Deze website zal per 1 september 2018 niet meer bereikbaar zijn

Archief voor Factuurverwerking

Consument en bedrijfsleven in TNT Markt Monitor

Bijna 60% van de consumenten ontvangt zakelijke post als bankafschriften, polissen en rekeningen het liefst digitaal én op papier. Het gemak waarmee je in een papieren versie zaken kunt nazoeken, het hebben van een papieren bewijs en de mogelijkheid van een pc crash worden als redenen hiervoor genoemd. Consumenten die hun voorkeur uitspreken voor het ontvangen van alleen digitale post zien vooral voordelen in minder papier en dus milieuvriendelijkheid.

Dit alles blijkt uit de TNT Markt Monitor, een regelmatig terugkerend onderzoek naar ontwikkelingen in de Nederlandse maatschappij en het Nederlandse bedrijfsleven. Onderzoeksbureau Synovate / Interview NSS voert de Markt Monitor uit. 500 consumenten en 500 bedrijven met 20 of meer medewerkers participeerden in het onderzoek voor dit onderwerp.

Mannen versus vrouwen

Mannen geven vaker dan vrouwen aan dat zij alleen digitale documenten willen ontvangen. De helft van de mannelijke respondenten geeft bijvoorbeeld aan het geen probleem te vinden om het afschrift van de hypotheekverstrekker alléén digitaal te ontvangen, terwijl maar 32% van de vrouwen hier positief tegenover staat. De factuur van een aankoop via internet levert voor beide de minste problemen op. Maar liefst 67% van de mannen en 52% van de vrouwen geeft aan de rekening bij voorkeur alléén digitaal te ontvangen. Papier blijft zeker nodig bij verzekeringspolissen, maar ook bij salarisstroken en bankafschriften. 78% van de respondenten ontvangt verzekeringspolissen ook graag nog op papier, 59% ontvangt zijn of haar salarisstrookje ook graag nog op papier en 56% wil ook graag het bankafschrift op papier ontvangen.

Merendeel bedrijven bewaart ook papieren versie

Niet alleen consumenten bewaren naast de digitale versie ook een papieren versie. Een opmerkelijke uitkomst is dat ruim 70% van de bedrijven die digitaal factureren, ook een papieren kopie van de factuur uitdraait en bewaart. Bij bedrijven die digitaal facturen ontvangen van hun leveranciers bewaart zelfs bijna 90 % een papieren uitdraai.

In het bedrijfsleven verstuurt 77 % van alle bedrijven zijn facturen per post. Met name in de bouw is met 2 % de bereidheid om digitaal te factureren laag. De logistieke branche scoort daarentegen met 34 % hoog.

Van de bedrijven die op dit moment niet digitaal factureren, verwacht 29 % dit in de toekomst wel te gaan doen. Op langere termijn is de digitale factuur vooral te verwachten binnen de logistieke branche, handel en binnen de financiële dienstverleners. Vooral grote bedrijven en bedrijven die minimaal 1.000 facturen versturen, zullen in de toekomst de overstap maken naar de digitale factuur.

Kostenbesparing

Als grootste voordeel van digitaal factureren noemt 23 % van de respondenten kostenbesparing, 19 % noemt als grootste voordeel dat klanten sneller betalen en 16 % ziet voordeel omdat er minder opslag van documenten is. 14 % van de ondervraagden ziet voordelen in de snelheid van verzenden van de facturen. 10 % tenslotte vindt het makkelijk omdat digitale facturen op een simpele manier nageslagen of bewerkt kunnen worden.

Uitbesteden facturatie

Opvallend resultaat is dat nagenoeg alle bedrijven uit het onderzoek (98 %) de logistieke afhandeling van facturering zelf doen. Slechts 2 % besteedt het samenstellen, printen, vrouwen, insteken en verzenden uit. In de logistieke branche is het animo voor uitbesteding het grootst. 1 % besteedt de afhandeling op dit moment uit en in de toekomst zal aldus het onderzoek 8 % dit voorbeeld volgen. 75 % van de bedrijven weet géén voordelen te noemen van de uitbesteding van de facturering, 81 % weet wel nadelen te noemen. Als belangrijkste nadeel noemt 47 % het te weinig controle kunnen uitvoeren op het  debiteurenbeheer.

