Berichten getagged ‘knelpunten’
Drastische versoepeling regels e-factureren
In de Automatiseringgids is vandaag een artikel verschenen over de nieuwe omstandigheden rondom elektronisch factureren. Friso de Jong van Factuurwijzer geeft hierin zijn mening over de totstandkoming, voordelen, maar ook (voorlopige) knelpunten van deze immense omslag.
Lees hieronder het volledige artikel in de Automatiseringgids of download het artikel in PDF.
Bron: Automatiseringgids
Vanaf vandaag kunnen de 3,5 miljoen internetbankierende klanten van de Postbank digitale nota’s ontvangen van verzenders die aangesloten zijn bij Bluem. Ze kunnen zich via Mijn Postbank.nl hiervoor aanmelden. Met deze toevoeging naast de bestaande koppelingen met ABN AMRO en Rabobank, biedt Bluem een bereik van ruim 90% van alle gebruikers van internet in Nederland.
Bluem en partners vertegenwoordigen reeds 35 bedrijven voor de digitale nota en dit aantal groeit hard. Voorbeelden van klanten zijn ABN AMRO Pensioenfonds, CZ Zorgverzekeringen, Interpolis, KNHS, London Verzekeringen, Woningbouw corporatie Bergopwaarts BOW, Openbare Bibliotheek Veenendaal, Melching Assurantien, Gemeente Hulst, Gemeente Hardenberg, Gemeente Borne, Gemeente Duiven, Gemeente Delft, Gemeente Emmen, Gemeente Amersfoort, Gemeente Spijkenisse, Gemeente Hattem, Gemeente Oldebroek, Gemeente Sittard-Geleen, Gemeente Valkenburg a/d Geul, Gemeente Zwolle, Gemeente Terneuzen, Gemeente Meppel, Gemeente Roerdalen, Gemeente Dinkelland, Gemeente Lochem, Gemeente Hoogeveen, Gemeente Noordoostpolder, Gemeente Deventer, Gemeente Skarsterlân, Gemeente Best, Gemeente Bergen (LB), Gemeente Steenwijkerland en Gemeente Sint-Michielsgestel. De verwachting is dat eind 2009 ruim 150 bedrijven gebruik maken van de Bluem digitale nota diensten.
Waarom digitaal factureren en betalen de toekomst heeft?
Bestellen, betalen en boekhouden gaan tegenwoordig elektronisch. Waarom verzenden we in Nederland en Europa onze facturen dan nog steeds op papier? Koudwatervrees, onbekendheid met wet- en regelgeving, diffuse beeldvorming rondom standaarden en bereik blijken knelpunten te zijn.
Digitale nota biedt substantiële voordelen
Het digitaal presenteren en distribueren van facturen, salarisstroken en uitkeringsspecificaties via de internetbankieromgeving van de banken levert enorm veel voordelen en mogelijkheden. En niet alleen de kostenbesparing, maar ook voordelen die de kwaliteit van zakendoen vergroten. Denk hierbij aan:
- Het vergroten van werkkapitaal
- Sneller betaald krijgen
- Betere relaties tussen leveranciers en klanten
- Gerichter klantcommunicatie
- Meer traffic naar website / portal
- Springplank voor commercie
- Maatschappelijk verantwoord ondernemen
- Het verbeteren van de snelheid en kwaliteit van het verwerkingsproces van inkomende facturen
Het Ministerie van Economische Zaken heeft de ambitie om in 2010 binnen de overheid 1 miljoen facturen elektronisch te verwerken. In de praktijk lopen overheidsorganisaties tegen veelal dezelfde barrières aan rond de adoptie en implementatie van elektronisch factureren. Op 29 oktober jongstleden is bij Media Plaza een sessie georganiseerd met een dertigtal deelnemende overheidspartijen om de gemeenschappelijke vraagstukken en knelpunten te formuleren.
Bijeenkomst 1 december 2008
De uitkomst van deze sessie van 29 oktober is de leidraad voor de bijeenkomst op 1 december. Het doel van deze bijeenkomst is het informeren over de stand van zaken rondom elektronisch factureren binnen de overheid en het bespreken van belangrijke knelpunten waarvoor de overheid in gesprek met de markt naar oplossingen zoekt.
