Docspro tot de aangewezen partner voor vrijwel iedere oplossing op het gebied van document capture en document & workflow management. De goede samenwerking met leveranciers en partners wordt onderstreept door de vele awards die Docspro in de loop der jaren in ontvangst mocht nemen, waaronder de Kofax Top Reseller Award voor EMEA en de IBM Information Management Award voor Europa.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Docspro verzorgt implementatie van OnBase bij A.B. Mulder & Zonen.

De belangrijkste doelstelling van dit platform is kennisoverdracht richting softwareleveranciers. Rekening houden met de informatiebehoefte en vragen vanuit de softwareleveranciers spelen hierbij een nadrukkelijke rol, evenals een actieve participatie van de softwareleveranciers.

Het volgende kwam over e-factureren aan de orde (niet alles staat in het verslag):

- Peter Potgieser benadrukt als ‘klovensluiter’ dat niet alleen UBL genoemd moet worden, maar ook UN/CEFACT.

- Gerard Bottemanne vindt dat er in boekjes allerlei moeilijke woorden worden gebruikt bij e-factureren.

- Er is kennelijk geen overeenkomst over transportstandaard en adressering door Billing Service Providers gemaakt (roaming). Dat zou het er voor ondernemers en leveranciers van administratieve software niet eenvoudiger op maken om met e-factureren aan de slag te gaan.

- E-factureren betekent een infrastructuurwijziging. In technische zin gaat het dan om drie dingen om te zorgen dat een factuur van A naar B gaat: formaten, kanalen en adressen.

- Digipoort maakt gebruik van andere berichtenstromen dan XBRL.

Bekijk hieronder het verslag van de bijeenkomst:

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Verslag kick-off “Kennisplatform Administratieve software”.

Anachron en Dynamic People hebben een koppeling gerealiseerd tussen het e-Invoicing platform Ingis en Microsoft Dynamics AX. Dynamic People is een innovatieve organisatie die producten en diensten levert die de implementatie en het gebruik van Microsoft Dynamics AX optimaliseren. Deze koppeling (Add-on) stelt Microsoft Dynamics AX gebruikers in staat om facturen via het Ingis platform, ontwikkeld door Anachron en ING, te versturen en te ontvangen.

Ingis breidt hiermee de lijst met gekoppelde ERP en financiele pakketten verder uit. Naast koppelingen met o.a. Microsoft Dynamicis NAV, Exact, King en SAP is het nu ook voor de AX gebruiker mogelijk om elektronisch te factureren via Ingis. Microsoft Dynamics AX (voorheen Microsoft Axapta) is een ERP-oplossing voor middelgrote en grote ondernemingen. Het ondersteunt bedrijfsprocessen voor o.a. handel, productie, logistiek, dienstverlening, finance en e-business.

Ingis Add-on voor Dynamics AX
De Ingis Add-on maakt het mogelijk om, direct vanuit de AX omgeving, elektronische facturen aan te maken en te versturen. Per debiteur is een optie gecreëerd om aan te geven dat de facturen, in plaats van naar de printer, naar het beveiligde Ingis platform worden verstuurd. Op het Ingis platform wordt de factuurdata gepresenteerd binnen een persoonlijke klantenaccount. De klant ontvangt een notificatie e-mail en kan de factuur bekijken, printen of downloaden in diverse formaten (PDF, XML, Excel).

Automatisch verwerken van inkomende factuurstroom
Tevens biedt de Ingis Add-on de mogelijkheid de inkomende factuurstroom automatisch te verwerken. Inkoopfacturen kunnen direct geïmporteerd worden in de Microsoft Dynamics AX omgeving, waardoor het overtypen of scannen van facturen overbodig wordt.
Het mes snijdt hiermee aan twee kanten: de leverancier realiseert een besparing door een efficiënte verzendmethode en biedt de ontvanger, de klant, de mogelijkheid om de verwerking van de inkoopfacturen te optimaliseren.