Over het onderzoek

De uitgebreide onderzoeksresultaten zijn terug te vinden op www.tntpost.nl/overtntpost/nieuwspers. TNT Post is dit jaar gestart met de TNT Markt Monitor, een verzameling onderzoeken uitgevoerd door Synovate / Interview NSS naar ontwikkelingen in maatschappij en bedrijfsleven. Eerder werd reeds onderzoek gedaan naar Valentijnsdag en Moederdag. Dit specifieke onderzoek naar de digitalisering van zakelijke post is telefonisch uitgevoerd onder 500 bedrijven met 20 of meer medewerkers én onder 500 consumenten, in de periode 14 april t/m 6 mei 2008.

Powerpoint presentaties

  • Rapport synovate
  • Rapport synovate consumenten

Over TNT Post

TNT Post verwerkt dagelijks 16 miljoen poststukken (waarvan 350.000 pakketten) met ruim 7,6 miljoen bestemmingen in Nederland. Het bedrijf verbreedt daarnaast zijn horizon internationaal door middel van acquisities in Europa en Azië. Van groeiend belang zijn diensten die elektronische data omzetten in fysieke post. TNT Post is in de eerste plaats actief op het gebied van post: collectie, sortering, transport en aflevering van brieven en pakketten. Daarnaast is de onderneming gespecialiseerd in data- en documentdiensten, direct mail, e-commerce en internationale post. TNT Post heeft zo’n 58.000 mensen in dienst in Nederland. De omzet over het eerste kwartaal 2008 bedroeg 1,049 miljard euro. TNT Post is onderdeel van TNT N.V. TNT is zich bewust van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid als onderneming en heeft partnerschappen gevormd met het World Food Programme en het Milieuprogramma van de Verenigde Naties om wereldwijd tegen honger en milieuvervuiling te strijden.

Heemskerk beantwoordt vragen SGP-er van der Vlies

Kamervragen e-Factureren

De staatssecretaris Frank Heemskerk heeft op 17 juni 2008 middels een brief antwoord gegeven op de vragen die zijn gesteld door het lid Van der Vlies (SGP) over e-Factureren.

De SGP heeft Kamervragen gesteld aan staatssecretaris Frank Heemskerk (Economische Zaken), naar aanleiding van de door hem gekozen standaard voor e-factureren.

Bron: Ministerie van Economische Zaken.

 

B·ClearBusiness-to-Business Electronic Invoice Exchange

B-Clear is opgebouwd volgens de NES (Northern European Subset) standaard welke een onderdeel is van de Europese UBL-standaard.

Het systeem converteert moeiteloos enkele formaten waaronder diverse EDI en XML formaten, PDF en verwerking naar papieren factuur of document. Binnenkort beschikt B-Clear over een unieke mapping engine die andere formaten geautomatiseerd omzet naar eigen formaten.
Dat betekent voor u en uw klanten: Eén formaat verzenden, één formaat ontvangen.
Unieke eigenschappen van B·Clear:

  • Het verzenden en ontvangen van elektronische facturen
  • Uitwisseling van ieder gewenst formaat
  • Eenmalige koppeling geeft toegang tot alle aangesloten bedrijven
  • Nagnoeg geen wijzigingen aan eigen systemen en processen
  • Desgewenst elektronische facturen direct in eigen ERP- of BackOffice software
  • Volledige archivering conform internationale wetgeving
  • Voldoet aan de strengste veiligheidseisen
  • Toegang voor Belastingdienst en financiële dienstverlener

Meer informatie

Introductie uniek platform elektronisch factureren Accounting Plaza

Accounting Plaza, speciallist in het uitbesteden van administraties, biedt een unieke oplossing voor het versturen van elektronische facturen en documenten, op elk gewenst formaat van de ontvanger.
 
