Seminar e-factureren in de praktijk: 13 december 2017

Na het succes van eerste editie wordt op woensdag 13 december 2017 de tweede editie van het “Seminar: elektronisch factureren in de praktijk” georganiseerd. Dit seminar wordt gehouden in de regio Amersfoort/Utrecht en duurt ongeveer van 13.00 – 19.00 uur.

Deze dag is volledig gericht op oplossingen voor elektronisch factureren en elektronische factuurverwerking (al dan niet als onderdeel van Purchase to pay), mede op basis van de ISO-standaard UBL en UBL-EN16931

Doelgroep
Dit seminar richt zich op een bezoekersaantal tussen de 80 en 150 deelnemers. De doelgroep betreft ICT en financiële professionals die zich willen voorbereiden op e-factureren.

Dit seminar wordt gehouden in Hoevelaken en duurt ongeveer van 13.00 – 19.00 uur.
Deze dag is volledig gericht op oplossingen voor e-factureren, elektronische factuurverwerking, – mede – op basis van de opvolger van PDF: de ISO-standaard UBL en de Europese standaard EN 16931.

Aan de orde komt:

  1. Overview elektronisch factureren op dit moment;
  2. Europese ontwikkeling (EN 16931) op het gebied van elektronisch factureren;
  3. SCOBDO.eu: automatische conversie tussen verschillende factuurstandaarden;
  4. Elektronisch factureren en de originele factuur;
  5. Elektronisch factureren en de overheid;
  6. Elektronisch factureren internationaal met o.a. VAT compliance verplichtingen;
  7. PEPPOL netwerk versus het Nederlandse SimplerInvoicing en versus email; wat is de toekomst?
  8. Elektronisch factureren in de praktijk;
  9. Robotic accounting en machine learning;
  10. De impact van elektronisch factureren op de vele factuurscenario’s die we kennen;

Doelgroep
Financials en andere geïnteresseerden die onafhankelijk op de hoogte gehouden willen worden over de stand van zaken en ontwikkelingen rondom elektronisch factureren in het algemeen en UBL als factuurstandaard in het bijzonder. Dit seminar is ook interessant voor software ontwikkelaars die met de UBL-standaard te maken hebben of krijgen, alsmede overheden en semi-overheden.

Programma
Op het programma staan de volgende onderwerpen en sprekers:

13.00 uur
Ontvangst met koffie op informatiemarkt

13.30 uur
Inleiding en overview elektronisch factureren op dit moment, door de dagvoorzitter Friso de Jong, Platform E-factureren.
Met een mondelinge toelichting op de “UBL Readiness monitor” die recent is uitgevoerd.

13.50 uur
De nieuwe Europese standaard voor eFactureren
Onder de noemer ‘EN 16931’ is in Europa gewerkt aan het maken van één norm voor elektronisch factureren (met als syntaxen UBL en UN/CEFACT) . Er wordt hierbij gesproken over een ‘kernfactuur’. De Europese richtlijn 2014/55/EU schrijft voor dat in ieder geval alle aanbestedende diensten in de EU met deze nieuwe norm en bijbehorende syntaxen moeten gaan werken vanaf eind 2018. En dat laatste kan wel eens sneller zijn dan u denkt.

Veel bedrijven en softwareleveranciers krijgen te maken met deze norm op Europees niveau voor elektronisch factureren. Dat leidt tot onder andere de volgende vragen:

  • Voor wie is de nieuwe Europese norm voor een elektronische kernfactuur van belang?
  • Wat houdt de norm in?
  • Welke beperkingen heeft de kernfactuur?
  • Welke gebruikersinstructies en restricties zijn er?

Tijdens deze sessie wordt antwoord gegeven op bovenstaande vragen en komt ook het gebruik van de kernfactuur in veel voorkomende scenario’s aan de orde en wordt ook stilgestaan bij uitbreidingen voor specifieke gevallen. Kortom: verplichte kost voor bedrijven en softwareleveranciers.
Door dr. Ir. Fred van Blommestein, Lead editor van de nieuwe Europese norm voor een elektronische factuur.

14.20 uur
SCOBDO.eu: automatische conversie tussen verschillende factuurstandaarden
Het Ministerie van Economische Zaken, Logius, de Gemeente Groningen, de Rijksuniversiteit Groningen, Vanenburg software, eVerbinding en de Duitse softwareleverancier GEFEG zijn het project ‘Semantic conversion of business documents’, kortweg SCOBDO gestart. De ontwikkeling van dit conversiemechanisme is mede gefinancierd door de Europese commissie.

