Deze website zal per 1 september 2018 niet meer bereikbaar zijn

Triott Groep verwerkt jaarlijks 20.000 facturen met Scan Sys

Bij Triott Group worden jaarlijks ongeveer 20.000 facturen verwerkt. Dit gebeurde tot voor kort nog handmatig. Van de inkomende facturen is 95% gerelateerd aan een eerder geregistreerde bestelling. De overige 5% zijn algemene kostenfacturen.

Voordat het proces werd gedigitaliseerd kwamen facturen binnen per post of per e-mail en moesten worden uitgeprint (e-mailfacturen) en gesorteerd per administratie. Daarna gingen ze hun ronde langs de verschillende medewerkers zoals inkopers, projectmanagers en andere verantwoordelijken, om te worden goedgekeurd.

De facturen die betrekking hadden op een bestelling werden handmatig vergeleken met de ontvangstregistratie en de inkoopopdracht. Onderweg raakten de facturen soms zoek, en omdat ze nog niet waren ingeboekt was er geen actueel overzicht van de kosten. Nadat de facturen terug op de administratie kwamen, werden ze opnieuw gesorteerd en ingeboekt.

De fysieke documenten werden bewaard in een map en op het moment dat ze betaald moesten worden, werden ze weer uit de map gehaald om af te stempelen. Na opnieuw de facturen gesorteerd te hebben, werden ze weer opgeborgen in de map. Als iemand per ongeluk de factuur in de verkeerde map opborg, was deze voorgoed onvindbaar.

De groei van Triott Group, de wens om alle administraties te centraliseren en de daarmee samenhangende druk die ontstond op het administratieve proces, heeft er toe doen besluiten over te gaan naar een andere ERP applicatie, waarbij de mogelijkheid van een scanoplossing een directe vereiste was. Vanwege de uitgebreide projectmanagement mogelijkheden is er gekozen voor Trimergo T2, van leverancier Trimergo Project Industry Solutions.

Scan Sys is de enige aanbieder van een geïntegreerde koppeling met Trimergo T2, waardoor de keuze van een scanoplossing een logisch gevolg was. Als achterliggende financiële applicatie is gekozen voor Visma AccountView. Zowel Trimergo T2 als ImageCapture hebben een koppeling met dit financiële pakket.

Source: http://www.scansys.eu/referent/triott-group/


Gerelateerd


Er kunnen nu even geen reacties worden geplaatst.