“ Door de vraag van onze klanten naar een zorgeloze oplossing voor het verzenden van elektronische facturen in elk gewenst formaat hebben wij begin 2007 besloten deze oplossing te ontwikkelen” aldus algemeen directeur G. Stoffelsen. De service wordt aangeboden onder de naam B Clear. Het is een oplossing die bedrijven in staat stelt elektronisch facturen te sturen en te ontvangen. Uniek is dat de facturen in elk gewenst formaat uitgewisseld kunnen worden. De ontvanger bepaalt of hij de factuur direct in het ERP systeem, als PDF in de e-mailbox, of traditioneel op papier wil ontvangen. B-Clear communiceert met meer dan 370 Backoffice systemen. Ook worden er koppelingen gerealiseerd met aanvullende diensten in de markt. Dit is volgens Jan Burgers van Accounting Plaza belangrijk om de acceptatiegraad in de markt snel te verhogen en het product nog beter te laten aansluiten op de behoefte van onze klanten.
 
Over ons
Accounting Plaza is gespecialiseerd in outsourcing van alle financiële-,
administratieve- en transactieprocessen, HR en salarisverwerking. De onderneming levert financieel projectmanagement, operationele ondersteuning en auditing van administraties. De dienstverlening bestaat uit verder consultancy op het gebied van Financial Shared Service Centers, ERP-support en Clearing services voor uitwisseling en archivering van elektronische documenten. Accounting Plaza telt 585 medewerkers van wie 384 in Nederland.
 
 Contact:
www.accounting-plaza.nl
marketing manager: Ingeborg van Buiten
T: 033 – 45 40 500
E: ingeborg.vanbuiten@accounting-plaza.nl

 

Elektronisch factureren blijft achter in MKB-sector

 
Tijdens het Factuurcongres op 21 mei 2008 zijn de resultaten van de Factuurmonitor 2008 bekend gemaakt. De Factuurmonitor is een grootscheeps onderzoek naar het gebruik van elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking in Nederland en in Europa. Afhankelijk van de vraagstelling zijn de antwoorden van 576 tot 7003 respondenten verwerkt.

De aanwezigheid van ERP-systemen bij grote bedrijven lijkt een positief effect te hebben op het toepassen van eFactureren. Het tegendeel is het geval bij het MKB. Daar zorgt het grote aantal boekhoudpakketten en de verschillen daartussen voor een ‘Chinese Muur’. Zowel aan de zijde van de ontvanger, als aan de zijde van de verzender. Bij de hele kleine bedrijven is eFactureren juist weer veel meer ingeburgerd. Dit zijn dan ook vaak bedrijven die ‘technology minded’ zijn.
 

De hinderpalen voor elektronisch factureren zijn vooral de reputatie van complexiteit, de onduidelijke wetgeving en de afwezigheid van standaarden.
 
Bron: Kluwer Financieel Management

 

Rotaform informatiesessie over elektronisch factureren.

Sta eens stil bij wat een elektronische factuur te bieden heeft.

Op donderdag 29 mei 2008 heeft Rotaform Document Services in samenwerking met Plaform
ELFA een informatiesessie over elektronisch factureren georganiseerd.

Tijdens de informatiesessie worden door een aantal gastsprekers de volgende vragen behandeld:
• Welke technische en fiscale vormen van elektronisch factureren zijn er?
• Welke voordelen kan ik behalen met elektronisch factureren?
• Wat doen banken op dit vlak?
• Wat is de visie van Rotaform Document Services op elektronisch factureren en welke producten en
   diensten worden hiervoor ingezet?
• Wat is de impact van SEPA?

Voor meer informatie kunt u e-mailen naar infosessie@rotaform.nl.

Elektronisch factureren in MKB geremd door grote aantal boekhoudpakketten

Tijdens het Factuurcongres op 21 mei 2008 zijn de resultaten van de Factuurmonitor 2008 bekend gemaakt. Lees meer

Ministerie van Economische Zaken moedigt eFactureren aan

Staatssecretaris Heemskerk van Economische Zaken heeft Marco Pastors benoemd tot ‘ambassadeur e-factureren’.De heer Pastors heeft de opdracht om op bestuurlijk niveau doorbraken te realiseren en op te treden als publiek gezicht van het project e-factureren van staatssecretaris Heemskerk.

Doelstelling van dit project is te zorgen dat er een grotere stroom electronische facturen op gang komt in Nederland en waarbij de overheid in dit geval optreedt als launching customer. De voordelen van elektronisch factureren (e-factureren) voor bedrijven zijn groot en kunnen oplopen tot honderden miljoenen per jaar omdat geen papieren rekeningen meer hoeven worden verstuurd.