Doelgroep
De doelgroep die wij voor ogen hebben zijn toeleveranciers en facilitators van elektronisch factureren. Hierbij kunt u denken aan:
- Billing services providers
- Banken
- Softwarepakketten leveranciers
Er zullen geen overheidspartijen aanwezig zijn. De bijeenkomst is niet bedoeld voor consultants.
Meer informatie en inschrijven
Kijk voor meer informatie op www.mediaplaza.nl/seminar/business2government of klik hier om u direct in te schrijven.
Voor vragen kunt u contact opnemen met Ralph Bijker via e-mail Ralph.Bijker@mediaplaza.nl of telefoonummer 030 291 41 51
Bij overcapaciteit wordt het recht voorbehouden om maximaal 1 deelnemer per organisatie toe te laten.
“Help, de donateur verdwijnt”
Op dinsdag 30 september vond in Amsterdam de prijsuitreiking plaats van de campagne “Help, de donateur verdwijnt”. Deze campagne was erop gericht om fondsenwervers voor te lichten omtrent de nieuwe telemarketing wetgeving die eind 2008 van kracht wordt en om hen een alternatieve fondsenwervingmethode aan de hand te doen.
Volgens de nieuwe wetgeving moet in elk telefonisch wervingsgesprek de benaderde persoon altijd de mogelijkheid worden aangeboden om zijn of haar gegevens uit de database van de opdrachtgever te verwijderen. Tevens wordt er een landelijk “bel-me-niet” register opgezet, waar de benaderde persoon op verzoek in opgenomen moet worden. Dit register is van toepassing op elk bedrijf of instelling, ook goede doelen. Dit heeft grote gevolgen voor charitatieve instellingen. Deze zijn nu voor naar schatting 30% afhankelijk van telemarketing voor de werving van donateurs.
Telemarketing is een relatief goedkoop middel, waarmee nauwkeurig potentiële donateurs benaderd kunnen worden. Er wordt verwacht dat het bel-me-niet register een enorme barrière zal opwerpen voor het werven van fondsen via telemarketing. Alternatieve methodes voor fondsenwerving moeten worden aangeboord.
De Campagne
AcceptEmail en Mailmedia hadden hiertoe een campagne uitgewerkt waarin medewerkers van goede doelen een donatieverzoek per email (een AcceptEmail) ontvingen met het verzoek om € 1 te doneren aan hun eigen goede doel en zoveel mogelijk vrienden en bekenden hetzelfde te vragen; een Tell-A-Friend ofwel viraal effect. De AcceptEmail, de digitale en groene opvolger van de papieren acceptgiro, die ze ontvingen herbergt functionaliteit om direct een betaaltransactie te initiëren via iDEAL.
Winnaar van de campagne was de Nederlandse Cystic Fibrosis Stichting, vertegenwoordigd door Johanna Vermeulen, die uit handen van Jordan van Bergen (Stichting Geef Gratis), Johan van Mil (Mailmedia) en Peter Kwakernaak (AcceptEmail) een donatie van € 1.000 mocht ontvangen. Met een totale conversie van verzonden e-mail in donaties van bijna 20% is een goede stap gezet in het aantonen dat doneren per email en emailmarketing goed kan werken als alternatieve methode voor fondsenwerving.
De presentatie van Peter Kwakernaak van AcceptEmail met een uitleg van de campagne en de uitgebreide resultaten kunt u aanvragen via deze link.
Op 30 oktober 2008 wordt uitgebreid aandacht besteed aan de combinatie e-factureren en softwarepakketten. Platform ELFA organiseert dan een open bijeenkomst over de relatie tussen e-factureren en boekhoudpakketten. De aftrap wordt die dag verzorgd door het Kenniscongres Administratieve Software. Marco Pastors (ambassadeur e-factureren voor de overheid), Joost Kuipers (deskundige vanuit de Belastingdienst) en Friso de Jong (Factuurwijzer) praten de bezoekers dan alvast bij.
