Berichten getagged ‘voordelen’

In de oktobereditie van Flexmarkt Magazine is een artikel gepubliceerd van de hand van Miranda Apeldoorn. Het gaat over de kenmerken van het invoeren van elektronische facturen in Nederland.

Digitaal factureren heeft de toekomst. Kan niet anders: de overheid stimuleert het, en de voordelen zijn legio. Er zijn nog wel wat hobbels te nemen. Zo is er nog geen standaard, wat invoering van digitaal factureren nodeloos ingewikkelder maakt. En: de meeste softwarepakketten die in gebruik zijn voldoen niet aan de wettelijke eisen.

Door Miranda Apeldoorn (www.ditiszinvol.nl)

Een levensmiddelenbedrijf had dit jaar alleen al ruim 80.000 facturen digitaal verzonden via een ingekocht softwarepakket, tot ze erachter kwamen: de facturen voldeden niet aan de eisen van de wet! Zodra het bedrijf dit merkte, overlegde het met de Belastingdienst over wat te doen. Die pakt dit soort gevallen nu nog constructief op maar volgens Friso De Jong, gaat dat na enige overbruggingstijd veranderen. Dan zal de dienst strenger controleren en boetes uitdelen aan bedrijven die hun zaken niet op orde hebben. De Jong is initiatiefnemer en directeur van Factuurwijzer.nl. Hij richtte Factuurwijzer.nl op om bedrijven en overheidsinstanties te informeren over elektronisch factureren.

De toekomstige boetes zijn een reden om nu alvast goed te kijken naar de wettelijke voorwaarden verbonden aan elektronisch factureren. Belangrijkste wat vermeld staat in art. 35 en verder van de wet op de omzetbelasting: de integriteit van de inhoud moet gewaarborgd worden, net zoals de authenticiteit van herkomst. Hoe je dat doet? Door het toevoegen van een elektronische handtekening. Dit is hét punt waarop het fout gaat bij veel softwarepakketten. De Jong: ‘We hebben een onderzoek gehouden onder zestig tot tachtig leveranciers van deze pakketten: doen jullie aan elektronisch factureren?’ Ja hoor, zeiden de meesten vrolijk, en bedoelden dan eigenlijk bijvoorbeeld dat ze per e-mail een factuur verzonden. Helaas: zonder digitale handtekening is dit niet rechtsgeldig. Slechts 25 procent van de softwarepakketten blijkt volgens de regels te factureren.

De overheid probeert bedrijven ertoe te bewegen facturen elektronisch te gaan verzenden. Dat scheelt de overheid geld: zij kan dan meer doen met minder mensen. De uitzendbranche werkt goed mee: in een artikel van Computable geeft ambassadeur e-factureren Marco Pasters aan dat uitzenders al opvallend goed scoren met digitaal factureren, samen met de detailhandel en multinationals. Wat is voor de uitzender het grootste voordeel? ‘Voor ons: het feit dat je aan een dringend verzoek van de klant voldoet,’ zegt Cyr Smits, algemeen directeur van Olympia. Vanaf oktober start de organisatie dan ook met een nieuw uitzendsoftwaresysteem om de klant tegemoet te komen. Als ander voordeel geeft Smits het belang aan van de ‘operational excellence’ die je ermee bereikt. ‘Het aantal fouten dat je maakt vermindert door digitaliseringsprocessen en je hebt minder opslagcapaciteit nodig.’ En als er toch een fout gemaakt wordt? ‘Dan zullen we meer moeite moeten doen om die te achterhalen, omdat bij digitaal factureren de klant ook meer bij het verwerkingsproces betrokken is.’

Olympia is een grote speler op de markt met grote klanten. Het grote voordeel dat Olympia ziet, voldoen aan een wens van de klant, herkent kleinere uitzender Studentalent niet: ‘Wat ons tegenhoudt digitaal te factureren is dat de klanten er nog niet klaar voor zijn,’ vertelt Paul Citroen, financieel directeur. ‘Die zitten nog in de fase hiervóór: het digitaliseren van de werkbriefjes.’

Voor de werkbriefjes bestaat een standaard om mee te werken: HR-XML. Jammer genoeg is nog lang geen overeenstemming bereikt over wat de standaard voor digitaal factureren moet zijn. Volgens De Jong lijkt de overheid desondanks de bedrijven alvast een standaard op te dringen. ‘De overheid verstaat onder digitaal factureren niet de bekende pdf-factuur, maar eerder een elektronisch bericht op basis van voorkeur-bestandsformaat UBL2.0.  Dit lijkt op het principe van elektronische berichtuitwisseling op basis van EDI (Electronic Data Interchange), een standaard voor elektronische uitwisseling van bedrijfsdocumenten. Het zou kunnen dat de flexbranche verplicht wordt UBL2.0 te gebruiken. In andere landen zoals de Scandinavische landen waar onze overheid haar aanpak van heeft afgekeken, zien we zelfs dat men een dergelijke aanpak in een wet heeft vastgelegd.’