Om een veelvoud van redenen komt e-factureren in Nederland moeizaam van de grond. Zo bestaan bij veel mogelijke gebruikers nog onzekerheden. Bijvoorbeeld over de (BTW) regelgeving en het idee dat elektronisch factureren ingewikkeld is. Ook is er behoefte aan duidelijke standaarden. Voor de introductie van elektronisch factureren aan de overheid heeft Heemskerk twee jaar uitgetrokken. In 2010 moet dan minstens 10% van de rekeningen elektronisch worden gefactureerd. Hiervoor wordt onder meer de voorlichting aan bedrijven geïntensiveerd, wordt de onduidelijkheid rondom BTW-vraagstukken weggenomen en is een aantal pilot-projecten gestart.

Onderdeel van het project van Heemskerk is ook de benoeming van een speciale ‘ambassadeur’. De ambassadeur zal naast het voor het voetlicht brengen van de voordelen van e-factureren ook werken aan het tot stand brengen van afspraken met individuele overheidsorganisaties en bedrijven over het concreet invoeren van e-factureren. Daarnaast moet er een convenant worden voorbereid waarin overheid en marktpartijen samen afspreken hoe zij de komende jaren verder werken aan een brede uitrol van e-factureren.

De heer Pastors is volgens staatssecretaris Heemskerk met name geschikt voor deze taak gezien zijn kennis van uitvoeringsvraagstukken binnen de overheid en zijn ervaring als bestuurder en adviseur. Daarnaast is de heer Pastors goed in staat om resultaatgerichte afspraken te maken met de vele stakeholders op dit terrein. De heer Pastors is benoemd voor een periode tot eind dit jaar.

Bron: www.ez.nl

Resultaten Factuurmonitor 2008 zijn bekend

Tijdens het Factuurcongres op 21 mei 2008 zijn de resultaten van de Factuurmonitor 2008 bekend gemaakt. Daarmee is dit het meest recente onderzoek naar het gebruik van elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking in Nederland en in Europa. Afhankelijk van de vraagstelling zijn de antwoorden van 576 tot 7003 respondenten in de Factuurmonitor 2008 verwerkt.
 
Belangrijkste bevindingen inzake eFactureren
De aanwezigheid van ERP systemen bij grote bedrijven lijkt een positief effect te hebben op het toepassen van eFactureren. Het tegendeel is het geval bij het MKB. Daar vormen de grote diversiteit en het aantal boekhoudpakketten voor een ‘Chinese Muur’. Zowel aan de zijde van de ontvanger, als aan de zijde van de verzender. Jonge en micro bedrijven vallen weer op doordat zij meer dan het reguliere MKB gebruik maken van eFactureren. Dit komt doordat zij meer gebruik maken van nieuwe en slimme technologie, waaronder ook eFactureren.
Het aantal klanten per organisatie varieert per bedrijfsomvang. De klanten bevinden zich hoofdzakelijk in Nederland, gevolgd door Europa. Het merendeel van de organisaties verwacht binnen drie jaar ook op elektronisch factureren over te zullen gaan stappen. De ‘financiële’ afdeling speelt bij die stap een belangrijke rol.

De verwachte voordelen om over te stappen zijn onder meer: kostenbesparing, voldoen aan de wens van de klant (waaronder klantenbinding) en facturen eerder betaald krijgen. De schattingen over de kosten om een papieren verkoopfactuur te verzenden variëren. Een groot deel weet niet wat het vesturen van een papieren factuur gemiddeld kost. Gemiddeld genomen denkt men dat het € 2,- kost om een papieren verkoopfactuur te verzenden.
 
Het per e-mail toezenden van de factuur als PDF document geniet voorlopig de voorkeur als alternatief voor de papieren verkoopfactuur. Er is overigens een tendens naar formaten en kanalen die meer ketendigitalisering en ketenbesparing mogelijk maken. eFactureren biedt veel mogelijkheden om een terugkoppeling te krijgen tegen zeer lage kosten. De belangstelling gaat vooral uit naar de ontvangstbevestiging en leesbevestiging.
 