Uit cijfers van MKB Nederland blijkt dat 99% van alle bedrijven tot het MKB behoort. 55% binnen het MKB (ongeveer 54% van het totaal aantal bedrijven) van deze bedrijven is een zelfstandige zonder personeel (ZZP). 27% van de bedrijven binnen het MKB (bijna 27% van het totaal) is een micro-onderneming (tot tien personen). In 2006 droeg het MKB met een omzet van 765 miljard euro voor 58% bij aan omzet van het gehele bedrijfsleven. Bedrijven met meer dan 250 medewerkers vertegenwoordigen 1% van alle bedrijven en 42% van de jaarlijkse omzet in het bedrijfsleven.
Het administratieve pakket speelt een centrale rol bij het facturatieproces van vrijwel elk MKB-er. Bij de verzender voor het aanmaken en verzenden van de verkoopfactuur. En bij de ontvanger voor het inboeken en verwerken van de inkoopfactuur (wat eerst nog de verkoopfactuur voor de verzender was).
Ondertussen is elektronisch factureren sterk in opkomst. Dit blijkt uit talloze berichten, bijeenkomsten, onderzoeken en initiatieven. De verwachting is dat het aandeel elektronische verkoopfacturen en inkoopfacturen de komende jaren flink stijgt.
Bij elektronisch factureren denken we al snel vanuit de verzender: het aanmaken en verzenden van de verkoopfactuur. Maar, een -elektronische- verkoopfactuur van de verzender moet uiteindelijk door de ontvanger als een -elektronische- inkoopfactuur worden ontvangen, ingeboekt en verwerkt. Bovendien moet de ontvanger vooraf instemmen met de ontvangst van een elektronische factuur.
Chinese muren
Het lijkt er op dat het MKB een belangrijk aandeel heeft in de omvang en omzet van het bedrijfsleven in Nederland. Het lijkt er ook op dat het boekhoudpakket een centrale rol speelt in het administratieve proces van een MKB bedrijf. (verzenden, verwerken, ontvangen, inboeken, verwerken, aangifte doen, et cetera).
Als we dan spreken over e-factureren, dan zou het in de lijn van de verwachting liggen om dit te koppelen aan de boekhoudpakketten. De praktijk lijkt weerbarstiger en wel vanwege een aantal redenen.
Op de eerste plaats kan het Nederlandse MKB beschikken over een indrukwekkende variatie aan boekhoudpakketten, aangevuld met een stijgend aantal online boekhoudpakketten. Als we e-factureren toch maar eens vanuit de verzender bekijken, dan moeten we vervolgens constateren dat een groot aantal pakketten nog geen mogelijkheid tot e-factureren biedt.
En als deze mogelijkheid wel wordt geboden, dan blijft het vaak bij het versturen van een PDF factuur per e-mail. Vaak nog eens zonder de voorwaarden die de Belastingdienst daaraan verbindt.
We kunnen dus stellen dat bij de elektronische verkoopfacturen de boekhoudpakketten als een soort Chinese Muur fungeren: een flinke hindernis met daarachter vele mogelijkheden en voordelen.
Stel nu dat verzender elektronische factureren vanuit zijn boekhoudpakket kan verzender (bijvoorbeeld door tussenkomst van een Billing Service Provider), dan wordt deze vervolgens een elektronische inkoopfactuur. Hoe kan de ontvanger zijn boekhoudpakket inschakelen om maximaal rendement uit de elektronische inkoopfactuur te halen?
Uit de praktijk blijkt dat het boekhoudpakket ook aan de kant van de ontvanger als een Chinese Muur fungeert. Vaak is de enige oplossing om de elektronische factuur uit te printen en alsnog handmatig in te boeken en te verwerken.
Expertmeeting: donderdag 30 oktober 2008
Op donderdag 30 oktober 2008 organiseert Platform ELFA een open bijeenkomst over de mogelijkheden van e-factureren door en tussen boekhoudpakketten.
Tijdens deze open bijeenkomst wordt aandacht besteed aan vragen als:
- “Hoe kunnen boekhoudpakketten het MKB ondersteunen inzake de ontwikkeling van e-factureren?”
