Deze website zal per 1 september 2018 niet meer bereikbaar zijn

Reeleezee maakt van inkoopfacturen automatisch een boekingsvoorstel

Gebruikers van Reeleezee Administratie – voornamelijk ondernemers en accountants – hebben nu een eigen Inbox tot hun beschikking. Hier kunnen papieren facturen direct worden gescand, en kunnen digitale facturen worden geupload of ge-e-maild naar de eigen Reeleezee Administratie.

Als de ondernemer het e-mailadres van zijn administratie doorgeeft aan zijn leveranciers verschijnen de inkoopbonnen vanzelf in de betreffende Inbox. Reeleezee Administratie ‘leest’ vervolgens de bestanden in de Inbox en zet ze om in een boekingsvoorstel.

Voldoet het boekingsvoorstel na een controle aan de voorwaarden (Bijvoorbeeld of de optelling van totaalbedrag exclusief btw met het btw-bedrag tot het correcte totaalbedrag inclusief btw leidt) en wordt ook de leverancier herkend aan de hand van het KvK- of btw-nummer dan zouden de facturen op een later moment zelfs volledig automatisch kunnen worden ingeboekt zonder handmatige controle.

Wilko Stronks, CEO van Reeleezee:
“Dit systeem werkt snel en accuraat. Tegelijkertijd levert het een digitaal archief op dat voldoet aan de eisen die de Belastingdienst stelt aan ondernemers in verband met hun fiscale bewaarplicht.”

Henk Lindeboom, AA RB accountant bij Krijkamp Den Oude Accountants en Adviseurs:
“Wij gebruiken de Inbox van Reeleezee Administratie met Scan en Boek al een tijdje. Met Reeleezee wordt factureren bijna als e-factureren. Dit scheelt veel rompslomp, want steeds meer leveranciers maken gebruik van digitale facturen.”

Bestandsformaten

Gescande facturen zijn afbeeldingen in de bestandsformaten .tif, .png, .jpg. en daarnaast ondersteunt de Inbox de bestandsformaten van digitale facturen die ondernemers rechtstreeks ontvangen van bijvoorbeeld hun leveranciers of de Overheid; respectievelijk PDF en UBL 2.0.

Universal Business Language (UBL) 2.0 is het bestandsformaat dat de Overheid heeft gekozen als standaard voor digitale facturen of  e-facturatie. Facturen die voldoen aan dit protocol worden meteen in Reeleezee Administratie verwerkt zonder dat daar Scan en Boek aan te pas komt. Deze standaard heeft de sterke voorkeur van de Belastingdienst maar is niet verplicht om te gebruiken. Wel heeft het een aantal voordelen. Een UBL-bestand bevat alle noodzakelijke gegevens die een factuur moet omvatten volgens een vast format. Er hoeft verder geen informatie herkend te worden zoals bij een afbeelding of een PDF. Zodoende is de voorgestelde boeking van een UBL-factuur in principe foutloos.


Gerelateerd


Er kunnen nu even geen reacties worden geplaatst.