Er zijn in de praktijk nog veel verschillende formaten, versies, extensies, specificaties en verzendprotocollen van e-facturen. Om dit op te lossen bestaan (dure) diensten om de verschillende formaten facturen van bijvoorbeeld UN/CEFACT naar UBL te converteren. Dit laatste werpt een ongewenste drempel op voor de adoptie van e-facturen. SCOBDO wil dit laatste voorkomen en heeft daartoe een conversiemechanisme ontwikkeld waarin automatisch een conversie plaatsvindt tussen de verschillende formaten en extensies. De Europese standaardfactuur per 2018 is uitgangspunt geweest voor SCOBDO.

Tijdens deze presentatie wordt door Johan Schaeffer van eVerbinding de opzet en ontwikkeling van SCOBDO nader toegelicht, alsmede de wijze waarop SCOBDO is te gebruiken.  

14.50 uur
Elektronisch factureren en de originele factuur
Als een factuur alleen op papier of in PDF wordt uitgewisseld tussen leverancier en klant is meteen duidelijk dat dit ook de originele factuur betreft. Dit is ook van belang in het kader van de bewaarplicht en controle door de Belastingdienst. Maar wat is de originele factuur als deze zowel in UBL als PDF wordt uitgewisseld? En als de PDF embedded in de UBL is opgenomen of precies andersom. En wat als een factuur onderweg geconverteerd wordt of als er onderweg gegevens van de factuur toegevoegd of verwijderd worden en de afnemer dus met een ander formaat werkt dan de afzender? Hoe zit het met leesbaarheid en tonen van de originele factuur. Kortom: het is van belang elektronisch factureren in het kader van de originele factuur goed af te stemmen met betrokken partijen. Patrick Frijns en René de Waard van de werkgroep elektronische documenten binnen de Belastingdienst delen hun denkrichtingen en nodigen u uit om hierover van gedachte te wisselen.

15.20 uur
Pauze op informatiemarkt.

15.50 uur
E-invoicing in Vlaanderen

Sinds 1 januari 2015 kunnen entiteiten van de Vlaamse overheid e-facturen ontvangen en sinds januari 2017 verplicht de Vlaamse overheid voor alle nieuwe overheidsopdrachten e-facturatie. Bij dit laatste valt deels een parallel te trekken met de e-facturatie verplichtstelling aan de Rijksoverheid in Nederland. Ook in Vlaanderen valt de PDF-factuur niet onder de noemer e-factureren. Vlaamse overheden ontvangen hun facturen in UBL via het federaal platform Mercurius dat op haar beurt via een access-point aangesloten is op PEPPOL. Via de website van het Mercurius platform kunnen bedrijven nakijken of hun elektronische facturen wel ontvangen werden door de overheid, en in welke mate ze al verwerkt zijn. En ook in Vlaanderen bereidt men zich voor op de Europese standaard EN 16931. Lien Wauters-Van der Taelen en Johan Van Steelandt, project e-invoicing en e-procurement Vlaamse overheid, praten u bij.

16.20 uur
Elektronisch factureren internationaal met o.a. VAT compliance verplichtingen
Elektronisch factureren beperkt zich niet tot de landgrens en betreft een wereldwijde ontwikkeling die zich steeds verder uitbreid. Met name op het gebied van fiscale regelgeving heeft ieder land haar eigen regels op met name het gebied van BTW-regelgeving. Edicom heeft ruime ervaring opgebouwd met e-facturatie in 70 landen (in meerdere werelddelen) en de daar geldende fiscale regelgeving. Bekend is de “Global VAT Compliance Edicom White paper”. Vera Kabout, International Accountmanager van onder andere E-Invoicing bij EDICOM, neemt u mee in de wereld van internationaal factureren en VAT compliance verplichtingen.

16.50 uur
PEPPOL versus Simpler Invoicing versus email
Met name in het MKB is email de defacto standaard voor het elektronisch uitwisselen van facturen. Steeds meer leveranciers van boekhoudsoftware hebben email volledig geïntegreerd in hun boekhoudsoftware als het gaat om inkomende factuurverwerking. De Nederlandse overheid heeft ingezet op Digipoort. Op Europees niveau is PEPPOL de standaard. En in Nederland kennen we nog SimplerInvoicing. Een belangrijke vraag is waar de eindgebruiker mee te maken krijgt als het gaat om het elektronisch uitwisselen van facturen? Door middel van een korte (forum)discussie, onder leiding van dagvoorzitter Friso de Jong, met betrokken leveranciers en andere aanwezigen proberen we duidelijkheid te verschaffen, inclusief E-factureren aan de overheid.

17.10 uur
Pauze met broodjeslunch en bezoek informatiemarkt.