- “Hoe kunnen elektronische inkoopfacturen door elke MKB-er worden ontvangen en verwerkt (workflow)?”
- ”Welke knelpunten zijn er? Hoe kunnen deze worden opgelost? Welke bestaande initiatieven kunnen
hiervoor worden ingezet?”
- “Hoe kunnen de leveranciers van elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking hierbij
ondersteunen?”
Programma
1. 16:30 uur – Opening en inleiding
2. 16:45 uur – Praktijkvoorbeelden
3. 17:30 uur – Discussie
4. 18:15 uur – Actiepunten
5. 18:20 uur – Hapje en een drankje
Bijzonderheden
- Aanmelden:
U kunt zich aanmelden via het contactformulier: klik hier.
- Kosteloze deelname:
Kosteloos voor aanbieders administratieve pakketten, deelnemers van Platform ELFA, bezoekers van het
Kenniscongres Administratieve Software en voor organisaties die elektronisch factureren –willen gaan-
toepassen.
- Korting:
Uw organisatie is deelnemer van Platform ELFA? U ontvangt € 60 korting op de toegangsprijs van het
Kenniscongres Administratieve Software.
- Koppeling
Deze expertmeeting vindt plaats direct na afloop van het Kenniscongres Administratieve Software 2008.
Vanaf het jaar 2000 maakt Dalsem Tuinbouwprojecten, ter ondersteuning van haar bedrijfsprocessen, gebruik van een software enterprise systeem (SAP). Gaandeweg hebben verbeteringen op het gebied van automatisering zich voornamelijk gericht op de logistieke processen. Knelpunten in de organisatie zijn aangepakt en waar mogelijk middels maatwerk geautomatiseerd.
Enige tijd geleden bleek uit een intern onderzoek dat er meer dan 12.000 inkomende facturen per jaar afgehandeld worden. Verder werd duidelijk dat de afhandeling van de inkomende facturen over te veel schijven met veel handelingen gepaard gingen. Verder werden, vanwege de verschillende activiteiten, facturen over meerdere afdelingen verspreid, al dan niet als origineel of middels een kopie. Binnen de afdeling administratie en automatisering werd een discussie gestart rondom verbeterpunten betreffende het inkoopproces cq. inkomende factuurafhandeling. Ook de directie werd geattendeerd op de mogelijkheden ten aanzien van digitale factuurherkenning.
“Allereerst werd een discussie gestart over de voordelen die gezocht werden binnen een oplossing van digitale factuurverwerking; Leidt het inscannen van inkoopfacturen tot een verbetering of versnelling van de inkoopstromen; is er meer inzicht waar facturen in een bepaald stadium zijn; kunnen er efficiency voordelen behaald worden. Toen we tot de conclusie kwamen dat e.e.a. zou bijdragen aan een verdere professionalisering van de interne organisatie zijn we op zoek gegaan naar de leveranciers die dergelijke diensten aanbieden. Navraag in de markt had in eerste instantie een vijftal leveranciers opgeleverd waarmee met een drietal uiteindelijk verschillende opties, mogelijkheden en prijzen zijn bepaald. Het vraagstuk bleef daarna beperkt tot de keuze tussen uitbesteden van de functionaliteit aan onze SAP partner of ontwikkelde software aanschaffen als applicatie buiten het SAP-systeem bij ISProjects. De keuze voor ISProjects sprak dan voor zich; of als pilot dienen voor nieuw te ontwikkelen software voor SAP of kiezen voor een bewezen oplossing van ISProjects. Het bedrijfsbezoek bij een bestaande klant van ISProjects verliep naar tevredenheid en gaf een helder inzicht in de methodiek van de applicatie. Met unanieme stemmen werd uiteindelijk gekozen voor een bewezen applicatie…. “Aldus, Marcel Boesenach, Financieel Directeur, Dalsem Tuinbouwprojecten.
Dalsem Tuinbouwprojecten BV is actief in binnen- en buitenland op het gebied voor de realisatie van complete tuinbouwprojecten (kassenbouw). In hoofdzaak is het een projectorganisatie met daarbij ook servicewerken en aanpassingen op basis van regie-orders.
Bron: ISProjects