De Add-on is beschikbaar vanaf versie 3.0 (Axapta) tot de huidige Dynamics AX 2009.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: AddOn voor e-factureren via het Ingis e-Invoicing platform gelanceerd.

“Net als de andere, Nederlandse gemeenten zijn we intensief bezig met de invoering en optimalisering van de digitale dienstverlening”, zegt Geert Ridderbos. “Momenteel bieden we al een aantal diensten via het internetloket aan, waaronder uittreksels uit het GBA, verschillende attestaties en het doorgeven van verhuizingen. Daarnaast kunnen via de website al zo’n 85 formulieren -al dan niet met DigID- ingevuld worden.”

De gemeente Veere wil niet alleen het aantal producten uitbreiden, dat via internet aangeboden wordt, maar wil ook de werkprocessen, die erachter hangen zoveel mogelijk automatiseren. Voor de snelle doorvoer van werk van de frontoffice naar de vakafdelingen in de back-office zijn goede koppelingen noodzakelijk. Ridderbos: “Wij hebben gekozen voor de mid-office oplossing van Pink Roccade. Dat is een generieke applicatie, die de EGEM-architectuur volgt. Hoewel we een aantal specifieke applicaties zullen houden voor complexe werkprocessen, willen we zo min mogelijk 1-op-1 koppelingen voor werkprocessen. Die zijn niet alleen relatief duur, maar de implementatie en het beheer daarvan vergen veel tijd. Die besteden wij liever aan de inrichting en de organisatie van de processen zelf. In onze mid-office omgeving worden het zakenmagazijn van Getronics, het gegevensmagazijn met de koppeling naar de basisregistraties en het document management systeem van BCT geïntegreerd. Daardoor kunnen we heel flexibel werken en gemakkelijk informatie tussen de systemen uitwisselen en samenvoegen.”

Het document management systeem Corsa werd drie jaar geleden bij de gemeente Veere ingevoerd. Er is vanaf dat moment veel tijd geïnvesteerd om de organisatie aan het systeem te laten wennen en informatie, correspondentie en documentstromen in digitale vorm op te slaan en door de organisatie te sturen. Voor de mid-office omgeving worden documenten en correspondentie onder specifieke zaaknummers in Corsa opgeslagen en toegankelijk gemaakt. In de toekomst kunnen bepaalde documenten in het DMS ook werkprocessen opstarten, die via het zakenmagazijn afgehandeld worden. Ook via het digitale kanaal (bijvoorbeeld via webformulieren) kunnen zaken in het zakenmagazijn opgestart worden. Daar komen in feite het traditionele, papieren kanaal en het nieuwe, digitale kanaal samen. Vanuit het zakenmagazijn wordt vervolgens zowel de Persoonlijk Internet Pagina (PIP) van de burger als ook het medewerkersportaal met bijvoorbeeld de statusinformatie gevuld.

De gemeente Veere is met een zeer praktische toepassing van start gegaan. Cor de Rijke: “We hebben met de vakafdelingen alle werkprocessen bekeken en een niet al te ingewikkeld proces uitgezocht: het leerlingenvervoer. Elke zomer ging er een brief uit met een invulformulier, dat per post teruggestuurd werd. Dit jaar is er weer een brief uitgegaan, maar nu met een verwijzing naar de website, waar een e-formulier stond. Dit keer kwam dertig procent van de aanvragen per post retour, maar ook 35 procent via een e-formulier en 35 procent met een e-formulier, dat met DigID ondertekend was. “Dit is een generieke applicatie, die geen groot beslag op de back-office legt, maar je hebt dit soort successen wel nodig om intern draagvlak te creëren voor zaakgericht werken. Die manier van werken leidt namelijk ook intern tot grote veranderingen. Behalve met procesveranderingen en technologie krijg je te maken met attitude en bedrijfscultuur.”