De perceptie van complexiteit, onduidelijke wetgeving en de afwezigheid van standaarden vormen belemmeringen voor het gebruik van elektronisch factureren. Standaarden en toelichtingen op wet- en regelgeving kunnen zorgen voor een lagere perceptie van complexiteit. Dit leidt tot door een hogere adoptiegraad en een groter gebruik.

Het complete overzicht van bevindingen is te downloaden op www.factuurwijzer.nl
 
Belangrijkste bevindingen inzake geautomatiseerde factuurverwerking
Organisaties ontvangen inkoopfacturen van vaak minder dan 100 leveranciers. De meerderheid van de organisaties ontvangt tot 2.000 facturen per jaar. De inkoopfacturen komen voornamelijk uit Nederland en voor een deel uit Europa. Het aandeel inkoopfacturen van buitenlandse herkomst betreft voor de meeste organisaties minder dan 1 procent.
 
Het merendeel van de organisaties verwacht binnen drie jaar ook op geautomatiseerde factuurverwerking over te gaan stappen. Dit houdt ook in het verwerken van elektronische inkoopfacturen. De verwachte voordelen om over te stappen zijn onder meer kosten- en tijdsbesparing en verminderen van aantal handelingen. Verbeterde controle, transparantie, en inkoopondersteuning worden minder vaak genoemd. De perceptie van complexiteit en daarnaast de omvang van de organisatie en de hoge investering vormen belangrijke belemmeringen.
 
Veel organisaties geven aan geen idee te hebben wat het verwerken van een inkoopfactuur kost. Anderen schatten de kosten op ongeveer € 4,-. Dit is de helft van wat gemiddeld in de praktijk wordt gemeten. Het aantal bedrijven elektronische facturen ontvangt, is groter dan het aantal bedrijven dat eFactureren toepast. Elektronische factuurgegevens worden bij voorkeur uitgeprint en -van het scherm- over getypt.
 
Het complete overzicht van bevindingen is te downloaden op www.factuurwijzer.nl
 
Over Factuurwijzer
Factuurwijzer is onafhankelijk en legt zich toe op alle aspecten rondom elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking. Met onze kennis en expertise, realiseren we maximaal voordeel onze klanten, zowel voor zakelijke als voor non-profitorganisaties. We zetten dan ook graag onze kennis en ervaring in om onze klanten maximaal de mogelijkheden en voordelen van elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking te laten benutten.
 
Factuurwijzer is daarnaast oprichter en voorzitter van Platform ELFA. Hét platform voor elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking. Factuurwijzer is daarnaast auteur van de Praktijkgids Elektronische Facturen, dat sinds begin september 2007 bij Kluwer verkrijgbaar is.

Berichtenstandaard is non-issue

De discussie over berichtenstandaarden, in het kader van elektronisch factureren, kan vertragend of zelfs averechts werken. Bovendien, suggereert Friso de Jong, kan het resultaat van technische standaardisatie op de lange termijn innovatie belemmeren. We hebben standaardisatie nodig, maar: van begrippen.

Op 27 maart 2008 vond in Utrecht het seminar eFactureren plaats. Daar lanceerde de staatssecretaris van Economische Zaken met het actieplan eFactureren diverse stimuleringsmaatregelen. Het resultaat daarvan moet zijn dat elektronisch factureren binnenkort de gewoonste zaak van de wereld is.Zo wordt voor het wegnemen van de koudwatervrees bij gebruikers de overheid als launching customer ingezet. Ook wordt meer aandacht besteed aan het verbeteren van de wet- en regelgeving. Tot slot wordt UBL 2.0 voorgedragen als standaard voor het uitwisselen van berichten. Dit laatste zorgde voor heel wat ophef. De reacties hielden onder meer in dat de keuze voor UBL 2.0 nadelige effecten heeft voor het bedrijfsleven. Bovendien zou Nederland dan geen rekening houden met Europese en internationale ontwikkelingen. Daarnaast zou UBL 2.0 niet het gewenste effect opleveren.Als we kijken naar de praktijk van elektronisch factureren (eFactureren) dan roepen de keuze voor UBL 2.0 en de reacties allerlei vragen op. Is het überhaupt zinvol om ons op dit moment bezig te houden met standaarden voor eFactureren? Zo ja, op welke vlakken? Is het nodig om een UBL 2.0-berichtenstandaard te verkondigen of op te leggen? Biedt wet- en regelgeving in Nederland en Europa de ruimte om berichtenstandaarden op te leggen?