18.00 uur
Elektronisch factureren in de praktijk
Elektronisch factureren wordt bij KPN ingezet voor meer dan 100.000 facturen per maand. We hebben het dan over facturen die in UBL-formaat worden verzonden aan afnemers in de zakelijke markt. KPN streeft er naar in 2020 alle facturen als E-factuur te verzenden naar hun zakelijke klanten. Hiermee is KPN een voorbeeld in de telecomsector waarbij het gaat om de facturering aan ondernemers van onder meer mobiel bellen, internet en cloud services. In deze sector wordt namelijk nog veel in PDF gefactureerd of moet de ondernemer, of een administrateur,  inloggen op een website om de factuur zelf op te halen. Dat laatste is natuurlijk niet echt efficiënt.

E-factureren levert de ondernemer pas echt een voordeel op als de UBL-factuur automatisch in de boekhouding terecht komt. Veel leveranciers van standaard boekhoudsoftware hebben dit laatste wel mogelijk gemaakt, maar er wordt in de praktijk lang niet altijd optimaal gebruik van gemaakt. Hans Hodes van KPN zet zich al jaren in voor E-factureren in brede zin. Hans zal ingaan op de wijze waarop E-factureren bij KPN wordt toegepast en gaat tijdens zijn presentatie ook graag in discussie met softwareleveranciers en andere aanwezigen over de vraag hoe het gebruik van E-factureren nog verder gestimuleerd kan worden in de praktijk.

18.30 uur 
Robotic accounting en machine learing
Robotic accounting, oftewel robot boekhouden, wordt, in relatie tot boekhoudsoftware, beschouwd als functionaliteit om de ondernemer te ont-zorgen. Machine learning geeft computers het vermogen zelflerend te zijn zonder expliciete programmering en maakt deel uit van Kunstmatige Intelligentie (AI – Artificial Intelligence). Bijvoorbeeld automatisch boekingsintelligentie opbouwen bij het boeken van inkoopfacturen of elektronische bankafschriften. Zodat een volgende boeking volledig automatisch verwerkt kan worden zonder menselijke tussenkomst. Dan hebben we het over Robotic accounting zoals het feitelijk bedoeld is. Er zijn al softwareleveranciers die machine learning inzetten over administraties heen. Maar het begrip ‘machine learning’ wordt in uitingen ook wel onterecht gebruikt. Gerard Bottemanne van Onderzoeksbureau GBNED heeft recent onderzoek gedaan naar de status van machine learning in relatie tot scannen, herkennen en elektronische factuurverwerking en deelt met u de resultaten van zijn onderzoek.

18.45 uur
De impact van elektronisch factureren op de vele factuurscenario’s die we kennen
De UBL Ketentest is de werktitel van een initiatief, bedoeld om eventueel interpretatieverschillen en dialecten weg te nemen om zo vlekkeloos elektronisch facturen tussen de verschillende administratietoepassingen (zoals boekhoudpakketten, online factuuroplossingen, factuurverwerking, etc.) te kunnen uitwisselen in UBL-formaat en te zorgen voor automatische boekingen in de administraties. Afgelopen 2,5 jaar hebben ruim 100 leveranciers en bedrijven actief deelgenomen aan de UBL Ketentest. Naast een korte inleiding over de UBL Ketentest komen factuurscenario’s aan de orde, zoals: wel/geen BTW, BTW verlegd, korting, toeslagen, kredietbeperking, verzamelfacturen, etc.). Met name in relatie tot de eerder behandelde nieuwe Europese standaard voor eFactureren EN-16931.
Door Gerard Bottemanne, Onderzoeksbureau GBNED.

19.00 uur
Afsluiting bijeenkomst door de dagvoorzitter.

19.05 uur
Napraten op de informatiemarkt.

19.30 uur
Einde bijeenkomst.

Informatiemarkt
Op de informatiemarkt kunt u kennismaken met de volgende aanbieders van oplossingen op het gebied van e-factureren en elektronische factuurverwerking.

Locatie
Congres- en vergadercentrum EXPO Hoevelaken
(Euretco)

Koninginneweg 1
3871 JZ Hoevelaken
(gratis parkeren op eigen terrein).

Kosten
De kosten voor het bijwonen van het congres bedragen 175 euro per persoon, inclusief koffie/thee en een broodjeslunch. Leden van de BSPD en sponsoren van Platform E-factureren betalen een gereduceerd tarief van 150 euro. Onderwijsdocenten hebben gratis toegang. Genoemde tarieven zijn excl. BTW.

(met automatisch vroegboektarief van 125 euro per persoon bij aanmelding tot vrijdag 10 november 2017)

Inschrijven
U kunt zich direct inschrijven…


Gerelateerd


Er kunnen nu even geen reacties worden geplaatst.