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: BCT koppelt DMS aan mid-office van gemeente Veere.

In samenwerking met Anachron heeft IDYN, leverancier van additionele software voor Microsoft Dynamics NAV, succesvol haar e-invoicing oplossing geïmplementeerd bij Personal Car Lease en Flexlease.nl. Het betreft de eerste implementatie in Nederland waarbij het Ingis platform volledig is geïntegreerd met Microsoft Dynamics NAV.

“De implementatie ging verrassend eenvoudig. Wij gebruiken Microsoft Dynamics NAV (voorheen Navision) voor het aanmaken van verkoopfacturen. IDYN heeft binnen enkele dagen de koppeling van ons systeem met het Ingis platform gerealiseerd en getest.” aldus Joris Thielemans, Business Analyst bij Personal Car Lease & Flexlease.nl.

Koppeling Ingis met Microsoft Dynamics NAV
Het Ingis platform is ontwikkeld door Anachron en ING en biedt een innovatieve oplossing om facturen elektronisch te versturen en te ontvangen. Met behulp van de door IDYN ontwikkelde software, E-Invoice Ingis, is het mogelijk om rechtstreeks vanuit Microsoft Dynamics NAV factuurdata naar het Ingis platform te versturen en te ontvangen. Per debiteur wordt eenmalig ingesteld of de factuur via Ingis wordt verstuurd of via de post. De elektronische facturen worden automatisch en zonder gebruik van een tussenapplicatie naar het Ingis platform gestuurd. De klant ontvangt een notificatie e-mail met of zonder PDF als bijlage. De klant kan de factuur binnen Ingis online bekijken, printen of downloaden in diverse formaten (PDF, XML, Excel).

Wat vinden de klanten ervan?
Een groot deel van de klanten is inmiddels bekend met de nieuwe manier van factureren. Joris Thielemans vertelt: “Er is bewust voor gekozen om de klanten van ons label Flexlease.nl als eerste over te zetten. Bij Flexlease.nl vindt de orderafhandeling reeds volledig via internet en e-mail plaats en zijn klanten gewend om digitaal te communiceren. Elektronisch facturen is voor deze groep een logische stap. Vooraf hebben we deze klanten via e-mail geïnformeerd over het feit dat we voortaan onze facturen elektronisch versturen. Tevens hebben we verzocht om het juiste e-mail adres door te geven zodat de notificatie e-mail bij de juiste persoon of afdeling terechtkomt. 98% van de klanten heeft de nieuwe facturatiemethode geaccepteerd. Slechts 2% heeft een bezwaar geuit tegen elektronisch factureren en ontvangt de factuur nog via de post.

Benadering Personal Car Lease
“De service van Personal Car Lease wordt gekenmerkt door een persoonlijke aanpak en klantspecifieke oplossingen. Deze klanten hebben we dan ook telefonisch geïnformeerd over de nieuwe methode van factureren. Een voordeel van telefonisch contact is dat je direct een reactie krijgt van de klant. Gelukkig hebben bijna alle klanten postief gereageerd en ontvangen zij inmiddels hun facturen via het Ingis platform”, aldus Joris Thielemans.
Resultaten
“Inmiddels worden bijna alle klanten via Ingis gefactureerd. Dit betekent voor Personal Car Lease een aanzienlijke besparing in zowel tijd als geld, die uiteindelijk wel kan oplopen tot 50%. Door middel van e-Invoicing via Ingis zijn we niet alleen in staat om ons proces te optimaliseren maar bieden we tevens extra service aan onze klanten”. aldus Joris Thielemans.

De volgende stap voor Personal Car Lease is om de inkoopfacturen te digitaliseren. Via de E-Invoice Ingis software van IDYN is het tevens mogelijk om de inkoopfacturen via het Ingis platform te ontvangen en direct te importeren in de NAV applicatie.