Standaarden zijn geaccepteerde sociale gebruiken, gewoontes en afspraken om met elkaar te kunnen samenleven en te kunnen communiceren. De behoefte aan een standaard groeit naarmate de complexiteit toeneemt van wat we met elkaar willen bespreken. Of als de omgeving waarin we samenleven, complexer wordt. Daarbij gaat het vrijwel altijd om perceptie: de perceptie van complexiteit.

En zo is het ook met eFactureren. Uit een nog lopend onderzoek blijkt vooral dat organisaties eFactureren complex vinden. Nog zonder dat ze er als verzender mee in aanraking zijn gekomen. De tweede overweging om eFactureren niet toe te passen is de afwezigheid van standaarden. Maar, wat als iedereen zou begrijpen wat eFactureren is, hoe het werkt en dat het – dus – eigenlijk heel eenvoudig is? Zou er dan nog steeds zo’n behoefte aan standaarden zijn? Wat zou dan het belang zijn van de discussie over de keuze van UBL 2.0, XML20022, HTML, pdf, EDIFACT of een UN/CEFACT-berichtstructuur als berichtenstandaard?

Zijn standaarden dan niet nodig? Juist wel. Standaarden zijn juist heel erg belangrijk voor eFactureren. Het opent ogenschijnlijk wegen naar onmetelijke besparingen en andere voordelen. Maar dan moeten we het wel stap voor stap doen. Te beginnen met standaarden die er voor zorgen dat we in Nederland en in Europa met elkaar over hetzelfde praten. Hebben we het over eFactureren, e-facturatie? Wat houdt het in? Is het verzenden van een factuur in pdf per e-mail (in 68 procent van alle gevallen) ook eFactureren? Is factuurautomatisering en geautomatiseerde factuurverwerking hetzelfde? Is er een verschil tussen een digitale en een elektronische factuur? We hebben standaardisatie nodig: van begrippen welteverstaan. Eenduidige begrippen met een heldere toelichting die zorgen voor (rechts)zekerheid en voor het gevoel van eenvoud.

De volgende stap is de standaardisatie van de gedaanten (vormen) waarin eFactureren zich bij gebruikers manifesteert. Passen we eFactureren toe met of zonder tussenpersoon? Van papier naar digitaal? Of is het gehele traject digitaal? Gestuurd vanuit de verzender? Of juist vanuit de ontvanger? Passen we direct leesbare formaten zoals pdf toe, of gestructureerde dataformaten? Passen we ons aan bij wat de ontvanger wil? Standaardisering van de vormen van eFactureren vergroot de herkenning en acceptatie bij de gebruikers. Pas dan dient zich de volgende stap aan: het standaardiseren van processen. Weer gevolgd door standaardisatie van techniek. Waar de berichtenstandaard dan weer een onderdeel van is. Dit betekent ook dat de discussie over het wel en wee van UBL 2.0 eigenlijk een discussie is over slechts één facet van technische standaardisatie. Naar mijn mening komen we pas echt toe aan een zinvolle brede discussie over berichtenstandaarden als er duidelijkheid bestaat over de voorgaande stappen: de begrippen, verschijningsvormen en voorwaarden van eFactureren. De Nederlandse en Europese wetgever hebben dit al jaren door. Niet alleen zijn diverse begrippen en gedaanten van eFactureren netjes omschreven, dat geldt ook voor de risico’s als een gebruiker zich niet aan de regels houdt. Belangrijker nog: de Nederlandse en Europese wetgever hebben de wetgeving rondom elektronisch communicatie zoveel mogelijk technologieonafhankelijk geformuleerd.

