Deze website zal per 1 september 2018 niet meer bereikbaar zijn

Een kort verslag van het Seminar E-factureren in de Praktijk (13-12)

19 Dec 2017  |  E-factureren, Evenement, Praktijk

Jeroen Remijnse, consultant bij Ecobit was aanwezig op het tweede seminar ‘E-factureren in de Praktijk” van afgelopen woensdag 13 december 2017 en heeft het volgende verslag geschreven over het event:

“E-facturatie via UBL is een onderwerp dat al langer speelt. Het gehele facturatieproces kun je hiermee automatiseren, wat een een grote tijdwinst, kostenbesparing en foutenreductie kan opleveren. Direct vanuit je administratiesysteem verzenden en ontvangen, waarbij de menselijke tussenkomst wordt gereduceerd tot het keuren van de factuur. We willen het graag, maar (bijna) niemand past het toe. Europa helpt een handje.

Vorige week woonde ik het seminar ‘Elektronisch factureren in de praktijk’ bij, georganiseerd door Gerard Bottemanne van onderzoeksbureau GBNED. Gepassioneerd kwartiermaker op het gebied e-facturatie. Met als dagvoorzitter Friso de Jong, ook een groot voorstander van e-facturatie.

Wat is op dit moment de stand van zaken op het gebied van e-facturatie? De Europese Commissie vindt dat overheden in Europa het goede voorbeeld moeten geven: vanaf april 2019 moeten alle overheden in Europa e-facturen kunnen ontvangen. Volgens de Europese norm EN16931 en ondersteund door 2 syntax standaarden: zowel UBL als UN/CEFACT. Handig twee standaarden? Niet echt lijkt me, maar het wordt nog veel lastiger.

De Europese norm is een basisfactuur met 160 elementen, waarvan er 26 verplicht zijn. Daarnaast is het mogelijk om als land of groep gebruikers een CIUS (gebruikersspecificatie) samen te stellen. Zo moet in Nederland bijvoorbeeld het KvK nummer verplicht op een factuur aanwezig zijn en is dit veld dus verplicht in een UBL factuur. In België daarentegen is dat niet verplicht, maar moet daar het IBAN nummer verplicht op een factuur staan. Op deze manier is elk land een eigen UBL set aan het definiëren met wel of niet verplichte of zelfs extra elementen. Overigens is het ook mogelijk te werken met extensies: een toegevoegde set van UBL elementen om bijvoorbeeld sector specifieke informatie mee te sturen met de e-factuur.

Ook de implementatie van de Europese richtlijn verschilt per land. Zo zijn er een paar Zuid-Europese landen die e-facturatie via UBL niet alleen verplicht stellen aan leveranciers van de overheid, maar het ook verplicht stellen tussen bedrijven zelf. Portugal, Spanje en Turkije gaan daar nog verder in en stellen het verplicht dat deze gegevens automatisch naar de overheid worden gestuurd.

De Vlaamse overheden verplichten haar nieuwe leveranciers sinds 1 januari 2017 de factuur als e-factuur te sturen, aldus de projectleiders van de werkgroep e-invoicing van de Vlaamse overheid die tijdens dit seminar een (zeer gedreven) presentatie gaf. De verplichting om een e-factuur te sturen is opgenomen in het contract dat de overheid sluit met haar leveranciers. In 12 maanden tijd is 36% een e-factuur (ongeveer 6.000 van de 15.000 leveranciers). Een goed begin voor de gewenning van het Belgische bedrijfsleven aan het zenden van een e-factuur via UBL. In Nederland geldt deze verplichting ook, maar dan alleen voor de Rijksoverheid, met een aanbeveling tot verplichting voor lagere overheden.

Al met al kunnen we zeggen dat het gebruik van e-facturatie in het bedrijfsleven actief wordt gestimuleerd door de overheid. Bij Ecobit merken we dat de interesse in e-facturatie vanuit het bedrijfsleven er zeker is; de bereidheid echter om dit geheel in je processen te integreren aan zowel inkoop- als verkoopkant blijkt niet heel groot, ook al kan het een grote kostenbesparing opleveren in de automatisering van diverse bedrijfsprocessen. Welke standaard ga je gebruiken, wat gaat de sector gebruiken, is het boekhoudpakket er klaar voor? Vragen die het bedrijfsleven ervan kunnen weerhouden om te investeren in iets nieuws waarvan je niet weet hoe lang het in deze vorm meegaat.

Een ontwikkeling die tijdens het seminar vaak naar voren kwam is PEPPOL. Een community gedreven internetachtig netwerk voor het versturen van e-facturen. Het is mogelijk om op basis van een kvk nummer een e-factuur te sturen naar een klant. Hierbij moet je gebruik maken van een accesspoint, een organisatie die aangesloten is op het netwerk en ervoor zorgt dat de factuur daadwerkelijk wordt verstuurd naar de juiste ontvanger. Interessant is dat de Vlaamse overheid haar toeleveranciers met klem aanraadt om PEPPOL te gebruiken. Verder is Exact bezig om als accesspoint van Peppol dit te integreren in Exact Online. Gebruikers van Exact Online kunnen dan automatisch e-facturen ontvangen en versturen. Ook Moneybird is reeds op PEPPOL aangesloten.

Wat mij vooral duidelijk werd tijdens dit seminar is dat voor wat betreft e-facturering niet de vraag moet worden gesteld of het eraan komt, maar wanneer het eraan komt. E-facturering is een logisch gevolg van het automatiserings- / digitaliseringstijdperk waarin wij leven. De snelheid van implementatie heeft te maken met de adoptie door het bedrijfsleven, welke nu door Europese overheden sterk wordt gestimuleerd.”

 


Gerelateerd


Er kunnen nu even geen reacties worden geplaatst.