Nationale Administrateursdag
Op 15 oktober a.s. zal Personal Car Lease samen met Anachron haar e-invoicing oplossing presenteren op de Nationale Administrateursdag in Ede. Op dit congres zullen ING en Anachron tevens met een stand aanwezig zijn waar het Ingis platform zal worden gepresenteerd.

Over Personal Car Lease en Flexlease.nl
Personal Car Lease biedt leaseprodukten die aansluiten bij de specifieke behoeften van de klant. Flexlease.nl is een label van Personal Car Lease en is een online leasemaatschappij voor korte en flexibele leasecontracten

Over IDYN
IDYN is gespecialiseerd in additionele software (AddOn’s) voor Microsoft Dynamics NAV. IDYN heeft AddOn’s op het gebied van systeemintegratie, e-commerce (webshop), e-invoice, document management, supply chain management en partner efficiency. IDYN is een Microsoft Gold Certified partner en voldoet aan de hoogste kwaliteitseisen van Microsoft.

Anachron
Anachron is gespecialiseerd in het elektronisch presenteren en archiveren van facturen (en andere vertrouwelijke documenten). De diensten worden geleverd aan (internationaal) opererende bedrijven en instellingen in profit- en non-profitsectoren. Dit gebeurt inmiddels in meer dan 25 landen. Anachron behoort tot de top van de e-Invoicing bedrijven in Europa. Anachron is opgericht in 1999 en heeft zijn hoofdkantoor in Amstedam. www.anachron.nl

ING Wholesale Banking
ING Wholesale Banking is een van de zes divisies van ING Groep en verantwoordelijk voor het bedienen van grote bedrijven en instellingen op het gebied van financiële producten en diensten in Europa, Amerika en Azië. ING Wholesale Banking is een leidende speler in betalingsverkeer in Europa die bedrijven en instellingen maatwerkoplossingen biedt voor onder meer werkkapitaalbeheer, binnen- en buitenlandse betalingen, elektronisch bankieren en treasury services. ING Wholesale Banking heeft voor haar betalings- en werkkapitaalbeheeroplossingen een verkoop- en service netwerk in 28 Europese landen.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Eerste resultaten Personal Car Lease & Flexlease.nl met Ingis.

Dennis Koorn, Country Manager Nederland en Stef Devriese, Country Manager BeLux van Document Dialog: “Wij zijn erg verheugd dat wij ons oplossingenportfolio voor document- en outputmanagement verder hebben uitgebreid met de oplossingen van Compart. Wij kunnen ons nu richten op het leveren van de best passende oplossing voor onze Benelux-klanten.”

Harald Grumser, CEO van Compart AG, beschouwt deze stap als een logische zet om de marktpositie te verbeteren: “Dankzij de samenwerking met Document Dialog beschikken we in de Benelux-landen over een sterke en gevestigde partij. En door de aanwezige kennis bij Document Dialog zijn onze Benelux-klanten verzekerd van de beste dienstverlening.”

Over Document Dialog
Sinds 1992 levert Document Dialog toegevoegde waarde aan documentintensieve organisaties door ondersteuning te bieden bij het optimaliseren van informatieverwerkende processen. Document Dialog levert oplossingen waarbij zij haar kennis inzet om maximaal rendement te behalen voor haar opdrachtgevers. Document Dialog laat zich hierbij niet leiden door de mogelijkheden of onmogelijkheden van producten, maar gebruikt haar kennis en ervaring om producten en processen optimaal op elkaar aan te laten sluiten. Document Dialog biedt totaaloplossingen: van advies tot aan de uiteindelijke oplossing en van implementatie tot aan support en/of eventueel het beheer. Onze opdrachtgevers zijn organisaties met documentintensieve processen en een sterke mate van klantcommunicatie, zoals banken, verzekeringsmaatschappijen, energiemaatschappijen, telco’s en overheid. Meer informatie over Document Dialog is te vinden op:www.documentdialog.com.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Document Dialog voegt Compart-oplossingen toe aan portfolio in de Benelux.