Volgens De Jong kon het wel eens zo zijn, dat bedrijven straks rekening moeten houden met verschillende manieren van digitaal factureren, omdat iedere klant een andere manier gebruikt. ‘Maar,’ voegt hij daaraan toe, ‘gelukkig zijn er allerlei dienstverleners die deze problemen voorgoed kunnen opvangen. Deze dienstverleners fungeren als ‘supervertalers’. Je maakt één keer een koppeling naar de dienstverlener, en die zet – zowel naar anderen als naar jouw bedrijf – alle facturatie in hetzelfde format. Ook is er een sterke ontwikkeling waarbij de Nederlandse en Europese banken faciliteiten bieden om via een systeem elektronische facturen uit te wisselen. Hoewel dit nauwelijks nog wordt toegepast, schuilt er een grote belofte in, omdat de banken factureren en betaald krijgen daarmee heel erg dicht bij elkaar brengen.’

Sinds afgelopen januari stelt SETU (Stichting Elektronische Transacties Uitzendbranche) een standaard voor digitale facturen beschikbaar voor de gehele branche. SETU is een initiatief van de ABU. Kees de Schipper, bestuurslid van SETU en ABU-coördinator sociaal-economische zaken: ‘We zijn met de overheid in gesprek of zij SETU willen omarmen. Bij de Belastingdienst zijn we inmiddels al zover dat de dienst in principe openstaat voor het werken met SETU.’ Hoe zit dat dan met UBL2.0, de overheidsstandaard waarover De Jong spreekt? De naam zegt De Schipper niks. ‘We hebben SETU ingeleverd als kandidaatsstandaard voor de overheid,’ zegt hij, en geeft daarmee aan dat er nog niks vaststaat.

Maar om de handen op elkaar te krijgen voor de eigen standaard zal SETU voldoende bijval uit de branche zelf moeten hebben, denkt Paul Citroen, financieel directeur van Studentalent. ‘Bijvoorbeeld door ook branchevereniging NBBU bij dit ABU-initiatief te betrekken,’ zegt hij en vermeldt erbij dat hij als NBBU-lid vóór dit artikel nog helemaal niet gehoord had van de SETU. Ook zijn momenteel nog niet alle uitzenders uit de toptien van de Flexmarkt omzetranglijst bij hen aangesloten. De Schipper reageert politiek: ‘De invoering van een standaard kost tijd. De SETU-standaarden moeten zichzelf gaan verkopen. SETU is gestart met het ontwikkelen van standaarden: nu is de tijd rijp voor voorlichting en draagvlakontwikkeling. Onze leden spelen hierin een belangrijke rol.’

Overwegingen om digitaal te factureren

In Flexmarkt verschenen al meerdere artikelen waarin de voordelen van elektronisch gegevens uitwisselen werden besproken. De voordelen voor digitaal factureren op een rij:

* flink besparen op facturatiekosten;

* meer tijd overhouden voor kerntaken;

* alles onder controle: van het tijdstip waarop u de factuur verzendt tot aan het moment waarop de ontvanger de factuur heeft ontvangen en gelezen;

* de klant meer service en toegevoegde waarde bieden;

* verminderen van benodigde archiefruimte;

* verbeterd debiteurenbeheer;

* verminderen van het aantal invoerfouten;

* vergroten van de concurrentiekracht.

Bron: FactuurWijzer

Overwegingen om het niet te doen

* overstappen op digitaal factureren is complex;

* onduidelijke wetgeving;

* afwezigheid van standaarden.

Bron: Factuurmonitor 2008

Overheidsinitiatieven

De overheid zet diverse initiatieven in om het onderwerp elektronisch factureren in Nederland sneller van de grond te krijgen, waaronder het programma Nederland Digitaal in Verbinding. Syntens werkt hieraan mee: ze geeft workshops en advies, en stelt capaciteit beschikbaar om het MKB klaar te maken voor elektronisch factureren. Daarnaast participeert de overheid onder meer in het stakeholdersoverleg elektronisch factureren en het Forum Standaardisatie.

© Miranda Apeldoorn (voor Flexmarkt, oktober 2008).