Dat geldt ook voor eFactureren. In de wet is geen standaard voorgeschreven. Daardoor is er volop ruimte om met nieuwe technologie, processen en diensten eFactureren toe te passen. Zoals de Standaard Digitale Nota: het aanbieden van facturen in de onlinebankomgeving. Of het toepassen van XBRL als formaat. Centraal blijft staan dat dergelijke ontwikkelingen het principe van ‘de controleerbaarheid van elektronische facturen’ niet mogen verhinderen. Met andere woorden: de bewijskracht mag niet verminderen. Bovendien is de Nederlandse fiscale wetgeving ook nog eens ‘principle based’. Dat houdt in dat een organisatie een eigen verantwoordelijkheid heeft om te voldoen aan de fiscale voorwaarden. Een verantwoordelijkheid die sterk afhangt van de aard en de omvang van de betreffende organisatie en van de stand van de techniek. En dat is wel eens lastig, want daardoor weten we niet precies wanneer we voldoen aan de fiscale controlevoorwaarden. Alleen een berichtenstandaard lost dat trouwens ook niet op.

Het opleggen van een berichtenstandaard, zoals UBL 2.0, wordt dan ook lastig op grond van de huidige Nederlandse en Europese wetgeving. Maar dat geldt ook voor elke andere standaard. De aard van de Nederlandse wetgeving biedt nauwelijks de ruimte en de Europese wetgeving verbiedt het zelfs met zoveel woorden. Verder heeft een Nederlandse rechter nog niet zo lang geleden geoordeeld dat de overheid niet zomaar zelfgemaakte programmatuur aan een belastingplichtige mag opdringen. Helemaal niet als die belastingplichtige daarvoor op een andere manier al gewoon voldeed aan de fiscale voorwaarden. Dit betekent dat de wettelijke keuze voor een berichtenstandaard, ongeacht welke standaard, gepaard moet gaan met het openhouden van alternatieve berichtenstandaarden. Het afdwingen van exclusiviteit lijkt daarmee niet aan de orde, voor geen enkele standaard.

Kortom, een discussie rondom berichtenstandaarden heeft diverse nadelige effecten. Allereerst kan een discussie over berichtenstandaarden vertragend en zelfs averechts werken; ook al kan het eFactureren in theorie versnellen. Voor de feitelijke gebruikers is het immers een non-issue, werkt het verwarrend en wordt het een reden om nog maar even te wachten. Op de tweede plaats kan het resultaat van technische standaardisatie, op de lange termijn zelfs innovatie en technologische vernieuwing belemmeren als er geen rekening wordt gehouden met nieuwe ontwikkelingen. Het afdwingen van een berichtenstandaard in de wet zonder dat alternatieve berichtenstandaarden worden opengehouden lijkt ook in juridisch opzicht een lastige kwestie. Houden we rekening met wet, draagvlak en praktijk, dan kan de keuze voor een berichtenstandaard als UBL 2.0 zeker dienen als middel om eFactureren in Nederland te stimuleren. Het is gewoon een van de stappen in de goede richting.

Misvattingen
In de Automatisering Gids van 9 mei 2008 (pagina 17) slaat Lennert Ouwerkerk met zijn analyse over eFactureren de plank flink mis. Hij stelt in zijn stuk dat ‘het direct implementeren van een volledig regime voor eFactureren fiscale garanties biedt’. Dat is onjuist. De Nederlandse fiscale wet is gebaseerd op principes en past zich daardoor voortdurend aan de stand van de techniek aan en aan de aard en omvang van de organisatie. Implementeren biedt in dat opzicht geen garantie.

Verder is het wel een erg ouderwetse gedachte als we zien hoe (gemakkelijk) eFactureren nu wordt gerealiseerd. Van hoge investeringen is echt geen sprake meer; eerder van een vast laag bedrag per elektronisch verzonden factuur.
Ook is het niet zo dat nog steeds aangetoond moet kunnen worden dat de toestemming voor het willen ontvangen van elektronische facturen daadwerkelijk is verleend. De acceptatie kan ook impliciet plaatsvinden, bijvoorbeeld door de factuur te betalen.
Onbegrijpelijk is de opmerking dat alleen maar met een geavanceerde elektronische handtekening aan de fiscale eisen kan worden voldaan. Sinds jaar en dag zijn er drie, beter nog: vier, mogelijkheden voor eFactureren bekend. Deze regels zijn er bovendien ook niet pas sinds kort.

Friso de Jong is directeur van Factuurwijzer.nl (jong@factuurwijzer.nl).

Dit artikel is verschenen in de Automatisering Gids nr. 21, 2008