Dagvoorzitter Friso de Jong (Factuurwijzer, Platform ELFA) en Fou-Khan Tsang (Alfa Accountants & Adviseurs) openden de dag en praatten de aanwezigen bij over de stand van zaken van e-factureren in Nederland. Hierna konden ondernemers met belangstelling voor digitaal factureren een keuze maken uit het bijwonen van negen subsessies waarin door MKB-ers hun eigen ervaringen, overtuiging, adviezen en implementatieproces presenteerden.

Voorts werden drie ondernemers door organisator Arie van Bellen (ECP-EPN) aan de tand gevoeld over de ervaringen en uitwerking die zij hebben beleefd rond het invoeren van elektronisch factureren in hun branche.

Om het MKB – welke 99% van de alle Nederlandse bedrijven beslaat – te ondersteunen in hun keuze voor e-factureren en in een poging om twijfeld en koudwatervrees weg te nemen is het boekje ‘e-factureren voor het bedrijfsleven’ gepresenteerd aan Staatssecretaris de Jager van Financiën, sinds 12 februari van dit jaar de aanjager van het versneld invoeren van e-factureren in Nederland.

U kunt het boekje ‘e-factureren voor het bedrijfsleven’ downloaden [ klik hier ]

Online bestellen kan ook [ klik hier ]

In zijn toespraak benadrukte de bewindsman nogmaals dat de factuur vorm- en middelvrij kan worden aangeboden, dat de Belastingdienst ‘niet moeilijk zal doen met elektronisch factureren’ en dat er jaarlijks 600 miljoen euro bespaard kan worden.

Ook werd de website www.e-factureren.info gelanceerd, waarop alles te vinden is over e-factureren en die dient ter ondersteuning voor organisaties die willen starten met het benutten van de voordelen van het digitaal versturen en verwerken van facturen.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Staatssecretaris: “De Belastingdienst doet niet moelijk over e-factureren”.

Studentendossiers
“De aanleiding om studentendossiers te digitaliseren was eigenlijk heel banaal”, zegt André Mensink, projectleider van de stafdienst I&A. “Twee jaar geleden zijn we verhuisd naar een nieuw gebouw, waarin alle Apeldoornse sectoren ondergebracht zijn, die voorheen apart gehuisvest waren. Aangezien de vierkante meterprijs van dat nieuwe gebouw erg hoog was, besloot het College van Bestuur alle archieven flink op te schonen en extern op te slaan, maar dat is ook niet altijd even praktisch. We hebben toen een onderzoek gedaan naar de mogelijkheden van digitalisering, waarbij we ons breed georiënteerd hebben. Later heeft het project zich uit praktische overwegingen toegespitst op studentendossiers en inkomende facturen.”

De studentendossiers worden gescand en in het document management systeem opgeslagen. Daar zijn ze met behulp van diverse zoekfuncties toegankelijk voor medewerkers, die geautoriseerd zijn. Ook vanuit andere applicaties zoals het studentenregistratiesysteem kunnen documenten en correspondentie uit de studentendossiers opgeroepen en bekeken worden.

Factuurverwerking
De afhandeling van inkomende facturen met behulp van Corsa/Invoice zal tot een aanzienlijke besparing leiden, verwacht Mensink. Nu nog worden de inkomende facturen verzameld bij de centrale crediteurenadministratie, die kopieën ter goedkeuring naar de afdelingen en teams stuurt. Er worden handmatig overzichten bijgehouden, die erg tijdrovend en foutgevoelig zijn. Met Corsa/Invoice worden inkomende facturen gescand en in PDF-format automatisch naar alle personen gestuurd, die ze moeten goedkeuren. Op die manier wordt het proces van goedkeuring versneld en is altijd duidelijk waar eventuele knelpunten zitten. Na accordering worden de facturen direct in het financiële systeem geïmporteerd en betaalbaar gesteld.

“Je moet dat proces niet onderschatten”, zegt Mensink. “Het gaat per jaar om zo’n 17.000 facturen en de goedkeuring loopt over veel schijven, want veel afdelingen en teams werken met eigen budgetten. Ook ontvangen we totaalfacturen voor bijvoorbeeld catering, ICT, telecommunicatie en kantoorartikelen, waarvan deelposten langs de verschillende afdelingen moeten.”

Voor de selectie van de leverancier werd een projectgroep in het leven geroepen, die een pakket van eisen formuleerde. Na een uitgebreide marktoriëntatie werden zes leveranciers voor een demo uitgenodigd. Twee daarvan mochten een case uitwerken. BCT kreeg uiteindelijk de voorkeur, omdat de herkenningsoftware van BCT in vergelijking met andere pakketten gebruiksvriendelijker was, Corsa/Invoice door KPMG gecertificeerd was en omdat BCT veel ervaring in het onderwijs heeft. ROC Aventus kiest voor een stapsgewijze implementatie van de nieuwe manier van werken. De implementatie is na de zomervakantie bij een van de sectoren gestart en wordt daarna bij de andere sectoren en teams uitgerold. Rond de jaarwisseling moeten de beide systemen operationeel zijn.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: ROC Aventus kiest Corsa voor archivering studentendossiers en e-facturen.

Meer informatie over het programma kunt u hier lezen.
Bevindt uw organisatie zich in een situatie op weg naar digitaal factureren en voelt u zich geroepen om hierover te spreken? Neem dan contact op met ons via info@platformelfa.nl

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Oproep: “e-factureren – wie doet het nog niet maar is het wel van plan?”.

Op 9 september vindt in het Utrechtse Media Plaza een seminar plaats dat gericht is op het MKB in Nederland. De aandacht voor het onderwerp e-factureren is de afgelopen maanden in een stroomversnelling geraakt en verdient derhalve meer draagvlak wat betreft implementatie. De overheid en het bedrijfsleven hebben onlangs hun steun voor de groei van e-factureren al toegezegd door het ondertekenen van een convenant; nu is het aan de maatschappij om e-factureren tot zich te nemen.

Wat is er op deze dag te verwachten? De keynote sprekers geven u een algemene update over elektronisch factureren en de voordelen en vooruitzichten van e-factureren voor MKB-ers worden uitgelegd. Hoe en wanneer kun je starten, wat heb je hiervoor nodig en bij wie kun je relevante en inhoudelijk gerichte informatie krijgen? Wat zijn belangrijke aspecten betreffende archivering, controle, beveiliging en koppeling met de boekhouding? Wat is de situatie met betrekking tot het gebruik van e-factureren richting mijn klanten, leveranciers en de overheid? Op deze vragen kunt u een antwoord vinden op 9 september.

Sprekers
Naast Staatssecretaris Jan Kees de Jager van Financiën lichten diverse keynote sprekers – onder meer namens de Nederlandse Overheid, het Holland Financial Centre, Softwarepakketten en TNO-ICT – de meest recente stand van zaken mondeling toe en geven u een zo compleet mogelijk beeld van de rol van banken, de overheid, het MKB en softwareleveranciers, en wat elektronisch factureren tot zo’n interessante ontwikkeling maakt.

Deze bijeenkomst staat voor een belangrijk deel in het teken van de officiële lancering van de website www.e-factureren.info en het boekje ‘e-factureren voor ondernemers’. Deze informatiebronnen bieden geïnteresseerde ondernemers een krachtige steun in de rug om e-factureren te gaan toepassen in de praktijk. Ook voor ondernemers die al begonnen zijn met het digitaal versturen van rekeningen zijn de website en het boekje handige naslagwerken om op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen omtrent het onderwerp.

Meer informatie kunt u vinden bij Media Plaza en op de website van het Ministerie van Economische Zaken

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Seminar: Het MKB aan de slag met elektronisch factureren.

SDL Tridion, leider in Web Content Management (WCM) en onderdeel van SDL, leider in Global Information Management (GIM), maakt bekend dat Document Dialog met succes de oplossing TriDoc heeft geïmplementeerd bij De Friesland Zorgverzekeraar. TriDoc is een gezamenlijke oplossing van SDL Tridion en Pitney Bowes, die outputmanagement combineert met contentmanagement. Dankzij TriDoc kan De Friesland Zorgverzekeraar zijn time-to-market verbeteren en wordt het gebruiksgemak voor niet-technische gebruikers aanzienlijk vergroot.

De Friesland Zorgverzekeraar heeft zijn bestaande documentgeneratiesysteem vervangen door TriDoc om de afhandeling van de meer dan 300.000 facturen, vergoedingsverklaringen, overzichten voor klanten en andere gepersonaliseerde documenten te optimaliseren. Dankzij de implementatie van TriDoc worden de omvangrijke drukprocessen van gepersonaliseerde documenten van De Friesland Zorgverzekeraar veel sneller uitgevoerd. Daarnaast zijn de interne processen, die nodig zijn om mailings aan te maken, aanzienlijk vereenvoudigd.

Hans van Breeden, functioneel systeembeheerder bij De Friesland Zorgverzekeraar: “Wij besparen veel kosten en tijd dankzij de nieuwe oplossing. De productietijd is gedaald van 1.000 brieven per 45 minuten naar 1.000 brieven per twee minuten. Onze totale tijdsbesparing is bijna 200 procent. Met het gebruik van TriDoc hebben onze callcentermedewerkers real time toegang tot documenten die eerder naar onze klanten werden verstuurd. Ze zijn nu in staat om de relevante documenten te bekijken of zelfs te zoeken naar andere documenten als blijkt dat een klant aan de servicedesk per ongeluk de verkeerde brief heeft meegebracht.”

Martin van der Par, hoofd documentatiecentrum bij De Friesland Zorgverzekeraar, houdt alle in- en uitgaande documentstromen binnen de organisatie goed in de gaten: “Documenten vormen nog steeds het belangrijkste contactmiddel met onze klanten. En hoewel we enige tijd geleden digitale communicatievormen hebben geïntroduceerd – specifieke websites en e-mail – is de hoeveelheid fysieke output binnen De Friesland nog steeds zeer groot. Documenten zijn ons visitekaartje en dat zal altijd zo blijven.”

Document Dialog en De Friesland Zorgverzekeraar zijn tot de conclusie gekomen dat TriDoc, een oplossing van Doc1 en SDL Tridion samen, het effectiefst zou zijn. Erik Aeyelts Averink, president van SDL Tridion, licht toe: “De eerste proof of concept bevestigde dat deze oplossing zou voldoen aan de eisen van De Friesland. TriDoc biedt het beste van twee werelden; outputmanagement en contentmanagement.”

Volgens strategische partner Document Dialog is het belangrijkste voordeel van TriDoc dat de zakelijke gebruikers zelf gegevens kunnen invoeren in plaats van de IT-afdeling. Ton van Raaij, Managing Director bij Document Dialog, legt uit: “Wij konden binnen een maand een innovatieve oplossing voor documentbeheer implementeren. Hiermee is De Friesland Zorgverzekeraar efficiënter, minder afhankelijk van de IT-afdeling, en kan het bedrijf de kosten en zijn time-to-market aanzienlijk terugdringen. We vinden het geweldig dat we zo’n groot aandeel hebben in het succesverhaal van De Friesland.”

Bron: Documentwereld

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Document Dialog implementeert TriDoc-oplossing van SDL Tridion / Pitney Bowes.

Download hier het artikel.

Dit artikel is van Platform E-factureren. Lees het orginele bericht op: Gaat e-factureren zijn beloften waarmaken?.